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Atelier 3. Les autorités dans le Sudoc : quelle(s) gestion(s) pour quelle(s) utilisation(s) ?
Rapporteur : Isabelle Mauger (ABES)
Animateur : Olivier Rousseaux (ABES)
Invitée : Mme Catherine Marandas, BnF, Agence bibliographique nationale, service de la
coordination générale du catalogue
L'objectif de cet atelier était de dresser un état des lieux des problématiques qui se posent
aujourd’hui autour des autorités dans le Sudoc.
Atelier bâti autour d’un diaporama introductif visant à examiner trois points :
• les relations autorités Sudoc / autorités BnF
• quelles utilisations des autorités Sudoc
• plaidoyer pour une gestion concertée des autorités dans le Sudoc
Dans le rapport, les conclusions de l’atelier sont présentées au fur et à mesure.
1. Les relations autorités Sudoc / autorités BnF
1.1. Périmètre : autorités non Rameau
Sont exclus de la discussion : les autorités FMeSH (fourniture par l'INSERM d'une mise à
jour annuelle) ; les autorités Rameau : circuit rôdé, gestion nationale ;.
Pour les autres autorités (personnes physiques, collectivités…), deux circuits existent : celui
de la BnF, celui du Sudoc.
Pourquoi deux fichiers d’autorité gérés dans deux environnement distincts ?
1.2. Autonomie de fait des deux fichiers d’autorité
Intellectuellement, l'existence de deux fichiers distincts se justifie. Une autorité répond au
besoin du catalogue pour lequel elle a été créée. D’où des mentions de qualificatifs, des
renvois, des citations de sources, etc. ; qui peuvent utiles pour un seul des deux fichiers
pour la description d'une même entité.
L’autonomie est aussi le résultat de contraintes techniques : le système informatique de la
BnF ne peut pas charger les données du Sudoc. Donc les modifications faites dans le Sudoc
ne peuvent pas faire l'objet de chargements dans le système d'information de la BnF.
L’ABES a rappelé a cette occasion qu'elle ne prône pas des modifications systématiques des
notices BnF existant dans le Sudoc mais défend les modifications rendues nécessaires par
l’usage de l’autorité dans le contexte du Sudoc.
De son côté, C. Marandas (BnF) souligne que l’autonomie des deux fichiers ne signifie pas
qu’ils s’ignorent. Les autorités du Sudoc sont une source d’information pour les catalogueurs
BnF en particulier dans les deux domaines d’excellence du Sudoc : les auteurs de thèse et
les collectivités du monde universitaire.
La BnF fait état de sa participation au projet VIAF : échantillon de 1.000 notices noms de
personne en UTF8 ; taux de recouvrement de 50%. les autorités françaises ont un avenir
international !
1.3. Nécessité d’une collaboration plus étroite
Face au constat de l’impossibilité aujourd’hui d’avoir un fichier d’autorité unique (national) en
raison de l’existence de deux catalogues dans deux environnements techniquement
dissociés, C. Marandas et O. Rousseaux soulignent la volonté des deux institutions d’établir
autant que faire se peut des règles communes de catalogage (Sudoc : guide
méthodologique / BnF : guide pratique du catalogueur).
2. Quelles utilisations des autorités Sudoc
2.1. Etre fournies aux SIGB : servir les catalogues locaux
Constat : de plus en plus de SIGB demandent à recevoir les fichiers d’autorité (70%
aujourd’hui). Mais aucune visibilité n'existe sur ce qui se passe une fois les fichiers reçus :
quel travail est fait en local ? Quel(s) problème(s) pose-t il? Quelles améliorations seraient
souhaitées? ...
L’ABES se propose de mener une enquête auprès des établissements dans le courant de
2007. Accord de principe des participants de l’atelier. Un résultat prévisible de cette
enquête : forte disparité en fonction des SIGB. Objectif de l’enquête : permettre à l’ABES
optimise son service de fourniture de notices.
2.2. Servir d’autres applications documentaires
Constat : STAR et CALAMES utilisent les autorités du Sudoc. D'autres applications
documentaires hors Sudoc ont besoin de référentiels de contrôle et regardent avec envie les
autorités... Nativement au format MARC, les notices d’autorité peuvent être converties dans
des formats plus « modernes » et trouver de nouveaux « débouchés »...
Faute de temps, cette problématique a été peu discutée lors de l’atelier.
3. Plaidoyer pour une gestion concertée des autorités dans le Sudoc
3.1. Constat
1,7 million de notices d’autorités. Croissance de 10% par an.
1,2 ETP à l’ABES ; personnes qui n’ont pas la science infuse et ne peuvent, ni ne souhaitent
prétendre, "dispenser la bonne parole" : l’expertise disciplinaire, linguistique, ..., est dans le
réseau, pas à l’ABES.
Des relais qui existent mais sont sous-utilisés (liste CORAUT…)
Des règles de catalogage existent mais en nombre insuffisant ou sont encore insuffisamment
rédigées, et sont donc également insuffisamment partagées et assimilées…
Aujourd’hui, il n'existe pas de réelle "gestion" raisonnée des fichiers d’autorités du Sudoc.
3.2. Du côté de la BnF…
C. Marandas a rappelé le fonctionnement à la BnF : Une cellule de coordination des
autorités instruit les dossiers avec les catalogueurs et acquéreurs spécialistes du domaine.
Avantage : recueil des besoins et des pratiques en amont.
3.3. Pistes à creuser
Redéfinir les rôles de chacun pour poser les bases d’un travail collaboratif :
• l’ABES : administrateur de données, chargement des données, modifications en
masse (plutôt que traitement notice par notice), administration du guide
méthodologique de catalogage dans le Sudoc … et coordinateur de la gestion
raisonnée des autorités
• des groupes de travail (éventuellement "virtuels")
• dans le réseau, des listes de bibliothèques ou de bibliothécaires référents : par
langue, écriture, discipline, période, type d’autorité…
Une remarque faite lors de l’atelier : comment valoriser le travail fait par les personnes
compétentes et volontaires qui souhaitent s’engager dans cette voie de la gestion partagée
des notices d’autorité ? L’ABES a entendu cette question ; le service Données réfléchit à des
indicateurs de qualité de la base Sudoc ; cette problématique est donc comprise et sera
prise en compte.
Les données d’autorités sont un élément fondamental de la qualité d’un catalogue. Loin
d’être des entités passéistes, elle peuvent, quand on les rebaptisent « métadonnées » et
sous réserve d’une gestion raisonnée, être un socle fiable dans un univers électronique à la
recherche de référentiels de contrôle.

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Jabes 2007 - Restitution atelier 3

  • 1. Atelier 3. Les autorités dans le Sudoc : quelle(s) gestion(s) pour quelle(s) utilisation(s) ? Rapporteur : Isabelle Mauger (ABES) Animateur : Olivier Rousseaux (ABES) Invitée : Mme Catherine Marandas, BnF, Agence bibliographique nationale, service de la coordination générale du catalogue L'objectif de cet atelier était de dresser un état des lieux des problématiques qui se posent aujourd’hui autour des autorités dans le Sudoc. Atelier bâti autour d’un diaporama introductif visant à examiner trois points : • les relations autorités Sudoc / autorités BnF • quelles utilisations des autorités Sudoc • plaidoyer pour une gestion concertée des autorités dans le Sudoc Dans le rapport, les conclusions de l’atelier sont présentées au fur et à mesure. 1. Les relations autorités Sudoc / autorités BnF 1.1. Périmètre : autorités non Rameau Sont exclus de la discussion : les autorités FMeSH (fourniture par l'INSERM d'une mise à jour annuelle) ; les autorités Rameau : circuit rôdé, gestion nationale ;. Pour les autres autorités (personnes physiques, collectivités…), deux circuits existent : celui de la BnF, celui du Sudoc. Pourquoi deux fichiers d’autorité gérés dans deux environnement distincts ? 1.2. Autonomie de fait des deux fichiers d’autorité Intellectuellement, l'existence de deux fichiers distincts se justifie. Une autorité répond au besoin du catalogue pour lequel elle a été créée. D’où des mentions de qualificatifs, des renvois, des citations de sources, etc. ; qui peuvent utiles pour un seul des deux fichiers pour la description d'une même entité. L’autonomie est aussi le résultat de contraintes techniques : le système informatique de la BnF ne peut pas charger les données du Sudoc. Donc les modifications faites dans le Sudoc ne peuvent pas faire l'objet de chargements dans le système d'information de la BnF. L’ABES a rappelé a cette occasion qu'elle ne prône pas des modifications systématiques des notices BnF existant dans le Sudoc mais défend les modifications rendues nécessaires par l’usage de l’autorité dans le contexte du Sudoc. De son côté, C. Marandas (BnF) souligne que l’autonomie des deux fichiers ne signifie pas qu’ils s’ignorent. Les autorités du Sudoc sont une source d’information pour les catalogueurs BnF en particulier dans les deux domaines d’excellence du Sudoc : les auteurs de thèse et les collectivités du monde universitaire. La BnF fait état de sa participation au projet VIAF : échantillon de 1.000 notices noms de personne en UTF8 ; taux de recouvrement de 50%. les autorités françaises ont un avenir international ! 1.3. Nécessité d’une collaboration plus étroite Face au constat de l’impossibilité aujourd’hui d’avoir un fichier d’autorité unique (national) en raison de l’existence de deux catalogues dans deux environnements techniquement dissociés, C. Marandas et O. Rousseaux soulignent la volonté des deux institutions d’établir autant que faire se peut des règles communes de catalogage (Sudoc : guide méthodologique / BnF : guide pratique du catalogueur).
  • 2. 2. Quelles utilisations des autorités Sudoc 2.1. Etre fournies aux SIGB : servir les catalogues locaux Constat : de plus en plus de SIGB demandent à recevoir les fichiers d’autorité (70% aujourd’hui). Mais aucune visibilité n'existe sur ce qui se passe une fois les fichiers reçus : quel travail est fait en local ? Quel(s) problème(s) pose-t il? Quelles améliorations seraient souhaitées? ... L’ABES se propose de mener une enquête auprès des établissements dans le courant de 2007. Accord de principe des participants de l’atelier. Un résultat prévisible de cette enquête : forte disparité en fonction des SIGB. Objectif de l’enquête : permettre à l’ABES optimise son service de fourniture de notices. 2.2. Servir d’autres applications documentaires Constat : STAR et CALAMES utilisent les autorités du Sudoc. D'autres applications documentaires hors Sudoc ont besoin de référentiels de contrôle et regardent avec envie les autorités... Nativement au format MARC, les notices d’autorité peuvent être converties dans des formats plus « modernes » et trouver de nouveaux « débouchés »... Faute de temps, cette problématique a été peu discutée lors de l’atelier. 3. Plaidoyer pour une gestion concertée des autorités dans le Sudoc 3.1. Constat 1,7 million de notices d’autorités. Croissance de 10% par an. 1,2 ETP à l’ABES ; personnes qui n’ont pas la science infuse et ne peuvent, ni ne souhaitent prétendre, "dispenser la bonne parole" : l’expertise disciplinaire, linguistique, ..., est dans le réseau, pas à l’ABES. Des relais qui existent mais sont sous-utilisés (liste CORAUT…) Des règles de catalogage existent mais en nombre insuffisant ou sont encore insuffisamment rédigées, et sont donc également insuffisamment partagées et assimilées… Aujourd’hui, il n'existe pas de réelle "gestion" raisonnée des fichiers d’autorités du Sudoc. 3.2. Du côté de la BnF… C. Marandas a rappelé le fonctionnement à la BnF : Une cellule de coordination des autorités instruit les dossiers avec les catalogueurs et acquéreurs spécialistes du domaine. Avantage : recueil des besoins et des pratiques en amont. 3.3. Pistes à creuser Redéfinir les rôles de chacun pour poser les bases d’un travail collaboratif : • l’ABES : administrateur de données, chargement des données, modifications en masse (plutôt que traitement notice par notice), administration du guide méthodologique de catalogage dans le Sudoc … et coordinateur de la gestion raisonnée des autorités • des groupes de travail (éventuellement "virtuels") • dans le réseau, des listes de bibliothèques ou de bibliothécaires référents : par langue, écriture, discipline, période, type d’autorité… Une remarque faite lors de l’atelier : comment valoriser le travail fait par les personnes compétentes et volontaires qui souhaitent s’engager dans cette voie de la gestion partagée des notices d’autorité ? L’ABES a entendu cette question ; le service Données réfléchit à des indicateurs de qualité de la base Sudoc ; cette problématique est donc comprise et sera prise en compte.
  • 3. Les données d’autorités sont un élément fondamental de la qualité d’un catalogue. Loin d’être des entités passéistes, elle peuvent, quand on les rebaptisent « métadonnées » et sous réserve d’une gestion raisonnée, être un socle fiable dans un univers électronique à la recherche de référentiels de contrôle.