Identifier et gérer les e-mails critiques
Agenda
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Editeur                                                                  socle de conservation de données pour toutes les ...
socle de conservation de données pour toutes les applicationscréatrices de documents (& datas) importants ou engageants   ...
Real Estate           Financials services   Social Action          HR        Backbone ITEasybarreBorne              Mails ...
Europe       Moreq 2       European DirectivesSEDA
Analyses- Etudes
Préambule   Courrier électronique son ou dimage, envoyé par un réseau public de communication, stocké     tout message, s...
Accroissement    • doublement des besoins en                   capacité de stockage tous les 18 exponentielle     moisdu v...
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Constats                                                                           Un utilisateur                         ...
Les enjeux : de 4 ordres
Le statut juridique du mail :l’ e-mail peut-il se rendre utile dans un litige et être considéré comme une preuve   ?  la p...
Analyse des offres
Easyfolder Mail Management
Notre Réponse : Optimiser l’architecture Exchange 2007, 2010, 2013  Easyfolder Mail Management                            ...
Garantir sécurité, Intégrité,                                                                                             ...
Important   assurer la jonction entre les processus de gestion   individuelle des mails et les processus documentaire et  ...
Une offre modulaire Exchange                                                                                              ...
Niveau 1!!Mise en œuvre de la politique                         Mails stockés dans Exchanged’archivage dans Exchange      ...
Niveau 2!!Mise en œuvre de la politique d’archivage   Mails stockés le SAEdans ExchangeLes mails critiques sont stockés da...
Niveau 3Mise en œuvre de la politique d’archivage dans     Mails stockés le SAEExchange                                   ...
Pour L’utilisateur : réception                            Analyse                            sémantique                   ...
Pour l’utilisateur : Emission                     Analyse sémantique                     • Récupération entêtes           ...
Easyfolder mail managementVue du coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciéeEn réception, u...
Easyfolder mail managementVue du coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciée……..ou une gest...
Easyfolder mail managementVue du coté client …..un envoi simplifiéintégré au client de messagerie de ’utilisateur, un simp...
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Easyfolder mail managementOutlook Web
Dernière phase : La reprise   Analyse des PST via Temis     Séparation privé/professionnel     Enrichissement   Classe...
Benefices
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CR2PA Présentation CIMAIL 04 12-2012
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CR2PA Présentation CIMAIL 04 12-2012

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Présentation de la conférence CR2PA CIMAIL Solutions du 4 décembre 2012 sur l'archivage des mails critiques.

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CR2PA Présentation CIMAIL 04 12-2012

  1. 1. Identifier et gérer les e-mails critiques
  2. 2. Agenda
  3. 3. • 50 collaborateurs • Compétences : Cycle de vie de l’information• Lille, Paris, Lyon, Nantes • Socle de confiance numérique• 35 % de croissance • Autonome et intégré• 4,5 M€ en 2011 • Add-on Sharepoint et Exchange
  4. 4. Editeur socle de conservation de données pour toutes les applications créatrices de documents (& datas) importants ou engageants Centraliser sécurise la gouvernance de l’information clé des entreprises par la mise en place d’un référentiel métier qui répond à des objectifs de rationalisation de coûts. Sécuriser Garantit lintégrité, la traçabilité, et la sécurité de manièreArchiver & Tracer graduelle et structurante, la solution traite lensemble des informations, reçues, produites ou émises Prouver intègre un véritable coffre-fort numérique qui permet de conserver linformation "légale", juridiquement recevable en cas daudit ou de contentieux Gérer les informations engageantes et critiques est donc notre métier, quelles soient dorigine papier ou électronique, que ce soit du flux ou du stockage.
  5. 5. socle de conservation de données pour toutes les applicationscréatrices de documents (& datas) importants ou engageants Référentiel / SAE/ Conformity Centraliser, sécuriser, tracer, prouver Saas and/or on premise
  6. 6. Real Estate Financials services Social Action HR Backbone ITEasybarreBorne Mails DATA SHPEasyfolder ScanCapture Connecteurs : SAP - HR Access – Astre – Intellis –IN Perceaval – Primpromo – Sopra – Sage, Crm Dynamics… OUT
  7. 7. Europe Moreq 2 European DirectivesSEDA
  8. 8. Analyses- Etudes
  9. 9. Préambule Courrier électronique son ou dimage, envoyé par un réseau public de communication, stocké tout message, sous forme de texte, de voix, de  sur un serveur de réseau ou dans un équipement terminal du destinataire, jusquà que ce dernier le récupère » article 1-IV al 5 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans léconomie numérique (LCEN)[ E-mail critique  Tout contenu potentiel dans un e-mail  pour l’Entreprise vis-à-vis d’une autre, d’un organisme, d’un particulier ou d’un collaborateur,  pour une unité de l’Entreprise, vis-à-vis d’une autre,  pour le collaborateur lui-même vis-à-vis de son unité ou de son Entreprise mais «jamais»validé
  10. 10. Accroissement • doublement des besoins en capacité de stockage tous les 18 exponentielle moisdu volumes de • les capacités de stockage croîtront d’un facteur 30. Mais les données à budgets n’augmenteront eux que d’un facteur 1,4 traiter • comment gérer les serveurs de De plus en messagerie? plus d’échangesélectroniques • Évolution des contraintes juridico- normativesRenforcement Nationale Européennedes contrôles Mondiale
  11. 11. 99 % des entreprises utilisent la messagerie dansle cadre de leur activité91 % pour répondre aux demandes de leursclients84 % pour mettre au point des stratégies75 % pour envoyer des factures La messagerie est devenue LE moyen de71 % pour échanger des informations communication stratégique et usuel,confidentielles70 % pour négocier des contrats en intra comme inter entreprise63 % pour aborder des questions relatives auxRH Entrant, circulant et sortant51 % pour déposer des dossiers auprèsd’organismes habilités47 % pour se soumettre à la réglementation34 % dans le cadre de litiges Selon Étude d’AIIM International and Kahn Consulting
  12. 12. Constats Un utilisateur En 2011, un 75% des entreprise utilisateur documents envoie/reçoit 4,5 entreprise sont stockés et Go de mails/an envoie/reçoit envoyés par mail dont 4 Go stockés 105 Mails/jour dans des PST 1 pièce jointe est Que faire en cas de en moyenne Multiplication Crash, Vol, Perte, dupliquée 4 fois des fichiers PST mauvaise intention ?
  13. 13. Les enjeux : de 4 ordres
  14. 14. Le statut juridique du mail :l’ e-mail peut-il se rendre utile dans un litige et être considéré comme une preuve ? la personne dont il émane doit être identifiée ; • Avec ou sans signature électronique, un e-mail peut-être l’intégrité du courrier électronique doit être admis comme élément de preuve ou comme début … garantie • Dépend du contexte il doit contenir une signature électronique, au • Preuve libre sens de l’article 1376-4 alinéa 2 • Droit commercial, • pénal • civil dans certains cas ( prudhommes…)
  15. 15. Analyse des offres
  16. 16. Easyfolder Mail Management
  17. 17. Notre Réponse : Optimiser l’architecture Exchange 2007, 2010, 2013 Easyfolder Mail Management Analyser Intégrer Supporter Enrichir Former Accompagner
  18. 18. Garantir sécurité, Intégrité, Gérer le cycle de vie lisibilité, traçabilité• système » conjuguant aspects humains, Classification automatique Alléger bases Exchange règles collectives et stratégie d’archivage Manuel• Emission et Réception Supprimer PST Éviter la duplication Optimiser l’utilisation de Plus de création de boîtes l’information rapportée au génériques contexte Respect mail personnel
  19. 19. Important assurer la jonction entre les processus de gestion individuelle des mails et les processus documentaire et archivage de l’Entreprise.
  20. 20. Une offre modulaire Exchange Accès, 1rstNiveau 1 2ndNiveau 2 3rdNiveau 3 Partage,Mail aiguillé en fonction des Mail aiguillé en fonction des Mail aiguillé en fonction desrègles de paramétrage règles de paramétrage règles de paramétrage Diffusiondéfinies sous Exchange définies sous Exchange définies sous Exchange CollaborationConnecteur d’indexation Un traitement global en Un traitement global en Contexte métier fonction d’un utilisateur ou fonction d’un utilisateur ouGénérer des traces conformes une analyse de mots une analyse de motset recevables prédéterminés. prédéterminés. non engageant, mise à Analyse sémantique SharePoint disposition native pour Extraction métadonnées l’utilisateur et ne sera pas archivé. Enrichissement Engageant, redirection vers analyse de la liste des EasyFolder puis mise à destinataires disposition de l’utilisateur. Optimisation E-discovery
  21. 21. Niveau 1!!Mise en œuvre de la politique Mails stockés dans Exchanged’archivage dans Exchange Pas de jonction avec le SILes mails critiques sont copiéstemporairement dans Easyfolder pour : Non Intrusif• Reprise Id unique du mail stocké dans Exchange• Génération journal de trace Accompagnement au changement • Horodatage, Hashage, signature • Journal maillé retraçant la vie du mail jusqu’à Utilisateur sa destruction • Acteur • Libre arbitre • Easybarre
  22. 22. Niveau 2!!Mise en œuvre de la politique d’archivage Mails stockés le SAEdans ExchangeLes mails critiques sont stockés dans Jonction avec le SIEasyfolder• Lien dans Outlook Accompagnement au changement• Création empreinte archivistique • Conformité optimale UtilisateurAutomatique Manuel • Acteur • Libre arbitre • Easybarre
  23. 23. Niveau 3Mise en œuvre de la politique d’archivage dans Mails stockés le SAEExchange Jonction avec le SITraitement sémantique• Corps, entête et pièces jointes Accompagnement au changement• Enrichissement• Lien direct avec SharePoint ou autre UtilisateurLes mails critiques sont stockés dans Easyfolder • Transparence• Lien dans Outlook • Acteur réduit• Création empreinte archivistique • Conformité optimale
  24. 24. Pour L’utilisateur : réception Analyse sémantique • Récupération entêtes • Enrichissement éléments contextuelles • métadonnées EasyfolderNiveau 3 Règles de gestion d’Exchange • Récupération entêtes
  25. 25. Pour l’utilisateur : Emission Analyse sémantique • Récupération entêtes • Enrichissement éléments contextuelles • métadonnées Mail envoyé Mail envoyé Easyfolder
  26. 26. Easyfolder mail managementVue du coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciéeEn réception, une arborescence dédiée recevant l’ensemble des mails détectés comme critiques……. Une arborescence dédié aux mails critiques respectant la stratégie d’entreprise, intégrée à la boite de réception Une identification simple et claire du mail détecté et archivé comme critique
  27. 27. Easyfolder mail managementVue du coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciée……..ou une gestion traditionnelle dans le dossier réception de l’iutilisateur. Le mail détecté est directement versé dans le dossier de réception, ne changeant pas les usages pour l’utilisateur
  28. 28. Easyfolder mail managementVue du coté client …..un envoi simplifiéintégré au client de messagerie de ’utilisateur, un simple clic droit pour déclarer le mail comme critique. Un simple clic droit sur le message devant être archivé comme critique. Il en va de même pour un mail devant être envoyé, au même titre que le flag « assurer un suivi » couramment utilisé.
  29. 29. Easyfolder mail managementVue du coté client …..un appletune barre contextuelle réagissant intelligemment avec le client de messagerie, permettant un « drag on drop » du mail, directement vers le dossierd’archivage. La barre détecte automatiquement l’utilisateur du client de messagerie et ouvre l’arborescence à laquelle il a droit Un simple déplacement du mail vers le dossier permet de classifier automatiquement le mail comme critique.
  30. 30. Easyfolder mail managementVue du coté client …..un appletUne barre contextuelle réagissant intelligemment avec le client de messagerie, permettant un « drag on drop » du mail, directement vers le dossierd’archivage. La barre détecte automatiquement l’utilisateur du client de messagerie et ouvre l’arborescence à laquelle il a droit Le mail concerné sera dorénavant considéré comme critique et archivé
  31. 31. Easyfolder mail managementOutlook Web
  32. 32. Dernière phase : La reprise Analyse des PST via Temis  Séparation privé/professionnel  Enrichissement Classement automatique Déterminer des boîtes mails témoins  Éviter les doublons  Optimiser la reprise et le stockage
  33. 33. Benefices
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