Manuel administrateurs NetExplorer

Version 2
21/06/2019
Public
Solution sécurisée pour le partage de fichiers collaboratif
et le stockage de documents en ligne
MANUEL
Administrateurs

SOMMAIRE
LA PLATEFORME NETEXPLORER.............................................................................................................. 6
I. Administration ....................................................................................................................................................................7
A. UTILISATEURS.................................................................................................................................................................7
i. Créer des utilisateurs.........................................................................................................................................7
ii. Modifier un utilisateur................................................................................................................................... 11
iii. Modifier un utilisateur LDAP....................................................................................................................... 11
iv. Supprimer un utilisateur............................................................................................................................... 11
B. LES GROUPES............................................................................................................................................................... 11
i. Ajouter un nouveau groupe........................................................................................................................ 12
ii. Modifier un groupe ........................................................................................................................................ 12
iii. Modifier un groupe LDAP............................................................................................................................ 12
iv. Supprimer un groupe .................................................................................................................................... 13
v. Délégué de groupe......................................................................................................................................... 13
C. LES LIENS DE TELECHARGEMENT........................................................................................................................ 14
i. Consulter les liens de téléchargement existants................................................................................. 14
ii. Créer un nouveau lien de téléchargement............................................................................................ 14
iii. Visualisation d’un lien de téléchargement............................................................................................ 16
iv. Faire une recherche dans les liens............................................................................................................ 16
D. LES LIENS DE DÉPÔT................................................................................................................................................. 17
i. Consulter les liens de dépôt existants..................................................................................................... 17
ii. Créer un nouveau lien de dépôt ............................................................................................................... 17
iii. Visualisation d’un lien de dépôt................................................................................................................ 18
iv. Faire une recherche dans les liens............................................................................................................ 19
E. SYNTHESE PARTAGES DE FICHIERS.................................................................................................................... 20
F. EVENEMENTS............................................................................................................................................................... 21
i. Consulter la liste des évènements ............................................................................................................ 21
ii. Faire une recherche dans les évènements............................................................................................. 21
iii. Les évènements possibles............................................................................................................................ 22
iv. Cas pratiques..................................................................................................................................................... 24
G. SYSTEME ........................................................................................................................................................................ 26
II. Configuration ................................................................................................................................................................... 28
A. GENERAL........................................................................................................................................................................ 28
B. FONCTIONNALITES ................................................................................................................................................... 30
C. EMAILS............................................................................................................................................................................ 32

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Public
D. SECURITE ....................................................................................................................................................................... 33
E. COMPTES & AUTHENTIFICATION....................................................................................................................... 35
F. SMTP ............................................................................................................................................................................... 35
G. PLUGIN OUTLOOK..................................................................................................................................................... 35
III. Archives .............................................................................................................................................................................. 36
A. Archiver un fichier ou un dossier ......................................................................................................................... 37
B. Désarchiver un fichier ou un dossier.................................................................................................................. 37
C. Supprimer un fichier ou un dossier..................................................................................................................... 37
LIBRAIRIE.................................................................................................................................................38
CAS PRATIQUES ......................................................................................................................................39
I. Créer un nouveau dossier ........................................................................................................................................... 39
II. Créer un nouveau fichier ............................................................................................................................................. 39
III. Déposer un fichier.......................................................................................................................................................... 40
IV. Déposer un dossier..................................................................................................................................................... 40
V. Les favoris.......................................................................................................................................................................... 41
VI. Attribuer des droits à un dossier........................................................................................................................... 42
A. Ajouter un utilisateur sur un dossier .................................................................................................................. 43
B. Inviter un collaborateur sur un dossier.............................................................................................................. 45
C. Modifier les droits d’un utilisateur sur un dossier......................................................................................... 46
i. En mode simplifié : ......................................................................................................................................... 47
ii. En mode administrateur :............................................................................................................................. 47
D. Supprimer un utilisateur sur un dossier............................................................................................................ 47
i. En mode simplifié : ......................................................................................................................................... 47
ii. En mode administrateur :............................................................................................................................. 48
VII. Déplacer un dossier : héritage des droits ?....................................................................................................... 48
VIII. Paramétrer des alertes mails sur un dossier..................................................................................................... 49
A. Ajouter une alerte mail sur un dossier............................................................................................................... 49
B. Supprimer une alerte mail sur un dossier ........................................................................................................ 49
C. Modifier l’email d’alerte........................................................................................................................................... 50
D. Vérifier qu’une alerte mail a bien été envoyé................................................................................................. 50
IX. Retrouver des dossiers/fichiers supprimés par erreur ..................................................................................... 52
IV. Rechercher un document sur votre plateforme.............................................................................................. 53
X. Les formats lisibles depuis votre plateforme....................................................................................................... 53
V. Les détails d’un fichier .................................................................................................................................................. 53

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Public
XI. Récupérer une version d’un fichier.......................................................................................................................... 54
XII. Enlever un verrou sur un fichier depuis votre plateforme .......................................................................... 55
LES OUTILS NETEXPLORER.....................................................................................................................56
I. NETSYNC............................................................................................................................................................................ 57
A. Installer NetSync......................................................................................................................................................... 57
B. Les paramètres de l’application............................................................................................................................ 58
i. Général ................................................................................................................................................................ 58
ii. Utilisateurs.......................................................................................................................................................... 61
iii. Dossiers............................................................................................................................................................... 61
iv. Bande passante................................................................................................................................................ 63
v. Proxy..................................................................................................................................................................... 63
vi. Mode service..................................................................................................................................................... 63
C. Etats de NetSync......................................................................................................................................................... 63
D. Passer une mise à jour NetSync ........................................................................................................................... 64
E. Les bonnes pratiques pour une synchronisation réussie ........................................................................... 64
F. Fonctionnement de NetSync................................................................................................................................. 65
G. Désinstaller NetSync ................................................................................................................................................. 65
II. NETEXPLORER DRIVE .................................................................................................................................................... 66
A. Installer NetExplorer Drive...................................................................................................................................... 66
B. Le verrouillage des fichiers..................................................................................................................................... 67
C. Enregistrer ou télécharger des fichiers lourds en WebDav ....................................................................... 67
D. Les lenteurs en WebDav.......................................................................................................................................... 67
III. APPLICATIONS MOBILES............................................................................................................................................. 68
A. NetExplorer pour iOS................................................................................................................................................ 68
i. Installer NetExplorer pour iOS ................................................................................................................... 68
ii. Consulter un fichier avec l’appli iOS ........................................................................................................ 68
iii. Ajouter un fichier appli iOS ......................................................................................................................... 69
iv. Partager un fichier facilement .................................................................................................................... 69
v. Synchroniser les photos de votre appareil............................................................................................ 69
vi. Mettre en cache des fichiers....................................................................................................................... 70
B. NetExplorer pour Android ...................................................................................................................................... 70
i. Installer NetExplorer pour Android.......................................................................................................... 70
ii. Consulter un fichier avec l’appli Android............................................................................................... 70
iii. Ajouter un fichier avec l’appli Android ................................................................................................... 71

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Public
iv. Partager un fichier facilement .................................................................................................................... 71
v. Synchroniser les photos de votre appareil............................................................................................ 71
vi. Mettre en cache des fichiers....................................................................................................................... 72
IV. PLUGIN OUTLOOK ...................................................................................................................................................... 73
A. Installer le plugin Outlook ...................................................................................................................................... 73
B. Accès aux réglages du plugin................................................................................................................................ 74
C. Accès au suivi de vos pièces jointes ................................................................................................................... 75
QUEL OUTIL PRIVILEGIER EN FONCTION DE VOTRE ACTION A EFFECTUER ?...................................76
NOTRE BASE DE CONNAISSANCES .......................................................................................................78
NOUS CONTACTER .................................................................................................................................79

6
Ce manuel à destination des administrateurs recense l’ensemble des fonctionnalités disponibles
sur votre plateforme NetExplorer et sur les outils que vous pouvez mettre en place en parallèle (NetSync,
NetExplorer Drive, …).
Votre plateforme est votre outil central auquel on peut ajouter différentes méthodes d’accès en
fonction des habitudes de travail de vos utilisateurs.
LA PLATEFORME NETEXPLORER
Votre plateforme NetExplorer, est accessible depuis votre navigateur Internet1
quel que soit votre rôle,
administrateur ou utilisateur, le point d’entrée est le même pour tous.
✓ Saisissez dans votre navigateur l’URL de votre plateforme. Elle est de type
https://nomdemaplateforme.netexplorer.pro
✓ Vous accédez à l’écran suivant :
✓ Saisissez votre identifiant et votre mot de passe.
✓ Cliquez sur SE CONNECTER.
Remarque : si une autre méthode d’authentification est configurée, elle se déclenchera en second lieu.
Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez cliquer sur Mot de passe oublié ?
En saisissant votre identifiant ou votre adresse mail, un mail automatique vous sera envoyé directement
sur votre messagerie. Ce mail contient un lien qui permet de réinitialiser facilement son mot de passe.
1
La plateforme NetExplorer est compatible avec tous les navigateurs Internet (Mozilla Firefox, Google
Chrome, Internet Explorer, Edge, Safari, …). Nous vous recommandons de les mettre à jour régulièrement
afin de bénéficier des dernières fonctionnalités.

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Public
Une fois connecté, vous obtenez l’écran ci-dessous que l’on peut diviser en plusieurs parties (illustrées
en vert ci-dessous) :
1. Votre avatar : pour gérer les informations de votre profil ou vous déconnecter.
2. Le panneau de navigation : pour naviguer d’une rubrique à une autre.
✓ ADMINISTRATION : rubrique uniquement accessible aux administrateurs de la
plateforme.
✓ FAVORIS : pour épingler des dossiers de travail et y accéder rapidement.
✓ LIBRAIRIE : accès à l’arborescence de votre plateforme.
3. Le chemin d’accès : pour naviguer facilement dans votre arborescence et copier votre chemin
d’accès via le bouton .
4. Les actions possibles sur vos dossiers et vos fichiers,
5. Une zone de recherche pour rechercher facilement un document ou un dossier sur votre
plateforme.
6. Vos dossiers et fichiers.
I. Administration
1) Gestion de la plateforme
A. UTILISATEURS
i. Créer des utilisateurs
Pour ajouter un utilisateur :
✓ Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer.
✓ Dans la rubrique Administration, Gestion de la plateforme,

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Public
✓ Dans l’onglet Utilisateurs, cliquez sur .
a) GENERAL
✓ Renseignez l'adresse mail du nouvel utilisateur. Automatiquement, les autres champs (identifiant,
prénom, nom et organisation) vont se pré-remplir. Vous avez la possibilité de renseigner plusieurs
adresses mails pour un utilisateur. Si c’est le cas, ajoutez les adresses en les séparant d’une virgule.
✓ Contrôlez les informations pré-renseignées. Modifiez-les au besoin.
La case Envoyer à l’utilisateur un lien de création de mot de passe est cochée par défaut. Ce qui
permettra d’envoyer un mail automatiquement à votre utilisateur lorsque vous aurez sauvegardé son
compte pour l’informer qu’un compte lui a été ouvert et qu’il peut créer son propre mot de passe.
En cochant Interdire à l'utilisateur de modifier son compte, l'utilisateur ne pourra pas changer ses
informations de connexion ni utiliser la fonctionnalité Mot de passe oublié ? sur la page d’accueil de la
plateforme. Seul l'administrateur pourra modifier les informations d'accès.
✓ Cliquez sur .
➔ Vous venez de créer votre utilisateur.
Quand vous cliquez sur OPTIONS AVANCEES, vous pouvez pour cet utilisateur :
✓ Renseigner son numéro de téléphone,

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Public
✓ Définir son quota de stockage autorisé (c’est-à-dire la taille totale des fichiers qu’il pourra déposer
sur la plateforme),
✓ Activer le compte de l'utilisateur ou le désactiver (si par exemple le collaborateur part en congé,
vous pouvez en tant qu’administrateur suspendre l'accès du compte),
✓ Choisir la langue de la plateforme (Automatique, français, anglais, espagnol, allemand, portugais,
chinois ou italien). Ainsi quelle que soit la langue par défaut de la plateforme, la langue de
l’utilisateur sélectionnée sur sa fiche primera.
✓ Renseigner une date limite de la validité du compte (si par exemple un collaborateur est
embauché en CDD, vous pouvez ici renseigner la date de fin du CDD pour rendre obsolète le
compte après la date de fin de contrat).
Remarque : L’ID est le numéro unique qui identifie l’utilisateur.
b) Membre de
Pour faciliter l’administration de la plateforme, on peut inclure l’utilisateur dans un ou plusieurs groupes.
Ce n’est pas obligatoire mais vivement conseillé lorsque vous avez de nombreux utilisateurs. Dans le
chapitre suivant lors de l’attribution des droits, nous verrons qu’il vaut mieux travailler avec des groupes
d’utilisateurs que par utilisateur pour gagner du temps.
Pour ajouter l’utilisateur dans un groupe :
✓ Cliquez sur
✓ Sélectionnez le groupe en cliquant sur
✓ Cliquez sur .
✓ Le groupe s’affiche. Vous pouvez ajouter d’autres groupes.
✓ Cliquez sur .
c) Options de connexion
Cet onglet vous permet d’activer ou non les options de connexion. Par défaut, les options de connexion
ne sont pas activées. De ce fait la plateforme est accessible depuis n'importe quel appareil (ordinateur,
smartphone ou tablette) 24h/24h et 7j/7.
Pour activer les options et restreindre l’accès, cliquez sur le curseur Personnaliser les options de
connexion par défaut.
En activant les options de connexion, vous pouvez :
✓ Autoriser l’utilisateur à synchroniser ses données sur son poste avec NetSync. Pour cela vous
devez avoir pour Synchronisation avec NetSync.
✓ Filtrer les adresses IP qui vont se connecter à la plateforme web. Tapez votre IP et cliquez sur
pour l’ajouter.
✓ Forcer une double authentification :

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Public
3 méthodes sont possibles en fonction de l’offre NetExplorer choisie : Yubikey (clé de sécurité
physique), OTP (mot de passe à usage unique) ou SMS. Vous pouvez en sélectionner une ou plusieurs.
Remarque : Une méthode d’authentification peut être rajoutée par l’utilisateur via Profil de son avatar.
✓ Définir les plages horaires où la plateforme sera accessible pour votre utilisateur.
✓ Sélectionner les jours de la semaine où la plateforme sera accessible pour votre utilisateur.
✓ Cliquez sur .
d) Aperçu des accès
Après avoir créé et attribué des droits à votre utilisateur, vous pouvez en un clin d’œil connaitre les dossiers
auxquels il a accès et quelles sont les actions qui lui sont permises.
Les différents droits possibles :
- Consulter,
- Télécharger,
- Ajouter,
- Modifier,
- Supprimer,
- Inviter.
Sur cet exemple, l’utilisateur a accès à la racine Documents puis aux dossiers enfants avec tous les droits
(Lire, Ecrire et Inviter).

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Public
La mention Modifier les droits et l’icône (présents pour chaque dossier) vous permettent d’accéder
au dossier en question très rapidement et de modifier les droits en conséquence.
Lorsque l’on gère les droits en mode administrateur, on peut le faire de deux façons :
- Mode simple : LIRE, ECRIRE, INVITER
- Mode avancé : Naviguer, Consulter, Télécharger, Ajouter, Modifier, Supprimer, Inviter.
Le mode avancé est en fait un découpage du mode simple LIRE (Naviguer, Consulter, Télécharger), ECRIRE
(Ajouter, Modifier, Supprimer) et INVITER.
ii. Modifier un utilisateur
Vous pouvez modifier la fiche d’un utilisateur. Pour cela dans la rubrique Administration, Gestion de la
plateforme, repérez votre utilisateur et cliquez sur .
✓ Modifiez les informations souhaitées.
✓ Cliquez sur .
iii. Modifier un utilisateur LDAP
Depuis votre plateforme NetExplorer, vous souhaitez modifier la fiche d'un utilisateur qui porte la mention
(LDAP). Vous pouvez accéder à la fiche de votre utilisateur mais tous les champs seront grisés.
➔ Les informations d'utilisateurs LDAP sont modifiables uniquement depuis votre annuaire.
iv. Supprimer un utilisateur
Si vous souhaitez supprimer un utilisateur, c’est très simple. Il vous suffit de :
- Vous rendre sur votre plateforme NetExplorer, Gestion de la plateforme.
- Dans l’onglet Utilisateurs, repérez votre utilisateur et cliquez sur
Remarque : Quand vous supprimez un utilisateur, ce dernier disparait également des groupes auxquels il
appartient. Cela ne vient pas perturber les groupes d’utilisateurs.
B. LES GROUPES
En tant qu'administrateur, après avoir créé de nouveaux utilisateurs vous allez pouvoir les intégrer dans
un nouveau groupe ou un groupe existant.
Les groupes servent à regrouper des utilisateurs pour vous faciliter les tâches d’administration. En fait
au lieu d’allouer des droits pour chaque dossier et chaque utilisateur, on les octroie à des groupes
d’utilisateurs (qui auront les mêmes droits entre eux).

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Public
Exemples de groupes :
A) Vous avez une équipe de commerciaux avec laquelle vous partagez des documents en commun.
→ Vous pouvez créer un groupe nommé "Service commercial" et ajouter les comptes utilisateurs de
vos commerciaux.
Avantages :
✓ Facilite le partage et la diffusion de documents ou de dossiers.
✓ Vous gagnez du temps en indiquant au groupe et non à chaque utilisateur les
droits d'accès et les alertes mails.
B) Un utilisateur a des droits restreints sur la plateforme : lire et télécharger.
Si cet utilisateur fait partie d’un groupe alors les droits du groupe vont se cumuler aux droits existants
en tant qu’utilisateur. Une fois que votre utilisateur a des droits d’accès sur des dossiers, vous pouvez
consulter sa fiche utilisateur sur l’onglet Aperçu des accès pour connaître les dossiers auxquels il a
accès et les actions permises.
i. Ajouter un nouveau groupe
Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer :
✓ Dans la rubrique Administration, sélectionnez Gestion de la plateforme,
✓ Dans l'onglet Groupes, sélectionnez .
✓ Spécifiez le nom du groupe,
✓ Pour ajouter des membres, cliquez sur .
✓ Sélectionnez les membres qui vont faire partie du groupe via le bouton .
✓ Cliquez sur . Vos utilisateurs s'ajoutent.
✓ Cliquez sur .
ii. Modifier un groupe
Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Administration :
✓ Dans l’onglet Groupes, repérez le groupe à modifier et cliquez sur .
✓ Opérez les modifications qu’il convient.
✓ Cliquez sur .
iii. Modifier un groupe LDAP
Depuis votre plateforme NetExplorer, vous souhaitez modifier un groupe d'utilisateurs qui porte la
mention (LDAP). Vous pouvez accéder à la fiche de votre groupe et ajouter/modifier/supprimer des
utilisateurs.
En revanche le nom du groupe LDAP sera uniquement modifiable depuis votre annuaire.

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Public
iv. Supprimer un groupe
✓ Dans l’onglet Groupes, repérez le groupe à modifier et cliquez sur . Un groupe est
supprimable une fois qu’il ne contient plus de membres.
v. Délégué de groupe
Pour vous décharger des tâches d’administration, vous allez pouvoir nommer un délégué sur un groupe.
C’est un niveau intermédiaire entre le rôle d’utilisateur et celui d’administrateur.
Ce délégué pourra ainsi gérer son propre groupe (créer des utilisateurs dans son groupe, inviter des
membres, …)
a) Nommer un délégué
✓ Dans l’onglet Groupes, repérez le groupe à modifier et cliquez sur .
✓ Sélectionnez l’onglet DELEGUES,
✓ Cliquez sur .
✓ Faites .
Votre délégué est en place. S’il se connecte il aura un accès restreint au panneau ADMINISTRATION avec
uniquement la rubrique Gestion de la plateforme avec l’onglet Utilisateurs qui contient seulement les
utilisateurs de son groupe comme ci-dessous.
Exemple : Régis est ici délégué du groupe Service RH.
Pour que le délégué soit autonome, il est conseillé de l’ajouter sur les dossiers qu’il doit gérer et de lui
allouer un maximum de droits (Lire, écrire et inviter).
Remarques :
- Le délégué pourra ajouter de nouveaux utilisateurs dans le panneau Administration et les modifier.
- Il ne pourra pas ajouter/modifier des alertes mails : seul l’administrateur pourra le faire ou les
utilisateurs directement.

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Public
C. LES LIENS DE TELECHARGEMENT
Un lien de téléchargement permet à vos utilisateurs de sélectionner des fichiers ou des dossiers et de
les partager avec des collaborateurs interne ou externe à la plateforme. Ces derniers pourront
uniquement télécharger les fichiers ou les dossiers.
Lorsqu’un utilisateur communique ce lien aux collaborateurs, ils accèdent à l’ensemble des documents ou
des dossiers attachés au lien sans avoir à être connecté sur la plateforme, et ce quelle que soit la taille des
documents joints.
Un lien de téléchargement possède plusieurs attributs optionnels permettant de contrôler l’accès aux
données :
✓ Date de validité,
✓ Mot de passe,
✓ Nombre maximal de téléchargements,
✓ Accusé de téléchargements.
i. Consulter les liens de téléchargement existants
Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Administration, sélectionnez Gestion de la
plateforme :
✓ Dans l’onglet Liens de téléchargement, vous retrouvez la liste des liens existants de tous vos
utilisateurs.
➔ Vous pouvez les consulter, les modifier, les supprimer et les trier.
Remarques :
- Lorsque vous avez des liens de téléchargement qui ont comme propriétaire Utilisateur Système,
alors il s’agit des liens de téléchargement qui sont insérés automatiquement lorsque les notifications
par mails sont activées pour les ajouts de fichiers.
- La rubrique accessible sous l’avatar est accessible à tous, utilisateurs et
administrateurs, et permet d’accéder aux liens générés par le profil connecté.
ii. Créer un nouveau lien de téléchargement
Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Librairie :
✓ Sélectionnez des fichiers ou des dossiers.
✓ Faites un clic-droit et sélectionnez Partager le lien de téléchargement.
✓ La fenêtre ci-dessous s’ouvre :

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Public
Plusieurs choix s’offrent à vous pour diffuser ce lien de téléchargement:
✓ : pour que votre navigateur internet ouvre automatiquement un nouvel onglet qui ouvre ce
lien.
✓ : pour ouvrir un nouveau mail dans lequel sera automatiquement collé le lien de
téléchargement. Vous n’aurez plus qu’à compléter le mail et l’envoyer à votre destinataire.
✓ : pour copier le lien dans votre presse papier.
✓ Si besoin cliquez sur :
o Dans le premier encadré, vous retrouvez les fichiers ou dossiers contenus dans le lien de
téléchargement.
▪ Vous pouvez en supprimer en cliquant sur le bouton .
▪ Pour vérifier de quel élément il s’agit, cliquez sur .
o Toujours la dernière version : par défaut cette option est activée (uniquement lorsque
votre lien contient que des fichiers). Lorsque le destinataire va cliquer sur le lien de
téléchargement pour récupérer les éléments, il disposera de la dernière version des
documents. Ainsi le lien de téléchargement s’actualise en fonction des versions des
documents pour télécharger les dernières versions en permanence.
o Date d’expiration du lien : pour limiter dans le temps ce lien de téléchargement.
o Mot de passe : pour sécuriser l’accès au lien, vous pouvez ajouter un mot de passe. Si
vous souhaitez en générer un automatiquement cliquez sur .
o Nombre maximal de téléchargements : pour limiter le nombre de téléchargements des
éléments partagés.
o Forcer le téléchargement : option utile à activer lorsque vous partagez plusieurs
documents. Cela permet au destinataire de télécharger en une seule fois au format .zip
tous les documents partagés.

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Public
o Accusé de téléchargement : pour être averti par mail lorsqu’un téléchargement est réalisé.
✓ Une fois les options paramétrées, cliquez sur .
iii. Visualisation d’un lien de téléchargement
Lorsqu’un destinataire réceptionne un lien de téléchargement, le plus souvent par mail, et qu’il clique sur
l’URL du lien, une page Internet s’ouvre et affiche l’écran suivant :
En cliquant sur Tout télécharger le destinataire peut récupérer tous les éléments. Sinon il peut cliquer sur
le ou les éléments qu’il souhaite récupérer.
Remarque : L’exemple ci-dessus reprend les codes couleurs de la plateforme. Ainsi lorsque vous
personnalisez votre interface via l’option Thème visuel, vos codes couleurs seront repris dans vos liens.
iv. Faire une recherche dans les liens
Pour vous aider à rechercher un lien, vous disposez d’un système de filtrage avec le bouton
Il vous suffit ensuite de sélectionner un ou plusieurs filtres parmi la liste ci-dessous :
✓ Date de création : pour indiquer une période pendant laquelle le lien a été créé.
✓ Date d’expiration : pour indiquer une période pendant laquelle la date d’expiration a été mise.
✓ Propriétaire : pour rechercher un lien effectué par un utilisateur en particulier
✓ Clé : pour recherche un lien par une partie de sa clé ou la clé entière.

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Public
Remarque : Pour chaque filtre vous avez la possibilité d’en mettre plusieurs à la fois. Il vous suffit de recliquer
sur le filtre en question pour en ajouter un autre.
D. LES LIENS DE DÉPÔT
Un lien de dépôt permet à vos utilisateurs de mettre à disposition à des collaborateurs interne ou externe
un espace dédié aux dépôts de fichiers et de dossiers.
i. Consulter les liens de dépôt existants
plateforme :
✓ Dans l’onglet Liens de dépôt, vous retrouvez la liste des liens de dépôts existants de tous vos
utilisateurs.
➔ Vous pouvez les consulter, les modifier, les supprimer et les trier.
Remarque : La rubrique accessible sous l’avatar est accessible à tous, utilisateurs et
administrateurs, et permet d’accéder aux liens générés par le profil connecté.
ii. Créer un nouveau lien de dépôt
Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Librairie :
✓ Sélectionnez un dossier.
✓ Faites un clic-droit Recevoir des fichiers ici.
✓ La fenêtre ci-dessous s’ouvre :
Plusieurs choix s’offrent à vous pour diffuser ce lien de dépôt:
✓ : pour que votre navigateur internet ouvre automatiquement un nouvel onglet qui ouvre ce
lien.

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Public
✓ : pour ouvrir un nouveau mail dans lequel sera automatiquement collé le lien de dépôt.
Vous n’aurez plus qu’à compléter le mail et l’envoyer à votre destinataire.
✓ : pour copier le lien dans votre presse papier.
✓ Si besoin cliquez sur pour indiquer une date limite de validité du lien.
✓ Une fois l’option paramétrée, cliquez sur .
iii. Visualisation d’un lien de dépôt
Lorsqu’un destinataire réceptionne un lien de dépôt, le plus souvent par mail, et qu’il clic sur l’URL du lien,
une page Internet s’ouvre et affiche l’écran suivant :
Le destinataire peut donc déposer des fichiers ou des dossiers soit :
- En faisant un glisser/déposer,
- En utilisant les boutons ou qui ouvrent l’explorateur Windows.
Repérez vos éléments et faites Ouvrir ou OK.
Lorsque la mention Envoi terminé apparait, cela signifie que le document ou le dossier a bien été déposé.

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Public
iv. Faire une recherche dans les liens
Pour vous aider à rechercher un lien, vous disposez d’un système de filtrage avec le bouton
✓ Date de création : pour indiquer une période pendant laquelle le lien a été créé.
✓ Date d’expiration : pour indiquer une période pendant laquelle la date d’expiration a été mise.
✓ Clé : pour recherche un lien par une partie de sa clé ou la clé entière.
sur le filtre en question pour en ajouter un autre.

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E. SYNTHESE PARTAGES DE FICHIERS
Pour pouvoir choisir telle ou telle solution de partages de fichiers, le tableau ci-dessous récapitule les fonctionnalités de chaque solution.
Lien de téléchargement Lien de dépôt Inviter à collaborer
Supports Fichiers ET dossiers sur 1 dossier sur 1 dossier
Fonctionnalités
Mettre à disposition en libre
téléchargement des documents ou des
dossiers à des destinataires
Ouvrir un espace où les destinataires
vont pouvoir déposer des éléments
(fichiers et/ou dossiers)
Donner la possibilité à un collaborateur
ou à une personne externe de travailler
dans un dossier collaboratif
LIRE ✓  ✓
TELECHARGER ✓  ✓
MODIFIER   ✓
SUPPRIMER   ✓
Mot de passe (option) ✓  ✓
Date limite (option) ✓ ✓ ✓
Accès à la plateforme   ✓

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F. EVENEMENTS
En tant qu’administrateur, cette rubrique est à privilégier puisqu’elle retrace toute l’activité de vos
utilisateurs. De la connexion à l’ajout de documents/dossiers. De ce fait, vous pouvez savoir à tout moment
quel utilisateur a modifié ou supprimé tel document et par quel outil (NetSync, WebDav, ...).
Chaque action sur la plateforme est loguée et correspond à un évènement. Les évènements viennent se
lister les uns à la suite des autres au fil du temps et sont conservés pour vous garantir une meilleure
traçabilité.
i. Consulter la liste des évènements
plateforme :
✓ Dans l’onglet Evènements, la liste des évènements s’affiche.
✓ Pour chacun, vous pouvez accéder aux détails avec le bouton .
✓ Grâce au bouton , vous pouvez paramétrer les colonnes qui vous sont utiles.
ii. Faire une recherche dans les évènements
Pour vous aider à rechercher un évènement, vous disposez d’un système de filtrage avec le bouton
.
✓ Mots-clés : pour recherche un fichier ou un dossier avec un mot clé. Vous pouvez aussi dans ce
champ renseigner directement l’ID du fichier ou du dossier recherché.
✓ Utilisateur : pour rechercher un évènement effectué par un utilisateur en particulier.
✓ Utilisateurs système: pour rechercher un évènement généré automatiquement par le Système
ou si c’est une action faite par le support
✓ Type d’objet : pour préciser ce que vous recherchez : un dossier, un fichier, un utilisateur, une
alerte, …
✓ Date : pour indiquer une période pendant laquelle l’évènement a eu lieu.
✓ Action : pour préciser qu’il s’agit d’un ajout, d’une modification, d’une suppression, …
✓ ID d’objet : tous les objets sur la plateforme (dossier, fichier, utilisateur, groupe, alerte,…) ont un
identifiant personnel.
✓ Adresse IP : pour préciser l’IP via laquelle l’évènement a eu lieu.
✓ User-agent : pour spécifier l’outil avec lequel a été réalisé l’évènement (NetSync, NetExplorer
Drive, …)

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Public
✓ Statut: savoir si cet évènement a réussi ou s’il est passé en Erreur.
sur le filtre en question pour en ajouter un autre. Par exemple pour ajouter un deuxième mot-clé, recliquez
sur . Réitérez l’opération autant de fois que nécessaire.
iii. Les évènements possibles
a) Connexion d’un utilisateur (CONNECT)
L’utilisatrice Claire s’est connectée à la plateforme web hier à 9h52 via Mozilla Firefox.
b) Ajout d’un utilisateur (INSERT)
L’utilisateur admin a ajouté un nouvel utilisateur Justine JJ aujourd’hui à 9h37 via Mozilla Firefox.
c) Modification d’un utilisateur (UPDATE)
Admin a modifié la fiche utilisateur de Claire Martin aujourd’hui à 15h10 via Mozilla Firefox.
d) Ajout de fichier ou de dossier (INSERT)
L’utilisateur admin a ajouté le fichier Manuel utilisateurs1.3.docx aujourd’hui à 17h02 dans le dossier
Manuel.

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Public
e) Renommer un fichier ou un dossier (UPDATE)
Admin a modifié le nom du dossier en le renommant de Ressources à Ressources Humaines aujourd’hui
à 17h05.
f) Supprimer un fichier ou un dossier (DELETE)
Admin a supprimé le fichier Tableau partages de fichiers.xlsx aujourd’hui à 17h07.
g) Téléchargement d’un fichier (DOWNLOAD)
L’utilisatrice Claire a téléchargé depuis son NetSync le fichier Plaquette NetExplorer.pdf le 10/07/17.
h) Notification par mail pour les identifiants d’accès (SEND)
L’admin Pierre Dupont a créé le compte de Justine aujourd’hui à 9h37. Une notification a été envoyé à
Justine pour la prévenir et lui demander de renseigner un mot de passe pour finaliser la création de son
compte.
Remarque : Pour consulter le mail envoyé à l’utilisateur il suffit de cliquer sur .

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Public
i) Notifications par mail d’ajout de fichier (SEND)
L’utilisateur system2
a automatiquement envoyé un mail à l’utilisateur Jean Dupont pour l’informer de
l’ajout d’un fichier.
j) Modification de la configuration de la plateforme (UPDATE)
Admin a modifié la configuration de la plateforme au niveau de l’option time_email en passant le délai
de 10 mn à 0.
iv. Cas pratiques
Lorsque vous allez devoir retrouver un évènement parmi tous les autres, utilisez le bouton .
Plus vous ajouterez de filtres et plus votre recherche sera affinée. Vous trouverez ci-dessous des exemples
de filtrage en fonction de ce que vous recherchez.
a) Rechercher un fichier qui a disparu
L’utilisatrice Alice se plaint qu’un fichier a disparu. Le fichier en question s’appelle Tableau partages de
fichiers.xlsx. Dans les évènements utilisez les filtres suivants :
Mots-clés Type d’objet Action
Tableau partages de fichiers FICHIER SUPPRESSION
La liste des résultats s’affiche automatiquement. Si vous avez une entrée de suppression (DELETE) récente
pour ce fichier alors vous pouvez aller le récupérer dans la corbeille de l’utilisateur auteur de la
suppression.
Si vous n’avez pas d’entrée DELETE, essayez une nouvelle recherche avec MODIFICATION dans Action.
b) Rechercher un dossier qui a disparu
L’utilisatrice Alice se plaint qu’un dossier entier a disparu. Le dossier s’appelle FAM TAMARIS. Dans les
évènements utilisez les filtres suivants :
2
L’utilisateur system correspond à une tâche automatisée qui envoi automatiquement un mail lorsqu’un
fichier est ajouté/modifié sur un répertoire qui comporte une alerte mail.

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Public
FAM TAMARIS DOSSIER SUPPRESSION
Si vous avez une entrée de suppression (DELETE) récente pour ce dossier alors vous pouvez aller le
récupérer dans la corbeille de l’utilisateur auteur de la suppression.
Si vous n’avez pas d’entrée DELETE, essayez une nouvelle recherche avec MODIFICATION dans Action.
c) Rechercher une modification d’un fichier
L’utilisatrice Alice se plaint que la version d’un fichier n’est pas la bonne. Elle a travaillé sur le document
Institutions.docx il y a quelques jours mais elle ne retrouve pas ces modifications sur la version actuelle du
fichier. Dans les évènements utilisez les filtres suivants :
Institutions FICHIER MODIFICATION
Repérez la dernière entrée de modification (UPDATE) de l’utilisatrice Alice il y a quelques jours. Notez la
date.
Depuis les détails du fichier Institutions.docx sur la plateforme, vous pouvez supprimer une version d’un
fichier pour récupérer une version antérieure. Pour cela, sur votre fichier faites un clic-droit Détails.
L’historique du fichier s’affiche, repérez la version qui correspond à la date de la dernière modification
d’Alice et supprimez les dernières versions.3
Pour les versions à supprimer placez-vous en bout de ligne
et cliquez sur puis Supprimer.
d) Rechercher des fichiers malveillants
Un utilisateur a son compte NetSync qui se déconnecte régulièrement. Ce comportement est peut-être dû
au dépôt de fichiers malveillants. Pour en savoir plus dans les évènements utilisez les filtres suivants :
Statut Type d’objet Action
ERREUR FICHIER AJOUT
Vous obtenez les entrées qui correspondent aux tentatives d’ajouts de fichiers malveillants. Il faut
renommer ou supprimer ces fichiers, réactiver le compte de l’utilisateur et relancer NetSync.
e) Rechercher une modification de la configuration de la plateforme
L’administrateur Paul se plaint que la purge automatique des corbeilles des utilisateurs ne fonctionne plus.
Dans les évènements utilisez les filtres suivants :
Type d’objet Action
3
Avant de supprimer une version, pensez à la télécharger et/ou l’enregistrer pour ne pas perdre le travail
éventuel des autres collaborateurs.

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Public
CONFIGURATION MODIFICATION
Vous obtenez les entrées de modifications de la configuration de la plateforme. Utilisez le symbole
pour accéder aux détails de l’entrée et parcourez ainsi les entrées pour vérifier qui a enlevé cette purge
automatique.
f) Rechercher la liste des emails envoyés à un utilisateur
Un utilisateur n’a pas reçu de notification automatique lorsque des fichiers ont été ajoutés dans un dossier.
L’alerte mail est pourtant bien paramétrée sur le dossier et il a au minimum le droit de lire sur ce dernier.
Pour obtenir la liste des emails envoyés à un utilisateur, il vous suffit dans le champ Mots-clés de saisir
son adresse mail. Ainsi vous retrouverez le listing des mails envoyés à l’adresse mail indiquée.
g) Cas particuliers
Ci-dessous quelques cas particuliers rencontrés dans la colonne UTILISATEUR des évènements :
Mentions
colonne UTILISATEUR Actions correspondantes
Invité Récupération de fichiers sans authentification de la
part du correspondant (lien de téléchargement).
System Il s’agit de la plateforme qui effectue des actions
automatisées (purges automatiques sur le
versionning des fichiers, suppressions des fichiers
liés à une règle de suppression automatique, etc. …).
G. SYSTEME
La rubrique Système vous permet en tant qu’administrateur de consulter en temps réel :
✓ La date d’expiration de votre plateforme.
✓ Votre espace disque disponible.
o Le Graphique 1 est une visualisation de votre espace disque utilisé avec l’explication en
détails du stockage et les différentes corbeilles par utilisateur
Vous pouvez ainsi cibler les utilisateurs les plus consommateurs de corbeilles et
vérifier leurs corbeilles au besoin.
o Le graphique 2 vous permet d’avoir l’évolution de l’utilisation de l’espace disque sur une
période d’un mois
✓ Le nombre d’utilisateurs actifs / Nombre autorisé, avec le détail de leurs localisations et
méthodes d’accès
Vous pouvez faire une recherche sur un jour spécifique (calendrier) ou sur un nom d’utilisateur,
une méthode d’accès, un lieu.
Le Graphique 3 vous permet d’avoir la courbe des utilisateurs actifs sur une période d’un mois
Remarque : un utilisateur actif a le droit à 5 méthodes d'accès différents dont 2 NetSync maximum.

27
Public
Par exemple, vous pouvez avoir l’écran suivant :
o Vous avez utilisé 4,2 Go d'espace disque soit 4% de votre capacité totale.
o Le graphique 1 vous indique que vous avez une majorité de fichiers avec peu de corbeilles.
o La corbeille la plus utilisé est celle de Claire Durand mais elle est très raisonnable en termes d’occupation
o Le graphique 3 vous indique qu’aujourd’hui, il y a 3 utilisateurs actifs sur 10 possible. L’utilisateur
Mathieu Paries est connecté avec son NetSync actuellement, et dans la journée il s’est connecté avec le
navigateur internet Mozilla Firefox et avec le lecteur réseau Webdav.
Remarque : La liste affichée correspond à la liste des utilisateurs qui se sont connectés dans la journée. C’est
ce nombre qui est utilisé pour vérifier le dépassement du nombre autorisé d’utilisateurs.

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Public
II. Configuration
Pour tout changement dans chaque onglet de Configuration, il faut cliquer sur pour
confirmer la modification.
A. GENERAL
a) Thème visuel
Une plateforme collaborative personnalisée s’approprie plus facilement par les utilisateurs. Vous allez
pouvoir ici modifier l’apparence visuelle de votre plateforme NetExplorer en cliquant sur
.
o Onglet GENERAL : Vous pouvez choisir :
✓ La couleur dominante de votre plateforme.
✓ L’icône qui accompagnera le Titre de votre plateforme.
✓ Votre logo d’entreprise qui va se placer en haut à gauche de votre plateforme.
✓ Le titre de votre page Internet.
o Onglet ECRAN D’ACCUEIL : Vous pouvez choisir :
✓ Un fond : c’est-à-dire une image de fond pour votre page d’accueil.
✓ Appliquer un flou : la possibilité ou non de flouter l’image de fond de votre page
d’accueil.
✓ Un message d’accueil : qui va se noter en bas à droite de l’écran.
✓ Le logo d’authentification : votre logo qui va se placer au dessus des informations de
connexion.
✓ Le positionnement des informations de connexion de l’utilisateur (au centre ou à droite).
Vos modifications s’affichent en temps réel dans l’aperçu à gauche, vous pouvez moduler les paramètres
comme vous le souhaitez. Une fois que cela vous convient, il ne vous reste plus qu’à enregistrer.
b) Alert_on_move
Par défaut, cette option est activée. Quand une alerte mail est paramétrée sur un dossier (voir chapitre
Paramétrer des alertes mails sur un dossier), cette option permet d’envoyer un email aux utilisateurs ou
groupes dès qu’un fichier est déplacé dans le dossier.
c) Datev_max
Par défaut, une date de validité sur les liens de dépôts est paramétrée à 20 jours. Vous pouvez tout à fait
réduire ou augmenter ce délai.
d) Defaut_language
Vous pouvez via cette option modifier la langue de votre plateforme. Le français est la langue par défaut.
Sinon vous avez la possibilité de sélectionner une des langues suivantes : « en » pour anglais, « es » pour
espagnol, « de » pour allemand, « pt » pour portugais, « cn » pour chinois ou « it » pour italien.

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Public
Si un navigateur internet a une langue qui ne fait pas partie des langues disponibles sur la plateforme,
alors la plateforme sera automatiquement dans la langue configurée sur l’option defaut_language.
e) Delete_trash
Cette option permet d’activer la purge automatique des fichiers de la corbeille. Cela peut être utile
pour éviter d’avoir trop de documents dans les corbeilles des utilisateurs qui viennent occuper votre
espace disque inutilement.
f) Delete_trash_days
Lorsque vous activez l’option Delete_trash, vous pouvez indiquer dans Delete_trash_days la durée de
conservation de vos fichiers dans la corbeille. Par défaut, elle est activée à 30 jours.
En ayant un Delete_trash_days fixé à 30 jours et notre système de sauvegarde automatique pendant les
30 jours suivants4
, vous disposez d’une rétention de 60 jours. Vous avez donc 60 jours pendant lesquels
vous pouvez récupérer vos données. Ce qui peut être utile en cas de graves incidents sur votre plateforme.
g) Delete_versions
Delete_versions va vous permettre d’activer la purge automatique des versions de vos fichiers pour
éviter qu’elles s’accumulent et occupent de l’espace disque inutilement. En effet votre plateforme
enregistre toutes les versions de vos fichiers qui correspondent aux enregistrements de vos utilisateurs.
Ces versions sont utiles en cas de fausse manipulation pour restaurer une version antérieure d’un
document.
h) Delete_versions_days
Liée à l’option delete_versions, delete_versions_days permet d’indiquer le délai de conservation des
versions de vos fichiers. Par défaut les versions sont conservées 30 jours. Vous pouvez tout à fait réduire
ou augmenter ce délai.
i) Delete_versions_count
Liée à l’option delete_versions, delete_versions_count permet d’indiquer le nombre de versions que vous
souhaitez conserver pour un même fichier. Au-delà de cette limite, la purge automatique supprimera les
versions supplémentaires. Par défaut cette option est paramétrée à 0. Ainsi vous conservez l’ensemble des
versions de vos fichiers. Indiquez une valeur supérieure à 0 pour fixer une limite au versioning de vos
fichiers.
Les options delete_versions_count et delete_versions_days peuvent se cumuler.
j) Delete_versions_totrash
Liée à l’option delete_versions, lorsque la purge automatique supprime les versions d’un fichier, ces
versions sont envoyées dans la corbeille du propriétaire du fichier. Par défaut, l’option est activée.
4
Uniquement valable sur les offres Pro et Entreprise.

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Public
k) dlink_need_share
L’activation de cette option permet lorsqu’un utilisateur ayant un lien de téléchargement, ne puisse pas
donner ce lien à quelqu’un d’autre.
l) group_admin
Cela correspond à l’identifiant du groupe des administrateurs de la plateforme. Il ne doit être modifié que
dans le cas d’une synchronisation avec un annuaire contenant un groupe Administrateur. Par défaut, il est
à 1 (attention, à modifier avec précaution).
m) Limit_trash
Si cette option est activée, seul l’administrateur peut vider la corbeille des utilisateurs.
n) Preserve_rights_on_copy
Par défaut, cette option est activée. Elle permet de conserver les droits qui ont été mis sur un dossier lors
de sa copie, sinon les droits du dossier parent seront appliqués.
o) Preserve_rights_on_move
Par défaut, cette option est activée. Comme l’option preserve_rights_on copy, elle permet de conserver
les droits qui ont été mis sur ce dossier lors de son déplacement, sinon les droits du dossier parent seront
appliqués.
p) Purge_empty_folders
Dans la continuité de la purge automatique, cette option permet de supprimer les dossiers vides contenus
dans un dossier.
q) purge_to_trash
Afin d’éviter la perte de documents et de fichiers définitivement, cette option va envoyer vos suppressions
directement dans les corbeilles utilisateurs. Si une fausse manipulation a été faite, vous pourrez au besoin
restaurer des documents depuis la corbeille de l’auteur de la suppression.
r) Support_access
Vous autorisez par cette option l’accès au support technique de NetExplorer à votre plateforme.
s) ulink_need_share
Pour qu’un utilisateur, ayant un lien de dépôt, ne puisse pas donner ce lien à quelqu’un d’autre et ainsi
avoir la maitrise de ce qu’il y a dans le lien.
Remarque : pensez à enregistrer vos modifications avec le bouton Sauvegarder.
B. FONCTIONNALITES
a) A360_preview
Les fichiers AutoCAD (.dwg, .dwf, .dxf) seront visualisés avec l’outil d’Autodesk A360.

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Public
b) Archive
Cette option va vous permettre en tant qu’administrateur de disposer d’un espace d’archivage. Ainsi vous
pourrez archiver ou désarchiver des documents que vous aurez jugé importants mais qui ne nécessitent
pas d’être consultés régulièrement par les utilisateurs. Vous les mettez simplement de côté.
c) Direct_link
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de communiquer des liens de téléchargement à des
collaborateurs qui n’auront pas besoin de s’authentifier pour avoir accès aux fichiers partagés. Si vous
désactivez cette option, les utilisateurs ne pourront plus utiliser la fonction Partager le lien de
téléchargement.
d) Direct_send
Permet aux utilisateurs de communiquer des liens de dépôts à des collaborateurs qui n’auront pas besoin
de s’authentifier pour avoir accès aux dossiers partagés. Si vous désactivez cette option, les utilisateurs ne
pourront plus utiliser la fonction Lien de dépôt.
e) Edit
Cette fonctionnalité permet l’édition en ligne (c’est-à-dire la modification) des fichiers sur votre
plateforme.
f) Lock
Permet le verrouillage des documents lorsqu’ils sont ouverts et modifiés par des utilisateurs pour éviter
de perdre des données avec plusieurs collaborateurs qui travaillent en même temps sur le même fichier.
Cette option nécessite que le logiciel utilisé supporte le verrouillage.
g) Lock_read
En complément de l’option lock, cette option permet le verrouillage des fichiers en lecture.
h) Netsync_nuke
Si un utilisateur est supprimé de la plateforme et qu’il a des données synchronisées sur son poste, cette
option permet à l’application NetSync de les supprimer. Au départ d’un collaborateur, cela permet de
nettoyer tout document.
i) Office365
Cela permet de faire du travail collaboratif sur des fichiers avec l’utilisation de Microsoft Online . Le pré-
requis est d’avoir un compte office 365 valide.
j) Share_external
Permet d’inviter des collaborateurs externes à la plateforme sur des dossiers (Inviter à collaborer).
k) Share_internal
Permet d’inviter des collaborateurs internes à la plateforme sur des dossiers (Inviter à collaborer).
l) Trash
Cette fonctionnalité permet d’activer les corbeilles des utilisateurs et de faire transiter les suppressions
des utilisateurs dans leurs corbeilles avant d’être supprimées définitivement.

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Public
m) Versioning
Pour les fichiers ajoutés en double, la plateforme va conserver ces doubles et les regrouper pour disposer
de différentes versions de votre fichier.
Remarque : pensez à enregistrer vos modifications avec le bouton Sauvegarder.
C. EMAILS
Dans cette rubrique vous allez retrouver la liste des mails types ainsi que les options relatives aux réglages
des emails.
a) Emails par défaut
Par défaut, il existe sept mails génériques à savoir :
✓ La notification d’ajout de fichier,
✓ La création de compte,
✓ L’accusé de téléchargement d’un lien,
✓ La notification d’invitation sur un dossier,
✓ Une nouvelle annotation,
✓ Une réponse à une annotation,
✓ Un lien pour réinitialiser son mot de passe.
Vous pouvez via l’icône modifier ces mails types pour les personnaliser.
Remarque : Si vous souhaitez modifier les mails types, nous vous déconseillons de faire un copier/coller de
votre texte depuis Word. Il vous faut utiliser la barre d’outils suivante qui s’affiche dès que vous modifiez le
texte du mail type :
Une liste de balises est également disponible à droite de l’écran pour vous permettre d’ajouter des champs
dynamiques dans vos mails. Il suffira de cliquer sur la balise adéquate pour qu’elle s’ajoute dans votre mail
type.
Le bouton permet de voir vos modifications.
b) Alert_use_dlink
Dans les notifications, cela permet d’avoir un lien qui autorise les utilisateurs à télécharger directement
les fichiers sans authentification.
c) Datev
Permet de donner une limite de validité en heure d’un lien dans une alerte email. Si le champ est vide, il
n’y a pas de limite.

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Public
d) Group_by_sender
Permet de regrouper les notifications par expéditeur. Ainsi l’utilisateur qui est à l’origine d’ajouts de
documents par exemple sera l’expéditeur du mail.
e) Time_email
Cette option va permettre de régler la fréquence des notifications pour éviter que les utilisateurs soient
envahis de mails automatiques. Le temps est défini en minutes. Par défaut, 10 minutes sont paramétrées.
Ainsi 10 minutes vont s’écouler entre deux notifications.
Par exemple inscrivez 1 440 minutes pour bénéficier d’une seule notification par jour qui va résumer
l’ensemble des actions qui ont eu lieu sur vos dossiers et documents.
Autre exemple où vous pouvez mettre 240 mn pour recevoir une notification toutes les 4h.
Remarques :
- Pensez à enregistrer modifications avec le bouton Sauvegarder.
- Concernant l’expéditeur par défaut des notifications automatiques, l’adresse est web@netexplorer-
mailer.com. Si vous souhaitez modifier cet expéditeur, il vous faudra paramétrer votre propre SMTP.
D. SECURITE
a) Options de connexion par défaut
Vous pouvez, via l’icône , modifier les options de connexions par défaut de tous les
utilisateurs de la plateforme. Vous retrouvez les même options que pour un utilisateur dans le chapitre
Gestion de la plateforme>Utilisateurs. Cela ne change pas les options de connexion personnalisées.

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Public
b) Password_min_length
Permet de définir une longueur minimale pour les mots de passe des utilisateurs. Par défaut 6 caractères
au minimum sont requis.
c) Password_min_complexity
Permet de choisir le niveau de complexité des mots de passe utilisateurs. Par défaut, la valeur est fixée à
0 c’est-à-dire un faible niveau de sécurité.
d) Connexion_attempt_limit, Connexion_ban_seconds Connexion_limit_ip et
Connexion_limit_login,
Ces options permettent de limiter le nombre maximal de tentatives de connexion par utilisateur. Si
l’utilisateur dépasse cette limite alors son compte sera bannit.
Connexion_limit_login active cette limite de connexion.
Connexion_attempt_limit permet de définir le nombre maximal de tentatives de connexion. v. Par défaut
5 tentatives sont paramétrées.
Connexion_ban_seconds définit la durée de bannissement pendant laquelle l’utilisateur ne peut pas se
connecter. Par défaut elle est à 60 secondes.
Connexion_limit_ip active la limitation de tentatives de connexion par IP.
Remarques : Une IP bannie impacte tous les utilisateurs qui utilisent cette IP. Les utilisateurs n’auront plus
accès à la plateforme web ou à leurs lecteurs réseaux (montés manuellement). NetSync et NetExplorer Drive
ne seront pas impactés.
e) Link_key_min_length
Permet de définir le nombre minimum de caractères comportés dans les liens de téléchargement. Plus il
est élevé et plus la sécurité est renforcée. Cette option est réglée à 10 caractères par défaut.
f) Notify_new_devices
Si un utilisateur se connecte depuis un nouvel appareil, il reçoit une notification. Cela permet d’être averti
dans le cas d’une utilisation frauduleuse. Par défaut, l’option n’est pas activée.
g) Session_idle
Permet de définir la durée d’inactivité de la session utilisateur en secondes. Au-delà d’un laps de temps
d’inactivité sur le compte, la session de l’utilisateur se désactive automatiquement. Par défaut, cette durée
est fixée à 1 mois soit 2 592 000 secondes. De ce fait, si un utilisateur n’utilise pas sa session pendant 1
mois, alors son compte sera désactivé.
h) Session_limit
Permet de définir la durée de vie de la session utilisateur en secondes. Au-delà d’un laps de temps, la
session de l’utilisateur se désactive automatiquement. Par défaut, la valeur est 0, l’option est désactivée.
i) Virscan
Permet d’activer un anti-virus qui va analyser chaque nouveau fichier déposé. Si un fichier est corrompu,
il sera rejeté par la plateforme. Lorsqu'un virus est repéré, le compte utilisateur est automatiquement
bloqué afin d'empêcher la propagation du malware. Par défaut l’option n’est pas activée.

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Public
E. COMPTES & AUTHENTIFICATION
Si vous avez déjà des annuaires ou méthode d’authentification, il est possible de les connecter à
NetExplorer. Vous conservez ainsi vos utilisateurs et vos groupes sans devoir les recréer pour les annuaires,
ou/et le système d’authentification unique permettra à vos utilisateurs de s’authentifier une fois sur une
page dédiée pour être authentifier sur tous les sites web qu’ils utilisent.
Plusieurs choix sont proposés : OFFICE 365, Active Directory, LDAP, OpenIDConnect, SAML 2.0, IBM
Domine. En fonction de l’application, vous avez la méthode proposée :
La clé permet l’authentification unique (SSO) et le groupe de personnes, un annuaire.
Sélectionnez la méthode et cliquez sur le bouton SUIVANT pour la configurer.
F. SMTP
Cet onglet permet, si vous le souhaitez, d’utiliser votre propre serveur pour l’envoi des emails.
a) Default_sender
Lorsqu’un mail automatique est envoyé, l’expéditeur par défaut est web@netexplorer-mailer.com.
Si vous souhaitez utiliser un expéditeur personnalisé, il vous faudra paramétrer votre propre SMTP. Puis
renseigner dans la rubrique default_sender une adresse mail générique classique et valide. Cette dernière
vous permettra par exemple de récupérer les notifications d’erreurs lorsque les messages ne sont pas
remis aux destinataires.
b) Smtp_port
Le port du serveur SMTP est le port 25.
c) Smtp_secure
Lorsque vous remplissez ce champ, écrivez bien en minuscules. Le fait de renseigner ce champ en
majuscules est considéré comme un champ vide et donc le chiffrement ne se fait pas.
G. PLUGIN OUTLOOK
Si vos utilisateurs veulent utiliser le plugin Outlook pour envoyer des pièces jointes sans limite de taille,
alors vous pouvez le paramétrer dans cette rubrique.

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Public
a) Delete_days
Permet de définir la durée pendant laquelle les pièces jointes sont conservées sur votre plateforme. Par
défaut elle est à 30 jours.
b) Enable_plugin
Autorise les utilisateurs à installer le plugin et à le connecter à la plateforme pour que les pièces jointes
envoyées soient stockées sur votre plateforme temporairement.
c) Purge_attachments
Permet d’activer une purge automatique sur les pièces jointes stockées sur votre plateforme. Ainsi une
fois le délai de rétention atteint, elles sont supprimées automatiquement pour ne pas occuper de l’espace
disque inutilement.
Remarque : le répertoire qui contient vos pièces jointes envoyées via le plugin Outlook n’est pas accessible
pour un utilisateur ou un administrateur de la plateforme. Lors d’une prochaine mise à jour ce dossier sera
accessible. Dans Gestion de la plateforme>Système, vous pouvez voir son espace disque utilisé.
III. Archives
Sur votre plateforme NetExplorer, en fonction de votre abonnement, vous pouvez disposer d'une
fonctionnalité d'archivage. De plus, l’option archive doit être activée dans Configuration>Fonctionnalités.
L'archivage vous permet de stocker des documents ou des dossiers dont vous ne vous servez pas au
quotidien mais que vous souhaitez conserver. Cet archivage fait partie intégrante de votre espace disque
disponible.
Les documents et dossiers archivés sont uniquement :
✓ Accessibles par l'administrateur,
✓ Consultables en mode lecture après une opération de désarchivage.
✓ Ajoutés dans l'archive un par un (pas de sélection multiple possible) et s'ajoutent directement à
la racine.
Remarque : Seul l’administrateur peut archiver ou désarchiver des dossiers et des fichiers.

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Public
A. Archiver un fichier ou un dossier
Pour ajouter un fichier ou un dossier dans la rubrique Archives :
✓ Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
✓ Repérez votre dossier et faites un clic-droit dessus.
✓ Sélectionnez Archiver (comme affiché ci-contre).
✓ Votre fichier ou votre dossier va s'ajouter directement dans
votre zone d'archivage dédiée.
➔ Vous venez d'archiver votre fichier ou votre dossier.
Remarque : Lorsque vous placez un fichier ou un dossier en Archives, vous
ne pouvez pas sélectionnez un emplacement spécifique. Il se place
automatiquement dans la rubrique Archives. Une fois dans la rubrique
Archives, vous pouvez organiser vos dossiers.
B. Désarchiver un fichier ou un dossier
Une fois vos documents ou fichiers archivés, vous avez la possibilité de les désarchiver via une opération
de désarchivage.
Pour désarchiver un fichier ou un dossier :
✓ Rendez-vous dans la rubrique Archives sur votre plateforme.
✓ Faites un clic-droit sur un fichier ou un dossier et sélectionnez Désarchiver.
✓ Indiquez dans quel dossier vous souhaitez désarchiver votre fichier ou dossier et cliquez sur
Désarchiver.
➔ Vous venez de désarchiver votre fichier ou votre dossier.
Remarques :
✓ Seul l'administrateur a la possibilité de lancer une opération de désarchivage.
✓ Attention, si le dossier dans lequel vous désarchivez possède le droit de téléchargement, alors les
NetSync qui synchronisent ce dossier vont se mettre à jour et synchroniser ces données.
✓ Une opération de désarchivage suppose que vous ayez suffisamment d’espace disque pour accueillir
les documents.
C. Supprimer un fichier ou un dossier
Une fois vos fichiers ou dossiers stockés dans la rubrique Archives de votre plateforme, vous avez la
possibilité de les supprimer.
Pour supprimer définitivement un fichier ou un dossier archivé :
✓ Rendez-vous dans la rubrique Archives sur votre plateforme.
✓ Faites un clic-droit sur un fichier ou un dossier et sélectionnez Supprimer.
✓ Une fenêtre de confirmation, vous demandera de confirmer l’action en recopiant un code.
✓ Faites Valider.
Remarque : Seul l'administrateur a la possibilité de supprimer une archive.

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Public
LIBRAIRIE
La Librairie correspond à votre arborescence de dossiers. Vous pouvez naviguer d’un dossier à un autre
directement depuis l’arborescence ou via chaque dossier.
On appelle Documents5
, la racine de votre arborescence. Pour plus de praticité, il est conseillé lors de
l’ouverture de votre plateforme que tous les utilisateurs aient accès à ce dossier racine au minimum avec
le droit de Naviguer.
Depuis cette arborescence à gauche de l’écran, vous ne pouvez pas supprimer de dossiers. Si vous
souhaitez supprimer un dossier, il vous faudra cliquer sur Documents puis dans les résultats à droite de la
librairie, repérer et supprimer votre dossier.
5
Cette racine peut porter un autre nom sur votre plateforme (sur demande).

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Public
CAS PRATIQUES
I. Créer un nouveau dossier
Pour créer un nouveau dossier sur votre plateforme :
✓ Faites un clic-droit et sélectionnez Nouveau dossier.
✓ Ou bien vous avez la possibilité de cliquer sur en haut à droite de votre écran et
sélectionnez Nouveau dossier.
✓ Nommez votre dossier.
Remarque : Lorsque vous créez un dossier enfant (sous-dossier) dans un dossier parent, alors ce dossier
enfant va reprendre automatiquement les droits d’accès paramétrés sur le dossier parent.
II. Créer un nouveau fichier
Pour créer un nouveau fichier sur votre plateforme :
✓ Faites un clic-droit et sélectionnez Nouveau fichier.
✓ Ou cliquez sur en haut à droite de votre écran et sélectionnez Nouveau fichier.
Dans les 2 cas, il vous faudra sélectionner le type de fichier que vous souhaitez créer : Word, Excel,
Powerpoint ou texte.
Votre nouveau fichier se crée, il vous suffit de faire un clic-droit Modifier dessus pour travailler
directement.
Remarques :
- Cette édition en ligne (clic-droit Modifier) est possible si le poste dispose du pack Office 2010 SP2
au minimum.
- Sinon vous avez la possibilité d’utiliser le clic-droit Modifier avec Excel Online si vous disposez
d’un abonnement Office 365 business.

40
Public
III. Déposer un fichier
Vous pouvez ajouter un fichier qui existe déjà sur votre poste directement sur votre plateforme.
Pour cela deux solutions :
1) Utiliser le glisser/déposer
✓ Sélectionnez votre fichier,
✓ Faites un glisser/déposer de votre document sur votre interface dans le dossier adéquat. Le
symbole d’un nuage apparait : vous pouvez déposer votre fichier (exemple ci-dessous).
2) Déposer des fichiers
✓ Cliquez sur en haut à droite de votre plateforme.
✓ Sélectionnez dans le menu déroulant Déposer des fichiers.
✓ Votre explorateur s’ouvre, recherchez vos fichiers.
✓ Cliquez sur Ouvrir pour confirmer.
IV. Déposer un dossier
Vous pouvez ajouter un dossier qui existe déjà sur votre poste directement sur votre plateforme en
conservant son arborescence. Pour cela deux façons de procéder :
1) Utiliser le glisser/déposer
✓ Sélectionnez votre dossier,
✓ Faites un glisser/déposer sur votre interface à l’emplacement adéquat. Le symbole d’un nuage
apparait : vous pouvez déposer votre dossier.
✓ Une barre de progression vous informe de l’état du téléchargement (image ci-dessous).

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Public
Remarque : La fonctionnalité glisser/déposer d’un dossier n’est pas supportée par tous les navigateurs
Internet. Préférez l’usage de Google Chrome ou de Mozilla (dernière version).
2) Déposer un dossier complet
✓ Cliquez sur en haut à droite de votre plateforme
✓ Sélectionnez Déposer un dossier complet.
✓ Votre explorateur Windows s’ouvre, recherchez votre dossier.
✓ Cliquez sur OK pour confirmer.
✓ Votre dossier se télécharge. Une barre de progression vous informe de l’état du téléchargement
(image ci-dessous).
Remarque : La fonctionnalité Déposer un dossier complet n’est pas supportée par tous les navigateurs
Internet. Il se peut que vous ne la voyiez pas apparaître dans le menu déroulant. Préférez l’usage de Google
Chrome ou de Mozilla (dernière version).
V. Les favoris
Grâce à l’espace sur votre plateforme, épinglez et retrouvez facilement les dossiers de
votre choix. Vous pourrez ainsi accéder plus facilement aux dossiers que vous utilisez souvent.
1) Epingler un favori
✓ Repérez votre dossier et faites un clic-droit pour sélectionner
✓ Il se place automatiquement dans votre rubrique .
Remarque : vous pouvez épingler/désépingler des dossiers uniquement dans la limite de 50 dossiers.
2) Désépingler un favori

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Public
✓ Depuis la rubrique , repérez votre favori à désépingler et faites un clic-droit pour
choisir
Votre favori se supprime de votre rubrique. Le dossier quant à lui n’est pas supprimé. Il est toujours
consultable dans votre LIBRAIRIE.
3) Organiser vos favoris
Pour organiser vos favoris :
✓ Depuis la rubrique cliquez sur votre favori pour le sélectionner.
✓ Déplacez-le dans la liste de vos favoris.
VI. Attribuer des droits à un dossier
Pour chaque dossier vous allez pouvoir attribuer des droits d'accès pour chaque utilisateur ou chaque
groupe d'utilisateurs.
Il existe deux façons de procéder :
1) Mode simple
✓ Dans la LIBRAIRIE, repérez votre dossier et faites un clic-droit pour sélectionner Détails.
✓ Cliquez sur l’onglet .
✓ Sélectionnez
✓ Insérez le nom du collaborateur s’il a déjà un compte sur la plateforme ou son adresse email s’il
s’agit d’une personne extérieure.
o Si le collaborateur a un compte existant il vous sera proposé, il ne vous reste plus qu’à le
sélectionner. De la même façon vous pouvez ajouter un groupe.
o Sinon vous aurez la mention : « Désolé, nous n’avons pas trouvé cette personne. Vérifiez
votre saisie ou invitez cette personne par email ». Renseignez alors une adresse mail valide.
Le bouton apparaitra une fois l’adresse saisie.
Votre correspondant reçoit automatiquement un mail l’informant qu’il a accès à un nouveau dossier de
travail.
2) Mode avancé
Pour cela :
✓ Les détails de votre dossier s’affichent sur votre droite, depuis la roue crantée accessible à
côté du nom de votre dossier, sélectionnez Gérer les droits d’accès.

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Public
✓ La fenêtre des droits d’accès s’affiche :
En haut à gauche, vous retrouvez le chemin d’accès de votre dossier et sa taille.
En haut à droite, vous retrouvez :
o La sélection du Mode avancé ou non des droits d’accès (utile pour affiner les droits).
o Le bouton pour ajouter des utilisateurs ou des groupes sur le dossier.
Puis dans le tableau, vous retrouvez les utilisateurs ou les groupes qui ont accès au dossier et leurs actions
possibles.
Exemple (ci-dessus) : Sur le dossier Comptabilité, nous avons 3 lignes de droits :
- Groupe Administrateurs NetExplorer : par défaut à la création d’un dossier, cette ligne s’ajoute avec
tous les droits. Il ne faut pas la modifier.
- L’utilisateur Maxime Dupont a lui aussi tous les droits sur le dossier.
- Le groupe Stagiaires a par contre uniquement le droit de lire sur le dossier.
A. Ajouter un utilisateur sur un dossier
✓ Pour accéder aux droits d’accès d’un dossier, faites un clic-droit dessus et sélectionnez Détails.
✓ Cliquez sur et sélectionnez Gérer les droits d’accès.
✓ Dans la fenêtre des droits d’accès en mode avancé, cliquez sur .
o Recherchez votre utilisateur dans la liste et cliquez sur pour le sélectionner.
o Cliquez sur .

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Public
o La ligne de votre utilisateur s’affiche en vert et l’action d’ajout est notée en bas de la
fenêtre comme encadré en vert ci-dessous :
o Sélectionnez le Mode avancé ou non en fonction de vos préférences.
o Puis cochez/décochez les cases pour attribuer ou non des droits.
o Cliquez sur .
Détails des droits :
▪ En Mode simple :
• Lire : Voir les documents dans le dossier, lire le contenu et télécharger les fichiers.
• Ecrire : Modifier les documents (renommer, supprimer), créer des fichiers ou des dossiers, les
éditer, copier/coller ou glisser/déposer des fichiers ou des dossiers.
• Inviter : Permet l'invitation de collaborateurs (interne ou externe à la société) sur le dossier.
▪ En Mode avancé :
Naviguer: Permet de passer de dossier en dossier (utile pour regrouper des dossiers sans•
casser les droits). Ce droit seul ne permet pas de voir les fichiers.
Consulter: permet d’octroyer le droit de lecture sur les fichiers via un aperçu.•
Télécharger: permet d’octroyer le droit de télécharger les documents du dossier. En•
activant ce droit NetSync peut télécharger le dossier.
Ajouter: permet d’octroyer le droit de créer un document dans un dossier. Ce droit ne•
permet pas de modifier un document existant.
Modifier : permet d’octroyer le droit de modifier un document.•

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Public
Supprimer: permet d’octroyer le droit de supprimer un document ou une version.•
Inviter: Permet l'invitation de collaborateurs sur le dossier.•
Remarques :
- En Mode avancé, si vous cochez les trois premières cases alors votre utilisateur pourra naviguer dans
le dossier, lire les fichiers via un aperçu et les télécharger.
- Lorsque vous réglez les droits d’accès, vous pouvez le faire en mode simple ou en mode avancé. Vous
pouvez ainsi régler par défaut vos droits en mode simple et pour certains dossiers vous pouvez
basculer en mode avancé pour affiner la gestion des droits.
Cas de figure : Lorsque vous octroyez les droits d’accès sur un dossier, il est possible qu’un utilisateur fasse
partie d’un groupe et que vous deviez pourtant lui restreindre ses droits (ou lui en ajouter). Dans ce cas
laissez la ligne de droits d’accès que vous avez paramétré pour le groupe et ajoutez une ligne de droit
supplémentaire pour cet utilisateur en particulier (comme ci-dessous)
Dans l’exemple ci-dessus Maxime fait partie du groupe Administrateurs NetExplorer mais pour ce répertoire
vous devez lui octroyer des droits restreints. Pour cela, vous devez ajouter l’utilisateur Maxime et sélectionner
les droits que vous voulez. Ainsi, Maxime va hériter des droits du groupe Administrateurs NetExplorer et il
aura des droits affinés soit ici uniquement lire et télécharger les éléments du dossier comptabilité.
B. Inviter un collaborateur sur un dossier
En octroyant le droit d’inviter sur un dossier, vous donnez la possibilité à un utilisateur ou à un groupe
d’inviter des participants à collaborer. Cela peut être utile pour vous décharger de certaines tâches
d’administration.
Ainsi, un utilisateur ou un groupe pourra inviter un ou plusieurs collaborateurs interne ou externe à la
plateforme sur un dossier donné.
✓ Dans la LIBRAIRIE, repérez votre dossier et faites un clic-droit pour sélectionner Inviter à
collaborer.

46
Public
✓ Dans l’écran de droite, cliquez sur
✓ Insérez le nom du collaborateur s’il a déjà un compte sur la plateforme ou son adresse email s’il
s’agit d’une personne extérieure.
o Si le collaborateur a un compte existant il vous sera proposé, il ne vous reste plus qu’à le
sélectionner.
o Sinon vous aurez la mention : « Désolé, nous n’avons pas trouvé cette personne. Vérifiez
votre saisie ou invitez cette personne par email ». Renseignez alors une adresse email
valide. Le bouton apparaitra une fois l’adresse saisie.
Par défaut le participant va avoir au minimum le droit de lire sur le dossier. Pour ajouter des droits
supplémentaires, il faut cliquer sur et sélectionner les droits qu’il convient dans le menu
déroulant ci-dessous.
Remarque : En tant qu’administrateur vous avez la possibilité d’accéder à la liste des collaborateurs invités
sur chaque dossier. Pour cela :
- Clic-droit Détails sur le dossier concerné,
- Cliquez sur situé à côté du nom du dossier sur la partie droite de l’écran pour accéder aux
paramètres administrateurs.
- Sélectionnez Gérer les droits d’accès.
- La liste des collaborateurs s’affiche. Dans la colonne INVITATION, vous savez qui a invité tel ou tel
collaborateur.
Remarque : Quand un invité a rejoint votre dossier de travail, il est transformé en utilisateur.
C. Modifier les droits d’un utilisateur sur un dossier
Deux façons de procéder :
➢ En mode simplifié via le panneau Equipe.
Les différents droits que l’on peut octroyer
Pour ajouter une date de validité à l’invitation
Pour supprimer le collaborateur du dossier

47
Public
➢ En mode administrateur via le bouton , Gérer les droits d’accès.
i. En mode simplifié :
✓ Cliquez à droite de l’écran sur l’onglet EQUIPE.
✓ Repérez l’utilisateur à modifier et sélectionnez le menu déroulant accessible sur le signe .
✓ Choisissez les droits adéquats.
ii. En mode administrateur :
✓ Cliquez sur situé à côté du nom du dossier sur la partie droite de l’écran pour accéder aux
✓ Sélectionnez Gérer les droits d’accès.
✓ Repérez l’utilisateur à modifier et cochez/décochez les cases adéquates.
✓ Cliquez sur .
Remarque : Si vous souhaitez que vos modifications de droits ne s’appliquent pas aux sous-dossiers, alors il
vous faut cliquer sur (l’encoche encadrée en rouge ci-dessous)
Puis sur
Remarque bis : Nous vous conseillons de ne pas modifier sans cesse les droits de vos dossiers en particulier
sur des dossiers parents. En effet lorsque vous modifiez des droits sur un dossier parent et que des NetSync
sont connectés à la plateforme, alors ils vont se mettre en pré-synchronisation et vérifier l’ensemble des
éléments du dossier pour mettre à jour les droits. Plus il y a de fichiers et de sous-dossiers et plus les NetSync
mettront du temps à se mettre à jour.
Si vous êtes amenés à effectuer régulièrement des modifications de droits sur des dossiers parents, il se peut
que votre arborescence ne soit pas adaptée. Dans ce cas, il est souhaitable de la revoir.
D. Supprimer un utilisateur sur un dossier
i. En mode simplifié :
✓ Cliquez à droite de l’écran sur l’onglet EQUIPE.
✓ Repérez votre utilisateur et sélectionnez le menu déroulant accessible sur le signe .

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Public
✓ Choisissez l’option Retirer.
Remarque : Dès lors que vous sauvegardez des modifications de droits, elles s’appliquent immédiatement.
ii. En mode administrateur :
✓ Sélectionnez Gérer les droits d’accès.
✓ Repérez votre utilisateur et dans la colonne ACTIONS cliquez sur .
✓ L’utilisateur se met en surbrillance rouge.
✓ Cliquez sur .
Remarque : Si vous souhaitez que vos modifications de droits ne s’appliquent pas aux sous-dossiers, alors il
vous faut cliquer sur (l’encoche encadrée en rouge ci-dessous)
Puis sur
Remarque : Dès lors que vous sauvegardez des modifications de droits, elles s’appliquent immédiatement.
VII. Déplacer un dossier : héritage des droits ?
Lorsque vous déplacez un dossier, les droits d’accès peuvent être conservés ou non. Voici le
comportement de la plateforme lorsque vous utilisez :
✓ Un glisser/déposer d'un dossier A dans B: A conserve ses droits.
✓ Un copier/coller de A dans B: A ne conserve pas ses droits, il prend ceux de B (option preserve
right on copy: désactivé)
✓ Un couper/coller de A dans B: A conserve ses droits.
Si vous voulez que les droits héritent du dossier parent, vous devez utiliser le copier/coller.
Deux options dans la configuration de la plateforme peuvent vous être utiles :
- Preserve_right_on_copy: si un dossier est copié alors les droits sont conservés lorsque vous le
collez.
- Preserve_right_on_move: si un dossier est déplacé alors les droits sont conservés à son
emplacement de destination.

49
Public
VIII. Paramétrer des alertes mails sur un dossier
Pour chacun de vos dossiers, vous allez pouvoir paramétrer des alertes mail pour notifier les utilisateurs
ou les groupes dès qu’un document est ajouté ou modifié.
A. Ajouter une alerte mail sur un dossier
✓ Sélectionnez Gérer les alertes.
✓ Cliquez sur .
✓ A l’aide du champ recherche, repérez vos Utilisateurs et/ou Groupes et cliquez sur l’icône
pour les sélectionner.
✓ Cliquez sur .
✓ Les alertes s’affichent en vert.
✓ Cliquez sur .
Remarque : Si vous souhaitez que votre notification ne s’applique pas aux sous-dossiers, alors il vous faut
cliquer sur (l’encoche encadrée en rouge ci-dessous)
Puis sur
Remarques :
- Dès lors que vous sauvegardez votre alerte mail, elle s’applique pour l’ajout/modification des
nouveaux éléments.
- Les utilisateurs peuvent aussi s’abonner directement aux notifications qui les intéressent. Depuis la
plateforme, clic-droit Détails sur le dossier puis choisir le bouton Me notifier. De la même façon ils
pourront venir se désabonner.
- Enfin, pour qu’un utilisateur soit alerté il faut qu’il ait:
o au minimum le droit de lire sur le dossier,
o une alerte mail de paramétrée,
o une adresse mail valide.
B. Supprimer une alerte mail sur un dossier

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Public
✓ Repérez l’utilisateur (ou le groupe) qui ne souhaite plus recevoir les notifications par mail et
cliquez sur .
✓ Votre utilisateur (ou votre groupe) s’affiche en rouge et en bas de la fenêtre vous retrouvez le
nombre d’éléments impactés par votre action.
✓ Cliquez sur .
C. Modifier l’email d’alerte
Sur votre plateforme NetExplorer vous avez la possibilité d’utiliser des mails types pour notifier vos
utilisateurs. Vous pouvez les modifier dans la rubrique Administration/ Configuration/ EMAILS/
Personnaliser.
Mais pour un dossier en particulier, vous pouvez modifier l’email d’alerte. Pour cela :
✓ Cliquez sur . Ce bouton est uniquement accessible s’il y a
déjà au minimum une alerte mail paramétrée sur le dossier.
✓ Décochez Utiliser l’email par défaut.
✓ Procédez aux modifications et cliquez sur .
Remarque : Si vous souhaitez modifier l’email d’alerte, nous vous déconseillons de faire un copier/coller de
votre texte depuis Word. Il vous faut utiliser la barre d’outils suivante :
D. Vérifier qu’une alerte mail a bien été envoyé
Un utilisateur se plaint de ne pas avoir réceptionné une notification alors que des fichiers ont été déposés
ou modifiés. Il convient de vérifier dans la rubrique Evènements, les évènements de mails et d'alertes
relatifs à ce dossier via le filtre Type de l'objet.
Lors d'un ajout de documents dans un dossier avec alertes mails, vous allez retrouver plusieurs
évènements :

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Public
✓ INSERT: pour indiquer qu'il y a bien eu un ajout de documents.
✓ ALERTE: pour préciser qu'il y a bien une alerte mail de paramétrée sur le dossier.
✓ EMAIL: pour préciser que le mail d'alerte a bien été expédié.
Si vous avez ces 3 évènements de réunis dans la rubrique Evènements pour votre ajout de fichiers alors
votre notification a été expédié.
Si malgré ça vous n'avez pas reçu votre mail, pensez à vérifier l’adresse mail renseignée sur la fiche de
l’utilisateur (pour vérifier si elle est bien orthographiée) et son courrier indésirable ou SPAM.

52
Public
IX. Retrouver des dossiers/fichiers supprimés par erreur
Un utilisateur a supprimé des dossiers ou des fichiers par erreur.
En tant qu'administrateur vous avez la possibilité de voir les dossiers ou les fichiers qui ont été supprimés
et de les restaurer si besoin. Pour cela :
✓ Dans la rubrique Gestion de la plateforme, sélectionnez l’onglet EVENEMENTS,
✓ Cliquez sur
✓ Dans le filtre Action, sélectionnez Suppression.
✓ La liste des éléments supprimés de votre plateforme s'affiche. Repérez l'utilisateur qui a supprimé
les dossiers ou les fichiers recherchés. Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres critères de filtrage
pour affiner votre recherche.
L’exemple ci-dessus vous indique que l’utilisatrice alice a supprimé aujourd’hui le fichier picto.png
✓ Rendez-vous ensuite dans la rubrique directement accessible en dessous des
dossiers de votre LIBRAIRIE.
✓ Votre corbeille s’affiche.
✓ Tout en haut à droite de votre écran cliquez sur l’icône
✓ Sélectionnez votre utilisateur en cliquant sur le symbole et cliquez sur
✓ La corbeille de votre utilisateur s'affiche.
✓ Cliquez sur le dossier ou le fichier en question et sélectionnez
➔ Votre dossier ou fichier se restaure à son emplacement initial.

53
Public
Remarque : Vous pouvez restaurer plusieurs documents en même temps. Pour cela faites un Ctrl + A
pour tout sélectionner ou sélectionnez manuellement vos fichiers et cliquez sur Restaurer.
IV. Rechercher un document sur votre plateforme
Afin de vous aider à rechercher un fichier ou un dossier, une fonction Recherche est disponible. Pour
l’utiliser :
✓ Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, cliquez sur Documents.
✓ Dans le champs (en haut à droite de votre écran) saisissez le nom de votre
fichier ou un mot clé.
✓ Faites Entrée.
✓ Les résultats de la recherche s’affichent à l’écran.
✓ En faisant clic-droit sur votre fichier ou dossier, vous pouvez sélectionner
. Ainsi, vous retrouvez directement le chemin d’accès à votre
fichier ou dossier.
Remarque : La fonction Recherche permet de rechercher un terme dans le nom de vos fichiers ou de vos
dossiers, dans le contenu des documents (Office, Open Office et PDF), ainsi que dans les annotations
apposées sur les fichiers ou les dossiers.
X. Les formats lisibles depuis votre plateforme
Toutes les extensions sont acceptées sur votre plateforme ainsi vous pouvez y déposer tout type de
fichiers quelle que soit leur taille.
Vous trouverez ci-dessous la liste des extensions que vous pouvez lire sur votre plateforme grâce à la
fonction Aperçu. Vous pouvez donc consulter vos fichiers en ligne sans avoir le logiciel adéquat installé
sur votre poste.
✓ Vidéos: .flv .f4v .mov .mp4 .m4v .ogv .webm
✓ Audios: .acc .f4a .mp3 .m4a .oga .ogg .wav .wave
✓ Documents: .accdb .doc .docm .docx .dot .dwg .pdf .pot .ppm .pps .ppt .ppx .pub .odp .ods .odt
.otp .ots .ott .stc .std .sti .stm .stw .sxc .sxd .sxi .sxm .sxw .uof .uop .uos .uot .wks .wk1 .xls .xlsm .xlsx
.xlt .xlw .123
✓ Images: .ai .bmp .gif .jpeg .png .psd .tiff
Remarque : Si vous avez des fichiers avec d'autres extensions, vous pouvez les déposer sur la plateforme. Par
contre, vous serez obligé de les télécharger et de les ouvrir ensuite avec le logiciel adéquat.
V. Les détails d’un fichier

54
Public
Lorsque vous souhaitez avoir accès aux détails de votre fichier (taille, nombre de téléchargements, date
de la dernière modification, …), il vous suffit de consulter sa timeline. Pour cela :
✓ Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer
✓ Repérez votre fichier ou votre dossier et faites clic-droit Détails.
✓ Les détails du fichier s’affichent à droite de l’écran.
Exemple : Mon document Manuel utilisateurs fait 1.5 Mo et a été
téléchargé 1 seule fois. Ce fichier comporte 2 versions dont la
dernière a été téléchargé par Marine et annotée par Pierre.
Remarque : la taille d’un fichier comprend uniquement la dernière
version. Si des versions composent un fichier alors elles
s’accumulent mais leurs tailles ne sont pas mentionnées.
XI. Récupérer une version d’un fichier
Vous souhaitez restaurer la version précédente d'un fichier. Pour cela :
✓ Repérez votre fichier et faites un clic-droit Détails.
✓ Les détails de votre fichier s'affichent avec l'ensemble des versions. En tête de liste, vous devez
retrouver la dernière version du fichier puis les précédentes.
✓ Il vous suffit de supprimer la dernière version pour obtenir une version antérieure. (Avant cette
opération, pensez à sauvegarder la dernière version de votre document si vous en avez besoin).
✓ Cliquez sur et Supprimer.
Remarques :

55
Public
- Le versioning d’un fichier est uniquement visible sur la plateforme web pour un administrateur mais
aussi pour les utilisateurs.
- En revanche le versioning n’est pas consultable directement depuis NetSync.
XII. Enlever un verrou sur un fichier depuis votre plateforme
NetExplorer verrouille un fichier de façon à empêcher toute modification de celui-ci par les autres
utilisateurs le temps que vous travaillez dessus. Par la suite, NetExplorer le déverrouille automatiquement
afin qu’il soit de nouveau modifiable.
Seul l’administrateur a la possibilité de supprimer un verrou mis sur un fichier par un autre utilisateur, si
par exemple ce dernier a oublié de le faire.
Pour cela:
✓ Repérez votre fichier, faites un clic-droit dessus et sélectionnez Déverrouiller.
Si vous rencontrez un message d’erreurs en administrant votre plateforme ou si vos utilisateurs vous
remontent un dysfonctionnement, pensez à consulter notre base de connaissances6
! Vous trouverez
les messages d’erreurs les plus fréquents et leurs solutions.
6
https://support.netexplorer.fr/kb/Base_de_connaissances_NetExplorer Plateforme web NetExplorer / Je
suis administrateur / 10 Messages d’erreurs / Accéder à la catégorie dédiée / 2 Plateforme
NetExplorer

56
LES OUTILS NETEXPLORER
En complément de votre plateforme web, vous avez à votre disposition un ensemble d’outils que vous pouvez utiliser. Chacun ayant ses spécificités, nous vous recommandons
d’utiliser tel ou tel outil en fonction du travail que vous souhaitez faire. Vous pouvez tout à fait utiliser un outil ou plusieurs en même temps, vos données se synchronisent
en temps réel et sont les mêmes partout.
Notre boîte à outils est composée de :
Tous nos outils sont téléchargeables gratuitement depuis notre site Internet https://www.netexplorer.fr rubrique Ressources / Téléchargements.
NetExplorer mobileNetExplorer DriveNetSyncPlateforme web NetExplorer for
Outlook
Logiciel de
synchronisation
Applications mobiles
Windows
MAC
Windows
(Vista et supérieures)
Interface web
WebDav
Lecteur réseau
iOS, AndroidWindows
MAC
Plugin Outlook
Windows

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