Fiche conseil : comment conduire des réunions efficaces dans mon entreprise ?

1. 31
Les problématiques du dirigeant
Vous souhaitez organiser des réunions de travail efficaces ? Gagner en
temps et être plus productif dans leur animation ? En faire des outils
de communication et de management ?
La conduite de réunion : un
enjeu pour vos équipes et votre
entreprise
En apprécier la pertinence
Les réunions sont un incontournable de la
vie d’une entreprise. Bien souvent elles sont
considérées par leur nombre et leur durée, comme
un outil de travail indispensable, mais parfois aussi
comme une perte de temps. Pour être efficace,
une réunion doit avoir une réelle valeur ajoutée. Il
vous appartient donc d’en apprécier la pertinence.
N’oubliez pas que l’information peut être obtenue
par un autre canal.
Un outil de management
Si votre réunion s’est mal passée, prenez le temps
d’analyser les causes de cet échec : problème
d’organisation ou déroulement même de cette
séance... Pour qu’elle soit réussie, elle doit combiner
à la fois le respect de l’ordre du jour, une durée
optimale avec une bonne qualité en termes de
participations et de résultats à obtenir.
Formaliser par un écrit
Votre réunion s’est déroulée selon vos souhaits…
Avant de clore, assurez-vous que tout est clair dans
l’esprit de vos participants et que tout le monde a bien
compris la même chose. Vous pouvez aussi rédiger
puis diffuser un compte rendu de cette séance de
travail, celui-ci devra cependant être précis et concis.
Cohésion d’équipe
« Toutes les semaines, j’organise une réunion avec
mes collaborateurs et nous faisons un point sur les
dossiers traités. C’est un moment d’écoute, de retours
sur l’activité, mais aussi l’occasion pour chacun d’entre
eux de s’exprimer sur les projets qu’ils mènent. C’est, à
mon sens, un outil de management et de communication
efficace. »
Créer les bonnes conditions
« J’aimerai mettre en place des réunions d’équipe, mais
les problèmes quotidiens font souvent passer ce projet
après le reste. Finalement le plus difficile c’est d’en faire
une priorité et créer les conditions de discipline et de
rigueur dans l’organisation et la tenue de ces réunions. »
Manager ses projets
« Rédiger un compte rendu est parfois fastidieux mais
c’est, par contre, un bon moyen pour y noter les actions
à mener et leurs délais. Cela me permet aussi de vérifier
que les objectifs que nous nous sommes fixés durant la
réunion seront respectés par exemple. »
1
2
3
Q u e s t i o n s r e s s o u r c e s h u m a i n e s
Comment conduire une réunion
efficace ?
TÉMOIGNAGES De manageurs

2. dispositif
PBRH+|Décembre2014
Des moyens simples pour
conduire et animer vos
réunions de travail
Respecter des règles collectives
Pour bien réussir sa réunion de travail, il faut respecter
un certain nombre de règle…Tout commence avant
la séance de travail avec une organisation et un
déroulement clairement définis en amont. Il faut tout
d’abord fixer les objectifs de cette réunion, les décliner
avec un ordre du jour précis et clair, puis sélectionner
les participants, lancer les invitations, compiler les
documents nécessaires et définir les conditions
matérielles (heure, lieu, moyens techniques, …). Enfin,
quelques règles de bonnes pratiques peuvent aussi
s’imposer : commencer et terminer à l’heure, éteindre
les portables, ne pas lire ses mails pour que tout le
monde se concentre sur la réunion….
Manager et communiquer auprès
de ses équipes
Réunir son équipe est un levier efficace de performance
et de cohésion dans une entreprise. Bien préparée et
bien animée, une séance de travail permet de mieux
communiquer avec ses salariés et de les impliquer dans un
projet commun d’entreprise. Au travers de vos réunions,
vous vous rendez disponible pour vos collaborateurs et
vous les écoutez. De leur côté, ils se sentiront investis et
motivés car impliqués dans les sujets ou projets clés de
votre entreprise.
Les clés d’une réunion réussie
Le pilotage de projets requiert souvent l’organisation
fréquente de réunions. Une bonne maîtrise de la
conduite de réunion est donc indispensable car cela ne
s’improvise pas. Pour l’animateur, il faut aussi savoir gérer
des personnalités difficiles, des niveaux de hiérarchie
différents, éviter les sujets polémiques, des conflits ou des
débordements qui peuvent intervenir durant ce temps
de réflexion collectif. Seule une préparation prendra
en compte l’ensemble de ces facteurs. Par ailleurs, une
formation, pour vous et votre encadrement intermédiaire
sur la conduite et à l’animation de réunion vous apportera
des conseils pratiques et une méthodologie pour conduire
efficacement vos séances de travail.
PBRH
Le levier RH de la
performance de votre
entreprise
Performance Bretagne Ressources Humaines
Plus vous propose un parcours de formation
conseil personnalisé et adapté à votre
entreprise. Il alterne sur un an des journées de
formation collective sur une thématique RH et
des séances de conseil individuel en entreprise,
vous permettant d’acquérir et de mettre en
oeuvre des pratiques et des outils en matière de
gestion des ressources humaines.
Pour tout renseignement,
contactez un conseiller de votre CCI
ou joignez directement au 02 99 25 41 85 :
PBRH+ est une opération financée par le Conseil régional de Bretagne, l’État et l’Union Européenne.
Le dispositif est proposé par la CCI Bretagne en collaboration avec les CCI territoriales bretonnes
et les organisations professionnelles ou interprofessionnelles. Elle bénéficie de l’appui du Crédit Mutuel
de Bretagne, du groupe La Poste, du Crédit Agricole et d’experts en gestion des ressources humaines,
partenaires de l’opération.
comment adherer a pbrh+ ?
1
2
3
Céline Lamothe
Conseillère ressources humaines
celine.lamothe@bretagne.cci.fr
Gisèle Kermarec
Conseillère ressources humaines
gisele.kermarec@bretagne.cci.fr