Le document présente Archimaine et son logiciel Archinoë O2, conçu pour la numérisation et l’hébergement de fonds d’archives. Il détaille les fonctionnalités du logiciel, y compris la description et le classement des documents, l’intégration avec des systèmes tels que Maarch, et les outils de consultation pour les utilisateurs. Le tout se base sur des normes archivistiques et informatiques pour améliorer la gestion et l'accès aux ressources archivistiques.

1. RCHINOË O2
PARIS
Le 25 septembre 2012

2. Plan de l’intervention
Présentation d’Archimaine
Collecter, contrôler et trier
Conserver
Classer et inventorier
Communiquer
Conclusion et perspectives

3. Qui sommes-nous

4. Archimaine en quelques
dates
1994
Entreprise de numérisation
2003
Hébergement et publication de fonds
2005
Premières publications en EAD
2006
Une nouvelle génération de logiciel:
Archinoë O2

5. L’hébergement
Consultation d’images de grande taille
(affiches, plans…) en ligne via un simple
navigateur
pas de plugin
Compatible tablettes & smartphones…
Sans transformation
des données

6. L’hébergement
Haute disponibilité
Pour 2012: 100%
Pour 2011: 99,99%
Sécurisation des données
Stockage Lustre sécurisé
2 exemplaires disques +
2 exemplaires LTO minimum
Site redondé

7. Des évolutions permanentes
pour tous les utilisateurs
1 2
Quelques exemples:
Portail d’indexation collaborative
Publication au format ALTO

8. Premières publication en
EAD
Participation aux premières conférences
sur l’EAD, organisées par les Archives de
France
Premier service d’Archives à publier
l’ensemble de ses fonds et collections
numériques en EAD (Archives de la Cote
d’Or – 2005)

9. Moteur de recherche
A notre connaissance, le seul moteur
capable d’interroger différents formats de
données
Des fonctionnalités uniques
Approximations
Formes conjuguées

10. 2006 – Archinoë O2
Une nouvelle génération de logiciel
Tient compte de l’évolution des normes
Technologie moderne
En mode ASP (cloud) ou ‘local’
Ergonomie moderne et conviviale
Dans un simple navigateur
Pour une grande autonomie des
utilisateurs

11. Un bureau virtuel accessible partout et tout le temps

12. Des évolutions régulières
Proposées librement à l’ensemble des
utilisateurs
Développement et animation de type
« communautaire »

14. Description et classement
C l a s s e r e t i n v e n t o r i er …
• Présentation générale
• Intégration Maarch - Archimaine

15. Pourquoi ?
Un souhait d’intégration légitime des
utilisateurs
L’expérience de la publication montre des
lacunes évidentes des solutions actuelles
Manque de référentiels communs
(thésaurus)
Encodage hétérogène des différents fonds
Un socle normatif pas ou peu intégré

16. Nos axes de réflexion
Respect des pratiques archivistiques et
des normes « informatiques »
ISAAR vs EAC-CPF
ISAD(G) vs EAD
Utilisation de référentiels communs
Indexation de tout type de media
numérique (audio, vidéo, bureautique…)

17. Nos axes de réflexion
S’appuyer le plus exhaustivement sur les
normes « informatiques »
Tout à cherchant à en simplifier l’usage
Cacher la mécanique
Au profit du fonctionnel

18. La description des archives

19. Méthodes archivistiques

20. Normes informatiques
ARK

21. Socle technologique

22. Socle technologique

23. Socle technologique

24. Interface inédite
Interface à 3 volets « à la Outlook »
Logiciel auto-documenté
Hautement configurable
Niveaux de hiérarchies « illimités »

25. Interface générale
Liste des
items/articles du
niveau sélectionné
Détail de l’item
Plan de sélectionné
classement de
l’IRE en cours
de description

26. Logiciel auto-documenté
3

27. Niveaux de description
Interface intuitive, type « explorateur de fichier »
Nombre de niveaux virtuellement
illimité
Gestion naturelle des
« plier / déplier »
Modification par simple cliquer-glisser
Interface « full-web » inspirée
de l’ergonomie du logiciel bien connu
« Outlook » (affichage en 3 volets) 4

28. Types d’inventaires
Production d’IRE* synthétiques (état des fonds, guides…)
Production d’IRE analytiques (répertoires,…)
Masques spécifiques à la rédaction d’IRE analytiques
*IRE: Instrument de recherche électronique

29. Typologies documentaires
Plusieurs formulaires personnalisables selon typologie documentaire :

30. Dates extrêmes
Gestion aisée des dates sous forme littérale et normalisée
Les dates extrêmes « remontent » automatiquement vers les niveaux supérieurs,
conformément aux principes de l’EAD
Idem pour les cotes
6

31. Encodage en EAD
Support des modes de description ISAD(G) et EAD
Basculement possible à tout moment
Saisie possible dans les 2 modes
Permet un encodage en EAD sans connaissance de l’EAD
7

32. Thésaurus – Gestion des
synonymes

33. Gestion des listes de choix
Listes fermées
Exemple: @audience = internal/external
Listes semi-fermées
Exemple: @otherlevel

34. Paramétrage des formats de
cotes

35. Outil de production
Saisie rapide des notices
Ecrans paramétrables
Approche globale et non fonds par fonds
Validation dissociée de la description
Bibliothèques personnalisables
Des possibilités de classement inédites et
intuitives

36. Maarch & Archimaine
Pourquoi ?
Une gestion intégrée des versements
électroniques et de leur description archivistique
Particulièrement adaptée aux fonds ouverts
(série W)
Automatise la création de BV en EAD
Automatise la gestion de l’état des versements
Offre des fonctionnalités de communication

37. Maarch et Archimaine
Comment
Les bordereaux et autres notices créées via
Maarch apparaissent automatiquement dans
Archinoë
Plusieurs stratégies possibles:
Créer un nouvel IRE
Intégrer le bordereau à un IRE existant
Placer les articles dans le « vrac » 8 9 10 11

38. Les évolutions envisagées
Du module « Description et classement »
De l’intégration entre Maarch et
Archimaine

39. La consultation
Communiquer…
• La publication des IR
• L’interrogation
• L’interopérabilité
• Gestion des lecteurs

40. Consultation d’Instruments de Recherche

41. Consultation d’Instruments de Recherche
3 onglets de recherche

42. Consultation d’Instruments de Recherche
Index lié aux autres notices de l’IR en cours mais également des autres IR

43. Personnalisation en toute autonomie

44. Consultation d’Instruments de Recherche
Liens vers les documents numérisés 12

45. Intégration Maarch
Consultation d’un versement électronique
Créé sous Maarch
Enrichi avec Description et classement
Publié sous Archinoë 12.2

46. Formulaires par typologies de fonds

47. Création de formulaires de recherche en XML-EAD

48. Création de formulaires de recherche en XML-EAD
13

49. Consultation de corpus
Des repères
Une interface fluide recherche dans les
La visibles
titres
La rechercherecherches avancées
Les simple
Une vision globale
Des IRE valorisés
Une arborescence
personnalisable

50. Moteur de recherche

51. Recherche dans le contexte

52. Moteur de Recherche avancé

53. Liste de descripteurs matière pour le formulaire de recherche avancé

54. Moteur à facette

55. Présentation simple et intuitive des résultats
Tri par pertinence
Tri hiérarchique
14

56. Divers autres modules de
valorisation
Frises chronologiques 15
Accès cartographique 16

57. Interopérabilité
Entrepôt OAI-PMH automatique
Via Dublin-Core qualifié
Activation/désactivation à la demande
Moisonneur OAI-PMH très simple à
mettre en œuvre
Données moissonnées encodées en EAD
17

58. RCHINOË O2
Gestion de la salle de lecture

59. Gestion de la salle de lecture

60. Gestion de la salle de lecture

61. Gestion de la salle de lecture

62. Gestion de la salle de lecture
 Panier de recherche :
 Le panier est conservé pour la fois suivante, et supprimé au bout de 100 jours après sa
dernière utilisation.
 Le lecteur peut supprimer son panier et intégrer 100 articles maximum.
 Le panier peut être généré en PDF et envoyé par courriel en proposant au lecteur son
adresse mail par défaut.
 Panier de commande :
 Les règles de communication sont paramétrables par l’administrateur du système : 30
documents par jour, 3 documents à la fois…
 Si, parmi les articles commandés, un des documents n’est pas « disponible », un message
avertit le lecteur qu’il doit contacter le président de salle, qui pourra le débloquer.
 Le lecteur lance l’impression de la fiche fantôme sur l’imprimante du magasinier, avec un
code barre.
 Dès qu’un document est rendu, le lecteur peut en commander un autre.
 Historique des prêts :
 Une fonction permet de consulter l'historique des prêts par date.
 Les prêts sont conservés sans restriction de date afin de retrouver le lecteur d'une cote le
plus loin possible : vol ou article abîmé.

63. EAD
AR K
CMS
C
H yperliens http://www.archinoe.fr/oxygene/
I S A A R (CPF)
Normes
S KO S
ËAC
E
OAI
O
2012