VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail

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Il identifie les trois V (Virtuel, aVantage et Valeur) permettant de définir les avantages de la souplesse au travail telle qu'elle se profile pour les dix années à venir. Alors que le concept de « virtualité » gagne du terrain, il devient indispensable d'évaluer la souplesse en termes financiers et de mettre au point une étude de cas au sujet de nos modes de travail. La réussite est au coeur de toutes les stratégies d'entreprise : pour l'employeur bien sûr, mais également pour l'employé, puisque les avantages du concept VWork sont nombreux.
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VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail

  1. 1. el e ur ntag Virtu Vale aVa Evaluer les avantages de la souplesse au travailUne étudede Mark Dixon et Philip RossMai 2011
  2. 2. SOMMAIRE V1.1 Résumé 2 V1.2 Introduction 3 V1.3 V comme virtuel 4 V1.4 Collaboration 9 V1.5 aVantage : les moteurs du changement des méthodes de travail au sein de votre entreprise 12 V1.6 Evaluation de la souplesse en termes financiers 14 Etudes de cas 18 Conclusions 19 Annexes 20VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 1 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  3. 3. V1.1 RésuméIl identifie les trois V (Virtuel, aVantage et Valeur) permettant Les atouts susceptibles dengendrer une meilleure compétitivité,de définir les avantages de la souplesse au travail telle quelle une réduction des coûts ou tout autre aVantage pour lentreprisese profile pour les dix années à venir. Alors que le concept de révèlent que la productivité des employés est le principal moteur« virtualité » gagne du terrain, il devient indispensable dévaluer de toute évolution. Si les aVantages varient en fonction de lala souplesse en termes financiers et de mettre au point une taille des entreprises, les résultats de notre enquête ont révéléétude de cas au sujet de nos modes de travail. La réussite est très clairement deux tendances principales : la réduction desau cœur de toutes les stratégies dentreprise : pour lemployeur coûts immobiliers des entreprises et lamélioration de léquilibrebien sûr, mais également pour lemployé, puisque les avantages entre vie professionnelle et vie personnelle des employés.du concept VWork sont nombreux. Ce travail de recherche a pour objectif, entre autres, de parvenir« De nouveaux modes de travail » voient déjà le jour. Dans à évaluer les impacts financiers de la souplesse sur le lieu denotre enquête, seulement 8,5 % des personnes interrogées travail. Dans un environnement chaque jour un peu plus virtuel,employées dans de grandes entreprises ont indiqué quaucun lapproche traditionnelle consistant à mesurer les performancesprogramme navait été mis en place. Au contraire, 62,5 % des des espaces de travail en prix au mètre carré ou sur la base dugrandes entreprises interrogées ont déjà développé de nouvelles ratio bureaux/personnes perd tout son sens. Nous avons doncméthodes de travail. adopté une approche plaçant les employés au cœur du système et reflétant le modèle de linformatique en ligne dans un mondeCes dernières décennies, le travail virtuel a fait couler où « chacun achète directement ce dont il a besoin ». La misebeaucoup dencre. Le développement du télétravail, tel que à disposition de services en temps réel et à la demande dans ledéfini traditionnellement, ne sest pas concrétisé. Notre cadre du travail, ainsi quun coût d« approvisionnement » enenquête révèle que seulement 1,6 % des employés des grandes travail par personne et par mois nous permettent de comprendreentreprises travaillent depuis leur domicile et quune majorité différemment les coûts du travail tout en présentant et en(63,5 %) continue à se rendre à leur bureau quatre ou cinq jours évaluant ses avantages en termes financiers.par semaine. Il est intéressant, malgré tout, de constater queseuls 9,7% des employés de ces entreprises aimeraient travailler Toutes les études de cas des entreprises pionnières en matièredepuis leur domicile. Ils se déclarent volontiers davantage dapproche virtuelle, telles que Yell, Boeing ou Cisco, révèlentintéressés par un travail local, cest-à-dire situé à 10 minutes des réductions de coûts significatives, ainsi que des avantagesdu domicile. commerciaux non négligeables. Nous avons identifié trois étapes clés sur le chemin de la virtualité : convergence du « réel »,Face à limmobilité croissante des villes, nous prévoyons tendance vers la réalité augmentée et transition finale vers uneune augmentation du concept de la ville « perméable » dans réalité virtuelle.laquelle les habitants pourraient travailler à partir dun largechoix demplacements. Selon les résultats de notre enquête, Pour la plupart dentre nous, le travail virtuel, VWork, fera partieles esprits sont désormais prêts à assumer le travail nomade, intégrante de notre quotidien au fur et à mesure que les réseaux59 % des personnes interrogées estimant avoir désormais à leur sociaux feront voler en éclat les frontières des espaces de travaildisposition les outils technologiques appropriés leur permettant physiques. Alors que la collaboration entre les entreprises gagnede travailler partout. du terrain, que le travail est désormais réparti sur des centres à moindres coûts et que nos villes ont une tendance de plus enLe travail virtuel est une réponse à toutes ces pressions. Il plus forte à limmobilisme, la société commence à rechercher etremet en question la notion traditionnelle despace de travail à adopter de nouvelles approches.fixe en tant que lieu daccueil des collaborateurs et décrit plutôtune vision plus éclectique du travail « Martini » : à tout moment Les entreprises doivent planifier la mise en œuvre de méthodeset partout ; une fragmentation des règles de la vie au bureau de travail stratégiques assurant leur croissance et leur réussite.et dans lentreprise qui sera à lorigine du développement dutravail réparti, matérialisé non seulement par lexternalisationmais également par une approche collaborative.De toute évidence, il faut sattendre à ce que la jeune génération(jeunes professionnels, génération Y et enfants scolarisés)adopte pleinement le travail virtuel en se détournant des bureauxtraditionnels. 74 % des personnes interrogées travaillant dansde grandes entreprises avaient anticipé cette évolution. Sansgrande surprise, 71,9 % dentre elles ont donc prévu pourlavenir une réduction des surfaces de bureau nécessaires. Ellesconsidèrent désormais le bureau comme un espace à exploiterde façon occasionnelle (51,2 %) et préféreraient un lieu detravail plus proche de leur domicile (moins de 20 minutes contreplus de 40 minutes aujourdhui).VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 2 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  4. 4. V1.2 IntroductionDans notre précédent rapport, La souplesse au travail (publié La souplesse a donné naissance à une nouvelle philosophie deen mars 2010), nous avions identifié les six forces à lorigine travail, bien quil soit assez difficile de définir sa valeur pourdu nouveau visage du travail tout en présentant quelques idées lentreprise. Le présent rapport se présente comme un guide depermettant aux entreprises dadopter le « pack entreprise en six référence sur lequel sappuyer tout au long de cette démarche.mesures » et de sadapter au mieux à lévolution des activités.Aujourdhui, nous allons un peu plus loin dans notre rapportVWork : nous évaluons les avantages de la souplesse au travailen présentant le concept des 3 V qui permettent de définir descritères de mesure susceptibles dévaluer la souplesse au travailen termes financiers.Ces idées sont nées suite à un énorme travail de réflexion etde recherche. Nous avons en effet collaboré avec quelques-unes des plus grandes sociétés au monde afin de comprendreleurs problèmes et les moteurs de leur croissance. Nous avonségalement analysé quelques tendances clés qui dessinerontle travail virtuel de demain. Contrairement à la précédentediscussion au sujet du télétravail, notre étude du travail virtuelrepose cette fois sur la mobilité et la volatilité du lieu et dumoment où le travail est réalisé.Une fois définis les principaux avantages de la souplesse autravail pour les entreprises, nous avons évalué la souplesse entermes financiers et présenté lidée dune valeur Souplesse quipermet à une entreprise de mesurer et de quantifier limpact decette souplesse sur ses résultats financiers. 1 Immobilier Analyser la stratégie adoptée en matière despace de travail et introduire les notions de mobilité et de travail basé sur lactivité. Recueillir les données sur les taux dexploitation, les coûts réels doccupation et les coûts associés aux renouvellements. Créer une image dynamique des nouveaux modes de travail. 2 Culture Introduire la notion de gestion du changement pour préparer les esprits aux nouveaux modes de travail. Passer dune gestion par supervision à une approche basée sur les résultats. Repérer les champions de linnovation et du changement. 3 Ressources Comprendre les données démographiques et identifier le profil des collaborateurs pour humaines définir les besoins des différents groupes en fonction de leur âge, de leur fonction et de leur évaluation psychométrique. Simpliquer avec les collaborateurs pour développer des opportunités de changement. 4 Technologie Identifier les principaux moteurs et les leviers du changement. Adapter la technologie à la stratégie immobilière et introduire les outils nécessaires au développement de nouveaux modes de travail. 5 Transport Comprendre que la réduction du stress lié au transport implique une nouvelle définition de la politique des transports et de la mobilité et ladoption dune pensée polycentrique. 6 Développement La réduction du nombre de bureaux commerciaux en location, combinée à une meilleure durable gestion des biens immobiliers, une réduction des temps de transport et un développement des technologies plus vertes permettront à la société datteindre ses objectifs.VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 3 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  5. 5. V1.3 V comme virtuelLhistoire du travail virtuel Sur le chemin de la virtualitéEn 1964, lorsque que Stephanie « Steve » Shirley créa F Dans leur ouvrage, Becoming Virtualii, Jane Klobas et PaulInternational (FI), elle était loin de simaginer que cette Jackson expliquent qu« un nombre de plus en plus importantentreprise serait un jour lune des plus grandes sociétés virtuelles. dentreprises aux profils variés ont recours aux nouvellesPourtant, dès 1985, FI comptait plus de 1 000 collaborateurs technologies pour repenser leur environnement de travail enet recevait de nombreuses distinctions et récompenses. Vingt- le distribuant, plus que jamais, sur plusieurs sites distants,trois ans plus tard, en 1987, louvrage de Francis Kinsman The plusieurs fuseaux horaires, voire sur diverses organisations. »Telecommutersi était consacré à la croissance de FI et dautres Et dajouter que « le monde devient de plus en plus « virtuel »,sociétés innovantes, telles quICI et Rank Xerox. la solidité des entreprises nétant quapparente : en réalité, des réseaux dynamiques et hautement performants permettent deComme lindiquait Kinsman à lépoque, « ICI utilise désormais connecter les collaborateurs, les entreprises, les processus etde plus en plus de dispositifs radio cellulaires lors de ses les expertises. La recherche de production ou de concurrence aopérations. » Difficile de sen souvenir, mais en 1987, le remplacé le besoin permanent de structuration. »Royaume-Uni ne comptait que 160 000 abonnés mobiles etfaisait figure de pionnier européen face à ses voisins français « Le symbole traditionnel du monde de lentreprise, à savoir le(13 000 abonnés) et allemands (25 000). Aujourdhui, le siège social, vit actuellement ses dernières heures. Les joursRoyaume-Uni compte 33 millions dabonnés mobiles. des sièges sociaux, tout puissants dans leur implantation géographique unique, sont comptés », admet Anil Gupta,Depuis la publication de cet ouvrage, soit en près de 25 ans, professeur en stratégies des entreprises à la Smith School ofquel chemin a-t-on parcouru aujourdhui, en 2011 ? Pourquoi la Business de luniversité du Maryland. « Ce concept sera transposérévolution tant annoncée prévoyant que 20 % des collaborateurs dun emplacement physique à un réseau virtuel. »travailleraient depuis leur domicile na pas eu lieu ? Les levierstechnologiques de lépoque étaient perçus par Kinsman comme Le dernier symbole de la solidité, le bureau dentreprise, estla « miniaturisation continue des équipements électroniques, et donc mis à mal. Sa justification économique fait dailleursnotamment le fax ou la mémoire encyclopédique des CD… ». lobjet dune nouvelle définition. Comme nous lavons vu, les toutes premières expériences de télétravail ont évolué et ontIl est toutefois intéressant de constater que lautre technologie donné naissance à de nouvelles formes de travail au sein dessur laquelle sappuyait ICI à cette époque avant-gardiste « pointe entreprises : équipes virtuelles utilisant de nouveaux modes deaujourdhui le bout de son nez ». En 1987, Ken Edwards, lun des connexion, de communication et de collaboration, travailleursmembres du service informatique stratégique dICI, précisait que itinérants qui peuvent facilement se passer dun bureau fixe,100 responsables des ventes et 700 de leurs 900 commerciaux externalisation de plus en plus importante de fonctions mises àdisposaient déjà de messagerie électronique. « Les responsables la disposition par des spécialistes afin que lentreprise puisse sedes ventes travaillent sur des terminaux passifs directement concentrer sur son cœur de métier.connectés au système… les commerciaux, quant à eux, disposentdéquipements de visualisation de données vidéotexte qui leur Comme le souligne Gupta, « la prochaine génération dentreprisespermettent déchanger des informations avec le centre local. » mondiales évoluera au sein dun réseau dinfrastructures international doté de solutions intelligentes réparties et enSi le « télétravail » a eu du mal à se développer, cest, entre mesure dassurer une collaboration pair-à-pair. Les principauxautres, probablement à cause du fait quil ne sagit pas de responsables se trouveront au plus près de laction plutôt quetravail à domicile. Le domicile représente effectivement lune dans des tours divoire à des milliers de kilomètres. »des possibilités offertes par la sphère de travail. Il nen restepas moins quil existe bien dautres lieux où chacun aimerait De toute évidence, nous nous acheminons vers une configurationtravailler. En outre, il y a 25 ans, la technologie nétait de plus en plus virtuelle, à limage des réseaux sociaux, dansvraisemblablement pas prête. laquelle les sociétés tisseront ensemble leur propre « réseau dentreprises ».Dans les faits, ICI avait recours à des technologies basées surle cloud. Les données étaient envoyées aux utilisateurs à partirde centres de données distants. Il aura fallu 25 ans pour sortir « Les technologies, et notammentde lère complexe et sédentaire des ordinateurs en réseau. la façon dont elles permettentAujourdhui, à lheure des technologies Web 2.0, la boucle est daccompagner les collaborateurs,bouclée. sont la condition sine qua none dune mise en œuvre réussie de la souplesse au travail. » Patrick Foord, Standard CharteredVWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 4 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  6. 6. Le travail virtuelIl ne fait aucun doute que le changement culturel ne pourraêtre amorcé et dynamisé que par la collaboration des servicesRessources humaines, Informatique et Immobilier au seinde lentreprise.Plus que le conflit entre les différents silos traditionnels pourla mise en place de fonctions de services centralisées, cest larecherche de linnovation par ladoption de modes de travailinédits qui sera à lorigine dune nouvelle approche. Et cest auniveau du chevauchement des différents domaines que naîtralinnovation au fur et à mesure que les entreprises prendrontconscience de leur possibilité de changer linfrastructure, lescomportements, leur cœur de métier et leurs processus de travail.Les entreprises ayant fait le choix de la virtualité affichent UE SIQ VIcertaines caractéristiques, ont développé de nouvelles RT PHY Environnement Technolo-compétences et sappuient sur des leviers leur permettant de et espace Infra- gies de U EL de travail structure linforma-garantir leur réussite. A la fois physiques et émotionnels. tion et de la communication TRAVAIL Comporte- Processus ment Organisations et collaborateurs PSY E CHOLOGIQULes leviers du travail virtuel Technologie Des outils appropriés Des solutions technologiques orientées utilisateur La mise en œuvre de Toutes les solutions technologiques doivent migrer dans le cloud computing, la légèreté aucune infrastructure ne doit être développée dans le bureau physique Ressources Anticipation Engagement de la part des collaborateurs au plus haut niveau et gestion humaines et leadership par lexemple Comportement Gestion du changement dans le but dintroduire de nouvelles fonctions et de nouvelles compétences, évaluation des performances et mentorat dentreprise Processus Processus non linéaires reposant sur des tâches et des responsabilités définies Immobilier Emplacement Identification des sphères de travail sur le modèle danalyse du quotidien (DILO) pour une adaptation du travail aux activités et aux profils de chacunVWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 5 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  7. 7. Culture workstyle and flexible workingLe bureau virtuel : de létat à laction People 9 mrdsLe terme « travail » ne désigne plus le lieu où lon se rend. Mais POPULATION TOTALE demographics, expectationsplutôt ce que lon fait. De simple état, il est devenu action. POPULATION RURALE POPULATION URBAINE and behaviourCe changement de perception sest accompagné de la prise deconscience que le travail « Martini » est désormais une réalité :à tout moment et partout…Nous avons déjà identifié les changements à lorigine du nouveauvisage du travail dans notre précédent rapport, La souplesse au 0travail : ladoption du pack entreprise en six mesures. Nous y avons 1950 2010 2030démontré que la combinaison des forces exercées par la culture, Transport Source : Nations Uniesles personnes, les technologies, limmobilier, les transports etle développement durable permettait aux entreprises et à leurscollaborateurs de réévaluer fondamentalement la notion de Quarrive-t-il à une ville frappée dimmobilisme ? Lorsquil fauttravail tout en remettant en cause sa vraie nature et la notion deux heures pour traverser un quartier daffaires situé en centredespace de travail. ville, les réunions physiques et les trajets pour rejoindre son bureau ne sont plus des modes de travail pérennes. 1.8m CAR Nombre détapes du trajet BUS METRO Culture TRAIN Mode de travail AUTRE Immobilier et travail flexible 1.0m Immeubles, villes et espace de tra- vail Humain Personnes, attentes 0 et comportement Heure de départ Développement durable Aujourdhui, de plus en plus de collaborateurs ont la possibilité TIC de travailler partout. Selon notre étude, 59 % des personnes Informations, interrogées ont déclaré quil leur était désormais plus facile de communications, Transport Web travailler efficacement en dehors de leur lieu de travail. Les technologies permettant les connexions à distance et le travail mobile ont enfin rattrapé leur retard. Les collaborateurs peuvent en effet désormais jouir du statut de travailleur nomade, rendant ainsi les villes plus perméables et les dotant de toute une série de lieux de travail.Selon les Nations Unies, la population mondiale actuellement de6,5 milliards dhabitants devrait atteindre 9 milliards dici 2050. Grâce à lémergence des technologies, la situation ne peutSi 3 milliards de personnes vivent aujourdhui dans des zones que saméliorer. Alors que les nouveaux périphériques, commeurbaines, cette proportion atteindra 6,5 milliards dici 2050, les tablettes ou les smartphones, décuplent la puissancesoit deux tiers de la population mondiale. informatique, les réseaux 4G renforcent la connectivité en mettant à disposition de ses utilisateurs des applications et desSelon ces prévisions, la population urbaine enregistrerait une services de cloud quel que soit leur emplacement.augmentation de 50 % dans les 40 prochaines années. Alorsque nous avions démontré dans notre rapport La souplesseau travail que la plupart des villes étaient aujourdhuicongestionnées, la croissance anticipée par les Nations Uniesnon seulement amplifiera cette saturation, mais renforcera 59 % des personnes estiment avoir aujourdhuiégalement limmobilisme de certaines villes dans la mesure où à leur disposition les outils technologiquesle développement des transports ne peut tout simplement pasévoluer au même rythme que la croissance de la population nécessaires pour travailler partout.mondiale.VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 6 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  8. 8. Le travail à léchelle locale A lavenir, la notion de communauté sera au cœur du travail, qui séloignera du concept de lespace de travail centralisé versDe gros progrès restent encore à faire aujourdhui en matière lequel converger quotidiennement. Une nouvelle catégoriede transport. 32,1 % des personnes interrogées travaillant dans de « sphères de travail » voit le jour, composée de nouveauxune grande entreprise passaient chaque jour entre 41 minutes et emplacements proches du lieu de résidence des collaborateurs.une heure dans les transports ; 27,4 % dentre elles effectuaientplus dune heure de trajet. Si 47 % dentre elles continuent Au niveau mondial, lheure est au localisme, dans la mesure oùaujourdhui de faire les trajets jusquà leur bureau cinq jours par les collaborateurs cherchent à dynamiser leurs communautés ensemaine, seulement 1,4% travaillent depuis leur domicile. séloignant des modèles impersonnels et en intégrant de nouveaux réseaux dans lunivers Web 2.0. Les expériences intergénérationnellesCes statistiques étaient encore bien plus prononcées pour les aussi bien dans le domaine professionnel que privé seront à loriginemoyennes entreprises, où 67,3 % des collaborateurs continuent du changement de la nature des acquis.de se rendre à leur bureau cinq jours par semaine. Le modèlede gestion le plus répandu pour les petites entreprises reposait En observant lévolution des expériences professionnelles audonc encore sur la présence de leurs collaborateurs. sein dune carrière, lindividu, et non lentreprise, sera au cœur du capital humain. Latomisation du « monde des travailleursMais aujourdhui, la réalité nest pas en phase avec les idéaux indépendants » sera compensée par de nouvelles façonsexprimés par la population active. Lorsquon leur demande dintégrer et daccueillir les « collaborateurs occasionnels » quiquels seraient les temps de transport idéaux, 25,2 % des représenteront, selon les estimations, 40 % de la populationpersonnes interrogées répondent 10 minutes et 38,4 % active des Etats-Unis dici 2020iii. Une société plus fragmentée,entre 11 et 20 minutes. Il apparaît donc que 63,5 % des plus localisée impliquera la mise en place de nouvelles formesprofessionnels ne souhaitent pas dépendre de trajets supérieurs de connexion.à 20 minutes, ce qui est bien en deçà de la moyenne définieaujourdhui à 40 minutes.Il est intéressant de noter que seules 12,3 % des personnesinterrogées aimeraient travailler depuis leur domicile. BUS BIBLIO. REGUS AVION BUREAU Le temps de trajet idéal domicile-travail est inférieur TRANSPORT à 20 minutes (63,5 %) et 25,2 % des personnes interrogées aimeraient réduire ce temps à moins de 10 minutes DOMICILE BUREAU DOMICILE VOITURE CAFE HOTEL TRAINVWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 7 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  9. 9. La collaboration virtuelle«Un tiers de nos collaborateurs britanniques sont placés sous Les services et les postes reposant surla responsabilité dun supérieur implanté à létranger », déclare la connaissance et pour lesquels lesTim Caiger, employé dOracle ; « tout se fait en ligne ». Cettetendance de la gestion à distance nest plus lapanage des collaborateurs travaillent en « étroiteseules multinationales. La délocalisation et lexternalisation relation » avec les clients sont les premièresont incité de nombreuses entreprises à changer leurs modèles fonctions à sengager sur le chemin deorganisationnels dans le but de réduire leurs coûts et de renforcer la virtualité.leur efficacité : des centres dappels en Inde aux centres desaisie en Afrique du Sud, il apparaît aujourdhui évident que la Comme le reconnaît Vito Chiodo dejuxtaposition de toutes les fonctions au sein dun même bureau lentreprise Telstra : « Nous devonsphysique ne soit plus la seule et unique façon de fournir des prendre conscience des différents modes deservices et des fonctions dassistance. Labolition des distancesimplique les mêmes possibilités de connexion pour les centres fonctionnement des services. Nous devonsde production à bas coûts à lautre bout du monde que le service comprendre les besoins des clients. Et voirsitué deux étages plus bas. En outre, la disparition des coûts en chacun des employés un client. »dinteraction entraîne la redéfinition de lentreprise elle-même.Lannonce récente par le cabinet juridique CMS Cameron McKennaau sujet de lexternalisation de toutes ses fonctions dassistanceauprès de la société Integreon, y compris ses services financierset informatiques, est bel et bien le signe des mutations quiaffecteront, sans aucun doute, toutes les entreprises implantéesdans des centres daffaires centralisés aux coûts élevés. Lavolonté de recruter et daccueillir des centaines voire desmilliers de collaborateurs au sein déquipes dassistance sur sitenest plus justifiée dun point de vue économique.Lorganisation Shamrock ou le principe du « cœur » et de sa« périphérie » décrit depuis de nombreuses années par CharlesHandy dans son ouvrage The Age of Unreasoniv, ainsi que sonidentification des « travailleurs indépendants » deviennentaujourdhui une réalité, à grande échelle, parmi les grossesmultinationales.En tout état de cause, le travail virtuel ne peut reposer que surlutilisation de nouveaux outils de collaboration. Fini le tempsdes collègues sur le même plateau ou des services RessourcesHumaines au troisième étage du bâtiment : de nouvellesméthodes permettant de connecter les collaborateurs entre euxdoivent voir le jour. Des entreprises à la fois physiques et virtuelles Notre étude révèle que 78,7 % des personnes interrogées estiment avoir aujourdhui à leur disposition les outils technologiques nécessaires pour garantir leur productivité sur leur lieu de travail. De plus en plus de moyens technologiques leur sont dailleurs confiés pour leur permettre de travailler partout. Parmi les collaborateurs de grandes entreprises, 50,8 % disposent de tous les outils dont ils ont besoin alors que 42,6 % admettent pouvoir sappuyer sur quelques outils mais « les conditions pourraient être meilleures ». Les obstacles à la collaboration tout en souplesse tombent les uns après les autres.VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 8 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  10. 10. V1.4 Collaboration Comme le précise Patrick Foord, nous voulons créer un Mais lavènement de la vidéo ne se résume pas aux seules environnement permettant une « collaboration pathologique ». solutions de vidéoconférence haut de gamme. Lintroduction de A lheure où le travail est de plus en plus réparti, cest dailleurs « webcams » de moindre qualité dans les périphériques portables un thème récurrent. Aujourdhui, nous traitons des sources (ordinateurs ou téléphones) ou fixes (PC de bureau) a entraîné uniques de données, généralement asynchrones. Perçues une forte augmentation de lutilisation de la vidéo dans les et utilisées «hors ligne », elles sont « brutes », cest-à-dire activités de communication et de collaboration. Grâce à des que ce qui apparaît à lécran peut être reproduit sur papier. systèmes grand public tels que Skype et FaceTime ou encore des Demain, nous utiliserons les données de toute autre manière ; outils dentreprise comme WebEx, les collaborateurs shabituent elles proviendront de nombreuses sources, généralement chaque jour un peu plus à voir le visage de leur interlocuteur. synchrones, en temps réel ou « en direct », et seront échangées sur de nouveaux périphériques toujours activés exécutant simultanément de nombreuses applications. Le « flux Etude de cas : Tesco numérique » va révolutionner la nature des données qui seront présentées sous la forme dURL ou dinformations multimédia Tesco, par exemple, utilise à 80 – 90 % ses systèmes de téléprésence incorporées. Certaines de ces informations ne sont accessibles et a adopté massivement le logiciel collaboratif WebEx. Lentreprise quà lécran et ne peuvent plus être reproduites sur papier. déclare gagner deux heures par utilisateur WebEx et par semaine en étant parvenue à réduire ses frais de déplacements de 45 %.« Au-delà de la mobilité, cest laproblématique de la virtualité surlaquelle il faudra sattarder. » Selon Cisco, 60 % de ses flux IP sur le réseau correspondent à des données vidéo. Lentreprise prévoit même que dici 2012 lesRonen Journo, Cisco vidéo devraient représenter la plus grande partie des échanges sur lInternet public. Cette évolution témoigne également Aujourdhui, la plupart des collaborations ont lieu entre les du développement important de la vidéo en tant que mode employés dune même entreprise. Cisco estime ce type de de communication. Lutilisation de sites comme YouTube collaboration à 80 %. A lavenir, cette tendance devrait sinverser ou la possibilité de publier soi-même des vidéos ont permis sensiblement. Selon Cisco, 80 % des efforts de collaboration aux internautes de se familiariser avec le format vidéo et ses auront lieu entre collaborateurs dentreprises différentes dans la multiples possibilités. mesure où les équipes dispersées auront de plus en plus besoin dêtre connectées. De toute évidence, de nouvelles solutions technologiques vont révolutionner le visage de la collaboration, aussi bien au sein dun même environnement physique quentre des sites distants. Ces technologies sont dites transformationnelles car elles ont le pouvoir de reconsidérer comment, pourquoi et où nous travaillons. La puissance de la vidéo La vidéoconférence a connu une expansion bien trop précoce. Les entreprises ayant adopté les premiers systèmes se sont plaintes dun fonctionnement chaotique où les participants avaient des allures et des voix de robots. Mettre en place lappel à partir déquipements surdimensionnés installés dans dimmenses salles techniques spécialisées était un véritable parcours du combattant. Aujourdhui, la situation est totalement différente. Lévolution de la vidéoconférence haute définition, comme les solutions proposées par Polycom, combinée aux solutions fixes haut de gamme, comme Telepresence de Cisco et Halo dHP, ont ouvert la voie à une nouvelle ère dominée par une collaboration vidéo de Le système de vidéoconférence Roundtable de Polycom met à la disposition de ses utilisateurs des outils efficaces permettant de qualité où les communications, quelles que soient leur distance, lutter contre la virtualité. La représentation vidéo automatisée des sont proches dun échange entre des personnes situées dans une participants, ainsi que les puces électroniques et lespace de travail même pièce. collaboratif permettent aux employés de se sentir connectés malgré les distances. Par les réductions des coûts de déplacement quelle offre, la vidéoconférence a été largement adoptée par les entreprises au fur et à mesure quelles ont pris conscience quelles pouvaient rester connectées à leurs clients, à la chaîne dapprovisionnement et à leurs collaborateurs à travers le monde tout en tirant pleinement parti de réunions efficaces et de sessions déchange diverses. VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 9 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  11. 11. Le potentiel de la mobilité Présence virtuelle, Web 2.0, communications unifiées… et lémergence des puces électroniquesLa mobilité a plusieurs visages. Rien nest toutefois possibledans ce domaine sans périphérique portable ni connexion haut La finalité du Web évolue : simple interface de « recherchedébit. Lavènement du cloud computing ouvre aujourdhui de et dutilisation » dinformations à ses débuts, aujourdhuinouveaux horizons en matière de mobilité. La mise à disposition véritable plate-forme permettant également le « partagede logiciels à la demande (SaaS) à partir de centres de données et le développement ». Cette évolution correspond à unedistants arrive à point nommé pour les périphériques portables migration naturelle dans le monde de la collaboration, où lelimités en puissance, en capacité de stockage et en autonomie. web sémantique, selon son appellation, repose essentiellementLes traitements pris en charge par le cloud computing donnent sur le partage dexpériences. La prise de conscience par lesnaissance au concept de client léger auquel chacun dentre nous internautes des avantages et de la valeur ajoutée du partage,peut avoir accès via un « environnement de bureau virtuel ». Dans de lidentification et de la découverte dinformations favoriserace contexte, le concept de « virtualisation » sapplique à tous les lémergence dun nouvel univers de collaboration.périphériques fixes ou mobiles, puisque les logiciels utilisés dansle cadre du travail sont hébergés sur des serveurs distants.Ces outils et les données hébergées à distance seront à loriginedun tout nouveau paradigme : si des collaborateurs font ledéplacement jusquà un bureau, cest quils ont besoin dêtreprésents sur le site ou quils le veulent. Ils nauront plus à se« rendre sur leur lieu de travail » uniquement pour exploiter lesinfrastructures informatiques de lentreprise. Peu à peu la collaboration en temps réel ainsi que la co-réalisation seVers un monde plus léger démocratiseront en nous permettant de travailler ensemble quelles que soient lesDans la mesure où les ressources sont désormais mises à la distances, de nous connecter en temps réel et dêtre localisés en permanence par nosdisposition des collaborateurs où quils se trouvent et quil est « puces électroniques ».aujourdhui inutile déquiper les bureaux de serveurs fixes et detoute linfrastructure correspondante (alimentation électrique, Source : Microsoftclimatisation, faux-planchers et système de lutte contre lesincendies), les bâtiments devront jouer la carte de la simplicité Lun des changements les plus profonds sera lomniprésenceet de la connectivité : finis les locaux très techniques, aux coûts dindicateurs de présence, les fameuses « puces électroniques »,élevés et aux aménagements technologiques complexes. Ils qui vont progressivement agrémenter toutes les applications dedevront être « légers » et se délester du poids que représentent tous les périphériques. Des indicateurs de présence empruntésaujourdhui le papier et le matériel. De véritables espaces de au monde de lentreprise, tels que « en réunion » ou « absent »travail pour les collaborateurs et non plus des lieux de stockage apparaissent déjà aux côtés des noms dans les listes dadressesde fichiers et de serveurs. et damis. Demain, ces informations seront affichées dans toutes les applications aux côtés des coordonnées des collaborateurs de façon à voir instantanément le statut de ses collègues, de ses clients et de tous les autres membres des réseaux répartis. Grâce à lintelligence des systèmes poussée à lextrême, ces Lorsque la NASA a lancé son projet expérimental « Clickworkers », « puces électroniques » seront mises à jour automatiquement par elle a intégré dans son équipe tout un réseau de volontaires qui des calendriers, et, à lavenir, par des capteurs demplacement, participent à lidentification de cratères sur la planète Mars. La des accéléromètres, des compas numériques et des données GPS croissance de LinkedIn, de Facebook et des autres réseaux sociaux émises par les périphériques mobiles. permet détendre la puissance physique des activités actuelles et de garantir la superpuissance de la connexion et de la collaboration Reposant sur des données de contexte, de situation géographique virtuelles illimitées. Les frontières de nos futures activités et de statut, ces systèmes vont progressivement abolir les commerciales seront de nature plus virtuelle que physique. frontières spatio-temporelles tout en permettant, à lavenir, le « développement technique » de rencontres fortuites à partir des profils, des informations contextuelles et de lemplacement géographique en temps réel des collaborateurs.VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 10 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  12. 12. La sécurisation des échanges entre les entreprises étantprogressivement assurée, ces dernières vont intensifier leurcollaboration. Cette collaboration reposera essentiellementsur des données vocales et vidéo via des infrastructures et despériphériques intelligents permettant de mettre à la dispositiondes collaborateurs des outils nécessaires à la manipulation desinformations et à la communication des idées.La géoprésence sera en mesure dafficher non seulement le Les logiciels de suivi des e-mails sont en mesurestatut du collaborateur mais également ses activités en temps de représenter visuellement un réseau social auréel. Toutes ces informations gagneront même en précision une sein dune entreprise en affichant un aperçu enfois la mise en place de systèmes de détection de présence temps réel de son ampleur, des équipes et descontextuelle, un concept selon lequel seuls les collaborateurs collaborateurs.nécessaires à un projet, un échange de connaissances, unecommunication ou un fuseau horaire apparaissent. Source : Trampoline SystemsNous allons assister à la convergence des systèmes actuellementsouvent disparates et, éventuellement, à lémergence dune suite La cartographie des réseaux présentée ci-dessus fournit unde communication et de collaboration unifiée qui simposera aperçu des années à venir. Les collaborateurs y sont représentéscomme la norme. Les progrès réalisés par les systèmes dentreprise par leurs échanges de-mails à partir dun serveur de messagerie,en matière doutils de détection de présence géographique ou ce qui permet dindiquer quels sont les collaborateurs connectéscontextuelle nous donneront accès à un monde de collaboration au sein dune entreprise. Cette carte sappuie sur le modèle duen temps réel entre les différentes communautés, un univers de réseau organisationnel « réel », à savoir les collaborateurs« collaboration en continu ». véritablement au travail, et non sur une structure statique et hypothétique de services et de divisions. Nous devrions peut-Et le bureau virtuel dans tout ça ? être utiliser ce modèle pour comprendre le concept de « bureau virtuel » plutôt que de nous évertuer à convertir un graphique« A quoi bon posséder un bureau ? » sinterroge Ronen Journo. organisationnel en « bureau physique ».Question fondamentale à une époque où les technologiesnumériques et lémergence du cloud computing poussent les Si ces analyses annoncent très clairement le remplacemententreprises à ne garder que leurs collaborateurs au sein de leurs des réseaux physiques par des réseaux virtuels sur le lieu debureaux. Lorsque les serveurs, les logiciels et les données sont travail, un nouvel ouvrage publié par Stephen Johnson, Wherehébergés dans le cloud et que les services informatiques sont Good Ideas Come Fromv vient contredire cette thèse. Lauteurproposés aux collaborateurs comme tout autre utilitaire par un retrace lhistoire de linnovation au cours des deux dernierssimple navigateur, où quils se trouvent, quelle est lutilité dun siècles et nous rappelle que la plupart des inventions les plusespace de travail ? significatives de cette période ne sont PAS nées déclairs de génie mais de recherches communes progressives. SelonPour rassembler et rapprocher les collaborateurs rétorquent Johnson, « linnovation jaillit de la « sphère des possibles »,la plupart des entreprises. Mais alors, comment expliquer la des environnements les plus créateurs que sont les pépinièressituation contradictoire suivante ? Une grande multinationale dactivités, ces univers de rassemblement et de partage didées. »a remarqué quen participant à des forums de discussion sur le Avons-nous donc besoin dêtre ensemble pour innover ?Web plutôt quen envoyant ses questions par e-mail à son équipecomposée de plus de 100 000 collaborateurs, la moitié des La prochaine décennie, au cours de laquelle les entreprises vontréponses provenait dinterlocuteurs inconnus. Et en analysant explorer les différentes possibilités de travailler, sera caractériséeles réponses reçues, il savère que les solutions les plus utiles par le recours combiné à des « espaces de travail » virtuels etsont fournies par ces mêmes personnes. Les ressources capables réels. La réussite des entreprises ne pourra être assurée que parde résoudre nos problèmes sont-elles donc bien celles qui une collaboration efficace entre leurs employés. La productivitétravaillent à nos côtés, dans le même bureau ? Les résultats de des ressources humaines sera le moteur du changement.cette petite enquête tendraient à penser que non.Les premiers réseaux sociaux ont vu le jour il y a cinq ans.Aujourdhui, ils inondent le Web, Facebook caracolant en têteavec 500 millions dutilisateurs actifs, dont la moitié reconnaîtsy connecter tous les jours. Avec 700 milliards de minutespar mois consacrées à Facebook, que se passe-t-il lorsque lesréseaux virtuels sinvitent dans les réseaux réels implantés dans« lespace de travail » ?VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 11 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  13. 13. V1.5 aVantage : les moteurs du changement des méthodes de travail ausein de votre entrepriseLune des façons de mesurer la souplesse des entreprises consiste terme », explique lune des plus grandes sociétés immobilièresà évaluer les avantages induits par leur adoption de nouveaux au monde. La souplesse au travail est bien plus quune simplemodes de travail. Les facteurs de cette évolution ont fait lobjet réorganisation spatiale suite à lévolution des modes de travail.dun classement dans notre enquête mondiale. « La souplesse Les réponses à la question suivante en sont la preuve : selondu travail ne se résume pas à la souplesse des travailleurs, vous, quels sont les facteurs permettant de faire évoluer lesmais implique une souplesse de lentreprise au sens large du modes de travail de votre entreprise ? Petite Moyenne Grande rs e s ée rt e n re le if er u id nt tio po tit iv te tu ab ili p ge pr va pé ns ra ra ob fu ur er bo no tra ie ise m td n m ém tio l/v co la In im e/ pr en ol i ra g va ie tre ge m ts sc ya né og tra û pe ta En Vo de Co gé ol an op e hn ité br la Av l ve ili c tiv de Te u Dé uc Eq es od nt te Pr AtParmi les autres critères suggérés par les personnes interrogées figurent les points suivants : Rentabilité Besoins des entreprises Besoin despaces de travail intelligents Problèmes de sécurité matérielle et logicielle Proximité des clients Besoin dinteraction physique Culture dentreprise Règlementation et sécurité Besoin dinteraction et déchange didées Processus non linéaires reposant sur des tâches et des Attentes des clients Besoins des clients responsabilités définies Collaboration Prix du carburant Gestion par le travail accompli plutôt que par la présence Nature globale de lactivité Recrutement et fidélisation de collaborateurs compétents Besoins de la direction Souhaits des collaborateurs Collaboration et créativitéVWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 12 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  14. 14. La productivité des collaborateurs apparaît très clairement « Nous allons assister à une explosion decomme lun des éléments clés dans la dynamique de changement, la souplesse lors de larrivée sur le marchécomme le confirment certaines déclarations lors du sommet deBerne. Selon Patrick Foord, « nous devons exploiter la souplesse du travail de la prochaine génération. Nousau maximum. » devons veiller à garantir la créativité et la productivité de ces nouveaux collaborateurs. »Mais comment sy prendre ? Chris Kane, BBC« Nous devons nous écarter progressivement du modèle dulieu de travail fixe tout en nous focalisant sur la mesure de laproductivité. Jentends par là quil faut mettre en place unegestion déquipe reposant sur lévaluation des résultats et surla réalisation de missions en fonction du lieu, du moment et dela façon choisis par les collaborateurs eux-mêmes, plutôt quede disposer déquipes à un emplacement géographique fixe à unmoment bien précis » explique Michael Ansah. Il est absolument La fin des bureaux traditionnels ?indispensable de privilégier avant tout cette efficacité. Sans grande surprise, 58,2 % des personnes travaillant dans deLa performance des collaborateurs reste lun des critères de grandes entreprises pensent que les besoins en bureaux vontmesure les plus difficiles. Il est vrai cependant quaujourdhui diminuer du fait de lévolution des modes de travail ; seulesles enquêtes révèlent très clairement le manque de motivation 7 % dentre elles estiment, en revanche, que ces besoins vontde la plupart des travailleurs. Selon des enquêtes réalisées augmenter. Pour 51,2 % des personnes évoluant dans de grandespar Gallup à propos de limplication des collaborateurs, 20 % entreprises, le bureau fera donc à lavenir lobjet dune utilisationseulement des employés se sentent motivés par leur travail. occasionnelle. Ce qui nest pas le cas des collaborateurs des petites entreprises, qui ressentent vraiment le besoin de seDe toute évidence, les attentes de la prochaine génération vont rendre quasiment tous les jours à leur bureau (41,6 %).faire voler en éclat le statu quo préservé par une générationactuelle caractérisée par des collaborateurs plongés dans unmonde numérique après des années passées dans lunivers 8,5 % seulement des grandes entreprisesanalogique. nont toujours pas mis en place deParmi les personnes interrogées, 70,9 % dentre elles pensent nouveaux modes de travail.toujours que la jeune génération (jeunes professionnels,génération Y et enfants scolarisés) sera plus ouverte à lacollaboration virtuelle et quelle se détournera des bureauxtraditionnels. Parmi les collaborateurs des grandes entreprises,seuls 8,9 % dentre eux estiment que la prochaine générationcontinuera à travailler dans les mêmes espaces de travail que Nous avons découvert également que la plupart des grandesceux disponibles aujourdhui. entreprises ont adopté de nouveaux modes de travail. 38 % dentre elles seulement continuent daffecter une seule personneParmi les principales raisons avancées en faveur du travail virtuel par bureau. Parmi les entreprises interrogées dans le cadre dedans le cadre dautres études figurent les points suivants : cette enquête, si 15,4 % dentre elles déclarent avoir adopté et développé de nouveaux modes de travail et les avoir intégrés à 1. Réduction des temps de transport et des coûts leur culture, 25,1 % reconnaissent quune politique a été mise en place au niveau de lentreprise mais que des efforts restent 2. Plus grande concentration au travail avec moins de encore à faire ». Seules 8,5 % des grandes entreprises nont possibilités de distraction toujours pas mis en place de nouveaux modes de travail. 3. Bien-être et stress 4. Meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et possibilité de travailler partoutLes autres raisons invoquées concernent la garde des enfants etdes personnes âgées, les besoins spéciaux et les handicaps, ledéveloppement durable et la qualité de vie. Les avantages pourlentreprise sont indiscutables.VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 13 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  15. 15. V1.6 Evaluation de la souplesse en termes financiers Evaluer la souplesse du travail en termes financiers représente La mesure de la souplesse : le cas de lentreprise X le prochain défi à relever pour les entreprises. Nous devons être capables de mesurer le coût de l« approvisionnement en travail », La société X emploie 1 500 collaborateurs et possède un qui supplante désormais les approches plus traditionnelles de la bureau dans le quartier de la City, à Londres. Elle a souscrit location et des tarifs fixes pratiqués au « mètre carré ». un bail de 15 ans pour une superficie de 14 000 mètres carrés et un coût annuel total de 14 millions deuros (loyer, frais, Alors que nous nous éloignons de lapproche traditionnelle équipements, frais de fonctionnement), ramenant ainsi le prix dun bureau par collaborateur au profit dun modèle reposant annuel au mètre carré à 1 000 euros. Ces données ont permis sur lapprovisionnement en travail, nous devons développer de mettre au point le modèle principal à utiliser pour la mesure de nouvelles méthodes permettant de mesurer lefficacité de lefficacité. Au cours des 15 années, le loyer représente un dun portefeuille immobilier. Cette nécessité est dautant plus passif de 206 millions deuros (300 millions de dollars) soit évidente que les collaborateurs ont besoin de nouveaux outils, 140 000 euros (200 000 dollars) par personne. de nouvelles technologies et de nouveaux emplacements pour garantir la souplesse des modes de travail. Mais quelle est aujourdhui lexploitation du bâtiment ? « Dans un premier temps, nous pouvons évaluer tout simplement La société X répartit lespace de la façon suivante : la souplesse au travail en termes financiers en prenant en compte la flexibilité des solutions globales et des sites, ainsi que leur efficacité à répondre aux besoins de nos employés », déclare 4 %5 % Colin King. « Ceci implique non seulement une réduction de 15 % lespace physique mais également une plus grande flexibilité et 3% un meilleur alignement de nos engagements immobiliers sur nos Espace de circulation Salles de réunion objectifs commerciaux. » 14 % Bureaux xes Stations de travail ouvertes Stockage Il nen reste pas moins que lévaluation financière de la Autre souplesse ne repose pas uniquement sur la simple réduction de 59 % la superficie des bureaux en location. Dans le but davoir une vision un peu plus large, nous avons pu identifier toute une série déléments à forte valeur ajoutée qui forgent limage que nous avons de l« approvisionnement en travail » dans un monde où « chacun achète directement ce dont il a besoin » : La majeure partie de lespace au sol est occupée par des stations de travail spécifiques ou partagées, ainsi que par des bureaux privés et les équipements correspondants. Le plus frappant dans lorganisation actuelle de cet espace est labsence de salles de réunion ou de projet. Quasiment toutes les entreprises se« Dans un premier temps, nous pouvons plaignent aujourdhui de manquer de ce type de ressources dansévaluer tout simplement la souplesse au travail un monde où la collaboration incite les équipes à travailleren termes financiers en prenant en compte la ensemble.flexibilité des solutions globales. » En règle générale, 45 % seulement de la surface dun bureauColin King, GlaxoSmithKline sont aujourdhui exploités, ce qui signifie quà un moment donné, 55 % des bureaux alloués restent vides. Pour lentreprise X, cela représenterait 825 bureaux vides. 100% Vide Inoccupé 75% En pause Papiers Lecture 50% Rédaction Communication 25% Téléphone Ordinateur Réunion 0% Time of day VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 14 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés
  16. 16. Entreprise X – Evaluer la souplesse en termes financiers dans une grande entreprise ayant déjà adopté le partage des espaces de travail Prenons lexemple dun immeuble de bureaux londonien traditionnel de près de 14 000 mètres carrés pouvant accueillir chaque jour 1 500 personnes, pour un ratio de partage des bureaux modéré de 1,2 personne par bureau (1,2 : 1). Le coût total annuel de limmeuble sélève à 14 millions deuros (loyer, frais, équipements, frais de fonctionnement), soit un coût annuel au mètre carré de 1000 euros. Limmeuble héberge 1 150 bureaux ; le coût annuel par bureau atteint donc 12 000 euros (17 500 dollars). Si le taux dutilisation est de 45 %, lespace inutilisé représente une dépense de 7,5 millions deuros (11 millions de dollars). Pour un taux dutilisation de 70 %, lespace inutilisé coûte 4,2 millions deuros (6 millions de dollars). Une utilisation de 45 % implique que 632 bureaux restent inutilisés chaque jour. Une utilisation de 70% implique que 345 bureaux restent inutilisés chaque jour. Si le ratio est de 1,2:1 (personne:bureau), cela signifie que lespace est divisé en zones de 21 mètres carrés par bureau (la moyenne étant comprise entre 8 et 13 mètres carrés) ou de 10 mètres carrés par personne (la moyenne étant comprise entre 6 et 11 mètres carrés). Le simple fait dadopter un mode de travail basé sur lactivité, érigeant limmeuble en véritable ressource utilisable selon les besoins avec un taux doccupation de 95 % (en prévision déventuelles augmentations de personnel) ou un volume despace réduit de 30 %, pourrait permettre à lentreprise X déconomiser entre 3,5 et 7 millions deuros (5 et 10 millions de dollars) à lannée.X étant une entreprise de pointe, elle a déjà introduit un système Les bureaux inoccupés nont plus de sens aujourdhui dans unde partage des bureaux selon un taux de 1,2 collaborateurs par monde où les entreprises ont pris conscience que la mobilité etbureau (1,2:1). Limmeuble héberge 1 150 bureaux ; le coût la souplesse sont les deux modes de travail les plus efficaces etannuel par bureau atteint donc 12 000 euros (17 500 dollars). les plus pérennes.Avec une utilisation de 45 %, 632 bureaux sont inoccupés,impliquant un coût despace inutilisé de 7,5 millions deuros par Lévaluation des avantages de la souplesse des entreprises ne sean (10,8 millions de dollars). Bien que ce taux dutilisation puisse résume pas à la limitation des mètres carrés ni à la réductionêtre amélioré et atteindre 70 %, le coût de lespace inutilisé des coûts immobiliers.pendant un seul jour, quel quil soit, sélève à 4,2 millionsdeuros par an (6 millions de dollars) avec une moyenne de345 bureaux vides à chaque instant.Parmi les autres critères de mesure, citons, entre autres, les points suivants : Moteur pour lentreprise Avantages et économies induits par la souplesse Empreinte carbone Lun des critères permettant dévaluer la souplesse en termes financiers : dans la mesure où les bâtiments commerciaux sont lun des principaux responsables de lémission de carbone, le chauffage ou la climatisation, léclairage et le nettoyage de bureaux inoccupés ne peuvent plus être justifiés. Temps de renouvellement et dinterruption Les coûts de renouvellement sont généralement mesurés à partir des frais induits par les opérations de déménagement et daménagement des locaux, mais ils masquent les coûts dinefficacité générés lorsque des collaborateurs ne peuvent pas être regroupés alors quils doivent travailler en collaboration. Réduction du papier : vitesse Fabrication du papier, distribution, impression, stockage et recyclage : le coût du cycle de vie est incroyablement (collaboration), carbone, espace élevé. Un mode de travail souple repose sur la réduction de lutilisation du papier en privilégiant les « flux (imprimante/papier/toners/classement/ numériques ». recyclage/déchets), coût (impression/ assistance/maintenance) Une banque de détail londonienne imprime plus dun milliard de pages par an. Le secteur financier produit en moyenne 70 pages par personne et par jour. Le stockage des dossiers papier dans la société X occupe 4 % de la surface au sol et coûte 0,60 millions deuros par an. Fusions et acquisitions Les fusions et acquisitions sont à lorigine de gros problèmes dintégration notamment en raison de la diversité des portefeuilles. Un mode de travail souple reposant sur des « ressources propriétaires » non spécifiques et non affectées garantit une plus grande flexibilité dans la planification et la vitesse dallocation des collaborateurs et des emplacements de travail. Accueil Laccueil de nouveaux employés ou de nouveaux partenaires (dans le cas de lexternalisation) reste lun des obstacles les plus importants à la souplesse dentreprise. La souplesse permet de rationaliser le processus en abolissant les « barrières à lentrée » pour toutes les nouvelles recrues ou tous les nouveaux partenaires. Durée de développement des projets La réactivité représentera un critère de plus en plus décisif dans la souplesse dune entreprise. Les « entreprises et livraison réactives » adoptent un comportement hybride, agile et font preuve dinnovation. La prise de décision, la mise sur le marché et les cycles de développement sont autant daspects pouvant être accélérés par la mise en place dun mode de travail souple. Complexité de gestion La simplification, notamment dans les fonctions de services métier, est également lune des priorités abordées.VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 15 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés

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