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Maître de conférences
à Centrale Lille
Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici : management de projet
Outils essentiels d’organisation
Gestion de projet
1Image Wikimédia Commons cc-by : Source
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 Introduction
 Objectifs
 Plan du cours
Avant de commencer
Confort de lecture ?
 1080p/haute définition
 mode « plein écran »
 mettre en pause, varier la vitesse youtube.com/html5
Cours distribué sous licence Creative Commons
gestiondeprojet.pm
 Originaux des diapositives, vidéos HD en
téléchargement
 Quiz, modèles, exercices, prise de notes
partagées
 Valider vos compétences : MOOC GdP

Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
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 Introduction
 Objectifs
 Plan du cours
Établir des
objectifs :
• Mettre en œuvre le PDCA, l’analyse forces/faiblesses
• Négocier les livrables avec les acteurs du projet grâce au
triangle qualité/coûts/délais
Organiser
les réunions :
• Ordre du jour, compte-rendu, animation..
• Check-list : efficacité d’une réunion
Démarrer en
gérant une
Todo list
• Spécifier et répartir le
travail
• Éviter l’effet tunnel
Maitriser les bases des outils de projet pour :

3
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
 Introduction
 Objectifs
 Plan du cours
Plan du cours
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 1
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 2
• Le compte-rendu
Chapitre 3
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 4
• Cycle de vie d’un projet
Chapitre 5

4
Dr. Rémi Bachelet
Maître de conférences
à Centrale Lille
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 1
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 2
• Le compte-rendu
Chapitre 3
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 4
• Cycle de vie d’un projet
Chapitre 5
5
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
Outils essentiels d’organisation
Chapitre 1
Fixer et négocier les objectifs d’un projet
6
Wikimédia Commons cc-by : Source
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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à Centrale Lille
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Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent, utilisent,
ou décident d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage,
commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet,
prestataires, consultants…
… sont concernés p.e.
soutiennent ou s’opposent au
projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes
(stakeholders)
Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet

7
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Maître de conférences
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Chapitre 1
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent, utilisent,
ou décident d’arrêter le projet
Client, maitre d’ouvrage,
commanditaire, bailleur
… pilotent le projet Chef de projet, maitre
d’œuvre…
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet,
prestataires, consultants…
… sont concernés p.e.
soutiennent ou s’opposent au
projet sans y travailler
Parrains, Parties prenantes
(stakeholders)
Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet
Voir formation « analyse
stratégique des projets »

8
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
Matrice SWOT
9
Wikimédia Commons, auteur Lamiot cc-by : Source

 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
Exemple de matrice
10

Auteur Paul Stainthorp cc-by : Source
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
Cycle d’action : le PDCA
Version anglaise :
– Plan
– Do
– Check
– Act
11Michel Weinachter Wikimédia Commons cc-by : Source

Voir module « Evaluation de
projet et étude d’impact »
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
Le triangle Qualité – Coût - Délai
Qualité: spécifications
techniques : fonctions, fiabilité,
ergonomie…
Délais : un projet est
limité dans le temps :
pénalités de retard,
date de fin imposée…
Budget : salaires,
achats, machines,
prototype, prestations
externes…
Cost Time
Scope
12

 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
Maître de conférences
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Chapitre 1
Cost Time
Scope
En pratique…
0% 100%
.
Délais plus longs
Délais plus courts0%
100%

13
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
14




 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
A partir d’un projet ou d’un évènement que
vous devez organiser (p.e. la fête annuelle d’une
l’école)
• Tableau des acteurs
• Préparez une matrice SWOT
… pour accélérer ce projet, on propose de
simplifier certains livrables
• Quels sont les avantages et inconvénients ?
• Avec qui et comment décider des simplifications à
effectuer ?
Sélectionnez un des livrables et définissez
comment l’atteindre
• Etablissez un PDCA
Mise en œuvre
15
 Acteurs du projet
 Matrice SWOT
 Le PDCA
 Qualité-Coûts-Délais
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Chapitre 1
Quiz sous cette vidéo
Partagez !
16
Pour partager les tableaux, SWOT, PDCA que
vous avez conçus, envoyez-nous une photo :
gdpcartesconceptuelles@gmail.com
Sujet du mél et nom du fichier
• [Outil essentiels] tableau acteurs
• [Outil essentiels] SWOT
• [Outil essentiels] PDCA
Si vous voulez voir les autres ressources
partagées => Ici ou sous cette vidéo
Schéma grdc : Source
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• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 1
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 2
• Le compte-rendu
Chapitre 3
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 4
• Cycle de vie d’un projet
Chapitre 5
17
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Outils essentiels d’organisation
Chapitre 2
Organiser des réunions efficaces
18Image Wikimédia Commons cc-by : Source
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Des réunions utiles ?
Une réunion coûte cher
 coût = coût salarial horaires X nombre de participants + …
1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?
– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard
2. Les personnes conviées sont-elles les bonnes ?
– Invités inutiles
– Experts/décideurs absents

19
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Des réunions utiles ?
3. Préparer la réunion
– 1h de réunion = 4h de préparation
4. Avant de commencer, balayer les objectifs :
– ordre du jour
– tour de table
– rappel des livrables et décisions précédentes

20
Une réunion ne s’improvise pas,
on y présente 1/un travail 2/de
manière claire et efficace
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Efficacité d’une réunion
• Deux rôles à tenir :
– L’animateur : organisation, efficacité du temps,
ordre de traitement des sujets
– Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et
envoie le compte-rendu
• Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?
– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs
d’action précis
– Check-list d’efficacité d’une réunion

21
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
4 types de réunion
1. Réunion technique
2. Réunion de chantier
3. Réunion d’avancement
4. Stand-up meeting
Image cc-by : Source

22
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
Maître de conférences
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Chapitre 2
Réunion technique
– But : approfondir des points précis, résoudre un
problème
– Séquence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
– Durée : peut prendre du temps !
Image cc-by : Source
– Participants :
membre(s) de
l’équipe concernés,
spécialistes du
domaine, client…

23
Voir module « Méthodologie
de résolution de problème »
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Réunion de chantier
– Participants : le chef de projet, les responsables de
l’équipe, le client, les décideurs, le comité de
pilotage…
– But : présenter l’essentiel : avancement, résultats ..
– Séquence : ordre du jour, présentation, questions,
(délibération), décisions
– Durée : jamais plus d’une heure
Image cc-by : Source

24
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Réunion d’avancement
– Participants : interne à l’équipe-projet
– But : suivi du planning, entraide, communication et
motivation, détection des blocages
– Séquence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
– Durée : attention !
Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source

25
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Stand-up meeting
– Séquence : chacun répond à trois questions
1. Qu’ai-je fais depuis notre dernière réunion ?
2. Que dois-je faire maintenant ?
3. Quelles sont les difficultés rencontrées ?
– Durée : très courte !
Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus
ou moins développé
le lundi et le jeudi,
à la pause de 10h,
max 20 min
Image SeedRocket cc-by : Source
– Participants : membres
disponibles
– But : faire un point rapide

26
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Synthèse
27
Efficacité d’une réunion :
quand, avec qui,
préparation, animation
Rôles :
Animateur, Secrétaire
 Des réunions utiles ?
 Efficacité
 Types de réunion
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Chapitre 2
Mise en œuvre
Quiz sous cette vidéo
(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)
Préparez la réunion de lancement du projet
• Quel ordre du jour ?
• Qui inviter ?
• Quels documents préparer ?
Quelles autres réunions à organiser ?
• Quel type ?
• Combien ?
28
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• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 1
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 2
• Le compte-rendu
Chapitre 3
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 4
• Cycle de vie d’un projet
Chapitre 5
29
 Contenu
 Conseils
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Chapitre 3
Outils essentiels d’organisation
Chapitre 3
Le compte-rendu
30Image Wikimédia Commons cc-by : Source
 Contenu
 Conseils
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Chapitre 3

31
 Contenu
 Conseils
Maître de conférences
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Chapitre 3
Le compte-rendu : Les « plus »
• La cohérence : Le modèle de CR est standard
• Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable
concret et précis / Date de fin / charge de travail…
• Le suivi : Commencer par revenir sur les objectifs
précédents
• La simplicité : enchaîner sur le même document
partagé
• La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation
est demandée.. par défaut

32
 Contenu
 Conseils
Maître de conférences
à Centrale Lille
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Chapitre 3
Modèles de compte-rendu
• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de
projet
• En mind map au format Freeplane.
33
 Contenu
 Conseils
Maître de conférences
à Centrale Lille
Dr. Rémi Bachelet
Chapitre 3
Réflexion et questions
Quiz sous cette vidéo
(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)
Mettez au point le modèle de compte-
rendu de réunion à utiliser
• Quelle structuration?
• Un logo, une identité visuelle pour le projet ?
• Comment diffuser et faire approuver ce
document ?
34
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Maître de conférences
à Centrale Lille
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 1
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 2
• Le compte-rendu
Chapitre 3
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 4
• Cycle de vie d’un projet
Chapitre 5
35
 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Outils essentiels d’organisation
Chapitre 4
Gérer le démarrage
Image Stacy Spensley cc-by 2.0 : Source 36
 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4

Spécifique
Mesurable
Accepté
Réaliste & Ambitieux
défini dans le Temps
S
M
A
R
T
simple, précis, clair
On n’impose pas un
objectif à quelqu’un, on
l’aide à le proposer…
« comment d’après vous ? »
Pas « diminuer
l’absentéisme »
mais « réduire
l’absentéisme
de 15% ».
Ne demandez pas
« d’être moins fermé » mais proposez
« prendre la responsabilité de tel travail
collectif ou d’animer tel type de réunion »
Date, échéance « Pour le … »
Trop facile pas motivant.
Trop dur  échec,
découragement
Préalable : SWOT, QQOQCP
 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Que contient la fiche de
définition d’un projet ?
Résumé / executive summary
1. Enjeux du projet
2. Contexte
3. Livrables
4. Risques
5. Budget
6. Acteurs
38

 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Définition d’un projet : contenu (1/2)
• Enjeux du projet
– Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s),
quelle utilité pour chacun d’eux ?
– Adéquation à la stratégie du demandeur
• Contexte
– Historique/contexte, projets précédents, concurrents..
– Analyse SWOT initiale
– Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties
prenantes
– Périmètre et limites du projet. Contraintes
• Résultats et attendus
– Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport
d’expertise..
– Principaux éléments du cahier des charges
– Critères et indicateurs mesurables de l’impact
39

 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Définition d’un projet : contenu (2/2)
• Principaux risques
– Conditions et hypothèses de démarrage
– Approche succincte : 3-5 risques immédiatement
identifiables ou scénarios défavorables qui feraient
échouer le projet
• Moyens et ressources
– Temps, argent, expertise, mise à disposition de
matériel…
• Acteurs
– Equipe, chef de Projet
– Client
– Hiérarchie
– Signature/engagement
40

 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Modèle de fiche de définition
• [MOOC GdP parcours par équipe] - Modèle de fiche de
définition de projet
41

 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Mise en route : se répartir le travail
• Pas encore d’organisation en place
 travail à faire entre les réunions ?
• La todo list
1. définir les tâches
2. « qui fait quoi »
3. suivre l’avancement
Image Ex-Smith cc-by-sa : Source
42

 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Gérer une todo list
• GTD Getting Things Done : un processus structuré
1. Collecte
2. Clarification
3. Organisation
4. Revue
5. Action
• Une personne seule :
– Agenda, post-it, écrire sur sa main..
• Une équipe :
– Tableau partagé
1. pour chaque objectif décidé
2. sa date de réalisation
3. son responsable
.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail,
ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation
de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à
jour…
Image cc-by-sa : Source
Planifier
Action
suivante
43

 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Étape 1 : Se répartir le travail

44
Étape 2 : suivre l’avancement
Document partagé = fonctions utiles
– Demander la mise à jour par chacun
– Suivre les actualisations, commentaires, notifications..
– Autres solutions : Trello, Wunderlist..
 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
46



 Objectif SMART
 Fiche de définition
 La todo list
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Chapitre 4
Mise en œuvre
47
Quiz sous cette vidéo
(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)
Rédigez les principaux points de la fiche
de définition
• Quelles parties importantes/secondaires ?
Rédigez la todo list à l’issue de la
réunion de lancement
• Qui fait quoi, pour quand ?
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Maître de conférences
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• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 1
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 2
• Le compte-rendu
Chapitre 3
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 4
• Cycle de vie d’un projet
Chapitre 5
48
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Chapitre 5
 Effet tunnel
 Cycle de projet
Outils essentiels d’organisation
Chapitre 5
Cycle de vie d’un projet
49Image Wikimédia Commons cc-by : Source
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Chapitre 5
 Effet tunnel
 Cycle de projet
Jour
0
Effet tunnel !
50
Jour
1
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
SMART
 Mauvaises surprises
garanties…
Pas de visibilité : impossible
de connaître l’état
d’avancement du projet
Désintérêt, oubli..
Que faire ?
Faut-il attendre
que le travail
soit terminé ?

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Chapitre 5
 Effet tunnel
 Cycle de projet
Jour
0
Poser des jalons !
51
Jour
1
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Objectifs intermédiaires SMART
Deux types de comportements qui créent l’effet tunnel :
le glandeur et le faiseur de miracles.

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Chapitre 5
 Effet tunnel
 Cycle de projet
Définition Montage Exécution Clôture
1 – Objectifs gaux 1 – C. des charges 1 – Suivi / pilotage 1 – Livraison/transfert
2 – Fiche de Déf. 2 – Lots de travail 2 – Modifs CdC 2 – Formation MOA
3 – CR, Todo list 3 – Responsabilités 3 – Gestion des risques 3 – Post Mortem
4 – Planning 4 – Prototypage, tests 4 – Réaffectation
5 – Budget / Ressources
DuréeDébut Fin
Définition
Montage
Exécution
Clôture
Niveaud’effort
Cycle de vie d’un projet
52
Voir formation « planification et
pilotage de projet »

Maître de conférences
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Chapitre 5
 Effet tunnel
 Cycle de projet
Mise en œuvre
(Suite du projet que vous avez défini au chap. 1)
• Jalonner :
– Découper un objectif final en sous-
objectifs, avec pour chacun une date
• Outre les jalons, partagez au moins
deux autres manières de sortir de
l’effet tunnel
53
Quiz sous cette vidéo
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Pour aller plus loin
• Prise de notes partagées
54
Version 1 (08/1999) (lien)
• Auteur : Rémi BACHELET
Version 2 (03/2013) (lien)
• Auteur/mise en forme : Rémi BACHELET
• Mise en forme : Matthieu CISEL
Version 3 (09/2014) (lien)
• Auteur/mise en forme : Rémi BACHELET
• Aide mise en forme : Bich Van HOANG, Amaury VAN ESPEN, Ghislaine PARA
Projet outils basiques version 2014
L’animation de réunions :
une carte conceptuelle
Thomas Briand
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Gestion de projet
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  • 5. Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille • Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 1 • Organiser des réunions efficaces Chapitre 2 • Le compte-rendu Chapitre 3 • Gérer la phase de démarrage Chapitre 4 • Cycle de vie d’un projet Chapitre 5 5
  • 6.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Outils essentiels d’organisation Chapitre 1 Fixer et négocier les objectifs d’un projet 6 Wikimédia Commons cc-by : Source
  • 7.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Ceux qui.. Sont les… … demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur … pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre… … réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants… … sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler Parrains, Parties prenantes (stakeholders) Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet  7
  • 8.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Ceux qui.. Sont les… … demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur … pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre… … réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants… … sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler Parrains, Parties prenantes (stakeholders) Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet Voir formation « analyse stratégique des projets »  8
  • 9.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Matrice SWOT 9 Wikimédia Commons, auteur Lamiot cc-by : Source 
  • 10.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Exemple de matrice 10  Auteur Paul Stainthorp cc-by : Source
  • 11.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Cycle d’action : le PDCA Version anglaise : – Plan – Do – Check – Act 11Michel Weinachter Wikimédia Commons cc-by : Source  Voir module « Evaluation de projet et étude d’impact »
  • 12.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Le triangle Qualité – Coût - Délai Qualité: spécifications techniques : fonctions, fiabilité, ergonomie… Délais : un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée… Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes… Cost Time Scope 12 
  • 13.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Cost Time Scope En pratique… 0% 100% . Délais plus longs Délais plus courts0% 100%  13
  • 14.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 14    
  • 15.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 A partir d’un projet ou d’un évènement que vous devez organiser (p.e. la fête annuelle d’une l’école) • Tableau des acteurs • Préparez une matrice SWOT … pour accélérer ce projet, on propose de simplifier certains livrables • Quels sont les avantages et inconvénients ? • Avec qui et comment décider des simplifications à effectuer ? Sélectionnez un des livrables et définissez comment l’atteindre • Etablissez un PDCA Mise en œuvre 15
  • 16.  Acteurs du projet  Matrice SWOT  Le PDCA  Qualité-Coûts-Délais Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 1 Quiz sous cette vidéo Partagez ! 16 Pour partager les tableaux, SWOT, PDCA que vous avez conçus, envoyez-nous une photo : gdpcartesconceptuelles@gmail.com Sujet du mél et nom du fichier • [Outil essentiels] tableau acteurs • [Outil essentiels] SWOT • [Outil essentiels] PDCA Si vous voulez voir les autres ressources partagées => Ici ou sous cette vidéo Schéma grdc : Source
  • 17. Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille • Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 1 • Organiser des réunions efficaces Chapitre 2 • Le compte-rendu Chapitre 3 • Gérer la phase de démarrage Chapitre 4 • Cycle de vie d’un projet Chapitre 5 17
  • 18.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Outils essentiels d’organisation Chapitre 2 Organiser des réunions efficaces 18Image Wikimédia Commons cc-by : Source
  • 19.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Des réunions utiles ? Une réunion coûte cher  coût = coût salarial horaires X nombre de participants + … 1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ? – Fixer une date ni trop tôt ni trop tard 2. Les personnes conviées sont-elles les bonnes ? – Invités inutiles – Experts/décideurs absents  19
  • 20.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Des réunions utiles ? 3. Préparer la réunion – 1h de réunion = 4h de préparation 4. Avant de commencer, balayer les objectifs : – ordre du jour – tour de table – rappel des livrables et décisions précédentes  20 Une réunion ne s’improvise pas, on y présente 1/un travail 2/de manière claire et efficace
  • 21.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Efficacité d’une réunion • Deux rôles à tenir : – L’animateur : organisation, efficacité du temps, ordre de traitement des sujets – Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le compte-rendu • Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ? – Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis – Check-list d’efficacité d’une réunion  21
  • 22.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 4 types de réunion 1. Réunion technique 2. Réunion de chantier 3. Réunion d’avancement 4. Stand-up meeting Image cc-by : Source  22
  • 23.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Réunion technique – But : approfondir des points précis, résoudre un problème – Séquence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois – Durée : peut prendre du temps ! Image cc-by : Source – Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client…  23 Voir module « Méthodologie de résolution de problème »
  • 24.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Réunion de chantier – Participants : le chef de projet, les responsables de l’équipe, le client, les décideurs, le comité de pilotage… – But : présenter l’essentiel : avancement, résultats .. – Séquence : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), décisions – Durée : jamais plus d’une heure Image cc-by : Source  24
  • 25.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Réunion d’avancement – Participants : interne à l’équipe-projet – But : suivi du planning, entraide, communication et motivation, détection des blocages – Séquence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois – Durée : attention ! Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source  25
  • 26.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Stand-up meeting – Séquence : chacun répond à trois questions 1. Qu’ai-je fais depuis notre dernière réunion ? 2. Que dois-je faire maintenant ? 3. Quelles sont les difficultés rencontrées ? – Durée : très courte ! Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé le lundi et le jeudi, à la pause de 10h, max 20 min Image SeedRocket cc-by : Source – Participants : membres disponibles – But : faire un point rapide  26
  • 27.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Synthèse 27 Efficacité d’une réunion : quand, avec qui, préparation, animation Rôles : Animateur, Secrétaire
  • 28.  Des réunions utiles ?  Efficacité  Types de réunion Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 2 Mise en œuvre Quiz sous cette vidéo (suite du projet que vous avez défini au chap. 1) Préparez la réunion de lancement du projet • Quel ordre du jour ? • Qui inviter ? • Quels documents préparer ? Quelles autres réunions à organiser ? • Quel type ? • Combien ? 28
  • 29. Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille • Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 1 • Organiser des réunions efficaces Chapitre 2 • Le compte-rendu Chapitre 3 • Gérer la phase de démarrage Chapitre 4 • Cycle de vie d’un projet Chapitre 5 29
  • 30.  Contenu  Conseils Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 3 Outils essentiels d’organisation Chapitre 3 Le compte-rendu 30Image Wikimédia Commons cc-by : Source
  • 31.  Contenu  Conseils Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 3  31
  • 32.  Contenu  Conseils Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 3 Le compte-rendu : Les « plus » • La cohérence : Le modèle de CR est standard • Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail… • Le suivi : Commencer par revenir sur les objectifs précédents • La simplicité : enchaîner sur le même document partagé • La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation est demandée.. par défaut  32
  • 33.  Contenu  Conseils Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 3 Modèles de compte-rendu • Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet • En mind map au format Freeplane. 33
  • 34.  Contenu  Conseils Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 3 Réflexion et questions Quiz sous cette vidéo (suite du projet que vous avez défini au chap. 1) Mettez au point le modèle de compte- rendu de réunion à utiliser • Quelle structuration? • Un logo, une identité visuelle pour le projet ? • Comment diffuser et faire approuver ce document ? 34
  • 35. Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille • Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 1 • Organiser des réunions efficaces Chapitre 2 • Le compte-rendu Chapitre 3 • Gérer la phase de démarrage Chapitre 4 • Cycle de vie d’un projet Chapitre 5 35
  • 36.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Outils essentiels d’organisation Chapitre 4 Gérer le démarrage Image Stacy Spensley cc-by 2.0 : Source 36
  • 37.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4  Spécifique Mesurable Accepté Réaliste & Ambitieux défini dans le Temps S M A R T simple, précis, clair On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on l’aide à le proposer… « comment d’après vous ? » Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ». Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion » Date, échéance « Pour le … » Trop facile pas motivant. Trop dur  échec, découragement Préalable : SWOT, QQOQCP
  • 38.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Que contient la fiche de définition d’un projet ? Résumé / executive summary 1. Enjeux du projet 2. Contexte 3. Livrables 4. Risques 5. Budget 6. Acteurs 38 
  • 39.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Définition d’un projet : contenu (1/2) • Enjeux du projet – Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s), quelle utilité pour chacun d’eux ? – Adéquation à la stratégie du demandeur • Contexte – Historique/contexte, projets précédents, concurrents.. – Analyse SWOT initiale – Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties prenantes – Périmètre et limites du projet. Contraintes • Résultats et attendus – Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport d’expertise.. – Principaux éléments du cahier des charges – Critères et indicateurs mesurables de l’impact 39 
  • 40.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Définition d’un projet : contenu (2/2) • Principaux risques – Conditions et hypothèses de démarrage – Approche succincte : 3-5 risques immédiatement identifiables ou scénarios défavorables qui feraient échouer le projet • Moyens et ressources – Temps, argent, expertise, mise à disposition de matériel… • Acteurs – Equipe, chef de Projet – Client – Hiérarchie – Signature/engagement 40 
  • 41.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Modèle de fiche de définition • [MOOC GdP parcours par équipe] - Modèle de fiche de définition de projet 41 
  • 42.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Mise en route : se répartir le travail • Pas encore d’organisation en place  travail à faire entre les réunions ? • La todo list 1. définir les tâches 2. « qui fait quoi » 3. suivre l’avancement Image Ex-Smith cc-by-sa : Source 42 
  • 43.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Gérer une todo list • GTD Getting Things Done : un processus structuré 1. Collecte 2. Clarification 3. Organisation 4. Revue 5. Action • Une personne seule : – Agenda, post-it, écrire sur sa main.. • Une équipe : – Tableau partagé 1. pour chaque objectif décidé 2. sa date de réalisation 3. son responsable .. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à jour… Image cc-by-sa : Source Planifier Action suivante 43 
  • 44.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Étape 1 : Se répartir le travail  44
  • 45. Étape 2 : suivre l’avancement Document partagé = fonctions utiles – Demander la mise à jour par chacun – Suivre les actualisations, commentaires, notifications.. – Autres solutions : Trello, Wunderlist..
  • 46.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 46   
  • 47.  Objectif SMART  Fiche de définition  La todo list Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 4 Mise en œuvre 47 Quiz sous cette vidéo (suite du projet que vous avez défini au chap. 1) Rédigez les principaux points de la fiche de définition • Quelles parties importantes/secondaires ? Rédigez la todo list à l’issue de la réunion de lancement • Qui fait quoi, pour quand ?
  • 48. Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille • Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 1 • Organiser des réunions efficaces Chapitre 2 • Le compte-rendu Chapitre 3 • Gérer la phase de démarrage Chapitre 4 • Cycle de vie d’un projet Chapitre 5 48
  • 49. Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 5  Effet tunnel  Cycle de projet Outils essentiels d’organisation Chapitre 5 Cycle de vie d’un projet 49Image Wikimédia Commons cc-by : Source
  • 50. Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 5  Effet tunnel  Cycle de projet Jour 0 Effet tunnel ! 50 Jour 1 2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … SMART  Mauvaises surprises garanties… Pas de visibilité : impossible de connaître l’état d’avancement du projet Désintérêt, oubli.. Que faire ? Faut-il attendre que le travail soit terminé ? 
  • 51. Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 5  Effet tunnel  Cycle de projet Jour 0 Poser des jalons ! 51 Jour 1 2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Objectifs intermédiaires SMART Deux types de comportements qui créent l’effet tunnel : le glandeur et le faiseur de miracles. 
  • 52. Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 5  Effet tunnel  Cycle de projet Définition Montage Exécution Clôture 1 – Objectifs gaux 1 – C. des charges 1 – Suivi / pilotage 1 – Livraison/transfert 2 – Fiche de Déf. 2 – Lots de travail 2 – Modifs CdC 2 – Formation MOA 3 – CR, Todo list 3 – Responsabilités 3 – Gestion des risques 3 – Post Mortem 4 – Planning 4 – Prototypage, tests 4 – Réaffectation 5 – Budget / Ressources DuréeDébut Fin Définition Montage Exécution Clôture Niveaud’effort Cycle de vie d’un projet 52 Voir formation « planification et pilotage de projet » 
  • 53. Maître de conférences à Centrale Lille Dr. Rémi Bachelet Chapitre 5  Effet tunnel  Cycle de projet Mise en œuvre (Suite du projet que vous avez défini au chap. 1) • Jalonner : – Découper un objectif final en sous- objectifs, avec pour chacun une date • Outre les jalons, partagez au moins deux autres manières de sortir de l’effet tunnel 53 Quiz sous cette vidéo
  • 54. Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Pour aller plus loin • Prise de notes partagées 54 Version 1 (08/1999) (lien) • Auteur : Rémi BACHELET Version 2 (03/2013) (lien) • Auteur/mise en forme : Rémi BACHELET • Mise en forme : Matthieu CISEL Version 3 (09/2014) (lien) • Auteur/mise en forme : Rémi BACHELET • Aide mise en forme : Bich Van HOANG, Amaury VAN ESPEN, Ghislaine PARA
  • 56. L’animation de réunions : une carte conceptuelle Thomas Briand
  • 57. Dr. Rémi Bachelet Maître de conférences à Centrale Lille Gestion de projet Outils essentiels d’organisation