Cette fiche de préparation proposée par IZEEDOR.FR est pour les enseignants et organisateurs de voyages scolaires. Elle les aide pour organiser la réunion d’information avec les parents, pour présenter un projet de voyage scolaire, classe de mer, classe nature, classe de neige, voyage linguistique à l’étranger, etc. Quand organiser cette réunion d’information pour les familles ? Comment expliquer le projet pédagogique ? Comment rassurer les parents ? Etc IZEEZOR.FR met à la disposition des enseignants plus de 30 fiches de préparation pour les aider à préparer les voyages scolaires. Toutes sont accessibles sur : www.izeedor.fr/voyage-scolaire/

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Préparer et organiser
une réunion d’information parents
pour un voyage scolaire.
Cette fiche de préparation « voyage scolaire » est à la disposition
des enseignants - de la maternelle jusqu’au lycée - qui souhaitent
organiser un voyage scolaire avec leurs élèves.
Elle informe sur les formalités administratives relatives aux séjours à
l’étranger avec des élèves : classe découverte, séjour linguistique...
Izeedor met à la disposition des enseignants et des établisse-
ments scolaires plus de 30 fiches de préparation consacrées aux
voyages scolaires, classes de découvertes, séjours linguistiques...
Tous ces documents sont en accès libre.
Pour en profiter : www.izeedor.fr/voyage-scolaire/
Izeedor est le portail des séjours enfants et ados : voyages scolaires, camps,
séjours de vacances... Izeedor met à la disposition des organisateurs et
des parents les informations et les services qui facilitent les séjours.
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2. Les fiches « voyage scolaire » d’Izeedor www.izeedor.fr/voyage-scolaire/
Préparer et organiser
une réunion d’information parents
pour un voyage scolaire.
La réunion d’information parents est une étape importante dans la
préparation d’un voyage scolaire. Elle permet de transmettre à tous
les parents en même temps les informations pratiques sur le déroule-
ment du projet. Elle permet aussi d’établir le lien de confiance indis-
pensable entre l’équipe enseignante et les familles.
Calendrier et contenu d’une réunion d’information
1 – A quel moment organiser la réunion parents ?
La date de la réunion d’information dépend de l’avancement du projet. Elle doit prendre en compte les
éventuelles démarches administratives que les parents peuvent avoir à effectuer avant le départ.
Si le voyage se déroule en France (classe de mer, classe verte, classe de neige, …), et que les familles ont
été régulièrement tenues informées par écrit, cette réunion sera surtout l’occasion de préciser certains
points et de répondre aux questions des parents. L’organiser 3 ou 4 semaines avant le jour du départ est
suffisant, et évitera que des consignes transmises trop tôt soient oubliées le jour J.
Si le voyage se déroule à l’étranger (séjour linguistique, voyage européen, voyage d’étude avec les
élèves latinistes ou hellénistes, …) la date de réunion doit prendre en compte le temps nécessaire aux
familles pour réaliser d’éventuelles démarches administratives : établissement d’une carte d’identité ou
d’un passeport, obtention d’un visa, opération de change, demande d’une carte européenne d’assu-
rance maladie, etc. Six semaines sont nécessaires pour établir une carte d’identité, mais il en faut parfois
10 ou 12 pour qu’un mineur extra-européen bénéficie d’un renouvellement de passeport ou d’un visa.
Si des élèves de nationalité étrangère font partie du groupe, il veut mieux informer les parents sur les
contraintes administratives, sans attendre la réunion d’information générale. Certaines situations indi-
viduelles – élève non Européen, enfant adopté sous le régime de la kafala, … – peuvent nécessiter des
délais importants.
La réunion d’information parents sera alors l’occasion de vous assurer que, le jour du départ, chaque
élève disposera bien des papiers et autorisations nécessaires.
2 – Expliquer l’objectif pédagogique du voyage.
La réunion d’information permet d’expliquer aux parents l’intérêt pour leur enfant de participer au
voyage scolaire. Il est important que les parents comprennent les enjeux et les objectifs pédagogiques
de ce temps un peu particulier d’enseignement, et adhèrent au projet.
En introduction, expliquez par exemple les axes du voyage, en vous appuyant sur le Projet Pédagogique
vous avez rédigé. Présentez votre démarche, vos objectifs, et les moyens mis en œuvre – avant, pendant
et après le séjour – pour les atteindre. Les parents doivent comprendre que ce voyage scolaire n’est
pas un temps de vacances, mais un temps d’apprentissage hors les murs qui permettra à chaque élève
d’acquérir des compétences nouvelles, et un « savoir-être » né de la vie en collectivité.

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Rien ne sert de détailler chacun des objectifs spécifiques du projet. Présentez plutôt les grandes orien-
tations - autement dit les objectifs généraux – quitte à en traduire certains en activités pédagogiques.
Utilisez un langage simple, quotidien, et accessible à tous. Présenter l’emploi du temps de la semaine
ou décrire une journée-type permet de monter ce qu’apportera le voyage par rapport aux conditions
habituelles d’enseignement, et d’être compris de tous.
3 – Informer les parents pour les rassurer.
Pour un parent, connaître le déroulement du séjour est la meilleure façon d’être rassuré. Cela lui permet
d’accorder sa confiance à l’équipe, et d’être lui-même rassurant vis-à-vis de son enfant. Pour l’ensei-
gnant, disposer de la confiance des parents est la garantie de ne pas être dérangé par un (ou 5, ou 10)
parent(s) inquiet(s) durant le séjour.
Soyez précis dans l’information que vous transmettez. Cela rassurera les parents, et facilitera le séjour.
Pour vous aider, voici une liste non exhaustive des points à aborder lors de la réunion :
a – Les transports et les formalités :
date, heure et lieu du rendez-vous au départ et au retour,
moyen de transport utilisé,
temps de transport,
pause déjeuner (repas froid éventuel à prévoir),
prise en charge des bagages,
encadrement durant le voyage,
etc…
Si le trajet est prévu en car, demandez aux parents de signaler si leur enfant est sensible au mal des
transports, et de prévoir alors de la cocculine ou un autre anti-nauséeux. Donnez leur l’heure du rendez-
vous, et non l’heure du départ du car ou du train. Cela évitera que certains arrivent au dernier moment,
persuadés d’être largement en avance. Donnez aussi un point de rendez-vous connu de tous ou facile à
trouver, pour éviter un stress inutile au moment de partir.
En cas d’un séjour à l’étranger, faites le point sur les formalités administratives : autorisation de sortie du
territoire, carte d’identité, passeport, visa…
b – L’hébergement et la restauration :
adresse de la structure d’accueil,
description des lieux : nombre de lits par chambre, équipements sanitaires, salles de cours,
réfectoire, environnement, …
organisation des élèves sur place,
organisation des petits déjeuners et repas,
type de restauration (cuisine sur place ou cuisine collective),
personnel sur place,
etc.
Si vous disposez de quelques photos du lieu d’accueil, des chambres, de l’environnement, des activités
prévues… montrez-les ! Une photo est souvent plus évocatrice que n’importe quel discours, et permet
aux parents de se projeter facilement dans le voyage.
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c – L’hygiène et la santé :
présentation et distribution de la “ Fiche Sanitaire de Liaison ”, que les parents doivent
remplir et vous remettre avant le départ,
la gestion des régimes alimentaires ou des traitements médicaux dans le cadre scolaire, …
les petits soucis des élèves : énurésie, anxiété, problème de sommeil,
le rôle de l’Assistant Sanitaire,
les ressources sanitaires locales (médecin, pharmacie, dentiste,…),
les modalités pratiques en cas de soins (consultation, achat de médicaments,…)
etc…
d – Le trousseau des élèves et la gestion du linge :
présentation et distribution de la fiche trousseau,
explication de la gestion du linge : marquage de chaque vêtement au nom de l’enfant, aucun
vêtement fragile ou de valeur, lessive ou non,…
Une fiche trousseau est à votre disposition sur le site www.izeedor.fr. N’hésitez pas à vous en servir.
e – L’argent de poche et les objets de valeur.
Le sujet de l’argent de poche doit être abordé. Indiquez si possible un montant maximum, en veillant
à une certaine homogénéité entre les élèves. Rappelez que les enfants ne manqueront de rien, et que
l’argent de poche ne servira qu’à l’achat de petits souvenirs. Pour les plus jeunes élèves – cycle 1 et 2 – il
est parfois prudent que l’enseignant garde l’argent de poche, et le distribue aux moments opportuns.
Cela limite les drames causés par la perte ou des achats malheureux.
Prévenez aussi les parents des risques liés aux objets de valeur. Les portables, appareils numériques et
autres bijoux ne sont pas du tout indispensables lors d’un voyage scolaire. Mais sont parfois source de
tension entre les élèves, ou entre les élèves et les accompagnateurs. Interdire les téléphones portables
permet aux élèves de rester concentrés et disponibles. Cela évite aussi les interventions extérieures
indésirables (famille, copains, etc…) et les moments « d’absence » de l’élève.
f – Le budget du voyage.
Présentez le budget du voyage, même s’il n’est pas définitif, ainsi que les démarches entreprises :
Les coûts, par poste :
Transport,
Hébergement et restauration,
Activités (visite de musée, activité sportive, …),
Rémunération d’intervenants extérieurs,
Assurances,
Etc.
Les ressources, par poste :
Participation de l’établissement scolaire ou des associations liées,
Subvention des collectivités territoriales (mairie, département, région),
Participation provenant d’entreprises privées,
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Bénéfice des opérations organisées pour financer le projet (tombola, vente de gâteaux …),
Participation demandée aux familles,
Autres ressources.
Profitez-en pour rappeler les conditions de règlement (échéancier, types de paiement acceptés, réduc-
tions éventuelles en cas de fratries), et les aides dont peuvent bénéficier les familles : Comité d’Entre-
prise, Foyer Socio-Educatif de l’établissement, CAF,…
Nota bene : Les coûts afférents aux accompagnateurs (transports, hébergement, restauration,…) ne
peuvent en aucun cas être pris en charge par les familles. Leur charge revient à l’établissement scolaire,
ou aux association partenaires.
4 – Rester à l’écoute des parents.
En cloture, laissez aux parents le temps de poser les questions qui leur semblent importantes, ou qui
n’ont pas été abordées. Vous constaterez le besoin qu’ils ont d’être rassuré.
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Izeedor met à votre disposition plusieurs fiches de préparation pour compléter celle-ci. Pour en
profiter :
http://izeedor.fr/voyage-scolaire/formalites-etranger/
http://izeedor.fr/voyage-scolaire/fiche-sanitaire-eleve/
http://izeedor.fr/voyage-scolaire/trousseau-eleve/
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