1. Le budget prévisionnel

2. A quoi/à qui sert un budget ?
Un budget sert à anticiper les dépenses (coût du matériel ou des
locaux par ex) et les « recettes » (les rentrées d’argent) à venir.
Le budget permet également :
- d’identifier les besoins financiers nécessitant
l’aide de partenaires financiers
- de piloter l’activité du projet (permet de faire de
choix sur les actions que l’on mène)
Le budget sert :
- à l’équipe du projet : pour être sûr d’avoir un projet viable
- aux partenaires : pour les assurer de la viabilité du projet et de la
rigueur des gestionnaires

3. Comment fait-on un budget ?
On liste les dépenses et les recettes que l’on prévoit.
On suit au fur et à mesure les dépenses et les recettes.
Au fond, le budget est une anticipation de
la vie du projet, d’un point de vue financier.
C’est la traduction chiffrée de la mise en œuvre
du projet.
Plus qu’une collection de chiffres, il est un
récapitulatif de toutes les étapes passées et à venir.

4. Comment fait-on un budget ?
Pour faire son premier budget, il suffit de lister les dépenses et les
recettes en incluant aussi les besoins ou les aides en nature
(matériel, salle, formation, etc.) et les besoins humains
(intervention de bénévoles le jour d’un événement).
On construit ainsi son budget prévisionnel.
Élaborer un budget n’est pas qu’une affaire d’argent. C’est aussi
une manière d’évaluer ses besoins et donc de récapituler chaque
étape, d’établir une sorte de « check-list » comme un pilote avant
le décollage.
Cela évitera par exemple d’oublier de prévoir tout le matériel
nécessaire pour tenir un stand et le matériel de nettoyage après
un événement.

5. Comment fait-on un budget ?
Le budget prévisionnel est un tableau qui évolue et qui
doit être continuellement revu en fonction de l’avancée
du projet et des contacts avec les partenaires.
Toutes les dépenses doivent être chiffrées avec précision et
justifiées. Pour cela, il faut consulter les tarifs des éventuels
fournisseurs, et demander des devis. On peut demander conseil
aux professionnels.
Il faut classer les dépenses par ordre d'importance : Lesquelles
sont incontournables ? Lesquelles peut-on réduire ? Lesquelles
sont facultatives ?

6. Comment fait-on un budget ?
Les recettes doivent être distinguées selon leur provenance :
apport personnel, subventions, ventes, etc.
Ne pas oublier les apports en nature (prêt d’une salle ou la
parution gratuite d’un encart publicitaire dans le journal) et
essayer de déterminer leur prix.
Il faut distinguer les recettes qui sont sûres de celles que l’on espère
obtenir.
Enfin, il ne vaut mieux pas « mettre tous ses œufs dans le même panier » et
rechercher la variété des sources de financement :
- apports personnels,
- aides publiques,
- partenariats,
- recettes tirées de l’activité du projet (ventes d’objets, de publications, de
nourriture…)

7. Exemple du budget prévisionnel
Le projet : création d’un local d’initiation à l’informatique pour les jeunes du
quartier. Le local est géré par des bénévoles à son démarrage, il n’y a donc
pas de frais de personnel.
En listant les dépenses
et les recettes, il ressort
un solde : soit l’argent
qui reste en trop, soit
l’argent qui manque.
Dans cet exemple, on le
voit dans la ligne « Reste
à trouver ».

8. Exemple de
jeunes
Changemakers
Arnault –
Musique pour
tous
Voici son budget
prévisionnel au début de
son projet.

9. La trésorerie, qu’est-ce que c’est ?
C’est l’argent disponible sur le compte bancaire à un moment donné.
Par exemple, si un projet remporte un concours, la bourse ne sera remise
qu’après le démarrage de l’association. Il faut attendre cet argent pour
commencer à faire des dépenses.
La règle d’or est d’an-ti-ci-per !
Si un problème de trésorerie est anticipé, on peut
envisager d’emprunter de l’argent le temps que les
« recettes » arrivent.
Il existe un outil simple pour suivre la trésorerie : Le plan de trésorerie
Pour chaque mois à venir, il suffit d’écrire les recettes et les dépenses
prévues. Ainsi, on sait, mois par mois, si l’argent est disponible pour payer
les dépenses.

10. Exemple
Dans cet exemple, une
subvention arrive seulement
au mois d’avril. Il faut donc
nécessairement attendre ce
moment-là pour acheter le
gros matériel à 1500€…
Par contre, comme les
cotisations ont déjà été
encaissées en janvier, de
l’argent est disponible pour
payer des déplacements au
mois de mars….

11. Où trouver de l'aide pour faire son budget ?
Il existe de nombreuses solutions pour trouver des conseils ou du soutien
pour faire ton budget. Par exemple :
• LES MAISONS DES ASSOCIATIONS
Si tu constitues une association, saches que la plupart des départements
possèdent une Maison des Associations, ou un point d’appui aux
associations.
Tu pourras y consulter gratuitement un expert-comptable qui t’assistera au
moins au démarrage.
• LES CENTRES INFORMATIONS JEUNESSE
Dans chaque centre régional d’information jeunesse (CRIJ) tu trouveras des
classeurs thématiques à consulter, qui t’aideront à réaliser un budget, te
donneront des modèles de tableaux, ou te fourniront des adresses utiles. Tu
peux aussi y rencontrer des conseillers pour t’orienter de façon générale au
tout début de votre projet.

12. Que faut-il faire pour bien gérer son
argent au quotidien dans le cadre d’un
projet ?

13. Ouvrir un compte bancaire
Qui dit gestion d’argent, dit compte bancaire.
Pour toute association, il lui faut son compte propre.
Pour ouvrir un compte bancaire, il suffit de fournir un certain nombre
d’informations au banquier. Il faut expliquer la démarche de projet et
indiquer les sources de financement, ainsi que le nom des partenaires. Cela
facilitera les relations par la suite, notamment en cas de problèmes de
trésorerie.

14. Vigilance, vigilance !
Gérer son budget correctement
Pour éviter toute mauvaise surprise, prendre l’habitude de vérifier
soigneusement les relevés de compte que la banque envoie chaque mois.
C’est la seule manière de savoir si un chèque émis a été débité ou non, ou si
une subvention attendue a été versée, et cela permet de garder un œil
vigilant sur la trésorerie.
Entre deux relevés, en cas de doute, consulter le relevé de compte en ligne
ou s’adresser à la banque.
Bien tenir son budget n’est pas seulement une façon d’avoir les idées claires
sur l’aspect financier du projet. C’est aussi une nécessité pour répondre aux
obligations légales : les services fiscaux peuvent un jour ou l’autre
s’intéresser aux comptes d’association et il faudra pouvoir expliquer d’où
vient l’argent. Ne pas oublier non plus les partenaires, qui apprécieront de
savoir comment est utilisé leur argent !

15. La règle d’or, c’est la précision
Noter absolument toutes les dépenses et conserver les justificatifs
(demande systématiquement une facture, même pour les petites sommes).
Idem pour les recettes, surtout si elles proviennent de la vente au détail.
Ainsi, il faudra tenir un cahier de comptes (ou fichier Excel), où il y aura
plusieurs colonnes : la date, la nature de l’opération, son montant, la
référence de la pièce justificative (numéro de chèque, numéro de facture,
etc).
Si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne
de ton association ou pour un événement), prévoir
également un livre de caisse, dédié aux mouvements
d’argent liquide.
Prévoir enfin un classeur pour ranger les documents
justificatifs (notamment les factures, reçus de cotisations
ou de dons), que l’on peut identifier par des numéros pour
mieux les retrouver. Conserver aussi les relevés bancaires.

16. Désigner un trésorier
Dans le cadre d’une association, le nom du trésorier est écrit
dans les statuts de l’association. Mais dans tous les cas, il est
important d’avoir une personne référente qui centralise toutes
les questions d’argent.
Le trésorier sera en charge de :
• Tenir le budget au quotidien (archivage des justificatifs, tenu du cahier de
comptes et comparaison avec le relevé mensuel de la banque)
• Elaborer le « compte de résultats » annuel (il reprend l’ensemble des
dépenses et des recettes de l’année)
• Prévenir tout problème de trésorerie (payer les factures au bon moment,
relancer les personnes pour les rentrées d’argent, etc…)
• Signer les chèques pour payer les factures
Malgré tout, le trésorier n’est pas seul pour décider des grosses dépenses,
faire face aux imprévus, faire le budget prévisionnel de l’association ou d’un
événement. Toute l’équipe doit être présente pour l’aider et donner son
avis.