La technologie ECM continue de progresser et les entreprises maîtrisent mieux les coûts de mise en œuvre. Cependant, 33% des déploiements ECM échouent

1. 4 facteurs clés de succès pour réussir votre projet ECM
Par Ziad WAKIM, VP Solutions EVER TEAM – www.ever-team.com
« La technologie ECM continue de progresser et les entreprises maîtrisent mieux les coûts de
mise en œuvre. Cependant, 33% des déploiements ECM échouent… » [1] Une solution ECM
rigoureusement choisie et la mobilisation de ressources qualifiées ne garantissent pas le
succès de la mise en œuvre d'un projet de gestion de contenu. Mais pourquoi ? En se
focalisant sur les détails de la mise en œuvre, les directeurs de projets ont tendance à oublier
3 éléments pouvant conduire à cet échec : défaut d'adhésion des utilisateurs finaux, gestion
inefficace du changement et absence d'une stratégie claire à l'échelle de l'entreprise. Autant de
données complémentaires et essentielles qu’il convient de prendre en compte.
Facteur clé de succès n°1 : Focus sur les utilisateurs finaux
L’adoption par l'utilisateur final est LA clé d'une mise en œuvre réussie. Les responsables IT et les
chefs de projets doivent être attentifs à l'impact culturel associé à cette mise en œuvre. Les
fournisseurs et les clients de solutions d'ECM connaissent la technologie de l'ECM, mais ils ont
tendance à négliger le fait que l'automatisation des processus métier aura un effet négatif sur les
collaborateurs si l'on ne prend pas en compte leurs habitudes de travail. L'intuitivité et l'expérience
utilisateur sont des critères essentiels dans le choix de la solution ECM. La capacité d’intégration de
l’outil aux outils de travail journaliers des collaborateurs : messagerie, applications bureautique et
métier, explorateur Windows… est primordiale. En outre, plus la solution fournit une interface
utilisateur familière, plus la charge de formation sera réduite et mieux elle sera acceptée par les
utilisateurs finaux.
Facteur clé de succès n°2 : Une bonne gestion du changement
Ne pas anticiper la gestion du changement conduit à l'échec du projet ECM. Dans le cadre d’une
stratégie de gestion du changement efficace, les organisations se doivent de planifier les opérations à
mener pour faire face aux changements induits par le projet. Les utilisateurs finaux doivent impliquer
les utilisateurs dès le début, au stade de la planification du projet. Il s'agit d'impliquer le personnel en
lui expliquant comment ces changements vont améliorer l’environnement de travail. Il est préférable
de faire un plan de communication qui fera état de toutes leurs angoisses, des objectifs du projet et
des bénéfices au quotidien. Des réunions régulières et planifiées avec les intervenants, des sessions
d'échanges, des tables rondes sur les usages... sont autant de mesures à intégrer dans une stratégie
de gestion du changement réussie.

2. Facteur clé de succès n°3 : Définir la gouvernance de l'information sur le long terme
Au vu de l'évolution rapide du contexte de l'informatique, avec notamment la gouvernance de
l'information et les modèles de cloud computing, les organisations ont besoin d'une stratégie globale
bien définie et d'une vision à long terme de leurs projets de gestion de l'information.
La gouvernance de l'information, également évoquée par Gartner comme les « outils d'évaluation de
contenu », est la manière dont une organisation gère et contrôle son information. Parce que le
contenu doit être exploitable, classé et structuré, les organisations doivent mettre en place une bonne
gouvernance de l’information au sein de leur SI. En parallèle, l'information doit être éliminée
intelligemment afin de réduire le coût et la difficulté de sa gestion quand elle n'a pas plus de valeur.
Décider quelle information doit être conservée et celle qui doit être éliminée est un processus
complexe. La gestion des risques, le respect de la réglementation, le contrôle des mails, l’ediscovery... sont autant de raisons pour lesquelles une initiative ECM couronnée de succès repose sur
une bonne stratégie de gouvernance de contenu. Les organisations doivent donc mettre en place un
ensemble de règles et de procédures afin de contrôler la gestion de leur information tout au long de
son cycle de vie.
Facteur clé de succès n°4 : Adopter une démarche par palier
Les contraintes de temps et de budget jouent également un rôle important dans l'échec des projets
d'ECM. En effet, les entreprises sont parfois sujettes à des réglementations complexes et elles ne
prennent pas suffisamment en compte l'expérience de leurs pairs. Les organisations ont tendance à
vouloir couvrir un champ fonctionnel très vaste dès le départ, et ce malgré un budget insuffisant ou
des ressources humaines inadaptées. Les chefs de projet tendent de sur développer et personnaliser
leurs applications. Cela se traduit par des déploiements longs, complexes, risqués et coûteux. A
l'inverse, il faut débuter avec un projet limité et le terminer avant de se lancer sur un autre projet. Cette
démarche par pallier permet d'éviter les risques d'échecs dus aux dépassements de budgets.
Au delà de ces éléments, d'autres facteurs sont également identifiés comme le choix des bons outils,
la mise en œuvre de projets pilotes, la création d'un centre de compétences ECM, le choix d'une
stratégie d'entreprise ….Autant de sujets qu’il convient de ne pas perdre de vue.
A propos d’EVER TEAM – www.ever-team.com
EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise
(ECM) et le 1er éditeur français à entrer dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM, publié par le
Gartner. Avec son logiciel EverSuite, EVER TEAM aide les moyennes et grandes organisations à
mettre en œuvre leur système de gestion de contenu pour mieux gérer, utiliser, protéger et partager
l’information : GED & workflow, Case Management, Archivage mixte électronique et physique,
Analyse de contenu Big Data…
» [1] Gartner, Predicts 2010: Content Management Evolves and Devolves