Et si 2020 était l'année de la simplification de vos process de validation ?

1. 1 | 02/03/2020 |
Et si 2020 était l’année
de la simplification
de vos process de validation ?

2. 2 | 02/03/2020 |
Participants
ET SI 2020 ÉTAIT L’ANNÉE DE LA SIMPLIFICATION DE VOS PROCESS DE VALIDATION ?
Benjamin Guillerm
Directeur
Benjamin.guillerm@axys-odyssey.com
Julie Thiebaut
Avant vente KDS
jthiebaut@kds.com
https://www.linkedin.com/in/julie-thiebaut-82102016/www.linkedin.com/in/benjamin-guillerm

3. 3 | 02/03/2020 |
Sommaire 1. Les constats
2. Les bonnes pratiques
3. Les alternatives à la validation
4. Quid de la pré-approbation / Ordre de mission?

4. 4 | 02/03/2020 |
Les constats
Délai de validation
trop long
Valideurs
déresponsabilisés
Tâche trop
chronophage vs
Niveau de
responsabilité
Délégation de la
validation
La validation perd sa valeur de contrôle et devient une contrainte à chaque niveau
Complexité/op
acité du circuit
de validation

5. 5 | 02/03/2020 |
Les bonnes pratiques
• Les tarifs les plus attractifs ont des durées de validité très courtes voir
doivent être confirmés immédiatement.
• Le booker qui fait l’effort d’être conforme et « bon élève » ne doit pas subir
les cycles d’approbation qui ne font pas sens, principalement pour les
populations se déplaçant dans l’urgence.
• Sur la validation « note de frais », il y a un impact direct sur la trésorerie du
collaborateur
Rapidité !
« Le workflow d’approbation doit être le plus court possible »

6. 6 | 02/03/2020 |
• Un approbateur bloquant doit avoir le mandat de refuser un voyage
• Un besoin d’information doit être couvert en dehors du workflow
d’approbation (Direction, N+3…)
Les bonnes pratiques
Cohérence !
« L’approbateur doit faire sens »

7. 7 | 02/03/2020 |
Les bonnes pratiques
• Le workflow doit être simple à expliquer, connaitre tous les subtilités
internes n’est pas le rôle du voyageur
• En cas d’outil, l’approbateur doit être facilement identifiable pour que les
mises à jours soient automatisables.
Plus le valideur est haut placé, moins il connait le contexte
Simplicité !
« Si c’est trop compliqué à expliquer, c’est probablement trop compliqué à
maintenir! »

8. 8 | 02/03/2020 |
Les options possibles
Les bonnes pratiques
Lorsque le contrôle doit se
faire au fil de l’eau mais que
le taux de refus est faible
Notification
Lorsque le contrôle doit se
faire au fil de l’eau mais qu’il
y a eu des objectifs forts de
responsabilisation de
l’approbateur
Approbation bloquante
En cas d’objectifs forts de
responsabilisation de
l’approbateur ET du voyageur
et que les leviers reposent sur
le comportement voyageur
(anticipation, ..)
Reporting fréquent

9. 9 | 02/03/2020 |
Quel valideur?
Les bonnes pratiques
Le
responsable
hiérarchique
Les
responsables
budget
Le Travel
Manager
Les
N+2/3/..10
• Approche RH de
responsabilisation
du management.
• Permet de
confirmer que le
déplacement est
nécessaire
• Approche finance
• Permet de valider
selon une
enveloppe
• Approche
processus Travel
& Expense
• Permet une
validation
homogène des
exceptions
• Permet une
validation
homogène des
exceptions

10. 10 | 02/03/2020 |
Workflow voyage recommandé à nos clients
Les bonnes pratiques
Réserve son voyage
N1:Validation ou notification N+1
N2 :Validation N+2* ouTM
Voyage confirmé
Non
Conforme
Conforme
* Ou N+1 si notifié en Niveau 1

11. 11 | 02/03/2020 |
Workflow note de frais recommandé à nos clients
Les bonnes pratiques
Soumet sa note de frais
N1:Validation N+1
Comptabilisation et remboursement
N2 : Contrôle comptable

12. 12 | 02/03/2020 |
• Historiquement en amont de la réservation, un ordre de mission permettait :
 De valider l’objet de la mission
 D’ouvrir les droits d’indemnité
 D’ouvrir les droits assurantiel
• En réalité : Principalement les Etablissements publics avec une comptabilité publique se sont soumis à ce
process d’ordre de mission. Perçu comme nécessaire pour déclencher et autoriser l’engagement de
dépenses.
Un peu de contexte
ORDRE DE MISSION

13. 13 | 02/03/2020 |
Les contraintes liées à ce process
ORDRE DE MISSION
La validation est
faite sans aucune
certitude du coût
Des éléments sont
manquants pour
l’assurance
Cela nécessite
une double
validation
Allonge le circuit
de validation et
diminue
l’anticipation

14. 14 | 02/03/2020 |
Le Porte à porte permet d’afficher un cout global de
la mission et des contrôles de cohérence entre la
réservation et la note de frais
Les solutions
ORDRE DE MISSION
Neo génère un numéro d’ordre
de mission au moment de la
réservation + possibilité de
générer un ordre de mission
sans service
Workflow maitrisé :
• Une seule validation globale : coût et mission
• Un document contextualisé
• Reduction des processus deValidation
Validation dynamique en fonction de la
politique de voyage et des notions de
coûts/conformité qui appelle différents niveaux
de validation

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Affichage de la conformité
ORDRE DE MISSION

16. 16 | 02/03/2020 |
Exemple d’unOM avec coût global de la mission
ORDRE DE MISSION

17. 17 | 02/03/2020 |
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18. 18 | 02/03/2020 |
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