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Le challenge de la documentation médicale : Le coût et l’impact de l’effort lié à la gestion de l’information et de la documentation médicale sont inconnus et non documentés.

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Une étude a mesuré, auprès de professionnels de santé anglais, leur perception du temps perdu à rechercher des informations cliniques (1).

Pour les soignants interrogés, environ un document médical sur quatre n’est pas disponible quand ce serait nécessaire ou se trouve incomplet. Comment réagissent-ils alors ? Dans un cas sur trois, ils partent à la recherche de l’information manquante. Les autres réponses dépendent bien sûr du caractère critique attribué à l’information concernée. Dans 12% des cas, par exemple, les professionnels demandent la réalisation de nouveaux examens.

Résultat, tous types de soignants confondus : 52 mn par jour seraient passés à traquer une information, la proportion étant plus élevée pour ce qui concerne les médecins (près de 70 mn) et les infirmiers (61 mn). Cette perte de temps a bien sûr un impact sur la qualité de prise en charge, qui peut alors se trouver interrompue, comme le notent les auteurs de l’étude. Elle joue aussi sur la durée du rendez-vous de consultation, la durée de séjour du patient, sans oublier la satisfaction des professionnels de santé comme des patients. Elle a également un coût : celui par exemple de la perte de productivité et de la duplication, le cas échéant, des examens. L’étude s’essaie à valoriser le temps perdu par an par médecin et l’estime à 19 500 £(28 000 euros). L’information est en effet au cœur du processus clinique. Les professionnels interrogés estiment qu’elle compte pour 50% de leur activité, qu’il s’agisse de prendre connaissance des dossiers médicaux ou de les alimenter. Selon l’étude, le temps passé par un médecin à documenter ses dossiers atteint 10 à 11h par semaine.

Cet éclairage est important, soulignent les commanditaires et auteurs de l’étude, « alors que de nouveaux investissements technologiques dans les dossiers médicaux informatisés sont en passe d’être décidés par de nombreux trusts et qu’ils auront des répercussions sur la qualité des soins à l’avenir. »

(1) Réalisée par Ignetica à la demande de la société Nuance Communications. Auprès de 197 professionnels, qui travaillent dans 4 trusts du NHS.

Publié dans : Santé
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  • Source: Author‘s own illustration following Eglau, Karin (2005): Prozessanalyse eines Krankenhausaufenthaltes im Hinblick auf medizinische Dokumentation und Kodierung. Graz.
  • Self-assessment
    Physicians expect to spend 3 hours and 8 minutes per day on documentation, while members of the nursing services estimate their documentation time as 2 hours and 4 minutes.
  • Self-assessment
    Physicians expect to spend 3 hours and 8 minutes per day on documentation, while members of the nursing services estimate their documentation time as 2 hours and 4 minutes.
  • Self-assessment
    Physicians expect to spend 3 hours and 8 minutes per day on documentation, while members of the nursing services estimate their documentation time as 2 hours and 4 minutes.
  • Le challenge de la documentation médicale : Le coût et l’impact de l’effort lié à la gestion de l’information et de la documentation médicale sont inconnus et non documentés.

    1. 1. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 1 Le challenge de la documentation médicale
    2. 2. © 2002-2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 2 L’HYPOTHÈSE : Le coût et l’impact de l’effort lié à la gestion de l’information et de la documentation médicale sont inconnus et non documentés.
    3. 3. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Influence sur la performance et l’efficience Une étude originale réalisée en Allemagne
    4. 4. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 4 • 42% dans le rouge, 60+% coût relié au personnel, budget IT très bas: 1-2%Pression économique • Diminution du nombre de médecins & pression financière affectent la relation médecin-patient. Besoin de documentation médicale croissant. Temps & délais • Information manquante ou erronée : Partage de l’information, codification, remboursementAccès aux données • Des patients de plus en plus impliqués et qui exigent une prise en charge de meilleure qualité, l’accès à leurs informations et dossiers médicaux Exigence qualité • L’informatisation des hôpitaux allemands est à la traîne, peu de budgets dédiés à l’informatique, qui nécessitent des solutions simples et pragmatiques Numérisation Des hôpitaux allemands sous pression
    5. 5. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 5 Documentation patient : Historique patient, examen initial, briefing patient, compte rendu opératoire ou de soins, rapports de transfert, demandes de formulaires, rapports de sortie, documentation des soins infirmiers, notes de progrès, communications inter-médecins… Documentation administrative : Codification des diagnostics et procédures, comptes rendus de consultations, échanges avec les caisses d‘assurances, sécurité sociale, inscriptions en cures, suivis de traitements, assurance qualité... La documentation à l‘hôpital Les processus documentaires analysés
    6. 6. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 6 Méthodes de documentation Pour classifier les différentes méthodes utilisées pour la création de la documentation, l‘étude en distingue 4 types, dont l‘utilisation respective a une une influence sur le temps passé et les efforts déployés pour créer et partager l‘information médicale, et son niveau de qualité. Dictée numérique avec transcription Dictée numérique Reconnaissance vocale Documentation informatisée PC, clavier, souris Documentation manuelle papier et stylo
    7. 7. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 7 Le parcours patient à l’hôpital Personnel administratif (Informations administratives, historique patient) Services infirmiers (historique soins, état de santé) Services médicaux (historique médical, situation actuelle, demandes de diagnostics) Services diagnostics spécifiques (résultats de labos, d‘analyses, imagerie) Documentation thérapie (prescriptions, médicaments) Services de spécialités et thérapie (Rapport de conclusions, compte rendu opératoire) Compte rendu infirmier Commentaires/notes du médecin Sortie administrative Admission Sortie Thérapie Diagnostic
    8. 8. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 8 Temps passé sur la documentation • Médecins : 4 heures / jour • Infirmiers : 3 heures / jour – 32% de temps en plus depuis une étude de 2003 – 30% de sous estimation par rapport aux évaluations Principaux résultats Méthodes de documentation • Papier & stylo : 43% • Taper dans le DPI : 50% • Dictée numérique : 6% • Reconnaissance vocale : 1% Temps pour documenter • 11 minutes par patient • Le plus gros effort est porté sur la rédaction de l’histoire de la maladie, et la lettre de sortie
    9. 9. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 9 Coût de la documentation • Budget santé allemand total : 86 milliards • Budget personnel : 53,8 milliards (62%) • Dépenses documentation: 11 milliards (21%) Principaux résultats Qualité de la documentation • 90% des médecins incluent plus d’informations et de détails dans leurs comptes rendus par rapport à il y a 10 ans • Pour 97% des médecins, le volume de documentation considérablement a augmenté Coût de la documentation • Dans 40% des cas, une recherche supplémentaire d’information est nécessaire • 21% des médecins doivent attendre des informations avant de pouvoir continuer leur travail
    10. 10. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 10 Principaux résultats Ce qui démotive les médecins • La charge de travail (36%) • Le travail administratif (27%) • Le manque de temps pour leurs loisirs (13%) Ce qui motive les médecins • Aider le patient (32%) • Le défi médical (23%) • Le respect de la profession (22%)
    11. 11. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 11 Principaux résultats Que feriez-vous de 30 minutes supplémentaires chaque jour ? • Passerait plus de temps avec ses patients (32%) • Améliorerait la qualité des soins (29%) • Travaillerait moins (27%) 30 Minutes
    12. 12. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Le challenge de la documentation médicale Une étude originale réalisée au Royaume Uni
    13. 13. © 2002-2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 13 Il est reconnu par tous les professionnels de santé que la documentation et l’information médicales jouent un rôle fondamental dans la qualité des services de santé, mais aucune étude n’en étudie l’impact sur le travail des médecins, les patients ni sur la santé financière des établissements de santé.
    14. 14. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 14 1. Des investissements colossaux sont actuellement en cours encourageant une meilleure gestion de la documentation médicale au Royaume Uni, dûs à • L’initiative 2018 du gouvernement britanniques vers des services de santé sans papier (paperless nhs) • Une enveloppe financière dédiée à l’adoption du dossier patient intégré (integrated digital care record) • Une initiative nationale pour que l’ensemble des dossiers patients soient numériques, partagés en temps réel et interopérables d'ici 2020 2. La rapidité, la précision et l'exhaustivité de la documentation médicale sont essentiels à des prestations de soin de qualité 3. Aucune recherche pertinente ne mesure au Royaume Uni, l’impact de la documentation sur la qualité des soins, l’efficacité des professionnels de santé et les finances des hôpitaux et cliniques Contexte de l’étude
    15. 15. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 15 Temps passé sur la documentation • Médecins : 13,2 heures par semaine • Personnel infirmier : 8,7 heures par semaine = 30% de la semaine de travail! Principaux résultats Méthodes de documentation • Papier & stylo : 42% • Clavier & souris: 37% • Dictée numérique: 16% • Reconnaissance vocale : 1% • Tablette : 4% Temps pour documenter • 68% de toute la documentation est du texte libre, le reste est de la dictée dans des champs.
    16. 16. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 16 Ce que nous apprend l’étude… L'étude nous permet une compréhension approfondie de la façon dont les médecins abordent et utilisent la documentation médicale et leurs points de vue sur la situation actuelle ... Raisons • 27% | Pas assez complète • 14% | Signification ambigüe • 13% | Peu lisible • 14% | Info connue mais non inclue dans les notes • 16% | Examens ou diagnostics complémentaires nécessaires pour confirmer l’information • 11% | manque de clarté sur les examens ou diagnostics complémentaires nécessaires • 33% | Recherche de l’information • 12% | Demande d’examen ou diag complémentaire, avec risque de duplication • 12% | Poursuite du processus sans, parce qu’urgent • 26% | Poursuite du processus sans, parce que non indispensable et prendrait trop de temps • 12% | Attente et vérification ultérieure que l’info a été complétéet. • 6% | Autre Réponses Temps perdu et retards • Temps passé à rechercher l’info • Retard dans la mise en route du traitement Implications Actions (génerant des coûts) • Le plus souvent répétition d’actions • Génerant retard et coûts supplémentaires Manque d’information • Opinions sur le travail sans une information complète* Une doc incomplète n’est pas nécessairement intégralement due à des problèmes de précision ou d’exhaustivité. Voir tableau “raisons”. Fréquence de problèmes de documentation incomplète Info non dispo Info dispo 72.6% Dans 41% des cas, info non dispo directement lié à la non-finalisation de la doc et/ou à un manque de précision et dans 11% des cas, indirectement influencé par ces mêmes problèmes Chercher et travailler malgré des l’informations manquantes parcequ’elle ne sont pas indispensables sont les réponses les plus frequemment données 27,4%
    17. 17. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 17 Les implications pour les médicins Productivité personnel • TEMPS utilisé pour la recherche d’informations : 52 mn/ personne par jour au total and 69.9 pour les méd • TEMPS utilisé pour la vérification d’informations : 63 mn / personne par semaine • SESSIONS INEFFICACES à cause d’un manque d’information : par ex. 3.5 RV de chirurgie par médecin par semaine Satisfaction personnel • 68% des réponses expriment une INSATISFACTION
    18. 18. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 18 Les implications pour les patients L’expérience du patient • POURSUITE DES SOIN RETARDÉE ou interrompue (délais allongés, RV chirurgicaux multipliés, et potentiellement la durée d’hospitalisation du patient) • EXAMENS DIAGNOSTICS RÉPÉTÉS (par exemples ex. sanguins) Sécurité du Patient • Poursuite d’une procédure médicale SANS L´’INTÉGRALITÉ DE L INFORMATION (En principe cependant dans 26%des cas parceque non indispensable). * (si on considère les salaires médecins 19500 £ pa)
    19. 19. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 19 Les implications pour les finances Valeur moyenne du temps perdu 7600 £ /an / médecins • RECHERCHE Y VÉRIFICATION d’information Optimisation des coûts (2500-6800 £ par pers/par an) • RÉPÉTITIONS d’examens • MANQUE À GAGNER lié à la sous capacité créee par ces problèmes d’information Augmentation de revenu (12500 £/personne/an) • OPTIMISATION DE L’UTILISATION des salles d’opérations en réduisant les problèmes d’information • MEILLEURES ROTATIONS et taux d’occupation des lits en réduisant les retards de partage de l’information
    20. 20. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 20 Plus de temps pour des CR plus complets? Une majorité écrasante de médecins affirme qu’avec plus de temps, les CR seraient plus complets… n=85 Mean rating (1-5) Per role or field Réponse par profil • “Très probable” est la réponse la plus fréquente, avec un total de 75% des réponses Assez probable, probable ou très probable. Tous Médecins Personnels Infirmiers Thérapeuthes Improbable Peu probable Assez probable Probable Très probable Tous Médecins Personnels Infirmiers Thérapeuthes Services de spécialités Chirurgie Urgences Psychiatrie
    21. 21. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 21 Vous voulez gagner 30 mn par jour ? Decouvréz www.nuance.fr

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