Le document présente des stratégies pour clarifier des objectifs afin d'augmenter les chances de succès dans la gestion de projets. Il aborde des concepts clés tels que la définition des enjeux, l'établissement d'objectifs SMART, et l'utilisation de techniques comme le mind mapping pour structurer des idées et résoudre des conflits. Enfin, il souligne l'importance d'une préparation réfléchie avant les réunions et débats pour maximiser l'efficacité des discussions.

1. CLARIFIER SES OBJECTIFS Pour augmenter ses chances de les atteindre
Robert de Quelen
Une présentation OptimRezo, groupe Georges V
Paris, le 22 octobre 2014
robert.dequelen@astrolab-communication.com

2. Clarifier?
•Pour bien saisir toutes les dimensions d’un projet avant de se lancer dans l’action
•Pour bien identifier les risques et comment prévenir les conséquences
•Pour concentrer notre énergie sur ce qui en vaut réellement la peine
•Parce que ce travail de définition des objectifs renforce notre détermination à les atteindre

3. Enjeux, objectifs, buts?
Enjeux : en réponse à la question « de quoi s’agit-il »?
Pour identifier les enjeux cachés, poser plusieurs fois la question « pourquoi » ou en quoi est-ce important »
Que se passerait il si vous n’atteigniez pas les objectifs?
Exemples:
tenir les délais / enjeu : crédibilité (ou éviter des pénalités)
La qualité est un objectif, l’enjeu c’est le développement commercial ou la fidélisation des clients, voire la survie de l’entreprise
Ce qui est important pour nous et pour nos publics, pour notre marché ou l’environnement dans lequel nous opérons
Identifier clairement les enjeux renforce la motivation et permet de mobiliser les ressources nécessaires
Objectif : gagner le match en marquant des buts
Différence entre stratégie et tactique, moyen-terme/court terme

4. Enjeux : l’art de poser les bonnes questions
•Qui : qui est concerné? De quelle manière ? Qui devrait l’être?
•Comment cela vous/te concerne t-il?
•Quoi : Qu’avez-vous déjà essayé? Quel a été le résultat?
•Quel est le référentiel : règles du jeu, objectif connu, fonctionnement « normal » ou souhaité?
•Qu’est-ce que vous ressentez?
•Qu’est-ce qui est possible?
•Ce type de problème at-il déjà été résolu? Par qui? Comment?

5. Préparer une réunion client
5
Contexte, tendances socio-démographiques
Ce que dit le client (le brief)
Action de la concurrence
Ce que le client ne dit pas (agenda caché)
Ce que le client ne sait pas
Ce que j’ai besoin de savoir
Ressources du projet : équipe, prix, …
Ma réponse
Mon analyse : parti-pris
12H
6H
3H
9H
Des questions?
Vérifications
Suggestions, hypothèses
Recherche ciblée
Synthèse des informations
Stratégie, plan d’action, proposition
© Robert de Quelen, Astrolab Communication
L’horloge : une métaphore pour mémoriser tout ce que j’ai besoin de savoir pour préparer une proposition pertinente

6. Six manières d’établir un objectif
1.Négative : « ce que je ne veux plus faire, subir… »
2.Opposée : le contraire positif de ce qu’on veut éviter
3.D’après un modèle : je veux réussir comme XXX, parler en public aussi bien qu’Obama, …
4.D’après les caractéristiques : « je veux parler en public avec aisance, conviction » ou qualités que je souhaite incarner : intégrité, enthousiasme, créativité…
5.En mode « génératif », qui mobilise les ressources existantes : « plus de » : plus de plaisir, plus de clients rentables, pus de projets motivants, …
6.En se projetant dans la réussite : visualiser l’objectif atteint : à quoi cela ressemble t-il, que ressentez-vous?

7. 1.Je ne veux plus gérer des dossiers aux objectifs mal définis, irréalistes, motivés par la vengeance
2.Je veux (je préfère) travailler sur des projets motivants, bien rémunérés, relever des vrais défis…
3.Je veux gérer ce projet avec l’efficacité d’un grand avocat du barreau, maître YY…
4.Je souhaite gagner avec intégrité, en mobilisant mon expertise du sujet et ma force de conviction
5.Je veux gérer ce dossier en approfondissant encore plus mon expertise technique et ma connaissance du droit des affaires, avec encore plus de succès
6.Dans un an, j’aurai gagné 3 procès sur 5 en cours, XX nouveaux dossiers, et publié XX articles
Six manières d’établir un objectif : exemple maître XX, avocat
Négative
Opposée
Qualités
« Plus de »
Réussite
Modèle

8. Qu’est-ce qu’un objectif?
•Définitions
•Comment établir un objectif
•Objectif SMART
•Evaluations :
•Les échelles, indicateurs de performance
•Méthode agile : quel est le pourcentage de résolution du problème acceptable? (jamais cent, jamais zéro…)
•La métaphore de votre objectif

9. Formuler un objectif SMART
9
Mars 2013
ou Atteignable

10. Définir un objectif SMART
Spécifique
Mesurable, Motivant
Atteignable / accepté
Réaliste
Temporel

11. Spécifique
•Précis
•Clair
•Concret (résultats) : on peut se représenter le résultat atteint
•Dans le domaine de compétences

12. Mesurable (évaluable)
•Qualitativement Ou Quantitativement
•Quel instrument de mesure? Indicateurs de performance?
•Comment va-t-on savoir que l’objectif est atteint?
•Discuter les moyens de mesure
•S’accorder dessus

13. Atteignable, accepté (et ambitieux)
•Atteignable avec les moyens et ressources don la personne/ l’équipe dispose, ou qu’elle peut acquérir via formation, embauche, acquisition d’expérience)
•Accepté
•Faire l’effort d’expliquer, motiver
•Ambitieux
•donne envie de se dépasser
•faire un effort motivant : se réaliser, notion d’ «achievement »
•doit faire progresser, devenir meilleur

14. Réaliste (dans le contexte)
Ambitieux mais accessible selon le contexte (externe)
Si il n’est jamais atteint, très démotivant
Crédible
Par quels moyen va-t-on y arriver ?

15. Temporel
Date de fin
Objectifs intermédiaires
Faire le point entre... état d’avancement
Points d’étape

16. Le choix des mots
Formuler l’objectif :
Doit être positif ..
Pas de : « ne plus arriver en retard »
Mais : « Préparer mon rapport avec 2 jours d ’avance »
Verbes d’action
Faire, construire, …
Doit obtenir l’agrément des 2 parties
Décrire les moyens
Quels sont les moyens nécessaires à la réalisation de l’objectif
Sont ils disponibles ?
Besoins de budget ?
Besoin de matériel ?
Besoin de formation ?

17. Les indicateurs de résultats
Pour suivre l’activité
Pour évaluer les écarts
Pour suivre l’avancement d’un objectif
 Signification
Résultats non mesurés ne sont pas perçus comme important
Centre d’appels : temps d’attente
Pollution de l’air : mesure des pics
Auto-évaluation
Indépendance vis-à-vis de la hiérarchie
Responsabilise
Motive

18. Mesurer /évaluer avec les échelles
De 1 à 5 ou 10
Exemple : évaluer votre niveau de motivation de 1 à 5, 5 étant le plus élevé
Quel était le niveau il y a (3 mois, 1 an)?
Combien de points avez-vous gagnés ou perdus depuis?
Qu’est-ce qui a changé? Qu’avez-vous cessé de faire? Que faites- vous différemment? Votre environnement?
Quel niveau souhaiteriez-vous atteindre dans un délai de XX?
De quoi auriez-vous besoin pour atteindre le niveau désiré?
Faire quelque chose, modifier une croyance, lever un doute, un obstacle, trouver des alliés, des ressources
Quel est l’action la plus facile à faire, ne dépendant que de vous, qui vous rapprocherait le plus de cet objectif (pour commencer)?

19. Explorer les objectifs et les enjeux avec la technique du Mind Mapping (cartes mentales ou cartes heuristiques)

20. Une méthode rayonnante
Créée par Tony Buzan, neurologue
De nombreux livres et présentations disponibles en français sur internet, Slideshare etc.
Une méthode «rayonnante »
Inspirée par le mode de fonctionnement naturel du cerveau : neurones connectés par des synapses où circule l’information
Permet de faire le tri en mettant chaque information, chaque idée dans la bonne catégorie
Création de « cartes mentales » ou « cartes heuristiques »
Réconcilie l’émotion esthétique (motivante) et l’efficacité rationnelle
Permet de voir en un seul coup d’oeil les différentes perspectives, points forts-points faibles, le pour et le contre, …

21. Utilisations du Mind mapping
Analyser des situations complexes ou sensibles
Stimuler sa créativité
Animer des brainstormings
Gérer des projets individuels ou collectifs
Mémoriser des données complexes
Renforcer sa motivation

22. Ordonner, trier, prioriser, valoriser, mémoriser
© Robert de Quelen, Astrolab Communication
Mots + images répartis dans l’espace selon un ordre précis
Ordre
Clarté
Mots-clés
Images, style, couleurs

23. Exemple : cartographier un projet personnel, étape 1 : catégories et branches principales
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Ou Risques, freins
Pouvoir contempler sur une même « carte » les objectifs et les ressources à mettre en place pour surmonter freins et obstacles permet de développer une approche à la fois ambitieuse et réaliste

24. Cartographier un projet personnel étape 2 : enrichir avec des images
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25. Un mode de représentation « rayonnant » pour :
Explorer tous les détails
Voir toutes les idées et dimensions sur une seule image
Visualiser les contributions de chacun
Clarifier une situation complexe en triant les différentes idées par catégorie : enjeux, problèmes, contraintes …
Orienter les esprits vers le mode « solution »
Surmonter les obstacles en identifiant les priorités, les ressources disponibles faces aux enjeux et aux résistances
Une technique efficace pour animer un brainstorming

26. La méthode en 7 points pour créer une carte mentale
1.Choisir le mot ou groupe de mots du centre
2.Tracer les branches principales
3. Explorer les idées ou catégories principales
4. Développer : une branche après l’autre, ou simultané
5.Affiner, illustrer, mettre en valeur
6.Relire, compléter – corriger
7.Respecter les principes de base :
•Du centre vers la périphérie (visuel/grammatical)
•Ecrire lisiblement : MAJUSCULES
•Utiliser des couleurs par branches, zones, niveaux
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27. Modéliser et gérer un conflit
Une carte mentale pour bien se préparer avant ne négociation difficile

28. Que mettre au milieu?
Le centre et l’objectif
Prendre son temps avant de décider ce que l’on inscrit au milieu permet de bien évaluer les priorités
Clarifier la compréhension des enjeux par tous
Etablir un consensus sur la raison d’être de la réunion, les objectifs du projet
Les questions à se poser
Qu’est-ce qui est important pour vous?
De quoi parlons-nous, ici, maintenant?
De quoi ne parlerons-nous pas aujourd’hui?
Que se passerait-il si l’on inscrivait un autre mot au centre?
Quelle serait la métaphore la plus puissante pour illustrer la réussite du projet?

29. Le Mind Mapping des situations complexes Exemple réalisé avec le logiciel « Xmind », version téléchargeable gratuitement

30. Problèmes et situations complexes
Le « feuilletage » permet d’étudier séparément les différentes dimensions du problème à résoudre

31. Freins / Ressources

32. Problèmes et situations complexes

33. Problèmes et situations complexes
Ce que je sais, ce que je ne sais pas, ce que j’ai besoin de savoir …

34. Freins / Ressources

35. Robert de Quelen Coaching de performance et Transformation
•Associé fondateur, Astrolab Consulting
•Expérience professionnelle de plus de 20 ans dans de grandes agences de communication internationales en France et à l’international (Singapour, Philippines, Grande-Bretagne, Maroc, Tunisie)
•Master Coach certifié de l’Institut de Coaching International (ICI)
•Coaching de dirigeants en France, Maroc, Tunisie et Philippines
•Animations d’ateliers et formations au management : Crédit Agricole, Action Contre la Faim, Demos, EON, Teleperformance Tunisie
•Formations Leadership et management interculturel : Factshet- Lionshare, Henkel, Sciences-Po Paris, SEREPT, Essilor, Logica, EON-Philippines
•Conception et mise en oeuvre de programmes de communication et de Responsabilité Sociétale des Entreprises
•Media trainings et communication de crise
•Management d’équipes de 5 à 50 personnes (France, international)
•Licence Langues Etrangères Appliquées anglais-allemand, Paris III
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36. Pour aller plus loin
•Twitter : @RdeQuelen
•Slideshare :
•Astrolab consulting
•http://fr.slideshare.net/astrolabcommunication
•Robert de Quelen
•http://www.slideshare.net/RobertdeQuelen1
•ScoopIT (re-publication d’articles en français et en anglais avec ou sans commentaire personnel)
•Former, se former, s’affirmer : http://www.scoop.it/t/former-se- former-s-affirmer
•Transformative coaching : http://www.scoop.it/t/solutions-oriented- coaching
•We need new stories : http://www.scoop.it/t/we-need-new-stories