leadership 2

Les réunions en personne constituent la façon la plus usuelle pour des groupes de prendre des décisions, de régler des problèmes, d’informer les gens et de planifier des programmes et des projets. Toutefois, une réunion infructueuse peut engendrer des frustrations et miner l’enthousiasme et l’attitude du groupe.. Leadership : Comment réussir une réunion de travail Source: http://www.omafra.gov.on.ca/french/rural/facts/05-036.htm Les réunions efficaces ne s’improvisent pas. Leur succès dépend du soin apporté à la planification de leur déroulement ainsi que du matériel et des ressources humaines nécessaires.

Avant la réunion Source: http://www.omafra.gov.on.ca/french/rural/facts/05-036.htm Préciser l’objectif de la réunion . Chaque réunion doit poursuivre un objectif clairement exprimé. Transmettre l’ordre du jour et l’information connexe avant la réunion . Cet envoi constitue un rappel de la réunion et permet d’éviter que des points importants ne soient oubliés. Il aide aussi les membres à se concentrer sur les points à l’ordre du jour et à se préparer à en discuter. S’assurer que les rapports et renseignements sont disponibles . Confirmer la présence de la personne attendue ou de la personne qui pourra la remplacer pour participer à la réunion et lui fournir un rapport. Inviter la personne qui doit être informée de la tenue de la réunion. Préparer l’ordre du jour . L’ordre du jour énonce, point par point, les sujets à aborder lors de la réunion. Classer les points par ordre d’importance et allouer suffisamment de temps à chacun.

Environnement physique Source: http://www.omafra.gov.on.ca/french/rural/facts/05-036.htm Grandeur de la pièce . Combien de personnes assisteront à la réunion? Une salle trop grande nuit à l’esprit de corps. Une salle trop petite donne l’impression d’être trop à l’étroit et devient inconfortable. Autres considérations : Comment se rendre à la salle? Qui a la clé ? Où se situe la pièce dans l’immeuble? Ne jamais oublier l’acoustique, la température, la ventilation, le matériel audio-visuel (y compris les fils), l’éclairage, les places de stationnement, les toilettes, le vestiaire et les rafraîchissements.

Salle plénière, ou Amphi Podium pupitre Conseil de sécurité “ First class” “ Second class”

Comment réduire l’anxiété? 1- L’identification à une figure (Leadership) . 2- Le groupe fusion (Minimisation des différences) . Choisir une personne qui propose le comportement le plus sécurisant. Il faut savoir ériger un participant en leader, s’identifier à un membre d’un groupe ou à un chef. (style de direction sauveur). Pilotage au lieu de la direction: savoir réduire les différences d’identités entre les participants en vue de fusionner le groupe. Cette technique où tout le monde est pareil, évite le morcellement, fait taire les querelles, les différences, et les grades et rôles hiérarchiques. Le pilotage se fait par une animation qui rejette les questions susceptibles de remettre en cause cette harmonie. La recherche du consensus à tout prix : pas de division La pression sur les déviants: conformismes au normes provisoires de la réunion Le bouc émissaire: canaliser l’insatisfaction vers un objet ou une personne (exp: échec de la réunion lié à une sabotage, une personne qui accapare la discussion, aération…)

- Le formalisme spatial: Dans les préparatifs d’une réunion, plusieurs mesures sont à prévoir: Le contrôle de la réunion - Le choix des dispositions : salle, tables (capacité et forme), le nombre de place pour les participants…selon des critères de sélection: - Le respect formel de l’ordre du jour: La régulation par le formel : Privilégier la rigueur du programme empêchera de traiter à chaud une question non programmée. - Le tour de table égalitaire: Qui à droit à la parole : le choix des intervenants est pertinent pour accélérer ou ralentir la discussion autour d’une point. l’intervention est formalisée par la demande de parole (talent) - Dispositions ergonomiques : gérer les places assises, confortables et debout : - La peur du silence: Le silence porte des interrogations : le formalisme et l’objet de la réunion doit éviter l’installation du silence et du temps mort...des indices d’échec.

Des réunions mal organisés prennent des caractères et des dimensions non souhaités Caractère de la réunion - « Les réunîtes » ou les maladies des rassemblâtes, pour lesquels l’objet est de faire une réunion pour la réunion. La pesanteur est donnée à un rituel exercé tel que prévu par les plans de travail. Les procédures étouffent toute spontanéité et créativité La dramatisation : « le coup à ne pas rater », la réunion prend un effet médiatique important. L’appel à la mobilisation des acteurs est surdimensionné Une surévaluation des contraintes externes : une perception démesurée de l’environnement paralyse le débat, le monde extérieur est tout puissant. L’interrogation est tournée sur la capacité de fonctionnement interne « Le non-dit » . Les problèmes abordés ne sont pas réellement ceux de l’ordre du jours. Un certain flou est ressenti et la zizanie s’installe. - Les réunions obsessionnelles : - Les réunions hystériques: - Les réunions dépressives: - Les réunions perverses :

Anxiété et stratégies autour d’une réunion 1- une réunion est un foyer d’anxiété : Chacun est exposé aux jugement des autres, à leurs regards et à leurs critiques, le stress devance la prise de parole, Les compétences sont mises à l’épreuve, et chacun se sent partagé entre les diverses idées et propositions émises 2- une réunion est un lieu de valorisation : À travers les réunions, les participants établissent leurs autorités et essayent de gagner la reconnaissance par les autres de leurs qualités propres (techniques ou humaines). 3- un carrefour de stratégie : Les comportements de chaque personne dépend de sa position sociale ou hiérarchique (statut). Il existe des relations invisibles entre les membres d’un groupe qui forment des pôles de résistance. L’animateur doit comprendre le jeu de stratégie de chacun.

1- L’Effet de compétence Cet effet prend ses raines de la vie pratique, et la crédibilité du concret; il s’obtient par l’énoncé ferme et intelligible des faits d’exemples, de chiffres de témoignages et d’expérience. 2- L’Effet d’implication Il s’agit de mettre en action ou en cause le partenaire « vous avez constaté vous-même…vous avez déjà vous-même essayé… ». 3- L’Effet d’intimidation C’est une source de persuasion d’argumentation alternative et de chantage et de dramatisation. «si tu n’accepte pas…nous serons amené à… c’est 5% en moins ou on ne discute plus…faites un effort, oui nous devrons… » Les effets à but persuasifs: 4- L’Effet d’évidence S’obtient par la mise en avant de la certitude et de la conviction sans démonstration… «il est évident…, évidemment on ne peut pas… »

5- L’Effet de complicité Cherche trouver des partenaire dans un groupe à travers le discours, on considérant leur idées comme étant acceptés au départ, pour ensuite les mettre en contradiction plu tard. « je partage votre avis sur…, nous sommes bien d’accord sur… » 6- L’Effet dialecticien Cet effet est à l’origine des réputations de « redoutables debaters».des personnes sont aptes à trouver dans une discussion les failles et les limites d’un raisonnement. Cet effet contestataire, parfois destructif, peu disqualifier le raisonnement du partenaire en le décelant les incohérences. 7- L’Effet de principe ou de procédure Cet effet cherche à imposer un mode de raisonnement, canalisant la discussion à travers les règles. Il formalise l’échange et limite le débat autour de des contrainte supposé comme étant très importantes. Les effets à but persuasifs: 8- L’Effet de doute S’obtient par le jeu d’un questionnement visant à déstabiliser les arguments du partenaire. Il cherche à faire croire qu’il y à des piéges dans chaque raisonnement énoncé.

9- L’Effet de bonne volonté Consiste à avancer des concessions, c’est-à-dire accepter un état pour pouvoir mieux imposer d’autres avis plus tard. 10- L’Effet solutionneur Le pouvoir d’annoncer la solution inattendu, miracle. Bien présentée, pensée, et bien élaborée, cette idée doit s’imposer comme étant perfectionniste, ne laisse pas de possibilité de critique. (annoncée par un protagoniste) 11- L’Effet démonstratif Nécessite une bonne préparation du discours, et fait régner la logique et le bon sens avant tout dans le raisonnement. Les effets à but persuasifs: 12- L’Effet de méthode Cet effet, met en évidence l’organisation, et l’ordre dans le raisonnement. Les étapes à suivre et les conséquences attendus..

13- L’Effet de répétition Cherche à capter des partenaire en insistant sur des faits et la répétions du corps du discours. 14- L’Effet porte-parole C’est parler au nom d’autres personnes, des gens, des activités pour défendre une idée (discours politique) 15- L’Effet de bonne foi Évoquer le sens de martyr, …on est pour rien de ce que c’est produit. On voulait les choses autrement, mais bon, ça nous dépasse…. Les effets à but persuasifs:

L’objectif de la réunion - s'appuyer sur des faits - tenir compte de la culture du groupe faciliter la perception dégager la logique des informations - répondre aux questions - conclure Information descendante Informer comment réussir type de réunion - exprimer clairement ses besoins d'information - faire s'exprimer chacun - approfondir ce qui est dit - reformuler pour s'assurer d'avoir bien compris Information ascendante S’informer - motiver les gens - respecter la méthode pas à pas et utiliser les outils de résolution de problème - amener chacun à exprimer ses idées. - faire dialoguer Résolution de problèmes Trouver des solutions - adopter des méthodes de stimulation de la créativité (cf. partie 2 du guide) - faire s'exprimer les points de vue, les idées - rassurer Stimulation Stimuler des idées - faire s'exprimer les points de vue - définir les buts de chacun - faire ressortir les points de convergence/ divergence - inventer des solutions Négociation Aboutir à un accord - s'assurer que chacun possède les pré-requis. - alterner théorie et pratique - partir de la réalité - contrôler les acquis Formation Former

Maîtriser les phases de la réunion 1 - Préparer la réunion - Ouvrir la réunion - Maîtriser le déroulement de la réunion - Clore la réunion Maîtriser le rôle d’animateur 2 -Les rôles et attitudes de l’animateur -Les outils de l’animateur -Gérer les principaux problèmes Maîtriser la diffusion du message 3 L’éloquence: la parole est d’or Le sens de l’écoute

Les organismes devraient s’efforcer de tenir des réunions démocratiques et équitables. Si le processus démocratique n’est pas respecté, il est sage d’adopter une procédure plus formelle. Façons d’envisager la prise de décision 1- La procédure parlementaire .Cette procédure formelle et définie est particulièrement utile aux grandes assemblées. Elle fournit aux organismes une série de règles destinées à garantir que la volonté de la majorité sera respectée. 2- Le consensus. Cette méthode se prête à la prise de décision dans les petites assemblées. Il y a consensus lorsque, après avoir débattu d’un point, les participants s’entendent sur une décision, ce qui élimine le processus d’amendement dicté par la procédure parlementaire. Le procès-verbal indiquera que la décision a été prise par consensus

Outils de travail L’animateur doit avoir : Le pouvoir un objectif La technique Une méthode de travail et sens d’organisation Le savoir être Une personnalité et compétence reconnue L’information Fiabilité de l’info et des ressources La volonté L'envie, la motivation et la conscience d’exercer une activité de leadership

Validation par le quorum. Qu’arrive-t-il lorsque le quorum n’est pas atteint ? Le quorum correspond au nombre minimal de personnes nécessaire à la conduite des débats et à la prise de décisions. Pour les petits groupes, il s’agit habituellement de la majorité des membres; si le conseil comporte 12 administrateurs, le quorum serait de sept. Pour qu’une décision soit valide, il doit y avoir quorum du début jusqu’à la fin de la réunion. Si l’absence de quorum est un problème qui persiste, le groupe doit s’interroger sur la cause du problème. Revoir les mesures à prendre pour s’assurer que les personnes qui ont des tâches à exécuter savent ce qu’elles ont à faire et le délai dont elles disposent pour le faire. Confirmer la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion. Levée de la réunion

Comment réussir une réunion : les astuces Partie 1 Dynamique et ayant le sens du leadership, Vous avez réussi à décrocher le poste d’un responsable commercial auprès d’une petite entreprise Informatique « Dulux» de 71 personnes. Vous avez un important portefeuille de contact avec tout le personnel de l’entreprise et ses clients. Le directeur vous informe qu’une importante personnalité de l’Etat rendra visite à l’usine pour en vue de l’octroi d’une subvention de l’Etat pour la recherche et le développement. Votre rôle est de préparer (pour la première fois) et d’animer une réunion de trois heures avec le personnel et les visiteurs. La plus grande salle ne peut accueillir que 25 personnes, tous le reste ce sont des ateliers (15 chaises confortables). Le représentant de l’Etat est escorté par quatre auditeurs…Ils ne peuvent rester que 45 minutes à l’écoute du personnel et environ 15 minutes d’entretien fermé avec le directeur dans son bureau. Dulux est composée de 17 cadres et le directeur. Tout le reste est technicien de formation (bac + 3, ISET). Parmi les cadres 3 personnes dont le comportement ne plaît pas toujours à la direction, car ils osent dire la vérité, dominent la parole, et font partie des syndicats du travail. Les techniciens sont peu rémunérés (450d par mois qui n’a changé depuis 5 ans). Parmi eux Mr Bechir, ami intime des syndicats, lui aussi tenace, ne craint jamais perdre son travail, car tout simplement il le fait correctement. En revanche, «Dulux» dispose de 5 techniciens très compréhensifs, ayant un contrat à durée déterminé, n’interviennent que très rarement dans les affaires internes de l’entreprise. L’ordre du jour comprend une discussion d’environ une heure sur les problèmes de financement de l’entreprises, sur la participation aux résultats, sur les nouveaux projets de Dulux (Intrapreunariat et idées nouvelles proposés par les salariés), sur la comptabilisation des heures supplémentaires du travail et sur les conditions du travail (essentiellement l’installations des climatiseurs dans les usines, car l’été, la température rend le travail plus ardu). Les détails de cette réunion comptent pour décrocher la subvention, laquelle va être entièrement géré par le directeur (le personnel ne bénéfice pas de la rente). Sachant que les cadres ne travaillent pas le samedi et que c’est vous qui fixent les dates et horaires du fameux meeting, on vous demande de gérer la situation. Questions. 1- Quels sont les précautions à prendre pour éviter l’échec du meeting ? 2- La date et horaires de la réunion ! 3- Les personnes impliqués et comment les informer ! 4- L’agencement de la salle qui accueil la réunion (le formalisme spatiale)! 5- Préparer l’ordre du jours et de discuter les choix.

Comment réussir une réunion : les astuces Partie 2 Malgré toutes les précautions que vous avez pris, le jour de la réunion les personnes que vous ne solliciter pas, sont venus pour y participer. Il n’y a pas de chaises pour eux. Ils veulent assister même debout. Votre réunion risque de tourner en échec.... Questions : 1-Quelles sont vous réactions, et comment vous allez maîtriser la situation? 2- Si la réunion tourne en échec, comment justifier auprès de votre responsable les causes?

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