Kiteco emsi2010 rapport

Programme Exécutive Manager des
Systèmes d’Information

Promotion 2009-2010

RAPPORT DE SOUTENANCE Cas Fil Rouge EMSI

Projet KITECO 2.0

proposé par le Cluster Green and Connected Cities

Préconisations pour la mise en place
du Système d’Information des Ecocentres 2.0

Le 18 Juin 2010

Auteurs :
Christine ARCHENAULT, Wilfrid AUCHER, Jérome GREVE, Yannick JARRET, Fabrice MERCURIO, Dany
SAVRIMUTHU

Tuteurs :
Laurent COUSSEDIERE (Directeur du Cluster)
Bernard FOURNEL (Grenoble Ecole de Management)

Respectez l'environnement, n'imprimez ce document que si nécessaire

Rapport Cas Fil Rouge
KITECO 2.0


REMERCIEMENTS

Nos remerciements vont à la fois aux membres du Cluster Green and Connected Cities, pour lesquels
nous avons réalisé ce cas fil rouge mais aussi à l’équipe pédagogique de l’Ecole de Management des
Systèmes d’Information – Grenoble Ecole de Management.

Nous tenons tout d’abord à remercier M. Cornu-Emieux, Directeur de l’école EMSI et notre
responsable pédagogique, Marc Prunier, de nous avoir proposé ce cas fil rouge très innovant en terme
de nouveaux modes de travail et dans une perspective durable, très enrichissant pour l’ensemble de
notre équipe.

Nous remercions tout particulièrement Laurent COUSSEDIERE, tuteur entreprise pour ce cas fil
rouge et Directeur du programme Cluster Green & Connected Cities, pour sa disponibilité, ses
critiques constructives et ses conseils pendant toute la durée de notre projet.

Nous remercions également Anne PAILLET et Anne VERON pour leurs participations à nos travaux
et de nous avoir impliqués dans les réunions des groupes de travail de l’Ecocentre 2.0.

Merci également à Bernard FOURNEL, notre tuteur école pour ce cas fil rouge, qui nous a aidés et
guidés tout au long de ce travail, ainsi que toute l’équipe pédagogique et les nombreux intervenants de
grande qualité qui ont beaucoup apporté à notre réflexion.

Enfin, merci à tous ceux qui ont contribué à notre projet et ont partagé avec nous leurs compétences et
leur intérêt pour ce sujet. Nous les citons ici :

 Mr Richard Collin (Professeur, Directeur de l'Institut de l'Entreprise 2.0 de Grenoble Ecole de
Management, Associé de Nextmodernity)
 Mr Jérôme Barrand (Professeur à Grenoble Ecole de Management, Président d'agil'OA)
 Mr Gilles Berhault (Intervenant à Grenoble Ecole de Management, Fondateur de l’ACIDD)
 Mr Vincent Cuffini-Valero (ESC, Association d’étudiants Dolce Vita de GEM)

19/06/2010 Respectez l'environnement, n'imprimez ce document que si nécessaire 2/72

KITECO 2.0
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GUIDE DE LECTURE

Ce rapport d'étude "Cas fil rouge" est présenté en 3 Chapitres qui se décomposent en plusieurs parties.
Le plan est représenté par le schéma suivant :

PROBLEMATIQUE Plan PRECONISATIONS

Chapitre 1
du Chapitre 3
INTRODUCTION : CONTEXTE ET rapport PRÉCONISATIONS POUR LE
PROBLÉMATIQUE DE CAHIER DES CHARGES DES
RECHERCHE ECOCENTRES 2.0
INTRODUCTION, CONTEXTE DES DIMINUER L’EMPREINTE DES TIC
TRAVAUX SUR L’ENVIRONNEMENT.

CONSTRUCTION DE LA UTILISER LES TIC AU SERVICE DU
PROBLÉMATIQUE DE DÉVELOPPEMENT DURABLE.
RECHERCHE UTILISER LES TIC AU SERVICE DES
ECOCENTRES 2.0.
Chapitre 2 LA GESTION DES ECOCENTRES 2.0
MÉTHODOLOGIE

APPROCHE DE LA GESTION DE CONCLUSION
PROJET

CONCEPT FONDAMENTAUX ANNEXES
ORGANISATION A – OUTILS COLLABORATIFS
B – IMPACT ENVIRONNEMENTAL
OUTILS C – IMPACT SOCIAL
D – INTEROPERABILITE
E – GESTION
F – INDICATEURS


KITECO 2.0
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TABLE DES MATIERES

Chapitre 1 : Introduction

1 - CONTEXTE DU CAS FIL ROUGE 8
1.1 - Le Cluster Green and Connected Cities 8
1.1.1 - Qu'est-ce-que c'est ? 8
1.1.2 - Qui participe ? 9
1.1.3 - Que fait-on exactement ? 10
1.2 - L’Ecocentre 2.0 10

2 - OBJECTIF ET PERIMETRE DU CAS FIL ROUGE KITECO2.0 12
2.1 - Objectif initial du cas fil rouge 12
2.2 - Redéfinition du périmètre du cas fil rouge 12

3 - L’EQUIPE PROJET EMSI ET LEURS MOTIVATIONS POUR LE CAS
FIL ROUGE 14
3.1 - Equipe projet 15
3.2 - Nos tuteurs Entreprise et Ecole 18
3.3 - Nos Contacts Programme Cluster 18

Chapitre 2 : Méthodologie

4 - METHODE DE GESTION DE PROJET 20
4.1 - L’équipe 20
4.2 - Inspiration Agile 21
4.3 - Les Leviers 22
4.3.1 - Livraisons régulières et planifiées. 22
4.3.2 - Progresser par Itérations 22
4.3.3 - Travailler en mode collaboratif 22
4.3.4 - Maintenir un formalisme léger 22
4.4 - Méthodes appliquees 23
4.4.1 - Diagramme d’affinités 23
4.4.2 - Méthodes complémentaires 25

5 - ORGANISATION 26
5.1 - Organisation de l’équipe 26
5.1.1 - Les binômes 26
5.1.2 - Les Réunions 27
5.1.3 - Ordres du Jour et Comptes Rendu de réunion 29
5.1.4 - Processus de traitement de l’information & Efficacité collective 2.0 31
5.2 - Organisation du projet 33

6 - OUTILS 36


KITECO 2.0
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7 - LES RISQUES ET DIFFICULTES 37
7.1 - Types de risques 37
7.2 - Matrice des risques du projet KITECO 38
7.3 - Les difficultés 38

Chapitre 3 : Préconisations SI

8 - DES PRECONISATIONS POUR DIMINUER L’EMPREINTE DES TIC
SUR L’ENVIRONNEMENT. 42
8.1 - Instaurer une charte Green IT de l’Ecocentre 2.0 et de ses usagers 42
8.2 - Réaliser un bilan carbone « numérique » (calculer la réduction de
l’empreinte carbone) 42
8.3 - Mettre en place des indicateurs 42
8.4 - Bien choisir ses équipements informatiques 43
8.4.1 - Choisir des équipements labellisés 43
8.4.2 - Greenethiquette, un engagement pour des usages des TIC éco-
responsables 43
8.4.3 - Choisir des matériels 'propres' (fabrication/recyclage) 43
8.5 - Choisir des équipements peu énergivores 44
8.5.1 - Pour bien choisir : Six critères d'achat pour une infrastructure Green IT 44
8.5.2 - Acquérir un outil d’aide au choix de matériel 44
8.5.3 - Changer les pratiques en matière d'utilisations des équipements pour
réduire la consommation d'énergie 44
8.5.4 - Optimiser et réduire des dépenses énergétiques des bâtiments 45
8.6 - Réduire la consommation de papier et d’encre 45

9 - DES PRECONISATIONS POUR UTILISER LES TIC AU SERVICE DU
DEVELOPPEMENT DURABLE 46
9.1 - Déplacements et mobilité 46
9.1.1 - Mobilité durable et transports publics 46
9.1.2 - Outil interne de covoiturage 46
9.1.3 - Co voiturage en temps réel 46
9.1.4 - Auto-partage 47
9.1.5 - Sites des transports verts ou en commun locaux 47
9.1.6 - Commande de courses et d’achats responsables et bio via Internet 47
9.1.7 - Informer et sensibiliser à l'environnement et au développement durable 47
9.1.8 - Penser et réagir écologique 47
9.2 - Réunions à distance 48
9.2.1 - Audio conférence 48
9.2.2 - Web conférence 48
9.2.3 - Outils de messagerie instantanée (MI) et présentiel 48
9.2.4 - Espace de travail virtuel 48
9.2.5 - Conciergerie virtuelle 49
9.2.6 - Communication et collaboration unifiée (CCU) 49

10 - DES PRECONISATIONS POUR UTILISER LES TIC AU SERVICE DES
ECOCENTRES 51


KITECO 2.0


10.1 - Communauté 52
10.1.1 - Réseaux Sociaux d’Entreprise 52
10.1.2 - Blog 52
10.1.3 - Microblogues 53
10.2 - Collaboration 53
10.2.1 - Wikis 53
10.2.2 - Mind Mapping 53
10.2.3 - Connaissance et Pédagogie dans les TICE 54
10.2.4 - Solutions de formation et E-Learning 55
10.3 - Connaissance 55
10.3.1 - E-inclusion 55
10.3.2 - TIC et accessibilité des personnes handicapées 56
10.3.3 - Gestion des compétences 57

11 - POUR NE PAS CONCLURE 58

12 - DES PRECONISATIONS POUR LA GESTION DES ECOCENTRES 2.0 59
12.1 - Interopérabilité : De l’Eco-Centre à L’EcoSystème: Vers une ‘Interopérabilité
Globale’ 59
12.1.1 - Interopérabilité de qui, de quoi, comment? 59
12.1.2 - Interopérabilité entre les différents acteurs 60
12.1.3 - Interopérabilité des TIC 60
12.1.4 - Préconisations / Charte 61
12.2 - Gestion du SI des Ecocentres 2.0 65
12.2.1 - Catalogue de services 65
12.2.2 - Informatique et libertés 65
12.2.3 - Charte d’utilisation des réseaux sociaux 66
12.3 - Des indicateurs pour une mesure juste de la performance du SI des Eco-
centres 66
12.3.1 - Notre vision de l’évaluation du SI des Ecocentres 2.0 66
12.3.2 - Critère de choix pour les indicateurs des Ecocentres 2.0 68

13 - CONCLUSION 70

14 - ANNEXE 72


KITECO 2.0


CHAPITRE 1 : INTRODUCTION


KITECO 2.0


1- CONTEXTE DU CAS FIL ROUGE

1.1 - LE CLUSTER GREEN AND CONNECTED CITIES
Initié par ACIDD (Association Communication et Information pour le Développement Durable) et
Grenoble Ecole de Management, le Cluster Green & Connected Cities vise à allier technologies de
l'information et développement durable pour répondre de manière opérationnelle aux grands défis
sociétaux et environnementaux des villes écologiques et numériques du futur.

1.1.1 - QU'EST-CE-QUE C'EST ?

Le Cluster Green and Connected Cities est un regroupement de villes, d'entreprises, d'experts, de
chercheurs, d'associations et d'institutions en Europe et en Méditerranée. Ces derniers travaillent
ensemble pour faire exister la ville verte et interconnectée du XXIème siècle.

C'est une démarche partenariale public-privé qui fait partie du Grand emprunt National.

La volonté du Cluster est qu’ensemble, 21 villes et communautés urbaines d'Europe et de
Méditerranée, des entreprises innovantes et engagées, un réseau d'experts, des chercheurs
internationaux, des associations, des institutions, se rassemblent pour créer, expérimenter et
construire des initiatives innovantes et opérationnelles pour faire exister la ville durable et
interconnectée du XXIe siècle.

Le Cluster est composé de :
■ 21 villes et territoires urbains d'Europe et de Méditerranée :
7 villes du nord de l'Europe,
7 villes de la Méditerranée,
7 villes françaises

■ 10 entreprises leaders, innovantes sur les technologies, engagées, complémentaires

■ des organisations :
associations, collectivités territoriales, organisations internationales,
des médias, universités, centres de recherche qui travaillent sur la ville, le développement durable et
l'efficacité énergétique

Ces membres participent à la réflexion, partagent les solutions, et s'expriment dans le cadre d'une
vision partagée et d'une approche méthodologique rigoureuse.


KITECO 2.0


1.1.2 - QUI PARTICIPE ?

Voici les acteurs qui ont déjà rejoint le Cluster. Cette liste est encore ouverte.

Les villes :

Les entreprises :

Les ONG, les réseaux :

Les experts, les chercheurs :


KITECO 2.0


Les soutiens institutionnels :

1.1.3 - QUE FAIT-ON EXACTEMENT ?

Le premier projet opérationnel lancé par le Cluster est celui des Ecocentres 2.0 : Inventer de nouveaux
lieux urbains de mutualisation pour les eActivités et le développement durable. Ce projet a pour
objectif de construire des lieux répondants aux ambitions suivantes :
 favoriser et soutenir l’innovation économique, culturelle et sociale,
 favoriser le déploiement de nouveaux modèles d’activités, de pratiques innovantes et de
nouveaux types de lieux d’activités et de services. Ces services doivent être fondés sur les
meilleurs usages des technologies pour le développement durable et favorisant les évolutions
nécessaires des comportements individuels et collectifs, notamment par le biais de la
formation,
 répondre aux impératifs de qualité de vie partagée, de création de richesses et d’un
développement durable audacieux et solidaire, dans des lieux exemplaires sur le plan du
design et de la qualité environnementale et énergétique.

1.2 - L’ECOCENTRE 2.0
La première vision collective des Ecocentres 2.0 a été établie autour de six mots ou tags retenus par les
participants : « échanger, apprendre, transférer, bouger, encourager la diversité, jouer ».

A partir de ces pistes de travail, un cahier des charges a été élaboré sous la forme d’un tableau de
fonctionnalités. Ce cahier répond à chaque type de besoins des utilisateurs identifiés qui sont: les
employeurs ; les télétravailleurs ; les partenaires de services et les individus usagers.

« Les Ecocentres 2.0 sont de nouveaux lieux d’échanges et de mutualisation au cœur des villes. Ils
permettent de favoriser le lien social et de changer les modes de travail et de production.
Il s’agit d’une initiative nouvelle, grâce à laquelle il est possible d’avancer de manière pertinente, et
ce à destination de l’ensemble des citoyens. »

Les objectifs introduits dans le cahier des charges fonctionnel, sont :
 Imaginer et développer avec les TIC de nouvelles boucles économiques locales (activités,
services, économies circulaires relocalisées) innovantes et sobres en carbone.
 Créer des lieux d'accueil et d'activités, innovants, connectés et en réseau (co-working et
développement de la télé présence)
 Travailler sur la mobilité libre et durable, poser la question des transports pendulaires


KITECO 2.0


Notre travail, contribution à ce projet est d’enrichir de façon transverse les productions des groupes de
travail du Cluster autour de l’architecture des SI pour le cahier des charges des Ecocentres 2.0.

De nouveaux lieux émergent
Les idées issues du Web 2.0, du travail 2.0 et des Villes 2.0 ont donné naissance à de nombreuses
initiatives. Imaginer de nouvelles façons de travailler, innover en créant des lieux répondants à des
besoins, des publics et des logiques différentes mais s'inscrivant tous dans une même démarche qui est
celle d'utiliser internet et les nouvelles technologies comme levier de transformation. L'actualité des
télécentres est marquée par cette ébullition sans précédent.

Notre compréhension du sujet
C’est pourquoi, dans un premier temps, avant même de définir les axes de recherche sous forme de KJ,
nous nous sommes réservé une période pour l’appréhension et l’appropriation du projet.

Cette première phase nous a d’abord amenés à investiguer ces nouveaux lieux, apprendre à découvrir
les termes de Télécentre rural (Boitron, Zevillage the télécottage @telecentre1, @telecentreorg), de
Téléspace ainsi que de télécentre urbain comme celui du réseau social urbain « La Ruche », le café des
Freelances, sans Bureau Fixe ou encore la Joliette. Dans ces télécentres urbains nous avons
longuement étudié les espaces de co-working comme celui de « la cantine » (@lacantine) ou the hub,
The Green Coworking Office, @CoworkingParis , @coworkingLille, @coworkingcowo). Cette fois
nous avons pris connaissance de l’expérience des Smart Work Center ainsi que les centres d’affaires
(tel que Régus) ou encore les cafés internet (wi-strot, Starbicks coffe), etc.. situés en périphérie des
villes. Ces quelques exemples illustrent bien le dynamisme actuel en matière de lieux innovants pour
les téléactivités.

Enfin, lors de cette pré-étude ainsi que tout au long du projet, notre base de littérature Internet fut des
sites allant des partenaires du Cluster Green and Connected Cities, aux sites institutionnels ou d’autres
associations fédératrices des acteurs de l'économie numérique et de développement durable.
Nous retrouverons donc des références comme l’Association Communication et Information pour le
Développement Durable (ACCID), TIC21, NextModernity, DATAR, Villes Internet, ADEME, La
mêlée, Alsace digitale, Silicon Sentier, L'échangeur, la Fondation Internet Nouvelle Génération
(FING), TeCoMan pour la collaboration électronique au service de l’agilité des organisations,
L'Observatoire des Territoires Numériques (OTeN), le Social media club, etc …

Notre vision, axée système d’information, des Ecocentres 2.0
Ce sont des « tiers-lieux » à la fois de vie et de travail. Ce sont des lieux de mutualisation et de
collaboration supportés par des dispositifs innovants de nouvelle génération (e-Activités).

Le terme « tiers-lieux » est ici employé pour désigner des nouveaux espaces émergents, lieux
privilégiés d'échanges, de services mutualisés, de travail collaboratif, de réflexions et partages, de
rencontres, d'informations et formations sur les technologies et usages du numérique et sur les enjeux
du développement durable.
Ce sont aussi des incubateurs d’innovations sociales, des lieux pour "connecter les informations", des
univers pour "connecter les gens", des écosystèmes pour "connecter les savoirs et intelligences".

1
Compte Twitter suivi pour l’étude


KITECO 2.0


2- OBJECTIF ET PERIMETRE DU CAS FIL ROUGE KITECO2.0

2.1 - OBJECTIF INITIAL DU CAS FIL ROUGE
L’objectif initial du cas fil rouge nommé « Projet Kiteco2.0 » présenté le 20 Novembre par Laurent
Coussedière aux étudiants de l’EMSI est le suivant.

Ce que nous vous demandons :

Proposer et mettre en oeuvre le
Schéma directeur des Systèmes d’Information pour
l’implantation à Grenoble GIANT d’un Ecocentre 2.0 :
dispositif innovant de vie et de travail pour une ville durable

Objectifs du Projet :

1. Concevoir l’infrastructure de systèmes d’information nécessaire au fonctionnement de l’Ecocentre
2.0 :
 Système d’information au service des usagers de l’Ecocentre 2.0
 Système d’information, vitrine de l’écosystème et du territoire dans lequel s’inscrit l’Ecocentre
2.0
 Système d’information du Centre de ressources du Cluster Green & Connected Cities situé au
sein de l’Ecocentre 2.0 de Grenoble
 Fonctionnalités liées au fonctionnement en réseau des différents Ecocentres 2.0

2. Qualifier et tester le schéma proposé sur une implantation physique à Grenoble / GIANT

2.2 - REDEFINITION DU PERIMETRE DU CAS FIL ROUGE
Nous avons utilisé la méthode KJ2 à différents stades de notre projet, dans le but de parvenir à une
réflexion commune et harmonisée notamment sur le sujet proposé. Au cours de cette première pré-
étude, et à la suite d’un KJ, nous sommes rapidement venus à la conclusion que le périmètre du sujet
nécessitait d’être révisé.

Concept non définitif
Premièrement car le concept d’Ecocentre était encore à définir. Laurent Coussedière nous a précisé
lors d’une de nos 1ères réunions de projet que le cahier des charges des Ecocentres 2.0 était en cours de
rédaction et devrait être terminé en Octobre 2010.

Notre cas fil rouge se positionnait donc en amont du cahier des charges, transverse aux différents
groupes de travail.

Périmètre trop large
Deuxièmement, Bernard Fournel (tuteur école) a évoqué le risque de ce type de projet, d’avoir un
périmètre trop large.

2
Méthode KJ ou diagramme d’affinités vr Chapitre 2 : Méthodologie


KITECO 2.0
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Laurent Coussedière a souligné l’importance de ne pas se focaliser sur un centre en particulier mais
bien prendre en compte de la totalité des expérimentations en cours. Grenoble peut être un site
d’expérimentation des propositions.

Afin de nous aider dans nos recherches la liste des groupes de travail existants nous a été donnée :

1. Bâtiment et infrastructure : Destiné à étudier l’aspect matériel. Le Système d’Information (SI) en
fait partie
2. Mobilité : Destiné à étudier les modalités d’accès à l’Ecocentre. Ce groupe a peu de lien avec le SI
hormis les notions d’aide à l’organisation des transports. Il est fait écho de l’exemple grenoblois
d’outil de gestion multimodale des déplacements.
3. Usages et comportement : Destiné à étudier les usages (Télétravail, lien avec les associations..). à
déterminer les outils nécessaires.
4. Innovation et pratique sociale
5. Impacts environnementaux
6. Business model

Groupes de travail du cluster
Laurent estimait que la problématique du cas fil rouge était plus en relation avec les travaux des
groupes Bâtiment et infrastructure, Usages et comportement, Innovation et pratique sociale, Impacts
environnementaux. Il proposa de nous fournir le « draft » du cahier des charges initial au forum de
Strasbourg. Les résultats du forum de Strasbourg ont fait l’objet d’une publication en janvier 2010.

Anne Paillet précisa que chaque groupe travaille sur le même cahier des charges global et se focalise
sur les parties qui les concernent. Des réunions intergroupes sont organisées pour effectuer des
synthèses. Il n’existe pas de groupe dédié au SI. Cette compétence est répartie sur l’ensemble des
groupes. De plus, certains groupes sont plus spécialisés comme par exemple les groupes 1 (Bâtiment
et infrastructure) et 3 (Usages et comportement) ayant comme participants des sociétés comme
CISCO, ORANGE, Schneider Electric.

Force de ce constat, l’objectif initial du cas fil rouge a donc été recadré comme suit
« Faire des préconisations pour la mise en place du Système d’Information des Ecocentres 2.0
afin de compléter le cahier des charges ».

Le cahier des charges fait référence au document global pour la mise en place des Ecocentres.


KITECO 2.0
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3- L’EQUIPE PROJET EMSI ET LEURS MOTIVATIONS POUR LE CAS
FIL ROUGE

Une équipe c’est avant tout un regroupement de personnalités différentes. Il est important quand on
cherche à animer une équipe de bien connaitre le caractère de chacun.

Afin de pouvoir faciliter la connaissance de chaque membre du groupe nous avons choisi de faire
apparaitre dans les profils ci-dessous les personnalités issues du questionnaire de la méthode
FourSight.

Pour rappel cet outil a pour vocation de révéler vers quel mode de pensée chaque individu est
naturellement attiré. A l’issu d’un questionnaire de 37 questions un profil type est établit. Les profils
de base sont au nombre de quatre. Chaque personne peut appartenir à un ou plusieurs profils de base
différents. A chaque profil de base est associé un mode de pensée privilégiée.

Ces quatre profils de base sont :

 Les clarificateurs : « Ne tenons rien pour acquis »
o Il prend plaisir à explorer les défis et les opportunités
o Il aime examiner les détails
o Il veut comprendre clairement la question
o Il préfère une approche méthodique à la résolution de problèmes
o Il peut souffrir de « paralysie de l’analyse »

 Les idéateurs : « J’ai une idée »
o Il aime avoir une vue d’ensemble
o Il prend plaisir à jouer avec les idées et les possibilités
o Il aime faire appel à son imagination
o Il préfère penser en termes abstraits et globaux
o Il peut oublier des détails

 Les développeurs : « Pesons bien nos options »
o Il prend plaisir à concevoir des solutions pratiques
o Il aime examiner les pours ou les contres d’une idée
o Il aime comparer des solutions possibles
o Il prend plaisir à analyser des solutions potentielles
o Il prend plaisir à planifier les étapes de l’implantation d’une idée
o Il peut se retrouver bloqué en essayant de développer la solution « parfaite »

 Les réalisateurs : « Allez ! On y va »
o Il aime faire bouger les choses
o Il prend plaisir à donner forme aux idées pour qu’elles deviennent réalité
o Il prend plaisir à voir les idées se concrétiser
o Il aime travailler sur des idées et des solutions « pratiques »
o Il aime bien l’approche de Nike en innovation (i .e : « Faites-le »)
o Il peut passer à l’action trop vite


KITECO 2.0
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3.1 - EQUIPE PROJET
Photo Prénom / Nom Fonction Contact email/portable
Christine Archenault Chef de Projet pour christine.archenault@h
l’implémentation d’outils p.com
d’infogérance pour des clients
Européens chez HP ES à
Grenoble

Profil de personnalité :
Réalisateur
Motivation pour ce cas fil rouge :
J’ai mis ce projet en 1ère position car étant moi-même régulièrement télé-travailleuse de mon domicile
et écologiste, je suis très intéressée par des solutions de nouveaux modes de travail mobile et dans une
perspective durable et responsable plus respectueuse de la qualité de vie et plus productive.
De plus, chez HP, il y a beaucoup d’employés mobiles qui viennent travailler de temps à autre dans des
aires de bureaux partagés, je connais donc assez bien ce mode de travail.
Je pense qu’HP pourrait même être également intéressé par ce projet (gestion actuelle déjà externalisée
à un sous-traitant), surtout avec les fermetures progressives des bâtiments dues aux départs volontaires
des employés. Des employés HP ont d’ailleurs déjà travaillé dans le Téléspace de Villard de Lans.
Wilfrid Aucher Ingénieur études et wilfrid.aucher@wanado
développement chez Euriware o.fr
S.A.

Clarificateur
Sujet qui m’interpelle car au centre de mes réflexions personnelles concernant la manière de travailler
demain :
- E-Travail (Nouvelle façon de travailler (2.0))
- E-Management (Vers un management plus collaboratif que directif)
- E-Activité basée sur de nouvelles technologies garantissant haute disponibilité, sécurité, sauvegarde
…, limitant les déplacements inutiles et les pertes de temps associées (trajets).
Il permet de placer le SI et les technologies de l’info au cœur du système (colonne vertébrale de
l’Ecocentre). Le SI devient incontournable et créateur de valeurs dans le sens ou il rend tout cela
possible.
Approche ‘Haut niveau’ par rapport au sujet CNRS ECOINFO avec l’élaboration d’un schéma
directeur.
Sujet permettant de sortir de sa « coquille » professionnelle 1.0 pour voir autre chose : ce que je suis
venu chercher à GEM…
Jérôme Greve Consultant majeur intégration jgreve@orange.fr
et service chez Cap Gemini
Est

Développeur
J'analyse les points forts de ce cas de la manière suivante.


KITECO 2.0
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- Une démarche innovante qui réunit le monde de la recherche à celui de l'entreprise et des collectivités
territoriales.
- Une démarche participative avec des groupes de travail qui font émerger des solutions réfléchies
- Une approche humaniste renforçant les liens entre des villes euro-méditerranéennes
C'est pour moi un sujet stimulant qui oblige à la réflexion et à la créativité.
Il faut que le SI issue de cette approche soit imprégné très profondément des valeurs qu'elle porte
(Innovation, Participation, Humanisme).
Personnellement, je suis très motivé par le domaine du Green IT.

Yannick Jarret Chef de Projet au Centre yannick.jarret@gmail.c
Hospitalier de Chambéry om

Clarificateur - Réalisateur
Ce cas fil rouge de Cluster Green permet de participer de manière opérationnelle aux grands défis
sociétaux et environnementaux de la ville de Grenoble. Il apparait comme un défi intéressant et
motivant, à la fois dans
le cadre du cursus de formation mais aussi des futurs compétences d'un manager des SI.
C’est un sujet émergeant, d'actualité avec un objectif ambitieux qui demandera de s’adapter, proposer,
innover dans des délais courts.
Au vu des enseignements qui nous seront dispensés, ce sujet permettra une mise en application de la
théorie.
Coté professionnel, la DSI du centre hospitalier de Chambéry est en cours d'élaboration du schéma
Directeur 2010-2014. Cette expérience, sur un calendrier similaire, peut être force de proposition pour
les deux parties.
Par ailleurs, l'établissement depuis la grippe H1N1, dans le cadre des plans de continuité, étudie les
différentes possibilités de télétravail.
Ces nouveaux usages sont particulièrement impactant dans le cadre des astreintes médicales ainsi que
pour faire face à la pénurie de praticien. La DSI est également en cours d'élaboration d'un cahier des
charges pour la
mise en œuvre de l'activité de télé radiologie qui utilisera certaine de ces technologies et services.
C’est pourquoi, ce sujet s'inscrit dans mon projet professionnel.
Fabrice Mercurio Chef de projet, Sté MK2I à fabrice.mercurio@lapos
Grenoble te.net

Courtier d’idées (Clarificateur, Idéateur, Réalisateur)
Ce projet innovant culturellement est pour moi le plus intéressant de tous. Grenoble avec ces
problématiques de transports (rocade…), une des premières villes à mettre en place des infrastructures
concernant les personnes à mobilité réduite (17 associations pour les personnes à mobilités réduite sont
présentes sur Grenoble et son agglomération).
« Vitrine régionale des innovations en matière d’usage » Cet Ecocentre peut répondre et aller plus loin
dans ce qui a déjà été mis en place par la politique de la ville et ces partenaires. Cet aspect collectif


KITECO 2.0
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avec des activités professionnelles, publiques, loisirs sur le bassin Grenoblois va dans le sens de la
culture Grenobloise où j’ai grandi. Je veux y ajouter ma brique en mettant en place le « Système
d’information au service des usagers » avec ces outils collaboratifs.
Ecocentre 2.0 me permettra d’être acteur d’un projet innovant et au service des usagers de ma ville.

Dany Savrimuthu Chef de Projet à la Supply dany_savrimuthu@yah
Chain DSI Carrefour oo.fr

Clarificateur - Réalisateur
Dans une quête de donner du sens à mon activité professionnelle, je souhaite, dans un avenir proche,
m'orienter vers un secteur d'activité en corrélation avec mes valeurs.
Proche des préoccupations écologiques et sociales, je suis particulièrement à l'écoute de toute
implication du SI dans ces secteurs.
J'ai, notamment, identifié le monde des "clusters", de part leurs aspects communautaires, d'innovation,
de création d'emplois, comme source d'implication des SI.


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3.2 - NOS TUTEURS ENTREPRISE ET ECOLE
Laurent Coussedière Directeur du programme laurent.coussediere@aci
Cluster dd.com
Tuteur Entreprise Green & Connected Cities

Bernard FOURNEL Responsable infrastructure et Bernard.fournel@grenob
support DSI GEM le-em.com
Tuteur Ecole

3.3 - NOS CONTACTS PROGRAMME CLUSTER
Anne Paillet Coordinatrice Cluster anne.paillet@acidd.com
Green&Connected Cities

Anne Veron Chargée de mission Cluster anne.veron@acidd.com
Green & Connected Cities anne.veron@grenoble-
em.com


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CHAPITRE 2 : METHODOLOGIE


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4- METHODE DE GESTION DE PROJET
Une méthode signifie la poursuite ou la recherche d'une voie à réaliser un objectif.
Appliquée à notre cas fil rouge, c’est le chemin que nous avons emprunté afin de répondre à la
problématique posée.

L’objectif de cette partie est de décrire les éléments clés qui nous ont guidés dans la gestion de projet.
Nous avons déterminé 4 éléments clés : L’équipe, l’inspiration agile, les leviers et les méthodes
appliquées.

Le voyage
Ces éléments nous ont permis d’emprunter une voie qui a été pour nous un véritable voyage traversant
des paysages variés.
Elle a été sinueuse bordée de paysages magnifiques, elle a été en pente raide au travers d’immense
forêts mais tellement dépaysant, elle a été également une piste de jeu avec des accélérations et
dérapages contrôlés ….
Nous avons fait des allers retours, pris des raccourcis, emprunté des sentiers mais sommes à
destination.
Nous avons eu du goût et pris du plaisir à parcourir ce chemin.

Le chemin des paradoxes est le chemin du vrai. Pour éprouver la réalité, il faut la voir sur la corde
raide – Oscar Wilde

4.1 - L’EQUIPE
« Equipe » viendrait du vieux français « esquif », qui désignait à l’origine une suite de chalands
attachés les uns aux autres et tirés par des hommes….
Il y a donc dans ce mot un lien, un but commun, une organisation, un double dynamisme venant aussi
bien de la tête que de l’ensemble, une victoire à gagner ensemble…

Ce n’est pas un hasard si nous débutons par ce thème de « l’équipe ». Le fonctionnement de l’équipe a
été à nos yeux notre principale force. D’une part, nous avions une forte attente de l’apport de chacun
d’entre nous et, d’autre part, nous avons débattus de nos idées afin d’aboutir à un résultat commun.
Donc, une double approche misant sur l’individu et sur le groupe, l’ensemble contribuant au
fonctionnement de l’équipe.

Nous verrons plus loin quels sont les moyens et outils qui nous ont permis de mettre en pratique ce
fonctionnement.

Dans ce cadre, nous sommes véritablement passés dans une logique d’acteurs et d’information où
chacun est devenu en entrepreneur de la connaissance3.

Le facteur clé du succès du projet est l’équipe. Tout obstacle à son bon fonctionnement devra être
levé.
Conférence Agile - EMSI

3
Richard Collin Conférence EMSI - DSI 2.0


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4.2 - INSPIRATION AGILE
Notre réflexion sur ce sujet prit réellement forme suite à la conférence avec J.Barrand.
Cette conférence ayant eu lieu quelques temps après la constitution des équipes cas fil rouge, l’idée du
chaos management, l’image des bancs poissons avançant dans la même direction, les éléments de la
méthode Scrum ont enrichi notre réflexion.

« Tout débuta avec les bancs de poissons4 … » - L’équipe

Challenge 1 : Adapter la méthode Scrum à notre gestion de projet.
Lors de notre première réunion d’équipe, bien que issus de culture professionnelle différente, nous
avions exprimé l’envie d’expérimenter les grands principes de la méthode « agile ».
Pourquoi ? : Nous voulions expérimenter quelque chose de nouveau. Nous ne voulions pas reproduire
la gestion de projet traditionnelle que nous pratiquons au sein de nos entreprises.

Nous avons, donc, défini une approche où le chaos, l’itératif, le collaboratif seraient les maître mots.

Nous avons un fort engouement pour cette approche qui prône la systémique et une rupture avec les
modèles linéaires. D’autant que cette approche favorise une créativité et aussi une expérimentation qui
nous a permis de mettre en pratique les cours dispensés à l’EMSI.

Challenge 2 : Responsabilité répartie et équitable
Nous avons voulu expérimenter la vie d’un projet sans ‘UN ‘ chef de projet mais avec des membres
responsabilisés pouvant chacun assumer ce rôle. Le rôle de chef de projet a été réparti sur l’ensemble
de l’équipe.

Nous avons décidé que chaque membre de l’équipe devait être investi des mêmes responsabilités.
Nous nous sentions suffisamment motivés pour fonctionner en équipe avec un faible niveau de
hiérarchie. Le challenge serait de maintenir ce niveau de motivation pendant la durée du cas fil rouge.

Nous avons ouvert la possibilité à chacun d’apporter ses talents au service de l’équipe. Nous avons
misé sur des dynamiques de collaboration et participation.

Grâce aux outils de collaboration, nous sommes restés en contact en quasi permanence. Cela nous a
permis d’éviter une démotivation progressive du groupe et nous a permis de maintenir une dynamique
dans le groupe.

Nous nous sommes donnés une période d’essai et la liberté de revenir sur une autre organisation si
celle-ci ne fonctionnait pas. Nous n’avons pas eu à vivre cette douloureuse remise en cause.

Challenge 3 : Attitude 2.0
Nous sommes persuadés que l’intelligence « est » collective et que pour entreprendre ce projet il nous
fallait une networking attitude. Nous avions besoin de nous mettre en réseau afin de profiter de
l’expertise des autres et de nous rencontrer régulièrement.

Nos recherches ont été faites sur le web mais aussi au travers des rencontres (réelles et virtuelles,
EMSIennes et autres), et de la participation à des forums et ateliers.

4
: L’idée du banc de poissons fait allusion aux petites structures allant dans la même direction
alliant coopération et agilité – inspirée de la Conférence sur l’Agilité - J.Barrand


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Face à un environnement turbulent, l’agilité est la capacité à anticiper et bouger avec justesse (mouvement,
temps, moyen) et de manière coordonnée (interne et externe) dans le partage de sens.
Conférence Agile J.Barrand

Notre système de gestion est l’agilité.
Un système est quelque chose -n'importe quoi- qui a des activités, échange de l'information avec son
environnement et est capable de garder son identité au service d'une finalité. Il a donc des propriétés auto-
organisatrices.
Cf. cours de R.Collin

4.3 - LES LEVIERS
Nous avons adopté une approche agile mais l’avons adaptée à nos besoins.

Nous avons pioché dans les différentes méthodes existantes et avons pris les pratiques, principes et
outils qui nous ont semblés pertinents.
Cette liste n’a pas cessé de vivre tout au long du projet et a été enrichi des enseignements de l’EMSI.

Nous avons établi 4 principes de fonctionnement qui ont été des véritables leviers dans la gestion de
projet :

4.3.1 - LIVRAISONS REGULIERES ET PLANIFIEES.
Livrer régulièrement nos travaux aux tuteurs afin d’éviter l’effet tunnel et avoir un retour critique sur
le fond de notre démarche. Le client est ainsi placé au cœur du projet.

4.3.2 - PROGRESSER PAR ITERATIONS

Progresser par itérations afin qu’à chaque nouvelle livraison nos idées soient validées par le client. Ces
livrables ont été des versions intermédiaires de notre version finale. Ce fut pour nous un moyen
efficace de gérer le risque

4.3.3 - TRAVAILLER EN MODE COLLABORATIF

Nous avons placé les individus, plutôt que des processus ou outils, au centre de notre système. Nous
avons développé les principes simples d’écoute active, d’entraide et de partage d’informations. Le rôle
de « Perturbateur » a été au centre de notre fonctionnement (Voir en partie 5.1).

4.3.4 - MAINTENIR UN FORMALISME LEGER

Nous avons produit uniquement les documents indispensables, il ne nous a pas paru utile de multiplier
des documents que nous ne pourrions pas suivre. Certains documents comme la matrice du RACI, a
été initialisée et utilisée au début du projet. Nous avons produit à chaque réunion un Compte Rendu
avec un plan d’actions. Ce plan plus souple et simple nous suffisait amplement.

Cette gestion de par sa simplicité nous a permis une adaptation rapide aux incertitudes du projet. En
effet, compte tenu du faible niveau de maturité de la plupart des sujets au niveau du cluster, nous
avons été amenés à rectifier notre chemin critique (vr en partie 7 sur les risques).


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Les principes de l’agilité ont été adaptés à notre équipe. Nous avons privilégié l’aspect adaptabilité et le
facteur collaboratif de cette approche tout en refusant de tomber dans une démarche purement
méthodologique. Nous avons pris les principes clés de l’agilité.

Schéma 1 : Les leviers de fonctionnement de l’équipe

4.4 - METHODES APPLIQUEES
Différentes méthodes ont été appliquées lors des différentes phases du projet et cela en fonction de
l’objectif recherché. (Application du principe de l’agilité : s’adapter en mouvement)

Ainsi, lors de la première phase du projet d’alignement stratégique nous avons utilisé la méthode du
diagramme d’affinités et lors de la phase d’analyse et de production du contenu nous avons pratiqué 2
approches complémentaires.

4.4.1 - DIAGRAMME D’AFFINITES

Comme point de départ de notre démarche, nous avons effectué une analyse globale de la
problématique. Par globale, nous entendons une approche multi critères ou systémique qui prend en
compte toutes les dimensions de la problématique. Nous n’avons pas à ce moment de délimitation du
périmètre.

Nous avons constitué notre « système » en utilisant la méthode du diagramme d’affinités de Kawakita
Jiro (KJ).


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Cette méthode, explicitée pendant nos cours à l’EMSI, nous a permis de structurer nos idées et de les
organiser par thèmes. Plusieurs séances KJ furent nécessaires avant de stabiliser le regroupement, que
nous avons appelé « KJ Stabilisé ».
Nous avons effectué 3 séances de 2 heures en équipe avant de partager et de finaliser cette réflexion
avec les tuteurs lors de 2 séances de travail d’une heure.

Aussi, notre système a été constitué autour de 6 thèmes : Collaboratif, Impact environnemental, impact
social, l’interopérabilité, la gestion et les indicateurs. Ces thèmes ont été à la base de notre travail et
ont permis de structurer notre démarche.

Il est à noter que ce travail a été présenté lors des Groupes de Travail du Cluster.

La méthode du diagramme d’affinités ou KJ (Auteur Kawakita Jiro) est utilisée pour organiser les idées émises
par un groupe et les structurer par thèmes. Les catégories ne doivent pas être préétablies mais sur la base des
liens que les idées ont entre elles.

Cf. Cours Urbanisation M.Prunier


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Les thèmes identifiés :

4.4.2 - METHODES COMPLEMENTAIRES

Dans les phases de recherche et de production de contenu, nous avons utilisé deux approches
méthodologiques complémentaires :

 Analyse d’initiatives existantes : approche qui permet à partir d’initiatives sélectionnées,
d’identifier les stratégies et pratiques des TIC.

 Analyse transversale des initiatives complétée par des apports issus d’études, recherches et
observations pour traiter les axes problématiques retenus.


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5- ORGANISATION
Par organisation, nous entendons essentiellement 2 dimensions : L’organisation de l’équipe et
l’organisation du projet.
L’objectif de cette partie est de démontrer quelles sont les organisations que nous avons mises en
place.

5.1 - ORGANISATION DE L’ÉQUIPE

5.1.1 - LES BINOMES

Une fois les thèmes de recherches définis avec le KJ, notre choix a été de développer chaque thème
(regroupement) à partir des idées évoquées.

Nous avions le choix en 3 mode de travail : en équipe de 6, en individuel ou par petits groupes.

La piste en « petits groupes » nous semblait plus intéressante dans la mesure où nous avions une
contrainte de délai et avions envie de nous impliquer de manière identique sans un découpage
traditionnel de tâches. Ces « groupes » seraient les « poissons » de J.Barrand définis plus haut.

Nous avons organisé le travail en 6 binômes. Ainsi, nous avons effectué la répartition suivante en
tenant en compte des préférences de chacun par un système de vote en 2 étapes :

Thème du KJ Binôme Responsable Contributeurs/Valideurs
Gestion Fabrice et Yannick Tous
Impact Christine et Wilfrid Tous
Environnemental
Impact Social Christine et Fabrice Tous
Indicateurs Dany et Jérôme Tous
Interopérabilité Jérôme et Wilfrid Tous
Outils de collaboration Dany et Yannick Tous

Chaque binôme était libre de choisir sa propre approche en se basant sur les méthodes énoncées plus
haut. Une restitution hebdomadaire de leur travail était effectuée lors des points d’équipe.

Il est à noter que chaque Binôme Responsable définissait les grands axes et rédigeait le document, les
autres membres avaient un rôle de perturbateur (au sens Scrum) ou de consultation (au sens RACI).

Le sens de perturbateur-positif semble plus approprié à notre pratique. Aussi, l’ensemble des sujets ont
été vus par toute l’équipe. Nous avons évité l’effet de cloisonnement ou de spécialisation qui aurait
mené chaque Binôme à travailler dans son coin en autonomie.

Ce rôle de perturbateur ou catalyseur a été au cœur de notre processus de fonctionnement. Nous tenons
là notre « processus de collaboration créatrice » au sens où nous partagions les idées, les défions, les
enrichissions et arrivions sur d’autres idées.

Les travaux de recherche de ces 6 binômes sont inclus en Annexe.


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Synthèse
Une fois ce travail de recherche effectué nous avons fait une synthèse de l’ensemble des binômes.
Cette synthèse constitue la « partie entreprise » du rapport (Chapitre 3 : Préconisations S.I).

Dans ce chapitre 3, nous avons mis en évidence un fil conducteur qui fait le lien entre les travaux des
binômes. Ce fil conducteur est orienté autour du Télétravailleur et du Développement durable.

5.1.2 - LES REUNIONS

Après avoir défini une méthode et organisé notre travail, nous nous sommes penchés sur la question :
comment mettre en place une collaboration étroite au sein de l’équipe ?

La problématique était double : il fallait non seulement que chacun soit au courant de l’avancement
des autres binômes afin d’avoir un avis critique, mais également, il fallait que chacun puisse avoir
accès aux dernières informations échangées.

Les réunions mises en place et les outils que nous avons utilisés nous ont aidés à réussir ce double
challenge.

4 réunions
Nous avons défini 4 types de réunion. Nous les avons nommés point d’équipe, point binôme, réunion
tuteur et comité de pilotage.

Les Points d’équipe
Objectif : Lieux d’échange permanent, ces temps de réunions ont été sans doute les temps forts de
débats et d’itération d’idées.
A chaque réunion tous les sujets « binôme » étaient présentés et discutés. Nous avions chacun une
vision précise de l’état d’avancement de ces différents sujets. On pourrait comparer ces réunions au
Scrum Meeting5.

Fréquence : Hebdomadaire

Les Points Binôme
Objectifs : Organisés de manière assez libre afin de permettre à l’avancement du travail de recherche.
Nous étions à la maille la plus fine de nos réunions.

Fréquence : Plusieurs fois par semaine

Les Réunions Tuteurs
Objectifs : L’objectif était de faire un état d’avancement de nos travaux et d’aborder les points
d’attention, les points bloquants et d’avoir un retour des tuteurs. Ce fut également un lieu où les
tuteurs nous faisaient un retour sur l’avancement Groupes de travail du Cluster. On pourrait comparer
ces réunions avec le Scrum Review

Fréquence : Tous les 15 jours soit par conférence ou visio conférence soit lors des réunions à l’EMSI.

Les Comités Pilotage

5
Selon la méthode Scrum


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Objectifs : L’objectif de cette réunion était de prendre les décisions nécessaires afin de faire avancer
le projet.

Nous avons présenté et fait valider le contenu du livrable à chaque réunion. Ce fut l’instance où les
décisions communes avec les tuteurs ont été prises. Nous avons abordé les points durs, d’attention et
avons recherché des solutions de contournement.

Cette instance a permis de rajouter de la transparence et d’éviter l’effet tunnel, nous avions proposé
aux tuteurs une validation progressive de notre travail.

Fréquence : Ce sont les réunions préprogrammées par l’EMSI le vendredi matin dans les locaux de
GEM.

Retour Cluster Livrables

Réunion Tuteurs : avec
Laurent & Bernard Equipe étendue

Comité de
Pilotage

Jérôme
Christine
Point Equipe

Yannick
Dany

Fabrice
Wilfrid

Point Binôme
Point Binôme Gestion
Collaboratif PERTUBATEUR
Point Binôme Point Binôme
Social Indicateur
Point Binôme Point Binôme
Environnemental Interopérabilité

Organisation Equipe : Processus de collaboration créatrice (Inspiration Scrum)

Le schéma ci-dessus montre l’articulation stratégique de ces réunions.
Le bloc « retour cluster » indique les informations issues des groupes de travail du Cluster et de
l’étude de Dolce Vita de l’ESC. On peut constater que toutes ces réunions nous ont permis de prendre
les décisions nécessaires au bon fonctionnement du projet.


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Les points Binômes au nombre de six nous ont servis de socle à nos recherches. Ces recherches
formalisées sous forme de documents ont été ensuite présentées et discutées dans les points projets.
Elles ont été abordées aux réunions avec les tuteurs pour être ensuite validées en comité de pilotage.

Nous avons adopté cette méthode collaborative issue de la méthode Scrum en l’adaptant à la gestion
de projet.

La méthode Scrum a été conçue pour la gestion de projets de développement de logiciels.
Nous avons adopté un certain nombre de principes et les avons appliqués à la gestion de projet

5.1.3 - ORDRES DU JOUR ET COMPTES RENDU DE REUNION

Pour chaque comité de pilotage, nous avons préparé à l’avance un ordre du jour sous format
Powerpoint afin d’en faciliter la présentation à nos tuteurs et de n’omettre aucun sujet à présenter ou à
discuter.

Nous avons dupliqué certains sujets systématiquement à chaque réunion, tel que le point de situation
au niveau du calendrier et la revue des risques que nous re-parcourions ensemble pour vérifier notre
état d’avancement et prévenir tous risques de dérives dans notre planning.

Un compte rendu a été rédigé et diffusé à chacune de ces réunions, hormis les Points Binôme.
Ces documents ont ensuite été stockés sur le sharepoint de l’EMSI ainsi que sur le site du Cluster pour
diffusion à l’ensemble de ces membres.

A chaque réunion, nous avons identifié l’animateur et le rédacteur de la réunion. Un point sur l’ordre
du jour, ainsi que sur les décisions prises lors de la réunion précédente et le statut des actions était
effectué.

Nous avons utilisé une matrice de responsabilités (RACI) simplifiée sous format Excel afin de suivre
toutes nos réunions et les actions définies lors de ces réunions.

Réunions supplémentaires :

Nous avons pris l’initiative d’organiser d’autres réunions ou de participer à des réunions de groupe de
travail du Cluster afin de récolter des informations complémentaires pour notre cahier des charges du
SI de l’Ecocentre 2.0 ou de se renseigner sur certaines méthodologies :

 Anne Paillet, Coordinatrice Cluster Green&Connected Cities, lors d’un de nos 1ers comités de
pilotage, nombreux échanges par email et demande de relecture de nos livrables draft de
binômes
 Participation à la réunion du groupe de travail « Usages et comportements » du cluster à Paris
 Séminaire de la société GPartner sur les outils GoogleApps pour la productivité des groupes
de travail avec le travail collaboratif.
 Mme Lucie Verchère de Grand Lyon, pour les besoins de la collectivité Grand Lyon et leur
intérêt pour l’Ecocentre 2.0
 Jérôme Barrand, enseignant-chercheur à Grenoble Ecole de Management, pour la méthode
Agile
 Richard Collin pour sa vision sur les besoins des collectivités et les outils collaboratifs de
l’Ecocentre 2.0


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 Cisco pendant un de nos comités de pilotage pour leur offre pour le cluster
 IBM pour leur offre collaborative
 Vincent Cuffini-Valéro et Amandine Raffin (étudiants de l’ESC et membres de l’association
Dolce Vita) impliqués dans le projet SWC et Benchmark international : étude des télécentres
dans le monde pour le cluster) ainsi que pour l’élaboration d’un questionnaire Administrateur
pour l’étude des télécentres
 Anne Véron, Chargée de mission au Cluster pour sa vision du Cluster et sur les outils
collaboratifs.
 Des étudiants du Mastère spécialisé Innovation sur leur sujet « Innovation » pour le cluster
 Tentative de visite du Smart Work Center de Cisco à Amsterdam (reportée)
 Tentative de réunion avec la Mairie de Lyon pour les besoins des collectivités (annulée)


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5.1.4 - PROCESSUS DE TRAITEMENT DE L’INFORMATION & EFFICACITE COLLECTIVE 2.0

Le schéma ci-dessous modélise la circulation des informations essentielles entre les acteurs du projet.


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Nous avons identifié en colonnes les acteurs clés du projet, de gauche à droite Binôme, Equipe projet, Tuteurs, Comité de pilotage et enfin les experts et EMSI regroupés dans la même
colonne.

Les hypothèses suivantes ont été posées :
 La colonne Tuteurs regroupe à la fois les tuteurs entreprise et école.
 Le comité de pilotage (COPIL) est considéré comme un acteur.
 Les experts sont réunis dans la colonne EMSI de droite comprennent tous les acteurs externes et les intervenants de l’EMSI
 Les flux en bleu sont « externes » à l’équipe projet
 Les flux en rouge sont « internes » à l’équipe projet
 Dans chaque colonne sont identifiées les actions conduites par chaque acteur

Explication :
1. Le flux commence avec la proposition des Tuteurs (entreprise) du sujet.

2. Les 3 cercles fléchés représentent un fonctionnement itératif :
Regroupement en
thèmes

a. Dans le regroupement des thèmes nous avons effectué plusieurs réunions de travail avec à chaque fois une confrontation des idées.

b. Avant chaque livraison au comité de pilotage, des multiples livraisons du même document avaient été faites en équipe pour des séances de
« Perturbation ».

c. Présentation et validation au comité de pilotage

3. Suite aux validations du comité de pilotage une version définitive de chaque binôme a été produite. Ces documents ont été ensuite synthétisés afin de produire le rapport final
constitué de 2 parties : partie Ecole (présente document) et partie Entreprise


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5.2 - ORGANISATION DU PROJET
Nous avons créé un rétro planning en fonction des dates clés de livraison à l’école et de soutenance. En fonction de ces dates clés, nous avons défini notre planning et mis en place des
jalons afin de valider l’avancement du projet. Ce fut un moyen d’éviter le risque d’une planification médiocre (Vr. Partie 7 sur les risques)

Ce planning a été suivi par le comité de pilotage régulièrement.


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KITECO 2.0
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A chaque comité de pilotage, nous faisons un état d’avancement et évaluons les risques, les éventuels retards et dérives.
Nous avons établi un plan d’action afin de respecter les jalons définis.

Nous avons pris un léger retard sur l’achèvement de certains livrables de binômes .Ce retard a été comblé sur les mois suivants.


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6- OUTILS
Afin d’échanger de manière continue et d’assurer une animation d’équipe essentiellement à notre
mode agile, nous avions utilisé les outils collaboratifs suivants :

 Téléconférence pour communiquer à plusieurs au téléphone (HP)
 Vidéoconférence afin de pouvoir se présenter mutuellement nos documents de travail
(DIMDIM et WEBEX)
o Le Cluster nous a proposé d’utiliser l’outil de vidéoconférence webex dont l’accès
leur était offert par la société Cisco. Nous l’avons utilisé quotidiennement.
 Messagerie électronique pour communiquer via email
 Messagerie instantanée pour communiquer plus rapidement
o Google Talk et Skype
 Gestion documentaire afin de stocker nos documents de projet
o Portail de l’EMSI et Google site
 Calendrier des réunions et de l’équipe
o Nous avons également utilisé le calendrier du sharepoint de l’EMSI pour saisir et
suivre nos réunions internes d’équipe projet, de comité de pilotage, de sessions de
cours et les absences des membres de l’équipe.
 Recherche et de partage de connaissances (social bookmarking)
o Diigo est un outil de recherche et de partage de connaissances (social bookmarking), à
savoir un site qui permet de stocker et de partager ses favoris en ligne. Nous l’avons
plus ou moins utilisé afin d’enregistrer tous les sites internet intéressants que nous
visitions pour faire nos recherches et les partager avec les membres de l’équipe ou
d’autres membres du réseau diigo6.
 Microbloging comme véritable outil de veille, de communication, de partage …un fil
d'actualité quotidien. De l'information ou bribes d'idées parfois absente des sites ou moteur de
recherche classique.
o Twitter : Essentielle à la production de nous axes de recherche nous l’avons utilisés au
quotidien
 Wordle permet de générer un nuage de tags à partir d'un texte, d'un flux RSS ou d'une page
profil

L’efficacité collective et les nouveaux modes de travail collaboratif sont très majoritairement
considérés comme un accélérateur de performance et de résultats sur un plan personnel mais aussi sur
le plan de l’organisation.
Cf. Petit Précis d’efficacité collective (Participation de Richard Collin)

Le logo « dispositif innovant de vie et de travail pour une ville durable» de notre projet a été créé par
la fille de Christine.

6
http://www.diigo.com/profile/yannickj


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7- LES RISQUES ET DIFFICULTES
Nous définissons comme « risque » tout facteur étant suffisamment important pour être en capacité de
réduire ou anéantir notre faculté à apporter une réponse au sujet qui nous a été confiés. Un risque s’il
n’est pas géré correctement peut mettre en péril le projet.

D’après une étude7 les facteurs d’échecs d’un projet sont identifiés comme suit :
 Planification médiocre
 Objectifs non clairement définis puis changeants
 Estimations de ressources et de délais irréalistes
 Implication du management et des utilisateurs insuffisante
 Echec de la communication et du travail en équipe
 Absence ou insuffisance de compétences clés

En cela, les leviers de fonctionnement décrits en amont de ce chapitre nous ont permis d’éviter des
dérives majeures.

Nous avons ensuite cherché à minimiser l’impact de ces risques en définissant des points d’attention.

De cette approche généraliste et anticipative des risques, nous sommes passés à une gestion des
risques au sein de notre cas fil rouge. Aussi, nous décrivons dans les paragraphes suivants, les risques
liés à notre cas fil rouge que nous avons réellement dus gérer au cours du projet.

7.1 - TYPES DE RISQUES
Lors de la réalisation du projet notre équipe a constaté deux types de risques :
1 Les Risques potentiels ; sont ceux que nous avons identifiés pour atteindre notre objectif et que
nous n’avons pas rencontrés.
R1 - Manque de cohésion de l’équipe
R2 - Relations avec les tuteurs
R3 - Motivation de l’équipe pour le projet
R4 - Disponibilité des membres de l’équipe
R5 - Ne pas maitriser la contrainte temporelle qui nous était donnée
R6 - Manque de ressources matérielles pour gérer la distance

Les Risques avérés ; sont ceux que nous avons rencontrés et maîtrisés lors du projet.
R1 - Redéfinition du périmètre du projet
R2 - Peu d’éléments fournis « fonctionnels » par le cluster pour nos recherches d’où le choix de la
méthode de conduite Agile : les spécifications fonctionnelles n’étant pas définies, nous avons du les
anticiper afin de faire des préconisations.
R3 - Manque de ressources externes.
Les Groupes de travail du Cluster étant en début de leur réflexion, nous avons eu un retour tardif des
informations.

7
D’après une étude de Gartner - entreprise américaine de conseil et de recherche dans le
domaine des techniques avancées


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7.2 - MATRICE DES RISQUES DU PROJET KITECO

R2 R1 R1
R4
R2

R3 R5 R6

R3

7.3 - LES DIFFICULTES
Nous définissons comme « difficulté » tout facteur de nature à ralentir notre cheminement vers une
réponse au sujet qui nous a été confié. Une difficulté n’est pas susceptible de mettre en péril le projet.
Notre parcours a été jalonné par un certain nombre de difficultés que nous décrivons ci-dessous.

La jeunesse de l’Association Cluster Green and Connected Cities : L’association a été formée
récemment. Nous avons eu du mal au démarrage à mesurer toutes les dimensions. Sa stratégie et son
business plan nous paraissait flous. Son organisation nous a longtemps parue difficile à cerner.

La première version du cahier des charges qui nous a été fournie n’avait pas la complétude que l’on
aurait espérée. Nous avons donc travaillé étroitement avec les membres du cluster afin d’éclaircir tous
ces points. Au fil des réunions, nous avons acquis une vision plus précise de la philosophie du Cluster.

Une évolution permanente des besoins : Le cahier des charges initial n’était qu’un draft en
construction. Notre organisation « Agile » nous a permis de soumettre en permanence des idées au
cluster et de mesurer les retours qui nous étaient fait.

Un niveau de détail à préciser : Les domaines que nous avons abordés lors de ce cas fil rouge étaient
vastes. Nous avons eu du mal à positionner le curseur entre superficialité et détails pléthoriques. Le
retour de nos tuteurs nous ont permis de nous ajuster en permanence à la demande.

Difficultés à organiser des interviews : Nous avons organisé des rendez-vous avec des membres actifs
du Cluster. Compte tenu du planning chargé de nos interlocuteurs, nous n’avons pas obtenu tous les
entretiens souhaités.

Trouver un axe de consolidation du document final : Notre organisation sous forme de binôme nous a
conduits à la rédaction de documents séparés. Nous avons dû les consolider dans un document unique.

Il nous a fallu plusieurs points d’équipe pour arriver à une version finale qui convienne à tous les
membres de l’équipe.


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CHAPITRE 3 : PRECONISATIONS S.I


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Plan de l’étude des Préconisations S.I

Dans ce chapitre, nous avons formulé les préconisations pour la mise en place du S.I de l’Ecocentre
2.0.
Ces préconisations ont été structurées en 4 parties comme suit :

La première partie (1) examine les effets négatifs des TIC sur l’environnement, précise des solutions
pour mesurer, réduire et promouvoir les bonnes pratiques.

La deuxième partie (2) apporte au Cluster des solutions pour utiliser les TIC au service du
développement durable.

La troisième partie (3) apporte des solutions en termes de TIC qui répondront à l’ambition du Cluster :
de créer des lieux privilégiés d'échanges, de services mutualisés, de travail collaboratif, de réflexions
et de partages, de rencontres, d'informations et formations sur les technologies et usages du numérique
et sur les enjeux du développement durable.

La dernière partie (4) examine les fonctions de gestion sur lesquelles s’appuieront les solutions TIC
étudiées en amont. Car nous savons que toutes les activités autour des TIC devront être pilotées et
gérées par un système d’information.


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Rappel du contexte des Ecocentres 2.0

Le cluster des 21 villes et territoires urbains connectés et durables d’Europe et de Méditerranée :

« Allier technologies de l’information (TIC) et développement durable pour répondre de manière
opérationnelle aux grands défis sociétaux et environnementaux des villes du 21e siècle. »
« Créer dans les villes euro-méditerranéennes différentes expérimentations de lieux de mutualisation
et d’e-Activités de nouvelle génération, à la fois lieux intermédiaires évolutifs urbains, de centre-ville
ou de périphérie et dispositifs innovants de vie et de travail pour une ville durable. »

C’est par ces deux slogans, ce bilinguisme entre TIC et développement durable, que le cas fil rouge
nous a été introduit...

Le développement durable se situe à l’intersection des sphères sociétale, économique et
environnementale,
Les outils numériques, par tous les services qu’ils peuvent rendre au quotidien, sont eux devenus peu à
peu incontournables : ils sous-tendent presque tous nos liens sociaux.

Toutefois, ce n’est pas sans aspect négatif ! Gartner, une entreprise américaine de conseil et de
recherche dans le domaine des techniques avancées, nous apprend que le secteur des TIC est
responsable d'environ 2% des émissions mondiale de CO2.

C’est à partir de ce constat que nous allons organiser notre première partie. En effet, une manière de
d’associer la relation des TIC au développement durable est de distinguer les impacts négatifs des TIC
sur l'environnement, des TIC au service du développement durable.


KITECO 2.0
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8- DES PRECONISATIONS POUR DIMINUER L’EMPREINTE DES TIC
SUR L’ENVIRONNEMENT.
Eco-conception, recyclage, consommation énergétique, etc. il existe de nombreuses façons de
maîtriser les effets négatifs des TIC sur l'environnement. On désigne sous la notion d'informatique
verte (ou informatique responsable), ou encore de GreenIT, l'ensemble des démarches qui visent à
améliorer l’efficacité écologique des technologies de l’information. Elle s'intègre dans un concept à la
mode, celui de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

8.1 - INSTAURER UNE CHARTE GREEN IT DE L’ECOCENTRE 2.0 ET DE SES
USAGERS

Dans ce cadre, une Charte Qualité Green IT devra être rédigée pour les Ecocentres 2.0 afin de
s’engager à suivre et à promouvoir une démarche de responsabilité environnementale et de
développement durable. Le Cluster peut également rejoindre une initiative existante de code de
conduite Green pour ces Ecocentres 2.0.

Pour ce faire, les Ecocentres 2.0 devront de travailler avec des fournisseurs de matériels, de
consommables et de services qui rempliront et respecterons les conditions définies dans la charte «
Green IT».

Les usagers seront également impliqués, par exemple afin d’être sensibilisés au paramétrage des mises
en veille de leur unité centrale, des polices d’impressions etc..

8.2 - REALISER UN BILAN CARBONE « NUMERIQUE » (CALCULER LA
REDUCTION DE L’EMPREINTE CARBONE)

Encore largement ignorées parce que considérées comme immatérielles, les TIC ont pourtant un
impact réel sur l'environnement.

De plus, toute activité humaine, quelle qu'elle soit, engendre directement ou indirectement des
émissions de gaz à effet de serre. De ce fait, toute entreprise, activité administrative ou associative
peut légitimement s'intéresser aux émissions qu'elle génère.
Afin d'agir, il est nécessaire d'établir un bilan pour connaître ses marges de manœuvre.

Une première approche quantitative est de calculer l'empreinte écologique ou réaliser un bilan carbone
de ses projets et/ou infrastructures numériques. Les Ecocentres 2.0, dans leurs engagement durable
devront donc de calculer et examiner leurs bilan Carbone afin d’évaluer les émissions induites par son
activité.

8.3 - METTRE EN PLACE DES INDICATEURS
Les méthodes de bilan carbone ou d'écobilan sont relativement lourdes à mettre en œuvre, pourtant,
elles ne peuvent prétendre à aborder toutes les dimensions du développement durable.


KITECO 2.0
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Ce bilan carbone pourrait également être affiché en temps réel dans les Ecocentres 2.0 afin de
permettre aux usagers d’avoir une idée du volume des émissions individuelles de gaz à effet de serre et
de les sensibiliser à ce sujet écologique.

8.4 - BIEN CHOISIR SES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES

8.4.1 - CHOISIR DES EQUIPEMENTS LABELLISES

Alors que les entreprises vantent leurs engagements en faveur des énergies renouvelables et des
matériaux recyclables, une grande partie des appareils que nous utilisons quotidiennement restent très
peu écologiques. Ils sont gourmands en énergie, produisent de la chaleur, s'accompagnent
d'emballages encombrants et emploient des produits toxiques délicats à recycler. Pour lutter contre ce
fléau, les Ecocentres 2.0 devront faire des préconisations aux usagers et pour leur équipement, faire le
choix de fournisseurs labellisés.

8.4.2 - GREENETHIQUETTE, UN ENGAGEMENT POUR DES USAGES DES TIC
ECO-RESPONSABLES

Toujours dans l’objectif de réduire l’impact des TIC sur l’environnement, il a été créé un label
« Greenethiquette », premier code de conduite destiné aux consommateurs de service hébergés. Il leur
donne le pouvoir d'agir et d'engager leurs prestataires vers plus d'éco-responsabilité.

Si les Ecocentres 2.0 adhèrent à des services hébergés, ils pourraient s’engager avec la greenethiquette
afin d'agir et d'engager leurs prestataires vers plus d'éco-responsabilité.

8.4.3 - CHOISIR DES MATERIELS 'PROPRES' (FABRICATION/RECYCLAGE)

La dématérialisation des informations, des flux et des processus repose sur des infrastructures
informatiques de plus en plus lourdes, génératrices de déchets souvent toxiques et difficiles parfois
impossibles à recycler.

Chaque année, 20 à 50 millions de tonnes de déchets d'équipements électriques et électroniques
(DEEE) sont produits dans le monde (PNUE 2005). Or seuls 13,5% des déchets électroniques sont
collectés (Confédération de la Consommation, du Logement et du Cadre de Vie). Un million de tonnes
d'équipements électriques et électroniques sont mis sur le marché chaque année en France.

La réduction de l'impact environnemental de la dématérialisation et l'optimisation des bénéfices
associés impliquent d'intégrer le potentiel polluant du déchet dès le processus d'achat.
‘Le premier acte concret d’une entreprise, administration ou collectivité dans le domaine G-IT
concerne l’acquisition des équipements informatiques’ (Green IT – DUNOD).

L’acte de foi des Ecocentres 2.0 réside dans l’infrastructure IT qu’ils mettront en œuvre pour supporter
leurs systèmes d’information. Celle-ci doit être en phase avec les objectifs de réduction d’impact
écologique.
Cela passe en phase amont à l’élaboration du cahier des charges du SI des Ecocentres 2.0 par un
ensemble de directives qui devront être respectées par les dossiers de réponses à appel d’offre pour la
réalisation de ce dernier.


KITECO 2.0
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8.5 - CHOISIR DES EQUIPEMENTS PEU ENERGIVORES

8.5.1 - POURBIEN CHOISIR : SIX CRITERES D'ACHAT POUR UNE
INFRASTRUCTURE GREEN IT

1. Le fournisseur a-t-il une politique officielle de développement durable ?
2. Qui est chargé des questions de développement durable ?
3. Le fournisseur fait-il des efforts de sensibilisation dans ce domaine ?
4. Le fournisseur soutient-il la recherche environnementale ?
5. Qu'a fait la société en interne pour le développement durable ?
6. Qu'a fait la société avec ses produits et emballages ?

8.5.2 - ACQUERIR UN OUTIL D’AIDE AU CHOIX DE MATERIEL

Quels sont les vrais critères d’évaluation d’impact environnemental d’un matériel ?

Les fournisseurs retenus par les Ecocentres 2.0 devront présenter les caractéristiques de leurs
solutions. Par la suite les Ecocentres 2.0 devront pouvoir les vérifier notamment par l’utilisation
d’outils adéquats et de critères prédéfinis : Epeat est un outil d’évaluation environnementale des
produits électroniques créé aux Etats-Unis par le Green Electronic Concil pour guider les achats Eco-
responsables.

L’Ecocentre 2.0 pourra grâce à ce logiciel vérifier l’impact environnemental de son parc matériel.

8.5.3 - CHANGER LES PRATIQUES EN MATIERE D'UTILISATIONS DES
EQUIPEMENTS POUR REDUIRE LA CONSOMMATION D'ENERGIE

D'après une étude menée par Enertech pour le compte de l’ADEME et de la région PACA, une unité
centrale fonctionne en moyenne 4004 heures par an soit 17,8 heures par jour ouvré, et un écran 2510
heures par an, soit 11,2 heures par jour ouvré. Les mesures d’Enertech montrent que l’ordinateur n’est
effectivement utilisé que 686 heures par an, soit trois heures par jour ouvré. D’après ces chiffres, un
ordinateur est allumé les trois quarts du temps inutilement.

Les Ecocentres 2.0 auront donc tout le bénéfice d’utiliser des solutions pour réduire la consommation
électrique de leurs composants et ainsi de contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de
serre.

Des solutions présentent sur le marché (ex : CiSco - EnergyWise) permettent de surveiller et de
contrôler la consommation globale de l’ensemble des TIC (serveurs, postes de travail, équipements
réseau fixes et mobiles) d’une entreprise. Elles fournissent aux gestionnaires de véritables tableaux de
bord permettant d’élaborer une stratégie de réduction des coûts (énergétiques et financiers)


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