VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail

el

e

ur
ntag
Virtu

Vale
aVa
Evaluer les avantages
de la souplesse au travail

Une étude
de Mark Dixon et Philip Ross
Mai 2011

SOMMAIRE

V1.1 Résumé 2

V1.2 Introduction 3

V1.3 V comme virtuel 4

V1.4 Collaboration 9

V1.5 aVantage : les moteurs du changement des méthodes de travail au sein de
votre entreprise 12

V1.6 Evaluation de la souplesse en termes financiers 14

Etudes de cas 18

Conclusions 19

Annexes 20

VWork : évaluer les avantages de la souplesse au travail 1 © Unwired Ventures Ltd, 2011 Tous droits réservés

V1.1 Résumé

Il identifie les trois V (Virtuel, aVantage et Valeur) permettant Les atouts susceptibles d'engendrer une meilleure compétitivité,
de définir les avantages de la souplesse au travail telle qu'elle une réduction des coûts ou tout autre aVantage pour l'entreprise
se profile pour les dix années à venir. Alors que le concept de révèlent que la productivité des employés est le principal moteur
« virtualité » gagne du terrain, il devient indispensable d'évaluer de toute évolution. Si les aVantages varient en fonction de la
la souplesse en termes financiers et de mettre au point une taille des entreprises, les résultats de notre enquête ont révélé
étude de cas au sujet de nos modes de travail. La réussite est très clairement deux tendances principales : la réduction des
au cœur de toutes les stratégies d'entreprise : pour l'employeur coûts immobiliers des entreprises et l'amélioration de l'équilibre
bien sûr, mais également pour l'employé, puisque les avantages entre vie professionnelle et vie personnelle des employés.
du concept VWork sont nombreux.
Ce travail de recherche a pour objectif, entre autres, de parvenir
« De nouveaux modes de travail » voient déjà le jour. Dans à évaluer les impacts financiers de la souplesse sur le lieu de
notre enquête, seulement 8,5 % des personnes interrogées travail. Dans un environnement chaque jour un peu plus virtuel,
employées dans de grandes entreprises ont indiqué qu'aucun l'approche traditionnelle consistant à mesurer les performances
programme n'avait été mis en place. Au contraire, 62,5 % des des espaces de travail en prix au mètre carré ou sur la base du
grandes entreprises interrogées ont déjà développé de nouvelles ratio bureaux/personnes perd tout son sens. Nous avons donc
méthodes de travail. adopté une approche plaçant les employés au cœur du système
et reflétant le modèle de l'informatique en ligne dans un monde
Ces dernières décennies, le travail virtuel a fait couler où « chacun achète directement ce dont il a besoin ». La mise
beaucoup d'encre. Le développement du télétravail, tel que à disposition de services en temps réel et à la demande dans le
défini traditionnellement, ne s'est pas concrétisé. Notre cadre du travail, ainsi qu'un coût d'« approvisionnement » en
enquête révèle que seulement 1,6 % des employés des grandes travail par personne et par mois nous permettent de comprendre
entreprises travaillent depuis leur domicile et qu'une majorité différemment les coûts du travail tout en présentant et en
(63,5 %) continue à se rendre à leur bureau quatre ou cinq jours évaluant ses avantages en termes financiers.
par semaine. Il est intéressant, malgré tout, de constater que
seuls 9,7% des employés de ces entreprises aimeraient travailler Toutes les études de cas des entreprises pionnières en matière
depuis leur domicile. Ils se déclarent volontiers davantage d'approche virtuelle, telles que Yell, Boeing ou Cisco, révèlent
intéressés par un travail local, c'est-à-dire situé à 10 minutes des réductions de coûts significatives, ainsi que des avantages
du domicile. commerciaux non négligeables. Nous avons identifié trois étapes
clés sur le chemin de la virtualité : convergence du « réel »,
Face à l'immobilité croissante des villes, nous prévoyons tendance vers la réalité augmentée et transition finale vers une
une augmentation du concept de la ville « perméable » dans réalité virtuelle.
laquelle les habitants pourraient travailler à partir d'un large
choix d'emplacements. Selon les résultats de notre enquête, Pour la plupart d'entre nous, le travail virtuel, VWork, fera partie
les esprits sont désormais prêts à assumer le travail nomade, intégrante de notre quotidien au fur et à mesure que les réseaux
59 % des personnes interrogées estimant avoir désormais à leur sociaux feront voler en éclat les frontières des espaces de travail
disposition les outils technologiques appropriés leur permettant physiques. Alors que la collaboration entre les entreprises gagne
de travailler partout. du terrain, que le travail est désormais réparti sur des centres
à moindres coûts et que nos villes ont une tendance de plus en
Le travail virtuel est une réponse à toutes ces pressions. Il plus forte à l'immobilisme, la société commence à rechercher et
remet en question la notion traditionnelle d'espace de travail à adopter de nouvelles approches.
fixe en tant que lieu d'accueil des collaborateurs et décrit plutôt
une vision plus éclectique du travail « Martini » : à tout moment Les entreprises doivent planifier la mise en œuvre de méthodes
et partout ; une fragmentation des règles de la vie au bureau de travail stratégiques assurant leur croissance et leur réussite.
et dans l'entreprise qui sera à l'origine du développement du
travail réparti, matérialisé non seulement par l'externalisation
mais également par une approche collaborative.

De toute évidence, il faut s'attendre à ce que la jeune génération
(jeunes professionnels, génération Y et enfants scolarisés)
adopte pleinement le travail virtuel en se détournant des bureaux
traditionnels. 74 % des personnes interrogées travaillant dans
de grandes entreprises avaient anticipé cette évolution. Sans
grande surprise, 71,9 % d'entre elles ont donc prévu pour
l'avenir une réduction des surfaces de bureau nécessaires. Elles
considèrent désormais le bureau comme un espace à exploiter
de façon occasionnelle (51,2 %) et préféreraient un lieu de
travail plus proche de leur domicile (moins de 20 minutes contre
plus de 40 minutes aujourd'hui).


V1.2 Introduction

Dans notre précédent rapport, La souplesse au travail (publié La souplesse a donné naissance à une nouvelle philosophie de
en mars 2010), nous avions identifié les six forces à l'origine travail, bien qu'il soit assez difficile de définir sa valeur pour
du nouveau visage du travail tout en présentant quelques idées l'entreprise. Le présent rapport se présente comme un guide de
permettant aux entreprises d'adopter le « pack entreprise en six référence sur lequel s'appuyer tout au long de cette démarche.
mesures » et de s'adapter au mieux à l'évolution des activités.

Aujourd'hui, nous allons un peu plus loin dans notre rapport
VWork : nous évaluons les avantages de la souplesse au travail
en présentant le concept des 3 V qui permettent de définir des
critères de mesure susceptibles d'évaluer la souplesse au travail
en termes financiers.

Ces idées sont nées suite à un énorme travail de réflexion et
de recherche. Nous avons en effet collaboré avec quelques-
unes des plus grandes sociétés au monde afin de comprendre
leurs problèmes et les moteurs de leur croissance. Nous avons
également analysé quelques tendances clés qui dessineront
le travail virtuel de demain. Contrairement à la précédente
discussion au sujet du télétravail, notre étude du travail virtuel
repose cette fois sur la mobilité et la volatilité du lieu et du
moment où le travail est réalisé.

Une fois définis les principaux avantages de la souplesse au
travail pour les entreprises, nous avons évalué la souplesse en
termes financiers et présenté l'idée d'une valeur Souplesse qui
permet à une entreprise de mesurer et de quantifier l'impact de
cette souplesse sur ses résultats financiers.

1 Immobilier Analyser la stratégie adoptée en matière d'espace de travail et introduire les notions de
mobilité et de travail basé sur l'activité. Recueillir les données sur les taux d'exploitation,
les coûts réels d'occupation et les coûts associés aux renouvellements. Créer une image
dynamique des nouveaux modes de travail.

2 Culture Introduire la notion de gestion du changement pour préparer les esprits aux nouveaux
modes de travail. Passer d'une gestion par supervision à une approche basée sur les
résultats. Repérer les champions de l'innovation et du changement.

3 Ressources Comprendre les données démographiques et identifier le profil des collaborateurs pour
humaines définir les besoins des différents groupes en fonction de leur âge, de leur fonction et de
leur évaluation psychométrique. S'impliquer avec les collaborateurs pour développer des
opportunités de changement.

4 Technologie Identifier les principaux moteurs et les leviers du changement. Adapter la technologie à la
stratégie immobilière et introduire les outils nécessaires au développement de nouveaux
modes de travail.

5 Transport Comprendre que la réduction du stress lié au transport implique une nouvelle définition de
la politique des transports et de la mobilité et l'adoption d'une pensée polycentrique.

6 Développement La réduction du nombre de bureaux commerciaux en location, combinée à une meilleure
durable gestion des biens immobiliers, une réduction des temps de transport et un développement
des technologies plus vertes permettront à la société d'atteindre ses objectifs.


V1.3 V comme virtuel

L'histoire du travail virtuel Sur le chemin de la virtualité

En 1964, lorsque que Stephanie « Steve » Shirley créa F Dans leur ouvrage, Becoming Virtualii, Jane Klobas et Paul
International (FI), elle était loin de s'imaginer que cette Jackson expliquent qu'« un nombre de plus en plus important
entreprise serait un jour l'une des plus grandes sociétés virtuelles. d'entreprises aux profils variés ont recours aux nouvelles
Pourtant, dès 1985, FI comptait plus de 1 000 collaborateurs technologies pour repenser leur environnement de travail en
et recevait de nombreuses distinctions et récompenses. Vingt- le distribuant, plus que jamais, sur plusieurs sites distants,
trois ans plus tard, en 1987, l'ouvrage de Francis Kinsman The plusieurs fuseaux horaires, voire sur diverses organisations. »
Telecommutersi était consacré à la croissance de FI et d'autres Et d'ajouter que « le monde devient de plus en plus « virtuel »,
sociétés innovantes, telles qu'ICI et Rank Xerox. la solidité des entreprises n'étant qu'apparente : en réalité, des
réseaux dynamiques et hautement performants permettent de
Comme l'indiquait Kinsman à l'époque, « ICI utilise désormais connecter les collaborateurs, les entreprises, les processus et
de plus en plus de dispositifs radio cellulaires lors de ses les expertises. La recherche de production ou de concurrence a
opérations. » Difficile de s'en souvenir, mais en 1987, le remplacé le besoin permanent de structuration. »
Royaume-Uni ne comptait que 160 000 abonnés mobiles et
faisait figure de pionnier européen face à ses voisins français « Le symbole traditionnel du monde de l'entreprise, à savoir le
(13 000 abonnés) et allemands (25 000). Aujourd'hui, le siège social, vit actuellement ses dernières heures. Les jours
Royaume-Uni compte 33 millions d'abonnés mobiles. des sièges sociaux, tout puissants dans leur implantation
géographique unique, sont comptés », admet Anil Gupta,
Depuis la publication de cet ouvrage, soit en près de 25 ans, professeur en stratégies des entreprises à la Smith School of
quel chemin a-t-on parcouru aujourd'hui, en 2011 ? Pourquoi la Business de l'université du Maryland. « Ce concept sera transposé
révolution tant annoncée prévoyant que 20 % des collaborateurs d'un emplacement physique à un réseau virtuel. »
travailleraient depuis leur domicile n'a pas eu lieu ? Les leviers
technologiques de l'époque étaient perçus par Kinsman comme Le dernier symbole de la solidité, le bureau d'entreprise, est
la « miniaturisation continue des équipements électroniques, et donc mis à mal. Sa justification économique fait d'ailleurs
notamment le fax ou la mémoire encyclopédique des CD… ». l'objet d'une nouvelle définition. Comme nous l'avons vu, les
toutes premières expériences de télétravail ont évolué et ont
Il est toutefois intéressant de constater que l'autre technologie donné naissance à de nouvelles formes de travail au sein des
sur laquelle s'appuyait ICI à cette époque avant-gardiste « pointe entreprises : équipes virtuelles utilisant de nouveaux modes de
aujourd'hui le bout de son nez ». En 1987, Ken Edwards, l'un des connexion, de communication et de collaboration, travailleurs
membres du service informatique stratégique d'ICI, précisait que itinérants qui peuvent facilement se passer d'un bureau fixe,
100 responsables des ventes et 700 de leurs 900 commerciaux externalisation de plus en plus importante de fonctions mises à
disposaient déjà de messagerie électronique. « Les responsables la disposition par des spécialistes afin que l'entreprise puisse se
des ventes travaillent sur des terminaux passifs directement concentrer sur son cœur de métier.
connectés au système… les commerciaux, quant à eux, disposent
d'équipements de visualisation de données vidéotexte qui leur Comme le souligne Gupta, « la prochaine génération d'entreprises
permettent d'échanger des informations avec le centre local. » mondiales évoluera au sein d'un réseau d'infrastructures
international doté de solutions intelligentes réparties et en
Si le « télétravail » a eu du mal à se développer, c'est, entre mesure d'assurer une collaboration pair-à-pair. Les principaux
autres, probablement à cause du fait qu'il ne s'agit pas de responsables se trouveront au plus près de l'action plutôt que
travail à domicile. Le domicile représente effectivement l'une dans des tours d'ivoire à des milliers de kilomètres. »
des possibilités offertes par la sphère de travail. Il n'en reste
pas moins qu'il existe bien d'autres lieux où chacun aimerait De toute évidence, nous nous acheminons vers une configuration
travailler. En outre, il y a 25 ans, la technologie n'était de plus en plus virtuelle, à l'image des réseaux sociaux, dans
vraisemblablement pas prête. laquelle les sociétés tisseront ensemble leur propre « réseau
d'entreprises ».
Dans les faits, ICI avait recours à des technologies basées sur
le cloud. Les données étaient envoyées aux utilisateurs à partir
de centres de données distants. Il aura fallu 25 ans pour sortir « Les technologies, et notamment
de l'ère complexe et sédentaire des ordinateurs en réseau. la façon dont elles permettent
Aujourd'hui, à l'heure des technologies Web 2.0, la boucle est d'accompagner les collaborateurs,
bouclée. sont la condition sine qua none
d'une mise en œuvre réussie de la
souplesse au travail. »
Patrick Foord, Standard Chartered


Le travail virtuel

Il ne fait aucun doute que le changement culturel ne pourra
être amorcé et dynamisé que par la collaboration des services
Ressources humaines, Informatique et Immobilier au sein
de l'entreprise.

Plus que le conflit entre les différents silos traditionnels pour
la mise en place de fonctions de services centralisées, c'est la
recherche de l'innovation par l'adoption de modes de travail
inédits qui sera à l'origine d'une nouvelle approche. Et c'est au
niveau du chevauchement des différents domaines que naîtra
l'innovation au fur et à mesure que les entreprises prendront
conscience de leur possibilité de changer l'infrastructure, les
comportements, leur cœur de métier et leurs processus de travail.

Les entreprises ayant fait le choix de la virtualité affichent UE

SIQ

VI
certaines caractéristiques, ont développé de nouvelles

RT
PHY
Environnement Technolo-
compétences et s'appuient sur des leviers leur permettant de et espace Infra- gies de

U EL
de travail structure l'informa-
garantir leur réussite. A la fois physiques et émotionnels. tion et de la
communication

TRAVAIL

Comporte- Processus
ment

Organisations
et collaborateurs

PSY E
CHOLOGIQU

Les leviers du travail virtuel

Technologie Des outils appropriés Des solutions technologiques orientées utilisateur

La mise en œuvre de Toutes les solutions technologiques doivent migrer dans le cloud computing,
la légèreté aucune infrastructure ne doit être développée dans le bureau physique

Ressources Anticipation Engagement de la part des collaborateurs au plus haut niveau et gestion
humaines et leadership par l'exemple

Comportement Gestion du changement dans le but d'introduire de nouvelles fonctions et de
nouvelles compétences, évaluation des performances et mentorat d'entreprise

Processus Processus non linéaires reposant sur des tâches et des responsabilités définies

Immobilier Emplacement Identification des sphères de travail sur le modèle d'analyse du quotidien
(DILO) pour une adaptation du travail aux activités et aux profils de chacun


Culture
workstyle and
flexible working

Le bureau virtuel : de l'état à l'action
People
9 mrds
Le terme « travail » ne désigne plus le lieu où l'on se rend. Mais POPULATION TOTALE
demographics,
expectations
plutôt ce que l'on fait. De simple état, il est devenu action. POPULATION RURALE
POPULATION URBAINE and behaviour
Ce changement de perception s'est accompagné de la prise de
conscience que le travail « Martini » est désormais une réalité :
à tout moment et partout…

Nous avons déjà identifié les changements à l'origine du nouveau
visage du travail dans notre précédent rapport, La souplesse au
0
travail : l'adoption du pack entreprise en six mesures. Nous y avons 1950 2010 2030
démontré que la combinaison des forces exercées par la culture, Transport Source : Nations Unies

les personnes, les technologies, l'immobilier, les transports et
le développement durable permettait aux entreprises et à leurs
collaborateurs de réévaluer fondamentalement la notion de Qu'arrive-t-il à une ville frappée d'immobilisme ? Lorsqu'il faut
travail tout en remettant en cause sa vraie nature et la notion deux heures pour traverser un quartier d'affaires situé en centre
d'espace de travail. ville, les réunions physiques et les trajets pour rejoindre son
bureau ne sont plus des modes de travail pérennes.

1.8m CAR
Nombre d'étapes du trajet

BUS
METRO
Culture TRAIN
Mode de travail AUTRE
Immobilier et travail flexible 1.0m
Immeubles, villes
et espace de tra-
vail

Humain
Personnes, attentes 0
et comportement

Heure de départ
Développement
durable
Aujourd'hui, de plus en plus de collaborateurs ont la possibilité
TIC de travailler partout. Selon notre étude, 59 % des personnes
Informations, interrogées ont déclaré qu'il leur était désormais plus facile de
communications,
Transport Web travailler efficacement en dehors de leur lieu de travail. Les
technologies permettant les connexions à distance et le travail
mobile ont enfin rattrapé leur retard. Les collaborateurs peuvent
en effet désormais jouir du statut de travailleur nomade, rendant
ainsi les villes plus perméables et les dotant de toute une série
de lieux de travail.
Selon les Nations Unies, la population mondiale actuellement de
6,5 milliards d'habitants devrait atteindre 9 milliards d'ici 2050. Grâce à l'émergence des technologies, la situation ne peut
Si 3 milliards de personnes vivent aujourd'hui dans des zones que s'améliorer. Alors que les nouveaux périphériques, comme
urbaines, cette proportion atteindra 6,5 milliards d'ici 2050, les tablettes ou les smartphones, décuplent la puissance
soit deux tiers de la population mondiale. informatique, les réseaux 4G renforcent la connectivité en
mettant à disposition de ses utilisateurs des applications et des
Selon ces prévisions, la population urbaine enregistrerait une services de cloud quel que soit leur emplacement.
augmentation de 50 % dans les 40 prochaines années. Alors
que nous avions démontré dans notre rapport La souplesse
au travail que la plupart des villes étaient aujourd'hui
congestionnées, la croissance anticipée par les Nations Unies
non seulement amplifiera cette saturation, mais renforcera 59 % des personnes estiment avoir aujourd'hui
également l'immobilisme de certaines villes dans la mesure où à leur disposition les outils technologiques
le développement des transports ne peut tout simplement pas
évoluer au même rythme que la croissance de la population nécessaires pour travailler partout.
mondiale.


Le travail à l'échelle locale A l'avenir, la notion de communauté sera au cœur du travail,
qui s'éloignera du concept de l'espace de travail centralisé vers
De gros progrès restent encore à faire aujourd'hui en matière lequel converger quotidiennement. Une nouvelle catégorie
de transport. 32,1 % des personnes interrogées travaillant dans de « sphères de travail » voit le jour, composée de nouveaux
une grande entreprise passaient chaque jour entre 41 minutes et emplacements proches du lieu de résidence des collaborateurs.
une heure dans les transports ; 27,4 % d'entre elles effectuaient
plus d'une heure de trajet. Si 47 % d'entre elles continuent Au niveau mondial, l'heure est au localisme, dans la mesure où
aujourd'hui de faire les trajets jusqu'à leur bureau cinq jours par les collaborateurs cherchent à dynamiser leurs communautés en
semaine, seulement 1,4% travaillent depuis leur domicile. s'éloignant des modèles impersonnels et en intégrant de nouveaux
réseaux dans l'univers Web 2.0. Les expériences intergénérationnelles
Ces statistiques étaient encore bien plus prononcées pour les aussi bien dans le domaine professionnel que privé seront à l'origine
moyennes entreprises, où 67,3 % des collaborateurs continuent du changement de la nature des acquis.
de se rendre à leur bureau cinq jours par semaine. Le modèle
de gestion le plus répandu pour les petites entreprises reposait En observant l'évolution des expériences professionnelles au
donc encore sur la présence de leurs collaborateurs. sein d'une carrière, l'individu, et non l'entreprise, sera au cœur
du capital humain. L'atomisation du « monde des travailleurs
Mais aujourd'hui, la réalité n'est pas en phase avec les idéaux indépendants » sera compensée par de nouvelles façons
exprimés par la population active. Lorsqu'on leur demande d'intégrer et d'accueillir les « collaborateurs occasionnels » qui
quels seraient les temps de transport idéaux, 25,2 % des représenteront, selon les estimations, 40 % de la population
personnes interrogées répondent 10 minutes et 38,4 % active des Etats-Unis d'ici 2020iii. Une société plus fragmentée,
entre 11 et 20 minutes. Il apparaît donc que 63,5 % des plus localisée impliquera la mise en place de nouvelles formes
professionnels ne souhaitent pas dépendre de trajets supérieurs de connexion.
à 20 minutes, ce qui est bien en deçà de la moyenne définie
aujourd'hui à 40 minutes.

Il est intéressant de noter que seules 12,3 % des personnes
interrogées aimeraient travailler depuis leur domicile.

BUS BIBLIO. REGUS AVION

BUREAU

Le temps de trajet idéal
domicile-travail est inférieur
TRANSPORT à 20 minutes (63,5 %) et 25,2 %
des personnes interrogées aimeraient
réduire ce temps à moins de 10 minutes

DOMICILE BUREAU
DOMICILE

VOITURE CAFE HOTEL TRAIN


La collaboration virtuelle

«Un tiers de nos collaborateurs britanniques sont placés sous Les services et les postes reposant sur
la responsabilité d'un supérieur implanté à l'étranger », déclare la connaissance et pour lesquels les
Tim Caiger, employé d'Oracle ; « tout se fait en ligne ». Cette
tendance de la gestion à distance n'est plus l'apanage des collaborateurs travaillent en « étroite
seules multinationales. La délocalisation et l'externalisation relation » avec les clients sont les premières
ont incité de nombreuses entreprises à changer leurs modèles fonctions à s'engager sur le chemin de
organisationnels dans le but de réduire leurs coûts et de renforcer la virtualité.
leur efficacité : des centres d'appels en Inde aux centres de
saisie en Afrique du Sud, il apparaît aujourd'hui évident que la Comme le reconnaît Vito Chiodo de
juxtaposition de toutes les fonctions au sein d'un même bureau l'entreprise Telstra : « Nous devons
physique ne soit plus la seule et unique façon de fournir des
prendre conscience des différents modes de
services et des fonctions d'assistance. L'abolition des distances
implique les mêmes possibilités de connexion pour les centres fonctionnement des services. Nous devons
de production à bas coûts à l'autre bout du monde que le service comprendre les besoins des clients. Et voir
situé deux étages plus bas. En outre, la disparition des coûts en chacun des employés un client. »
d'interaction entraîne la redéfinition de l'entreprise elle-même.

L'annonce récente par le cabinet juridique CMS Cameron McKenna
au sujet de l'externalisation de toutes ses fonctions d'assistance
auprès de la société Integreon, y compris ses services financiers
et informatiques, est bel et bien le signe des mutations qui
affecteront, sans aucun doute, toutes les entreprises implantées
dans des centres d'affaires centralisés aux coûts élevés. La
volonté de recruter et d'accueillir des centaines voire des
milliers de collaborateurs au sein d'équipes d'assistance sur site
n'est plus justifiée d'un point de vue économique.

L'organisation Shamrock ou le principe du « cœur » et de sa
« périphérie » décrit depuis de nombreuses années par Charles
Handy dans son ouvrage The Age of Unreasoniv, ainsi que son
identification des « travailleurs indépendants » deviennent
aujourd'hui une réalité, à grande échelle, parmi les grosses
multinationales.

En tout état de cause, le travail virtuel ne peut reposer que sur
l'utilisation de nouveaux outils de collaboration. Fini le temps
des collègues sur le même plateau ou des services Ressources
Humaines au troisième étage du bâtiment : de nouvelles
méthodes permettant de connecter les collaborateurs entre eux
doivent voir le jour.

Des entreprises à la fois physiques et virtuelles

Notre étude révèle que 78,7 % des personnes interrogées estiment avoir aujourd'hui à leur disposition
les outils technologiques nécessaires pour garantir leur productivité sur leur lieu de travail. De
plus en plus de moyens technologiques leur sont d'ailleurs confiés pour leur permettre de travailler
partout. Parmi les collaborateurs de grandes entreprises, 50,8 % disposent de tous les outils dont ils
ont besoin alors que 42,6 % admettent pouvoir s'appuyer sur quelques outils mais « les conditions
pourraient être meilleures ». Les obstacles à la collaboration tout en souplesse tombent les uns après
les autres.


V1.4 Collaboration

Comme le précise Patrick Foord, nous voulons créer un Mais l'avènement de la vidéo ne se résume pas aux seules
environnement permettant une « collaboration pathologique ». solutions de vidéoconférence haut de gamme. L'introduction de
A l'heure où le travail est de plus en plus réparti, c'est d'ailleurs « webcams » de moindre qualité dans les périphériques portables
un thème récurrent. Aujourd'hui, nous traitons des sources (ordinateurs ou téléphones) ou fixes (PC de bureau) a entraîné
uniques de données, généralement asynchrones. Perçues une forte augmentation de l'utilisation de la vidéo dans les
et utilisées «hors ligne », elles sont « brutes », c'est-à-dire activités de communication et de collaboration. Grâce à des
que ce qui apparaît à l'écran peut être reproduit sur papier. systèmes grand public tels que Skype et FaceTime ou encore des
Demain, nous utiliserons les données de toute autre manière ; outils d'entreprise comme WebEx, les collaborateurs s'habituent
elles proviendront de nombreuses sources, généralement chaque jour un peu plus à voir le visage de leur interlocuteur.
synchrones, en temps réel ou « en direct », et seront
échangées sur de nouveaux périphériques toujours activés
exécutant simultanément de nombreuses applications. Le « flux Etude de cas : Tesco
numérique » va révolutionner la nature des données qui seront
présentées sous la forme d'URL ou d'informations multimédia Tesco, par exemple, utilise à 80 – 90 % ses systèmes de téléprésence
incorporées. Certaines de ces informations ne sont accessibles et a adopté massivement le logiciel collaboratif WebEx. L'entreprise
qu'à l'écran et ne peuvent plus être reproduites sur papier. déclare gagner deux heures par utilisateur WebEx et par semaine en
étant parvenue à réduire ses frais de déplacements de 45 %.
« Au-delà de la mobilité, c'est la
problématique de la virtualité sur
laquelle il faudra s'attarder. » Selon Cisco, 60 % de ses flux IP sur le réseau correspondent à
des données vidéo. L'entreprise prévoit même que d'ici 2012 les
Ronen Journo, Cisco vidéo devraient représenter la plus grande partie des échanges
sur l'Internet public. Cette évolution témoigne également
Aujourd'hui, la plupart des collaborations ont lieu entre les du développement important de la vidéo en tant que mode
employés d'une même entreprise. Cisco estime ce type de de communication. L'utilisation de sites comme YouTube
collaboration à 80 %. A l'avenir, cette tendance devrait s'inverser ou la possibilité de publier soi-même des vidéos ont permis
sensiblement. Selon Cisco, 80 % des efforts de collaboration aux internautes de se familiariser avec le format vidéo et ses
auront lieu entre collaborateurs d'entreprises différentes dans la multiples possibilités.
mesure où les équipes dispersées auront de plus en plus besoin
d'être connectées.

De toute évidence, de nouvelles solutions technologiques vont
révolutionner le visage de la collaboration, aussi bien au sein
d'un même environnement physique qu'entre des sites distants.
Ces technologies sont dites transformationnelles car elles ont
le pouvoir de reconsidérer comment, pourquoi et où nous
travaillons.

La puissance de la vidéo

La vidéoconférence a connu une expansion bien trop précoce.
Les entreprises ayant adopté les premiers systèmes se sont
plaintes d'un fonctionnement chaotique où les participants
avaient des allures et des voix de robots. Mettre en place
l'appel à partir d'équipements surdimensionnés installés dans
d'immenses salles techniques spécialisées était un véritable
parcours du combattant.

Aujourd'hui, la situation est totalement différente. L'évolution
de la vidéoconférence haute définition, comme les solutions
proposées par Polycom, combinée aux solutions fixes haut de
gamme, comme Telepresence de Cisco et Halo d'HP, ont ouvert la
voie à une nouvelle ère dominée par une collaboration vidéo de Le système de vidéoconférence Roundtable de Polycom met à la
disposition de ses utilisateurs des outils efficaces permettant de
qualité où les communications, quelles que soient leur distance,
lutter contre la virtualité. La représentation vidéo automatisée des
sont proches d'un échange entre des personnes situées dans une
participants, ainsi que les puces électroniques et l'espace de travail
même pièce.
collaboratif permettent aux employés de se sentir connectés malgré
les distances.
Par les réductions des coûts de déplacement qu'elle offre, la
vidéoconférence a été largement adoptée par les entreprises au fur
et à mesure qu'elles ont pris conscience qu'elles pouvaient rester
connectées à leurs clients, à la chaîne d'approvisionnement et à
leurs collaborateurs à travers le monde tout en tirant pleinement
parti de réunions efficaces et de sessions d'échange diverses.


Le potentiel de la mobilité Présence virtuelle, Web 2.0, communications unifiées…
et l'émergence des puces électroniques
La mobilité a plusieurs visages. Rien n'est toutefois possible
dans ce domaine sans périphérique portable ni connexion haut La finalité du Web évolue : simple interface de « recherche
débit. L'avènement du cloud computing ouvre aujourd'hui de et d'utilisation » d'informations à ses débuts, aujourd'hui
nouveaux horizons en matière de mobilité. La mise à disposition véritable plate-forme permettant également le « partage
de logiciels à la demande (SaaS) à partir de centres de données et le développement ». Cette évolution correspond à une
distants arrive à point nommé pour les périphériques portables migration naturelle dans le monde de la collaboration, où le
limités en puissance, en capacité de stockage et en autonomie. web sémantique, selon son appellation, repose essentiellement
Les traitements pris en charge par le cloud computing donnent sur le partage d'expériences. La prise de conscience par les
naissance au concept de client léger auquel chacun d'entre nous internautes des avantages et de la valeur ajoutée du partage,
peut avoir accès via un « environnement de bureau virtuel ». Dans de l'identification et de la découverte d'informations favorisera
ce contexte, le concept de « virtualisation » s'applique à tous les l'émergence d'un nouvel univers de collaboration.
périphériques fixes ou mobiles, puisque les logiciels utilisés dans
le cadre du travail sont hébergés sur des serveurs distants.

Ces outils et les données hébergées à distance seront à l'origine
d'un tout nouveau paradigme : si des collaborateurs font le
déplacement jusqu'à un bureau, c'est qu'ils ont besoin d'être
présents sur le site ou qu'ils le veulent. Ils n'auront plus à se
« rendre sur leur lieu de travail » uniquement pour exploiter les
infrastructures informatiques de l'entreprise. Peu à peu la collaboration en temps
réel ainsi que la co-réalisation se
Vers un monde plus léger démocratiseront en nous permettant de
travailler ensemble quelles que soient les
Dans la mesure où les ressources sont désormais mises à la distances, de nous connecter en temps réel
et d'être localisés en permanence par nos
disposition des collaborateurs où qu'ils se trouvent et qu'il est
« puces électroniques ».
aujourd'hui inutile d'équiper les bureaux de serveurs fixes et de
toute l'infrastructure correspondante (alimentation électrique, Source : Microsoft
climatisation, faux-planchers et système de lutte contre les
incendies), les bâtiments devront jouer la carte de la simplicité
L'un des changements les plus profonds sera l'omniprésence
et de la connectivité : finis les locaux très techniques, aux coûts
d'indicateurs de présence, les fameuses « puces électroniques »,
élevés et aux aménagements technologiques complexes. Ils
qui vont progressivement agrémenter toutes les applications de
devront être « légers » et se délester du poids que représentent tous les périphériques. Des indicateurs de présence empruntés
aujourd'hui le papier et le matériel. De véritables espaces de au monde de l'entreprise, tels que « en réunion » ou « absent »
travail pour les collaborateurs et non plus des lieux de stockage apparaissent déjà aux côtés des noms dans les listes d'adresses
de fichiers et de serveurs. et d'amis. Demain, ces informations seront affichées dans toutes
les applications aux côtés des coordonnées des collaborateurs
de façon à voir instantanément le statut de ses collègues, de
ses clients et de tous les autres membres des réseaux répartis.

Grâce à l'intelligence des systèmes poussée à l'extrême, ces
Lorsque la NASA a lancé son projet expérimental « Clickworkers », « puces électroniques » seront mises à jour automatiquement par
elle a intégré dans son équipe tout un réseau de volontaires qui des calendriers, et, à l'avenir, par des capteurs d'emplacement,
participent à l'identification de cratères sur la planète Mars. La des accéléromètres, des compas numériques et des données GPS
croissance de LinkedIn, de Facebook et des autres réseaux sociaux émises par les périphériques mobiles.
permet d'étendre la puissance physique des activités actuelles et
de garantir la superpuissance de la connexion et de la collaboration Reposant sur des données de contexte, de situation géographique
virtuelles illimitées. Les frontières de nos futures activités et de statut, ces systèmes vont progressivement abolir les
commerciales seront de nature plus virtuelle que physique. frontières spatio-temporelles tout en permettant, à l'avenir, le
« développement technique » de rencontres fortuites à partir
des profils, des informations contextuelles et de l'emplacement
géographique en temps réel des collaborateurs.


La sécurisation des échanges entre les entreprises étant
progressivement assurée, ces dernières vont intensifier leur
collaboration. Cette collaboration reposera essentiellement
sur des données vocales et vidéo via des infrastructures et des
périphériques intelligents permettant de mettre à la disposition
des collaborateurs des outils nécessaires à la manipulation des
informations et à la communication des idées.

La géoprésence sera en mesure d'afficher non seulement le
Les logiciels de suivi des e-mails sont en mesure
statut du collaborateur mais également ses activités en temps
de représenter visuellement un réseau social au
réel. Toutes ces informations gagneront même en précision une sein d'une entreprise en affichant un aperçu en
fois la mise en place de systèmes de détection de présence temps réel de son ampleur, des équipes et des
contextuelle, un concept selon lequel seuls les collaborateurs collaborateurs.
nécessaires à un projet, un échange de connaissances, une
communication ou un fuseau horaire apparaissent. Source : Trampoline Systems

Nous allons assister à la convergence des systèmes actuellement
souvent disparates et, éventuellement, à l'émergence d'une suite La cartographie des réseaux présentée ci-dessus fournit un
de communication et de collaboration unifiée qui s'imposera aperçu des années à venir. Les collaborateurs y sont représentés
comme la norme. Les progrès réalisés par les systèmes d'entreprise par leurs échanges d'e-mails à partir d'un serveur de messagerie,
en matière d'outils de détection de présence géographique ou ce qui permet d'indiquer quels sont les collaborateurs connectés
contextuelle nous donneront accès à un monde de collaboration au sein d'une entreprise. Cette carte s'appuie sur le modèle du
en temps réel entre les différentes communautés, un univers de réseau organisationnel « réel », à savoir les collaborateurs
« collaboration en continu ». véritablement au travail, et non sur une structure statique et
hypothétique de services et de divisions. Nous devrions peut-
Et le bureau virtuel dans tout ça ? être utiliser ce modèle pour comprendre le concept de « bureau
virtuel » plutôt que de nous évertuer à convertir un graphique
« A quoi bon posséder un bureau ? » s'interroge Ronen Journo. organisationnel en « bureau physique ».
Question fondamentale à une époque où les technologies
numériques et l'émergence du cloud computing poussent les Si ces analyses annoncent très clairement le remplacement
entreprises à ne garder que leurs collaborateurs au sein de leurs des réseaux physiques par des réseaux virtuels sur le lieu de
bureaux. Lorsque les serveurs, les logiciels et les données sont travail, un nouvel ouvrage publié par Stephen Johnson, Where
hébergés dans le cloud et que les services informatiques sont Good Ideas Come Fromv vient contredire cette thèse. L'auteur
proposés aux collaborateurs comme tout autre utilitaire par un retrace l'histoire de l'innovation au cours des deux derniers
simple navigateur, où qu'ils se trouvent, quelle est l'utilité d'un siècles et nous rappelle que la plupart des inventions les plus
espace de travail ? significatives de cette période ne sont PAS nées d'éclairs de
génie mais de recherches communes progressives. Selon
Pour rassembler et rapprocher les collaborateurs rétorquent Johnson, « l'innovation jaillit de la « sphère des possibles »,
la plupart des entreprises. Mais alors, comment expliquer la des environnements les plus créateurs que sont les pépinières
situation contradictoire suivante ? Une grande multinationale d'activités, ces univers de rassemblement et de partage d'idées. »
a remarqué qu'en participant à des forums de discussion sur le Avons-nous donc besoin d'être ensemble pour innover ?
Web plutôt qu'en envoyant ses questions par e-mail à son équipe
composée de plus de 100 000 collaborateurs, la moitié des La prochaine décennie, au cours de laquelle les entreprises vont
réponses provenait d'interlocuteurs inconnus. Et en analysant explorer les différentes possibilités de travailler, sera caractérisée
les réponses reçues, il s'avère que les solutions les plus utiles par le recours combiné à des « espaces de travail » virtuels et
sont fournies par ces mêmes personnes. Les ressources capables réels. La réussite des entreprises ne pourra être assurée que par
de résoudre nos problèmes sont-elles donc bien celles qui une collaboration efficace entre leurs employés. La productivité
travaillent à nos côtés, dans le même bureau ? Les résultats de des ressources humaines sera le moteur du changement.
cette petite enquête tendraient à penser que non.

Les premiers réseaux sociaux ont vu le jour il y a cinq ans.
Aujourd'hui, ils inondent le Web, Facebook caracolant en tête
avec 500 millions d'utilisateurs actifs, dont la moitié reconnaît
s'y connecter tous les jours. Avec 700 milliards de minutes
par mois consacrées à Facebook, que se passe-t-il lorsque les
réseaux virtuels s'invitent dans les réseaux réels implantés dans
« l'espace de travail » ?


V1.5 aVantage : les moteurs du changement des méthodes de travail au
sein de votre entreprise

L'une des façons de mesurer la souplesse des entreprises consiste terme », explique l'une des plus grandes sociétés immobilières
à évaluer les avantages induits par leur adoption de nouveaux au monde. La souplesse au travail est bien plus qu'une simple
modes de travail. Les facteurs de cette évolution ont fait l'objet réorganisation spatiale suite à l'évolution des modes de travail.
d'un classement dans notre enquête mondiale. « La souplesse Les réponses à la question suivante en sont la preuve : selon
du travail ne se résume pas à la souplesse des travailleurs, vous, quels sont les facteurs permettant de faire évoluer les
mais implique une souplesse de l'entreprise au sens large du modes de travail de votre entreprise ?

Petite
Moyenne
Grande
rs

e
s
ée

rt
e

n

re
le
if
er
u

id
nt

tio

po
tit
iv
te

tu
ab
ili

p
ge

pr

va

pé

ns
ra

ra
ob

fu
ur
er
bo

no

tra
ie

ise
m

td

n
m
ém

tio
l/v

co
la

In
im

e/
pr
en
ol

i

ra

g
va
ie

tre
ge

m
ts
sc

ya
né
og

tra

û

pe
ta

En

Vo
de

Co

gé
ol

an

op
e
hn
ité

br

la
Av

l
ve
ili
c
tiv

de
Te

u

Dé
uc

Eq

es
od

nt
te
Pr

At

Parmi les autres critères suggérés par les personnes interrogées figurent les points suivants :

Rentabilité Besoins des entreprises Besoin d'espaces de travail
intelligents

Problèmes de sécurité matérielle et logicielle Proximité des clients

Besoin d'interaction physique Culture d'entreprise

Règlementation et sécurité Besoin d'interaction et d'échange d'idées

Processus non linéaires reposant sur des tâches et des Attentes des clients Besoins des clients
responsabilités définies

Collaboration Prix du carburant

Gestion par le travail accompli plutôt que par la présence Nature globale de l'activité

Recrutement et fidélisation de collaborateurs compétents Besoins de la direction

Souhaits des collaborateurs Collaboration et créativité


La productivité des collaborateurs apparaît très clairement « Nous allons assister à une explosion de
comme l'un des éléments clés dans la dynamique de changement,
la souplesse lors de l'arrivée sur le marché
comme le confirment certaines déclarations lors du sommet de
Berne. Selon Patrick Foord, « nous devons exploiter la souplesse du travail de la prochaine génération. Nous
au maximum. » devons veiller à garantir la créativité et la
productivité de ces nouveaux collaborateurs. »
Mais comment s'y prendre ?
Chris Kane, BBC
« Nous devons nous écarter progressivement du modèle du
lieu de travail fixe tout en nous focalisant sur la mesure de la
productivité. J'entends par là qu'il faut mettre en place une
gestion d'équipe reposant sur l'évaluation des résultats et sur
la réalisation de missions en fonction du lieu, du moment et de
la façon choisis par les collaborateurs eux-mêmes, plutôt que
de disposer d'équipes à un emplacement géographique fixe à un
moment bien précis » explique Michael Ansah. Il est absolument La fin des bureaux traditionnels ?
indispensable de privilégier avant tout cette efficacité.
Sans grande surprise, 58,2 % des personnes travaillant dans de
La performance des collaborateurs reste l'un des critères de grandes entreprises pensent que les besoins en bureaux vont
mesure les plus difficiles. Il est vrai cependant qu'aujourd'hui diminuer du fait de l'évolution des modes de travail ; seules
les enquêtes révèlent très clairement le manque de motivation 7 % d'entre elles estiment, en revanche, que ces besoins vont
de la plupart des travailleurs. Selon des enquêtes réalisées augmenter. Pour 51,2 % des personnes évoluant dans de grandes
par Gallup à propos de l'implication des collaborateurs, 20 % entreprises, le bureau fera donc à l'avenir l'objet d'une utilisation
seulement des employés se sentent motivés par leur travail. occasionnelle. Ce qui n'est pas le cas des collaborateurs des
petites entreprises, qui ressentent vraiment le besoin de se
De toute évidence, les attentes de la prochaine génération vont rendre quasiment tous les jours à leur bureau (41,6 %).
faire voler en éclat le statu quo préservé par une génération
actuelle caractérisée par des collaborateurs plongés dans un
monde numérique après des années passées dans l'univers 8,5 % seulement des grandes entreprises
analogique.
n'ont toujours pas mis en place de
Parmi les personnes interrogées, 70,9 % d'entre elles pensent nouveaux modes de travail.
toujours que la jeune génération (jeunes professionnels,
génération Y et enfants scolarisés) sera plus ouverte à la
collaboration virtuelle et qu'elle se détournera des bureaux
traditionnels. Parmi les collaborateurs des grandes entreprises,
seuls 8,9 % d'entre eux estiment que la prochaine génération
continuera à travailler dans les mêmes espaces de travail que Nous avons découvert également que la plupart des grandes
ceux disponibles aujourd'hui. entreprises ont adopté de nouveaux modes de travail. 38 %
d'entre elles seulement continuent d'affecter une seule personne
Parmi les principales raisons avancées en faveur du travail virtuel par bureau. Parmi les entreprises interrogées dans le cadre de
dans le cadre d'autres études figurent les points suivants : cette enquête, si 15,4 % d'entre elles déclarent avoir adopté et
développé de nouveaux modes de travail et les avoir intégrés à
1. Réduction des temps de transport et des coûts leur culture, 25,1 % reconnaissent qu'une politique a été mise
en place au niveau de l'entreprise mais que des efforts restent
2. Plus grande concentration au travail avec moins de encore à faire ». Seules 8,5 % des grandes entreprises n'ont
possibilités de distraction toujours pas mis en place de nouveaux modes de travail.

3. Bien-être et stress

4. Meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle,
et possibilité de travailler partout

Les autres raisons invoquées concernent la garde des enfants et
des personnes âgées, les besoins spéciaux et les handicaps, le
développement durable et la qualité de vie. Les avantages pour
l'entreprise sont indiscutables.


V1.6 Evaluation de la souplesse en termes financiers

Evaluer la souplesse du travail en termes financiers représente La mesure de la souplesse : le cas de l'entreprise X
le prochain défi à relever pour les entreprises. Nous devons être
capables de mesurer le coût de l'« approvisionnement en travail », La société X emploie 1 500 collaborateurs et possède un
qui supplante désormais les approches plus traditionnelles de la bureau dans le quartier de la City, à Londres. Elle a souscrit
location et des tarifs fixes pratiqués au « mètre carré ». un bail de 15 ans pour une superficie de 14 000 mètres carrés
et un coût annuel total de 14 millions d'euros (loyer, frais,
Alors que nous nous éloignons de l'approche traditionnelle équipements, frais de fonctionnement), ramenant ainsi le prix
d'un bureau par collaborateur au profit d'un modèle reposant annuel au mètre carré à 1 000 euros. Ces données ont permis
sur l'approvisionnement en travail, nous devons développer de mettre au point le modèle principal à utiliser pour la mesure
de nouvelles méthodes permettant de mesurer l'efficacité de l'efficacité. Au cours des 15 années, le loyer représente un
d'un portefeuille immobilier. Cette nécessité est d'autant plus passif de 206 millions d'euros (300 millions de dollars) soit
évidente que les collaborateurs ont besoin de nouveaux outils, 140 000 euros (200 000 dollars) par personne.
de nouvelles technologies et de nouveaux emplacements pour
garantir la souplesse des modes de travail. Mais quelle est aujourd'hui l'exploitation du bâtiment ?

« Dans un premier temps, nous pouvons évaluer tout simplement La société X répartit l'espace de la façon suivante :
la souplesse au travail en termes financiers en prenant en compte
la flexibilité des solutions globales et des sites, ainsi que leur
efficacité à répondre aux besoins de nos employés », déclare 4 %5 %
Colin King. « Ceci implique non seulement une réduction de 15 %
l'espace physique mais également une plus grande flexibilité et 3%
un meilleur alignement de nos engagements immobiliers sur nos Espace de circulation
Salles de réunion
objectifs commerciaux. » 14 % Bureaux xes
Stations de travail ouvertes
Stockage
Il n'en reste pas moins que l'évaluation financière de la Autre

souplesse ne repose pas uniquement sur la simple réduction de 59 %
la superficie des bureaux en location. Dans le but d'avoir une
vision un peu plus large, nous avons pu identifier toute une
série d'éléments à forte valeur ajoutée qui forgent l'image que
nous avons de l'« approvisionnement en travail » dans un monde
où « chacun achète directement ce dont il a besoin » : La majeure partie de l'espace au sol est occupée par des stations
de travail spécifiques ou partagées, ainsi que par des bureaux
privés et les équipements correspondants. Le plus frappant dans
l'organisation actuelle de cet espace est l'absence de salles
de réunion ou de projet. Quasiment toutes les entreprises se
« Dans un premier temps, nous pouvons plaignent aujourd'hui de manquer de ce type de ressources dans
évaluer tout simplement la souplesse au travail un monde où la collaboration incite les équipes à travailler
en termes financiers en prenant en compte la ensemble.
flexibilité des solutions globales. »
En règle générale, 45 % seulement de la surface d'un bureau
Colin King, GlaxoSmithKline sont aujourd'hui exploités, ce qui signifie qu'à un moment
donné, 55 % des bureaux alloués restent vides. Pour l'entreprise
X, cela représenterait 825 bureaux vides.

100%
Vide
Inoccupé
75%
En pause
Papiers
Lecture
50%
Rédaction
Communication
25% Téléphone
Ordinateur
Réunion
0%

Time of day


Entreprise X – Evaluer la souplesse en termes financiers dans une grande entreprise ayant déjà adopté le partage des espaces
de travail

Prenons l'exemple d'un immeuble de bureaux londonien traditionnel de près de 14 000 mètres carrés pouvant accueillir chaque jour
1 500 personnes, pour un ratio de partage des bureaux modéré de 1,2 personne par bureau (1,2 : 1). Le coût total annuel de l'immeuble
s'élève à 14 millions d'euros (loyer, frais, équipements, frais de fonctionnement), soit un coût annuel au mètre carré de 1000 euros.

L'immeuble héberge 1 150 bureaux ; le coût annuel par bureau atteint donc 12 000 euros (17 500 dollars).
Si le taux d'utilisation est de 45 %, l'espace inutilisé représente une dépense de 7,5 millions d'euros (11 millions de dollars).
Pour un taux d'utilisation de 70 %, l'espace inutilisé coûte 4,2 millions d'euros (6 millions de dollars).
Une utilisation de 45 % implique que 632 bureaux restent inutilisés chaque jour.
Une utilisation de 70% implique que 345 bureaux restent inutilisés chaque jour.

Si le ratio est de 1,2:1 (personne:bureau), cela signifie que l'espace est divisé en zones de 21 mètres carrés par bureau
(la moyenne étant comprise entre 8 et 13 mètres carrés) ou de 10 mètres carrés par personne (la moyenne étant comprise entre 6 et
11 mètres carrés).

Le simple fait d'adopter un mode de travail basé sur l'activité, érigeant l'immeuble en véritable ressource utilisable selon les
besoins avec un taux d'occupation de 95 % (en prévision d'éventuelles augmentations de personnel) ou un volume d'espace réduit
de 30 %, pourrait permettre à l'entreprise X d'économiser entre 3,5 et 7 millions d'euros (5 et 10 millions de dollars) à l'année.

X étant une entreprise de pointe, elle a déjà introduit un système Les bureaux inoccupés n'ont plus de sens aujourd'hui dans un
de partage des bureaux selon un taux de 1,2 collaborateurs par monde où les entreprises ont pris conscience que la mobilité et
bureau (1,2:1). L'immeuble héberge 1 150 bureaux ; le coût la souplesse sont les deux modes de travail les plus efficaces et
annuel par bureau atteint donc 12 000 euros (17 500 dollars). les plus pérennes.
Avec une utilisation de 45 %, 632 bureaux sont inoccupés,
impliquant un coût d'espace inutilisé de 7,5 millions d'euros par L'évaluation des avantages de la souplesse des entreprises ne se
an (10,8 millions de dollars). Bien que ce taux d'utilisation puisse résume pas à la limitation des mètres carrés ni à la réduction
être amélioré et atteindre 70 %, le coût de l'espace inutilisé des coûts immobiliers.
pendant un seul jour, quel qu'il soit, s'élève à 4,2 millions
d'euros par an (6 millions de dollars) avec une moyenne de
345 bureaux vides à chaque instant.

Parmi les autres critères de mesure, citons, entre autres, les points suivants :

Moteur pour l'entreprise Avantages et économies induits par la souplesse

Empreinte carbone L'un des critères permettant d'évaluer la souplesse en termes financiers : dans la mesure où les bâtiments
commerciaux sont l'un des principaux responsables de l'émission de carbone, le chauffage ou la climatisation,
l'éclairage et le nettoyage de bureaux inoccupés ne peuvent plus être justifiés.

Temps de renouvellement et d'interruption Les coûts de renouvellement sont généralement mesurés à partir des frais induits par les opérations de
déménagement et d'aménagement des locaux, mais ils masquent les coûts d'inefficacité générés lorsque des
collaborateurs ne peuvent pas être regroupés alors qu'ils doivent travailler en collaboration.

Réduction du papier : vitesse Fabrication du papier, distribution, impression, stockage et recyclage : le coût du cycle de vie est incroyablement
(collaboration), carbone, espace élevé. Un mode de travail souple repose sur la réduction de l'utilisation du papier en privilégiant les « flux
(imprimante/papier/toners/classement/ numériques ».
recyclage/déchets), coût (impression/
assistance/maintenance) Une banque de détail londonienne imprime plus d'un milliard de pages par an. Le secteur financier produit en
moyenne 70 pages par personne et par jour. Le stockage des dossiers papier dans la société X occupe 4 % de la
surface au sol et coûte 0,60 millions d'euros par an.

Fusions et acquisitions Les fusions et acquisitions sont à l'origine de gros problèmes d'intégration notamment en raison de la diversité
des portefeuilles. Un mode de travail souple reposant sur des « ressources propriétaires » non spécifiques et non
affectées garantit une plus grande flexibilité dans la planification et la vitesse d'allocation des collaborateurs et
des emplacements de travail.

Accueil L'accueil de nouveaux employés ou de nouveaux partenaires (dans le cas de l'externalisation) reste l'un des
obstacles les plus importants à la souplesse d'entreprise. La souplesse permet de rationaliser le processus en
abolissant les « barrières à l'entrée » pour toutes les nouvelles recrues ou tous les nouveaux partenaires.

Durée de développement des projets La réactivité représentera un critère de plus en plus décisif dans la souplesse d'une entreprise. Les « entreprises
et livraison réactives » adoptent un comportement hybride, agile et font preuve d'innovation. La prise de décision, la mise
sur le marché et les cycles de développement sont autant d'aspects pouvant être accélérés par la mise en place
d'un mode de travail souple.

Complexité de gestion La simplification, notamment dans les fonctions de services métier, est également l'une des priorités abordées.


Bien entendu, la capacité à « libérer de l'espace » reste le facteur Le programme BYOC est une approche très souple, qui, dans un
principal permettant aux entreprises d'injecter de la souplesse monde principalement en ligne et dynamisé par l'émergence du
dans leurs structures. Les ventes ou les sous-locations génèrent cloud, commence à s'imposer comme une solution d'avenir pour
de la trésorerie, suppriment les postes d'investissement des la mise à disposition des outils technologiques d'entreprise.
bilans et réduisent les dépenses d'exploitation. Alors que la Comme le précise Mick Hollinson, « le périphérique est sous
propriété reste la deuxième catégorie de frais généraux la plus leur responsabilité, pas sous celle de l'entreprise. Nous ne le
importante, après les salaires, pour la plupart des entreprises, ce prenons pas en compte dans notre gestion des actifs. » Et
critère devra faire l'objet de toutes les attentions dans le cadre d'ajouter : « Cette initiative nous a permis d'économiser en
des processus d'évaluation de la souplesse en termes financiers. moyenne 15 à 20 % par rapport à un déploiement traditionnel
de matériel informatique de bureau. »
Un monde où « chacun achète directement ce dont il a besoin »
Cette approche « d'achat de son propre équipement » pourrait-elle
En 2009, Citrix a donné à ses employés la possibilité d'« acheter leur être transposée à l'espace de travail ? Les entreprises auront-elles
propre ordinateur » (programme BYOC). Un budget de 1 500 euros vraiment besoin de leurs propres bureaux à l'avenir ? Les employés
(2 100 dollars) a été prévu pour l'achat par les collaborateurs de la peuvent-ils se voir confier un budget annuel d'« approvisionnement
société de l'ordinateur de leur choix. Mick Hollinson, vice-président en travail » comprenant les technologies, l'espace et l'assistance dont
marketing, a reconnu que cette initiative avait non seulement ils ont besoin dans le cadre de leurs missions et de leurs objectifs ?
permis de réduire les coûts mais qu'elle avait également séduit
les employés. « Les employés adorent avoir la liberté de choisir Dans l'entreprise X, le coût de mise à disposition d'un espace de
ce qu'ils aiment » a-t-il ajouté. « En réalité, il existe un certain travail d'après le modèle actuel s'élève à 9 200 euros (13 300 dollars)
nombre de périphériques de grande consommation qui fournissent par personne et par an. En prenant en compte ce coût annuel comme
des services que l'on ne retrouve pas sur un portable professionnel critère de mesure de la souplesse au travail en termes financiers, les
et, désormais, les employés apprécient tout simplement davantage résultats sont parfaitement en phase avec l'approche technologique
leur outil informatique. » (Les personnes souhaitant bénéficier de ce du programme BYOC. 1 875 personnes travaillant selon les méthodes
programme doivent souscrire à un contrat de service de trois ans.) actuelles pourraient donc considérer le bâtiment comme un « lieu
d'accueil » ou 2 000 personnes selon la nouvelle configuration
« Notre équipe informatique s'attache à reposant sur un travail basé sur l'activité et la mise à disposition
fournir à tous nos employés les meilleures d'espaces. Cette approche représenterait un coût de 7 000 euros
expériences de travail possibles. » (10 000 dollars) par personne et par an pour la mise à disposition de
« sphères de travail » dans un univers en libre-service où « chacun
Mark Dajani, Kraft Foods achèterait directement ce dont il aurait besoin », soit une économie
de 25 % dans les résultats nets de l'entreprise. Les entreprises moins
évoluées reposant sur une vision plus traditionnelle peuvent compter
Kraft Foods est un autre exemple de société ayant appliqué ce concept. sur une réduction des coûts de propriété de plus de 40 %.
Elle a annoncé en 2010 la mise en place de son programme BYOC
innovant permettant à ses employés d'acheter et d'utiliser l'ordinateur La mesure de la souplesse en termes financiers consiste à
de leur choix sur leur lieu de travail. Le programme a permis à évaluer le coût d'achat par personne de son propre équipement.
l'entreprise de réduire ses coûts et d'apporter de la souplesse aux A l'image du cloud computing offrant par exemple un logiciel
employés. « Notre équipe informatique s'attache à fournir à tous nos de communication sous la forme d'un service pour 6 euros
employés les meilleures expériences de travail possibles » explique Mark (8 dollars) par utilisateur et par mois, l'espace de travail pourrait
Dajani, vice-président senior et directeur des systèmes informatiques. devenir une ressource à la demande.
« Nous souhaitons que nos employés soient productifs et à l'aise avec
les outils qu'ils utilisent au quotidien dans leurs tâches. S'ils préfèrent L'évaluation de la souplesse des moyennes et grandes entreprises
donc un ordinateur portable à un autre, pourquoi ne pas leur laisser la en termes financiers fera l'objet de plusieurs phases distinctes,
liberté de personnaliser leur environnement de travail ? » bien que les petites entreprises tout comme les start-up soient

L'évaluation de la souplesse en termes financiers ne repose plus sur le calcul des coûts fixes physiques par personne mais implique
désormais la prise en compte globale du collaborateur et de tous ses outils de travail. Nous plongeons dans un monde de collaboration
« open source » ouvert à tous les choix de la part de l'utilisateur.

Dans l'entreprise X, le coût par personne correspondant à la mise à disposition d'un espace de travail d'après le modèle actuel s'élève
à 9 200 euros (13 300 dollars) par personne et par an. Ce coût annuel permet donc de mesurer la souplesse du travail en termes
financiers. Il est en phase avec l'approche technologique du programme selon lequel chacun achète son propre équipement, une
approche de plus en plus plébiscitée par les directeurs des services informatiques désormais tournés vers une vision en ligne de
l'informatique à la demande.

1 875 personnes travaillant selon les méthodes actuelles pourraient donc considérer le bâtiment comme un « lieu d'accueil » ou
2 000 personnes selon la nouvelle configuration reposant sur un travail basé sur l'activité et la mise à disposition d'espaces. Cette
approche représenterait un coût de 7 000 euros (10 000 dollars) par personne et par an pour la mise à disposition de « sphères de
travail » dans un univers en libre-service où « chacun achète directement ce dont il a besoin », soit une économie de 25 % dans les
résultats nets de l'entreprise. Les entreprises moins évoluées reposant sur une vision plus traditionnelle peuvent compter sur une
réduction des coûts de propriété de plus de 40 %.

La mesure de la souplesse en termes financiers consiste à évaluer le coût d'achat par personne de son propre équipement. A l'image du
cloud computing offrant par exemple un logiciel de communication sous la forme d'un service pour 6 euros (8 dollars) par utilisateur
et par mois, l'espace de travail pourrait devenir une ressource à la demande.


VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail

VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail

Similaire à VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail (20)

Plus de Regus

Plus de Regus (20)

VWork: Evaluer les avantages de la souplesse au travail