UN INVENTAIRE TI FIABLE…
Un gain à retombées multiples
20/05/2014
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• Certains équipements étaient non localisables ou
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GESTION D’UN
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BESOIN D’UN ORDINATEUR : 3 SOURCES
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GESTION DES
PIÈCES
PIÈCES
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CONCEPT DE « MAGASIN »
Contrôle de l’entrée et de la sortie des pièces
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Technicien demande une pièce
Remise de la pièce
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MODULE « GESTION DES PIÈCES »
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Prévient les
ruptures de
stock !
MODULE « GESTION DES PIÈCES »
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MODULE « GESTION DES PIÈCES »
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BÉNÉFICES
BÉNÉFICES POUR LE GESTIONNAIRE
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Contenu du parc informatique connu
Information disponible rapidement
Fiabilité et rapidi...
Problématique de disparité des données d’inventaire
EXEMPLE : REDDITION DE COMPTES
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MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES
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MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES
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envoyée à l’Agence
Les équipements retirés sont alor...
BÉNÉFICES POUR L’ÉQUIPE
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Processus clair et harmonisé
Information exacte et disponible
au bon moment
Lecteur de code bar...
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LE FUTUR
POUR UNE GESTION DE L’INVENTAIRE AMÉLIORÉE
 Considérer un lecteur de codes barre plus évolué, capable
d’emmagasiner les d...
27
QUESTIONS?
Guylaine Fortin, chef des services de
l’informatique et des télécommunications
CSSS Lucille-Teasdale
Chantal Dutremble
Exp...
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Un inventaire TI fiable... un gain à retombées multiples

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  • À 80 % à cause de :

    L’historique de certains équipements plus vieux n’est pas encore dans Octopus. Le processus améliorera ce chiffre avec le temps.
    Les utilisateurs déplacent parfois l’équipement sans en avertir les TI.
    Les techniciens se trompent de site dans la livraison de l’équipement.
  • Un inventaire TI fiable... un gain à retombées multiples

    1. 1. UN INVENTAIRE TI FIABLE… Un gain à retombées multiples 20/05/2014 DOCUMENT CONFIDENTIEL COPYRIGHT © OCTOPUS-ITSM 2014. TOUS DROITS RÉSERVÉS
    2. 2. AVANT… • Manquait d’uniformité, nomenclature non standard • Certains équipements étaient non localisables ou pas étiquetés • Inventaire physique difficile à maintenir (Excel) • Aucun contrôle - équipement en surplus, manquant, introuvable ou éparpillé • Délais de traitement / de livraison à l’utilisateur • Peu de gestion des pièces • Reddition de comptes difficile pour le gestionnaire Processus manuel
    3. 3. … MAINTENANT 3 35% 35% 80% 99.9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Inventaire global Nouvel équipement %d’exactitude Évolution de fiabilité de l’inventaire TI CSSS Lucille-Teasdale Avant Maintenant
    4. 4. Nommer un champion de l’inventaire Instaurer un concept de « Magasin » Gérer la réception de marchandise dans Octopus Garder sous clé l’équipement Restreindre l’accès LES « MUST » 4
    5. 5. LES « MUST » 5 RIGOUREUX DISCIPLINÉ ORGANISÉ Champion de l’inventaire
    6. 6. ACTIFS 6
    7. 7. PIÈCES 7
    8. 8. PROCESSUS D’INVENTAIRE 8 « Scan » des codes barre Déballage Étiquetage Création du CI dans Octopus Image standard (« ghost ») Ajout dans l’Active Directory Dépôt dans l’entrepôt Nouvel équipement État : en inventaire Contact principal : vide Site & local de l’entrepôt
    9. 9. Exemple 9 GESTION D’UN ORDINATEUR
    10. 10. BESOIN D’UN ORDINATEUR : 3 SOURCES 10 Maintien d’actifs 1 Incident 3 Demande d’un nouvel ordinateur 2
    11. 11. Validation des besoins hors standard Installation & configuration Livraison & tests avec utilisateur CI « En transit » PROCESSUS DE DÉPLOIEMENT D’UN ORDINATEUR 11 CI « En service » PC RÉCUPÉRÉ Surplus d’inventaire Entreposage disque dur Destruction disque & pc envoyé en récupération - 5 ans + 5 ans
    12. 12. LISTES DE SUIVI D’INVENTAIRE 12
    13. 13. 13 GESTION DES PIÈCES
    14. 14. PIÈCES 14
    15. 15. CONCEPT DE « MAGASIN » Contrôle de l’entrée et de la sortie des pièces 15 Technicien demande une pièce Remise de la pièce Relation avec une requête (déduction automatique) Renouvellement (achat) lorsque minimum atteint
    16. 16. MODULE « GESTION DES PIÈCES » 16 Prévient les ruptures de stock !
    17. 17. MODULE « GESTION DES PIÈCES » 17
    18. 18. MODULE « GESTION DES PIÈCES » 18
    19. 19. 19 BÉNÉFICES
    20. 20. BÉNÉFICES POUR LE GESTIONNAIRE 20 Contenu du parc informatique connu Information disponible rapidement Fiabilité et rapidité d’exécution des rapports Reddition de compte facile pour le maintien d’actifs
    21. 21. Problématique de disparité des données d’inventaire EXEMPLE : REDDITION DE COMPTES 21 AVANT Inventaire physique Excel sur tous les sites 70 hres Liste des # série (pc retirés) 14 hres Vérification des factures & correction du fichier Excel 5 hres Comparaison avec fichier Excel envoyé l’année précédente 4 hres TOTAL: 93 hres 13 JOURS MAINTENANT 30 MINUTES !
    22. 22. MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES 22
    23. 23. MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES 23 Exportée sur Excel, l’information est envoyée à l’Agence Les équipements retirés sont alors marqués comme « réclamés » et seront exclus de la liste de l’année suivante
    24. 24. BÉNÉFICES POUR L’ÉQUIPE 24 Processus clair et harmonisé Information exacte et disponible au bon moment Lecteur de code barre garantit la qualité de l’information et économise du temps Gain d’efficience - moins de déplacements inutiles
    25. 25. 25 LE FUTUR
    26. 26. POUR UNE GESTION DE L’INVENTAIRE AMÉLIORÉE  Considérer un lecteur de codes barre plus évolué, capable d’emmagasiner les données  Rendre plus convivial la saisie de plusieurs équipements de différente nature  Étendre la gestion de l’inventaire aux locaux et à leur contenu  Assurer un transfert de données dans Octopus simple et à la portée de tous les services (TI, ressources matérielles, GBM, …) 26 À la réception de l’équipement Pour l’équipement déployé
    27. 27. 27 QUESTIONS?
    28. 28. Guylaine Fortin, chef des services de l’informatique et des télécommunications CSSS Lucille-Teasdale Chantal Dutremble Experte ITIL et Spécialiste Octopus Octopus-ITSM.com 28 MERCI !

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