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DOCUMATION 2013 : Gestion dynamique des flux métier et documentaires - Modularité et réutilisation des contenus
- 1. Arnaud GOUMAIN - MAGILLEM Jean-Philippe KHRISTY – SEFAS Marie-Louise FLACKE
- 2. « Un document est une représentation persistante d'une idée ou d'une information figée à un instant t. Il a une valeur explicative, descriptive ou de preuve. Il est généralement défini comme le support (…) d'une information. » (Wikipedia) -> Ce qui est important, c’est l’INFORMATION, pas le document L’information peut être stockée, diffusée, utilisée (réemployée). -> Magillem offre des solutions pour favoriser le réemploi des contenus métier
- 3. Passer de la production de documents à la production d’une information accessible et réutilisable Canaliser l’information ◦ Produire un document, c’est figer une INFORMATION sur un SUPPORT à un MOMENT donné ◦ UTILISER l’information, c’est NOURRIR un processus avec des ÉLÉMENTS D’INFORMATION L’enjeu, c’est de pouvoir canaliser l’information et de connecter les processus métier et documentaires 3
- 4. Passer de la production de documents à la production d’une information accessible et réutilisable Actualiser l’information ◦ Lorsqu’une information évolue, il faut mettre à jour les objets documentaires liés à cette information L’enjeu, c’est de pouvoir identifier les contenus impactés par l’évolution d’une information 4
- 5. 5
- 6. Passer de la production de documents à la production d’une information accessible et réutilisable FORMATS ◦ Accéder à l’information, c’est : Pouvoir rechercher une information Pouvoir consulter cette information L’enjeu, c’est de présenter l’information dans un format adéquat 6
- 7. Qui sont les utilisateurs ? Ce sont les personnes qui produisent, diffusent et utilisent l’information Elles sont Internes et internes et externes (en amont et en aval) à l’entreprise 7
- 8. Comment les utilisateurs produisent-ils et utilisent-ils l’information ? Le copier / coller est central… Cela nuit à : ◦ La fraicheur des informations ◦ La cohérence des informations 8
- 9. Les processus de production de documents : Ils n’existent pas en tant que processus indépendants des processus métier. Ils sont une partie intégrante, directement liée, fusionnée au processus métier. L’enjeu, c’est de pouvoir lier les flux métier et documentaires pour produire des documents de qualité 9
- 10. • Fusion des flux • Points de synchronisation documentaires et métier • Rupture des flux • Plus besoin de points de • Problèmes de cohérence / synchronisation divergence • Les documents et éléments métier deviennent des extractions d’un même flux Flux documentaire Flux fusionné Flux métier 10
- 11. Modularité des contenus Fragmenter les contenus (packaging en objets) Qualifier les fragments Lier les fragments L’enjeu, c’est la standardisation des objets et leur interopérabilité 11
- 12. Réutiliser les contenus Abandonner le copier / coller Privilégier le réemploi de fragments ◦ insertion d’objets par « glisser/lier » dans des modèles documentaires ou dans des documents Le fonds documentaire se représente alors comme un ensemble de fragments documentaires inter-liés 12
- 13. Créez un compte sur notre site pour accéder aux vidéos Gérer le versionnement Identifier les fragments inter-liés lorsqu’on versionne un fragment ◦ Impact sur fonds documentaire ◦ Conformité d'un document par rapport un texte de référence ◦ Identification de l'évolution d'un fonds documentaire entre 2 dates Propager le fragment versionné partout où il est employé ◦ Consolidation d'un fonds documentaire Réviser les fragments inter-liés / vérifier la cohérence 13
- 14. R&D Marketing/Support Bloc n PDF Bloc Spécifications 3 Technical fonctionnelles Documentation Product Spécifications FM Bloc 2 techniques Spécifications … Technical Product fonctionnelles Audience Documentation DTD Spécifications PDF Bloc 1 techniques Spécifications Dérivative A … fonctionnelles Spécifications Spécifications techniques Audience fonctionnelles … Spécifications Audience DOC DOC techniques Confidential Authoring Audience Audience Audience FM Annexes XML FORMAT (IP-XACT) Technical Product ICMETADATA Hybrid Documentation IPMETADATA FORMATS Dérivative B ….. Audience Audience Authoring Audience Production Flow 1K Documents Annexes PROD 1 PROD 2 PROD n 10K Documents? 14
- 15. Articles de codes juridiques 15
- 19. R&D Magillem Content Platform Marketing/ Support impact & coverage Automated update Bloc n PDF Publishing FrameWork Cohency Bloc Spécifications 3 fonctionnelles Control Spécifications Technical Product FM BlocSpécifications 2 techniques Documentation … fonctionnelles Dérivative A DTD Spécifications Bloc 1 techniques Spécifications … fonctionnelles Spécifications Audience Functional techniques Specifications … Technical Technical Specifications Documentation Authoring Conversion to Product DOC PDF, DOCX, … Audience Audience Annexes Authoring Technical Product Documentation Audience Dérivative B Audience DITA / MetaX Authoring Various Conversion Authoring Conversion to FORMATS PDF, DOCX, Audience … Audience Sharepoint Annexes Filenet Oracle 19
- 20. Qualité (bonne information au bon moment, cohérence globale, image de marque) Productivité (produire plus de dérivés, plus de spécialisation, en phase avec des groupes d’utilisateurs plus spécialisés) Coût directs : produire avec moins de ressources Coûts indirects : réduire l’impact de la non-qualité Opportunité : Transformation de l’activité (vers plus d’abstraction, plus d’intelligence, moins de taches à faible valeur ajouté) 20
- 21. Objectifs ◦ Améliorer la qualité des documents techniques ◦ Améliorer la réactivité de production ◦ Faciliter la production de dérivés documentaires ◦ Garantir la confidentialités de certains contenus Contexte ◦ Variété d’outils de publishing (Epic, FrameMaker, MS word…) ◦ Variété de modèles de document hétérogènes ◦ Processus de production non maitrisé ◦ Difficultés importante pour mettre à jour une version particulière d’un ensemble documentaire cohérent ◦ Difficulté majeure à gérer le cycle de vie de la documentation technique Gains ◦ Réduction des coûts de production de la documentation technique de l’ordre de 50% ◦ Réduction de la durée du cycle de production de l’ordre de 40% ◦ Amélioration significative de la qualité 21
- 22. Objectifs ◦ Détecter immédiatement, exhaustivement, automatiquement la totalité des impacts que le JORF peut avoir sur le corpus métier ◦ Réduire le temps de mise à jour du fonds (codes juridiques) ◦ Faciliter l’identification des travaux de reprise de contenus commentant le fonds Contexte ◦ Actualisation quotidienne du fonds - fraîcheur ◦ Forte densité des contenus ◦ Enjeu juridique (ouvrages de référence) Gains ◦ Réduction des délais de production de l’ordre de 60% ◦ Réduction massive de l’action manuelle au profit travail technique et scientifique d’analyse et d’annotation 22
- 23. Performance Production documentaire Coût intégrée au flux métier Production documentaire en marge des flux métier Solutions de gestion dynamique des flux de connaissance Limite de performance des outils de publication dynamique Solutions de publication dynamique Dynamique des référentiels Modularité des modèles documentaires Modularité des contenus Multi bases hétérogènes, File System CMS Base de donnés indépendantes et interopérables Densité documentaire • Masse des contenus • Besoin de traçabilité • Quantité de fragments • Besoin de cohérence documentaires • Hétérogénéité • Complexité documentaire documentaire • Fréquence de modification • Intégration dans les flux métier 23