DEKRA industrial choisi EVER TEAM pour la moderniser son processus de gestion documentaire grâce aux logiciels EverSuite Case Management et EverSuite Content Analytics pour refondre son application historique.

1. DEKRA Industrial gère ses ressources documentaires
avec le logiciel EverSuite d’EVER TEAM
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Lyon, le 8 janvier 2014 - EVER TEAM, 1 éditeur européen de solutions intégrées de Gestion de
Contenu d’entreprise, accompagne DEKRA Industrial dans la modernisation de son processus de
gestion documentaire et démontre une nouvelle fois son solide positionnement sur le marché de
l’ECM. Filiale du groupe DEKRA, DEKRA Industrial regroupe les activités d’inspection, de mesure et
de certification dans les secteurs de l’hygiène, de la sécurité et l’environnement (HSE), de la
construction et de l’industriel. Afin d’optimiser ses processus de gestion documentaire et d’accroître la
qualité du service, la société à choisi les logiciels Ever Suite Case Management et EverSuite Content
Analytics pour refondre son application historique.
Une application documentaire stratégique pour le métier de DEKRA Industrial
Le département Veille et Documentation de DEKRA Industrial, situé à Limoges, administre une base
de données documentaire à l’usage de l’ensemble des 3 500 collaborateurs du groupe répartis sur 92.
En production depuis octobre 2013, la nouvelle plateforme « Scribe » basée sur EverSuite assure
plusieurs fonctions stratégiques :
-
les veilles réglementaires et documentaires et leur diffusion auprès des spécialistes DEKRA.
De plus, elle alimente automatiquement et au quotidien l’application Watson, prestation de
veille réglementaire proposée aux clients.
la gestion des documents techniques et organisationnels, partie intégrante et stratégique du
système qualité du groupe, grâce à un processus de workflow de validation.
le référentiel de base pour réaliser les différentes analyses liées aux métiers du groupe :
études, audits, contrôles,…
La plateforme gère plus de 30 000 enregistrements et 70 000 fichiers de formats hétérogènes
(documents bureautiques, PDF et images). Elle est alimentée par les équipes du département veille et
documentation mais également par des contributeurs techniques, référents dans leur domaine. En
définitif, c’est une soixantaine de personnes appuyées par la direction informatique qui en sont les
acteurs au quotidien et partagent l’information avec les 3 500 collaborateurs du groupe.
Un projet d’envergure mis en œuvre par une équipe pluri-disciplinaire
Après étude des offres du marché, DEKRA Industrial choisit d’accorder à nouveau sa confiance à
EVER TEAM en déployant les solutions EverSuite Case Management et EverSuite Content Analytics
pour remplacer l’ancienne application EverSuite devenue obsolète. Ce choix s’explique d’une part, par
la qualité des fonctionnalités proposées et d’autre part, par l’approche industrielle de l’offre et sa
pérennité.
« Le pôle Veille et Documentation sous la coordination de Florent Mourlon, chargé de veille, a géré
l’ensemble du projet. La Direction Process et Métiers de DEKRA Industrial a été fortement associée à
l’étude préalable et l’appui de la Direction Informatique a été essentiel pour assurer une continuité. »
souligne Albane Fautrat Responsable du département Veille et Documentation chez DEKRA
Industrial. « L’équipe d’EVER TEAM est ensuite intervenue tout au long du projet pour garantir une
mise en œuvre de qualité : accompagnement au changement, paramétrage, reprise des données,
intégration et transfert de compétences. Nous pensons aujourd’hui avoir mis en place une solution
pérenne avec l’appui de Madame Gillet, Directrice de projets chez EVER TEAM. »

2. Chaque semaine, le pôle Veille et Documentation propose des formations aux collaborateurs de
DEKRA Industrial, pour assurer la conduite de ce changement.
« Former les utilisateurs aux principales fonctionnalités mais également aux nouveautés est un gage
de succès. Scribe offre en effet des fonctions très pertinentes spécifiques pour chaque type
d’utilisateur. » ajoute Madame Fautrat.
Une base documentaire modernisée
L’équipe de DEKRA a tenu compte du bilan du précédent outil et des évolutions essentielles qu’elle
souhaitait mettre en place. Deux en particulier sont à retenir : le moteur de recherche performant
d’EverSuite Content Analytics et le workflow d’EverSuite Case Management.
« C’est une satisfaction d’avoir intégré la solution EverSuite Content Analytics. Ses nouvelles
fonctions de navigation : arborescence, cartographie, toile sémantique… optimisent au maximum les
résultats. Nos collaborateurs accèdent désormais plus rapidement à l’information demandée, sans
perdre de temps précieux. Je le constate tous les jours via les retours positifs des utilisateurs. »
déclare Madame Fautrat. « L’autre point à souligner est la mise en place du workflow pour définir et
suivre les circuits de validation des documents techniques et organisationnels. Outre l’optimisation du
processus, la traçabilité précise apportée par l’outil est essentielle aux métiers de DEKRA Industrial. »
Une ultime évolution importante est la mise en place d’un plan de classement conforme à la nouvelle
politique de gestion du corpus documentaire, notamment les codes et les règlements : Etablissements
recevant du public (ERP), Immeuble de grande hauteur (IGH).
Un accès sécurisé à l’information
L’accès à l’application s’effectue en fonction du matricule avec lequel l’utilisateur s’est identifié en se
connectant au réseau. Son matricule correspond à un profil particulier : administrateur, veilleur,
contributeur ou utilisateur. Celui-ci lui attribut des droits plus ou moins étendus d’utilisation, ainsi que
des droits de visualisation variant en fonction des types de documents accessibles. Cette gestion fine
des droits d’accès garantit le contrôle et la sécurisation de l’information stratégique.
Un outil opérationnel en adéquation avec les besoins des collaborateurs
« Notre nouvelle plateforme de ressources documentaires EverSuite répond aujourd’hui aux attentes
de nos collaborateurs : une ergonomie plus conviviale, une interface personnalisable en fonction des
besoins de chacun, et des fonctionnalités de recherche plus riches et intuitives qui leur permettront de
faire ressortir les savoirs « cachés » de l’entreprise et les mettre au service de tous. » déclare Albane
FAUTRAT.
A propos de DEKRA Industrial :
DEKRA est le leader européen de l’inspection et de la certification dans les domaines du bâtiment, de l’industrie,
de l’environnement et du transport. Le groupe a son siège à Stuttgart en Allemagne et compte aujourd’hui 141
filiales. Ce réseau international lui permet d’accompagner l’expansion de ses clients partout dans le monde.
Pour en savoir plus, www.dekra-industrial.fr
A propos d’EVER TEAM :
EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise ECM. Seul
acteur français dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM établi par le cabinet Gartner, EVER TEAM totalise
plus de 20 années d’expertise et d’innovation dans le domaine de la gestion de contenu.
EVER TEAM est présent en Europe et au Moyen-Orient avec des centaines de clients dans 15 pays et réalise 2/3
de l’activité à l’international. Les solutions ECM d’EVER TEAM, fortement orientées métier, sont disponibles
dans les environnements J2EE ou SharePoint.
Pour en savoir plus : www.ever-team.com