Moaccess7 2

PARTIE 1 Corrigé
MCD papier
Gestion commerciale
Apprentissage assisté (3)

22 Corrigé MCD papier

PARTIE 1 Conception
d’un MCD papier
Gestion commerciale

Exercice en autonomie (1)
Savoir-faire : Concevoir un modèle conceptuel de données pour Access
Pré-requis : Avoir fait les exercices assistés
Supports : Papier
Durée : 45 minutes

La société Jurarbois est une PME-PMI créée en 1999 par Monsieur et Madame Bredin. Elle est spécialisée dans le
négoce des vins du Jura. Depuis 2002, elle rachète des vignes et produit une partie des vins qu’elle commercialise.
La société commercialise les produits suivants : Vin blanc du jura – Chardonnay ; Vin blanc du jura – Savagnin ; Vin blanc
Arbois ; Vin rouge Arbois ; Vin blanc Pupillin ; Vin rouge Pupillin ; Vin jaune ; Vin de paille ; Crémant du Jura.
La société cherche à faire référencer ses produits auprès des hypermarchés (Carrefour, Auchan, Géant, Casino, Intermar-
ché, Champion, etc.).
M. Bredin envisage d’informatiser le suivi des clients.
Actuellement, il tient des fiches cartonnées par clients sur
lesquelles sont notées :
• Les informations concernant le client : identification,
coordonnées postales et téléphoniques,
• Les informations concernant les ventes réalisées par
client : date des facturations, nombre de bouteilles
livrées, montant total.

Par ailleurs, chaque année, M. et Mme Bredin
organisent des campagnes commerciales par
téléphone auprès des plus gros clients, et
notamment des responsables commerciaux
des hypermarchés.
Ils notent sur des fiches par client les dates et
résultats des appels.

M. Bredin vous demande de lui proposer une organisation des informations sur une base de données relationnelle infor-
matisée.
Vous devez lui remettre un MCD Access qui mette en évidence les tables, les champs, les clés primaires, les relations.

Conception d’un MCD papier 23

PARTIE 1 – JURARBOIS SA

Travail à faire

1. Concevoir le dictionnaire des données.

Dictionnaire des données
Base de données : Date de création :
Rubrique – Champs Type de données Taille Description
1
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30

2. Présenter le MCD Access

24 Conception d’un MCD papier

PARTIE 1 Conception
d’un MCD papier
Gestion de chantier

Pré-requis : Avoir effectué les exercices assistés
Supports : Papier
Durée : 40 minutes

M. Strap utilise des fiches et des chemises pour le suivi des clients, des contrats et des chantiers. Il trouve cette organi-
sation trop laborieuse et vous demande d’informatiser cette gestion.
Après avoir passé quelques jours dans les services administratifs et après vous être fait expliquer son fonctionnement,
l’organisation des tâches se présente ainsi :

■ À la signature d’un contrat
1

Lorsqu’un contrat est signé, M. Strap réalise les tâches suivantes :
Il crée un dossier par client sur lequel il appose une fiche de renseignement qui récapitule l’adresse et les coordonnées
du client ainsi que les caractéristiques du chantier.
La fiche se présente de la façon suivante :


PARTIE 1 – STRAP SA

■ Suivi de chantier
2

À chaque ﬁn de journée, les responsables de chantier complètent une feuille de tâches journalières par chantier. Cette
feuille récapitule les informations suivantes :

Pour compléter la feuille de suivi de chantier, ils utilisent une table de référence qui indique les références et désignations
utilisées par la société.
Cette feuille se présente ainsi :

26 Conception d’un MCD papier

PARTIE 1 – STRAP SA

Travail à faire

1. Concevoir le dictionnaire des données.

Dictionnaire des données
Base de données : Date de création :
Rubrique – Champs Type de données Taille Description
1
2
3
4
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30

2. Présenter le MCD Access


PARTIE 1 Conception d’un MCD
Suivi de location
de matériels

Pré-requis : Avoir effectué l’exercice programmé
Supports : Papier
Durée : 30 minutes

La société Morisse Bois et dérivés est spécialisée dans la production de lambris, parquets et bois brut. Elle est située à
Lyon et emploie 45 salariés.
Elle possède trois unités de production (situées à Freiburg en Suisse, à Varioz dans l’Ain et à Nonglard dans le Jura).
À côté de son activité de production de bois, elle loue du matériel aux particuliers et aux entreprises qui en font la
demande.
M. Odin vous demande d’informatiser la gestion de ces locations.
Après avoir passé une semaine dans le service qui gère les locations, vous pouvez décrire les tâches réalisées de la façon
suivante :
• Mise à jour du fichier des clients : Chaque fois qu’un nouveau client loue du matériel, la secrétaire note les informa-
tions le concernant sur une fiche client cartonnée (Raison sociale, nom, adresse, tél.). Elle lui attribue un numéro client,
puis elle range la fiche par ordre alphabétique dans le classeur des clients.
• Mise à jour du fichier des matériels : à la suite de chaque achat de nouveau matériel, la secrétaire remplit une fiche
cartonnée sur laquelle elle note la référence, la désignation, la marque, la date de l’achat, le prix d’achat. Puis elle range
cette fiche dans le classeur des fiches du matériel.
• Elle gère les locations : Chaque fois qu’un client loue un matériel, la secrétaire retire la fiche de prêt qui se trouve dans
une pochette attachée au matériel et note la date de la location, le numéro du client qui loue le matériel. Lorsque la fiche
est complétée, elle la glisse dans la pochette et range la pochette dans un classeur. Lors du retour du matériel, elle sort
la fiche location et note le nombre d’heures à facturer, puis elle transmet le tout à la facturation.

Conception d’un MCD 29

PARTIE 2
Visite guidée d’Access

Access est un logiciel de SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnelle) édité par la société Microsoft1
pour gérer des fichiers de données.
Les SGBDR les plus connus sont : Access, OpenOffice Base, 4D, FileMaker Pro.
L’écran d’Access se présente ainsi :

Bouton Office Barre d’outils Accès rapide Bouton de fenêtre Barre d’onglets Ruban d’outils

Volet de navigation (Tables, Requêtes, Formulaire, États) Barre d’état Table ouverte Modes d’affichage

Dans la partie qui suit, nous allons réaliser une visite programmée d’Access pour visualiser l’ergonomie, les principales
fonctions à l’aide d’un exemple simple. Nous créerons une base de données composée d’une table, un formulaire (mas-
que d’écran) et enfin un état d’impression.
Nous vous laissons libre de sauvegarder la base de données sur le support de votre choix :
• le dossier Mes documents ou Documents de votre ordinateur,
• ou dans votre espace personnel sur le serveur,
• ou sur une clé USB.

1. MICROSOFT est le premier éditeur mondial de logiciels. Créée par Bill Gates et Paul Allen, cette société édite principalement les applications suivan-
tes :
– Système d’exploitation et intégrateur : Windows, Windows XP, Windows Server et Windows Vista, pour PC ;
– Progiciels : Word, Works, Access, PowerPoint, Access, Publisher, Explorer, FrontPage, Outlook.

Visite guidée d’Access 31

PARTIE 2

Nous allons créer la base de données MITRA : une base de données regroupe tous les fichiers qui concernent une
entreprise. Ainsi la base de données contiendra les fichiers Clients, Fournisseurs, Articles, Salariés, Représentants, etc.,
puis nous saisirons la table Fournisseurs dont la structure est la suivante :

N° Identifiant Type Taille Remarque
1 N° Fournisseur Texte 6 Clé primaire
2 Nom Texte 30
3 Rue Texte 50
4 CP Texte 5
5 Ville Texte 25
6 Tél. Texte 15

Puis nous saisirons les données suivantes dans la table Fournisseurs :
N° Frs Nom Rue CP Ville Tél.
401001 GAEC Chiron 2 Pré d’Enfer 26000 VALENCE 04 12 14 56 78
401002 GAEC d’Entrefaux 56 route de Montélimar 69000 LYON 04 18 33 45 78
401003 Château la Bastide 255 chemin de Fins 33000 BORDEAUX 05 56 56 78 89
401004 Château Mondésir 321 Place des Armes 33000 BORDEAUX 05 56 78 48 97

■ Charger Access
1
– Cliquer le bouton Démarrer ou
– Cliquer Tous les programmes
– Cliquer Microsoft Office puis Access 2007
– Cliquer l’option Base de données vide
=> L’écran se présente ainsi :

■ Créer la base de données : MITRA
2
– Cliquer le bouton Parcourir puis sélectionner le dossier destination de la base de données (Mes documents ou
Documents du disque dur, ou sélectionner votre espace personnel sur le serveur, ou une clé USB)
– Saisir le nom de la base de données MITRA2007 puis cliquer OK
– Cliquer Créer
=> La base est créée et une table vide est ouverte.

32 Visite guidée d’Access

PARTIE 2

Nous allons activer le mode création de la
table,
– Cliquer l’outil : Mode création

– Saisir le nom de la table :
Fournisseurs
– Cliquer le bouton : OK

Nous allons saisir la structure de la table
Fournisseurs. (Voir page précédente)

■ Paramétrer la table Fournisseurs
3
• Champ : N° Frs
– Cliquer la 1re ligne et saisir le nom du champ : N° Frs
– [Tab] ou [->] ou [Entrée] pour activer la 2e colonne
– Cliquer le bouton déroulant de la colonne : Types de données
et sélectionner : Texte
– Cliquer la zone : Taille du champ au bas de la fenêtre
– Saisir la taille : 6
• Champ : Raison sociale
– Cliquer la 2e ligne et saisir le nom du champ : Nom
– [Tab] ou [->] ou [Entrée]
– Sélectionner le type : Texte
– Paramétrer la taille : 30

– Paramétrer les autres champs N° Identiﬁant Type Taille
3 Rue Texte 50
4 CP Texte 5
5 Ville Texte 25
6 Tél. Texte 15
■ Définir la clé primaire
4
– Cliquer le bouton de sélection du champ
N° Fournisseur qui servira de clé primaire
– Cliquer l’outil Clé primaire dans la barre
d’outils
=> Une clé apparaît à gauche du champ :
• Enregistrer la table

– Cliquer l’outil
– Saisir éventuellement le nom de la table Four-
nisseurs
– Cliquer : OK
Nous avons terminé le paramétrage de la table.
Nous pouvons passer à la saisie des données.
Jusqu’à présent, nous avons travaillé en mode
Création. Nous allons activer le mode Feuille de
données qui permet de gérer les informations de
la table.

– Cliquer dans le ruban d’outils


PARTIE 2

=> La feuille de données se présente sous la forme d’un tableau (Feuille de données).

Il est possible de créer des formulaires de saisie plus agréables à utiliser.
Mais pour commencer, nous allons travailler en mode Feuille de données.

■ Saisir des données
5
– Cliquer dans le champ
N° Fournisseur
– Saisir le texte : 401001
– Cliquer dans le champ Nom ou
[->] ou [Tab] ou [Entrée]
– Saisir le nom : GAEC Chiron
– Saisir les autres informations
dans les champs suivants
– Saisir sur les lignes suivantes les autres enregistrements :
401002 GAEC d’Entrefaux 56 route de Montélimar 69000 LYON 04 18 33 45 78
401003 Château la Bastide 255 chemin de Fins 33000 BORDEAUX 05 56 56 78 89
401004 Château Mondésir 321 Place des Armes 33000 BORDEAUX 05 56 78 48 97

Certains champs ne sont pas entièrement visibles à l’écran. Pour les visualiser, nous allons modifier la largeur
des colonnes.

■ Modifier la largeur des colonnes
6
• Modifier la largeur d’un champ
– Cliquer-glisser vers la droite le trait de
séparation de la 1re colonne
• Ajuster la largeur d’un champ
– Double-cliquer la limite droite de la
colonne Nom
=> La largeur du champ est ajustée sur son contenu le plus long.
– Renouveler l’opération pour tous les champs restants.

■ Trier la table
7
• Trier la table sur le Nom
– Onglet : Accueil
– Cliquer une cellule du champ Nom
=> Le fichier est trié sur le nom :
• Trier la table sur le code postal
– Cliquer une cellule du champ CP
=> Le fichier est trié sur le CP :


PARTIE 2

■ Rechercher une fiche
8
– Cliquer le champ Ville
– Onglet Accueil
– Cliquer l’outil Rechercher
=> La fenêtre de paramétrage apparaît :
– Saisir le nom de la ville recherchée : Lyon
– Cliquer le bouton Suivant
=> La fiche recherchée devient active, mais
la fenêtre reste ouverte à l’écran.
– Cliquer le bouton de la fenêtre pour la faire disparaître de l’écran

■ Imprimer la table
9
• Aperçu avant impression

– Cliquer l’outil dans la barre Accès rapide
Ou
– Cliquer le bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression
• Lancer l’impression

Ou

– Cliquer le bouton Fermer l’aperçu avant
impression pour revenir à la feuille de don-
nées

■ Filtrer les enregistrements
10

– Cliquer le mot Bordeaux

– Sélectionner l’option : Egal à
« Bordeaux »

=> La fenêtre affiche uniquement
les personnes de Bordeaux


PARTIE 2

• Imprimer la liste


• Afficher toutes les fiches


=> Tous les enregistrements
redeviennent visibles :

■ Créer un formulaire instantané
11

Nous allons créer un formulaire de saisie à double affichage. Mais au préalable, nous allons sauvegarder la table.
– Cliquer le bouton de fermeture de la table pour la fermer
• Créer le formulaire
– Cliquer l’onglet Créer
– Cliquer la table Fournisseurs dans le volet de navigation
– Cliquer l’outil Formulaire avec double affichage
=> Le formulaire est créé :

Il est possible de
dissimuler / afficher le
volet de navigation en
cliquant le bouton de
réduction

• Sauvegarder le formulaire

– Saisir le nom : Fournisseurs
– Cliquer OK ou [Entrée]

• Imprimer le formulaire



PARTIE 2

• Utiliser le formulaire

Nous allons ajouter l’enregistrement suivant à l’aide du formulaire.
401005 GAEC SAVIENT Monté de la Reine 73000 CHAMBERY 04 79 45 78 96

– Onglet Accueil

– Cliquer l’outil ou
– Saisir dans les champs correspondants les informations ci-dessus :

• Quitter le formulaire

– Cliquer le bouton de fermeture du formulaire

■ Créer un état instantané
12

– Cliquer la table Fournisseurs dans le
volet de navigation
– Cliquer l’outil Etat

=> L’état suivant est automatiquement créé par Access :


PARTIE 2

• Aperçu avant impression

Ou

• Lancer l’impression

Ou
– Cliquer le bouton Fermer l’aperçu avant impression pour revenir à la feuille de données.
• Sauvegarder l’état

– Saisir le nom de l’état Fournisseurs
– Cliquer OK ou [Entrée]

■ Quitter l’état
13

– Cliquer le bouton de fermeture de l’état

■ Fermer la base de données Mitra
14

– Cliquer le bouton Ofﬁce – Fermer la base de données

■ Quitter Access
15

– Cliquer le bouton de fermeture d’Access

Fin de la visite guidée


PARTIE 3 Société Jurarbois SA

Dossier 1 Paramétrer les tables d’Access
Gestion commerciale

Apprentissage programmé
Pré-requis : Avoir fait la visite guidée
Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB
Durée : 45 minutes

La société Jurarbois est une PME-PMI créée en 1999 par Monsieur et Madame Bredin. Elle est spécialisée dans le
négoce des vins du Jura.
M. Bredin a décidé d’informatiser :
• La gestion des clients,
• La gestion des ventes,
• La gestion des évaluations par phoning.
À l’issue du travail réalisé dans la première partie de cet ouvrage, il est apparu nécessaire d’organiser les informations de
la façon suivante :

MCD Access

Dans le cadre de ce travail, nous allons créer et paramétrer les tables de la base de données.

■ Charger Access
1

– Cliquer l’option Base de données vide

■ Créer la base de données Jurarbois
2

– Cliquer le bouton Parcourir puis sélectionner le dossier des-
tination Jurarbois (Mes documents ou Documents du disque
dur, ou sélectionner votre espace personnel sur le serveur ou une
clé USB)
– Saisir le nom de la base de données : Jurarbois2007 puis cliquer
OK
– Cliquer Créer
=> La base est créée et une table vide est ouverte.

Paramétrer les tables d’Access 39

DOSSIER 1 – JURARBOIS

Nous allons activer le mode création de la table,
pour paramétrer les champs.
– Cliquer l’outil Afﬁchage Mode création
=> Une fenêtre propose de sauvegarder la
table :

– Saisir le nom de la table : Clients
– Cliquer OK

Nous allons paramétrer la table Clients suivante :

■ Paramétrer la barre Accès rapide
3
– Cliquer le bouton déroulant de la barre Accès rapide
– Cliquer l’outil à afﬁcher dans la barre d’outils
– Activer les outils : Nouveau, Ouvrir, Enregistrer, Impression rapide,
Aperçu avant impression, Annuler, Rétablir, Mode

■ Paramétrer les tables
4
4.1 Paramétrer les champs
– Cliquer la 1re ligne et saisir le nom du champ : N° client
– [Tab] ou [->] ou [Entrée] pour activer la 2e colonne
– Cliquer le bouton déroulant de la colonne Types de
données et sélectionner Texte
– Cliquer la zone Taille du champ au bas de la fenêtre
– Saisir la taille : 6
– Paramétrer les autres champs de la table

Supprimer un champ
– Cliquer le bouton du champ
à supprimer
– [Suppr]

4.2 Définir la clé primaire
– Cliquer le bouton de sélection du champ N° client qui servira de clé primaire

– Cliquer l’outil Clé primaire dans la barre d’outils
=> Une clé apparaît à gauche du champ :

40 Paramétrer les tables d’Access


4.3 Enregistrer la table
– Saisir éventuellement le nom de la table : Clients
– Cliquer OK

4.4 Fermer la table
– Cliquer la case de fermeture de la table Clients
=> La table est afﬁchée dans le volet de navigation :

4.5 Ouvrir/Fermer le volet de navigation
– Cliquer le bouton d’afﬁchage du volet pour le masquer
Ou
– Cliquer-glisser la bordure du volet de navigation
Nous allons à présent paramétrer les tables Facturations et Phoning.

4.6 Créer une nouvelle table
– Cliquer l’outil Création de table

À votre tour
– Paramétrer la table : Facturation

– Paramétrer la table : Phoning



Access permet de paramétrer de façon avancée les caractéristiques des champs :
• des masques de saisie destinés à simplifier le travail de l’opérateur de saisie (&5),
• des valeurs par défaut qui accélèrent la saisie (&6),
• des contrôles de saisie destinés à protéger la base contre les erreurs (&7)

Ouvrir la table Clients en mode création
– Double-cliquer la table Clients dans le volet de navigation puis cliquer l’outil Mode création
Ou
- Cliquer-droit la table Clients dans le volet de navigation – Mode création

■ Masques de saisie
5

Access propose des masques prédéfinis pour
le code postal, le numéro de sécurité sociale,
le numéro de téléphone, etc. Nous allons uti-
liser ce type de masque pour le code postal,
puis nous paramétrerons un masque person-
nalisé pour le numéro Client.

5.1 Masques prédéfinis
– Cliquer le champ CP clients
– Cliquer en bas dans la zone Masque de
saisie
– Cliquer le bouton d’assistance à droite
de la zone
– Accepter éventuellement la sauvegarde de
la table
– Cliquer le masque Code postal (France)

– Cliquer le bouton Suivant>
Cette fenêtre permet de paramétrer le caractère qui sera affiché
dans le champ en attendant la saisie.
– Cliquer le bouton déroulant des caractères
– Cliquer le caractère désiré
– Cliquer le bouton Terminer
=> Le masque se présente ainsi :



5.2 Masque personnalisé

Il est possible de paramétrer soi-même un masque en saisissant directement dans la zone de saisie du masque
les symboles de contrôle des caractères.
Les symboles utilisables sont les suivants :
0 => Saisie obligatoire d’un chiffre 9 => Saisie facultative d’un chiffre
# => Saisie facultative d’un chiffre, signe ou espace L => Saisie obligatoire d’une lettre
? => Saisie facultative d’une lettre A => Saisie obligatoire d’une lettre ou d’un chiffre
a => Saisie facultative d’une lettre ou d’un chiffre & => Saisie obligatoire d’un caractère
>C => Convertit les caractères en majuscules <C => Convertit les caractères en minuscules
(Mettre autant de C après le signe > ou < que de caractères dans la taille du champ)

Nous allons paramétrer les masques de saisie suivants :
– Téléphone : saisir le code 0000000000;;_ (saisie obligatoire de 5 séries de 2 chiffres séparées par le symbole /)
– N° Client : saisir le code 000000;;_ (saisie obligatoire de 6 chiffres)
– Ville : saisir le code >CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC (transforme le texte saisi en capitales)
– Cliquer le champ Tél. client
– Cliquer dans la zone Masque de saisie
– Saisir le code suivant : 0000000000;;_

Les signes ;; sont des séparateurs de critères, le signe
_ est le caractère de substitution.

– Cliquer le champ N° client
– Saisir le code suivant : 000000 ;;_

– Cliquer le champ Ville client
– Saisir le code suivant : >CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
(Saisir 20 fois le caractère C en capitale)

■ Valeur par défaut
6
Il est possible de paramétrer une valeur par défaut dans un champ. Cette fonction accélère la saisie en évitant de saisir la
donnée. Nous allons programmer la civilité Monsieur comme valeur par défaut du champ Civilité.
– Cliquer le champ Civilité
– Cliquer dans la zone Valeur par défaut
– Saisir le texte suivant : Monsieur
=> La fenêtre se présente ainsi :
Enregistrer les modiﬁcations




■ Contrôle de saisie
7

Il est parfois indispensable de placer des contrôles destinés à éviter les erreurs ou les oublis. Le contrôle de
saisie valide la donnée uniquement si elle satisfait les critères de saisie, ou si elle est saisie. Dans le cas
contraire, il est possible d’afficher un message d’erreur.

Nous allons paramétrer les contrôles suivants :
• Saisie obligatoire du nom du client
• Saisie obligatoire du téléphone dans la table Clients
• Impossibilité de saisir un montant HT supérieur à 10 000 € dans la table Facturation
• Impossibilité de saisir une date antérieure au 01/01/2008 dans la table Facturation

7.1 Saisie obligatoire d’un champ
– Cliquer le champ Nom client
– Cliquer dans la zone Valide si
– Saisir la formule : Est Pas Null
– Cliquer dans la zone Message si erreur
– Saisir le message à afficher si la personne valide l’enre-
gistrement en oubliant de saisir le nom du client : La sai-
sie du nom du client est obligatoire
=> En cas d’oubli le message suivant sera affiché :

À votre tour
Programmez la saisie obligatoire du téléphone dans
la table clients.

• Enregistrer les modifications et fermer la table Clients

– Cliquer la case de fermeture de la table Clients
• Ouvrir la table Facturation en mode création
– Double-cliquer la table Facturation dans le volet de navigation puis cliquer l’outil Mode création
Ou
– Cliquer-droit la table Facturation dans le volet de navigation – Mode création

7.2 Contrôle de saisie
– Cliquer le champ Montant HT
– Cliquer dans la zone Valide si
– Saisir le critère : <10000
– Cliquer le champ Message si erreur
– Saisir le message à afficher si la personne saisit un montant supérieur à
10 000 € : Le montant doit être inférieur à 10 000 €.

À votre tour
Programmer le contrôle sur la date de facturation :
>01/01/2008 et le message d’erreur à afficher.

• Enregistrer les modifications et fermer la table Facturation
– Cliquer la case de fermeture de la table Facturation

■ Fermer Access
8
– Cliquer la case de fermeture d’Access


PARTIE 3 Société Strap SA

Dossier 1 Paramétrer les tables
Gestion de chantier

EXERCICE EN AUTONOMIE
Savoir-faire : Créer et paramétrer des tables
Pré-requis : Avoir effectué l’exercice en autonomie de la partie 1
Durée : 45 minutes

M. Strap utilise des ﬁches et des chemises pour le suivi des clients, des contrats et des chantiers. Il trouve cette organi-
sation trop laborieuse et vous demande d’informatiser cette gestion.
Après avoir passé quelques jours dans les services et après vous être fait expliquer son organisation, vous avez obtenu le
MCD Access suivant :

Travail à faire

1. Charger Access et créer la base de données Strap SA sur le disque dur, dans votre espace personnel sur le serveur
ou sur votre clé USB dans le dossier Strap SA (Voir organisation du poste de travail page 8).
2. Créer la table Clients à l’aide des informations suivantes :
• Paramétrer les champs,
• Paramétrer les contrôles de saisie,
• Paramétrer les masques de saisie.

3. Créer la table Contrats/Clients à l’aide des informations suivantes :

Paramétrer les tables 45

DOSSIER 1 – STRAP

4. Créer la table Fournitures/Chantiers à l’aide des informations suivantes :

5. Créer la table Fournitures à l’aide des informations suivantes :

46 Paramétrer les tables


Dossier 2 Paramétrer les relations entre tables
Gestion commerciale

Savoir-faire : Paramétrer des listes déroulantes et les relations entre
tables
Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 1
Durée : 30 minutes

Au cours de l’étape 1, vous avez conçu les tables et paramétré les champs des tables de la base de données Jurarbois.
Actuellement ces tables sont indépendantes et ne sont pas reliées entre elles comme elles doivent l’être dans le MCD
Access proposés ci-dessous.
M. Bredin vous demande de paramétrer :
• des listes déroulantes destinées à accélérer le travail sur la base de données
Table : Clients
Champ civilité = Monsieur, Madame, Mademoiselle
Table : Facturation
N° Client = N° client en provenance de la table Clients
Table : Phoning
N° client = N° client en provenance de la table Clients
Satisfaction produit = 1, 2, 3, 4, 5
Satisfaction livraison = 1, 2, 3, 4, 5
Satisfaction prix = 1, 2, 3, 4, 5

Attention
Les listes déroulantes doivent être créées avant de paramétrer les relations,
sans quoi Access refuse de créer les listes.
Dans ce cas, il faut supprimer les relations, puis créer les listes avant de re-paramétrer les relations.

• les relations entre les tables

MCD Access

Paramétrer les relations entre tables 47


• Charger Access


• Ouvrir la base de données Jurarbois 2007

– Cliquer la base à ouvrir dans la liste affichée à droite si elle est
visible
Ou
– Cliquer le lien Autres… puis sélectionner le dossier-source
Jurarbois (Mes documents ou Documents du disque dur ou
sélectionner votre espace personnel sur le serveur, ou une clé USB)

– Cliquer la base de données à ouvrir Jurarbois puis cliquer Ouvrir
=> La base est ouverte et les tables créées précédemment sont
affichées dans le volet de navigation :

Un avertissement de sécurité est affiché au-dessous des rubans d’outils, il indique qu’Access a désactivé les
macros Visual Basic afin de protéger l’ordinateur contre les macros-virus. Il est possible de désactiver l’option
en cliquant sur le bouton de fermeture.

48 Paramétrer les relations entre tables


■ Liste de choix
1

Une liste de choix afﬁche une liste de données dans un menu déroulant.
Cette liste peut être :
• Saisie directement par l’opérateur (1.1)
• Provenir d’une autre table (1.2).

Nous allons paramétrer le champ civilité de la table clients à l’aide d’une liste personnalisée.
• Ouvrir la table clients en mode création
– Double-cliquer la table Clients dans le volet de navigation puis cliquer l’outil Mode création
Ou
– Cliquer-droit la table Clients dans le volet de navigation – Mode création

1.1 Liste personnalisée
– Cliquer le champ Civilité
– Cliquer le bouton déroulant de la colonne Type de données
– Sélectionner l’option Assistant liste de choix

– Cliquer l’option Je taperai les valeurs souhaitées
– Cliquer le bouton Suivant >
– Saisir le nombre de colonne : 1
– Cliquer dans la zone saisie
– Saisir la 1re donnée de la liste : Monsieur
– [Tab]
– Saisir la 2e donnée de la liste : Madame
– [Tab]
– Saisir la 3e donnée de la liste : Mademoiselle

– Conserver le nom de l’étiquette du champ Civilité client
=> Le paramétrage est terminé. Un onglet Liste de choix est visible
au bas de la fenêtre création :
– Cliquer l’onglet Liste de choix
=> La fenêtre récapitule les paramètres de la liste :
– Cliquer l’onglet Général
Nous avons terminé le paramétrage de la liste. Nous allons la sauvegarder, puis
nous vériﬁerons le fonctionnement du bouton déroulant dans la feuille de don-
nées.




• Activer le mode Feuille de données
– Cliquer le bouton déroulant de l’outil Mode Feuille de données
– Cliquer la 1re ligne du champ Civilité
=> Le menu déroulant est affiché :

Les modes d’affichage :
• le Mode Création sert à créer ou à modifier la structure d’une table,
• le Mode Feuille de données affiche les données contenues dans la table.

• Activer le mode création

– Cliquer le bouton déroulant de l’outil Mode création
Ou
– Cliquer le mode Création au bas de l’écran

À votre tour : Vous devez paramétrer les listes déroulantes
suivantes dans la table Phoning
Satisfaction produit = 1, 2, 3, 4, 5
Satisfaction livraison = 1, 2, 3, 4, 5
Satisfaction prix = 1, 2, 3, 4, 5

1.2 Liste de choix provenant d’une autre table

Dans une base de données relationnelle, la table fille doit toujours contenir un champ commun avec la table
mère. Ce champ est toujours le champ clé primaire de la table mère qui est placé en tant que clé externe dans
la table fille.
Lors de la saisie, il est pratique d’afficher dans le champ de liaison de la table fille les données de la table mère,
cela évite les risques d’erreur de saisie et garantit le respect de l’intégrité référentiel, au terme de laquelle il
n’est pas possible de saisir un enregistrement fille si l’enregistrement mère n’existe pas : la liste déroulante
nous oblige à sélectionner une donnée mère existante.

Nous allons paramétrer l’affichage dans le champ N° Client de la table Facturation des N° client de la table Clients.
– Double-cliquer la table Facturation dans le volet de navigation puis cliquer l’outil
Mode création
Ou
– Cliquer-droit la table Facturation dans le volet de navigation – Mode création
– Cliquer le champ N° Client
– Cliquer le bouton déroulant de la colonne Type de données
– Sélectionner l’option Assistant liste de choix
– Cliquer l’option Je veux que la liste de choix…

– Sélectionner la table source Clients



– Sélectionner les champs à afﬁcher dans la liste N° clients, Société,
Nom client

Transférer un champ
Transférer tous les champs
Annuler un transfert
Annuler tous les transferts


– Sélectionner le champ sur lequel la liste doit être triée N° client

– Sélectionner les champs à afﬁcher dans la liste. Cliquer la case
Colonne clé cachée pour la désactiver

– Sélectionner le champ qui contient la donnée à sauvegarder dans le
champ N° Client

– Conserver le nom de l’étiquette du champ N° client



=> Le paramétrage est terminé. L’onglet :
Liste de choix récapitule les paramè-
tres de la liste :

Nous allons vérifier le fonctionnement du bouton déroulant dans la feuille de données.
• Activer le mode feuille de données

– Cliquer l’outil Mode Feuille de données
– Cliquer la 1re ligne du champ N° Client
=> Un bouton déroulant est affiché. Il est vide car aucune donnée n’a été saisie dans la table mère.

• Fermer la table Facturation

– Cliquer le bouton de fermeture de la table Facturation

À votre tour
Paramétrer l’affichage dans le champ N° Client de la table Phoning du N° client de la table Clients,
puis vérifier son fonctionnement en mode Feuille de données.

■ Relier les tables
2
Le MCD Access se présente ainsi :

Les relations sont réalisées par un cliquer-
glisser de la clé primaire de la table mère sur la
clé externe de la table fille

En conséquence, nous réaliserons les relations de la façon suivante :
– par un cliquer-glisser du N° Client de la table Clients sur le N° client de la table Facturation,
– par un cliquer-glisser du N° client de la table Clients sur le N° client de la table Phoning.

2.1 Activer la fenêtre de paramétrages des relations
– Onglet Outils de base de données
– Cliquer l’outil Relations
– Double-cliquer les trois tables dans la fenêtre qui affiche les tables
ou
– Cliquer la table Clients (Mère) puis cliquer le bouton Ajouter
– Cliquer la table Facturation (Fille) puis cliquer le bouton Ajouter
– Cliquer la table Phoning (Mère) puis cliquer le bouton Ajouter
– Cliquer le bouton Fermer
=> La fenêtre affiche les trois tables. Les relations dues aux listes de choix sont matérialisées par des traits :

Modifier la taille des tables
– Cliquer-glisser la bordure des tables pour
afficher tous les champs
Déplacer les tables
– Cliquer-glisser les noms de tables pour
déplacer les tables



2.2 Relier deux tables
– Cliquer-glisser le champ N° Client de la table Clients sur le champ N° Client de la table Facturation
=> Une fenêtre indique que la relation existe déjà, elle propose de la changer ou de la modifier :
– Cliquer : Oui

Cette fenêtre permet de programmer les contrôles d’intégrité
qui rendent impossible la saisie dans la table Facturation
d’un N° Client inexistant dans la table Clients.

– Cliquer la case Appliquer l’intégrité référentielle
– Cliquer la case Mettre à jour en cascade…
– Cliquer la case Effacer en cascade…
– Cliquer le bouton Créer ou OK
– Cliquer-glisser le champ N° client de la table Clients sur le champ N° client de la table Phoning
– Cliquer le bouton Oui
– Cliquer la case Appliquer l’intégrité référentielle
– Cliquer la case Mettre à jour en cascade…
– Cliquer la case Effacer en cascade…
– Cliquer le bouton Créer
=> La fenêtre affiche les relations et les cardinalités :

2.3. Imprimer le MCD Access

– Cliquer l’option Paysage

– Cliquer l’outil Imprimer ou
– Cliquer le bouton Fermer l’Aperçu
– Cliquer la case de fermeture de la fenêtre États sans sauvegarder l’état.

2.4 Enregistrer les relations

– Cliquer l’outil puis l’outil Fermer
Ou
– Cliquer l’outil Fermer
– Cliquer Oui

2.5 Modifier une relation 2.6 Supprimer une relation
– Ouvrir la fenêtre des relations – Ouvrir la fenêtre des relations
– Double-cliquer le trait qui matérialise la relation – Cliquer le trait qui matérialise la relation entre
entre deux tables deux tables
– Réaliser les modifications désirées – [Suppr]

■ Afficher la structure de la table
3
– Onglet Outils de base de données

– Activer les tables pour lesquelles afficher des informations
–Cliquer OK
– Cliquer l’outil Imprimer

–Cliquer la case de fermeture de la fenêtre États sans sauvegarder l’état

• Fermer Access



Gestion de chantier

Savoir-faire : Paramétrer des listes déroulantes et les relations entre tables
Avoir fait l’exercice en autonomie du dossier 1
Durée : 45 minutes

1. M. Strap vous demande de paramétrer les boutons déroulants suivants :
Table : Clients
Champ civilité = Monsieur, Madame, Mademoiselle
Table : Contrats/Clients
N° Client = N° clients en provenance de la table Clients
Nature = Terrassement ou Construction
Table : Fournitures
Catégorie = Article ou Horaire
Table : Fournitures/Chantier
N° contrat = N° contrat en provenance de la table Contrats/clients
Référence articles = Référence en provenance de la table Fournitures
2. M. Strap vous demande de paramétrer les relations suivantes :



Dossier 3 Saisir et modifier les données
Gestion commerciale

Savoir-faire : Saisir, modifier et imprimer des données dans les tables
Durée : 35 minutes

La base de données est à présent paramétrée, nous pouvons saisir des enregistrements dans les différentes tables.

Attention
Des contraintes d’intégrité ont été paramétrées entre les tables par l’intermédiaire des relations. Il en résulte un
lien de subordination des tables filles aux tables mères.
Table fille Table mère Table fille

Ce lien de subordination rend obligatoire la saisie des données dans les tables mères avant de saisir les
données dans les tables filles. Sans quoi Access signalera qu’il manque l’enregistrement mère et refusera de
valider la saisie de la donnée fille.
La contrainte d’intégrité impose une organisation de la saisie
et donc un modèle de traitement des données.

M. Bredin vous demande de saisir les données suivantes dans les différentes tables, en respectant les contraintes de
traitement.

Table Clients

Saisir et modifier les données 55


Table Facturation

Table Phoning

56 Saisir et modifier les données


• Charger Access

• Ouvrir la base de données Jurarbois

– Cliquer la base à ouvrir dans la liste à droite
Ou
– Cliquer le lien Autres… puis sélectionner le dos-
sier source : Jurarbois (Mes documents ou
Documents du disque dur ou sélectionner votre
espace personnel sur le serveur ou une clé USB)
– Cliquer la base de données à ouvrir Jurarbois
puis cliquer Ouvrir
=> La base est ouverte et les tables créées pré-
cédemment sont affichées dans le volet de
navigation.

■ Saisir des données
1

– Double-cliquer la table Clients

1.1 Ajouter des enregistrements
– Cliquer le champ N° Client dans lequel saisir la donnée et taper le contenu au clavier : 411001
– Cliquer le champ situé à droite ou [Tab] ou [Entrée]
– Continuer pour chaque champ, puis pour chaque enregistrement :

1.2 Supprimer un enregistrement
– Cliquer le bouton de sélection de l’enregistrement à supprimer
– [Suppr]
Ou

1.3 Modifier un enregistrement
– Cliquer le champ à modifier et réaliser la modification désirée

1.4 Ajuster la largeur d’un champ
– Double-cliquer la bordure droite du champ pour l’ajuster sur son
contenu (ou cliquer-glisser sur les boutons de sélection des colon-
nes puis double-cliquer une bordure)
Ou
– Cliquer-glisser la bordure du champ

Saisir et modifier les données 57


■ Imprimer la table
2
2.1 Faire un aperçu avant impression
– Cliquer l’outil dans la barre : Accès rapide
Ou

2.2 Lancer l’impression

Ou
– Cliquer le bouton : Fermer l’aperçu avant impression pour revenir à la feuille de données

• Sauvegarder la table

– Cliquer l’outil :

• Fermer la table

– Cliquer la case de fermeture

À votre tour
– Saisir les données de la table Facturation puis de la table Phoning (Les données sont afﬁchées
en page 56)

• Fermer Access


58 Saisir et modifier les données


Saisir et modifier les données

Savoir-faire : Saisir, modifier et imprimer des données
Durée : 40 minutes

1. M. Strap vous demande de saisir les données suivantes dans les différentes tables :

Attention
Des contraintes d’intégrité ont été paramétrées entre les tables par l’intermédiaire des relations. Il en résulte un
lien de subordination des tables filles et les tables mères.

Table mère Table fille Table fille Table mère

2. M. Strap vous demande de saisir les données suivantes dans les différentes tables en respectant les contraintes de
traitement.

Table Clients


DOSSIER 3 – STRAP

Table Fournitures

Table Contrats/Clients

Table Fournitures/chantier



Dossier 4 Mode feuille de données
Gestion commerciale

Savoir-faire : Utiliser la base en mode feuille de données
Durée : 35 minutes

Dans cette étape, nous allons utiliser Access en mode feuille de données. Nous allons paramétrer l’affichage écran et
réaliser des impressions sélectives avec des filtres et des tris.
• Charger Access

– Cliquer la base à ouvrir dans la liste à droite
Ou
– Cliquer le lien Autres… puis sélectionner le dossier source Jurar-
bois (Mes documents ou Documents du disque dur ou sélection-
ner votre espace personnel sur le serveur ou une clé USB)
– Cliquer la base de données à ouvrir Jurarbois puis cliquer Ouvrir
=> La base est ouverte et les tables créées précédemment sont
affichées dans le volet de navigation.

■ Modifier la présentation d’une feuille de données
1

En mode Feuille de données, les paramètres de mise en forme sont réduits au quadrillage de fond et à la police de
caractères.

1.1 Modifier le quadrillage et la trame de fond
– Onglet Accueil

• Quadrillage
– Cliquer le bouton déroulant du quadrillage et cliquer le
type désiré

• Trame de fond (une ligne sur deux)
– Cliquer le bouton déroulant de la trame de fond et cliquer la trame désirée
=> La feuille de données se présente ainsi :

Mode feuille de données 61


1.2 Modifier la police, la taille et le style des caractères
Il n’est pas possible d’utiliser plusieurs polices et tailles de caractères dans une même feuille de données. Cette option est
réservée aux formulaires et aux états.
– Onglet Accueil
– Paramétrer la police Times New Roman, la taille : 10 et le style : Gras à l’aide des
outils de la zone Police
=> La feuille de donnée se présente ainsi :

– Pour la suite de l’exercice, nous vous laissons reparamétrer la mise en forme initiale.

■ Paramétrer les impressions d’une feuille de données
2
Nous allons imprimer la table Clients en mode paysage avec des marges de 2 cm.

2.1 Faire un aperçu avant impression
Ou
– Cliquer le bouton Ofﬁce – Imprimer –
Aperçu avant impression

2.2 Paramétrer l’orientation de la feuille

– Cliquer l’outil : Paysage

2.3 Paramétrer les marges
– Cliquer l’outil Marges et sélectionner une taille prédéﬁnie dans la liste au-dessous
Ou

– Cliquer l’outil Mise en page

62 Mode feuille de données


– Onglet Options d’impression
– Saisir les marges de 20 mm dans la fenêtre de paramétrage
– Cliquer OK

2.4 Lancer l’impression

Ou
— Cliquer l’outil
– Cliquer le bouton Fermer l’aperçu avant impression pour
revenir à la feuille de données.

■ Afficher/Masquer des colonnes
3
Nous allons à présent imprimer uniquement les champs N° Client, Société, Civilité, Nom client, et Tél. client. Pour cela,
nous allons masquer les champs qui ne sont pas à imprimer.

3.1 Masquer des colonnes
– Cliquer la bordure droite de la colonne à masquer pour la réduire à une largeur de
zéro
Ou
– Cliquer-droit un nom de champ – Afficher les colonnes…
– Désactiver les cases des colonnes à masquer (Rue, CP, Ville et Ajouter un nou-
veau champ)
– Cliquer Fermer
=> La feuille se présente ainsi :

• Imprimer la feuille de données

– Cliquer l’outil de la barre Accès rapide

3.2 Afficher les colonnes
– Cliquer-droit un nom de champ – Afficher les colonnes…
– Activer les cases des colonnes à afficher (Rue, CP, Ville et Ajouter un nouveau champ)



■ Modifier l’ordre des champs
4
Nous allons placer le champ Société à droite du champ : Nom du client.
– Cliquer-glisser le bouton de sélection d’un champ Société à droite du champ Nom client

■ Trier les données
5
Nous allons trier et imprimer la table Clients sur la ville puis sur le N° de client.
– Onglet Accueil
– Cliquer le champ Ville puis l’outil

L’outil permet de réaliser
des tris décroissants

– Onglet Accueil
– Cliquer le champ N° Client puis l’outil


■ Rechercher un enregistrement ou une donnée
6
Nous allons trier et rechercher les personnes dont le prénom est Luc. Pour accélérer la recherche, il est conseillé de cli-
quer dans le champ sur lequel faire la recherche.
– Cliquer dans le champ : Nom Client
– Cliquer l’outil : Rechercher
– Dans la zone Où cliquer N’importe où dans le champ
=> L’enregistrement 411001 devient actif
– Cliquer le bouton Suivant pour activer l’enregistrement suivant
=> L’enregistrement 411003 devient actif car le prénom Lucie commence par Luc
— Cliquer le bouton Suivant pour activer l’enregistrement suivant
– Etc.
=> Une fenêtre signale qu’il n’y a plus d’enregistrements :
– Cliquer OK
– Cliquer le bouton Annuler pour quitter la recherche



■ Filtrer les enregistrements
7

Par défaut, tous les enregistrements d’une table sont imprimés. Pour une impression sélective, il est nécessaire
de filtrer les enregistrements. Access propose des filtres rapides faciles à mettre en œuvre.

7.1 Filtre rapide par sélection
• Paramétrer les filtres
– Cliquer le mot Madame du
champ Civilité
puis Égal à « Madame »
=> Les enregistrements qui
contiennent le mot Madame restent visibles :
– Cliquer le mot CHAMBERY du champ Ville
– Cliquer l’outil puis Égal à « CHAMBERY »
=> Les enregistrements qui contiennent le mot CHAMBERY restent visibles.
Les filtres se sont additionnés :

– Cliquer l’outil pour imprimer le résultat du double filtre.
• Afficher tous les enregistrements


7.2 Filtre rapide par bouton de champ
Nous allons afficher uniquement les enregistrements des hommes qui résident à
Chambéry, Valence ou Annecy.
• Filtre direct (Homme)
– Cliquer le bouton situé à droite du nom du champ Civilité client
– Désactiver la case (Sélectionner tout)
– Activer l’option Monsieur
– Cliquer OK
=> La feuille de données affiche uniquement les enregistrements qui contiennent
Monsieur.
• Filtre sur texte
– Cliquer le bouton situé à droite du nom du champ Ville client
– Désactiver la case (Sélectionner tout)
– Activer les options des villes à afficher
— Cliquer OK
=> La feuille de données affiche uniquement les Monsieurs de Chambéry, Valence
et Annecy :

– Cliquer l’outil pour imprimer le résultat des filtres





7.3 Filtre rapide de texte avancé
Nous allons afficher uniquement les enregistrements qui
contiennent les lettres SA dans le nom de la société.

Filtre sur texte
– Cliquer le bouton situé à droite du nom du champ
Société
– Cliquer Filtres de texte puis Contient…
– Saisir sa

– Cliquer OK
=> La feuille de données affiche uniquement les sociétés qui ont les lettres SA :

La société Savino est affichée car son nom contient les lettres SA. Pour afficher
uniquement les enregistrements qui se terminent par SA, il est possible de sélection-
ner l’option Se termine par… dans le filtre de texte.

– Cliquer l’outil pour imprimer le résultat des filtres


■ Afficher les données liées
8

Le bouton situé à gauche des données de la table mère permet d’afficher les données liées contenues dans la table fille.
Nous allons afficher les données de Facturation liées au client 411003.

8.1 Afficher les données liées
– Cliquer le bouton [+] de l’enregistrement 411003
=> Cette table mère possède deux tables
filles. La fenêtre suivante demande
quelle table fille afficher :

– Cliquer Facturation
– Cliquer OK



=> Les factures concernant ce client sont afﬁchées :

8.2 désactiver l’affichage des données liées
– Cliquer le bouton [-] de l’enregistrement 411003

• Fermer la table
– Cliquer la case de fermeture de la table

• Fermer Access



Dossier 4 Mode feuille de données
Saisir et modifier les données

Savoir-faire : Utiliser la base en mode feuille de données
Durée : 30 minutes

M. Strap vous demande les impressions suivantes :
1. Imprimer l’intégralité de la table Clients triée sur le N° client en mode paysage en police Times New Roman et en
caractère de 10, avec une marge de 15 mm sur les quatre côtés.
2. Imprimer uniquement les champs N° client, RS Client, Civilité, Nom client, Tél. client de la table Clients triés par
ordre alphabétique et en mode portrait, avec une marge de 20 mm sur les quatre côtés.
3. Imprimer toutes les informations concernant les clients de Chambéry et Albertville en mode paysage avec des
marges de 20 mm sur les quatre côtés.
4. Imprimer l’intégralité des fournitures qui concernent le chantier ct003 en mode paysage.
5. Imprimer les informations qui concernent les fournitures utilisées sur les chantiers entre le 16/02/2010 et le
23/02/2010 en mode portrait.
6. Imprimer les informations ﬁnancières qui concernent les contrats et les factures, les dates de facturation et les
dates de règlements en mode paysage.



Dossier 5 Les requêtes
Gestion commerciale

Savoir-faire : Créer une requête sélection, suppression et mise à jour
Durée : 50 minutes

Travail à faire

M. Bredin souhaite paramétrer un CA plafond par client aﬁn de protéger la société contre les ris-
ques d’impayés. Il vous demande d’ajouter le champ : CA Plafond à la table Clients, et de saisir les
plafonds suivants :

M. Bredin souhaite obtenir la liste des factures envoyées au client Auchan (N° : 411002). Nous allons concevoir une
requête sélection simple sur la table Facturation qui listera les factures envoyées à ce client.

M. Bredin souhaite obtenir un récapitulatif des factures envoyées aux sociétés en faisant apparaître la TVA et le TTC. Nous
allons concevoir une requête relationnelle qui afﬁchera des données des tables Clients et Facturation concernant les
sociétés. Puis nous ajouterons à cette requête les champs calculés TVA et TTC :

M. Bredin souhaite obtenir la liste des résultats de phoning par client avec demande du n° client à l’ouverture. Nous
concevrons une requête qui demandera à l’ouverture le N° client à l’opérateur sur la table Phoning :

Suite à une erreur de saisie, M. Bredin vous demande de supprimer tous les appels téléphoniques de la table Phoning
réalisés depuis le 31e appel. Nous concevrons la requête qui supprimera une série d’enregistrements qui satisfont un
critère de sélection.

M. Bredin trouve que le plafond de chiffre d’affaires (10 000 €) paramétré pour les particuliers au début de cet exercice est
trop faible. Il vous demande de le relever de 5 000 €. Vous devez réaliser ce travail à l’aide d’une requête mise à jour.

Les requêtes 69


Il existe trois méthodes pour rechercher des données sur Access :

– L’outil Rechercher permet de rechercher des mots dans un champ ;

– L’outil Filtre ou affiche les enregistrements qui satisfont aux critères de sélection ;

– L’outil Requête est un filtre avancé dont les caractéristiques sont enregistrées pour être réutilisables.

Les deux premières méthodes ont été étudiées dans l’étape précédente. Nous allons étudier dans cette étape
la requête sélection qui est plus complète que le filtre et peut porter sur plusieurs tables liées.

Important :
Le résultat d’une requête est affiché dans une feuille de réponse dynamique (ou projection) qui ne contient
que les données qui satisfont aux critères de sélection. La projection conserve un lien dynamique avec la table
source. En conséquence, les données modifiées sur la projection sont mises à jour dans la table source lors de
la fermeture de la requête.

• Charger Access

– Ouvrir la table Clients en mode création
– Ajouter le champ CA Plafond
– Activer le mode Feuille de données
– Saisir les données suivantes :
– Sauvegarder puis fermer la table

■ Requête sélection
1

Nous allons concevoir une requête sélection simple sur la table Facturation qui listera les factures envoyées au client
Auchan dont le N° est 411002.
– Cliquer l’outil Création de requête
=> Une fenêtre affiche les tables disponibles :

• Sélectionner les tables
– Cliquer la table Facturation puis cliquer le bouton Ajouter

• Sélectionner les champs
– Double-cliquer les champs N° Facture, N° Client, Date
facture, Montant HT et Nombre de bouteilles pour les trans-
férer en bas dans la grille de paramétrage

Il est possible de sélectionner un champ
directement sur la 1re ligne, en cliquant le
bouton déroulant du champ.

Nous allons trier les données sur la date de facturation par ordre décroissant.
• Paramétrer le tri
– Cliquer le bouton déroulant de la ligne Tri du champ Date
facture et sélectionner le critère Décroissant

70 Les requêtes


• Affichage des champs

À la différence du filtre qui affiche tous les champs, la requête permet de masquer des champs. Par défaut,
tous les champs placés dans la requête sont affichés (la case est activée). Pour ne pas afficher un champ,
désactiver la case.

• Critères d’extraction
– Cliquer la ligne Critère du champ N° Client et saisir : 411002 qui est le N° du client Auchan
=> Le numéro est placé entre guillemets :

L’étude approfondie des critères de
sélection est abordée page 77.

• Afficher le résultat de la requête

– Cliquer l’outil Affichage ou Exécuter
=> Le résultat de la requête est affiché en mode feuille de
données :
• Imprimer le résultat de la requête

– Cliquer l’outil Imprimer dans la barre : Accès rapide
Ou
– Cliquer le bouton Office – Imprimer – Impression Rapide
• Activer le mode création de requête
– Cliquer l’outil Mode création en haut de l’écran ou dans en bas à droite de l’écran
• Enregistrer la requête

Ou
– Cliquer le bouton Office – Enregistrer
- Saisir le nom de la requête : Facture Auchan 411002
- Cliquer OK
• Fermer la requête
– Cliquer la case de fermeture de la requête

• Ouvrir une requête
– Double-cliquer dans le volet de navigation la requête à ouvrir

• Paramétrer l’affichage du volet de navigation
– Cliquer le bouton déroulant du haut du volet et sélectionner l’affichage désiré

Pour afficher tous les éléments, activer l’option Tous les objets Access

Nous avons terminé le travail sur la première requête. Nous allons à présent concevoir une requête multi-tables qui affi-
chera les données des tables Clients et Facturation.

Les requêtes 71


■ Requête relationnelle
2

Une requête relationnelle permet d’afficher des données provenant de plusieurs tables reliées entre elles (Voir
MCD Access) Les enregistrements sont mis en relation grâce au champ commun qui permet les correspondan-
ces entre les données.

=> Une fenêtre affiche les tables disponibles :

– Double-cliquer la table Facturation

– Double-cliquer les champs à placer
dans la zone de paramétrage :
Nous allons afficher uniquement les
enregistrements qui contiennent un
nom de société et dont le contenu n’est
donc pas vide. Pour cela nous allons
utiliser l’argument : Est Pas Null.
– Cliquer la ligne Critère du champ
Société et saisir Est Pas Null.

■ Champs calculés
3

Nous allons programmer le calcul de la TVA et du TTC à partir du montant HT.

3.1 Programmer la formule de calcul
– Cliquer la ligne champ d’une colonne vierge
– Saisir le nom du champ calculé suivi de : et la formule de calcul en plaçant les noms de champs entre des crochets [ ] :
([Alt Gr] + [5] ou [°]). La formule est TVA: [Montant HT]*19,6/100
– Recommencer avec la formule du TTC / La formule est TTC: [Montant HT]+[TVA]

Modifier la largeur des colonnes
Cliquer-glisser la bordure du titre d’une colonne ou double-cliquer la bordure pour l’ajuster sur son contenu.

Attention : Le nom du champ saisi entre les crochets doit strictement respecter l’orthographe du nom initial.

3.2 Paramétrer le format de la donnée
– Cliquer-droit le champ à traiter TVA – Propriétés
– Cliquer l’onglet Général dans le volet des propriétés affiché à droite de l’écran
– Cliquer la ligne Format et sélectionner le format Euro
– Cliquer la case de fermeture pour réduire le volet des propriétés
– Recommencer avec le champ TTC

72 Les requêtes


3.3 Déplacer un champ
Nous allons placer le champ Montant HT à droite du champ Nombre de bouteilles.
– Cliquer le bouton de sélection du champ Montant HT
– Cliquer-glisser le bouton de sélection du champ Montant HT à droite du champ Nombre bouteilles


=> Le résultat de la requête est affiché en mode
feuille de données :


– Cliquer l’outil Imprimer dans la barre Accès rapide
Ou
– Cliquer le bouton Office – Imprimer – Impression Rapide

• Activer le mode création de requête

– Cliquer l’outil Mode création en haut de l’écran ou dans en bas à droite de l’écran


Ou
– Saisir le nom de la requête : Calcul TVA et TTC
– Cliquer OK

• Fermer la requête
– Cliquer la case de fermeture de la requête
M. Bredin souhaite imprimer régulièrement les résultats des appels téléphoniques qui sont enregistrés dans la table Pho-
ning. Il ne souhaite pas devoir ouvrir la requête pour saisir le numéro du client, mais que ce numéro lui soit demandé par
la requête.

■ Critère avec saisie programmée
4

– Double-cliquer la table Phoning

– Double-cliquer les champs à placer dans la zone de paramétrage.

– Cliquer la ligne Critères du champ N° Client pour lequel saisir manuellement la donnée lors du lancement de la requête
et saisir le texte de la question entre des crochets : [Numéro du client à afficher]
=> Lorsque la requête sera lancée, la question saisie sera posée à l’utilisateur dans une fenêtre.

Les requêtes 73


Ou
– Saisir le nom de la requête Résultat phoning par client
– Cliquer OK
=> Une fenêtre réclame le numéro du client pour lequel afficher les appels
– Saisir le numéro du client Auchan qui est : 411002
– Cliquer OK
=> Le résultat de la requête est affiché :


– Cliquer l’outil Imprimer dans la barre Accès rapide ou cliquer le bouton Office – Imprimer – Impression
Rapide
Nous allons à présent créer une requête suppression. Pour cela, nous allons ajouter à la table Facturation une série d’en-
registrements que nous supprimerons ensuite.
• Ajouter des enregistrements à la table Facturation
– Double-cliquer la table Facturation dans le volet Office
pour l’ouvrir
– Saisir les enregistrements suivants :
– Sauvegarder la table Facturation
– Fermer la table Facturation
Si vos N° de factures sont différents, commencer la numérotation après votre dernier numéro de facture et
adapter l’énoncé à vos numéros dans la suite du travail.

■ Requête suppression
5

Une requête suppression supprime les enregistrements d’une table qui satisfont un critère de sélection. Access
agit en deux temps. Il extrait les enregistrements à supprimer, puis demande confirmation pour les détruire
définitivement. Attention, vous devez désactiver le mode protégé d’Access (Voir page 77).

– Cliquer la table Facturation puis cliquer Ajouter
Nous allons supprimer en une seule opération les enregistrements 31 à 35.

– Cliquer l’outil Suppression pour transformer la requête sélection en requête
suppression
– Placer tous les champs de la table dans la grille

– Cliquer dans la ligne Critères et saisir le critère de sélection des enregistrements à supprimer dans le champ
N° Facture : >30
– Cliquer l’outil Exécuter pour réaliser la suppression des enregistrements.

74 Les requêtes


=> Une fenêtre demande confirmation et signale qu’il
ne sera pas possible d’annuler l’opération
Si cette fenêtre ne s’affiche pas, réaliser l’opération indi-
quée page 76 consistant à désactiver le mode protégé
d’Access
– Cliquer Oui pour valider la suppression
– Ouvrir la table Facturation pour vérifier que la suppression a bien marché.

■ Requête mise à jour
6
M. Bredin vous demande d’augmenter le CA plafond des particuliers de 5 000 €. Nous allons utiliser une requête mise à
jour qui permet de modifier des enregistrements d’après des critères de sélection.

Attention : Cette requête fait appel à une macro commande qui, par défaut, n’est pas activée, pour se
protéger des macrovirus. Si votre requête refuse de fonctionner, réaliser l’opération indiquée page 76.

– Cliquer la table Clients puis cliquer Ajouter
– Placer le champ CA Plafond qui fera l’objet d’une mise à jour
– Placer le champ Société qui servira à sélectionner les particuliers

– Cliquer l’outil Mise à jour
– Cliquer la ligne : Mise à jour et saisir la formule : [Plafond CA]+5000
(Crochet = [Alt Gr] [5] ou [°]).
– Cliquer la ligne Critères du champ Société et saisir la for-
mule : Est Null (pour sélectionner les enregistrements qui n’ont
pas de nom de société)
– Cliquer l’outil Exécuter pour réaliser la mise à jour des
champs
=> Une fenêtre demande confirmation et signale qu’il ne sera pas possible d’annuler l’opération
– Cliquer Oui pour valider la mise à jour
=> Une nouvelle fenêtre demande confir-
mation.
– Cliquer Oui pour confirmer la mise à jour
– Sauvegarder la requête sous le nom : Mise
à jour CA Plafond
– Fermer la requête
Nous allons contrôler CA Plafond dans la table Clients.
=> Le plafond est passé à 15 000 € :

– Fermer la table

• Fermer Access

Les requêtes 75


Gestion des requêtes

■ Modifier une requête
7
– Doube-cliquer la requête dans le volet de navigation
– Activer la requête en mode création

■ Renommer une requête
8
– Fermer la requête à renommer
– Cliquer-droit la requête à renommer - Renommer
– Modifier le nom de la requête
– [Entrée]

■ Supprimer une requête
9
– Fermer la requête à supprimer
– Cliquer la requête à supprimer
– [Suppr]
– Cliquer le bouton OUI dans la fenêtre de confirmation

■ Copier une requête
10
– Cliquer-droit la requête à copier – Copier
– Cliquer-droit un espace dans le volet de navigation – Coller

Désactiver le mode protégé d’Access

Si Access ne supprime pas les enregistrements, cela signifie que le mode protégé est activé et qu’Access refuse
d’exécuter la macro commande Visual Basic de suppression.

– Cliquer le bouton Options…

– Activer l’option Activer ce contenu
– Cliquer OK

– Ouvrir la requête suppression en
mode création
– Recommencer l’exécution de la
suppression

76 Les requêtes


Critères de recherche et de sélection
de filtre avancé et de requête

ÿ Texte :
Saisir le texte : Exemple Paris. (Access le place entre guillemets)
Il est possible d’utiliser les caractères génériques suivants : ? représente un caractère alphabétique quel-
conque, * représente une chaîne de caractères quelconque et # représente un nombre quelconque.
Exemple : Du* affiche : Dupont ; Durant, Dumont, etc.
Gr?s affiche : gras, gris, gros, etc.
74* affiche 74000, 74100, 74210, 74600, etc.
*Corse* affiche les champs qui contiennent le mot corse
1#2 affiche 103, 113,123 etc.

Numérique :
Saisir le nombre sans espace.
Exemple : 300000 avec ou sans opérateur de comparaison, >300000 ; <=20 ; <> 200.
Il est possible d’utiliser des formules et des noms de champ dans un critère : [Total]*1,196

Date :
Saisir la donnée en respectant les formats d’Access : >=01-01-2007 ou >01/01/07
Il est possible d’utiliser une fonction date : Date()+14
<Maintenant() => Date antérieure à la date du jour

Oui/Non :
Saisir Oui ou Non ; 1 ou 0 ; Vrai ou Faux ; Actif ou Inactif

Condition ou :
Saisir les critères sur une ou plusieurs lignes en les séparant
par ou : Savoie ou Isère

Condition et :
Saisir les critères sur une même ligne en les séparant par et :
>20000 et <50000

Intervalle :
Utiliser le critère entre : Entre 15 et 50

Champ vide :
Utiliser l’opérateur Null : Est Null

Champ plein :
Utiliser l’opérateur Pas Null : Est Pas Null

Remarque :
La recherche ne tient pas compte des majuscules, minuscules.
Il est possible d’utiliser les opérateurs de comparaison suivant :
> supérieur < inférieur >= supérieur ou égal
<> différent de = égal <= inférieur ou égal

Les requêtes 77


Dossier 5 Les requêtes
Gestion de chantiers

Savoir-faire : Créer une requête sélection, suppression ou mise à jour
Durée : 40 minutes

Travail à faire

Travail 1
M. Strap vous demande de mettre à jour le
ﬁchier des fournitures par chantier à l’aide
des données suivantes :

Travail 2 : Requêtes
M. Strap vous demande de lui imprimer les listes suivantes ; pour chaque liste, vous devez créer une requête, puis la sau-
vegarder
• Un annuaire téléphonique des clients de la société triés sur le nom du client,
• La liste des contrats par client,
• La liste des contrats signés avec le client 411001,
• La liste des fournitures par chantier avec un chiffrage du total HT par ligne, du montant de la TVA et du montant TTC.

Travail 3 : Requête suppression
M. Strap vous signale qu’une erreur a été commise en ce qui concerne les fournitures par chantier saisies les deux et trois
avril. Il vous demande de les supprimer à l’aide d’une requête Suppression qui devra être également sauvegardée.

Travail 4 : Requête mise à jour
M. Strap a décidé d’augmenter de 3 % les prix HT de toutes les fournitures. Vous devez procéder à cette augmentation.
Pour pouvoir contrôler votre travail, il vous est demandé d’imprimer la table fournitures avant puis après la mise à jour.

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