Le document présente un atelier de coaching sur les techniques de rédaction administrative, abordant divers types de documents tels que les comptes rendus, procès-verbaux et rapports. Chaque type de document est décrit avec les mentions obligatoires, les structures recommandées et les objectifs spécifiques. L'importance de la clarté, de l'objectivité et de la concision dans la rédaction est également soulignée pour garantir la validité juridique des documents produits.

1. ONG EMMANUEL EDUCATION, AVRIL 2019
ATELIER DE COACHING SUR LES TECHNIQUES DE
REDACTION ADMINISTRATIVE
Présenté par:
ELISEE KOUMAN
Consultant Junior, Formateur en management des
Organisations
eliseekouman@gmail.com

2. SOMMAIRE
Avant de passer à la rédaction ?
Le compte rendu
Le Procès-verbal
Les rapports
Les documents techniques (TDR,…)
Les courriers types (la lettre de motivation,….)
Les techniques de rédaction administrative

3. Avant de passer à la rédaction ?
Les techniques de rédaction administrative

4. Le compte rendu 1/3
résumé des échanges et discussions observés lors d'une
assemblée ou d'une réunion, ainsi que des décisions
prises et des actions lancées à cette occasion, c’est un
document professionnel qui rapporte objectivement des
faits avérés lors de l’activité dont il est l’objet. Il relate les
grandes articulations d’un exposé, ou les débats d’une
commission, d’une entrevue, d’une activité, d’une
situation de façon objective sans parti pris, sans
interpréter et sans formuler de conclusion personnelles.
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5. Trois types de compte rendu:
le CR hiérarchique
le CR synthétique (recommandé)
le CR intégral ou sténographique, ou encore
analytique
Les techniques de rédaction administrative
Le compte rendu 2/3

6.  Mentions obligatoires en entête du document : le titre du document, la
numérotation et l’organisme organisateur, l'en-tête complet de
l'organisation.
 Une phrase d'introduction qui indique la date, le lieu, l'heure et la nature
de la réunion.
 Le développement qui expose les faits, restitue les débats dans un ordre
chronologique. Les échanges entre les intervenants sont reformulés,
synthétisés.
 La conclusion où sont notées les décisions éventuellement prises ou les
votes, le nombre de participants (en annexe la liste des participants)
 Enfin la signature du rédacteur du Compte-rendu, avec ses fonctions, et
la date de rédaction du compte-rendu.
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Le compte rendu 3/3

7. Il est rédigé par une personne de ce qu’il a fait, vu et
entendu. Il est destiné à faire foi. Il est le plus souvent
rédigé par l’un des secrétaires ordinaires de la
structure organisatrice de l’activité, lors des réunions
où des décisions majeures sont prises, pour faire foi
jusqu’à administration de preuve contraire. Il a donc
force probante lors d’un Procès. Il a une valeur
juridique, il doit être concis, objectif en évitant les
commentaires ou analyses.
Les techniques de rédaction administrative
Le procès-verbal 1/2

8.  Mentions obligatoires en entête du document : le titre du document, la
numérotation et l’organisme organisateur de l’activité, l'en-tête complet de
l'organisation.
 Date, heure (début et fin), lieu de la réunion
 Identité complète (noms et responsabilité) des occupants de la table de
séance
 Inscription complète de l’ordre du jour adopté
 Mention des décisions arrêtées par rapport aux points inscrits à l’ordre du jour.
 Rappel des points de l’ordre du jour qui n’ont pas pu être abordés ou épuisés.
 Rappel de l’heure, la date, le lieu et l’ordre du jour de la prochaine réunion.
 Mention du nombre de présents, d’absents et d’excusés. Joindre la liste la
moins longue en annexe, avec émargements.
 Signature du président de séance et du secrétaire de séance.
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Le procès-verbal 2/2

9. C'est un document interne destiné au supérieur
hiérarchique qui a pour but d'analyser une situation et
d'y apporter des solutions, appuyées sur une analyse
documentée et argumentée. Il diffère du PV et du CR en
ce qu’il a une portée plus générale. Le rapport peut être
rédigé à la demande d'un supérieur hiérarchique. Il doit
fournir le point sur un sujet déterminé.
Les techniques de rédaction administrative
Le rapport professionnel

10. Introduction
 La date, l’heure, le lieu, la nature et le thème central de l’activité.
 Le nombre de participants ou délégations
 L’objectif visé par les organisateurs
Développement
 Relater et analyser les faits saillants de manière objective en
fonction de l’ordre du jour
 Mentionner les principaux intervenants
Conclusion
 Faire le bilan succinct de l’activité
 Faire des propositions au conditionnel
 Formule de politesse et signature du rédacteur.
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Le rapport d’activité

11. Les rapports annuels d’exercices sont le plus souvent appelés des bilans.
 a- L'introduction : Elle rappelle précisément la demande (ce qui a motivé le
rapport ; dans cette partie, on insère : le contexte du rapport, et l’objectif de
l’étude effectuée, avec si possible les résultats attendus par le demandeur) et elle
annonce le plan.
 b- L'exposé : Il dresse un constat objectif de la situation. On insère souvent la
méthodologie d’étude, les difficultés rencontrées, et le bilan de l’investigation. La
structure est apparente : I. A. a) ... Des tableaux, graphiques, schémas insérés ou
joints en annexe au rapport peuvent compléter ou résumer sous forme synthétique
des informations présentes dans le rapport.
 c- La conclusion : Elle propose des solutions à mettre en œuvre. L'emploi du
conditionnel est à privilégier car c'est le supérieur hiérarchique qui prendra la
décision finale.
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Le rapport annuel ou périodique d’activité

12.  Un rapport de mission rend compte à vos collègues, supérieurs ou autres de ce
que vous avez réalisé, par rapport à la mission qui vous avait été confiée. Le
rapport de mission doit être clair et concis, pour aller à l'essentiel.
 Sur le déroulement de la mission : l’état des lieux au début de la mission, avec
images, la durée de la mission, les dates, heures et lieux pendant lesquelles les
investigations ont eu lieu, l’étendue effective des activités, les personnes-
cibles rencontrées, avec images si possible, la méthodologie utilisée lors de la
mission en phase préparatoire et en phase opératoire, les intervenants et les
personnes-ressources, avec leurs qualifications respectives, les réalisations, si
possible images à l’appui et les difficultés rencontrées.
 Enfin, la conclusion : le bilan succinct de l’investigation ou des actions menées,
avec exposé rapide de l’impact, si possible en images, des recommandations
au conditionnel au commissionnaire, et la formule de politesse et signature du
rédacteur.
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Le rapport de mission

13.  l’appel d’offres est la procédure par laquelle le pouvoir adjudicateur choisit l’attributaire, sans
négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance de tous.
- la lettre d’invitation, avec date de remise des offres et liste restreinte (short list) s’il s’agit d’un
appel d’offres restreint ;
- instructions aux soumissionnaires (conditions particulières) ;
- critères d’évaluation des offres ;
- conditions générales de passation de marché de services ;
- cahier des charges ou Termes De Référence ;
- modèle de contrat ;
- formulaires – modèles – cadres CV etc.
 Le cahier des charges est quant à lui, un document qui vise à définir exhaustivement les
spécifications de base d'un produit ou d'un service à réaliser. Outre les spécifications de base,
il décrit ses modalités d'exécution. Il définit aussi les objectifs à atteindre et vise à bien cadrer
une mission. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire et à organiser la relation tout au long du
projet.
Les techniques de rédaction administrative
Les documents techniques (Dossier d’Appel d’offre et les cahiers de charges)

14. Contexte et justification
Objectifs
Résultats attendus
Profil de la cible ou des participants
Méthodologie ou déroulement
Mode de communication ou de diffusion de l’information
Agenda (Durée et calendrier)
Rapport à soumettre ou extrants à produire
Budget
Les techniques de rédaction administrative
Les termes de référence (TDR)

15. Les techniques de rédaction administrative
La lettre de motivation

16. Maitriser les procédés lexicaux,
stylistiques, grammaticaux et
l’orthographe
Maitriser l’outil informatique (au moins
Word, Excel, PowerPoint)
Avoir un esprit critique, de synthèse et de
créativité (intelligence émotionnelle)
Les techniques de rédaction administrative
Compétences à acquérir pour la rédaction:

17. Les techniques de rédaction administrative