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Présentation techniques de conduite de reunion .pdf
- 1. DEVELOPPER SES TECHNIQUES DECONDUITE DE REUNION Formatrice : Joanne AUZANNEAU-VIVIES
- 2. OBJECTIFS: Être plus efficacedans ses réunions Mieux les animer et les contrôler Connaître les différents outils et techniques d’animation
- 3. Les CAUSES del'INEFFICACITÉ information insuffisante: pas d'apport pas d'objectif pas de méthode
- 4. Pour conduire uneréunion, il faut: Øun animateur de séance Øun secrétaire de séance Ødes participants
- 5. L’animateur de séance: son rôle
- 6. Deux missions principales ´structureret coordonner ´Aide à la production dans le but d’atteindre les objectifs visés
- 7. Le secrétaire deséance
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- 9. Choisir les participants = Evaluerla contribution de chacun Fournir des informations Donner des conseils Offrir une compétence spécifique Autoriser une action Participants permanents Participants invités
- 10. PREPARATION EN AMONT: Objectifs Préparation/ Information Ordre du Jour Invitation / Convocation des Participants Durée, Jour, Heure La Salle et sa disposition Le matériel nécessaire
- 11. Les OBJECTIFS: Déterminer àl'avance l'objet de la réunion Le but doit être clair pour tous les participants QUI? Quel resultats attendez vous ?
- 12. POURQUOI une REUNION? Informer- Echanger - Décider Résoudre un conflit - Créer quelque chose - Faire le point Echange d'informations descendantes ou ascendantes avec prise éventuelle de décision
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- 14. Pour ECHANGER despoints de vue ANIMATEUR PARTICIPANTS Avis Régulation Relance Thème
- 15. Pour DECIDER Propositions d'Action PourTROUVER un ACCORD Rôle de Médiation, Arbitrage Pour PRODUIRE Réunion créative, Brainstorming
- 16. Pour FAIRE lePOINT Réunion cyclique Le COMITE de PILOTAGE d’un Projet Maîtrise d’Œuvre & Maîtrise d’Ouvrage
- 17. Une REUNION seprépare: l'enjeu: Réunir au bon endroit et au moment idéal
- 18. Une REUNION seprépare: Fixer la date et l'heure Indiquer le lieu, la durée Structurer un ordre du jour motivant Communiquer ces informations à l'avance
- 19. Le RYTHME dela REUNION Attention Creux ludique
- 20. Le RYTHME dela REUNION Le creux ludique: Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds. Il est naturel, psychologique. L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser: C’est le temps de la PAUSE
- 21. Une REUNION seprépare: REGLER les ASPECTS PRATIQUES: Equipements audiovisuels Tableau, Paperboard Copies des documents à remettre Support de prises de notes Disposition de la salle
- 22. Une REUNION seprépare: Elaborer Un ORDRE du JOUR dans la CONVOCATION L’envoyer à l’avance pour que chaque participant puisse se préparer
- 23. Un EXEMPLE d’ORDRE duJOUR et de CONVOCATION
- 24. Rôle de l'animateur Facilitation: Règlesdu jeu, tour de table, objet, participation Régulation: Neutralité, reformulation, écoute, adhésion Production: Inciter les échanges pour parvenir à des résolutions des conclusions des solutions des décisions
- 25. Rôle de l'animateur: Médiateurou Arbitre GERER les PROBLEMES FAIRE FACE aux PERTURBATIONS LAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE
- 26. Rôle du participant Jouerun rôle actif Se préparer en conséquence
- 27. 2 PRINCIPES: ÊTRE VUet ENTENDU ECOUTER les AUTRES
- 28. L'OUVERTURE de laREUNION . Commencer à l’heure . Saluer tous les participants et les remercier de leur présence et de leur ponctualité . rappeler clairement l’objectif , le reformuler pour qu’il soit compris. . Rappeler le rôle de chacun ainsi que les règles de fonctionnement . ( tour de table , vote pour décision , secrétaire pour prise de note
- 29. L'OUVERTURE de laREUNION Il faut rappeler clairement: Le temps imparti: Fixer une limite et s'y tenir Qualité de commencer et de finir à l'heure. Demander un volontaire maître du temps ou prévoir un compteur L'information nécessaire: Faire un résumé rapide de l'information nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs
- 30. Pendant la réunion, l’animateur doit tour à tour Stimuler le groupe : par le questionnement , la reformulation .., Relancer le débat , encourager à approfondir un axe qui semble pertinent , etc… Gérer les personnalités difficiles : savoir recadrer habilement mais fermement . Traiter tensions et conflits entre participants : agir de suite Recentrer les débats : ramener sur le sujet principal , l’objectif …
- 31. La clôture : Fairela synthèse en accord avec le groupe Il rédige ou fait rédiger le CR et assure le suivi de réunion : pilotage des actions , planification d’une nouvelle rencontre , etc … L’animateur = CHEF D’ORCHESTRE
- 32. ´L’ANIMATION: ´La présentation desparticipants une minute par personne ´Rappel de l’objet et du résultat attendu ´Présenter son déroulement, l’ordre du jour, préciser les ponts qui nécessitent une décision, le minutage, et organiser la prise de notes ´Lancer la première question à l’ordre du jour et donner une minute à chaque participant pour exprimer son point de vue ´Si un nouveau sujet est abordé, proposer de le traiter lors d’une autre réunion ´Organiser, ensuite la prise de parole
- 33. - L’animateur doitpouvoir gérer la dynamique et l’ambiance de la réunion, si nécessaire dédramatiser, ou blaguer, ou … ou … - Relancer à partir de synthèses partielles - Veiller à respecter le minutage prévu Savoir terminer la réunion, dans les temps, sur une bonne note, rappeler les résultats atteints, et les suites à donner. - Remercier les participants - Prévoir un temps convivial à la fin de la réunion
- 34. LES QUALITES DEL’ANIMATEUR ´ Sens du contact , empathie ´ Sincérité , transparence ´ Capacité à manier humour et gravité ´ Leadership pour être écouté et crédible dans le rôle de l’animateur ´ Tolérance ´ Sens de la responsabilité ´ Curiosité positive et. Capacité à remettre en cause ses idées
- 35. Les 3 stylesd’animation
- 36. Animer la réuniond’une façon coopérative: - Observer ce qui se passe dans le groupe, et repérer les accords ou désaccords dans les attitudes des participants: les re-solliciter - Faire un point de situation sur les avancées de la réunion (moyen de se vérifier) - Veiller à une bonne prise de notes - Ne jamais rester sur une ambigüité: les choses doivent être claires à la fin de la réunion - Un désaccord entre les participants doit être tranché - La menée doit être garante du respect de tous les participants
- 37. Les différents profilsen réunion
- 38. Les différents profilsen réunion
- 39. Les clés pourgérer une discussion qui s’envenime ´Prendre du recul ´Contrôler ses émotions ´Entendre et écouter sa colère ´Désamorcer efficacement de manière neutre et constructive
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- 42. Re- Dynamiser unereunion
- 44. Le COMPTE RENDUde REUNION A rédiger juste après Style simple Structure adaptée Viser l'ESSENTIEL Important : Noter les actions / responsables des actions / délai pour le suivi
- 45. Le COMPTE RENDUde REUNION Un EXEMPLE de CONTENU COMMENTAIRES
- 46. LE SUIVI L’organisateur dela Réunion est responsable du suivi des actions / décisions décidées en Reunion .
- 47. Astuces pour animerles réunions hybrides Pendant la réunion •Assurez-vous que chacun des participants ait le temps de parole qui lui est dû, ce sera à l’organisateur de s’en assurer, quitte à interrompre un collaborateur afin de respecter le timing défini ; •Si vous souhaitez recueillir les avis de chacun pendant qu’un participant a la parole, la messagerie instantanée est un bon moyen de le faire ; •Utilisez les fonctionnalités de votre plateforme de réunion pour faciliter les échanges (bouton « lever la main » par exemple, ou encore le partage d’écran, sondage , emoticones ) ; •Parlez plus lentement et plus fort, avec des pauses, afin que les participants à distance comprennent mieux. •Coupez le micro : demandez aux participants de couper leur micro lorsqu’ils ne prennent pas la parole.
- 48. Astuces pour animerles réunions hybrides Préparez des icebreakers pour éviter les blancs Étape non négligeable : éviter, ou en tout cas réduire les blancs qui peuvent être dérangeants lors de réunions hybrides. Les participants à distance, de par leur présence simplement virtuelle peuvent se sentir légèrement mis à l’écart surtout si la proportion de participants en présentiel est importante. 💡 Pour ce faire, vous pouvez préparer des icebreakers (littéralement casseurs de glace), comme des questions par exemple : •« et Samantha, qu’est-ce que tu en penses ? », •« je pense que Julien en sait quelque chose vu son parcours, tu pourrais nous en dire plus ? », •« je sais que Jennifer a déjà travaillé dessus, elle pourrait nous en parler », etc.
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