3. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Hier, entre 8h53 et 10h24 :
• reçu quatre mails que je n’ai pas regardés
• répondu à cinq mails
• répondu une fois au téléphone
• été interrompu par un collègue en formation, venu dans l’open-space
parler à mon Manager, beaucoup trop fort malheureusement !
• repris la relecture de cette présentation
• eu un échange sur messagerie instantanée avec un collègue
• répondu à la personne qui travaille en face de moi
4. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Je travaille avec 2 écrans, l’un avec ma messagerie toujours
ouverte. J’utilise aussi une messagerie instantanée, très utile
pour les contacts rapides à distance. Je réponds à mon téléphone
fixe mais aussi à mon portable. Je me suis dit qu’il fallait que je
sois seul de temps en temps... Du coup, je me lève un matin sur
deux à quatre heures, pour le travail de fond. »
5. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Je suis plus efficace quand je suis multitâches
car, quand je ne fais qu’une seule chose, j’ai
tendance à me disperser mentalement. »
6. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Si je laisse ma messagerie e-mail me déranger, si
je garde mon ordinateur ouvert d’une manière
générale, je n’arrive pas à me concentrer. Je l’éteins
donc et écris à la main les textes qui constituent
certaines pages de cette présentation. »
7. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Je suis devenu hyperactif ces derniers temps.
Je jongle tout le temps avec différentes tâches :
management, commercial, problèmes techniques…
En réunion, apparemment, je passe du coq à l’âne
et c’est pénible pour ceux qui me côtoient. »
8. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Comment certaines organisations
envisagent d’arrêter l’email pour se
réinventer un avenir ?
1.L’email,
leader des
tueurs de
temps
technologiques
SharePoint,
Office 365 :
plateforme de
collaboration,
remède au
technostress ?
9. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Une solution largement adoptée, d’abord
choisie pour les fonctionnalités d’Outlook
500+ M 120+ M
12. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Conséquences : la difficulté croissante à
rester concentré sur son travail
4
2.5
1.25
2004 2008 2012
DURÉE MOYENNE DE TRAVAIL SANS
INTERRUPTION (MINUTES)
Interruptions multiples :
la fragmentation croissante de
notre travail attaque le processus
« attentionnel » de notre cerveau
Télétravail : +22% productivité
13. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Pendant ce temps là, dans le Système
d’information
Infobésité :
• déluge d’information
• désordre informationnel
14. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
L’espace de travail bureautique sans
plateforme collaborative
Sauvegarder sur des
serveurs de fichiers
Envoyer et recevoir de trop
nombreux e-mails
Travailler sur le poste de travail
Rechercher et reclasser
15. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Des postes de travail “non
suffisamment” intégrés”
entre eux
Organisation ?
Communication ?
Coordination ?
Synchronisation ?
16. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Office 365 va intégrer les
postes de travail en
groupe de collaboration
Organisation !
Communication !
Coordination !
Synchronisation !
17. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
SharePoint permet une gestion des versions
de fichiers pour gagner en efficacité
Un collaborateur envoie, par email,
1 document pour relecture et validation
à 5 collègues ; à la fin du processus :
• Combien de versions de document ?
• Combien d’emails échangés ?
Combien
de
fichiers ?
5 ?
15 ?
35 ?
55 ?
18. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
SharePoint va réaliser des tâches de coordination
et de synchronisation du travail collaboratif
Co-édition ou
extraction obligatoire
2 systèmes de gestion de version
avec/sans limitation | paramètres
visibilité des brouillons
Approbation
Workflows / flux de travail
19. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Productivité
de groupe
Productivité
individuelle
Office et SharePoint, solution de
productivité Microsoft
20. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Sur Office 365, un Digital WorkSpace
enrichi reposant sur 2 piliers principaux
21. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Publier des actualités (sites de publication)
Apporter du support (sites d’entreprise)
Collaborer (sites de collaboration)
Mon environnement social et applicatif
Mon profil
Mon mur de
discussions
Mes documents
Espaces basés sur
l’organisation
Espaces Projet
Applications
“métiers”
Espaces participatifs
pour entraide, partage
d’expertises, de veille…
22. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Les nouveaux modèles de site collaboratifs
Office 365/SharePoint 2016 hybride
• Design épuré
• Gestion de droits simplifiée
• Accessible via des APP Windows 10 et Smart
Phone
• Outil « conversationnel » (Skype for Business)
23. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Un énorme succès en matière d’adoption
Approche « self-service »
Gouvernance en centre de services…
24. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« M. Poireau, il y a déjà trop d’outils ! »
Les organisations déploient des nouveaux
outils technologiques… trop souvent sans :
• les avoir compris
• les avoir analysés pour les déployer
efficacement
• accompagner les utilisateurs dans
l’adoption
26. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Les avantages de la plateforme collaborative
dans le paysage des nouveaux outils
technologiques
27. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Un espace collaboratif numérique,
reflet de l’organisation du travail réelle
Comme on agencerait ses bureaux
28. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
L’ère moderne du Digital WorkSpace
Mon profil
Mon mur
d’actualités
et de
discussions
Mes
documents
Mes emails,
Mes
contacts,
Mes tâches
Les espaces
d’équipe(s)
Les espaces
projets
Les espaces
d’échanges,
d’expertise,
d’entraide
La base de
connais-
sances
L’annuaire
Mes
applications
SharePoint
Mes
logiciels
tiers
Les
procédures
Les News
Les
évènements
29. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
La collaboration “sociale”|Au service
de l’amélioration du bien-être au travail
0
5
10
15
20
25
Temps 1 Temps 2 Temps 3 Temps 4
Absentéisme Présentéisme
Engagement Détection des talents
38% de satisfaction
des employés
en plus
78% prennent des
décisions
réactives
pilotées par la
donnée
(contre 55% en
moyenne)
30. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Au service de la performance collective
et de l’amélioration continue
Le R.O.I. de votre solution dépendra de VOS objectifs.
Concrètement, la rentabilité de la démarche a des chances d’aboutir
lorsque cette démarche :
• s’attaque à des problématiques « Métier »
• recherche des résultats concrets
31. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Une formidable occasion d’améliorer
la vie au travail
Email Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues
Google Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube
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32. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Des projets à impacts organisationnels élevés
SharePoint impacte l’environnement bureautique le
plus commun ; SharePoint fait partie intégrante de
la suite Office, laquelle a vocation à améliorer la
productivité de ses utilisateurs :
Le projet de changement d’organisation doit être
assumé par le Top Management et compris par tous
les acteurs de l’Organisation
Pas de Big Bang ; vous êtes là pour « proposer »
et non imposer de nouvelles façons de travailler
Les moyens humains et financiers
sont accordés à la partie émergée de
l’iceberg que représente le
déploiement du nouvel outil
La partie immergée de l’iceberg est la
transformation interne de l’Organisation, qui
nécessite une impulsion de la Direction et du temps
pour l’adoption de ces nouveaux usages au travail
33. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Pour aller plus loin
• http://digitalworkplacebook.com/ - Paul MILLER
• http://www.adopteunsharepoint.com - Frank POIREAU
Plateforme de collaboration, un
environnement remède au technostress
Le sujet de mon intervention est l’analyse de la suite Office 365 au regard du Performance Management, concept qui intègre la notion d’efficacité, c’est-à-dire l’idée de mener une action à son terme : influence positive ou négative de mes nouveaux outils de productivité ?
Le temps d’utilisation du deuxième écran avec l’ordinateur qui est plutôt faible
concentré sur l’écran principal, deuxième écran lumineux sur le côté devenait rapidement insupportable.
Le plaisir du multitâche peut déboucher sur un comportement de type « accro » : une cyberdépendance
multitâches pas synonyme efficacité
on prend du retard Les shootés à l'urgence amphétamine, vivre plus fort, plus vite, plus intensément ».
la connexion peut se transformer en aliénation
Le flot continu de requêtes devoir répliquer instantanément posent problème
Cette sollicitation agit comme un poison lent, insidieux.
25 % sous pression et ne pouvoir gérer que des urgences
Perte d’attention ou des difficultés de concentration
leur esprit vagabonde dans le flux de données
Le disque rayé
Leurs mains glissent irrémédiablement téléphones se « reconnecter » le plus rapidement possible
jouant, en envoyant des messages, en lisant des e-mails.
75 % | prendre immédiatement connaissance des messages reçus
66 % | nécessaire de répondre immédiatement à tout courrier électronique
25 % | terminent réellement la lecture d’un courrier électronique avant d’y répondre
Les travers des listes de diffusion
Désactiver la notification automatique d’arrivée
utiliser cette interruption comme une opportunité de consulter d’autres messages non lus ou pour effectuer des activités indépendantes comme envoyer un message à un ami ou pour surfer sur Internet
Fuir les voleurs de temps
Source : rescuetime.com, umich.edu, uci.edu, nytimes.com, salary.com,ibid.com
Email
+ réduire la barrière de communication
75 % | prendre immédiatement connaissance des messages reçus
66 % | nécessaire de répondre immédiatement à tout courrier électronique
25 % | terminent réellement la lecture d’un courrier électronique avant d’y répondre
Les travers des listes de diffusion
Désactiver la notification automatique d’arrivée
utiliser cette interruption comme une opportunité de consulter d’autres messages non lus ou pour effectuer des activités indépendantes comme envoyer un message à un ami ou pour surfer sur Internet
éviter le multitâches
Le téléphone
Pas obligé de décrocher
Skype for business
pouvoir communiquer sur notre disponibilité pour une conversation vocale ou écrite dans la messagerie
favorise l’interaction et l’entraide
Peut compléter et remplacer les petites reunions
Un plus : l’immédiateté
Internet
38 % déclarent passer plus d‘1 h/ jour
15 % +2 heures / jour
50% se connecte à ses réseaux sociaux privés
70 % gèrent leurs affaires personnelles (banque, factures, ...) sur leur lieu de travail
Inutile de vous faire un dessin : il est facile de s'égarer sur Internet. Regarder les photos de vacances de vos proches, lire les réactions à la victoire de votre équipe préférée ou chercher la bonne affaire sur douze sites marchands différents :.
49 % des personnes interrogées, l’assistance au collègue est un facteur de fractionnement de sa concentration
Fuir les voleurs de temps
Source : rescuetime.com, umich.edu, uci.edu, nytimes.com, salary.com,ibid.com
Email
+ réduire la barrière de communication
éviter le multitâches ; Multitâches (37 chgt de fenêtres par heure chgt de tâches toutes les 3 mn)
Le téléphone
Pas obligé de décrocher
Skype for business
pouvoir communiquer sur notre disponibilité pour une conversation vocale ou écrite dans la messagerie
favorise l’interaction et l’entraide
Peut compléter et remplacer les petites reunions
Un plus : l’immédiateté
Internet
38 % déclarent passer plus d‘1 h/ jour
15 % +2 heures / jour
50% se connecte à ses réseaux sociaux privés
70 % gèrent leurs affaires personnelles (banque, factures, ...) sur leur lieu de travail
Inutile de vous faire un dessin : il est facile de s'égarer sur Internet. Regarder les photos de vacances de vos proches, lire les réactions à la victoire de votre équipe préférée ou chercher la bonne affaire sur douze sites marchands différents :.
49 % des personnes interrogées, l’assistance au collègue est un facteur de fractionnement de sa concentration
Ces outils ont pour tronc de fonctionnement commun
Appels sonores et/ou visuels qui viennent nous soustraire à l’activité
neurones sensibles à ces stimuli
organisent le déplacement instantané de nos yeux et de notre attention
Zapping puise dans les centres de récompense psychologiques
Les stimuli qui polluent les environnements de travail forcent notre attention
sollicitations incessantes = dispersion mentale
nombreux allers et retours de l'attention = allongement des délais + diminution de l'efficacité
retarder notre capacité à prendre des décisions
créent un sentiment d’urgence doublé d’une culpabilité
sentiment de frustration et d’impuissance en vient souvent à se développer
sentiment d’isolement
C’est tout un climat qui est transformé. Le travail en équipe s’en ressent fortement, la cohésion et l’envie collaborative étant largement dégradées.
épuisement cognitif, l’anxiété et le stress s’installent inévitablement, de façon structurelle et toxique tandis que l’énergie mentale diminue
disparition progressive de contacts personnels
Burn-out
Un travail fragmenté altère gravement la performance et représente un coût financier colossal pour l’organisation - 28 %, soit plus de2 heures par jour
Source : https://www.ics.uci.edu/~gmark/Home_page/Research_files/CHI%202012.pdf
Toute votre organisation baigne dans une masse d’information à gérer, classer, répertorier et assigner…
P.24
P.24
P.25
1. les avoir compris
2. les avoir analysés pour les déployer efficacement
3. accompagner les utilisateurs dans l’adoption
Lundi matin
Mathieu et DBE
Point projet avec les équipes
Xavier et la R&D