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SEQUENCE 1
            L’entretien annuel d’évaluation
        par Marcel NIZON consultant formateur

                     SOMMAIRE
Présentation
En préalable
Objectifs
Préparation
Organisation
Déroulement

Marcel Nizon consultant
Tel 06 09 36 49 24
Marcel.nizon@gmail.fr
L’EAE un dispositif motivant ?




L'outil échoue pour éclairer/guider les décisions de GRH en matière
d'évolution professionnelle ou de gestion des compétences (et pourtant
                          SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC               2
les attentes/espoirs sont très forts sur ce dernier point)
                                        M2DD
L’entretien de recadrage :

   - L’excès d’autorité du manager pouvant conduire à la
    confrontation ou au passage à l’acte.
    - L’excès d’accommodement conduisant à la négation du
    pouvoir hiérarchique, du cadre professionnel, des règles du jeu
    et de l’autorité hiérarchique
    deux indissociables :
    - Un objectif hiérarchique : réaffirmer votre pouvoir
    hiérarchique, dans un cadre contractuel, consistant à diriger,
    c’est à dire décider, le contenu et l’organisation du travail, les
    objectifs à poursuivre et les délais à respecter.
    - Un objectif relationnel : maintenir la relation
    d’autorité fondée sur la subordination du collaborateur. Votre
    collaborateur propose, vous décidez.Votre collaborateur
    agit, vous évaluez la qualité de son travail. Votre
    collaborateur s’affranchit des règles légales et
    contractuelles, vous le sanctionnez
                        SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC                 3
                                      M2DD
Definition

   DEFINITION MANAGEMENT: « Un
    processus qui consiste en un système de
    fonctions communication, planification,
    direction, formulation de stratégie, prise
    de décision, contrôle, motivation,
    innovation, recrutement,
    promotion... Management opérationnel
    interne Marcel
   Management stratégique externe Pascale

                 SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC   4
                               M2DD
ATTENTION Un entretien annuel ce n’est pas un
     entretien en vue d’une augmentation mais un
             moment de dialogue privilégié !

   “mais si tu passes plus de temps
    avec ton équipe qu’avec ton chef, dis
    adieu à ta promotion personnelle…”
    disait Bertrand duperray.


                   SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC   5
                                 M2DD
L’entretien annuel d’évaluation
                    PRESENTATION
Moins de 20 % des PME < à 50 personnes procèdent a un
entretien annuel d’évaluation.

Il ne doit être ni une corvée, ni un sujet de crainte… Il
est impératif de se recentrer sur l’utilité, et l’essence de
cet entretien.

C’est un service rendu à la fois à l’entreprise qui va suivre
les efforts fournis par le salarié et aux salariés qui peuvent
ainsi avoir un retour sur leur travail.

   L’entretien d’évaluation, c’est du temps d’expression.
 Ne pas se servir de l’entretien pour compenser d’un seul
  coup une relation insuffisante ou difficile dans l’année,
Les entretiens d’évaluations




Le problème que l’on rencontre souvent est que celui qui        évalue pense souvent qu’il

                    doit évaluer l’individu plutôt que ses résultats.




               Je critique une TACHE
               Je complimente une PERSONNE

                            SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC                                 7
                                          M2DD
L EAE définit clairement ce que j’attends de
                     mes collaborateurs
L'entretien doit il avoir lieu dans la langue maternelle ?
                                         :
Réponse non pas d’obligation sur ce sujet !
bon nombre de personnes ont le niveau d'anglais pour travailler tous les
jours sur leur sujet (technologique, finance, RH etc ...) mais attention
n'ont pas le niveau pour soutenir une conversation très pointue, toute
en nuance et en sous entendus hors de leur domaine de prédilection.

      Exigence définition de fonction et lettre de mission
     comment peut on prétendre avoir une évalutation, si pas
      d'objectif, et pas reçu d'ordre de mission !
      Des indicateurs d ’auto- évaluation
      dans la lettre de mission



                         SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC             8
                                       M2DD
Pérenniser la démarche GPEC

                  L’APPRECIATION DE LA PERFORMANCE (EAE)
           Analyse des résultats
           Analyse des compétences professionnelles
           Prise en compte et évaluation des résultats obtenus, détection des potentiels
           Détection des souhaits d’évolution et liens avec la gestion des carrières




   LE MANAGEMENT                                                           LA FORMATION
                                                                          Détection des besoins
 Créer un dialogue et un climat
                                                                          Élaboration d’un plan de
de confiance                                   DEMARCHE                  formation
 Donner du sens à la vie
                                             D’EVALUATION                 Évaluation des actions
professionnelle
                                                                         suivies
 Favoriser l’initiative et
l’autonomie



                               LA COMMUNICATION INTERNE
                               Diffusion et remontée de l’information
                               Exploitation des entretiens annuels

                                     SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC                                 9
                                                   M2DD
L’entretien annuel d’évaluation
Chaque salarié doit disposer :
- d’un contrat de travail écrit CDD ou CDI, avec les horaires (modifiable
par l’employeur)
- d’une lettre de mission annuelle d’une fiche de poste non personnalisée
(identique a l’annonce de recrutement )
-d’une définition de fonction mise à jour lors de l’entretien annuel (voir
doc en annexe ) avec les critères de mesures d’atteinte des objectifs.
-- connaître les us et coutume

--- Connaître le règlement intérieur

---d’un PAOT * Plan d’action d’organisation et taches




Ceci permet le diagnostic des ressources clés de l'entreprise
(valorisables, rares, difficiles à imiter ou à substituer) on élabore une liste
des domaines d’expertise.
Une grille des polyvalences ci-joint en annexe Excel.
Conditions préalables




   Définir ce qu’on souhaite évaluer
   Définir le type d’informations à collecter
   Définir les critères d’évaluation des
    performances et des compétences pour
    chaque fonction
   Communiquer sur les objectifs de
    l’entretien pour établir un cadre de
    référence commun entre dirigeant
    (évaluateur) et collaborateurs (évalués)

                  SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC   11
                                M2DD
L’entretien annuel d’évaluation
On est alors en mesure d'établir la stratégie d'ensemble de
l'entreprise : les scénarios d'environnement sont analysés
et les incertitudes majeure à venir identifiées.

L'analyse de l'écart entre les compétences actuelles de
l'entreprise et les compétences nécessaires futures pour
atteindre les objectifs permet de décider de l'évolution de
l'identité de l'entreprise et du degré de diversification ou
de concentration à venir.
L’entretien annuel d’évaluation


5 idées clés de l’entretien annuel :
1 - L’entretien annuel est un moment privilégié d’échange entre
    le manager et le salarié pour faire le point en prenant du recul
    sur le travail de ce dernier. Il ne doit pas être un jugement sur
    la personne mais sur les taches, et une appréciation objective
    de son comportement, de ses compétences et de son potentiel
    d’évolution.
2 - Réussir un entretien, savoir écouter (tel débranché) et parfois
    dire ce qui ne va pas sans détours, n’est pas toujours facile,
    c’est pour cela qu’il demande un minimum de préparation des
    2 côtés. (grille de préparation).
L’entretien annuel d’évaluation
3 - Un entretien ne doit pas rester lettre morte. Il doit être
   suivi dans les faits par des actions qui sont consignées
   dans le dossier d’évaluation ci joint pour aider le salarié
   à progresser ou pour reconnaître ses efforts :
   formation, DIF nouvelles missions, éventuellement
   nouvelle rémunération…

4 - Un bon entretien annuel doit être le prolongement d’un
   dialogue continu tout au long de l’année entre le
   manager et son collaborateur.

5 - L’entretien annuel est un outil de management qui doit
   permettre au manager et au collaborateur de trouver
   ensemble les moyens pour progresser dans l’année à
   venir
Pourquoi un EAE ?

   Si l’entretien est correctement mené, il
    doit donner une photographie fidèle et
    objective de votre situation professionnelle
    actuelle, mettre en valeur vos points
    d'amélioration et s'accompagner d'un plan
    de développement. Dans tous les cas, ce
    document (PPR pour Performance Plan
    Review Ex chez HP )
   Il est un élément indissociable de tout
    projet d'évolution
                  SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC   15
                                M2DD
L’entretien annuel d’évaluation

Mais un bon management passe d’abord
       par un dialogue quotidien

 Une poignée de main à chacun et un
 regard qui transmet l’énergie pour la
                journée
L’entretien annuel d’évaluation
             OBJECTIFS

Les objectifs de l’entretien annuel :
- objectifs de l’entreprise
- objectifs du supérieur hiérarchique
- objectifs du collaborateur
La réflexion préalable
   Quels sont nos objectifs généraux ?
   Positionnement sur les marchés
   Nature et évolution des missions
     Évolution de la clientèle
     Évolution du management
   Évolution des équipes et de l’encadrement
     Évolution technologique


                  SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC   18
                                M2DD
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC   19
              M2DD
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC   20
              M2DD
L’entretien annuel d’évaluation
On va définir les objectifs en cascade en partant des objectifs de
     l’entreprise en s’appuyant sur un questionnaire distribué 15 j avant.

Les 4 phases de l’entretien :
4.    - phase de clarification de la définition de fonction et son
      évolution : partie activité
5.    - phase d’appréciation des résultats du travail et bilan des
      performances depuis le dernier entretien et fixation des nouveaux
      objectifs et plans d’actions
6.    - phase de définition des objectifs
7.    - phase d’expression des souhaits et des attentes

Au cours et avant l’entretien le manager doit aider et conseiller le
     collaborateur aux problèmes soumis par celui-ci, c’est aussi un
     moment de valorisation fort.
(Phase de préchauffage limbique )
L’entretien annuel d’évaluation
                       La PREPARATION
                       objectif rassurer
Informer par écrit vos collaborateurs de la période au cours de
laquelle vont se dérouler l’ensemble des entretiens annuels pour
votre unité. Cette note d’information rappellera les enjeux de ces
entretiens pour tous et la nécessité pour les collaborateurs de
préparer leur bilan

Fixer les dates des entretiens au moins deux semaines à
l’avance, et ne les déplacez pas pour un motif objectivement
légitime rdv client).

Accordez-vous du temps pour préparer les entretiens, vous aurez
pris soin de rassembler tous les documents nécessaires pour
procéder à une évaluation des performances du collaborateur en
n’omettant pas que celle-ci résultent en partie des résultats de
son environnement professionnel (unité de travail, entreprise,
contexte économique)
L’entretien annuel d’évaluation

              ORGANISATION
Faire en sorte de ne pas être dérangé donc
préparer l’équipe, avertir le standard pour filtrer
les appels.
Préparer un espace aménagé pour faciliter le
contact, soit dans le bureau du collaborateur, soit
dans une salle
neutre, type salle de réunion. soit cote a cote
dans votre bureau.
Privilégier une table de travail à un bureau.
L’entretien annuel d’évaluation


                      DEROULEMENT
Commencer l’ entretien :
-  accueillir, détendre l’atmosphère avec une phrase
  anodine
- rappelez au début de l’entretien son but, ses phases, sa
  durée et assurez-vous de l’accord de votre collaborateur
  sur ce déroulement
- adoptez une attitude d’écoute tout en veillant à
  l’articulation de chaque phase et à l’atteinte de ses
  objectifs
- demandez au collaborateur de présenter son bilan écrit
  et sa grille de notation , ce qui vous permettra de
  compléter les informations que vous possédez, de
  recueillir son point de vue, avant d’exposer votre
  appréciation
LA BALANCE CONTRIBUTION/RETRIBUTION

   Chaque fois qu’il y a un décalage, une
    contradiction entre ce qu’il ressent et ce qu’il fait,
    il faut mesurer (théorie de vroom )
   L’expectation, c’est la relation entre l’effort
    déployé et la performance accomplie
   L’instrumentalité: le rapport attente sur
    performance
   La valence, c’est la valeur attribuée par le
    collaborateur à un résultat attendu qui est
    rarement la même que la vôtre!



                     SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC    25
                                   M2DD
L’entretien annuel d’évaluation
-   Laissez votre collaborateur, en cas de désaccord, donner son
    analyse factuelle sans jugement, demandez-lui des précisions
    afin de bien explorer la situation. L’entretien annuel présente
    l’occasion de réguler par le dialogue des difficultés récurrentes.

-   Réservez votre appréciation pour les résultats obtenus et la
    maîtrise de la fonction. Votre position d’évaluateur ne vous
    autorise pas pour autant le jugement sur tout. Dans les autres
    phases, donnez soit des informations, soit des conseils.

-   Prévoyez un temps de discussion pour la fixation des objectifs,
    des actions et dans le meilleur des cas un temps de négociation
    sur les conditions financières et matérielles nécessaires à leur
    réalisation.
-   Consacrez du temps à discuter du projet professionnel de votre
    collaborateur, même si vous souhaitez le conserver dans les
    mêmes fonctions ou que la situation ne vous permet pas
    d’appuyer ses demandes d’évolution.
    C’est votre turn-over qui en en jeu !
L’entretien annuel d’évaluation

Attention ! C’est une discussion, pas un monologue!

Il faut rester factuel sur les taches, ne pas porter de
jugement de valeur sur la personne
Analyser les causes du problème dans une optique
d’amélioration des process ou des compétences
Trouver des remèdes et solutions avec le collaborateur
Prévoir des moyens pour assurer et contrôler le résultat
des décisions prises
Traduire les nouveaux objectifs par un plan d’action
accepté des deux parties
L’entretien annuel d’évaluation
Synthèse : à l’issue de l’entretien le manager
 doit avoir une réponse à ces questions :

- comment estimez-vous que votre collaborateur
 remplit ses fonctions ?
- quels sont les points forts de l’intéressé ?
- quels sont les points faibles de l’intéressé ?
- que pense-t-il de son travail ?
- quelles difficultés a-t-il rencontrées ?
- quelles activités allez-vous lui confier ?
- quelles formations allez-vous lui proposer ?
L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi?
               Enjeux et objectifs

1. Valider la mission (lignes générales)
2. Formaliser l’appréciation sur l’année
( réalisé/objectifs)
3. Valider le niveau de compétences / exigence du
poste
4. Définir des objectifs individuels de progression
    - objectifs spécifiques
    - formation
5. Synthétiser les éléments d’appréciation ( note)
L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi?
  Intérêt de l’entretien d’évaluation pour le
                 collaborateur

1. Clarifier son rôle
2. S’exprimer: organisation, poste, équipe,
responsable,
 et soi-même
3. Savoir ce que son responsable pense de lui
4. S’exprimer: besoins, souhaits
5. Préciser les objectifs
6. Savoir comment il est perçu
7. Mesurer ses performances, recevoir des
conseils
8. Recevoir des signes de reconnaissance,
motivation
L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi?
         Vers le management participatif

1. Clarifier les perceptions des rôles de chacun
2. Mieux connaître le titulaire
(aspirations,besoins,difficultés)
3. Améliorer la gestion du potentiel humain, en
conciliant les objectifs individuels et ceux de
l’entreprise
4. Mobiliser l’encadrement: problèmes
humains,performance de l’entreprise
5. Améliorer coopération personnel/encadrement
6. Améliorer la contribution de chacun à la marche de
l’entreprise
L’entretien annuel d’évaluation: exercice
                     Jeu de rôles

1. Lister les attitudes, manières de faire,
problématiques
   (brainstorming)
2. Sélectionner un scénario illustrant ces
problématiques
3. 2 à 6 volontaires le jouent ( 5 mn maxi)
   • caricature
   • humour bienvenu
   • voix off
   • chute
   • titre
L’entretien annuel d’évaluation: comment?



      Préparation
      Accueil
      Mise en confiance
      Structure de l’entretien
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
            Préparation: avant
           l’entretien
                          Pour le responsable:
    - Planifier le RV avec l’intéressé 15 jours avant ( prévoir 1h ou 2)
    - Réserver un bureau ou une salle calme et conviviale
    - Expliquer le principe de l’entretien, remettre le support
    - Se préparer sérieusement: récapituler les actions, les faits, ce
        qui a +/- bien marché, penser aux possibilités de
      formation,d’évolution
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
           Préparation: avant
          l’entretien
                            Pour le collaborateur
    - Lister les actions significatives de l’année
    - Noter objectivement les résultats atteints (factuel)
    - Déterminer les points forts et faibles, ce qui aide et ce qui gène
    - Réfléchir : actions de formation nécessaires, missions pour
      l’année à venir, souhaits personnels d’évolution
    - Préparer des suggestions
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
                              L’accueil


- Réserver une durée suffisante ( au moins 45mn) et pouvoir la
  prolonger sans problème
- Lieu neutre,éviter le bureau du manager
- Positionnement égalitaire ( table ronde)
- Ne pas être dérangé (téléphone, autre collaborateur, associé!)
- Informer: objectifs, durée, place dans le management
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
                  La mise en confiance

- Gérer des craintes: critique excessive, ou au contraire édulcorée, être
  catalogué, rater son entretien
- Démarrer en douceur: pas tout de suite le plus impliquant, faciliter
  l’expression, la confiance, le dialogue
- Rappeler, dès le début: objectifs, durée, phases, rôle du support, place
  de l’entretien dans la relation managériale
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
                Structure de l’entretien


                        Points à aborder:
- Définition de fonction, missions (lever les ambiguïtés)
- Résultats de l’année écoulée
- Objectifs de l’année à venir (moyens?)
- Formation et souhaits professionnels (connaissances non
  utilisées,motivation..)
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
            Dérives à éviter !



                Autorité
                Confusion
                Lourdeur des procédures
                Subjectivité
                Complaisance
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
            Dérives à éviter !



               Autorité:
               Manifester sa supériorité
               Ne pas laisser de place au
               collaborateur
               Instituer une relation de force
               Piéger, dévaloriser, comparer avec
               d’autres
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
             Dérives à éviter !



          Confusion
          Evaluer la personne
          Vouloir changer la personnalité
           Confondre divergences de points de
          vue et conflits de personnes
L’entretien annuel d’évaluation: comment?
             Dérives à éviter !

         Lourdeur des
         procédures
         Suivies à la lettre (garder de la
         spontanéité)



                   Subjectivité:
                   Fluctuation selon l’humeur
                   Amplifier les faits récents
                   Confondre opinions et faits
L’entretien annuel d’évaluation: comment ?
             Dérives à éviter !

           Complaisance
           Déformer son appréciation pour faciliter
           les rapports avec l’intéressé


           Arranger les choses, faire plaisir
           Estomper les critiques ( pas de conflit)
           Promettre (augmentation, promotion..)
L’entretien annuel d’évaluation:exercices
                     Thème bilan



 1.   De quoi êtes vous particulièrement fier….?
 2.   Qu’est-ce qui vous plait….?
 3.   Enjeux, difficultés
 4.   Forces, faiblesses
 5.   Comment percevez vous le management chez nous ?
L’entretien annuel d’évaluation:exercices
              Thème perspectives



 1.   Comment voyez vous votre avenir.. 1… 3 ans ?
 2.   Quels objectifs de progrès proposez vous…pourquoi ?
 3.   Quelles formations vous aideraient
 4.   Qu’attendez vous de moi
L’entretien annuel d’évaluation:exercices
              Les feedbacks


            Qualité des questions
            Qualité de l’écoute
            Neutralité
            Reformulations
            Empathie
            Postures, regards
Les outils de l’interviewer

 Le questionnement
   1. Q ouvertes, fermées, alternatives
   2. Questionnement « jusqu’au vide »
 Ecoute active, reformulation
 Gestion des signes de reconnaissance
 Gestion des silences
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SEQ 2 LES EAE MARCEL                                                 49
NIZON IDRAC M2DD
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ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION

  • 1. SEQUENCE 1 L’entretien annuel d’évaluation par Marcel NIZON consultant formateur SOMMAIRE Présentation En préalable Objectifs Préparation Organisation Déroulement Marcel Nizon consultant Tel 06 09 36 49 24 Marcel.nizon@gmail.fr
  • 2. L’EAE un dispositif motivant ? L'outil échoue pour éclairer/guider les décisions de GRH en matière d'évolution professionnelle ou de gestion des compétences (et pourtant SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 2 les attentes/espoirs sont très forts sur ce dernier point) M2DD
  • 3. L’entretien de recadrage :  - L’excès d’autorité du manager pouvant conduire à la confrontation ou au passage à l’acte. - L’excès d’accommodement conduisant à la négation du pouvoir hiérarchique, du cadre professionnel, des règles du jeu et de l’autorité hiérarchique deux indissociables : - Un objectif hiérarchique : réaffirmer votre pouvoir hiérarchique, dans un cadre contractuel, consistant à diriger, c’est à dire décider, le contenu et l’organisation du travail, les objectifs à poursuivre et les délais à respecter. - Un objectif relationnel : maintenir la relation d’autorité fondée sur la subordination du collaborateur. Votre collaborateur propose, vous décidez.Votre collaborateur agit, vous évaluez la qualité de son travail. Votre collaborateur s’affranchit des règles légales et contractuelles, vous le sanctionnez SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 3 M2DD
  • 4. Definition  DEFINITION MANAGEMENT: « Un processus qui consiste en un système de fonctions communication, planification, direction, formulation de stratégie, prise de décision, contrôle, motivation, innovation, recrutement, promotion... Management opérationnel interne Marcel  Management stratégique externe Pascale SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 4 M2DD
  • 5. ATTENTION Un entretien annuel ce n’est pas un entretien en vue d’une augmentation mais un moment de dialogue privilégié !  “mais si tu passes plus de temps avec ton équipe qu’avec ton chef, dis adieu à ta promotion personnelle…” disait Bertrand duperray. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 5 M2DD
  • 6. L’entretien annuel d’évaluation PRESENTATION Moins de 20 % des PME < à 50 personnes procèdent a un entretien annuel d’évaluation. Il ne doit être ni une corvée, ni un sujet de crainte… Il est impératif de se recentrer sur l’utilité, et l’essence de cet entretien. C’est un service rendu à la fois à l’entreprise qui va suivre les efforts fournis par le salarié et aux salariés qui peuvent ainsi avoir un retour sur leur travail. L’entretien d’évaluation, c’est du temps d’expression. Ne pas se servir de l’entretien pour compenser d’un seul coup une relation insuffisante ou difficile dans l’année,
  • 7. Les entretiens d’évaluations Le problème que l’on rencontre souvent est que celui qui évalue pense souvent qu’il doit évaluer l’individu plutôt que ses résultats. Je critique une TACHE Je complimente une PERSONNE SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 7 M2DD
  • 8. L EAE définit clairement ce que j’attends de mes collaborateurs L'entretien doit il avoir lieu dans la langue maternelle ? : Réponse non pas d’obligation sur ce sujet ! bon nombre de personnes ont le niveau d'anglais pour travailler tous les jours sur leur sujet (technologique, finance, RH etc ...) mais attention n'ont pas le niveau pour soutenir une conversation très pointue, toute en nuance et en sous entendus hors de leur domaine de prédilection.  Exigence définition de fonction et lettre de mission  comment peut on prétendre avoir une évalutation, si pas d'objectif, et pas reçu d'ordre de mission !  Des indicateurs d ’auto- évaluation  dans la lettre de mission SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 8 M2DD
  • 9. Pérenniser la démarche GPEC L’APPRECIATION DE LA PERFORMANCE (EAE)  Analyse des résultats  Analyse des compétences professionnelles  Prise en compte et évaluation des résultats obtenus, détection des potentiels  Détection des souhaits d’évolution et liens avec la gestion des carrières LE MANAGEMENT LA FORMATION  Détection des besoins  Créer un dialogue et un climat  Élaboration d’un plan de de confiance DEMARCHE formation  Donner du sens à la vie D’EVALUATION  Évaluation des actions professionnelle suivies  Favoriser l’initiative et l’autonomie LA COMMUNICATION INTERNE  Diffusion et remontée de l’information  Exploitation des entretiens annuels SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 9 M2DD
  • 10. L’entretien annuel d’évaluation Chaque salarié doit disposer : - d’un contrat de travail écrit CDD ou CDI, avec les horaires (modifiable par l’employeur) - d’une lettre de mission annuelle d’une fiche de poste non personnalisée (identique a l’annonce de recrutement ) -d’une définition de fonction mise à jour lors de l’entretien annuel (voir doc en annexe ) avec les critères de mesures d’atteinte des objectifs. -- connaître les us et coutume --- Connaître le règlement intérieur ---d’un PAOT * Plan d’action d’organisation et taches Ceci permet le diagnostic des ressources clés de l'entreprise (valorisables, rares, difficiles à imiter ou à substituer) on élabore une liste des domaines d’expertise. Une grille des polyvalences ci-joint en annexe Excel.
  • 11. Conditions préalables  Définir ce qu’on souhaite évaluer  Définir le type d’informations à collecter  Définir les critères d’évaluation des performances et des compétences pour chaque fonction  Communiquer sur les objectifs de l’entretien pour établir un cadre de référence commun entre dirigeant (évaluateur) et collaborateurs (évalués) SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 11 M2DD
  • 12. L’entretien annuel d’évaluation On est alors en mesure d'établir la stratégie d'ensemble de l'entreprise : les scénarios d'environnement sont analysés et les incertitudes majeure à venir identifiées. L'analyse de l'écart entre les compétences actuelles de l'entreprise et les compétences nécessaires futures pour atteindre les objectifs permet de décider de l'évolution de l'identité de l'entreprise et du degré de diversification ou de concentration à venir.
  • 13. L’entretien annuel d’évaluation 5 idées clés de l’entretien annuel : 1 - L’entretien annuel est un moment privilégié d’échange entre le manager et le salarié pour faire le point en prenant du recul sur le travail de ce dernier. Il ne doit pas être un jugement sur la personne mais sur les taches, et une appréciation objective de son comportement, de ses compétences et de son potentiel d’évolution. 2 - Réussir un entretien, savoir écouter (tel débranché) et parfois dire ce qui ne va pas sans détours, n’est pas toujours facile, c’est pour cela qu’il demande un minimum de préparation des 2 côtés. (grille de préparation).
  • 14. L’entretien annuel d’évaluation 3 - Un entretien ne doit pas rester lettre morte. Il doit être suivi dans les faits par des actions qui sont consignées dans le dossier d’évaluation ci joint pour aider le salarié à progresser ou pour reconnaître ses efforts : formation, DIF nouvelles missions, éventuellement nouvelle rémunération… 4 - Un bon entretien annuel doit être le prolongement d’un dialogue continu tout au long de l’année entre le manager et son collaborateur. 5 - L’entretien annuel est un outil de management qui doit permettre au manager et au collaborateur de trouver ensemble les moyens pour progresser dans l’année à venir
  • 15. Pourquoi un EAE ?  Si l’entretien est correctement mené, il doit donner une photographie fidèle et objective de votre situation professionnelle actuelle, mettre en valeur vos points d'amélioration et s'accompagner d'un plan de développement. Dans tous les cas, ce document (PPR pour Performance Plan Review Ex chez HP )  Il est un élément indissociable de tout projet d'évolution SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 15 M2DD
  • 16. L’entretien annuel d’évaluation Mais un bon management passe d’abord par un dialogue quotidien Une poignée de main à chacun et un regard qui transmet l’énergie pour la journée
  • 17. L’entretien annuel d’évaluation OBJECTIFS Les objectifs de l’entretien annuel : - objectifs de l’entreprise - objectifs du supérieur hiérarchique - objectifs du collaborateur
  • 18. La réflexion préalable  Quels sont nos objectifs généraux ?  Positionnement sur les marchés  Nature et évolution des missions  Évolution de la clientèle  Évolution du management  Évolution des équipes et de l’encadrement  Évolution technologique SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 18 M2DD
  • 19. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 19 M2DD
  • 20. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 20 M2DD
  • 21. L’entretien annuel d’évaluation On va définir les objectifs en cascade en partant des objectifs de l’entreprise en s’appuyant sur un questionnaire distribué 15 j avant. Les 4 phases de l’entretien : 4. - phase de clarification de la définition de fonction et son évolution : partie activité 5. - phase d’appréciation des résultats du travail et bilan des performances depuis le dernier entretien et fixation des nouveaux objectifs et plans d’actions 6. - phase de définition des objectifs 7. - phase d’expression des souhaits et des attentes Au cours et avant l’entretien le manager doit aider et conseiller le collaborateur aux problèmes soumis par celui-ci, c’est aussi un moment de valorisation fort. (Phase de préchauffage limbique )
  • 22. L’entretien annuel d’évaluation La PREPARATION objectif rassurer Informer par écrit vos collaborateurs de la période au cours de laquelle vont se dérouler l’ensemble des entretiens annuels pour votre unité. Cette note d’information rappellera les enjeux de ces entretiens pour tous et la nécessité pour les collaborateurs de préparer leur bilan Fixer les dates des entretiens au moins deux semaines à l’avance, et ne les déplacez pas pour un motif objectivement légitime rdv client). Accordez-vous du temps pour préparer les entretiens, vous aurez pris soin de rassembler tous les documents nécessaires pour procéder à une évaluation des performances du collaborateur en n’omettant pas que celle-ci résultent en partie des résultats de son environnement professionnel (unité de travail, entreprise, contexte économique)
  • 23. L’entretien annuel d’évaluation ORGANISATION Faire en sorte de ne pas être dérangé donc préparer l’équipe, avertir le standard pour filtrer les appels. Préparer un espace aménagé pour faciliter le contact, soit dans le bureau du collaborateur, soit dans une salle neutre, type salle de réunion. soit cote a cote dans votre bureau. Privilégier une table de travail à un bureau.
  • 24. L’entretien annuel d’évaluation DEROULEMENT Commencer l’ entretien : - accueillir, détendre l’atmosphère avec une phrase anodine - rappelez au début de l’entretien son but, ses phases, sa durée et assurez-vous de l’accord de votre collaborateur sur ce déroulement - adoptez une attitude d’écoute tout en veillant à l’articulation de chaque phase et à l’atteinte de ses objectifs - demandez au collaborateur de présenter son bilan écrit et sa grille de notation , ce qui vous permettra de compléter les informations que vous possédez, de recueillir son point de vue, avant d’exposer votre appréciation
  • 25. LA BALANCE CONTRIBUTION/RETRIBUTION  Chaque fois qu’il y a un décalage, une contradiction entre ce qu’il ressent et ce qu’il fait, il faut mesurer (théorie de vroom )  L’expectation, c’est la relation entre l’effort déployé et la performance accomplie  L’instrumentalité: le rapport attente sur performance  La valence, c’est la valeur attribuée par le collaborateur à un résultat attendu qui est rarement la même que la vôtre! SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 25 M2DD
  • 26. L’entretien annuel d’évaluation - Laissez votre collaborateur, en cas de désaccord, donner son analyse factuelle sans jugement, demandez-lui des précisions afin de bien explorer la situation. L’entretien annuel présente l’occasion de réguler par le dialogue des difficultés récurrentes. - Réservez votre appréciation pour les résultats obtenus et la maîtrise de la fonction. Votre position d’évaluateur ne vous autorise pas pour autant le jugement sur tout. Dans les autres phases, donnez soit des informations, soit des conseils. - Prévoyez un temps de discussion pour la fixation des objectifs, des actions et dans le meilleur des cas un temps de négociation sur les conditions financières et matérielles nécessaires à leur réalisation. - Consacrez du temps à discuter du projet professionnel de votre collaborateur, même si vous souhaitez le conserver dans les mêmes fonctions ou que la situation ne vous permet pas d’appuyer ses demandes d’évolution. C’est votre turn-over qui en en jeu !
  • 27. L’entretien annuel d’évaluation Attention ! C’est une discussion, pas un monologue! Il faut rester factuel sur les taches, ne pas porter de jugement de valeur sur la personne Analyser les causes du problème dans une optique d’amélioration des process ou des compétences Trouver des remèdes et solutions avec le collaborateur Prévoir des moyens pour assurer et contrôler le résultat des décisions prises Traduire les nouveaux objectifs par un plan d’action accepté des deux parties
  • 28. L’entretien annuel d’évaluation Synthèse : à l’issue de l’entretien le manager doit avoir une réponse à ces questions : - comment estimez-vous que votre collaborateur remplit ses fonctions ? - quels sont les points forts de l’intéressé ? - quels sont les points faibles de l’intéressé ? - que pense-t-il de son travail ? - quelles difficultés a-t-il rencontrées ? - quelles activités allez-vous lui confier ? - quelles formations allez-vous lui proposer ?
  • 29. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Enjeux et objectifs 1. Valider la mission (lignes générales) 2. Formaliser l’appréciation sur l’année ( réalisé/objectifs) 3. Valider le niveau de compétences / exigence du poste 4. Définir des objectifs individuels de progression - objectifs spécifiques - formation 5. Synthétiser les éléments d’appréciation ( note)
  • 30. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Intérêt de l’entretien d’évaluation pour le collaborateur 1. Clarifier son rôle 2. S’exprimer: organisation, poste, équipe, responsable, et soi-même 3. Savoir ce que son responsable pense de lui 4. S’exprimer: besoins, souhaits 5. Préciser les objectifs 6. Savoir comment il est perçu 7. Mesurer ses performances, recevoir des conseils 8. Recevoir des signes de reconnaissance, motivation
  • 31. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Vers le management participatif 1. Clarifier les perceptions des rôles de chacun 2. Mieux connaître le titulaire (aspirations,besoins,difficultés) 3. Améliorer la gestion du potentiel humain, en conciliant les objectifs individuels et ceux de l’entreprise 4. Mobiliser l’encadrement: problèmes humains,performance de l’entreprise 5. Améliorer coopération personnel/encadrement 6. Améliorer la contribution de chacun à la marche de l’entreprise
  • 32. L’entretien annuel d’évaluation: exercice Jeu de rôles 1. Lister les attitudes, manières de faire, problématiques (brainstorming) 2. Sélectionner un scénario illustrant ces problématiques 3. 2 à 6 volontaires le jouent ( 5 mn maxi) • caricature • humour bienvenu • voix off • chute • titre
  • 33. L’entretien annuel d’évaluation: comment?  Préparation  Accueil  Mise en confiance  Structure de l’entretien
  • 34. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Préparation: avant l’entretien Pour le responsable: - Planifier le RV avec l’intéressé 15 jours avant ( prévoir 1h ou 2) - Réserver un bureau ou une salle calme et conviviale - Expliquer le principe de l’entretien, remettre le support - Se préparer sérieusement: récapituler les actions, les faits, ce qui a +/- bien marché, penser aux possibilités de formation,d’évolution
  • 35. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Préparation: avant l’entretien Pour le collaborateur - Lister les actions significatives de l’année - Noter objectivement les résultats atteints (factuel) - Déterminer les points forts et faibles, ce qui aide et ce qui gène - Réfléchir : actions de formation nécessaires, missions pour l’année à venir, souhaits personnels d’évolution - Préparer des suggestions
  • 36. L’entretien annuel d’évaluation: comment? L’accueil - Réserver une durée suffisante ( au moins 45mn) et pouvoir la prolonger sans problème - Lieu neutre,éviter le bureau du manager - Positionnement égalitaire ( table ronde) - Ne pas être dérangé (téléphone, autre collaborateur, associé!) - Informer: objectifs, durée, place dans le management
  • 37. L’entretien annuel d’évaluation: comment? La mise en confiance - Gérer des craintes: critique excessive, ou au contraire édulcorée, être catalogué, rater son entretien - Démarrer en douceur: pas tout de suite le plus impliquant, faciliter l’expression, la confiance, le dialogue - Rappeler, dès le début: objectifs, durée, phases, rôle du support, place de l’entretien dans la relation managériale
  • 38. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Structure de l’entretien Points à aborder: - Définition de fonction, missions (lever les ambiguïtés) - Résultats de l’année écoulée - Objectifs de l’année à venir (moyens?) - Formation et souhaits professionnels (connaissances non utilisées,motivation..)
  • 39. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter !  Autorité  Confusion  Lourdeur des procédures  Subjectivité  Complaisance
  • 40. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Autorité: Manifester sa supériorité Ne pas laisser de place au collaborateur Instituer une relation de force Piéger, dévaloriser, comparer avec d’autres
  • 41. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Confusion Evaluer la personne Vouloir changer la personnalité Confondre divergences de points de vue et conflits de personnes
  • 42. L’entretien annuel d’évaluation: comment? Dérives à éviter ! Lourdeur des procédures Suivies à la lettre (garder de la spontanéité) Subjectivité: Fluctuation selon l’humeur Amplifier les faits récents Confondre opinions et faits
  • 43. L’entretien annuel d’évaluation: comment ? Dérives à éviter ! Complaisance Déformer son appréciation pour faciliter les rapports avec l’intéressé Arranger les choses, faire plaisir Estomper les critiques ( pas de conflit) Promettre (augmentation, promotion..)
  • 44. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Thème bilan 1. De quoi êtes vous particulièrement fier….? 2. Qu’est-ce qui vous plait….? 3. Enjeux, difficultés 4. Forces, faiblesses 5. Comment percevez vous le management chez nous ?
  • 45. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Thème perspectives 1. Comment voyez vous votre avenir.. 1… 3 ans ? 2. Quels objectifs de progrès proposez vous…pourquoi ? 3. Quelles formations vous aideraient 4. Qu’attendez vous de moi
  • 46. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Les feedbacks  Qualité des questions  Qualité de l’écoute  Neutralité  Reformulations  Empathie  Postures, regards
  • 47. Les outils de l’interviewer  Le questionnement 1. Q ouvertes, fermées, alternatives 2. Questionnement « jusqu’au vide »  Ecoute active, reformulation  Gestion des signes de reconnaissance  Gestion des silences 1. Moments de silence 2. Questions suivi de 9 secondes
  • 48. Les outils de l’interviewer Le questionnement Questions fermées ? Réponses oui / non Questions ouvertes ? Développement, explication large ?
  • 49. Les outils de l’interviewer Ecoute active et reformulation Ecouter attentivement Mots-clés Repérer les sentiments Empathie, compréhension Reformuler Mots-clés, sentiments SEQ 2 LES EAE MARCEL 49 NIZON IDRAC M2DD
  • 50. En résumé… Deux grandes phases BILAN PERSPECTIVES Deux perceptions COLLABORATEUR MANAGER
  • 51. En résumé… BILAN Aspects positifs de la période écoulée Difficultés rencontrées Enseignements à tirer
  • 52. En résumé… PERSPECTIVES Analyse de la situation actuelle Définition des nouveaux objectifs Clarifier les plans d’action
  • 53. Messages Clés 1. Message fort de reconnaissance (ou pas). 2. Permet de passer des contrats clairs 3. S’inscrit dans la perspective d’un management participatif 4. Opportunité de mettre en place un système de gestion par objectifs 5. Une opportunité d’aller vers plus de délégation. 6. Invite à développer ses qualités d’écoute et d’empathie.
  • 54. L’entretien annuel d’évaluation Un entretien se conclue sur une note optimiste et un ton franc & cordial
  • 55. L’entretien annuel d’évaluation:exercices Sous groupe observateur collaborateur employeur 20 mn de questions, 3 mn de feed back
  • 56. L’entretien annuel d’évaluation ET MAINTEANT AU BOULOT ! Avec vos propres grilles Et votre kit de DHR * Pour plus d’infos http://www.journaldunet.com/management/ efficacite-personnelle/dossier/reussir-un-entretien-d- evaluation/entretien-d-evaluation-les-questions-que-vous-vous- posez.shtml DHR* direction humaine des ressources