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Le prestataire « déguise » 
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LA VOIE DE LA MEDIATION
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POURQUOI LA MEDIATION EN AGILITE? 
LES PIEGES DU CONTENTIEUX JUDICIAIRE EN AGILITE 
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PROXIMITE DU CONTENTIEUX JUDICIAIRE AVEC LES PROJETS EN CASCADE 
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Agile Tour Paris 2014 : Contractualisation Agile par T. Beaugrand et S. Israel

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  • Agile Tour Paris 2014 : Contractualisation Agile par T. Beaugrand et S. Israel

    1. 1. Document confidentiel Contractualisation Agile contentieux et médiation Thomas Beaugrand et Sylvia Israel Avocats Staub & Associés 89, bd Haussmann - 75008 Paris +33 1 47 42 47 42 www.staub-associes.com
    2. 2. 01 PARTICULARITÉ DES CONTRATS EN MÉTHODE AGILE
    3. 3. UNE CONTRADICTION APPARENTE AVEC L’AGILITE Agile Tour 2014 Document confidentiel 3 > Les raisons d’un contrat IT : encadrer les enjeux financiers et les responsabilités contractuelles, s’accorder sur le périmètre de l’opération et sur le référentiel des prestations. > Le Manifeste Agile provient de la pratique, et relativise le rôle du contrat. > Les Méthodes Agiles visent à appréhender le changement, traditionnellement perçu comme un facteur non contractuel voire comme un manquement. > Le Client n’est pas passif, mais son obligation de collaboration devient centrale. > La nécessité d’un Contrat IT en toute hypothèse : le contrat IT est lui aussi un élément de confiance, et la sécurité juridique doit également accompagner l’Agilité.
    4. 4. Document confidentiel LE CONTRAT AGILE AUJOURD’HUI Agile Tour 2014 4  La nécessité d’un Contrat IT Agile : > Appréhender les nouveaux concepts > Partager des notions contractuelles > Définir de nouveaux équilibres > Ecarter d’anciens réflexes > Entériner la méthode retenue > Eriger les métriques Agiles en indicateurs contractuels  Les axes d’amélioration : > Poursuivre le changement des mentalités > Assurer l’évolutivité des référentiels > Affiner les formules de paiement > Renforcer la compréhension de ce que le client achète (enveloppe de valeur)
    5. 5. Document confidentiel Agile Tour 2014 5 PARTICULARITÉS DES CONTRATS EN MÉTHODE AGILE ENGAGEMENTS ET ENCADREMENT > Fin du triptyque classique « Périmètre – Prix – Délais » appliqué à la globalité du projet, mais possibilité de conserver ces critères avant le démarrage d’un nouveau sprint en les reprenant comme critères de go / no go. > Répartition brouillée de la répartition des responsabilités entre le client et le prestataire, qui rend très difficile le principe d’une obligation de résultat du prestataire. > Importance : > d’annexer au contrat une première liste de fonctionnalités attendues (product backlog) et de jalons intermédiaires (sprint backlogs), les spécifications détaillées se construisant au fil du projet > de chiffrer les jalons intermédiaires, généralement en jours / homme, avec possibilité d’affecter les ressources non consommées sur d’autres jalons
    6. 6. Document confidentiel Agile Tour 2014 6 PARTICULARITÉS DES CONTRATS EN MÉTHODE AGILE ENGAGEMENTS ET ENCADREMENT > Le prestataire doit s’engager sur la pérennité et la flexibilité de son équipe (diminution de personnel ou montée en charge) afin de s’adapter aux besoins du projet. Le client peut avoir un droit de regard et de véto sur le choix des intervenants du prestataire. > Possibilité de garder la notion d’enveloppe forfaitaire, la variable d’ajustement étant le périmètre des fonctionnalités : une demande nouvelle est compensée par une fonctionnalité abandonnée, ce que le contrat doit traiter très clairement > Impératif de prévoir les possibilités pour le client de mettre fin sans pénalité au projet et de conserver les développements mis en production > Le suivi d’avancement doit être partagé, permanent et précis.
    7. 7. Document confidentiel 7 PARTICULARITÉS DES CONTRATS EN MÉTHODE AGILE TRADUIRE LES CONCEPTS EN DROIT Itérations Périmètre produit Périmètre d’itération Produit partiel potentiellement utilisable 24 heures 2 à 4 semaines Entériner l’évolutivité du Backlog Stipuler les scénarios possibles Stipuler la prise de décisions Agile Tour 2014 Stipuler l’évolutivité des référentiels
    8. 8. LES CONCEPTS CONTRACTUELS NOUVEAUX (1) Agile Tour 2014 Document confidentiel 8 > Les définitions des concepts et cérémonies Agiles doivent intégrer, pour les plus importantes, le contrat lui-même (sprints, release, démonstrations, rétrospectives, backlog, etc.) > Le copilotage décisionnel assumé par les Parties (l’Acceptation, instrument de pilotage conjoint tout au long du Projet, de nature proche de la Recette) > Les indices de mesure du projet : Unités de Valeur définies pas le Client, Points de Complexité définies par le Prestataire, servent à prioriser le Backlog. Le Projet n’est plus défini in abstracto et piloté en fonction de spécifications techniques, mais il est conçu in concreto à partir de User Stories et piloté en fonction du Backlog. Le contrat IT Agile doit traduire ces changements. > Les métriques de l’Agilité (en plus ou à la place des mesures d’avancement habituelles, les métriques du Projet sont également nouvelles : Vélocité, qualité du code, etc.) > Le contrat doit refléter la méthode > déterminer les métriques pour mesurer le succès > identifier la « délivrance conforme » et le référentiel de conformité afin d’éviter une contestation du client > La méthode doit inspirer le contrat > Le PAQ est capital > Si la Méthode n’est pas contractualisée, le contrat met les deux parties en danger Le forfait par Itération et l’enveloppe globale et les systèmes de bonus / malus (les prestataires Agiles doivent proposer des formules attractives au Client qui redoute le chèque en blanc)
    9. 9. NECESSITE DE RECOURIR A DES REDACTEURS SENSIBILISES A L’AGILITE Document confidentiel 9 LES OUTILS CONTRACTUELS NOUVEAUX Evolutivité des documents sans conclusion d’avenant (Backlog Produit, Backlog d’Itération, PAQ, Spécifications fonctionnelles et techniques) > instaurer un formalisme spécifique allégé Désignation de responsables (Product Owner et Coachs Agiles) ainsi que d’équipes motivées, disponibles, conscientes des Méthodes Agiles et fortement intégrées, qui « portent » le Projet, et qui assurent la cohésion et la stabilité des équipes, Déroulement incrémental et itératif qui permet de mener les phases du contrat simultanément (spécification, développement, test, recette et corrections) avec un suivi contradictoire du « reste-à-faire » (burn down charts) Suivi des coûts corrélé aux cérémonies Agiles dont il est convenu par Contrat qu’elles vont déclencher des jalons de paiement. Un paiement correspond normalement à un incrément exploitable per se. € Souplesse décisionnelle qui engage néanmoins, avec l’Acceptation (validation souple et progressive visant à réduire les divergences traditionnellement constatées : bannir l’effet tunnel et bénéficier du copilotage transparent). Établissement et conservation de la preuve (i) des livrables, (ii) des Acceptations, (iii) de l’évolution des métriques et des plans d’actions mis en oeuvre pour remédier à une mauvaise Vélocité ou à tout autre problème dans le déroulement du projet. Même les wikis doivent être conservés. Agile Tour 2014
    10. 10. LES CONCEPTS CONTRACTUELS NOUVEAUX (3) Document confidentiel Agile Tour 2014 10 > Le conseil du Prestataire : le transfert d’Agilité (notions de coaching, de mentoring, mais aussi évangélisation en amont pour sensibiliser le Client et ses équipes) > La collaboration du Client : érigée en codécision à tous les niveaux du Projet > Coaching Agile + Functional overview + collaboration du Client = COPILOTAGE > Les modalités de priorisation des besoins dans le backlog par le Product Owner, et le conseil du Prestataire pour la cohérence de la Solution, doivent être contractualisés par ils sont les inputs des parties les plus spécifiquement Agiles. Le contrat ne doit pas les laisser de côté.
    11. 11. Document confidentiel 11 LA FACTURATION EN AGILITE La nécessité d’une phase de cadrage, idéalement facturée en régie : c’est cette phase initiale qui permet de borner plus clairement le périmètre du Contrat, de définir les spécifications des premières fonctionnalités au backlog, de mettre en place l’usine logicielle et de fédérer les équipes, etc. La possibilité d’Itérations facturées au forfait (plusieurs formules et assiettes de calcul possibles). Le copilotage permet également d’utiliser des barèmes (j/h) plutôt que des enveloppes. Le but est la visibilité sur le budget le Product Owner rend des comptes à sa DG, la facturation est un élément d’adhésion et de confiance. Enfin, des dispositifs de bonus / malus : permettent de partager les bénéfices en cas de bonne vélocité et d’accélération du Projet, ou les conséquences en cas de problèmes imprévus. Agile Tour 2014
    12. 12. L’ECHEC DE PROJET ET LES STRATEGIES CONTENTIEUSE OU ALTERNATIVES : LA MEDIATION ET L’AGILITE
    13. 13. Les statistiques sont à la fois peu nombreuses et très controversées Agile Tour 2014 Document confidentiel 13 L’ECHEC DES PROJETS INFORMATIQUES QUELQUES CHIFFRES > Gardons, à titre d’exemple d’illustration, les chiffres 2012 du Standish Group, qui publie depuis 1994 l’état du succès et des échecs des projets informatiques dans le monde > Cette étude a en effet l’avantage de distinguer les projets menés en mode cascade et les projets menés en mode Agile 57% 29% 14% 49% 42% 9% Succesful Challenged Failed Source: The CHAOS Manifesto, The Standish Group, 2012 > Il est très complexe : > d’identifier des projets informatiques comparables pour en faire une base représentative > de faire ressortir de la part des clients et prestataires un avis objectif sur les projets qu’ils ont menés, surtout lorsqu’ils se sont soldés par un échec > Il est généralement admis dans les sondages de distinguer les projets informatiques : > qui finissent à peu près conformes à la commande > qui finissent selon une configuration différente de celle qui avait été convenue > qui finissent en conflit (décision de justice, accord transactionnel ou perte sèche) Waterfall Agile
    14. 14. Document confidentiel Agile Tour 2014 14 CAS IDENTIFIES D’ECHEC EN AGILITE Le prestataire « déguise » une simple régie en projet « Agile » et accentue l’engagement du client sans fournir le pendant « conseil » Le client n’a pas intégré son implication dans le projet, n’est pas Agile et n’applique pas la Méthode, ou les parties travaillent en silos Le projet Agile dérive d’un point de vue purement technique en raison d’une mauvaise évaluation du besoin et/ou du budget, de sujétions imprévues ou encore d’une complexité cachée
    15. 15. Document confidentiel LA VOIE DU CONTENTIEUX JUDICIAIRE Agile Tour 2014 15 LES GRANDES ETAPES  L’assignation (en référé ou au fond)  L’expertise judiciaire et les « dires » successifs  La poursuite de l’instance devant le Tribunal  Les échanges de conclusions successives  La décision de justice  L’exécution  Les voies de recours
    16. 16. Document confidentiel Agile Tour 2014 16 LA VOIE DU CONTENTIEUX JUDICIAIRE Avantages Inconvénients > Caractère exécutoire de la décision de justice > Caractère objectif de la règle de droit > Capacité de contrainte de l’adversaire > Indemnisation intégrale des préjudices subis > Durée de la procédure > Aléa judiciaire > Coûts et temps passé > Exigences de preuve > Faible montant de l’article 700 du Code de procédure civile
    17. 17. LES FORTES EXIGENCES DE PREUVE Identification et justification de toutes les dépenses liées au projet informatique : software, hardware, prestataires, immobilisation des équipes, frais … Document confidentiel 17 LA VOIE DU CONTENTIEUX JUDICIAIRE Dans tous les cas est particulièrement cruciale la question des documents, des échanges, de l’historique, des charges et de la conservation de la preuve : Comptes rendus de réunion et de copilotage écrits et acceptés par le client Qualité et conservation des échanges d’emails (ou de courrier RAR) traçant les reproches, les anomalies, les réserves, les non-conformités : il s’agira notamment de montrer que le client à effectué un pilotage rigoureux du projet, en remplissant son obligation de collaboration et sans bloquer le processus de recette Identification très claire des causes de l’échec : non-conformité ou demande d’évolution ? défaut de conseil du prestataire ou défaut de collaboration du client ? Identification chiffrage et justification des préjudices indirects : préjudice commercial, financier, d’image … € Établissement et conservation de la preuve des dysfonctionnements et des performances : constat d’huissier contradictoire ou non, référé expertise … Agile Tour 2014
    18. 18. LES MODES ALTERNATIFS DE REGLEMENT DES LITIGES Document confidentiel Agile Tour 2014 18 LES DIFFERENTS MODES  La négociation directe / transaction  L’arbitrage  La conciliation  La médiation
    19. 19. 03 LA VOIE DE LA MEDIATION
    20. 20. Litige (positions sur la faute, les responsabilités, les indemnisations) Conflit réel (perceptions, perte de confiance, renvoi des responsabilités, promesses non tenues, négociations non abouties, rejet des équipes, rejet des utilisateurs, non prise en compte de nouveaux besoins…) Document confidentiel QU’EST CE QUE LA MEDIATION? Agile Tour 2014 20 > La médiation est un processus structuré par lequel deux ou plusieurs parties tentent de parvenir à un accord en vue de la résolution amiable d’un conflit, avec l'aide d'un tiers, le médiateur > Le litige et le conflit Selon le schéma de Mme Béatrice Blohorn-Brenneur, Médiateur auprès du Conseil de l’Europe, Présidente de la CIMJ et de GEMME France: > La médiation peut être conventionnelle ou judiciaire
    21. 21. Document confidentiel POURQUOI LA MEDIATION EN AGILITE? LES PIEGES DU CONTENTIEUX JUDICIAIRE EN AGILITE Agile Tour 2014 21 1. La méconnaissance des principes de l’Agilité par les acteurs du contentieux judiciaire 2. L’incapacité pour les parties de produire des preuves acceptables par un juge en raison du caractère oral des échanges 3. La difficulté à apprécier l’exécution des obligations respectives et le respect du besoin mouvant du client 4. L’absence de référentiel fonctionnel et technique figé, qui peut gêner Experts et plaideurs 5. La domination du rapport client / prestataire et du paradigme profane / professionnel 6. La difficulté à déterminer les responsabilités respectives des parties dans un contexte coopératif 7. Les effets négatifs de la publicité des débats, inhérente à la justice judiciaire, pour l’Agilité dont l’image est en construction.
    22. 22. PROXIMITE DU CONTENTIEUX JUDICIAIRE AVEC LES PROJETS EN CASCADE Document confidentiel POURQUOI LA MEDIATION EN AGILITE? Agile Tour 2014 22 > But « objectif » : vérité objective en droit/ atteinte de besoins listés dans un cahier des charges > Rôle central d’un référentiel figé : le droit/ le référentiel contractuel > Existence d’un cadre figé : la procédure/ le contrat > Répartition et étanchéité des rôles: les parties/ le client versus le prestataire > Rôle central de l’écrit: assignation et conclusions/ livrables et documentation > Effet navette: successivité des conclusions/ navette de livrables (longues périodes on/off) > Unilatéralité des échanges > Caractère figé des demandes et arguments > Effet tunnel: décision seulement à la fin du contentieux/ livraison finale, mise en prod
    23. 23. Document confidentiel POURQUOI LA MEDIATION EN AGILITE? PROXIMITE DE LA MEDIATION AVEC LES PROJETS AGILES Agile Tour 2014 23 > Rôle central de la relation humaine > But « subjectif » : régler le conflit/ satisfaire le client par la livraison d’un produit fonctionnel par rapport à son besoin métier > Recherche des intérêts et non des positions > Absence de référentiel et de cadre figé : un processus et non une procédure > Rôle central de l’oral: réunions de médiation / réunions de l’équipe (outils similaires) > Rôle central de la coopération simultanée , constante, directe > « Points de complexité », cycles et roue de Fiutak > Bilatéralité et horizontalité des échanges > Variabilité des besoins
    24. 24. Document confidentiel LA MEDIATION EN SOUTIEN DE L’AGILITE Agile Tour 2014 24  La médiation : > pourrait aider à lever les malentendus sur les rôles de chacun si cela grève la confiance entre les parties, sans se pencher immédiatement sur les fautes respectives comme durant le contentieux > peut permettre de trouver une solution sans avoir de preuve ni de démonstration à effectuer > a pour vocation de préserver la relation, qui est essentielle au projet Agile > n’aurait pas l’effet « guerrier » du passage par le contentieux judiciaire > le caractère confidentiel de la médiation éviterait la publicité faite à l’échec de projets Agiles La médiation pourrait être le mode de règlement naturel et privilégié du conflit non résolu en interne avant de faire appel au contentieux judiciaire, qui doit toujours être possible.
    25. 25. Design : WebhelpOffice, Paris Thomas Beaugrand et Sylvia Israel Avocats Staub & Associés 89, bd Haussmann - 75008 Paris +33 1 47 42 47 42 www.staub-associes.com
    26. 26. Design : WebhelpOffice, Paris

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