2. Ordre du jour
• Mise en contexte
• Bénéfices recherchés
• Identifier les besoins
• Planifier la mise en œuvre
• Gérer le changement
• Facteurs de succès
2
3. Quelques questions importantes
Dans un projet d’implantation DME
• Qui veille aux intérêts de la clinique et des médecins ?
• Comment sont gérés les risques et les coûts ?
• Faut-il faire un plan de projet ?
• Comment préparer le personnel au changement et
au nouveau mode de fonctionnement ?
• Que faire avec les dossiers existants ?
• Qui intègre les systèmes existants avec le nouveau DME ?
• Quelles sont les options possibles pour collaborer avec le réseau ?
• Comment assurer la sécurité des données?
3
6. Statistiques sur l’adoption des DME
6
Pourcentage de cabinets dotés d’un DME
selon les pays (Davis et AL, 2008)
Pays
% de cliniques
informatisées
Pays-Bas 98 %
Nouvelle-
Zélande
92 %
Royaume-Uni 89 %
Australie 79 %
États-Unis 28 %
Canada 23 %
Québec 9%
83%
17%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
Oui
Non
Oui
Non
Sondage AMQ 2012
Croyez-vous qu’un service professionnel
d’accompagnement vous serait utile dans le
choix et l’implantation d’un DME ?
7. Statistiques sur l’adoption des DME
7
Améliore l'accès aux dossiers
Améliore la communication avec
les patients
Améliore la communication entre
cliniciens
Contribue à l'amélioration de la
qualité des soins
0 20 40 60 80 100
Caractéristiques les plus importantes
selon les médecins
L'ensemble de ces améliorations a un effet positif sur la qualité des soins aux patients
Source: New England Journal of Medicine, 2008.
8. Incitatifs du PQADME – Remboursements prévus
par type de clinique et date d’acquisition du DME
8
Privée hors-GMF Privée, GMF CLSC et UMF
Clinique Médecin Clinique Médecin Clinique Médecin
DME acquis
après avril 2012
9 746 $ 18 610 $ 14 900 $ 5 250 $
DME acquis entre janv. 2011 et
avril 2012
9 746 $ 16 410 $ 11 400 $ 5 250 $
DME acquis
avant janv. 2011
9 746 $ 12 810 $ - $ - $
9. Remboursements pour les GMF
ayant acquis un DME après avril 2012
9
Forfaits Investissement Remboursement Récurrent Médecin Clinique
Initial Initial Annuel 4-ans
Frais d'implantation
du DME
5 000 $ 3 500 $ 3 500 $
Frais de licences du
DME
2 000 $ 1 400 $ 1 400 $ 5 600 $
Gestion du
changement
2 200 $ 2 200 $ 2 200 $
Participation au
PQADME
3 600 $ 3 600 $ 3 600 $
Équipement S.O. S.O.
Câblage S.O. S.O.
Commutateur S.O. S.O.
Liaisons Internet S.O. S.O.
Total 12 800 $ 10 700 $ 1 400 $ - $ 14 900 $ - $
10. Fonctionnement du programme
10
Soumettre le formulaire
d’adhésion
Implantation
du DME
MSSS / Sogique
Frais de
télécommunication
Frais de
télécommunication
Licences du
DME
Participation
au PQADME
CliniqueMédecin
12. Facteurs opérationnels motivant
l’acquisition d’un DME
12
Programme
de financement
gouvernemental
Politique
et cadre
réglementaire
Améliorer
la pratique
Médecins Patients
Clinique
Optimisation
des processus
Efficacité
financière
Technologie
14. Bénéfices recherchés
14
Bénéfices Exemples
Qualité des soins
• accès à distance aux dossiers,
• accès aux dossiers complets et historique des visites,
allergies, résultats de laboratoire, médicaments
Services aux patients
• meilleur gestion des rendez-vous,
• rappels automatiques,
• Confidentialité des dossiers
Efficacité
• partage des dossiers entre les intervenants et autres cliniques
• réduction des erreurs
• réduction de la transcription
Productivité
• accès rapide aux dossiers,
• revue des dossiers plus rapide,
• documentation plus efficace,
• processus de facturation accéléré
Coûts
• élimination de la transcription,
• réduction des fonctions de facturation,
• élimination des fournitures de bureau
États financiers
• perception des comptes à recevoir,
• facturation,
• gestion des inventaires
15. Mesure des bénéfices
15
Bénéfices Mesures
Faciliter l’accès aux dossiers
• Le nombre de dossiers accessibles et centralisé en ligne,
accessibles à distance, le temps d’accès au dossier
électronique vs papier
Confidentialité et sécurité accrues • Audit de sécurité
Environnement sans papier
• Élimination du papier dans tous les processus
• Taux de numérisation
• Économies des coûts de papier, photocopies et dossiers
Améliorer la qualité des soins • Sondage auprès des médecins, du personnel et les patients
Amélioration de l’efficacité et
réduction des activités
administratives
• Le temps d’accès aux antécédents médicaux
• Erreurs sur les ordonnances
• Erreurs de facturation
• Réduction du délai de réclamation
• Délais de réception et consultation des résultats de labo
Amélioration du cycle de facturation
• Délai de facturation
• Délai de paiement
• Temps de vérification
Réduction des coûts des activités
administratives
• Réduction du temps de recherche des dossiers
• Réduction du temps de visite et d’attente
• Réduction du temps d’enregistrement
17. Fonctionnalités recherchées
dans un DME
• Informations démographiques
• Enregistrement des patients
• Gestion des Rendez-vous
• Demande de consultation
• Notes de consultation
(observations, diagnostiques,
immunisations, allergies)
• Facturation
• Liste de problèmes
• Prescriptions électroniques
• Historique des prescriptions
• Numérisation
• Plans de soins
• Assistant pharmacologique
• Rapports d'imagerie
• Liste des tâches
• Formulaires personnalisés,
rapports
• Résultats de laboratoire
• Codification des dossiers
• Rappels automatisés
• Statistiques sur les patients
• Moteur de recherche
• Portail patient
• Intégration au DSQ
• Audit d’accès et sécurité
17
18. Niveaux d’adoption du DME
EMRAM ambulatoire*
* Source: HIMSS Ambulatory – Electronic Medical
Records Adoption Model (A-EMRAM)
Niveau 0
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Niveau 5
Niveau 6
Niveau 7
Niveau cible
Niveau
actuel
• Utilisation
généralisée
du DME
• Gestion de la
liste des
problèmes
• Utilisation d’un
assistant
pharmacothér
apeutique
• Gestion de la
liste des
tâches et
notifications
aux employés.
• Transcription
automatique
de notes
• Ordonnance
électronique -
médicaments
• Réception des
résultats
d’examens
(HL7)
• Réception des
sommaires de
sortie des
hôpitaux
• Signes vitaux
enregistrés
dans le DME
• Ordonnance
électronique -
laboratoires
• Portail patient
avec vue
personnalisée
et information
préventive• Début
d’utilisation
d’un DME
• Conservati
on des
requêtes et
résultats
dans le
DME
• Outils d’aide
à la décision
clinique
• Le DME
enregistrées
données des
appareils
médicaux
• Gestion des
alertes
• Participation
à un réseau
de soins.
• Analyse des
dossiers
patients et
rapports de
conformité
• Ordonnances
électroniques
généralisées
(+95%)
• Matériel de
référence
en-ligne
• Quelques
notes
informatisées
• Gestion
manuelle
des
dossiers
patients
Phase
Par exemple :
23. 23
Exigences architecturales à considérer
Référentiel
Service
externe
Système DME
DSQ DCI Lab
• DME FSA ou Local
• Accès à distance
• Sécurité
• Disponibilité du système
• Entretien
• Audit
• Niveaux de services
mesurables
• Licences
• Intégration avec
d’autres systèmes
• Profils d’accès
25. Continuité des affaires
Objectif :
• Assurer le bon fonctionnement de la clinique dans toute circonstance
Événements potentiels :
• Panne de courant
• Panne de télécommunication
• Vol ou bris d’équipements
• Systèmes inaccessibles
Comment :
• Ententes de niveau de service
• Mécanismes de relève
25
27. Avoir
conscience des
changements à
venir
Comprendre
les raisons
motivant le
changement
Croire au
succès du
projet
Comprendre
les impacts.
Agir sur les
impacts
Se préparer
pour la
transition
Contribuer au
processus du
changement
Se sentir
propriétaire du
changement –
en contrôle
Avoir et utiliser
les ressources
nécessaires
Intégrer les
nouvelles
façons de faire
dans le
quotidien
Maintenir le
changement
Assurer
l’amélioration
continue
Gestion de changement: Démarche
27
Initiation Planification Réalisation Clôture
Sensibilisation
(voir)
Compréhension
(comprendre)
Adhésion
(vouloir)
Appropriation
(faire)
Intégration
(vivre)
28. Gérer le changement: Organisation du travail
Stratégie de transition
• Former une équipe de projet
• Leadership du champion
• Participation du personnel
Gestion de documents
• Gestion des dossiers
• Numérisation et indexation de documents
• Politique de gestion des documents
28
29. 29
Gérer le changement: Formation
Préparer la formation
• Formation sur le logiciel DME
• Formation à la tâche et aux processus
• Formation de base
• Formation à l’utilisation des nouveaux
équipements et périphériques
• …sans impact sur les activités normales de la clinique
30. Les défis à surveiller lors de l’implantation
1. Engagement des médecins et du personnel
2. Choix du système a acquérir et signature du contrat avec le fournisseur
3. Processus de consentement et autre sujets légales
4. Coordination des équipes
5. Stratégie d’implantation
6. Gestion du changement
7. Révision des processus
8. Intégration avec les systèmes existants
9. Processus et stratégie de numérisation des dossiers
32. En Résumé - Facteurs de succès
1. Choisir un système adapté aux besoins et spécialités de la clinique
2. Exécuter une mise en œuvre graduelle
3. Bien définir les objectifs et cibles de maturité
4. Identifier un médecin champion tôt dans le projet
5. Analyser en détail le flux de travail et bien documenter les exigences
6. S’assurer que le chargé de projet consacre suffisamment de temps au projet
7. Identifier des super utilisateurs et exécuter une phase pilote
8. S’assurer de la disponibilité et du niveau de flexibilité du personnel
9. Collaborer et contribuer de façon enthousiaste
10. Soyez patients et visez pour la réussite !
32
34. Références
• MSSS : PQADME
• Sogique : PQADME
• FMOQ : dme.fmoq.org/
• AMQ: www.amq.ca/
• CGI - Soutien à la mise en œuvre du DME : www.cgi.com/dme/
• Témoignages sur l’utilisation des DME : Info DME
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