Slides de la conférence "Organiser un évènement WordPress" réalisée par Daniel Roch lors du WordCamp Paris 2015. Présentation de Daniel Roch, du site internet http://www.seomix.fr/

1. Organiser un
événement WordPress
DANIEL ROCH

2. Daniel Roch
Qui suis-je ?
 Consultant et formateur spécialisé
sur le référencement naturel de WordPress
 Créateur du site SeoMix
 Orateur lors des précédents WordCamp Paris
 Co-organisateur du WP Tech
 Fan de WordPress

3. Pourquoi promouvoir
WordPress ?
 Etes-vous êtes dans un de ces cas de figure ?
 Je suis passionné par WordPress
 Je gagne ma vie grâce à ce CMS :
 WordPress, c’est 23% des sites au monde
 J’aime apprendre et échanger

4. Quel format
d’évènement ?
 Vous avez le choix !
 Meetup
 Barcamp (on peut même boire en même temps)
 Déjeuner
 WordCamp
 Journée de conférences
 Immatériel : Skype, Hangout…
 …

5. Les règles à respecter
La licence GPL
 La licence GPL de WordPress :
 Utiliser librement WordPress
 Etudier le fonctionnement du CMS et l’adapter à
ses besoins
 Redistribuer des copies
 Le contenu des évènements doit respecter cette
licence

6. Les règles à respecter
Le logo
 De base, il est interdit :
 d’utiliser dans le nom de l’évènement les termes
WordPress et WordCamp
 d’utiliser dans un logo celui de WordPress
 Il faut demander l’autorisation à WordPress
Foundation
 http://wordpressfoundation.org/contact/
C’est le mal

7. Les règles à respecter
Le reste
 Des mentions légales
 Ne réinventez pas la poudre, prenez gentiment
celle des autres (WordCamp Paris et Paris Web)
 Une déclaration à la CNIL
 Respectez l’esprit WordPress

8. L’esprit WordPress
 Le partage et l’entraide
 Faire avancer la communauté et l’outil :
 Le concept du Contributor’s Day
 Savoir donner (de son temps, de son savoir, de
son argent…)
 Par exemple, PressNomics qui réalise des dons aux
associations caritatives chaque année

9. WordCamp ? WordPress
FR ?
 Il n’est pas obligatoire de faire un WordCamp si l’on veut
faire une journée de conférences
 WordSesh
 PressNomics
 WP Tech
 Il n’est pas obligatoire non plus de travailler avec
WordPress FR
 WPMX
 WordPress In ALPS
 …
 Mais travailler ensemble est toujours une bonne chose !

10. Les WordCamp
Une mine d’information
 Des vidéos d’aide en ligne sur Youtube :
WordCamp Central
 https://www.youtube.com/channel/UCWQnu9XpK3
ze10STZv9ORLg
 Des fichiers et guides en ligne
 http://plan.wordcamp.org/

11. Les WordCamp
Dois-je en faire un ?
 Les avantages
 Des sponsors régionaux
 Un coach et un accompagnement (attention, soyez bilingues…)
 Une communication internationale
 Des goodies
 Faire partie d’un tout plus grand
 Une charte des WordCamp saine

12. Les WordCamp
Des valeurs saines
 La charte des WordCamp implique :
 Le partage avec la communauté
 Le refus de la discrimination, des spammeurs et des
« jerks »
 Le respect de la marque et de la licence WordPress
 L’absence de promotion à titre personnel
 Un évènement à but non lucratif
 Un évènement accessible à tous

13. Les WordCamp
Dois-je en faire un ?
 Inconvénients
 Des orateurs qui doivent être locaux
 Un site Internet peu modulable
 Aucun défraiement pour les orateurs
 Un choix plus restreint sur le prix du billet d’entrée
 Les gains ne sont pas conservés par l’évènement
 Une vocation à rester généraliste

14. Les WordCamp
Exemples de conférences indépendantes
 WP Camp
 Evènement Allemand
 Raisons invoquées :
 Se simplifier la vie
 Pouvoir faire des dons
 WP Tech
 Evènement Français
 Raisons invoquées
 Pouvoir être ciblé et non généraliste
 Pouvoir gérer nous même le site
 Pouvoir défrayer les orateurs

15. L’organisation d’un event
Planning
 Ne jamais oublier : aucun évènement n’est parfait
 Planifiez tout à l’avance
 Créez ou rejoignez une association
 Basez vous sur la communauté locale, nationale et
internationale
 Pensez à votre réseau et aux autres communautés
 Commencez petit !

16. L’organisation d’un event
Organisation et bénévoles
 Ne JAMAIS être seul
 Ayez un bénévole bilingue
 Comptez au strict minimum 5 bénévoles
 Un à l’accueil
 Un par salle pour gérer les photos/vidéos
 Un par salle pour la gérer : timing, questions, slides…
 Un pour gérer la logistique
 Un qui se repose (ou qui court partout)

17. Chef de projet
Orateurs Logisitique
Salle
Repas et
pauses
Ordinateurs,
son…
Compatibilité
Sponsors Billeterie Factures
Jour J
Accueil des
participants
Gestion des
orateurs
Gestion du
planing
Communication
Supports
Prints
Réseaux
sociaux
Photo et
vidéo
Site Internet
L’organisation d’un event
Organisation et bénévoles

18. L’organisation d’un event
Comptabilité
 Les joies de gérer de l’argent : stress et
organisation sont de rigueur
 Conseils
 Créez une association
 Créez un compte bancaire dédié
 Automatisez les factures
 Gérez au fur et à mesure le budget

19. L’organisation d’un event
Comptabilité : budget type
 Revenus :
 Billetterie
 Sponsors
 Dépenses :
 Salle
 Location
de la salle
 Assurance
 Wifi
 Vidéoproje
cteur
 Appareil
Photo
 Camera
 Nourriture
 Bouteille
d’eau
 Café/thé/
viennoiseri
es
 Repas du
midi
 After
 Location
de la salle
 Repas /
Boisson
 Impression
 T-Shirts
 Tour de
cou
 Programm
es
 Roll-up
 Frais
bancaires
 Orateurs
 Hôtel
 Transport
 Diner des
orateurs /
sponsors

20. L’organisation d’un event
Comptabilité : budget type WP Tech
 Exemple simplifié
du WP Tech :
 100 places
vendus
 145 personnes
sur places
 Revenus : 6400€
 Billetterie :
1400€
 Sponsors : 5000€
 Dépenses : 5950€
 Camera : 50€
 Nourriture :
1200€
 After : 150€
 Impression
 T-Shirts : 900€
 Tour de cou :
300€
 Programmes :
50€
 Roll-up : 400€
 Frais bancaires :
120€
 Orateurs
 Hôtel : 600€
 Transport :
1300€
 Diner des
orateurs /
sponsors :
800€

21. L’organisation d’un event
Salle
 Trouvez une salle gratuite si possible
 La salle doit :
 Permettre d’accueillir le nombre de visiteurs désiré,
pauses incluses
 Sonoriser et afficher facilement les présentations
 JAMAIS d’escaliers !

22. L’organisation d’un event
Orateurs
 Ayez une vrai grille d’évaluation pour choisir
 Exemple avec le WP Tech : ils ont tous été notés
de 1 à 5 par chaque organisateur
 Avec -1 si c’est un orateur connu
 Avec -5 si cette conférence a déjà été réalisée
 Déterminez les durées pertinentes des
conférences

23. L’organisation d’un event
Orateurs
 Il faut savoir gérer les orateurs non retenus
 Les prévenir
 Gérer les égos
 Vérifiez si possible les présentations à l’avance (non à
l’auto promo)
 Gérez leurs hôtels et transports
 Anticipez leurs ordinateurs et câbles
 Réclamez avec insistance les descriptifs des orateurs et de
session, ainsi que leurs photos

24. L’organisation d’un event
Sponsors
 Pour les sponsors, 4 niveaux de base :
 Or
 Argent
 Bronze
 Micro
 Bien choisir les avantages de chaque niveau :
 Tickets
 Goodies
 Article sur le site
 Remerciements
 Repas des orateurs

25. L’organisation d’un event
Sponsors
 Pas d’exclusivité par métier/branche
 Définissez la taille des logos par support
 La difficulté de gérer le planning Sponsor / Billetterie
/ Orateurs
 Pensez à mettre constamment à jour les sponsors
dans les emails
 Attention aux dates dans les factures : les paiements
peuvent arriver tard

26. L’organisation d’un event
Communication : avant
 Le site Internet
 Sponsors
 Programme, lieu, horaires
 Orateurs
 Contact
 Mentions Légales
 Billetterie
 Bannières
 Vidéos et Photos
 Une page pour les anglais

27. L’organisation d’un event
Communication : avant
 La solution technique du WP Tech
 Thème Hemingway
 Gravity Forms + Paypal Add-on
 MailPoet
 NearbyMap
 WordCamp ressources
 Post Types et Theme Base =>
https://github.com/nacin/wordpress-
sites/tree/master/wordcamp.org/public_html/wp-
content/plugins/wc-post-types
 Attention, tout ne fonctionne pas automatiquement

28. L’organisation d’un event
Communication : avant
 Anticipez les délais !!!
 T-shirts
 Gérez les tailles et les coupes Homme / Femme
 Tours de cous
 Imprimez le programme
 Attention à la longueur du tour de cou
 Goodies des sponsors
 Roll-UP
 Communication sur d’autres sites

29. L’organisation d’un event
Communication : pendant et après
 Pour la photo
 Un bénévole avec un bon appareil photo
 Pour la vidéo
 Un bénévole
 Bien tester le matériel avant
 Pensez à la captation du son

30. L’organisation d’un event
Les places
 Ne pas tout vendre d’un seul coup
 Faire du teasing, mais prévenir ;)
 Définir un prix acceptable : pensez aux autres
coûts pour les visiteurs
 Pensez à la gestion des salles si conférences
multiples

31. L’organisation d’un event
Logistique
 Nourriture, pensez aux :
 Végétariens
 Intolérances alimentaires
 Pensez aux bouteilles d’eau
 Pensez aux prises de courant, notamment pour le
traiteur
 Anticipez le lieu des pauses et l’éventuel fléchage
des salles

32. L’organisation d’un event
After
 Bien planifier le budget car un after est coûteux
 Trouver une salle / un restaurant gratuit
 C’est très dur à faire un vendredi / samedi soir
 La solution : un restaurant ouvert d’habitude
uniquement en semaine
 Il est impératif de faire payer les gens pour réserver
un nombre de participants
 Pensez aux intolérances alimentaires (Again)

33. Les petits plus
 Un Twitt Wall
 Une table ronde
 Un jeu concours

34. Les petits plus
 Des programmes de conférences pour :
 Rigoler
 Trouver un emploi

35. Merci
Daniel Roch – www.seomix.fr