2015 12-11 Gouvernance 2.0 pour SharePoint et Office 365

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Session Gouvernance 1.0 et 2.0 pour SharePoint et Office 365

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2015 12-11 Gouvernance 2.0 pour SharePoint et Office 365

  1. 1. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #4 – yOS-Day à Lyon le 11 décembre 2015 www.yos-tour.com contact@yos-tour.com @YosTour Offres de services et Gouvernance 2.0 pour SharePoint et Office 365
  2. 2. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Merci à nos sponsors #4 – yOS-Day à Lyon le 11 décembre 2015 Et à nos soutiens
  3. 3. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Patrick Guimonet Paris, France http://abalon.fr 5 x SharePoint MVP 2 x Office 365 MVP @patricg https://yos365. wordpress.com Présentation : Gokan Ozcifci
  4. 4. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #4 – yOS-Day à Lyon le 11 décembre 2015 Offres de services et Gouvernance 2.0 pour SharePoint et Office 365
  5. 5. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Les outils • Tels que présentés à l’utilisateur
  6. 6. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. L’offre
  7. 7. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Une Gouvernance pourquoi faire ? • Un service riche • Des outils parfois redondants • Des utilisateurs avec un niveau de maturité qui évolue • La mise en place des outils nécessite un suivi indépendant du déploiement pour :  Définir les contours de son utilisation  Favoriser son adoption  Développer de nouvelles utilisations C’est un effort continu, ce n’est pas un projet ! Nouveau- tés Adop- tion Utili- sation
  8. 8. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Gouvernance 1.0
  9. 9. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Qu’est que la Gouvernance ? La Gouvernance est l’ensemble des stratégies, des rôles, des responsabilités et des processus que vous définissez dans une entreprise pour guider, orienter et contrôler la façon dont l’organisation utilise les technologies pour atteindre ses objectifs économiques.  La gouvernance contribue à protéger votre entreprise contre les menaces de sécurité ou une responsabilité pour non-conformité.  Elle permet également d’optimiser le retour sur vos investissements dans les technologies, par exemple en imposant des meilleures pratiques pour la gestion du contenu et l’architecture de l’information.
  10. 10. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Personnes ProcessusProduits « Le premier objectif de la gouvernance est d’apprendre à vivre ensemble et à gérer pacifiquement la maison commune. » Pierre Calame De l’outillage, de l’expérience et du bon sens ! Qu’est que la Gouvernance ?
  11. 11. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Exemple d’une démarche complète de Gouvernance SharePoint Feuille de route • Contexte • Cible • Chemin Cadrage • Gouvernance • Offres de service Définition • Kit par offre de service • Adaptation des règles Déploiement • Déploiement des kits Projet d’entreprise Maturité SP Entrées Livrables Gouvernances Business, IT, collaboration …  Feuille de route des services  Document de Gouvernance SharePoint  Définition des Offres de services  Implémentation des offres de services
  12. 12. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Evaluer votre Niveau de Maturité SharePoint … 2016 2015 2016 Publication Collaboration Processus métiers Recherche Réseau Social communautés Applications composites Intégration Décisionnel Infrastructure Equipes et formations Customisations Fonctions classiques Fonctions avancées Fonctions support 2015 2016 2015 2016 A partir de critères standardisés… http://www.sharepointmaturity.com
  13. 13. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Réflexions sur l’industrialisation  Une étape de réflexion en amont, sur la centralisation et la rationalisation.  Les freins  Coût de mise en place a priori important (fonction de l’existant)  Structuration des processus qui peut être un frein  Les bénéfices  Réduire le temps de délivrance d’une application en pouvant aller jusqu’au « libre service »  Réduire le temps de développement d’une application spécifique grâce à la réutilisation des composants  Réduire les coûts de maintenance en uniformisant les développements  Offrir un meilleur service aux utilisateurs  Une usine à sites ? Volume et récurrence des demandes Généricité
  14. 14. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Un site, des sites… Site de la société Site de divisions Site de départements Sites personnels Sites de projets Fréquence d'accès 2000 500 150 50 10 Nombre 1 10 150 1000 2000 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 Nombre Fréquence d'accès
  15. 15. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Qu’est qu’un service ? Un mode d’instantiation • à la demande, géré par workflow, … Un modèle de site •SharePoint ou un espace Yammer, ou un Groupe Office 365 Des paramètres d’exploitation •Cycle de vie, SLA, confidentialité des données, volumétrie … Des acteurs • Propriétaires, Contributeurs, Visiteurs  Créé à la demande, en fonction des besoins  Instancié plusieurs fois, en général  Compréhensible pour l’utilisateur final  Mais aussi :  Personnalisation graphique  Développement spécifique  Formations associées
  16. 16. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Ebauche d’une offre de service SharePoint Espace projet Site d’équipe Site Intranet de Publication Description TBD TBD TBD Quota 1 Go 10 Go 1 Go Propriétaire Le créateur Le manager de l’équipe Resp. de publication Contributeurs Equipe projet Membre de l’équipe Employés autorisés Niveau de service attendu ? Refacturation interne ? Cycle de vie Création en self service, 1 an par défaut, prolongation sur demande Créé par la DSI Archivage en cas de réorganisation Créé par la DSI Suppression en cas de réorganisation Confidentialité des données TBD TBD TBD Accès Extranet ? Possible , demande à la création Non Non
  17. 17. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Usages Accès, Contenu, Outils clients, Gestion des droits…. Thèmes de la Gouvernance Stratégie d’évolution Demandes de changements Technique Fonctionnel Organisa- tionnel Stratégie et Fondation Services Feuille de route KPI Communication & AdoptionCarte de l’offre Informatique Point d’entrée unique, Support, Assistance, processus Sécurité, … Projet & Supervision Qualité, Gestion de projet, Facturation,… Service à la demande n°1 Services partagés Sponsors Rôles et Responsabilités 1 2 3 4 5 6 7 8
  18. 18. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Gouvernance 2.0
  19. 19. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Les sujets de Gouvernance pour Office 365  Où stocker les fichiers ?  OneDrive  Groupes Office 365  Sites SharePoint  Où créer des sites ?  Blog  SharePoint  Sway  Next-Gen portals ?  Où collaborer ?  Messagerie  Sites SharePoint  Yammer  Groupes Office 365  Skype Entreprise Discus sions Fichie rs Colla- bora- tion Sites Organisation Groupes Individus
  20. 20. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved.
  21. 21. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Comparatif Librairie SharePoint vs Librairie de Groupes vs OneDrive Librairies SharePoint Stockage fichiers des groupes Office 365 OneDrive Cible Potentiellement large, à toutes les personnes concernées Le groupe Le propriétaire Par défaut ouvert à tous en lecture, groupe de contributeurs ad-hoc Par défaut accessible en modification aux membres de l’équipe, accès en lecture à tous Privés par défaut, partageable Partage Avec possibilité de lien anonyme De préférence au niveau du site entier Sans lien anonyme Partage via le groupe Sans lien anonyme Partage par dossiers ou documents Ouverture des fichiers dans Office Online Historique des versions Oui Oui Oui Flux de travail Oui, complet Non Simple Extraction (verrouillage) Suivi Oui Non Oui Métadonnées Vues différentes Alertes, Evaluation Eléments les plus populaires Ouverture dans l’explorateur Synchronisation Outlook Oui Non Non Source Power BI Non Oui Oui
  22. 22. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Comparatif Sites SharePoint, Nouveau Blog, Sway, Nouveaux portails Site SharePoint Nouveau Blog Sway Portails nouvelle génération Portail Vidéo Cible Enterprise, Interne Personnel, à l’intérieur de l’entreprise Personnel et Groupes, Interne et externe Intranet, Entreprise Facilité de mise en œuvre Nécessite la maitrise de la fonctionnalité de Publication SharePoint WYSIWYG total Canvas + Preview Pré-paramétré WYSIWYG Partage Par mail, Par mail, accessibilité aux utilisateurs internes A l’intérieur de l’organisation Via un lien anonyme Public (visible sur l’Internet) Par mail, accessibilité aux utilisateurs internes Importation Non Non Oui (DOCX PPTX, PDF) Sources de contenus OneDrive, Disque local OneDrive, Disque local OneDrive For Business, Flickr, Bing, PicHit, YouTube, Twitter, Disque Local Disque local Contenus Texte, Titre, Citations, Listes Images, Videos, Documents Texte, Titres, Citations, Listes Images, Vidéos (uniquement à partir d’Office 365 Video), Documents Texte, Titres, Listes, Images, Vidéos, Documents + Twitter, Code Embed, Charts Vidéos
  23. 23. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Outils de collaboration  Matrice des usages  Permet de donner des grandes indications  Ce n’est qu’une indication à adapter en fonction de la culture et des habitudes de l’organisation SPC264
  24. 24. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Outils de collaboration  Multiplier les outils pour en tirer tous les bénéfices  Exemple : créer un évènement de lancement Ignite 2015 BRK102
  25. 25. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Outils de collaboration  Il faut travailler par cas d’usage ou par scénarios  Télécharger le livre blanc WhenToUseWhat in Office 365 Ignite 2015 BRK102
  26. 26. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Une adoption réussie en quatre étapes http://fasttrack.office.com/fr-FR/drive-adoption Définir votre vision d'Office 365 et identifier les scénarios métiers Classer les scénarios par ordre de priorité et créer un plan d'adoption Engager les ressources et exécuter le plan d’adoption Mesurer, partager les succès et recommencer !
  27. 27. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Décliner la vision en usages concrets pour les utilisateurs Vision Pourquoi Office 365 ? Scénario métiers Ex. Communication avec des partenaires externes Cas d’usage Ex.: Veille partagée avec échanges dans un espace Yammer sur des sujets d’intérêts communs Cas d’usage Ex.: Un Site extranet Scénario métiers Ex.: Partage d’informations financières Cas d’usage Ex.: Tableau de bord Power BI
  28. 28. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Le défi de la mobilité  Un besoin de plus en plus pressant  Des scénarios évidents  Commerciaux en déplacement  Ingénieurs et techniciens sur le terrain  Consultants services  Travail à domicile The Economist 28 février 2015
  29. 29. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. On ne gère pas les apps !
  30. 30. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Facteurs clés de succès  Définir une vision partagée  Identifier les acteurs de l’adoption  Sponsors , Managers, Utilisateurs avancés, …  Avoir l’appui des dirigeants et des managers intermédiaires  Effet d’exemple du management  Associer les différentes techniques  Communications, Formations, Evènements, …  Après la phase de mise en place, un suivi en continu et un réajustement permanent  Adoption  Des règles d’utilisation claire  Gouvernance
  31. 31. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. #4 – yOS-Day à Lyon le 11 décembre 2015 www.yos-tour.com contact@yos-tour.com @YosTour merci !
  32. 32. yOS-Tour - yOS-Day ©2015. All rights reserved. Questions ?

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