Webinaire bonnes pratiques_demat_subventions

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PARTIE 1
PLAN WEBINAIRE
Bonnes pratiques pour dématérialiser vos
demandes de subventions
Contexte
Avantages pour le demandeur
Avantages pour la collectivité
Par où commencer ?
Bonnes pratiques de mise en œuvre
Et après…
A votre écoute via le tchat

PARTIE 1
CONTEXTE
Un dans le

PARTIE 2
AVANTAGES DEMANDEUR
Quels Avantagespour le demandeur :
Une facilité de dépôt : accessibilité, simplification de la démarche
Une meilleure traçabilité des demandes avec preuve de dépôt par courrier
électronique
Un délais de traitement de la demande raccourci
Un suivi de dossier en temps réel : état d’avancement, date de passage en
commission permanente, demande de paiement…
Un espace d’échange et de contact avec les services de la collectivité
Un geste pour l’environnement : moins de papier utilisé

PARTIE 3
AVANTAGES COLLECTIVITÉ
Quels Atoutspour la Collectivité
Amélioration de l’image du service, modernisation de l’action
Créer un espace d’échange avec les demandeurs : fil de discussion
Rationnaliser les échanges
Déporter la saisie du gestionnaire vers le demandeur
Diminuer le temps de traitement d’une demande
Alléger le circuit courrier en supprimant une partie des dossiers de demandes de subvention
Complétude des dossiers transmis (pièces obligatoires, champs de saisie obligatoire…)

PAR OU COMMENCER ?
Par ou
commencer ?
Bonnes
pratiques de
mise en œuvre
Et après ?
Démarche
de mise en œuvre

PAR OÙ COMMENCER ?
Par où
commencer ?
Des chantiers qui vont faciliter la réussite du projet
le passage au numérique ce n’est pas uniquement remplacer
le papier par des écrans
+ Simplifier le dossier de demande : favoriser l’auto-déclaration / contrôle par échantillonnage
-> Expérience Déclaration en ligne des Impôts
-> Expérience Fonds Européens : Contrôle du service fait / certification DirFip
Adapter éventuellement le règlement budgétaire et financier
+ Adaptation du processus de gestion des subventions :
Harmoniser et simplifier le processus pour faciliter le passage à une solution de Portail
Portail = dématérialisation des échanges : les mails remplacent les courriers / fil de discussion
(La Notification dématérialisée… cela s’anticipe !)

Par où
commencer ?
+ Mettre en place des campagnes de dépôt :
Réguler les charges pour le traitement interne des dossiers
Faciliter la gestion des budgets : on gère plus facilement le stock de demandes
et le contrôle du disponible pour chaque dispositif
+ Permettre la demande de paiement en ligne :
-> favoriser la dématérialisation de la chaine comptable : récupération des pièces justificatives
PAR OÙ COMMENCER ?

PAR OÙ COMMENCER ?
Par où
commencer ?
Une redéfinition des dispositifs…
+ Subvention générique (Appel à projet) : la collectivité se réserve l’opportunité de financer
ou non un projet
+ Mettre en valeur le guide des aides : encadrer les demandes par délibérations avec modalités
d’obtention
-> le téléservice permet de filtrer les demandes et de collecter les éléments métiers de la demande
Ou… Mixer les deux solutions

Bonnes
pratiques de
mise en œuvre
Création d’un Guichet Unique pour la validation de la recevabilité de la demande
+ Vision transversale, contrôle de l’intégrité des demandeurs / de la demande
Respect des seuils, montée en compétences sur les aspects juridiques et comptables (ratios financiers)
+ Portail = information et espace d’échange -> rationalisation des échanges
-> exemple Cellule Vie Associative / Guichet unique Département du Gard et des Hautes-Alpes
BONNES PRATIQUES

Bonnes
pratiques de
mise en œuvre
Mener un projet d’Accompagnement au changement
pour inciter au dépôt en ligne
Inciter le dépôt en ligne (voir… forcer le dépôt en ligne progressivement)
+ Traitement préférentiel des demandes en ligne, un délais plus important
-> exemple Subventions aux associations – Département des Hautes-Alpes
Obligation du dépôt : exemple des Aides aux étudiants – Département de Martinique
Communiquervers les demandeurs :
+ Communiquer en amont dans les médias sur la mise en place du service,
Préparer et mettre en valeur l’ouverture : modalités / Guide d’utilisation / Journées d’accompagnement
BONNES PRATIQUES

BONNES PRATIQUES
Bonnes
pratiques de
mise en œuvre
Mener un projet d’Accompagnement au changement pour
fédérer les acteurs de la Collectivité
+ Modification du travail des gestionnaires, de la cellule courrier… (dématérialisation)
+ Communiquer, Communiquer et Communiquer encore, c’est inclure, rassurer
+ Anticiper les résistances pour mieux prévenir
+ Ne pas contraindre mais inciter !

PARTIE 5
ET APRÈS ?
Et après ?
Des pistes pour aller plus loin : des nouvelles missions pour les gestionnaires
+ Mettre en place une assistance dans le montage de projet :
- soutien technique au porteur de projet,
- recherche de financements (autre collectivité, crowfunding, mécénat, fondations…)
- vérification de la rentabilité de l’opération avec le porteur (projection / expérience similaire)
+ Mettre en place une plateforme de conseil tournée vers l’usager :
Exemple d’un portail association : mise en valeur du tissu associatif
- annuaire association
- calendrier des manifestations
- lieux de pratique
- Mise à disposition de Fiches pratiques : démarches / liens utiles
- Recruter des bénévoles, partage de salariés…
- Conseil de gestion de trésorerie (optimisation, achats groupés…)

PARTIE 5
ET APRÈS ?
Et après ?
Des pistes pour aller plus loin
+ Favoriser l’accès à l’outil numérique et à son utilisation
-> Expérience Département des Hautes-Alpes
Points visio / réseau des maisons du département
Cellule d’assistance pour faciliter le dépôt en ligne
-> S’appuyer sur le milieu associatif que vous subventionnez
déjà pour des missions d’accompagnement au numérique
- > Réseau de Cyberbase

PARTIE 5
ET APRÈS ?
Et après ?
Des pistes pour aller plus loin
-> Expérience de la CAF
Accompagnement du public dans l’utilisation des bornes (service citoyen)

PARTIE 5
ET APRÈS ?
Et après ?
Des pistes pour aller plus loin : des initiatives à partager
+ Intégrer le réseau des maisons des services publics :
+ Connecteur FranceConnect :
- Fédération des identités (un seul compte)
- Principe du « dites-le nous une fois ! »

PARTIE 5
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