Re ingenierie
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La ré ingénierie est une méthode qui s'appuie sur des outils dont le but est l'optimisation achat et impact sur vos cibles de vos campagnes de communication évènementielles. Lohengrin Conseil vous accompagne dans vos démanches auprès des agences en communication ou des fournisseurs. Vous pouvez également choisir le mode "formation" sur mesure (dans votre entreprise ou dans nos bureaux) ou bien le KIT d'accompagnement de 10, 25 ou 100 heures) sur un de vos projets avec à la clef des fiches conseil ( comment choisir son agence, négocier un budget, rétroplanning, fiches de repérage, faire un brief à des créatif...) Notre équipe est à votre disposition.
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- 1. Optimisation ACHAT pour les prestations MICE et hors média La ré ingénierie Présentation par Lohengrin Mellet Le 27 juin 2013 La ré ingénierie - Optimisation 1
- 2. Introduction P- 3I - Sommaire La vision achat P- 4II - L’acte d’achat P- 8III - La rigueur budgétaire P- 13IV - La ré ingénierie P- 19V - Notes P- 33VI - Modules de formations P- 35VII - La ré ingénierie - Optimisation 2
- 3. Introduction Agences vs annonceurs Création vs budget La ré ingénierie - Optimisation 3
- 4. Le prix d’achat PRODUIT QUALITE SECURITE La vision achat La ré ingénierie - Optimisation 4
- 5. Gaspillage La vision des « achats » Danger Risque La ré ingénierie - Optimisation 5
- 6. Artistique vs rigueur budgétaire L’acte d’achat La ré ingénierie - Optimisation 6
- 7. COST CONTROL & COST KILLING font partis de notre vocabulaire La ré ingénierie - Optimisation 7
- 8. L’art de la négociation 3 techniques 1.Demander une réduction en % ou en montant. 2.Obtenir une réduction en supprimant des lignes budgétaires. 3.Négocier ligne à ligne. L’acte d’achat La ré ingénierie - Optimisation 8
- 9. Mise en place d’outils Barème, grille de tarif, contrat cadre, référencement Par les services achats / sourcing « TROP CHER ». L’achat La ré ingénierie - Optimisation 9
- 10. Par les services Com. Les outils de négociation Comparatif, benchmark et best practice L’achat - 2 La ré ingénierie - Optimisation 10
- 11. Par les agences Mise en place d’outils Des experts: • Directeur de production, responsable logistique, directeur technique et régisseur… • Grille de tarif, benchmark… L’achat - 3 La ré ingénierie - Optimisation 11
- 12. Les agences Acteurs incontournables • Création artistique, en veille technologique permanente • Conseil en stratégie • Production opérationnelle • Libérer du temps aux collaborateurs chez l’annonceur La ré ingénierie - Optimisation 12
- 13. La relation L’annonceur choisi l’agence sur un concept… Fiabilité Confiance control La rigueur budgétaire La ré ingénierie - Optimisation 13
- 14. Les agences Vers plus de transparence et rigueur budgétaire Rémunération agence - Marge A l’origine • Majoration de X% sur chacune des lignes budgétaires La tendance actuelle • Frais de conception et honoraires de maîtrise d’ouvrage La ré ingénierie - Optimisation 14
- 15. Tous les outils à disposition Mise en place d’outils • Barème, grille de tarif, contrat cadre, référencement RFA • Comparatif (agences – honoraires, méthodologie), benchmark et best practice Des experts: • Directeur de production, responsable logistique, directeur technique et « outsourcing » spécifique… • Grille de tarif, benchmark… Outils complémentaires pour l’annonceur • Tableau comparatif fournisseurs • référencement fournisseurs (édition/ web, centrale de réservation, voyagiste, prestations de service - technique, hôtesses) Outils analytiques… La ré ingénierie - Optimisation 15
- 16. Mesure de la performance En Amont • Outsourcing technique et opérationnel Post activité • ROI & KPI (Retour sur investissement) • REX – participants ou clients (Retour sur Expérience à chaud et/ou à froid) La ré ingénierie - Optimisation 16
- 17. Montant réel Mise en place d’outils Dans certain grands groupes, les enveloppes budgétaires sont ventilées sur plusieurs services (voyage, restauration, communication, édition, services généraux…) La ré ingénierie - Optimisation 17
- 18. Le budget global La ré ingénierie - Optimisation 18
- 19. La ré ingénierie Pas un outil pour faire du LOW COST… …Pour une meilleur efficience 1. Aborder chaque projet comme un exercice de communication plutôt qu’un prétexte pour un événement 2. Replacer le client au centre La ré ingénierie - Optimisation 19
- 20. Ré ingénierie La transmission des messages Définir des points de contact Accueil des invités, salle de plénière, temps de cocktail, temps de pause / temps d’échange… La ré ingénierie - Optimisation 20
- 21. Les axes de réflexion Redéfinir les moyens nécessaires mis en œuvre • Technique, décoration, print • Services: Moyens Humains Les destinations dans le monde • Stabilité politique, ressources locales, transfère pays à pays • Utiliser le meilleur de la culture locale La ré ingénierie - Optimisation 21
- 22. La Méthode Comparer ce qui est comparable Cahier des charges Tableau comparatif Répartition des missions La ré ingénierie - Optimisation 22
- 23. Répartition des missions RASCI agence/annonceur Exemple Agence Annonceur 1 Conception ✔ 2 Production ✔ ✔ a Gestion de projet ✔ ✔ b Equipe opérationnelle ✔ c Production (fabrication et technique) ✔ d Edition ✔ e Site (préco et managt agence et paiement annonceur) ✔ ✔ f VHR ✔ 3 Maitrise d'ouvrage ✔ La ré ingénierie - Optimisation 23
- 24. Cas concret d’économie 1. Chez l’annonceur 2. En agence La ré ingénierie - Optimisation 24
- 25. Nairobi / Kenya 4h de vol 2h de vol Le Caire / Egypte (127) RCA / Bangui (17) Cameroun / Yaounde (206) Sud’Af / Joburg (9) Ouganda (59) Madagascar / Antannanarivo (92) Ile Maurice (348) Guinée / Bisseau (10) Cote d’Ivoire / Abidjan (548) Nigéria / Lagos (1) Guinée Equatoriale (31) Guinée / Conakri (11) Niger / Niame (71) Mali / Bamako (87) Dakar / Sénégal (443) Emirats / Dubaï (7) Jordanie / Amman (186) Liban / Beyrouth (6) 1425 522 326 Pays anglophone Pays arabophone Pays francophone Pays non intégrer à ce jour Tunisie (144) 1 – Exemple / ANNONCEUR La ré ingénierie - Optimisation 25
- 26. La ré ingénierie - Optimisation 26
- 27. Les missions du manager Manager Entreprise Équipe (s) Gestion du tempsBusiness Connaissances La ré ingénierie - Optimisation 27
- 28. Outils d’aide à la décision La ré ingénierie - Optimisation 28
- 29. Outils Tableau comparatif Fournisseur 1 Fournisseur 2 Comparatif Production 198 930,00 € 232 420,00 € -33 490,00 € Essais tecno et stockage 48 000,00 € 25 000,00 € 23 000,00 € Lot 1 254 519,00 € 180 613,20 € 73 905,80 € Lot 2 397 930,00 € 463 009,38 € -65 079,38 € Lot 3 215 000,00 € 247 457,40 € -32 457,40 € TOTAL 1 114 379,00 € 1 148 499,98 € -34 120,98 € Production 198 930,00 € Essais tecno et stockage 25 000,00 € Lot 1 180 613,20 € Lot 2 397 930,00 € Lot 3 215 000,00 € TOTAL 1 017 473,20 € 131 026,78 € Soit une économie de 12% sur la déco On établi le même tableau pour la technique ou le traiteur 2 – Exemple / AGENCE La ré ingénierie - Optimisation 29
- 30. ROI & Rex Retour sur investissement & Retour sur expérience La ré ingénierie - Optimisation 30
- 31. La ré ingénierie Un Process, une méthode encadrés par des outils a. Cahier des charges • Défini les objectifs (impact, cible, montant, équipe… a. Définition des périmètres de chacun • RASCI (décomposition des taches Agence / Annonceur) a. Compléter par: • ETP (responsabilisé les équipes) • ROI • REX • Référencement chez l’annonceur (centrale de réservation, voyagiste chez l’annonceur, prestataires (technique, hôtesses) La ré ingénierie - Optimisation 31
- 32. Remise de Fin d’Année RFA En faveur d’une Régulateur du marché OUI si, NON si… La ré ingénierie - Optimisation 32
- 33. Notes 1. Le métier d’acheteur nécessite une parfaite connaissance des processus opérationnelle. A défaut, tendance à acheter un PRIX. 2. Comment monter en compétence les équipes internes? 3. Les annonceurs auraient-ils intérêt à « outsourcer » des profils à l’année ou à la mission? Personne qui pourrait rédiger les cahiers des charges ainsi que garantir l’optimisation achat? Dans quelle mesure ce poste de « consultant ne ferait pas doublon avec l’agence? La ré ingénierie - Optimisation 33
- 34. Modules de formation 1. Opérationnel: les bases 2. Rédiger un cahier des charges 3. Décrypter les devis agence 4. Les outils analytiques de prestations hors média et MICE 5. Les outils: Mesure de la performance (ROI & REX) 1. Conduite du changement (services de communication) La ré ingénierie - Optimisation 34
- 35. Lohengrin Conseil La communication hors médias (événementielle, activation de marque, défilé, guerrilla, retail…) est aujourd’hui porteuse d’enjeux importants pour une entreprise qui veut séduire, étonner et fidéliser sa clientèle. Consolider la culture de l’entreprise en renforçant le sentiment d’appartenance et l’esprit de corps, expliquer, récompenser, enthousiasmer et mobiliser ses équipes sont un acte de management indispensable et apprécié de tous. A votre écoute pour concevoir, produire, organiser votre évènement tout en gardant l’esprit et la culture de votre entreprise. Rigoureuse précise et exigeante elle répondra à vos attentes avec réactivité tout en respectant votre cahier des charges et en sélectionnant pour vous les meilleurs prestataires artistique et technique. Nous intervenons en chargé de mission, interim management, consultant ou auditeur. La ré ingénierie - Optimisation 35
- 36. Merci Lohengrin Mellet admin@lohengrin-conseil.com site web: lohengrin-conseil.com Gsm: +33 (0)665 262 294 La ré ingénierie - Optimisation 36
Notes de l'éditeur
- Pas d’opposition mais complémentarité entre agence et annonceur Création utilisé à bon essiant
- Le PRODUIT LA QUALITE, elle est fixée selon le niveau des participants B2B B2C et environnement luxe vs industrie LA SECURITE: la sécurité des personnes et des biens J’entends pas sécurité pour le client consommateur (norme de fabrication…) mais aussi la conformité des sous traitants aux lois (déclaration du personnel…) La sécurité n’a pas de coût réel et pourtant il peut avoir des conséquences extrêmes grave dans la vie d’une entreprise. Par exemple des techniciens déclarés comme bénévoles alors qui manipulent du matériel technique au milieu de foule…
- Gaspillage: Course en avant parce que les MarCom font beaucoup d’éventements et sont invités à d’autres Danger: Ne pas sécuriser les fournisseurs, les conditions de travaille des équipes les assurances Risque: On le fait et on espère que ca passe Le danger est toujours réel (travail en hauteur, intoxication, intempérie)… alors que le risque peut s’éviter fournisseurs référencés norme ISO, assurance… On a pris la mesure du danger et on prend le risque en espérant que ca passe… « L’état de grasse » comme on dit Ces mots ont tous un point commun – l’argent Comme nous l’avons vu, la notoriété, la situation administrative… sont souvent des signes Mais il ne faut pas oublier la confiance a défaut de réputation car sinon on ne prendrait jamais de nouveaux fournisseurs. La confiance n’a jamais empêcher le control
- La direction artistique, n’est plus le seul argument de sélection pour un annonceur , l’optimisation achat devient également un enjeu de premier plan.
- Le COST CONTROL et le COST KILLING font désormais partis de notre vocabulaire à tous mais nous l’interprétons avec des objectifs différents Mieux acheter pour faire des économies ou pour revendre, cela n’a pas la même signification Intérêts convergeant ou divergeant selon que l’on soit annonceur ou agences
- Nous allons voir comment optimisé l’acte d’achat
- La phrase préféré de l’acheteur « TROP CHER ». Alors il met en place des outils pour encadrer des demandes
- un annonceur choisi une agence pour sa créativité son concept la fiabilité des interlocuteurs, des équipes opérationnelles et sa bonne réputation De son coté l’agence doit garantir À l’annonceur de sa bonne réputation juridique et financière. Une relation de confiance doit s’établir entre l’annonceur et l’agence Mais la confiance m’empêche pas le control
- En 15 ans les techniques de vente ont évoluées à la demande des annonceurs pour une plus grande transparence et une meilleur vision de la rémunération des agences A l’origine X% (depuis les années 90) Méthode qui a provoqué beaucoup d’abus La tendance actuelle Des points restent à uniformiser: Maitrise d’ouvrage sur les équipes internes (a l’agence), les assurances RC
- Afin de connaître le prix exacte d’un événement, il est intéressant de regrouper la totalité des enveloppes Mon expérience: dans un grand groupe qui m’interroge sur la création du « business case », la direction me donne l’ information du coût à la personne. A la suite de nos échanges je m’aperçois qu’ en fait beaucoup d’autres services indispensables au succès de la manifestation ne sont pas inclus dans le tarif que l’on m’a communiquer. Ne figure pas dans ces enveloppe – les achat immatériel (conception et propriété intellectuelle, le voyage, le repas uniquement de la journée de l’activité et autre repas comme le diner ou si une personne venant de l’étranger doit arrivée un journée avant ou reste une journée après… A final le prix qui m’a été donner était à multiplier par 3 et parfois 5.
- il est fréquent de se poser la question des transformations que doit subir ce métier aujourd’hui. Le low cost , les comparateurs de prix , la disponibilité immédiate de l’information: tous ces phénomènes issus du monde de l’internet ont complètement désenchanté le rapport qu’entretien le client à la marque. Quant au client, il est dans l’immédiateté, improvisant en permanence, dans des situations parfois proches du stress.
- Re définir les moyens nécessaire mise en œuvres La ré ingénierie ne doit pas être une optimisation achat dont seul les services finances en tirerait les bénéfices Il est indispensable que les services com en soit les premiers bénéficiaires
- Re définir les moyens nécessaire à mettre en œuvre On dit souvent qui peut le plus peut le moins. Mais le plus à un couts supérieurs Technique (VP sur puissant par rapport aux besoins réels. Le Print est souvent une source de gâchis extraordinaire. Allez sur des salons lors du démontage, vous verrez des quantités et des volumes impressionnant de documentation qui sont bennés Moyen Humain: accueil, logistique, maitre d’hôtel: hôtesse et transmission du « message » à des moments clefs
- Etablir un cahier des charges précis avec: matière (construction structure bois acier) cloisons (peinture, coton grat, méla…) Technique – son lumière, vidéo, VP Etablir des tableaux compartifs ligne à ligne avec possibilité de rajouter des lignes en bas de tableau
- R Responsability / chef de projet A Authority / décideur, valideur S Support C Consulted I Informed Le RASCI mériterai une slide à lui tout seul mais je me tiens à votre disposition pour en parler
- Parler d’Orange sans siter le nom de la société
- 16/08/13 Etude Sites Orange Campus Internat vs Relais Voici un cas concret d’économie que j’ai réalisé. Présence de manager en Afrique. 522 managers en Afrique anglophone dont 346 sur l’Ile Maurice Vous noterez que les cercles concentrique determinent un temps de vol La volonté de la marque
- 16/08/13 Etude Sites Orange Campus Internat vs Relais Nous pouvons voire sur ce graphique qu’en changeant la destination, il n’y avait plus que 140 personnes à déplacer plûtot que 544 C’est par des analyses de cet ordre que j’ai pu fournir un véritable « outils d’aide à la décision »
- 16/08/13 Etude Sites Orange Campus Internat vs Relais Partant de la réflexion sur les missions du manager De ce cadre, il est clair que chaque déplacements pour une formation nécessite beaucoup de temps (trajets, décalage horaires, disponibilité hors formation…) L’idée a donc été d’envoyer uniquement le formateur et en amont de fabriquer X kit de formation
- Nous remarquons qu’en adaptant la destination par rapport aux populations globales à déplacer nous obtenons une économie d’environ 1,5M€ par an Cette économie n’est pas réalisée que sur l’Afrique francophone mais sur la population mondiale de manager. Afin d’optimiser encore les coûts, j’ai poussé la réflexion en déplaçant un minimum de manager
- Dans ce tableau , Le rouge (le + cher) et le vert (le meilleur prix) Nous remarquons qu’il n’y à pas une énorme différence sur les totaux
- Le premier de tous est LE CAHIER DES CHARGES LE cahier des charges doit évoluer au cours de l’appel d’offre Il doit être enrichie par les préconisations des services HA ,
- Les annonceurs utilise cet outils comme régulateur de marché Oui si elle est calculer en fin d’année et correspond à des économie d’échelle (achat matière première, fidélisation des équipes… Elle peut donc être différente d’une année sur l’autre Non si… Elle est anticipéé dés la demande de devis… car elle augmente artificiellement le prix et diminu la compétitivité. C’est un moyen pour l’entreprise de se garantir une régulation des prix a postiori basé sur un volume de chiffre d’affaire. La question que l’on est droit de se poser est comment être sur que le fournisseur n’augmente pas ces prix jusqu’à intégrer la totalité de la rétrocession
- 1 - acheter un PRIX. 2 - Monter en compétence l’agence interne 3 - outsourcer » des profils à l’année ou à la mission?
- Pas d’opposition mais complémentarité entre agence et annonceur Création utilisé à bon essiant
- Pas d’opposition mais complémentarité entre agence et annonceur Création utilisé à bon essiant