Le document présente Sharemail, une solution innovante pour optimiser la gestion des emails en entreprises, ciblant les difficultés liées à la surcharge et à l'organisation des communications. Sharemail permet une séparation des contenus et des attributs, facilitant ainsi le partage collaboratif et la gestion des tâches. En offrant des outils pour structurer les échanges et améliorer la productivité, Sharemail propose des bénéfices fonctionnels significatifs pour les utilisateurs.

1. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés
Découvrez le concept de Sharemail by Nearbee en 3 minutes !
Un investissementpour l’entreprise
sharemail
38% des utilisateurs reçoivent
+de 100 mails/jour
Plus de la moitié des utilisateurs passent
PLUS DE 2 HEURES CHAQUE JOUR à gérer
leur boîte mail. Ce chiffre est compris
entre 5 à 20 heures pour les managers
34E-mails reçus en
moyenne/jour/salarié
1 message toutes les minutes
12
34% des salariés consultent
leurs e-mails toutes les 15 minutes
V3 -

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Difficultés :
• Identifier les priorités
• Identifier le sujet
• Identifier le rôle du mail (info, assignation,…)
• Distinguer l’important / l’urgent
Inconvénients :
• Partage chaotique
• Nombre de destinataires incomplets, qui
génèrent de nouveaux transferts
• Pièces jointes mélangées
• Explosion des espaces de stockage
• Aucune sécurité des contenus
• Confidentialité non maîtrisée
communicationL’e-mail, principal moyen de communication
Des messages reçus chaque jour en
quantité abondante et qui nécessitent un
temps de traitement important
Gestion de projets
Information
Assignation de tâches
Gestion des problèmes
Partage d’information
Transfert de compétences
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perte de temps
Difficultés :
• Recherche fastidieuse
• Pièces jointes éparpillées
Inconvénients :
• Perte de temps
• Probabilité d’erreurs
Conséquence : Une perte de temps importante
… Pour rechercher un contenu spécifique, une pièce jointe
reçue d’un dossier, etc.
Recherche
Liste des mails émis ou reçus:
Mail recherché
Contenu Pièce jointe Rôle
Gestion chaotique des priorités
Perte d’information
Problèmes mal réglés
Trop de stress
Réaction au lieu de réflexion
Compétences sous exploitées
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Une redondance inutile et couteuse
Actuellement : les e-mails sont stockés dans chaque compte
Une sécurité absente
Personne 1 Personne 2 Personne 3 Personne 4
Difficultés :
• Participer à un sujet avec d’autres personnes
Inconvénients :
• Aucun partage des messages
• Duplication des bases
• Rôle difficile à cerner
Inconvénients :
• Il est impossible de connaître les
transferts et les échanges qui peuvent
suivre l’envoi d’un message
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Comment distinguer l’importance ou l’urgence d’un e-mail ?
Lors de la réception d’emails, le collaborateur ne peut pas évaluer de suite son rôle, son importance par rapport
aux dossiers en cours, sa vocation (pour info, pour tâche, pour rdv), sa validité dans les équipes…
…avant d’avoir pris connaissance du contenu.
… Quand aucun élément ne nous indique le type de contenu, l’importance, les réponses déjà renvoyées,
les tâches déjà effectuées, etc… par rapport à un dossier en cours
Difficultés :
• Se concentrer sur l’essentiel
• Différencier mails interne/externe…
• Qualification des mails insuffisante
• Mélange des mails pour infos et pour tâches
Inconvénients :
• Oublis
Prioritaire ?
Urgent ?
Important ?
Qui est déjà informé ?
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Emission Réception et réponse(s)
Comment répondre à tous en gardant la lisibilité des échanges ?
… Quand rien n’est centralisé et que chaque collaborateur possède une partie du savoir
Difficultés :
• Traçage des échanges
• Copies cachées
• Oublis de mettre en copie
• Nouveau collaborateur qui
reprend l’historique d’un
dossier
• …
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Et aussi :
• Quelles conséquences sur les retards
de projets?
• Quelles conséquences sur les soucis
de communication interne?
Et aussi :
• Manque de synchronisation dans la gestion
des informations et tâches associées
• Sécurité très faible
Conséquences
Organisationnelles
38% des utilisateurs reçoivent
+de 100 mails/jour
Plus de la moitié des utilisateurs
passent PLUS DE 2 HEURES
CHAQUE JOUR à gérer leur boîte mail
64 secondes
Pour reprendre le fil
de sa pensée après
avoir reçu un mail
Economiques Financières
Les connaissances qui
circulent dans les
emails sont perdues
31K€
=562€/mois
Coût perdu par collaborateur
(*) Salaire moyen en France = 1600€
Coût annuel
Pour une
entreprise de
5 personnes =
Les compétences sont diluées
Les priorités sont mal gérées
et nourrissent un cercle vicieux
L’avancement des projets est
difficile à comprendre
Les dossiers importants
sont compliqués
à superviser
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Séparation des contenus, des attributs et du contenant
… L’innovation proposée par Nearbee pour améliorer la gestion et le traitement des emails
Contenant Contenus
Le contenant est média pour
véhiculer un contenu
Texte
+ pièces jointes
+ signature
AVANT
AUJOURD’HUI
Attributs de la
communication
Destinataires et expéditeurs, sujet, objet,
rôle du mail, niveau d’importance,
traitements déjà effectués,…
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Les bénéficesfonctionnels de l’innovation
sharemail

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1. Organisation structurée des contenus
Pièces jointes
Word
PDF
Excel
Images
(…)
Texte
Message
Signature
Attributs
Expéditeur
Destinataire
Date
Heure
(…)
• Organise les fichiers attachés pour les retrouver rapidement
• Enrichit automatiquement votre annuaire de contacts
• Qualifie les e-mails des collaborateurs pour se concentrer sur
l'essentiel, et diminue le temps de leur gestion
• Améliore la connaissance des expéditeurs
Bénéfices : Sharemail permet une séparation automatique des attributs, du contenu et des
fichiers attachés, permettant une exploitation plus rapide et des usages plus intuitifs
sharemail

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2. Dossiers de partage
Bénéfices : Sharemail permet de partager un dossier avec un autre collaborateur, afin de permettre la
lecture des e-mails envoyés ou reçus concernant un dossier, via une gestion simple des droits de partage
Un collaborateur peut partager un ou plusieurs dossiers
Vue des dossiers personnels
En bleu mes dossiers personnels
En vert les dossiers que j’ai partagé en lecture
Vue des dossiers partagés
Ici j’accède aux dossiers que mes
collaborateurs m’ont partagé en lecture
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3. Dossiers collaboratifs
Bénéfices : Sharemail permet de créer des adresses emails partagées entre plusieurs personnes,
permettant aux collaborateurs de lire et/ou envoyer des e-mails à partir d’une même boîte
Re : Mail 1
Mail 1
Mail collaboratif
1
2
3
Création d‘un dossier
Création d’un répertoire pour stocker
les mails envoyés et reçus
Création de l’adresse email
collaborative : Association d’une
adresse mail à ce dossier
Organisation du partage
Invitation des collaborateurs dans le
dossier collaboratif et attribution d’un
rôle : Lecteur, Auteur, Administrateur
( Lecture/Ecriture, Modification, Suppression)
Atouts :
• Plusieurs personnes peuvent envoyer /
recevoir des messages à partir de cette
adresse partagée
• Tous peuvent accéder à l’ensemble des
échanges en lecture
• Fini la perte d’informations : tout est
centralisé (messages et pièces jointes)
• Le destinataire n’a qu’une
adresse à retenir et est certain
que tous les acteurs du projet
seront informés
3 étapes
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4. Conversion rapide des e-mails pour action
Bénéfices : Sharemail permet de faciliter le traitement des mails : Le destinataire peut créer une demande ou assigner une tâche à un
autre collaborateur, suite à la réception d'un e-mail et il accède à tout moment à la liste des demandes et tâches envoyées et reçues.
Schneider
Email 1
Email 2
Email N
ADETEM
Email A
Email B
Email Z
(…)
(…)
- En demande
- En tâche
Outil de conversion
- En SMS
- En FAX
Conversion :
Mail 2 sur N
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5. 4 Types d’e-mails
Type demande
- Destinataires, adresse des personnes
- Description, le message
Type RDV
- Intitulé, titre du RDV
- Date, date du RDV
- Heure, l’heure du RDV
- Lieu, endroit où va se passer le RDV
- Participants, adresse des personnes
- Description, le message
Type tâche
- N° de la tâche
- Intitulé, titre de la tâche
- Assigner à, adresse des personnes
- Echéance, date à laquelle se termine la tâche
- Bouton « Ajouter une tâche », permet d’ajouter
plusieurs tâches
Type classique
Bénéfices : … pour structurer les échanges et améliorer la productivité
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6. Pilotage des activités associées aux e-mails
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Assignée
Assignée
Reçue
Assignée
Reçue
Assignée
Assignée

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7. Mon tableau de bord
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8. Statistiques société
• Emission / Réception
• Répartition des mails
• Taux de transformation
• Etat des dossiers collaboratifs
• Temps passé sur les dossiers collaboratifs
• Nombre de dossiers partagés / Nombre dossiers
collaboratifs
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9. Smartphones et tablettes
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>> Vérifiez vos e-mails !
Un investissementpour l’entreprise
sharemail
Statistiquement, vous
avez reçu entre 1 et 3
mails pendant la lecture
de ce document…

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Qui sommes-nous ?
Nearbee est un éditeur de plateformes collaboratives professionnelles, à destination des
entreprises, accessibles via le réseau Internet et un abonnement mensuel.
Nearbee offre une solution complète, du conseil à la formation.

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