2017 03-30-a os aix-gouvernance documentaire avec o365
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Slides de l'aOS Aix-en -Provence du 30/03/2017 sur la gouvernance documentaire dans O365 ainsi que les capacités de SHarePoint en tant qu'outil de GED
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- 12. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Point d’attention Document = Fichier + Propriétés (+ versions) Il n’y a pas de fichier joint à un fichier ou rendition
- 13. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Règles fichiers • Caractères spécifiques interdits # % ? • Certains types de documents non autorisés • Noms et URL limités (260 chars max) • Pas de document vide • Taille maximale des documents téléchargés (10 Gb)
- 14. aOS Aix-en-Provence 6 septembre 2016 Archivage dans SharePoint
- 15. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Fonctionnalités • Périodes de rétention • Gel de documents en place (Records InPlace) • Stockage en masse des Records (Records Center) compatible ISO 15489 • Gestion des litiges avec eDiscovery intégré (SharePoint, Exchange, Lync, FileSystems)
- 16. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Limitations • Compatible avec les normes anglo-saxonnes, pas « européennes » (Moreq, eiDAS) • Localisation du stockage (Pays du tenant)
- 17. aOS Aix-en-Provence 6 septembre 2016 Workflows
- 18. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Workflows • Workflows standards • Custo du process : SharePoint Designer • Petit process individuel : Flow • Custo du formulaire : Infopath • Application mobile : Power Apps • Actions particulières : Visual Studio
- 19. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Points d’attention • Pas de boucle possible • Workflow attaché au document • Pas de mécanisme de délégation permettant à un utilisateur de faire traiter toutes ses actions par un autre
- 20. aOS Aix-en-Provence 6 septembre 2016 Droits d’accès
- 21. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Organisation de l’information Collection de sites Ferme SharePoint 2013 Site racine Sous-sites Bibliothèque Dossiers / sous dossiers Documents (Word, Excel, PDF )
- 22. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Comparaison GED classique • Pas de sécurité par type de contenu • Pas de droit en fonction des propriétés de fichier • Pas de droits sur les propriétés de fichier
- 23. aOS Aix-en-Provence 6 septembre 2016 Stockage
- 24. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Limitations • Pas plus de 5 000 documents dans la même vue • 5(0) 000 étendues de sécurité par liste / doc lib • 30 000 000 documents par bibliothèque • Max 2000 sous sites / collection • Taille max par fichier • Pour les collection de sites … pooled storage (25Tb+)
- 25. aOS Aix en Provence 30 mars 2017 Localisation et normes • Stockage en Europe (Dublin/Amsterdam… FR?) • Certification / attestations complet :
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