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Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Outils basiques d’organisation
“ABC de la gestion de projet”
Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici : management de projet
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Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Confort de lecture ?
 1080p/haute définition
 « plein écran »
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http://gestiondeprojet.pm
– originaux des diapositives ppt, pdf
– vidéos en téléchargement
Cours distribué sous licence Creative
Commons
3
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
4
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Objectifs
Maitriser les bases des outils de projet pour :
• Établir des objectifs :
- Mettre en œuvre le PDCA
- Négocier les livrables grâce au triangle
qualité/coûts/délais
• Bien organiser les réunions :
- Ordre du jour, compte-rendu, animation
- Check-list de l’efficacité d’une réunion
• Démarrer un projet en gérant une Todo list
- Spécifier et répartir le travail
5
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
6
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Fixer et négocier les
objectifs d’un projet
Outils basiques d’organisation
Chapitre 1
7
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent,
utilisent, ou décident
d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage,
commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs
projet, prestataires,
consultants…
… sont concernés p.e.
soutiennent ou s’opposent
au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes
(stakeholders)
Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet

8
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent,
utilisent, ou décident
d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage,
commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs
projet, prestataires,
consultants…
… sont concernés p.e.
soutiennent ou s’opposent
au projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes
(stakeholders)
Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet

Voir formation « analyse stratégique des projets »
9
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Cycle d’action : le PDCA
Version française :
• Préparer
• Dérouler
• Contrôler
• Ancrer Image Wikimédia Commons cc-by : Source

10
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1
Le triangle Qualité – Coût - Délai
Qualité: spécifications
techniques : plus de fonctions,
de fiabilité, d’ergonomie…
Temps : un projet est
limité dans le temps :
pénalités de retard,
date de fin imposée…
Budget : salaires,
achats, machines,
prototype, prestations
externes…
Cost Time
Scope

11
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Acteurs du projet
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Chapitre 1 Cost Time
Scope
En pratique…
0% 100%
.
Délais plus longs
Délais plus courts0%
100%

12
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
13
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
Organiser des réunions efficaces
Outils basiques d’organisation
Chapitre 2
14
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
Des réunions utiles ?
Une réunion coûte cher
 coût = salaire horaires X nombre de participants + …
1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?
– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle)
2. Les personnes présentes sont-elles les bonnes ?
– Invités inutiles
– Personnes nécessaires manquantes

15
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
3. Préparer la réunion
1h de réunion = 4h de préparation
4. Avant de commencer, balayer les objectifs :
– ordre du jour
– tour de table
– rappel des livrables décidés précédemment
Des réunions utiles ?

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Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
• Deux rôles à tenir :
– L’animateur : resp. organisation, efficacité du
temps consacré et ordre de traitement des sujets
– Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et
envoie le compte-rendu
• Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?
– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs
d’action précis : CAMERA
– Check-list d’efficacité d’une réunion
Efficacité d’une réunion

17
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
Réunion technique
– But : approfondir des points précis
– Séquences : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
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
Image cc-by : Source
– Participants :
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l’équipe concernés,
spécialistes du
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Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
– Participants : l’équipe ou le chef de projet, les
encadrants - le comité de pilotage, décideurs…
– But : présenter l'avancement, les résultats
– Séquences : ordre du jour, présentation,
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Réunion de chantier
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
19
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
– Participants : toute l’équipe-projet
– But : suivre l’avancement, traiter les problèmes
– Séquences : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs
Réunion interne
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
20
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Chapitre 2
– Séquences : tour de table, traitement point par point,
objectifs
– Durée : très courte !
Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou
moins développé
Stand-up meeting
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– Participants : membres
disponibles
– But : faire un point rapide

21
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
22
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Contenu
 Conseils
Chapitre 3
Le compte rendu
Outils basiques d’organisation
Chapitre 3
23
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Contenu
 Conseils
Chapitre 3

24
Modèles de compte-rendu
• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet
• En mind map au format Freemind, sur Mindmeister
25
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Contenu
 Conseils
Chapitre 3
Le compte-rendu : Les « plus »
• La cohérence : Le modèle de CR est standard
• Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable
concret et précis / Date de fin / charge de travail…
• Le suivi : Commencer par balayer la todo list en
cours
• La simplicité : enchaîner sur le même document
partagé
• La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation
est demandée.. par défaut

26
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Plan du cours
27
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Gérer la phase de démarrage
Outils basiques d’organisation
Chapitre 4
28
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
CAMERA
– Cadré
– Approuvé, consensuel
– Mesurable, critère de validation donné
– Échéance précise dans le temps, daté
– Réaliste, mais …
– Ambitieux

spécifique, précis, défini
On n’impose pas
un objectif à
quelqu’un, on le
propose…
Pas « diminuer
l’absentéisme »
mais « réduire
l’absentéisme
de 15% ».
Ne demandez
pas
« d’être moins
fermé » mais
proposez
« prendre la
responsabilité
de tel travail
collectif ou
d’animer tel
type de
réunion »
Trop facile, un
objectif n’est pas
stimulant.
Trop difficile,
risque de se
décourager.
Pour le …
29
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
La phase de démarrage d’un projet
• Pas encore d’organisation en place
 travail à faire entre les réunions ?
• La todo list
– définir les tâches
– « qui fait quoi »
– suivre l’avancement
– objectifs CAMERA

Image Ex-Smith cc-by-sa : Source
30
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
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 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Outils pour gérer une todo list
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• Remember the milk, Google agenda, GTD ...
• Une équipe :
Un tableau d’objectifs qui précise :
1. pour chaque objectif décidé
2. sa date de réalisation
3. son responsable
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31
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32
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Définir des objectifs
 La todo list
 Modèles de documents
Chapitre 4
Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm
• Modèle de compte-rendu de réunion
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• Check-list : efficacité d'une réunion
• Tableau de Gestion des risques d'un projet
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projet outils basiques version 2013

  • 1. 1 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Outils basiques d’organisation “ABC de la gestion de projet” Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici : management de projet
  • 2. 2 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Confort de lecture ?  1080p/haute définition  « plein écran »  Pause/play http://gestiondeprojet.pm – originaux des diapositives ppt, pdf – vidéos en téléchargement Cours distribué sous licence Creative Commons
  • 3. 3 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours
  • 4. 4 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Objectifs Maitriser les bases des outils de projet pour : • Établir des objectifs : - Mettre en œuvre le PDCA - Négocier les livrables grâce au triangle qualité/coûts/délais • Bien organiser les réunions : - Ordre du jour, compte-rendu, animation - Check-list de l’efficacité d’une réunion • Démarrer un projet en gérant une Todo list - Spécifier et répartir le travail
  • 5. 5 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours
  • 6. 6 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Acteurs du projet  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Fixer et négocier les objectifs d’un projet Outils basiques d’organisation Chapitre 1
  • 7. 7 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Acteurs du projet  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Ceux qui.. Sont les… … demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur … pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre… … réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants… … sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler Parrains, Parties prenantes (stakeholders) Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet 
  • 8. 8 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Acteurs du projet  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Ceux qui.. Sont les… … demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur … pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre… … réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants… … sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler Parrains, Parties prenantes (stakeholders) Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet  Voir formation « analyse stratégique des projets »
  • 9. 9 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Acteurs du projet  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Cycle d’action : le PDCA Version française : • Préparer • Dérouler • Contrôler • Ancrer Image Wikimédia Commons cc-by : Source 
  • 10. 10 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Acteurs du projet  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Le triangle Qualité – Coût - Délai Qualité: spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie… Temps : un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée… Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes… Cost Time Scope 
  • 11. 11 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Acteurs du projet  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Chapitre 1 Cost Time Scope En pratique… 0% 100% . Délais plus longs Délais plus courts0% 100% 
  • 12. 12 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours
  • 13. 13 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 Organiser des réunions efficaces Outils basiques d’organisation Chapitre 2
  • 14. 14 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 Des réunions utiles ? Une réunion coûte cher  coût = salaire horaires X nombre de participants + … 1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ? – Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle) 2. Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? – Invités inutiles – Personnes nécessaires manquantes 
  • 15. 15 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 3. Préparer la réunion 1h de réunion = 4h de préparation 4. Avant de commencer, balayer les objectifs : – ordre du jour – tour de table – rappel des livrables décidés précédemment Des réunions utiles ? 
  • 16. 16 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 • Deux rôles à tenir : – L’animateur : resp. organisation, efficacité du temps consacré et ordre de traitement des sujets – Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le compte-rendu • Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ? – Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis : CAMERA – Check-list d’efficacité d’une réunion Efficacité d’une réunion 
  • 17. 17 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 Réunion technique – But : approfondir des points précis – Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois – Durée : peut prendre du temps !  Image cc-by : Source – Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client…
  • 18. 18 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 – Participants : l’équipe ou le chef de projet, les encadrants - le comité de pilotage, décideurs… – But : présenter l'avancement, les résultats – Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan – Durée : jamais plus d’une heure Réunion de chantier Image cc-by : Source 
  • 19. 19 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 – Participants : toute l’équipe-projet – But : suivre l’avancement, traiter les problèmes – Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs Réunion interne Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source 
  • 20. 20 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Chapitre 2 – Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs – Durée : très courte ! Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé Stand-up meeting le lundi et le jeudi, à la pause de 10h, max 20 min Image SeedRocket cc-by : Source – Participants : membres disponibles – But : faire un point rapide 
  • 21. 21 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours
  • 22. 22 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Contenu  Conseils Chapitre 3 Le compte rendu Outils basiques d’organisation Chapitre 3
  • 23. 23 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Contenu  Conseils Chapitre 3 
  • 24. 24 Modèles de compte-rendu • Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet • En mind map au format Freemind, sur Mindmeister
  • 25. 25 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Contenu  Conseils Chapitre 3 Le compte-rendu : Les « plus » • La cohérence : Le modèle de CR est standard • Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail… • Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours • La simplicité : enchaîner sur le même document partagé • La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation est demandée.. par défaut 
  • 26. 26 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage Plan du cours
  • 27. 27 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Définir des objectifs  La todo list  Modèles de documents Chapitre 4 Gérer la phase de démarrage Outils basiques d’organisation Chapitre 4
  • 28. 28 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Définir des objectifs  La todo list  Modèles de documents Chapitre 4 Qu’est-ce qu’un bon objectif ? CAMERA – Cadré – Approuvé, consensuel – Mesurable, critère de validation donné – Échéance précise dans le temps, daté – Réaliste, mais … – Ambitieux  spécifique, précis, défini On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le propose… Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ». Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion » Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager. Pour le …
  • 29. 29 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Définir des objectifs  La todo list  Modèles de documents Chapitre 4 La phase de démarrage d’un projet • Pas encore d’organisation en place  travail à faire entre les réunions ? • La todo list – définir les tâches – « qui fait quoi » – suivre l’avancement – objectifs CAMERA  Image Ex-Smith cc-by-sa : Source
  • 30. 30 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Définir des objectifs  La todo list  Modèles de documents Chapitre 4 Outils pour gérer une todo list • Une personne seule : • Remember the milk, Google agenda, GTD ... • Une équipe : Un tableau d’objectifs qui précise : 1. pour chaque objectif décidé 2. sa date de réalisation 3. son responsable .. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à jour… 
  • 31. 31 Todo List prête à l’emploi Fonctions utiles : – Demander la mise à jour par chacun (envoyer un email aux collaborateurs) – Suivre les mises à jour commentaires/notifications
  • 32. 32 Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille  Définir des objectifs  La todo list  Modèles de documents Chapitre 4 Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm • Modèle de compte-rendu de réunion • Exemple de Todo List • Check-list : efficacité d'une réunion • Tableau de Gestion des risques d'un projet • Plan de valorisation de projet • Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle 
  • 33. 33 L’animation de réunions : une carte conceptuelle Thomas Briand