Les établissements publics d’aménagement de Marne-la-Vallée, EPAMARNE et EPAFRANCE, ont mis en œuvre un système de gestion documentaire de nouvelle génération avec le logiciel ECM EverSuite.

1. EPAMARNE opte pour la gestion de contenu avec EVER TEAM
EVER TEAM, 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d'entreprise(ECM),
accompagne les établissements publics d’aménagement de Marne-la-Vallée, EPAMARNE et
EPAFRANCE, dans la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire de nouvelle génération
avec le logiciel ECM EverSuite.
EPAMARNE et EPAFRANCE sont liés dans leur mission commune qui est de faciliter l'aménagement
et impulser le développement de Marne-la-Vallée. Leur action s'inscrit dans le cadre d'un partenariat
étroit avec de multiples acteurs à commencer par les collectivités locales. Ils interviennent dans tous
les domaines de l'aménagement urbain : bureaux et activités, logements et équipements publics,
réseaux routiers et espaces verts…
Créer un référentiel documentaire centralisé
Pour mener à bien sa mission de service public, les EPA sont amenés à collecter et à utiliser de
nombreux documents hétérogènes répartis au sein de son service archives, iconothèque et
documentation. Dans ce contexte, les établissements s’appuyaient sur un système articulé autour de
différentes solutions complémentaires. En 2011, EPAMARNE a décidé de repenser son mode de
gestion et de déployer un système d’information de gestion documentaire (SiGD), outil unique qui
permettrait à tous les utilisateurs d’accéder plus simplement à l’ensemble de son fond
documentaire.
Contour du SiGD
Sur le plan fonctionnel, les maîtres-mots sont PERENNISER (positionner le SiGD dans la durée avec
une solution reconnue sur le marché), CAPITALISER (utiliser une solution déjà éprouvée aux archives
et donnant pleinement satisfaction aux utilisateurs), MODERNISER (mettre en œuvre une solution
permettant de profiter des avancées technologiques et notamment la dématérialisation) et
PARTAGER (ouvrir davantage les fonds aux utilisateurs pour la documentation et l’iconothèque qui
étaient jusqu’alors d’un accès limité).
Les principales évolutions fonctionnelles apportées par le logiciel EverSuite sont les suivantes :
Recherche : la recherche multi-bases permettant d’interroger l’ensemble des trois fonds.
L’ensemble des collaborateurs peut désormais accéder aisément aux documents et visuels
souhaités grâce à des recherches simplifiées depuis leur PC au travers de filtres avancés :
mots clés, recherches full texte… Un tel dispositif leur permet de simplifier leurs processus de
travail et de remplir plus facilement leurs différentes missions.
Archives : l’intégration d’un module de gestion des prêts, l’améliorer les échanges
dynamiques d’information avec les utilisateurs (mailing), et la fourniture d’une sélection de
documents numérisés. Un scan a été acquis pour permettre une numérisation d’une partie
du fonds des archives (travail débuté sur les actes de vente, documents très souvent
demandés).
Documentation : la mise en place d’EverSuite Content Management couplé au logiciel libre
OpenFlora (module métier spécifique à la gestion des périodiques proposé par EVER TEAM).

2. Outre l’ouverture aux utilisateurs, ce projet permet d’envisager une refonte potentielle de la
gestion de la revue de presse (dématérialisée, indexée avec une publication aisée pdf ou
autre...).
Iconothèque : la mise en place d’un nouvel outil pour indexer de nouveaux reportages, ce
qui permet de mettre librement à disposition de l’ensemble des utilisateurs des images en
basse et moyenne définition. Pour des raisons de droit à l’image, la haute définition
nécessite une sollicitation de l’iconographe.
Toutes les données ont été reprises des systèmes existants, archives, documentation et iconothèque
soit à ce jour plus de 100 000 documents.
Au niveau technique, l’ensemble des données a été intégré au sein d’une base Oracle qui est
interfacée avec la solution EverSuite. Un système SSO a aussi été déployé pour simplifier les
processus d’authentification et de gestion des comptes.
Simplifier l’accès au fond documentaire grâce à EverSuite
Trouver une image en plusieurs définitions, accéder à des archives et à des documentations sont
autant de points auxquels le nouveau système offre une réponse adaptée. De plus, sa conception lui
permet d’intégrer de nombreux nouveaux documents et de les gérer dans une logique industrielle.
Pierre ARTAUD, Secrétaire général d’EPAMARNE, indique : « Nous sommes satisfaits de notre
nouveau système de gestion de contenu EverSuite. Ce dernier nous permet d’optimiser notre qualité
de service et d’accéder aux bénéfices souhaités : une modernisation de nos processus de gestion et la
possibilité d’ouvrir notre fond documentaire à tous les collaborateurs.»
A propos d’EVER TEAM – www.ever-team.com
EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise
ECM. Seul acteur français dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM établi par le cabinet Gartner,
EVER TEAM totalise plus de 20 années d’expertise et d’innovations dans le domaine de la gestion de
contenu.
EVER TEAM est présent en Europe et au Moyen Orient avec des centaines de clients dans 15 pays et
réalise 2/3 de l’activité à l’international. Les solutions ECM d’EVER TEAM, fortement orientées métier,
sont disponibles dans les environnements J2EE ou SharePoint.