Manuel eGroupWare pour les utilisateurs v.1.02

GestionRessources www.gestionressources.com

Guide pour les Utilisateurs eGroupWare v.1.4.002
Français
Manuel v.1.02

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1


Petit Mot de Gestion-Ressources

Chers Lecteurs,

Le guide de l’utilisateur 2008, version 1.01, vous est offert par Gestion-
Ressources.

Ce guide est le fruit du travail d’un de nos représentant en réponse aux
demandes de plusieurs de nos clients.

Il n’est pas complet à 100%. Grâce à la nature de la licence GFDL nous allons
pouvoir ensemble construire un manuel complet et à jour.

Nous espérons que cet e-Book sera bénéfique pour la communauté
francophone d’eGroupWare.

Bonne lecture !

Copyright (C) 2010 Gestion-Ressources.
Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document
under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.3
or any later version published by the Free Software Foundation;
with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts.
A copy of the license is included in the section entitled "GNU
Free Documentation License".

2


-Index-

I.Le Carnet d’adresses...............................................................5
a.Ajouter un contact :................................................................................................................6
b. Rechercher un contact :........................................................................................................8
c. Modifier un contact :...........................................................................................................13
d. Supprimer un contact :........................................................................................................14
f. Exporter un contact :...........................................................................................................15
g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse :........................................16
II. Le Calendrier.......................................................................18
a.Naviguer entre les différentes vues :  ..................................................................................19
b. Description des Popups :....................................................................................................20
c. Créer un rendezvous :........................................................................................................21
d. Modifier ou supprimer un rendezvous :............................................................................25
  ..............................................................................................................................................25
..............................................................................................26
III. La Messagerie....................................................................26
a. Gestion des signatures........................................................................................................27
b.Comprendre et lire les messages.........................................................................................28
c.Composer des messages.......................................................................................................28
d. Ajouter un contact à partir d’un message...........................................................................30
e. Rechercher un message :.....................................................................................................31
f. Répondre aux messages :....................................................................................................32
g. Supprimer des messages :...................................................................................................33
h. Imprimer des messages :.....................................................................................................33
i. Enregistrer des messages dans l’Infolog :...........................................................................34
j. Organiser les messages dans des dossiers :.........................................................................35
..............................................................................................38
IV. L’Infolog.............................................................................38
a. Présentation :.......................................................................................................................38
b. Ajouter une entrée dans l’Infolog : ....................................................................................39
c. Rechercher une entrée dans l’Infolog :...............................................................................42
d. Modification dans l’Infolog :  ............................................................................................43
e. Supprimer dans l’Infolog : .................................................................................................44
V. La Base de connaissance......................................................45
a.Créer une catégorie :   .........................................................................................................46
b.Créer une souscatégorie :...................................................................................................47
c.Créer un article :..................................................................................................................47

3


d. Publier une question :  .......................................................................................................49
e. Supprimer un article :.........................................................................................................50
f. Répondre à une question :    ...............................................................................................50
g. Chercher un article :  .........................................................................................................50
VI. Les Ressources...................................................................52
a.Créer des catégories : ..........................................................................................................53
b.Supprimer des catégories : ..................................................................................................53
c.Créer des ressources :..........................................................................................................54
d.Réserver une ressource :  ....................................................................................................54
VII. Les Communiqués..............................................................55
a.Ajouter des communiqués : ................................................................................................56
b.Lire les communiqués :  ......................................................................................................57
c.Les préférences de communiqués : .....................................................................................57
d. Rechercher un communiqué :  ...........................................................................................58
e. Droit sur les accès aux communiqués :  .............................................................................59
..............................................................................................60
VIII. Gestionnaire de projet......................................................60
a.Création d’un nouveau projet :  ..........................................................................................61
b.Assigner des tarifs à un projet : ..........................................................................................64
IX. Créer une feuille de temps..................................................66
X. Gestionnaire de fichiers.......................................................71
a.Présentation des icônes :  ....................................................................................................72
b.Créer un nouveau fichier :   ................................................................................................73
c.Créer un nouveau dossier :...................................................................................................74
d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers : ..........................................75
e. Comment supprimer un fichier ou un dossier :...................................................................76
..............................................................................................77
XI. Les Signets.........................................................................77
a.L’interface signet : ..............................................................................................................78
b.Créer un nouveau signet :  ..................................................................................................79
c.Trouver un signet existant :   ..............................................................................................81
d. Envoyer un signet à un collègue :  .....................................................................................82
..............................................................................................84
XII. Les Sondages....................................................................84
a.Consulter la liste des sondages :..........................................................................................84
b.Consulter les résultats des sondages :  ................................................................................85
c.Répondre aux sondages : ....................................................................................................85
..............................................................................................87
XIII. My DMS............................................................................87
a. Ajouter un dossier conteneur..............................................................................................88
b. Supprimer un dossier..........................................................................................................89
c. Importer un nouveau document..........................................................................................89
d. Supprimer un document......................................................................................................91
e. Consulter un document ......................................................................................................92
f. Importer une mise à jour d’un document............................................................................93

4


g. Consulter une version antérieure du document..................................................................94
h. Supprimer une mise à jour..................................................................................................95
i. Envoyer une notification à un autre utilisateur....................................................................95

Remerciements
.........................................................................................................................
96

5


I. Le Carnet d’adresses

a.  Ajouter un contact :                                          Error: Reference source not found
..........................................
b. Rechercher un contact :                                   Error: Reference source not found
...................................
c. Modifier un contact :                                          Error: Reference source not found
..........................................
d. Supprimer un contact :                                     Error: Reference source not found
.....................................
f. Exporter un contact :                                          Error: Reference source not found
..........................................
g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse :  Error: ..
Reference source not found

6


a. Ajouter un contact :

• Pour accéder au carnet d’adresses, cliquez sur l’icône « Carnet

d’adresses » .

• Dans la fenêtre « Carnet d’adresse » cliquez sur le bouton en
haut à droite.

• Vous obtenez la fenêtre suivante :

• Dans l’onglet « Général », remplissez les champs correspondants aux
informations recueillies.

• Dans l’onglet « Catégories », cochez les cases correspondantes aux
catégories dont le nouveau contact fait parti.

• Dans l’onglet « Privé », vous pouvez enregistrer les données
personnelles de ce contact, comme par exemple sa date d’anniversaire
ainsi que ses coordonnées à son domicile.

7


• Dans l’onglet « Détails », vous pouvez inscrire des notes concernant le
contact que vous êtes en train de créer.

• Dans l’onglet « Liens », vous pouvez attacher un fichier, pour cela :

 Cliquez sur puis allez chercher le fichier
que vous souhaitez attacher.

 Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite du
bouton et cliquez sur .

8


Une fois la fiche de contact terminée, vous pouvez :

o Annuler les changements en cliquant sur
.

o Appliquer les changements et garder la fiche de
contact ouvert en cliquant sur .

o Enregistrer les changements en cliquant sur
.

o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur
.

b. Rechercher un contact :

Dans la fenêtre « Carnet d’adresses », il est possible d’effectuer une
recherche.

On peut combiner plusieurs champs de recherche qui sont les suivants :

• La recherche par « Catégories » :

o Si des catégories ont été créées auparavant, il suffit de
choisir à partir de la liste déroulante la catégorie
comprenant les contacts désirés.

o Si les catégories n’ont pas été créées, il faut le faire avant
de pouvoir utiliser cette fonction de recherche.

 Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre
« Carnet d’adresses ».

9


 Cliquez sur « Modifier les catégories ».
 Cliquez sur .

 Vous pouvez choisir une « catégorie parente ».
o Ex : On voudrait faire plusieurs catégories au
sein du département Marketing de
l’entreprise.

 Donnez un nom à la catégorie.

 Écrivez la description de la catégorie.

 Vous pouvez créer cette catégorie uniquement
pour votre utilisation de eGroupWare. Pour cela,
cochez la case « Privé ».

 Le code de couleur est optionnel.

10


 Une fois fini, vous pouvez :

o Enregistrer la catégorie en cliquant sur
.

o Annuler les informations entrée en cliquant

sur .

Remarque : Pour rattacher un contact à une catégorie, se référer au a)
Ajouter un Contact.

• La recherche par « Carnet d’adresses » :

o Il est possible de faire une recherche à partir de carnets
d’adresses différents.

Exemple : On veut effectuer une recherche à partir du
carnet d’adresse d’un autre utilisateur d’eGroupWare
dans l’organisation.

o Cliquez sur la liste déroulante et choisissez le carnet
d’adresse correspondant à votre recherche.

• La recherche par « Listes de distribution »

11


Cette fonction permet de faire une recherche à partir d’une liste d’envoie
créée précédemment.

o Pour créer une liste d’envoie :

 Cliquez sur la liste déroulante du champ de
recherche « Liste de distribution ».

 Cliquez sur « Ajouter une nouvelle liste ».

 Entrer le nom de la « liste de distribution ».

 Cliquez sur « OK ».

 Vous pouvez maintenant faire une recherche à
partir d’une « liste de distribution ».

o Pour rattacher un contact à une « liste de
distribution » :

 Effectuez une recherche afin d’afficher les
contacts que vous souhaitez ajouter.

 Cochez la case dans la colonne de droite
correspondant au contact que vous souhaitez
ajouter à la « liste de distribution ».

 Cliquez sur la liste déroulante en bas à droite de
la fenêtre « Carnet d’adresses ».

 Choisissez l’option « Ajouter à la liste de
distribution » que vous avez créée.

12


• La recherche « textuelle »

o Exemple : Nous souhaitons ici faire une recherche pour le
nom de famille « Choux ».

o Dans le champ de recherche textuel écrire le nom «
Choux ».

N.B. : Une recherche peut être faite pour chacun des mots
contenus dans la fiche de contact, ce n’est pas spécifique
au nom de famille.

o Cliquer sur .

o Voici le résultat de notre recherche :

• La « Recherche avancée »

13


o Il est possible également de faire une recherche à partir d’une
fiche de contact vide.

o Cliquez sur .

o La fiche contact vide apparaît à l’écran :

o Cliquez sur le Champ « Nom » et écrivez « Choux » dans le
nouveau champ « Nom » puis cliquez sur .
o Cliquez sur , en bas à gauche de la fiche contact.

c. Modifier un contact :

Dans l’éventualité où les coordonnées d’un contact changent, il est possible
d’apporter les modifications dans la fiche de contact eGroupWare.

• Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que
vous souhaitez modifier.

• Cliquez sur le bouton « modifier » à droite de la fenêtre « Carnet
d’adresses ».

• Apporter vos modifications puis cliquez sur :

14


o pour annuler les changements.

o pour appliquer les changements et garder la fiche de
contact ouvert.

o pour enregistrer les changements.

o pour supprimer la fiche de contact.

d. Supprimer un contact :

• Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que
vous souhaitez supprimer.

• Cliquez sur le bouton « Supprimer » à droite de la fenêtre

• Confirmez la suppression en cliquant sur « OK ».

e. Importer des contacts :

eGroupWare vous permet d’importer des fichiers au format CSV.

• Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Carnet
d’adresses ».

• Cliquez sur « CSV-Importer ».

15


• La fenêtre d’importation suivante s’affiche:

• Cliquez sur puis allez chercher le fichier CSV
que vous souhaitez importer.

• Choisissez le séparateur de champs que vous avez utilisez lors de la
sauvegarde de votre fichier au format CSV.

• Cliquez sur .

f. Exporter un contact :

Il est également possible d’exploiter comme bon vous semble les données
de eGroupWare dans un autre logiciel.

16


• Cochez, dans la colonne de gauche, les contacts que vous souhaitez
exporter.
o N.B. : Il est possible d’exporter tous les contacts du « Carnet
d’adresses » en cochant la case « requête entière » en
bas de la fenêtre « Carnet d’adresses ».

• Cliquez sur la liste déroulante en bas à droite de la fenêtre

• Choisissez le format d’exportation souhaité :

• Cliquez sur « Enregistrer sur le disque » puis sélectionnez
l’emplacement ou vous souhaitez enregistrer le fichier contenant les
données du « Carnet d’adresses ».

• Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de téléchargement.

g. Ajouter une entrée dans l’Infolog à partir du Carnet d’adresse :

• Faites une recherche pour trouver le contact auquel vous voulez
ajouter une entrée dans l’Infolog.

• Dans la colonne de gauche cliquez sur l’icône « Voir » .

17


• La fenêtre suivante apparaît :

• En bas vous remarquez la fenêtre « Infolog ».

• Vous pouvez alors choisir d’ajouter une « Tâche » , un « Appel

téléphonique » ou tout simplement une « Note » .

N.B. : Si vous choisissez d’ajouter un « appel téléphonique » ou une
« Tâche », les données seront directement inscrites dans votre
calendrier.

• Remplissez les champs (informations supplémentaires dans la
rubrique Infolog).
• Cliquez sur .

18


II. Le Calendrier

a.  Naviguer entre les différentes vues :         Error: Reference source not found
.........
b. Description des Popups    :                              Error: Reference source not found
..............................
c. Créer un rendez-vous :                                     Error: Reference source not found
.....................................
d. Modifier ou supprimer un rendez-vous :    Error: Reference source not found
....

19


a. Naviguer entre les différentes vues :

Il est possible de modifier la vue du calendrier. Vous devez cliquer sur un des
boutons situés sur le côté gauche :

• L’icône « Vue Journalière » affiche le jour courant (aujourd’hui).

• L’icône « Vue hebdomadaire » affiche la semaine courante
(cette semaine), vous pouvez sélectionner une vue plus détaillée via le
menu déroulant sous les icônes :

o « Vue hebdomadaire avec week-end » : affiche une semaine
avec samedi / dimanche inclus.

o « Vue hebdomadaire sans week-end » affiche une semaine
sans samedi / dimanche.

• L’icône « Vue Mensuelle » affiche le mois courant (ce mois).

o Il existe une autre façon d’afficher le mois au complet :

 Dans la colonne de gauche vous pouvez observer un petit
calendrier.

 Sélectionnez le mois que l’on veut afficher grâce aux
flèches.

 Une fois le mois sélectionné vous pouvez cliquer sur celui-ci
au dessus du petit calendrier et vous verrez votre mois au
complet dans la fenêtre principale.

20


• L’icône « Planificateur » affiche le planificateur d’un groupe, vous
pouvez sélectionner une vue plus détaillée via le menu déroulant sous
les icônes :

o « Planificateur par catégorie » : permet de sélectionner une
ou plusieurs catégories de rendez-vous depuis le menu déroulant
situé sous le « calendrier de navigation ».Pour sélectionner un
ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes vous pouvez également en
sélectionner un via le menu déroulant situé à côté de l’icône .
Le résultat sera une vue d’ensemble des catégories de rendez-
vous pour les utilisateurs et/ou groupes sélectionnés.

o « planificateur par utilisateur » permet de sélectionner une
ou plusieurs catégories de rendez-vous depuis le menu déroulant
situé sous le « calendrier de navigation ». Pour sélectionner
un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes vous pouvez également
utiliser l’icône , ou en sélectionner un via le menu déroulant
situé à côté de l’icône . Le résultat sera une vue d’ensemble des
utilisateurs et/ou groupes sélectionnés et filtrés par les
catégories de rendez-vous choisies.

• L’icône « liste d’événements » affiche tous les rendez-vous dans
une liste pouvant être triés et/ou filtrés en utilisant les différents menus
déroulants déjà mentionnés.

b. Description des Popups :

• En plaçant le curseur de la souris sur un rendez-vous du calendrier,
vous pouvez obtenir des informations détaillées dans un Popup.

• Vous pouvez trouver les symboles suivants :

• : indique que le rendez-vous a une priorité élevée.
• : indique que le rendez-vous est privé.
• : indique que le rendez-vous est répétitif.
• ou : indique que le rendez-vous a plusieurs participants
utilisateurs ou groupes d’utilisateurs.

21


Si vous passez le curseur de la souris sur un rendez-vous particulier, un
popup apparaît avec les informations du rendez-vous.

c. Créer un rendez-vous :

• Dans le calendrier de gauche, cliquez sur le jour du rendez-vous

• Cliquez sur l’heure de début du rendez-vous dans la fenêtre
journalière centrale.

22


• La fenêtre d’ajout apparaît :

o Dans l’onglet « Général » remplissez les champs
suivants :

 Dans le champ « Titre », inscrivez une brève
description du Rendez-vous.

 Par défaut la date ainsi que l’heure sur
lesquelles vous avez cliquées pour ajouter
un Rendez-vous s’insèrent
automatiquement.

 Cliquez sur la liste déroulante pour choisir la
durée du rendez-vous. Par défaut le champ
« Durée » est toujours d’une heure.

N.B. : Il est possible d’étaler la durée du
Rendez-vous sur toute une journée en cochant
la case « Journée entière ».

 En cliquant sur vous
saurez s’il y a un conflit d’honoraire dans
votre horaire.

 Inscrivez textuellement l’emplacement de
votre rendez-vous dans le champ textuel
« Emplacement ».

 Vous pouvez choisir un degré de priorité en
cliquant sur la liste déroulante « Priorité ».

23


N.B. : Une icône s’affichera lorsque vous
passerez le curseur de votre souris sur le
rendez vous.

 Si vous ne souhaitez pas que les autres
utilisateurs puissent voir que vous avez un
rendez-vous, cochez la case « Privé ».

o Dans l’onglet « Description »,
inscrivez textuellement une description approfondie de
ce que va être votre rendez-vous. Vous pouvez
également ajouter des notes.

o Dans l’onglet « Participants », vous
pouvez inviter d’autres personnes à ce rendez-vous :

 À partir de la liste déroulante des utilisateurs
et des groupes dans eGroupWare. Pour en
sélectionner plusieurs, maintenez la touche
contrôle enfoncée. Un courriel leur sera
envoyé afin de leur communiquer
l’information.

 À partir du carnet d’adresse. Choisissez
« Carnet d’adresses » dans la liste
déroulante et inscrivez le nom de la
personne dans votre carnet d’adresse que
vous souhaitez inviter. Cliquez sur .

 Cliquez sur .

o Dans l’onglet « Récurrence », vous
pouvez afficher à intervalles réguliers le rendez-vous.
Par exemple : tous les lundis à 9h00.

24


o Dans l’onglet « Liens », vous
pouvez attacher un fichier au rendez-vous :

 Cliquez sur
puis allez chercher le
fichier que vous souhaitez attacher.

 Une fois le fichier sélectionné,
cochez la case à droite du bouton
et cliquez sur .

o Dans l’onglet
« Alarmes », vous pouvez vous fixer des alarmes pour
vous fixer des rappels.

 Choisissez le nombre de jours et le
nombre d’heures avant le rendez-vous où
vous souhaitez être averti.

 Vous pouvez également appliquer ces
alarmes à tous les participants à partir de la
dernière liste déroulante.

 Cliquez sur .

• Cliquez sur :

o : Pour enregistrer les changements.

o : Pour fermer la fenêtre sans enregistrer.

o : Pour supprimer le rendez-vous.

N.B. : ce bouton n’est présent que si vous avez la permission
d’effacer le rendez-vous.

25


d. Modifier ou supprimer un rendez-vous :

• Cliquez sur le rendez-vous à modifier.

• Vous serez alors redirigé vers la même fenêtre que pour créer un
rendez-vous. Maintenant vous pouvez changer les données.

En bas de la fenêtre il y a 3 boutons :

• : Pour enregistrer les changements.

• : Pour fermer la fenêtre sans enregistrer.

• : Pour supprimer le rendez-vous.

N.B. : ce bouton n’est présent que si vous avez la permission d’effacer le
rendez-vous.

26


III. La Messagerie

a. Gestion des signatures :                                  Error: Reference source not found
..................................
b.  Comprendre et lire les messages :             Error: Reference source not found
.............
c.  Composer des messages :                              Error: Reference source not found
..............................
d. Ajouter un contact à partir d’un message :Error: Reference source not found
e. Rechercher un message :                                Error: Reference source not found
................................
f. Répondre aux messages :                                Error: Reference source not found
................................
g. Supprimer des messages :                              Error: Reference source not found
..............................
h. Imprimer des messages :                                Error: Reference source not found
................................
i. Enregistrer des messages dans l’Infolog :  Error: Reference source not found
..
j. Organiser les messages dans des dossiers :Error: Reference source not found

27


a. Gestion des signatures

eGroupWare permet aux utilisateurs de créer plusieurs signatures à pour les
messages.

• Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre de « Messagerie ».

• Cliquez sur « Gérer les signatures »

o Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur l’icône
« Nouveau » .

 Choisissez le nom de votre signature dans le champ
« Description ».

 Cochez la case « Signature par défaut » si vous
souhaitez que ce soit celle-ci qui s’insère automatiquement
à la fin de chacun de vos messages.

 Rédigez votre signature.

 Cliquez sur pour enregistrer la signature.

o Pour « Supprimer », cochez la case correspondante à la
signature que vous souhaiter supprimer et cliquez sur l’icône
« Supprimer » .

28


b. Comprendre et lire les messages

Pour lire un message, vous n’avez qu’à cliquer sur le sujet du message. Les
nouveaux messages sont des messages « Non-lus » par défaut et sont en
caractères gras.

En effet, eGroupWare affiche les messages d’une certaine manière en
fonction des actions qui ont été faites sur ceux-ci.

o Message « Non-lu ».

o Message « Répondu ».

o Message « Lu ».

o Message contenant un fichier attaché

Cependant, vous pouvez à tout moment choisir de modifier le format
d’affichage de vos messages.

• Cochez la case correspondante au message que vous voulez afficher
d’une certaine manière.

• Puis sélectionnez le format d’affichage souhaité :

• : Marquer le message sélectionné comme « Lu ».
• : Marquer le message sélectionné comme « Non-lu ».
• : Marquer le message sélectionné comme « marqué ».
(surligne le sujet du message en rouge)
• : Marquer le message sélectionné comme « Non-marqué ».

c. Composer des messages

• Cliquez sur l’icône de messagerie pour accéder à la fenêtre

« Messagerie » .

• Cliquez sur l’icône « Composer un message » .

29


• Il est possible d’envoyer un message à plusieurs personnes en même
temps.

• Pour cela, remplissez les champs centraux destinés aux adresses de
courriels des destinataires.

 Plusieurs options d’envoie s’offrent à vous dans les listes
déroulante à gauche de chacune des adresse messages
que vous avez entrées, vous pouvez :

o Envoyer un message en « Copie cachée », ce qui
signifie que les autres destinataires ne verront pas
que le message a été envoyé à cette personne.

o Envoyer une « Copie » du message à un destinataire,
ce sera visible aux autres destinataires.

o Envoyer au destinateur principal en choisissant
l’option d’envoie « A ».

30


o Envoyer le message directement dans un des
dossiers conteneurs de votre Messagerie personnelle,
en choisissant « Folder ».

 Vous devez en suite sélectionner le dossier
dans lequel le message va se retrouver.

• Si vous avez saisi une adresse de courriel
et vous ne souhaitez plus que ce destinataire reçoive le message, il est
possible de le supprimer de la liste d’envoie en cliquant sur le bouton
« Enlever » à sa droite.

• Remplissez le champs « Sujet » avec le
sujet de votre message, comme ici : Guide d’utilisation eGroupWare.

• Écrivez votre texte en utilisant l’éditeur
de texte situé au dessus de la zone de texte.

• Choisissez la signature qui s’insérera
automatiquement à la fin de votre message via la liste déroulante.

• Si vous voulez insérer un accusé de
réception, cochez la case « Notification de réception ».

• Une fois fini, cliquez sur « Envoyer »
.

d. Ajouter un contact à partir d’un message

• Cliquez sur l’icône de messagerie pour accéder à la fenêtre

« Messagerie » .

• Cliquez sur l’icône « Composer un message » .

31


• Cliquez sur l’icône « Carnet d’adresses » .

• Cliquez sur puis rentrez les informations comme expliqué
dans la section « Ajouter un contact » de la partie « Carnet
d’adresses ».

e. Rechercher un message :

Lorsque vous souhaitez rechercher un message dans votre boite de
messagerie, eGroupWare vous offre plusieurs options de recherche :

• Dans la liste déroulante centrale, choisissez une option de recherche :

o La « Recherche rapide » est la plus vaste
des fonctions de recherche et permet de
rechercher à travers toutes les informations
contenues dans les messages.

o La recherche par « Sujet » vous permet de
rechercher les messages dont le sujet est
identique.

o La recherche par expéditeur en utilisant la
fonction « De » vous donnera tous les messages
que vous avez reçus d’un certain expéditeur.

o La recherche par destinataire en utilisant la
fonction « A » vous donnera tous les messages
envoyés à ce destinataire.

o La recherche par copie de message envoyé
à un destinataire avec la fonction « Copie à ».

• Inscrivez dans le champ à côté des options de recherche le, ou les mots
contenus dans les messages que vous recherchez.

• Appuyer sur « Entrée ».

32


• Vous pouvez également choisir quelles sortes de messages doivent
être affichés dans votre fenêtre de « Messagerie » :

o Choisissez dans la liste déroulante « l’État » des messages que
vous souhaitez afficher. Vous avez plusieurs options :

 « N’importe quel statut » affichera tous les
messages contenant le sujet de votre recherche.

 « Marqué » affichera seulement les messages
marqués contenant le sujet de votre recherche.

 « Non-lu » affichera seulement les messages non-lus
contenant le sujet de votre recherche.

 « Répondu » affichera seulement les messages
auxquels vous avez répondus et contenant le sujet de
votre recherche.

 « Lu » affichera seulement les messages lus
contenant le sujet de votre recherche.

 « Effacés » affichera seulement les messages
supprimés contenant le sujet de votre recherche.

f. Répondre aux messages :

Lorsque vous ouvrez un message, plusieurs options sont alors envisageables.

33


• Envisageons un scénario dans lequel un message serait envoyé à une
douzaine de personnes dont vous-même.

o Pour répondre uniquement à l’expéditeur, cliquez sur l’icône
« Répondre » et rédigez votre message comme décrit
précédemment dans la section c) Composer des messages.

o Pour répondre à l’ensemble, cliquez sur l’icône « Répondre à
tous » et rédigez votre message comme décrit

o Pour faire suivre le message à une personne qui ne faisait pas
partie des destinataires au départ, cliquez sur l’icône
« Transférer » et rédigez votre message comme décrit

À côté du message auquel vous venez de répondre sera alors affiché l’icône

« Répondu » .

g. Supprimer des messages :

• Pour supprimer des messages, il vous suffit de cocher la case
correspondante aux messages que vous voulez supprimer et cliquez sur
l’icône « Supprimer » .

N.B. : Lorsque vous supprimez un message il est mis en quarantaine et peut
être récupéré dans le dossier Corbeille situé dans la liste des dossiers de la
colonne de gauche de la fenêtre « Messagerie ».
Pour le supprimer totalement il faut que vous répétiez une deuxième fois la
suppression dans la corbeille directement.

h. Imprimer des messages :

34


• Lorsque vous consultez un message il est possible de l’imprimer en

cliquant sur l’icône « Imprimer » dans la barre du haut de la fenêtre
message.

i. Enregistrer des messages dans l’Infolog :

Il est possible de sauvegarder dans « l’Infolog » les messages envoyés et
reçus afin de les rattacher à une fiche de contact.

• Pour un message reçu :

o Lorsque vous ouvrez le message reçu cliquez sur l’icône

« enregistrer dans l’Infolog » .

o La fenêtre suivante apparaît :

o Par défaut, le type est « E-Mail » et les champs se remplissent
automatiquement.

35


o Se référer à la section « Infolog » pour la suite de
l’enregistrement dans l’Infolog.

• Pour un message envoyé :

o Avant votre envoie, cochez la case « Enregistrer comme
Infolog » dans la barre du haut de la fenêtre de rédaction du
message.

o Par défaut, le type est « E-Mail » et les champs se remplissent
automatiquement.

o Se référer à la section « Infolog » pour la suite de
l’enregistrement dans l’Infolog.

j. Organiser les messages dans des dossiers :

Pour une utilisation rapide et efficace de la messagerie, eGroupWare propose
un système de classification par dossier. Vous pouvez par la suite placer vos
messages dans les différents dossiers selon vos normes établies.

• Créer un nouveau dossier :

o Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre de messagerie.

o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des
dossiers s’affiche alors.

36


o Cliquez sur le dossier devant contenir le nouveau
répertoire. Son nom s’affiche alors dans le champ « Nom du
dossier » du formulaire. Le répertoire racine est le « Inbox » ou
bien encore la boite aux lettres.

o Inscrivez le nom du nouveau dossier dans le champ « Créer
un sous-dossier ».

o Cliquer sur le bouton .

• Renommer un dossier :

o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers
s’affiche alors.
o Cliquez sur le dossier devant être renommé. Son nom s’affiche
alors dans le champ « Nom du dossier » ainsi que dans le
champ « Renommer le dossier ».

o Effacez le champ « Renommer le dossier » et entrez le nou-
veau nom.

o Cliquez sur le bouton pour finir de renommer le dos-
sier.

• Supprimer un dossier :

o Cliquez sur « Gérer les dossiers ». L’arborescence des dossiers
s’affiche alors.
o Cliquez sur le dossier devant être supprimé. Son nom s’affiche
alors dans le champ « Nom du dossier » du formulaire.

o Cliquez sur le bouton pour terminer la suppression.

• Déplacer les messages vers un dossier :

o Sélectionnez les messages que vous voulez déplacer vers un dos-
sier en cliquant sur la case à cocher se trouvant devant le titre du

37


message. Vous pouvez sélectionner tous les messages affichés
en cliquant sur la première case à cocher (celle qui se trouve de-
vant « Sujet »).

o Cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez placer les mes-
sages.

38


IV. L’Infolog

a. Présentation    :                                                    Error: Reference source not found
....................................................
b. Ajouter une entrée dans l’Infolog :              Error: Reference source not found
..............
c. Rechercher une entrée dans l’Infolog :      Error: Reference source not found
......
d. Modification dans l’Infolog :                            Error: Reference source not found
............................
e. Supprimer dans l’Infolog :                               Error: Reference source not found
...............................

a. Présentation :

39


L’Infolog est un CRM (gestion de la relation Client) qui utilise les données
contenues dans le « Carnet d’adresses » et qui combine les fonctions de liste
des tâches, de notes et de gestion d’appel. Il permet de regrouper toutes les
activités liées à un contact ou à un projet. Les entrées peuvent être
visualisées, modifiées ou ajoutées dans « l’Infolog » ou depuis « le Carnet
d’adresses », « la Gestion de Projets » ou le « Calendrier ». Des
documents et des fichiers peuvent être liés à l’Infolog et sauvegardés.

b. Ajouter une entrée dans l’Infolog :

Il est possible d’ajouter une entrée dans « l’Infolog » à partir de plusieurs
endroits, la « Messagerie », le « Carnet d’adresses », ou directement
dans « l’Infolog ».

• À partir de la « Messagerie » : voir III.i. Enregistrer des messages
dans l’Infolog.

• À partir du « Carnet d’adresses » : voir I.d. Ajouter une entrée dans
l’Infolog à partir du Carnet d’adresse.

• À partir de l’Infolog :

o Sélectionnez en haut à droite de la fenêtre
« Infolog » le type d’entrée voulu :

 « Tâche »

 « Appel téléphonique »

 « Note »

o la fenêtre suivante apparaît :

40


o Par défaut le champ « Type » est automatiquement
rempli par le type d’entrée choisie précédemment.

o Choisissez dans la liste déroulante la « Catégorie »
correspondante à l’entrée ou au contact.

o Dans la liste déroulante « Contact » choisissez le
« Carnet d’adresses » puis inscrivez le nom de la
personne auquel vous voulez rattacher l’entrée dans

l’Infolog. Cliquez sur .

N.B. : Si vous souhaitez afficher le courriel ainsi que le numéro de téléphone
du contact, cochez la case « Téléphone/Email ».

o Inscrivez le sujet de l’entrée dans le champ textuel
« Sujet ».

41


• Dans l’onglet « Description » :

o Inscrivez la description de l’entrée dans l’Infolog.

• Dans l’onglet « Liens » :

o Cliquez sur puis allez chercher le
fichier que vous souhaitez attacher.

o Une fois le fichier sélectionné, cochez la case à droite

du bouton et cliquez sur .

• Dans l’onglet « Délégation » :

o Vous pouvez donner un ordre de priorité à l’entrée
dans la liste déroulante « Priorité ».

o Vous pouvez envoyer un courriel aux utilisateurs
eGroupWare pour les mettre au courant de l’entrée dans
l’Infolog. Si vous souhaitez envoyer un courriel à plusieurs
personnes, utilisez la touche contrôle.

• Dans l’onglet « Gestionnaire de projets »

o Vous pouvez choisir un projet en relation avec
l’entrée et y attribuer un budget d’heures de travail.

• Vous pouvez alors :

o Annuler les changements en cliquant sur .

o Appliquer les changements et garder la fiche de
contact ouverte en cliquant sur .
o Enregistrer les changements en cliquant sur .

42


c. Rechercher une entrée dans l’Infolog :

• Il existe 5 fonctions de recherche différentes que l’on peut combiner
pour une recherche plus précise :

o La recherche par « Catégorie » : Vous pouvez
choisir dans la liste déroulante d’afficher
« Tous » les résultats ou bien exclusivement
ceux faisant partis d’une catégorie.

o La recherche par « Type » : Choisir parmi les
trois options suivantes, « Note », « Tâche » ou
« Appel téléphonique ».

o La recherche par « Statut » : Vous pouvez
sélectionnez les entrées suivant différents
statuts (Fait, Facturé, Appel, …).

o La recherche avec la fonction « Filtrer » :
permet de choisir si on veut afficher les
données « Privées » ou accessibles à
« Tous ».

o La fonction « Chercher » : permet d’effectuer
des recherches textuelles.

• Cliquez sur

43


1

d. Modification dans l’Infolog :

 Cliquez sur l’icône « Infolog » .

 Cliquez sur l’icône « Modifier » correspondant à l’Infolog que vous
voulez modifier.

 La fenêtre suivante s’ouvre :

 Modifiez les champs.

 Cliquez sur .

44


e. Supprimer dans l’Infolog :

 Cliquez sur l’icône « Infolog » .

 Cliquez sur le bouton « Supprimer » correspondant à l’entrée dans
l’Infolog que vous souhaitez supprimer.

45


V. La Base de connaissance

a.  Créer une catégorie :                                        Error: Reference source not found
........................................
b.  Créer une sous-catégorie :                             Error: Reference source not found
.............................
c.  Créer un article :                                                 Error: Reference source not found
.................................................
d. Publier une question :                                       Error: Reference source not found
.......................................
e. Supprimer un article :                                       Error: Reference source not found
.......................................
f. Répondre à une question :                              Error: Reference source not found
..............................
g. Chercher un article :                                          Error: Reference source not found
..........................................

46


a. Créer une catégorie :

• Cliquez sur l’icône « Base de connaissance » dans
eGroupWare.

• Cliquez sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre « Base de
connaissance ».

• Dans le menu « Préférences », cliquez sur « Modifier les
catégories ».

• Cliquez sur en bas à gauche de la fenêtre.

• Entrez les informations relatives à cette catégorie :

o Vous pouvez choisir une « catégorie parente ».

 Ex : On voudrait faire plusieurs catégories au
sein du département Marketing de l’entreprise.

Donnez un « Nom » à la catégorie.

Écrivez la « Description » de la catégorie.

o Vous pouvez créer cette catégorie
uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour
cela, cochez la case « Privé ».

o Le code de couleur est optionnel.

Une fois terminé, vous pouvez :

 Enregistrer la catégorie en cliquant sur

.

 Annuler les informations entrées en cliquant sur

.

47


b. Créer une sous-catégorie :

eGroupWare.

connaissance ».

• Dans le menu « Préférences », cliquez sur « Modifier les
catégories ».

• Cliquer sur à droite du nom de la catégorie parente de la sous-
catégorie.

Donnez un « Nom » à la sous-catégorie.

Écrivez la « Description » de la sous-catégorie.

o Vous pouvez créer cette sous-catégorie
uniquement pour votre utilisation de eGroupWare. Pour
cela, cochez la case « Privé ».

o Le code de couleur est optionnel.

o Une fois fini, vous pouvez :

 Enregistrer la sous-catégorie en cliquant sur

.

 Annuler les informations entrées en cliquant sur

.

c. Créer un article :

eGroupWare.

48


connaissance ».

• cliquer sur « Nouvel article ».


o Dans le champ « Catégorie », choisissez la catégorie dans
laquelle va se retrouver l’article en cliquant sur la liste
déroulante.

o Ajoutez un titre à l’article dans le champ « Titre ».

o Ajoutez un sujet à l’article dans le champ « Sujet ».

o Entrez certains mots clés dans le champ « Mots-clés »décrivant
bien le contenu de l’article. Vos recherches futures n’en seront
que facilitées.

• Tapez l’article à l’aide de l’éditeur de texte pour les styles.

49


• Cliquez sur pour enregistrer l’article.
• Vous arrivez sur une page récapitulant les informations et au bas de
laquelle se trouve une fenêtre avec 3 onglets :

o « Article » : Permet d’éditer, de supprimer et de commenter
l’article.

o « Liens & Fichiers » : Permet d’attacher des fichiers à l’articles,
de créer des liens et de lier l’article à d’autres articles.

o « Historique » : Permet de voir l’historique de l’article.

• Cliquez sur « vue principale » après avoir cliqué sur la flèche bleue à
gauche de l’écran pour revenir à la liste des articles.

• Selon les réglages du module, il faudra que l’article soit validé pour
être publié.

d. Publier une question :

eGroupWare.

connaissance ».

• Cliquez sur « Ajouter une question » dans le menu « Base de
connaissance ».

• Remplissez les champs suivants :

o « Sommaire » : Bref résumé de la question posée.

o « Détails » : Développement complet de la question avec
précision.

50


o « Catégorie » : Permet de rattacher une question à une
catégorie.

• Cliquez sur l’icône .

• La question apparaîtra dans le menu « Question sans réponses »
dans la liste des articles.

e. Supprimer un article :

• Ouvrez l’article que vous souhaitez supprimer.

• Allez dans l’onglet « Article ».

• Cliquez sur .

f. Répondre à une question :

• Cliquez sur la question à laquelle vous souhaitez répondre.

• Continuez comme si vous étiez en train d’écrire un nouvel article.

Selon les réglages du module, il faudra que la réponse soit validée pour être
publiée.

g. Chercher un article :

• Dans la page d’articles, entrez quelques mots représentatifs de l’article
que vous recherchez.

51


• Cliquer sur pour lancer la recherche ou alors pour faire une
recherche plus fine.

o Cliquez sur « Recherche avancée ».


• Complétez les champs.

• Cliquez sur pour lancer la recherche.

52


VI. Les Ressources

a. Créer des catégories :                                       Error: Reference source not found
.......................................
b. Supprimer des catégories :                             Error: Reference source not found
.............................
c.  Créer des ressources :                                      Error: Reference source not found
......................................
d.  Réserver une ressource :                                Error: Reference source not found
................................

53


a. Créer des catégories :

• Cliquez sur « catégories globales » après avoir cliqué sur la flèche
bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ».

• Cliquez sur .

• Remplissez les champs :

o « Catégorie parente » : sélectionner la catégorie parente
(seulement si la catégorie doit être une sous catégorie d’une
autre catégorie).

o « Nom » : Nom de la catégorie.

o « Description » : Description de la catégorie.

o « Couleur » : Couleur à affecter à la catégorie (optionnel).

o « Icône » : Icône à affecter à la catégorie.

• Cliquez sur .

N.B. : Créer une catégorie nécessite d’avoir les droits requis.

b. Supprimer des catégories :

• Cliquez sur « catégories globales » après avoir cliqué sur la flèche
bleue à gauche de la fenêtre « Ressources ».

• Cliquez sur à droite du nom de la catégorie à supprimer.

N.B. : Supprimer une catégorie nécessite d’avoir les droits requis.

54


c. Créer des ressources :

• Allez dans le module de « Ressources ».

• Cliquez sur en bas de la page ou « Ajouter une ressource »
après avoir cliqué sur la flèche bleue à gauche de la fenêtre
« Ressources ».

• Remplir les champs sans oublier de sélectionner la catégorie dans
laquelle mettre la ressource.

d. Réserver une ressource :

• Sélectionnez la « catégorie ».
• Cliquez sur l’icône « Réserver cette ressource » de la ressource
souhaitée.

• Remplissez les champs et cliquez sur .

55


VII. Les Communiqués

a.  Ajouter des communiqués :                           Error: Reference source not found
...........................
b.  Lire les communiqués :                                    Error: Reference source not found
....................................
c.  Les préférences de communiqués :            Error: Reference source not found
............
d. Rechercher un communiqué :                       Error: Reference source not found
.......................
e. Droit sur les accès aux communiqués :     Error: Reference source not found
.....

56


Avec l’application « Communiqués », vous pouvez publier et lire des
messages, tels que des bulletins d’informations d’entreprise. Ainsi les
employés ont un point central où ils peuvent trouver les nouvelles.

a. Ajouter des communiqués :

• Cliquez sur l’icône « Communiqués » dans eGroupWare.

• Ouvrez le menu des « Communiqués » en cliquant sur la flèche bleue
à gauche de votre écran.

• Cliquez sur « Ajouter ».


57


• Pour créer un nouveau communiqué, les champs suivants doivent être
remplis :

o « En tête » : Titre du communiqué.

o « Accroche » : Une petite introduction du communiqué.

o « Contenu » : Le communiqué complet. Vous pouvez utiliser
l’éditeur de texte pour les styles.

o « Catégorie » : Vous pouvez spécifier la catégorie dans laquelle
doit se trouver le communiqué.

o « Visible » : Indique la visibilité du communiqué. Vous pouvez
choisir : « Toujours », « Jamais et « Par date » (par date). Si
vous choisissez « Par date », vous devrez alors indiquer
l’intervalle dans lequel doit être visible le communiqué, en
remplissant les champs « début » et « fin ».

• Cliquez sur .

b. Lire les communiqués :



• Cliquez sur « Lire les communiqués ».

c. Les préférences de communiqués :



58


• Cliquez sur « Préférences » dans le menu Préférences et non le
menu Général.


• Dans la première catégorie qui s’intitule « Montrer les communiqués
sur la page principale ? », vous avez différentes options lorsque
vous cliquez sur la liste déroulante :

o « Non » n’affichera aucun communiqué sur la page principale
des communiqués.

o « Oui » affichera le titre des communiqués ainsi que le contenu
sur la page principale des communiqués.

o « Oui vue réduite » afficher seulement les titres des communi-
qués sur la page principale des communiqués.

• La deuxième catégorie intitulé « Nombre d’articles à af-
ficher dans l’écran principale » vous permet de déterminer le nombre
d’article que vous souhaitez affichez sur la page principale des communi-
qués.

d. Rechercher un communiqué :


59


• Il y a deux options de recherche :

o « Recherche textuelle » : entrez le mot contenu dans le com-
muniqué que vous cherchez. Cliquez sur .

o « Recherche par Catégories » : Si vous souhaitez afficher
seulement les communiqués d’une certaine catégorie, cliquez sur
la liste déroulante et choisissez la catégorie voulue.

e. Droit sur les accès aux communiqués :

Il est possible de donner des droits en lecture ainsi qu’en écriture aux
utilisateurs d’eGroupWare.

Pour chaque catégorie on peut spécifier quels utilisateurs et/ou groupes ont
les droits en lecture et quels utilisateurs et/ou groupes ont les droits en
écriture.

Pour sélectionner plusieurs groupes ou utilisateurs, vous pouvez garder la
touche « Control » appuyée durant la sélection.

60


VIII. Gestionnaire de projet

a. Création d’un nouveau projet : Error: Reference source not found
.....................
b. Assigner des tarifs à un projet : Error: Reference source not found
...................

61


a. Création d’un nouveau projet :

• Cliquez sur l’icône « Projets » .

• Dans le menu à gauche choisissez « Liste des projets » et

appuyez sur en bas à gauche de la fenêtre principale.

• La fenêtre pour remplir les détails du projet apparaît :

• L’ID du projet est automatiquement rempli. Donnez un « Titre »
à votre projet.

62


• Dans l’onglet « Général » :

o Choisissez une « catégorie », une « date de
début » prévue (si cette date n’est pas connue,
choisissez la date courante), une « date de fin » (si
connue), le « temps prévu » (s’il s’agit d’une
banque d’heures). Pour l’instant il n’est pas
nécessaire de remplir ni le champ «Priorité» ni le
champ «État» (situé un bas de l’écran, non pas celui
à droite).

• Dans l’onglet « Description » :

o Le « nom » complet de la société doit
obligatoirement être inscrit afin de pouvoir faire des
recherches autant par « nom » que par
« acronyme ».

63


N.B. : Avant de passer à l’onglet suivant appuyez sur le bouton

afin de vous assurer que les informations saisies seront
sauvegardées.

• Dans l’onglet « Membres » :

o vous devez choisir un coordinateur du projet qui,
théoriquement, sera automatiquement avisé si le
budget prévu du projet est dépassé.

La convention est la suivante : dans le champ «Disponibilité
générale» on inscrit le nombre total d’heures par semaine (ex. 37.5)
et dans le champ «Disponibilité du projet» on inscrit un chiffre
(ex.50) représentant le pourcentage du temps qui peut être alloué à un
projet pendant une semaine.

N.B. : Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire d’inscrire les membres
du projet pour qu’ils puissent utiliser ce projet dans leur feuille de
temps. Autrement dit, tous les utilisateurs faisant partie du « groupe
Personnel » pourront utiliser n’importe quel projet sans avoir besoin
d’être membre du projet.

• Dans l’onglet Comptabilité :

o Afin de pouvoir assigner des tarifs horaires à un
projet, il faut absolument choisir, dans le champ
«Type de comptabilité», «Budget et liste de
prix».

64


• Dans l’onglet « Liens » :

o Comme le nom le suggère, il est possible de faire le
lien avec un ou plusieurs contacts du « Carnet
d’adresses », avec un événement du
« Calendrier » ou bien avec un autre projet B qui
deviendra un sous projet du projet que vous venez de
créer.

• Appuyez sur pour sauvegarder le projet ainsi créé.

b. Assigner des tarifs à un projet :

• Cliquez sur l’icône «Projets» .

• Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran.

• Le menu à gauche s’ouvre, appuyez sur «Liste de projets».

• Sélectionnez le projet désiré en cliquant sur son « nom ».

65


• Dans le menu à gauche cliquez sur «Liste de Prix».

• Vous remarquez que le projet que vous avez sélectionné appa-
raît dans le champ « Titre Client » de l’écran «Liste de Prix».

• Choisissez le(s) prix qui s’applique (nt) au projet (s’il existe

déjà dans la liste) en appuyant sur l’icône « Modifier » . Sinon,

créez un nouveau prix en appuyant sur le bouton en bas à
gauche de la fenêtre « Liste de Prix ».

o Dans l’onglet « Projet » :

 Dans le champ «Disponible» choisissez l’option
«Facturable».

 Dans le champ «Prix», inscrivez le tarif horaire et
enregistrez les modifications.

o Dans l’onglet « Description » :

 Inscrivez une description des tarifs rac-
cordés au projet.

• Cliquez sur .

N.B. : dans la « Liste de prix », le tarif que vous avez choisi est passé du
statut de « Non » à « Facturable ».

66


IX. Créer une feuille de temps

• Cliquez sur l’onglet « Feuilles de temps » .

67


• La fenêtre suivante s’affiche :

• Cliquez sur le bouton en haut à droite ou en bas à gauche de la
fenêtre « Feuilles de temps ».

• Remplissez les champs de la fenêtre.

 L’ « utilisateur » par défaut qui apparaît est le votre. Pour
le changer, choisissez parmi les choix dans la liste
déroulante.

 Cliquez dans le champ « Projet » et choisissez le projet
auquel est rattaché la feuille de temps.

68


 Dans le champs « Prix à l’unité », il s’agit d’un temps
non-facturable, choisissez « aucun », sinon, choisissez le
tarif correspondant.

o Dans l’onglet « Général » :

 Le champ « Titre » est automatiquement rempli avec le
nom du projet sélectionné auparavant.

 Le champ « Catégories » est optionnel mais permet de
mieux cibler le temps imparti à certaines Catégories.

 Le jour où les heures ont été travaillées doit être inscrit
dans le champ « Date ».

 Le champ « Heure de début » est optionnel.

 Dans le champ « Durée », inscrivez la durée de travail
réalisé.

 Le champ « Quantité » se remplit alors automatiquement.

o Dans l’onglet « Notes » :

 Vous pouvez inscrire les détails concernant les tâches
accomplies pendant la durée de travail inscrite dans la
feuille de temps.

69


o Dans l’onglet « Liens » :

 Par défaut, votre feuille de temps est liée automatiquement
au projet qui lui correspond.

 Vous pouvez attacher un fichier à la feuille de temps :

• Cliquez sur et sélectionner le fichier
correspondant.

• Cliquez sur et cochez la petite case
blanche à côté.

• Une fois la « Feuille de temps » complétée, si vous souhaitez :

o Enregistrer la « Feuille de temps », cliquez
sur .

o Enregistrer la « Feuille de temps », puis en
créer une nouvelle par la suite, cliquez sur
.

o Appliquer les modifications inscrites dans les
champs et garder la « Feuille de temps »
ouverte, cliquez sur .

o Annuler les changements apportés à la

« Feuille de temps », cliquez sur .

70


o supprimer la « Feuille de temps », cliquez sur
.

71


X. Gestionnaire de fichiers

a.  Présentation des icônes :                                Error: Reference source not found
................................
b.  Créer un nouveau fichier :                              Error: Reference source not found
..............................
c.  Créer un nouveau dossier :                            Error: Reference source not found
............................
d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers :    Error: ....
Reference source not found
e. Comment supprimer un fichier ou un dossier : Error: Reference source not
found

72


a. Présentation des icônes :

i. L’icône signifie remonter dans la hiérarchie des
dossiers.

ii. L’icône permet de modifier le document importé
directement via la plateforme Internet eGroupWare.

iii. L’icône permet d’enregistrer les changements
effectués après avoir modifié le document sur la plateforme
Internet eGroupWare.

iv. L’icône permet de rafraîchir la page après avoir fait des
modifications directement via la plateforme Internet
eGroupWare ou après avoir importer un document.

v. L’icône permet de supprimer le fichier correspondant à
la case cochée.

vi. L’icône permet de modifier les commentaires rattachés
à un fichier.

vii. L’icône permet de se rendre à un emplacement choisi
en sélectionnant un cheminement.
Ex : /home/marketing

• L’icône permet à l’utilisateur d’importer un fichier de son
disque dur vers la plateforme eGroupWare.

• L’icône permet à l’utilisateur de créer un nouveau dossier
conteneur.
Ex : si je veux regrouper plusieurs fichiers dans un même dossier,
je commence par créer le dossier puis j’importe les fichiers vers
celui-ci.

• L’icône permet à l’utilisateur de créer un nouveau fichier
directement sur la plateforme eGroupWare sans passer par un
éditeur de texte (suite Microsoft Office par exemple).

73


b. Créer un nouveau fichier :

• Cliquez sur l’icône « Gestionnaire de fichiers » .

• Dans la boite de dialogue située à gauche des icônes suivantes et
entrez le nom du fichier que vous allez créer.

Ex : On veut créer un fichier intitulé marketing.

• Cliquez ensuite sur l’icône de « Création de fichier » .

• Vous arrivez dans l’éditeur de texte eGroupWare.

• Composez votre texte.

• Une fois votre texte terminé vous pouvez le sauvegarder en cliquant
sur l’icône de « Sauvegarde » .

• Il est possible de pré visualiser les modifications apportées avant la

sauvegarde en cliquant sur l’icône suivante .

74


c. Créer un nouveau dossier :


• Dans la boite de dialogue située à gauche des icônes suivantes et
entrez le nom du dossier conteneur que vous voulez créer.

Ex : On veut créer un dossier conteneur intitulé marketing.

• Cliquez ensuite sur l’icône de création de fichier .

• Votre dossier est créé :

75


d. Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers :


• Cliquez sur l’icône « Envoyer » .

• Cliquez sur puis double cliquez sur le fichier que vous
désirez importer via la boite de dialogue suivante.

• Cliquez en suite sur

76


e. Comment supprimer un fichier ou un dossier :

• Cochez les cases correspondantes aux fichiers ou dossiers que

• Cliquez sur l’icône « Supprimer » .

77


XI. Les Signets

a.  L’interface signet :                                             Error: Reference source not found
.............................................
b.  Créer un nouveau signet :                              Error: Reference source not found
..............................
c.  Trouver un signet existant :                           Error: Reference source not found
...........................
d. Envoyer un signet à un collègue :                Error: Reference source not found
................

78


a. L’interface signet :

La rubrique « Signets » d’eGroupWare permet aux utilisateurs de garder la
trace de plusieurs informations intéressantes en les classant par catégorie et
permet de les partager avec les autres utilisateurs mais aussi avec un tiers
parti via l’envoi de courriel.

La page d’accueil « Signets » se décompose en quatre onglets :

• « Arborescence » : Ici sont affichés les différents dossiers
conteneurs.

• « Liste » : Liste de tous les signets enregistrés dans eGroupWare.

• « Nouveau » : Permet de créer un nouveau signet.

• « Chercher » : Effectuer une recherche par « Noms », par « Mots
clés », « Url » ou « Description » afin de trouver un signet enregistré
au préalable.

79


b. Créer un nouveau signet :

• Cliquez sur l’icône « Signets » dans eGroupWare.

• Choisissez l’onglet « Nouveau ».


• Dans la boite dialogue « Url », inscrivez l’Url redirigeant vers un site
Internet qui contient l’article en question.

• Dans la boite de dialogue « Nom », inscrivez le nom de l’article.

• Les champs « Description » et « Mots clés » sont optionnels mais
permettent de mieux marquer le document choisi.

Ex : J’inscris un lien dans les signets eGroupWare. Je reviens pour le consulter
1 mois après mais je ne me rappel plus du nom de l’article. Par contre je me
rappel qu’il était question de stratégie marketing Internet. Si j’avais saisi les
mots clés au moment de la création du signet j’aurai pu le retrouver en
faisant une recherche par mots-clés (voir Comment trouver un signet ?)

80


• Il importe par la suite de choisir une catégorie représentant bien
l’article choisi.

o Il est possible de créer ou de modifier une catégorie en cliquant
sur l’icône « modifier » .

o Cliquez en bas à gauche de la fenêtre pour ajouter une
catégorie.


o Si vous désirez créer une sous-catégorie, choisissez tout d’abord
une « catégorie parente » déjà créée.

o Nommez la catégorie et faites en une brève description.

o Si vous voulez qu’elle soit disponible pour vous uniquement
cochez la case « Privé ».

o Vous pouvez ajouter une couleur ou une icône à chaque
catégorie pour mieux vous repérer.

81


o Cliquez ensuite sur .

• Maintenant que vous avez choisi la catégorie, vous pouvez cochez la
case « privé » pour que le signet soit visible juste par vous.

• Cliquez sur l’icône « enregistrer » pour enregistrer le signet.

• Cliquez sur l’icône « supprimer » pour supprimer un signet ou
annuler la création.

c. Trouver un signet existant :

• Si vous connaissez l’emplacement exact du signet recherché :
o Cliquez sur l’onglet « Arborescence ».

o Vous apercevez alors l’arborescence des dossiers créés qui
correspondent aux catégories dont nous parlions un peu plus
haut.

o Cliquez sur le « dossier conteneur » et double cliquez sur le
signet recherché.

• Si vous ne connaissez pas l’emplacement exact du signet recherché :

o Cliquez sur l’onglet « Chercher ».

82


o La fenêtre suivante s’ouvre :

o Choisissez le mode de recherche désiré dans la liste
déroulante la plus à gauche :

 Par « Nom de Signet ».

 par « Mots clés ».

 par « Url ».

 par « Description ».

C’est ici que l’on se rend compte de l’importance de bien remplir toute
l’information au moment de la création du signet. La recherche n’en est que
plus facile.

o Inscrivez le, ou les mots correspondant à votre recherche dans
la boite de dialogue.

o Cliquez sur .

• Si vous souhaitez consulter l’ensemble des signets :

o Cliquez sur l’onglet « Liste ».

o Cliquez sur les flèches en haut à gauche pour passer d’une page
à une autre.

d. Envoyer un signet à un collègue :

• Cliquez sur l’onglet « Liste ».

83


• Vous trouverez à côté de chaque signet 2 icônes :

o Choisissez l’icône « supprimer » pour supprimer le
signet.
o Choisissez l’icône « envoyer » pour l’envoyer à un
collègue.


o Dans la première boite de dialogue intitulée « Adresses
Email des destinataires » entrez les adresses courriels
des personnes auxquelles vous souhaitez faire parvenir
l’information.

o Inscrivez le but de ce courriel dans la boite de dialogue
« Objet ».

o Puis votre message dans la boite de dialogue
« Message ».

o Cliquez sur .

84


XII. Les Sondages

a.  Consulter la liste des sondages :                 Error: Reference source not found
.................
b.  Consulter les résultats des sondages :      Error: Reference source not found
......
c.  Répondre aux sondages :                               Error: Reference source not found
...............................

a. Consulter la liste des sondages :

• Cliquez sur l’icône « Sondage » .

85


• Cliquez sur « Sondage actif ».

b. Consulter les résultats des sondages :


• Cliquez sur la flèche bleue à droite de votre écran.

• Cliquez sur « Voir résultats ».

• Vous observez les résultats suivants :

c. Répondre aux sondages :


86


• Cliquez sur la flèche bleue à droite de votre écran.
• Cliquez sur « Sondage actif ».

• Cliquez sur .

87


XIII. My DMS

a. Ajouter un dossier conteneur :                      Error: Reference source not found
......................
b. Supprimer un dossier :                                     Error: Reference source not found
.....................................
c. Importer un nouveau document :                 Error: Reference source not found
.................
d. Supprimer un document :                               Error: Reference source not found
...............................
e. Consulter un document :                                 Error: Reference source not found
.................................
f. Importer mise à jour d’un document :         Error: Reference source not found
.........
g. Consulter une version antérieure du document :Error: Reference source not
found
h. Supprimer une mise à jour :                           Error: Reference source not found
...........................
i. Envoyer une notification à un autre utilisateur :Error: Reference source not
found

88


My DMS permet aux utilisateurs de travailler en commun sur un
document et de garder la trace de toutes les versions du document.

a. Ajouter un dossier conteneur

N.B. Si vous ne pouvez pas créer de dossier conteneur, référez vous à votre
administrateur eGroupWare.

• Cliquez sur l’icône « My DMS ».

• Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écran

• Cliquez sur « Ajouter un sous-répertoire », la fenêtre suivante
s’affiche :

o Dans le champ textuel intitulé « Name », inscrivez le nom du
nouveau dossier conteneur.

o Dans le champ textuel intitulé « Comment », inscrivez les
commentaires relatifs au nouveau dossier conteneur.

o Vous pouvez choisir l’emplacement de ce dossier dans
l’arborescence de la colonne de gauche.

 Cliquez sur la liste déroulante intitulée « Sequence »,
puis choisisse le positionnement du nouveau dossier
conteneur dans l’arborescence.

• Cliquez sur

89


N.B. : Le champs « Comment » est obligatoire contrairement au champs
« Name ».

b. Supprimer un dossier

N.B. Si vous ne pouvez pas supprimer de dossier conteneur, référez vous à
votre administrateur eGroupWare.


• Cliquez sur le dossier conteneur que vous souhaitez supprimer.


• Cliquez sur « Supprimer un dossier ».

• Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez vraiment
supprimer ce dossier :

• Cliquez sur .

• Un message de confirmation vous précise que le dossier conteneur
« X » a été supprimé.

c. Importer un nouveau document


• Cliquez sur le dossier conteneur qui contiendra le nouveau document.


90


• Cliquez sur « Ajouter un document ».


• Importez le document :
o Dans le champ « Local File », cliquez sur le bouton .

o Allez chercher dans l’arborescence de votre poste de travail le
document que vous souhaitez importer dans My DMS.

o Cliquez sur « Ouvrir ».

• Dans le champ « Name », inscrivez le nom du nouveau document
importé.

• Dans le champ « Comment », inscrivez les commentaires relatifs au
document importé.

• Dans le champ « Keywords », inscrivez les mots clés décrivant le
mieux le document importé.

• Dans le champ « Expires », vous pouvez choisir une date d’expiration
à partir de laquelle le document ne sera plus dans My DMS.

• Dans le champ « Sequence », choisissez l’emplacement du nouveau
document dans l’arborescence du dossier conteneur sélectionné au
préalable.

• Cliquez sur .

91


d. Supprimer un document


• Cliquez sur le dossier conteneur contenant le document que vous
souhaitez supprimer.

• Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document, la fenêtre
suivante s’affiche :

N.B. : Vous retrouvez dans l’onglet « Informations », tous les champs
remplis lors de l’ajout du document.

• Cliquez sur le bouton .

• Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez
réellement supprimer ce document.

• Cliquez sur « OK ».

92


e. Consulter un document


souhaitez consulter.

• Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document, la fenêtre
suivante s’affiche :

• Cliquez sur .

• Choisissez parmi les deux options suivantes :

o « Ouvrir ».

o « Enregistrer sur le disque ».


• Le document s’ouvre automatiquement.

93


f. Importer une mise à jour d’un document

N.B. : Veuillez prendre en note que My DMS n’enregistre pas
automatiquement les modifications apportées sur les fichiers. Il faut tout
d’abord le télécharger et le sauver à un endroit connu sur votre ordinateur,
le modifier, puis l’uploader à nouveau dans My DMS.



• Dans la fenêtre centrale, cliquez sur le nom du document.

• Cliquez sur « Document de mise à jour ».


o Dans le champ « Local File », cliquez sur le bouton .

o Allez chercher dans l’arborescence de votre poste de travail le
document que vous souhaitez importer dans My DMS.

o Cliquez sur « Ouvrir ».

o Dans le champ « Commentaire », inscrivez les commentaires
relatifs à la mise à jour du document.

o Dans le champ « expire », choisissez si oui ou non la mise à jour
expirera à partir d’une certaine date.

o Cliquez sur .

94


N.B. : La mise à jour devient automatiquement la 2 ème version du
document. Voir g. pour consulter la version précédente.

g. Consulter une version antérieure du document


• Cliquez sur le dossier conteneur contenant la version antérieure du
document que vous souhaitez consulter.


• Cliquez sur l’onglet intitulé « toutes les versions ».


• Dans la colonne de gauche intitulée « version », cliquez sur l’icône de
téléchargement correspondante à la version du document que vous

• Choisissez parmi les deux options suivantes :

o « Ouvrir ».

o « Enregistrer sur le disque ».


• Le document s’ouvre automatiquement.

95


h. Supprimer une mise à jour


• Cliquez sur le dossier conteneur contenant la mise à jour du document
que vous souhaitez supprimer.


• Cliquez sur l’onglet intitulé « toutes les versions ».

• Dans la colonne de droite intitulée « liste de contrôle d’accès »,
cliquez sur l’icône correspondante à la version du document que

• Un message d’avertissement vous demande si vous souhaitez
réellement supprimer ce document.


i. Envoyer une notification à un autre utilisateur

N.B. : Les notifications ne peuvent être envoyées qu’aux contacts du
« Carnet d’adresses » de eGroupWare.


souhaitez notifier à un autre utilisateur de eGroupWare.


• Cliquez sur l’onglet intitulé « Notification ».


96


• Sélectionnez parmi les deux listes déroulantes « Utilisateur » et
« Groupe » les contacts auxquels vous souhaitez envoyer une
notification.

• Cliquez sur l’onglet « informations ».

• Cliquez sur .

• Une notification est envoyée automatiquement aux contacts
sélectionnés.

-Fin-

97


• Remerciements

Mme Émilia Iacobe

M. Laurent Bounin

L’équipe eGroupWare

Références

www.egroupware.org

www.gestion-ressources.com

98


Licence

La licence GFDL n'étant pas disponible en français nous l'avons inclues dans ce
document en anglais. Nous mettrons le document à jour en Français dès que la
version francophone aura été approuvée par la FSF. Merci de votre
compréhension!

GNU Free Documentation License
Version 1.3, 3 November 2008
Copyright © 2000, 2001, 2002, 2007, 2008 Free Software Foundation, Inc. <http://fsf.org/>
Everyone is permitted to copy and distribute verbatim copies of this license document, but
changing it is not allowed.

0. PREAMBLE
The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other functional and useful
document "free" in the sense of freedom: to assure everyone the effective freedom to copy and
redistribute it, with or without modifying it, either commercially or noncommercially.
Secondarily, this License preserves for the author and publisher a way to get credit for their work,
while not being considered responsible for modifications made by others.
This License is a kind of "copyleft", which means that derivative works of the document must
themselves be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is
a copyleft license designed for free software.
We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free
software needs free documentation: a free program should come with manuals providing the
same freedoms that the software does. But this License is not limited to software manuals; it can
be used for any textual work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed
book. We recommend this License principally for works whose purpose is instruction or
reference.

1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS
This License applies to any manual or other work, in any medium, that contains a notice placed
by the copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. Such a notice
grants a worldwide, royaltyfree license, unlimited in duration, to use that work under the
conditions stated herein. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any
member of the public is a licensee, and is addressed as "you". You accept the license if you copy,
modify or distribute the work in a way requiring permission under copyright law.

99


A "Modified Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of
it, either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language.
A "Secondary Section" is a named appendix or a frontmatter section of the Document that deals
exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Document's
overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that
overall subject. (Thus, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section
may not explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection
with the subject or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political
position regarding them.
The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being
those of Invariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this
License. If a section does not fit the above definition of Secondary then it is not allowed to be
designated as Invariant. The Document may contain zero Invariant Sections. If the Document
does not identify any Invariant Sections then there are none.
The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as FrontCover Texts or Back
Cover Texts, in the notice that says that the Document is released under this License. A Front
Cover Text may be at most 5 words, and a BackCover Text may be at most 25 words.
A "Transparent" copy of the Document means a machinereadable copy, represented in a format
whose specification is available to the general public, that is suitable for revising the document
straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint
programs or (for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to
text formatters or for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text
formatters. A copy made in an otherwise Transparent file format whose markup, or absence of
markup, has been arranged to thwart or discourage subsequent modification by readers is not
Transparent. An image format is not Transparent if used for any substantial amount of text. A
copy that is not "Transparent" is called "Opaque".
Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup,
Texinfo input format, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and
standardconforming simple HTML, PostScript or PDF designed for human modification.
Examples of transparent image formats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats include
proprietary formats that can be read and edited only by proprietary word processors, SGML or
XML for which the DTD and/or processing tools are not generally available, and the machine
generated HTML, PostScript or PDF produced by some word processors for output purposes
only.
The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are
needed to hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in
formats which do not have any title page as such, "Title Page" means the text near the most
prominent appearance of the work's title, preceding the beginning of the body of the text.
The "publisher" means any person or entity that distributes copies of the Document to the public.
A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whose title either is precisely
XYZ or contains XYZ in parentheses following text that translates XYZ in another language.

100


(Here XYZ stands for a specific section name mentioned below, such as "Acknowledgements",
"Dedications", "Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title" of such a section when you
modify the Document means that it remains a section "Entitled XYZ" according to this definition.
The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which states that this
License applies to the Document. These Warranty Disclaimers are considered to be included by
reference in this License, but only as regards disclaiming warranties: any other implication that
these Warranty Disclaimers may have is void and has no effect on the meaning of this License.

2. VERBATIM COPYING
You may copy and distribute the Document in any medium, either commercially or
noncommercially, provided that this License, the copyright notices, and the license notice saying
this License applies to the Document are reproduced in all copies, and that you add no other
conditions whatsoever to those of this License. You may not use technical measures to obstruct
or control the reading or further copying of the copies you make or distribute. However, you may
accept compensation in exchange for copies. If you distribute a large enough number of copies
you must also follow the conditions in section 3.
You may also lend copies, under the same conditions stated above, and you may publicly display
copies.

3. COPYING IN QUANTITY
If you publish printed copies (or copies in media that commonly have printed covers) of the
Document, numbering more than 100, and the Document's license notice requires Cover Texts,
you must enclose the copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front
Cover Texts on the front cover, and BackCover Texts on the back cover. Both covers must also
clearly and legibly identify you as the publisher of these copies. The front cover must present the
full title with all words of the title equally prominent and visible. You may add other material on
the covers in addition. Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve the
title of the Document and satisfy these conditions, can be treated as verbatim copying in other
respects.
If the required texts for either cover are too voluminous to fit legibly, you should put the first
ones listed (as many as fit reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent
pages.
If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must
either include a machinereadable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or
with each Opaque copy a computernetwork location from which the general networkusing
public has access to download using publicstandard network protocols a complete Transparent
copy of the Document, free of added material. If you use the latter option, you must take
reasonably prudent steps, when you begin distribution of Opaque copies in quantity, to ensure
that this Transparent copy will remain thus accessible at the stated location until at least one year
after the last time you distribute an Opaque copy (directly or through your agents or retailers) of
that edition to the public.

101


It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before
redistributing any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated
version of the Document.

4. MODIFICATIONS
You may copy and distribute a Modified Version of the Document under the conditions of
sections 2 and 3 above, provided that you release the Modified Version under precisely this
License, with the Modified Version filling the role of the Document, thus licensing distribution
and modification of the Modified Version to whoever possesses a copy of it. In addition, you
must do these things in the Modified Version:
• A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the
Document, and from those of previous versions (which should, if there were any, be listed
in the History section of the Document). You may use the same title as a previous version
if the original publisher of that version gives permission.
• B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for
authorship of the modifications in the Modified Version, together with at least five of the
principal authors of the Document (all of its principal authors, if it has fewer than five),
unless they release you from this requirement.
• C. State on the Title page the name of the publisher of the Modified Version, as the
publisher.
• D. Preserve all the copyright notices of the Document.
• E. Add an appropriate copyright notice for your modifications adjacent to the other
copyright notices.
• F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public
permission to use the Modified Version under the terms of this License, in the form
shown in the Addendum below.
• G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover
Texts given in the Document's license notice.
• H. Include an unaltered copy of this License.
• I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at
least the title, year, new authors, and publisher of the Modified Version as given on the
Title Page. If there is no section Entitled "History" in the Document, create one stating the
title, year, authors, and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an
item describing the Modified Version as stated in the previous sentence.
• J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a
Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the
Document for previous versions it was based on. These may be placed in the "History"
section. You may omit a network location for a work that was published at least four
years before the Document itself, or if the original publisher of the version it refers to
gives permission.
• K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of
the section, and preserve in the section all the substance and tone of each of the
contributor acknowledgements and/or dedications given therein.

102


• L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their
titles. Section numbers or the equivalent are not considered part of the section titles.
• M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the
Modified Version.
• N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements" or to conflict in title
with any Invariant Section.
• O. Preserve any Warranty Disclaimers.
If the Modified Version includes new frontmatter sections or appendices that qualify as
Secondary Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option
designate some or all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of
Invariant Sections in the Modified Version's license notice. These titles must be distinct from any
other section titles.
You may add a section Entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements
of your Modified Version by various parties—for example, statements of peer review or that the
text has been approved by an organization as the authoritative definition of a standard.
You may add a passage of up to five words as a FrontCover Text, and a passage of up to 25
words as a BackCover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only
one passage of FrontCover Text and one of BackCover Text may be added by (or through
arrangements made by) any one entity. If the Document already includes a cover text for the
same cover, previously added by you or by arrangement made by the same entity you are acting
on behalf of, you may not add another; but you may replace the old one, on explicit permission
from the previous publisher that added the old one.
The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use
their names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version.

5. COMBINING DOCUMENTS
You may combine the Document with other documents released under this License, under the
terms defined in section 4 above for modified versions, provided that you include in the
combination all of the Invariant Sections of all of the original documents, unmodified, and list
them all as Invariant Sections of your combined work in its license notice, and that you preserve
all their Warranty Disclaimers.
The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant
Sections may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the
same name but different contents, make the title of each such section unique by adding at the end
of it, in parentheses, the name of the original author or publisher of that section if known, or else
a unique number. Make the same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections
in the license notice of the combined work.
In the combination, you must combine any sections Entitled "History" in the various original
documents, forming one section Entitled "History"; likewise combine any sections Entitled
"Acknowledgements", and any sections Entitled "Dedications". You must delete all sections
Entitled "Endorsements".

103


6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS
You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this
License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single
copy that is included in the collection, provided that you follow the rules of this License for
verbatim copying of each of the documents in all other respects.
You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under
this License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow
this License in all other respects regarding verbatim copying of that document.

7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS
A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents
or works, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an "aggregate" if the
copyright resulting from the compilation is not used to limit the legal rights of the compilation's
users beyond what the individual works permit. When the Document is included in an aggregate,
this License does not apply to the other works in the aggregate which are not themselves
derivative works of the Document.
If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if
the Document is less than one half of the entire aggregate, the Document's Cover Texts may be
placed on covers that bracket the Document within the aggregate, or the electronic equivalent of
covers if the Document is in electronic form. Otherwise they must appear on printed covers that
bracket the whole aggregate.

8. TRANSLATION
Translation is considered a kind of modification, so you may distribute translations of the
Document under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires
special permission from their copyright holders, but you may include translations of some or all
Invariant Sections in addition to the original versions of these Invariant Sections. You may
include a translation of this License, and all the license notices in the Document, and any
Warranty Disclaimers, provided that you also include the original English version of this License
and the original versions of those notices and disclaimers. In case of a disagreement between the
translation and the original version of this License or a notice or disclaimer, the original version
will prevail.
If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements", "Dedications", or "History", the
requirement (section 4) to Preserve its Title (section 1) will typically require changing the actual
title.

9. TERMINATION
You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided
under this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense, or distribute it is void,
and will automatically terminate your rights under this License.

104


However, if you cease all violation of this License, then your license from a particular copyright
holder is reinstated (a) provisionally, unless and until the copyright holder explicitly and finally
terminates your license, and (b) permanently, if the copyright holder fails to notify you of the
violation by some reasonable means prior to 60 days after the cessation.
Moreover, your license from a particular copyright holder is reinstated permanently if the
copyright holder notifies you of the violation by some reasonable means, this is the first time you
have received notice of violation of this License (for any work) from that copyright holder, and
you cure the violation prior to 30 days after your receipt of the notice.
Termination of your rights under this section does not terminate the licenses of parties who have
received copies or rights from you under this License. If your rights have been terminated and not
permanently reinstated, receipt of a copy of some or all of the same material does not give you
any rights to use it.

10. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE
The Free Software Foundation may publish new, revised versions of the GNU Free
Documentation License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the
present version, but may differ in detail to address new problems or concerns. See
http://www.gnu.org/copyleft/.
Each version of the License is given a distinguishing version number. If the Document specifies
that a particular numbered version of this License "or any later version" applies to it, you have
the option of following the terms and conditions either of that specified version or of any later
version that has been published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document
does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published
(not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document specifies that a proxy can
decide which future versions of this License can be used, that proxy's public statement of
acceptance of a version permanently authorizes you to choose that version for the Document.

11. RELICENSING
"Massive Multiauthor Collaboration Site" (or "MMC Site") means any World Wide Web server
that publishes copyrightable works and also provides prominent facilities for anybody to edit
those works. A public wiki that anybody can edit is an example of such a server. A "Massive
Multiauthor Collaboration" (or "MMC") contained in the site means any set of copyrightable
works thus published on the MMC site.
"CCBYSA" means the Creative Commons AttributionShare Alike 3.0 license published by
Creative Commons Corporation, a notforprofit corporation with a principal place of business in
San Francisco, California, as well as future copyleft versions of that license published by that
same organization.
"Incorporate" means to publish or republish a Document, in whole or in part, as part of another
Document.
An MMC is "eligible for relicensing" if it is licensed under this License, and if all works that
were first published under this License somewhere other than this MMC, and subsequently

105


incorporated in whole or in part into the MMC, (1) had no cover texts or invariant sections, and
(2) were thus incorporated prior to November 1, 2008.
The operator of an MMC Site may republish an MMC contained in the site under CCBYSA on
the same site at any time before August 1, 2009, provided the MMC is eligible for relicensing.

106

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