Projet groupware et_outils_informatiques

OUTILS PROJETS :
Les outils informatiques
Image : Source
École Centrale de Lille
Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex
Rémi Bachelet
La dernière version de ce cours de gestion de
projet est disponible en suivant le lien
Cours distribué sous licence Creative Commons,
selon les conditions suivantes :
Source des images indiquées au-dessous ou en cliquant sur l’image
Mise à jour du 18 mars 2022

Utilisation ou copie interdites sans citation 2
2
Comment utiliser ce cours :
1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur
2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)

3
Objectifs
À l’issue de cette formation, vous devez être capable d’avoir des
bases des outils informatiques de projet notamment de :
1. Connaitre ces outils
– Bien utiliser le Mél,
– Sécuriser ses documents, se protéger des virus
– Exploiter internet : veille technologiques et web
2. Tirer le maximum des applications bureautiques
– Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres / cloud computing
équivalents
3. Organiser et animer des réunions à distance
4. Sélectionner et mettre en place un collecticiel (ou
groupware)…

4
Les outils informatiques
Qu’est-ce que la productivité pour un responsable de projet ?
– Traiter des chiffres
– Définir, Planifier, gérer des projets
– Animer des réunions
– Valider et suivre les actions …
– Communiquer à qui et quand il faut. Gérer son besoin d’information.
 Des outils informatiques aident à réaliser efficacement ces tâches,
lesquels ?
 Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)

5
Bien utiliser le Mél
1. Les champs de données
– et leur signification
2. Les risques
• Réputation personnelle
• Risques techniques
Chapitre 1/5

6

7
Le mél (ou courriel ) : utilisation
Les champs Sujet, A : / Cc : / cci (Bcc) :
– Sujet : dire clairement de quoi il s’agit. Sujet vide 
[projet JEUCART] date de RdC ;
[jeu d’entreprise] absence le 12/3
– Si je suis destinataire principal
•  réponse ou action attendue
– Si copie carbone
•  pas de réponse attendue, pour information
– Si cci (=copie carbone invisible)
•  Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (éviter la
réponse-spam)
+ configurez votre signature

8
Pour les centraliens :
Votre adresse à vie @centraliens-lille.org (donnée par
l’association des ingénieurs)
= votre mél officiel à consulter très régulièrement : infos et
communications officielles
– Si vous utilisez déjà une boite autre boite, il est facile de rediriger
votre courrier @centraliens-lille.org vers celle-ci, ou de la configurer
comme adresse de réponse

9
Le bétisier … ou ce qu’il ne faut pas faire
sur le net, lire : Courrier électronique : halte aux abus

10
Le mél : dangers
1. Propager des
– virus,
– spams,
– canulars/hoax,
– phishing/spoofing.
2. Un mél envoyé ne se rattrape pas !
– « Parler trop vite »  politesse, orthographe
– Un mél peut circuler et se multiplier très vite
3. Abuser du spam, des copies
– « Arroser » des personnes inutilement
4. "Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde
– Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes  1 giga sur le réseau de
l’entreprise.
– Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au delà de 20 utiliser un Url sur
un intranet… Le fichier est à votre disposition en cliquant ici : www.ftp.com/PJ
(Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier).

11
Les risques de sécurité
1. Les virus
• Effet
• Protection
2. La protection des documents,
Chapitre 2/5

12
Les virus
• dans les .exe .doc .xls .vbs des méls
– Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non sollicités avec un titre
anglais.
• en naviguant sur le web (avec IE)
– Faire les MAJ régulièrement
• en utilisant Outlook, Outlook express
– Attention à la fenêtre de prévisualisation..
– Faire les MAJ
• par des clés USB
• par des répertoires partagés ou windows XP
– Ou simplement par le réseau
 paramétrer le firewall de Windows
 utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)

13
Les virus
Plus un logiciel ou un système d’exploitation est répandu, plus il est source de
virus.
– Pièces jointes  vbs, exe, java
– Word, Excel  macro-virus
– Outlook  virus mél
– Explorer  virus à l’ouverture de pages web…
– Windows  trous de sécurité
Divers types de virus
– effacent votre système, ouvrent une faille permettant de prendre le contrôle de
votre PC…
– Se reproduisent par votre réseau, par envoi automatique à partir de votre carnet
d’adresse, peuvent rester en sommeil
Toujours
1. Avoir un anti-virus à actualisation automatique avec la
protection temps réél activée
Avast! et Avira sont gratuits.
Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur différents PC)
2. Faire des sauvegardes régulièrement sur différents supports
Si possible avec versionning (=historique des modifications)

14
Les virus
Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance à cause d’un
virus ou d’un problème technique….
… ce n’est pas le virus ou le PC qui est responsable, c’est vous !

15
La protection de la confidentialité
La confidentialité des fichiers (documents, boites méls ..) est
garantie par des mots de passe
95% du temps ces protections sont illusoires
– En général un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forçable quelle que soit
sa longueur. …
– Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et copiés sur chaque serveur
intermédiaire)
– L’espionnage industriel par voie électronique est répandu (réseau Echelon, Chine)
• 1994 : Airbus - McDonnell Douglas, perte d’un contrat avec la Saoudians Airlines
• 2010 : Opération Aurora visant notamment les comptes Google de défenseur de la liberté d’expression en Chine
• 2011 : cyberattaque contre Bercy et des données concernant le G20
Image : Source

16
Trouver et retenir des mots de passe
A éviter :
– Un mot de passe dérivé du dictionnaire ou proche « louloute87 », « date de naissance »,
« nom propre » sera immédiatement trouvé.
– Pour les sites web, les questions de sécurité genre « nom de jeune fille de votre mère »
représentent une autre faille (renvoi de mdp par mél, attention à votre boite mél)
Un dilemme :
– Ne pas utiliser la mémorisation de mot de passe, ni les questions de sécurité : pour ne pas
les oublier, on réutilise toujours les mêmes. Résultat : il suffit d’en trouver un pour avoir
accès à tous vos sites/documents (et les administrateurs système ont souvent accès à tous
les mots de passe des utilisateurs) => Utiliser un mot de passe fort ..et différent sur chaque
site/système …. mais alors, comment les retenir ?
Gardez seulement quelques mot de passe en mémoire :
- En fait il ne faut en retenir que quelques-uns : celui de votre boite mél et celui du fichier
des mots de passe, qui contiendra des mdp aléatoires pour chaque site/type de fichier.
- Pour trouver/mémoriser un mdp fort : utiliser une phrase mnémotechnique. Une phrase
simple comme "this_is_fun" est dix fois plus dure à craquer que "J4fS<2“ (calcul). A cause des
tables arc-en-ciel, il est recommandé d’utiliser les caractères non standards (é, è etc..).
- Bref, avec « La réz est super » vous avez un mot de passe simple et robuste..
Attention, un mot de passe peut être à toute épreuve, cela ne sert à rien si la clé de cryptage de
l’algorithme est faible (<128 bits), de même attention aux keyloggers… ou regards indiscrets.

17
Image Creative Commons Attribution-NonCommercial : Source

18
Que faire ? Systèmes de protection
Il existe de nombreuses parades :
– Pour des fichiers notamment le fichier des mots de passe / PIN / comptes en banque
 Truecrypt.
 Synchronisation et portabilité : partager sous Dropbox le fichier .tc et l’exécutable truecrypt
– Sur internet ne jamais utiliser la fonction de mémorisation des mdp sur votre navigateur
(affichés en clair en deux clics)
 KeePass pour stockage sécurisé et saisie automatique.
 Synchronisation et portabilité : partager sous Dropbox le fichier .kdb et l’exécutable
– Sécurité de votre compte Google qui donne accès à beaucoup de choses : méls, agenda,
docs, logins sur d’autres sites : choisir la validation en deux étapes. Idem pour Facebook.
– Sécurité du PC toujours protéger et fermer sa session quand on n’est pas devant son PC.
– Sécurité des portables et mobiles mettre un mot de passe au boot + sur l’écran de veille.
Pour les écrans des ordinateurs, il existe aussi des filtres de confidentialité.

19
Exploiter les applications
bureautiques
1. … et les logiciels libres équivalents
– Word/sWriter
– Excel/sCalc
– Powerpoint/sImpress
2. Autres outils Internet
– Veille technologique
– Mind mapping, recherche d’images ..
Chapitre 3/5

20
Les logiciels gratuit ou OpenSource
Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ?
– Open office (ou oOo) équiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac
OS
– Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer
– VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activité,
• projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 .. désormais diffusé à 40M+ d’exemplaires,
distribué à 150k lycéens sur clé USB, etc…
– GanntProject (équiv. MSproject). Un simple tableur peut aussi faire l’affaire
comment créer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org
– 7-zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader
– Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures, CustomizeGoogle, Adblock..)
– ZoneAlarm
– …. Et bien sûr Linux

21
Powerpoint / OpenOffice sImpress
Diapositives ("Slides")
• Pour animer les réunions
– Attention aux photos… taille fichier (compresser les images)
– Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de
d'abord etc…)
– Si salle non équipée, réserver un vidéopro à l’avance (Guide - Réservation de
salles / Guide - Réservation du matériel audiovisuel).
– Sécuriser l’appareil (3-5 k€) et éviter de claquer la lampe (300-400€) en
débranchant avant que le ventilateur ne soit arrêté.
Le but n’est pas de faire des animations
impressionnantes mais de communiquer
efficacement des informations pertinentes

22
Word / OpenOffice sWriter
Il s’agit vraiment d’un « traitement de texte ».
 Permet d’écrire rapidement des documents clairs
 Si on sait s’en servir, permet de d’élaborer un
rapport à plusieurs
 définir une feuille de style pour faciliter la fusion
 sous-documents et document-maitre pour travailler en parallèle
Fonctions principales
– Vérification d'orthographe ('F7')
– Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe…)
– Styles Titre1… => Table des matières automatique
– Attention à la taille mémoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert à rien
de zipper un format compressé gif ou jpg … pour gagner en taille, il réduire sa définition)
Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à taper avec tous les doigts.
http://www.usd.edu/tlc/images/sof
tware/word.jpg
http://www.psol.be/lib/2
003/1106-word.gif

23
Excel / OpenOffice sCalc
L’utilisation du tableur et de feuilles de calcul est « le pain
quotidien » de l’ingénieur.
Permet
– d’éditer des listes de personnes, de les filtrer sur critère
– de faire des calculs, des statistiques...
– de présenter des résultats et des tableaux de bord sous forme graphique
– d’écrire des macros qui d’automatiser l’actualisation, des fonctions qui
font des calculs complexes
http://www.nebrwesleyan.
edu/events/harvardrel/ima
ges/excel.gif
http://www.adeptscience.c
o.uk/products/mathsim/m
athcad/images/excel.gif
http://www.gams.com/sol
vers/excel.gif
http://newt.quantumsi.co
m/pm/support/doc/user/in
dex_all_files/image663.jp
g

24
Publisher / OpenOffice Draw
• Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de
projet
• Format A1 ou A2
• À publier sur CentraleWiki au format pdf

25
Les raccourcis clavier à connaître

26
Autres outils
• Doodle : organiser des rendez-vous
• Freeplane : organisation

27
• Modèles de compte-rendu de réunion
– au format.doc et Google Docs.
– pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au format Freemind
• Mind map de brainstorming de définition de projet
– en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister
– éditable au format Freemind

28
Internet
• L’Internet est aussi un outil de
projet pour chercher et diffuser
des informations
– Outils de recherche : Google
desktop.
• Des outils permettent de
concevoir et de mettre en ligne
des sites web : FrontPage,
Dreamweaver…

29
29
Outils cartographiques Google Wonder
Wheel
Recherche-source
Voir aussi cours de
référencement,
chapitre « mots clés »

30
La vidéoconférence
1. Organisation
2. Les réunions en ligne
3. Les solution techniques
– Skype, etherpad, Google docs, Google+…
Chapitre 4/5

31
Les réunions en ligne
De plus en plus de réunions et soutenances se font en
visioconférence (en 2011 à Centrale, une dizaine)
– Passage de solutions "lourdes" (équipements spécialisés, lignes dédiées) au
début des années 1990-2000, à des solutions internet gratuites et légères
en 2010.
– Le système le plus pratique en 2011 :
• Voir « solutions techniques, ci-après
Image : Source

32
Réussir une visioconférence
Plus qu’une réunion en présentiel, une vidéoconférence
demande :
1. De la préparation
• documents et diapos envoyés à l’avance
• en cas de problème technique, une solution de repli est prévue (téléphone)
• test préalable des outils - indispensable avant une première fois
• attention à la qualité des équipements : à défaut d'un micro-casque, on
entend les bruits environnants.
2. Un déroulement maitrisé
• le dialogue est plus difficile, les participants vous avoir tendance à utiliser
leur connexion internet pour faire "autre chose" ou être interrompus.
• une bonne maîtrise des outils : envoi de documents et de liens, expliquer à
une personne comment couper son micro, surveiller les déconnexions et
gérer les reconnexions si nécessaire etc…

33
Solutions techniques
Dès que l'on a des contraintes de distance, voire d'organisation de
réunion physique
– Audio : p.e. Skype (téléconférence gratuite + chat)
– Écrit : Utiliser des outils comme EtherPad pour :
• Préparer l’ordre du jour
• Formaliser les informations et décisions au fur et à mesure
• Faire office de compte-rendu
– Présenter les diapos à distance
• Ctrl-F5 sous Powerpoint
• Donner l’URL
– Envoyer le CR *très* rapidement
– Comme une réunion physique c’est la qualité du travail des personnes
*avant* la réunion qui fera sa réussite.
Image : Source

34
Sélectionner et mettre en
place un collecticiel
1. Qu’est-ce qu’un collecticiel ?
2. Les réunions en ligne
3. Les collecticiels de Google
– Google Agenda, Docs, groupes,
Chapitre 5/5

35
Utiliser un collecticiel dans votre projet
Un collecticiel ou « groupware »
pour quoi faire ?
1. Permet de travailler à plusieurs plus efficacement
2. Aide à faire circuler l’information (pilote, équipe, client …)
3. Un outil de travail professionnel

36
Collecticiels : les fonctions
1. Faire circuler l'information
– Réunions en ligne
– Prendre des décisions
– Les voter, les formaliser
2. Mettre à jour et archiver les documents
– Tous les comptes-rendus de réunions,
– Budget, CdC, gantt...
3. Travailler ensemble sur les rapports à produire
– Concours, rapports d'étape
4. Gérer les tâches et les échéances
– Qui fait quoi pour quand, rappel..

37
Collecticiels : tableau de synthèse
Faire circuler
l'information
Réunions en
ligne
Prendre des
décisions
archiver les
documents
Travailler ensemble
sur les
rapports
Gérer les tâches et
les
échéances
Facilité d'utilisation
Skype + ++ + +
Google Groupes ++ + + + +
EtherPad +++ + ++
Dropbox + ++ + +
Google docs ++ +++ +
Google Agenda ++
Zoho Project + + + + + + -
Groove + + + +
FreedCamp +++ + ++ + ++ +

38
Dossiers partagés sur Dropbox.com
Ce service d’informatique dans les nuages utilise un client multi-système d'exploitation :
sous Linux, Mac, Windows ainsi que sur iPhone et Android.
• Avantages
– La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go
– permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents ordinateurs, tél. mobiles, etc…
– fonctionne de manière transparente (les sauvegardes et synchronisations sont automatiques)
– le site web permet d'accéder à une copie des fichiers, mais également à leurs versions
successibles (« versionning ») et à une copie des fichiers détruits
– Pour vous inscrire sur Dropbox cliquez ici
• Inconvénients :
– Partage de fichiers « seulement »
– Pas de possibilité de travailler à plusieurs simultanément sur un fichier
– Gratuit donc sans garantie de continuité
– Le partage d’un répertoire sous google docs est une alternative simplifiée

39
Dropbox : fonctions essentielles

40
Dropbox : gestion des ordinateurs
Image : Source

41
Dropbox : versionning

42
Les collecticiels de Google
Deviennent de plus en plus incontournables …
• Google docs
– Travailler à plusieurs sur un rapport
• Le plus : on peut travailler simultanément à plusieurs sur le même document, permet de partager un
répertoire contenant tous types de fichiers, alertes de suivi.
• Le moins : 100% online (sauf chrome), moins sophistiqué qu’un traitement de texte classique,
alternative avec office : Microsoft Office Web Apps
• Google Agenda
– Agenda et todo list du projet
• Le plus : simple, partage, synchronisation avec des agendas individuels, compatible smartphones,
envoie de proposition de RV par mél, combinable avec Doodle.
• Le moins : 100% online (sauf chrome), pas d’attribution des tâches aux personnes, pas de planification
de projet
• Google Groupes
• Le plus : fils de discussion, mais surtout utile pour une mailing-list : archivage, configuration
• Le moins : 100% online, les fonctions de partage de fichier sont renvoyées vers google docs.

43
Google Groupes

44
Google docs
Image : Source

45
Google docs : fonctions utiles
• Travailler :
– à plusieurs, même simultanément
• Vérification d’orthographe
• Style titres, télécharger au format Word, pdf etc…
• Historique des révisions (exemple)
• Partager :
– Paramètres
• URL secrète, à certaines personnes uniquement etc…
• Avec ou sans autorisation de modification
• Publication comme page html (non modifiable, mais permet 50+
connections simultanées)
– Partager un répertoire
• Attribuer des noms de répertoire et de fichier clairs (« comptes-rendus projet
XX », « CR 01 05-03-2013 soutenance projet XX»)
• Discuter
– Insérer des commentaires
• Notes développées en fils de discussions
– Notifications par mél diverses : « quand je suis cité », « quand des réponses à mes
commentaires sont publiées »…
– Une discussion peut être close quand le problème est résolu

46
Google Agenda
Image : Source

47
Google sites
• Utilisation groupware : permet d’intégrer
– Agenda
– Partage de fichier
– Visualisation / édition de Google docs
– Gestion des accès
• Utilisation externe : Pour faire rapidement un site web
– (voir la catégorie « groupes-projet utilisant Google Sites »)
Image : Source

48
Image : Source

49
Gmail
Image : Source

50
FreedCamp
Image : Source

51
Compte Google et autres applications
• Conseil : ouvrir un Compte Google sur votre adresse de travail (pe. @centraliens-
lille.org)
– Accès à d’autres applications utiles :
• Pour augmenter et suivre la fréquentation de votre site web : Google analytics, Google
webmasters tools
• Marques-pages accessibles de partout : Google Toolbar
• Retouche/partage photos : Picasa
• Autres outils : Reader, Blogger, SketchUp, Alertes, Gears
• Des google apps permettent d'intégrer ces outils pour faire de la gestion de projet, par
exemple Manymoon
• Windows et Microsoft proposent de plus en plus de fonctions « en ligne » Office web
Apps notamment. Windows Live Mesh est une alternative à Dropbox.
• D'autres solutions permettent de travailler avec MS office : http://www.officelive.com/fr-
FR/ ou OffiSync
• Gantter peut être intégré avec google docs
•

52
La bonne solution ?
Elle n’existe pas dans l’absolu => critères
• Accessibilité
• Sécurité
• Installation simple
• Utilisation  complexe
• Fonctionnalités
• Fiabilité
• Principaux problèmes

53
Conclusion / Avertissement
• Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous, il en existe d’autres
… (Zoho Project, Freedcamp…)
• Les outils 2.0 se développent : Teambox
• Attention aux pertes d’information et autres virus… cela arrive et
vous arrivera
 sauvez régulièrement
À noter : un outil qui n’a jamais été utilisé dans la communication sur le
projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut
avantageusement remplacer une newsletter.

54
Questions ?

55
• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents
mis à disposition,
• Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de la
mise en ligne de nouveaux cours et modèles.

56
Pour en savoir plus
Mes autres cours de management de
projet :
• en vidéo (diapos + son des commentaires) :
– Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation
• en diapositives animées :
– Fondamentaux de la gestion de projet
– Les bases des outils d'organisation projet
– Groupware et outils informatiques de gestion de projets
– Introduction à l'analyse stratégique en management de projet
– Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes
– Cours d'analyse fonctionnelle
– Introduction à la gestion des risques
– Démarche de gestion des risques et plan de prévention
• Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours

57
Rémi BACHELET
Enseignant-chercheur,
Ecole Centrale de Lille
Mon CV est disponible ici.
Mes principaux cours à Centrale
Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données,
prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de
résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki,
formation au coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO

58

Projet groupware et_outils_informatiques

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à Projet groupware et_outils_informatiques

Similaire à Projet groupware et_outils_informatiques (20)

Plus de Rémi Bachelet

Plus de Rémi Bachelet (20)

Projet groupware et_outils_informatiques