2. Les avantages de la gestion du
temps
• Efficace
• Réussi
• En bonne santé
La gestion du 2
3. Les obstacles à une bonne
gestion du temps
Objectifs peu clairs
Manque
d’organisation
Ne pas savoir dire
“non”
La gestion du 3
4. Les obstacles à une bonne
gestion du temps
Interruptions
Encore des
interruptions
Périodes d’inactivité
La gestion du 4
5. Les obstacles à une bonne
gestion du temps
Trop de choses à la fois
Stress et fatigue
S’adonner exclusive-
ment au travail, aucun
loisir du
La gestion 5
6. Que faire?
Admettre l’existence des obstacles
Les identifier
Trouver des stratégies pour les
La gestion du surmonter 6
10. Etablir les priorités
1. Occupez-vous du plus urgent
2. Accomplissez le maximum de bonne heure
3. Fixez des dates limites pour les tâches qui
doivent attendre
La gestion du 10
12. Sachez dire “NON”
• Vous ne pouvez pas
tout faire
• N’acceptez pas les
tâches que vous ne
pourrez pas accomplir
• Restez fidèle à vos buts
La gestion du 12
13. Profitez du temps d’attente
• Dans les transports en
commun
• Chez le médecin
• A l’aéroport
• En attendant au téléphone
• Si vous êtes en avance
La gestion du 13
14. Profitez du temps d’attente
Correspondance
Lettres et messages
Livres et
cassettes
La gestion du 14
15. Concentrez-vous sur la tâche
actuelle
• Concentrez-vous sur
votre but
• Eviter les interruptions
La gestion du 15
16. A quel moment êtes-vous en forme
• Le matin?
• Le soir?
• La nuit?
La gestion du 16
18. Résumé
• Fixez les buts
• Etablir les priorités
• Organiser
• Sachez dire “NON”
• Profitez du temps d’attente
• Concentrez-vous sur la tâche actuelle
• A quel moment êtes-vous en forme?
• Fêtez vos succès
La gestion du 18
Ce que vous accomplissez dans 24 heures dépend de votre motivation, de votre é nergie, de vos talents et compétences, et des autres ressources à votre disposition. Puisque vous serez toujours sollicité, il peut être utile de réfléchir à ce que vous allez faire pour bien utiliser le temps dont vous disposez et d’envisager des stratégies pour mieux le gérer. La gestion du temps n’a pas pour but de vous faire travailler plus dur et plus longtemps, mais de manière plus intelligente afin que le travail soit terminé plus vite et plus facilement.
Si vous arrivez à gérer votre temps de manière plus efficace, vous serez récompensé de plusieurs façons: Vous dirigerez votre district avec plus d’efficacité et vous pourrez mieux soutenir les efforts de vos clubs Vous aurez de meilleurs succès dans votre rôle fort important et visible de responsable Lions Au niveau personnel, vous vous sentirez mieux, vous aurez plus d’énergie et meilleur moral
N.B. Vous voudrez peut-être mentionner des expériences personnelles comme exemples d’obstacles, pour animer l’exposé. Il existe de nombreuses situations qui rendent difficile la gestion efficace de notre temps. Analysons quelques-unes des plus courantes et voyons si elles s’appliquent à nous: Des objectifs peu clairs – Il est difficile d’atteindre une cible les yeux fermés, et il est tout aussi difficile d’accomplir quelque chose si vous ne savez pas exactement de quoi il s’agit Un manque d’organisation – Il est facile de voir que votre bureau est en désordre mais il faut parfois prendre du recul et vous demander si vous utilisez une méthode logique pour compléter toutes vos tâches L’incapacité à dire “non” – Nous voulons tous être aussi serviables que possible lorsque les autres ont besoin de nous, mais cela peut vouloir dire que nous négligeons d’autres priorités afin d’accomplir quelque chose d’imprévu
Les interruptions – Souvent le téléphone sonne juste au moment où nous sommes en train d’accomplir quelque chose d’important. Ces coups de téléphone vous empêchent d’accomplir la tâche et interrompent parfois la suite d’idées, ce qui fait que vous ne pouvez pas continuer à travailler sans d’abord revenir en arrière Encore des interruptions – Cela nous fait plaisir de bavarder avec les autres mais les conversations qui ont lieu à des moments inopportuns peuvent gaspiller notre temps car nous devons arrêter notre travail et laisser de côté nos projets Les périodes d’inactivité – Même si nous avons l’impression d’être occupés, il y a des moments pendant la journée où en réalité nous ne faisons pas grand-chose. Si nous identifions et profitons de ces instants, cela peut avoir un effet positif sur nos efforts.
Trop de choses à la fois – Un grand nombre de tâches ne sont pas routinières mais exigent de la concentration à l’egard des détails. Si nous essayons de trop faire à la fois, chaque tâche individuelle en souffre. Le stress et la fatigue – Tout le monde éprouve le stress de temps en temps et notre performance est parfois meilleure lorsqu’il y a un certain degré de tension nerveuse. Un excès de stress, par contre, nuit à notre performance et nous fatigue physiquement et mentalement. La capacité de faire face au stress est un aspect important de la gestion du temps. Le travail au détriment des loisirs – En général les gens qui réussissent leur vie savent créer un équilibre entre le travail et les loisirs. Si le travail domine complètement votre vie, votre corps n’a pas le temps de se reposer et vous risquez de sacrifier les aspects les plus importants de votre vie, comme par exemple votre famille et vos amis.
Les obstacles auxquels nous sommes confrontés ne sont pas insurmontables. Parfois le plus dur consiste à identifier l’existence de ces obstacles et à avouer le fait qu’ils nuisent à notre capacité à gérer notre temps. Lorsque vous aurez identifié les obstacles vous pourrez commencer à les surmonter. Voici quelques stratégies à utiliser pour surmonter les obstacles que nous venons de mentionner:
La première stratégie, et la plus importante, que vous pouvez utiliser pour gérer votre temps consiste à fixer des buts bien définis pour vous-même. En votre qualité de responsable Lions, vous voudrez accomplir de nombreux objectifs pendant votre mandat. La meilleure façon de garantir votre réussite est de definir ces objectifs et vous assurer que vos efforts visent toujours leur réalisation. Les buts productifs ont tous des caractéristiques communes. Les buts productifs sont: Précis – Si un but est trop vague, vous ne saurez peut-être jamais comment l’atteindre ou même quand vous l’aurez atteint. Assurez-vous de définir exactement ce que vous souhaitez accomplir. Mesurable – Si vous avez un but qui peut être mesuré, vous saurez la distance à parcourir pour l’atteindre et vous saurez quand il a été réalisé N.B.: Vous voudrez peut-être donner l’exemple d’un but vague qui ne peut pas être mesuré, puis d’un but précis et mesurable. Par exemple “Je vais promouvoir l’extension dans mon district” est un but vague mais “Je créerai cinq nouveaux clubs dans mon district” est précis (de nouveaux clubs) et peut être mesuré (cinq).
Réalisable – Il est admirable de viser haut mais nous essayons parfois d’accomplir quelque chose qui dépasse nos moyens. La formation et la certification de dix Lions Guides Certifiés dans votre district au cours d’une année peuvent être faisables, ou ne pas l’être, pour différentes raisons. Il faut choisir des buts que vous pouvez tout juste atteindre si vous faites un effort spécial. Réaliste – Pouvez-vous établir un programme dans votre district pour aider tous ceux qui ont un problème visuel? C’est certainement un but admirable mais qui n’est peut-être pas réaliste pour le moment. Il serait peut-être préférable d’envisager l’installation d’un programme dans les écoles, permettant d’offrir des examens ophtalmologiques et des lunettes aux enfants pauvres. N.B.: Vous voudrez peut-être donner l’exemple d’un but réalisable et réaliste que vous avez atteint ou dont vous avez été le témoin dans votre club ou district. • Fixé dans le temps – La plupart des objectifs que vous vous fixerez pendant votre mandat de responsable Lions ne seront pas des objectifs à long terme. Il est important de définir les délais à respecter pour ces objectifs afin de pouvoir mesurer vos progrès et respecter l’emploi du temps. N.B.: Vous voudrez peut-être proposer un but qui a les cinq caractéristiques et demander aux participants d’expliquer comment chaque caractéristique est mise en application. Par exemple “Nous augmenterons la sauvegarde des membres actuels dans mon district en réduisant le taux des démissions jusqu’à X pour cent avant la fin de l’année d’exercice”. Vous voudrez peut-être aussi proposer un cas qui n’est pas un bon exemple et demander aux participants de l’exprimer une nouvelle fois, avec les cinq caractéristiques. Par exemple: “Nous allons améliorer les services que nous rendons à la communauté”.
En tant que responsable de votre club ou district, vous aurez de nombreuses tâches à accomplir. Vous ne pourrez certainement pas tout faire et il est prudent de rediger une liste, périodiquement, de toutes les tâches qui vous attendent, et d’en établir la priorité. La technique suivante peut vous aider à etablir les priorités: N.B.: Vous voudrez peut-être donner des exemples des tâches que vous avez classaes dans chacune des quatre categories suivantes. Expliquez pourquoi vous avez decidé ainsi et comment votre décision a eu un effet positif sur la gestion de votre temps. A faire – Déterminer, à partir de la liste, les tâches que vous considérez comme étant les plus importantes et que vous devez accomplir vous-même. Déléguez –N’oubliez pas que de nombreux Lions de votre district ont les compétences, l’expérience et la motivation nécessaires pour accomplir une vaste gamme de tâches. Un gouverneur de district réellement efficace comprend que les dirigeants authentiques n’essaient pas de tout faire eux-mêmes mais admettent que certaines tâches doivent etre confiées à d’autres. La délégation vous donne le temps de faire autre chose, vous permet d’utiliser les ressources efficacement et vous rappelle que les Lions désireux de servir sont motivés à participer. Remettre à plus tard – Certaines tâches peuvent attendre. Le danger vient du fait que l’on reporte trop de choses à une date trop proche de la date limite. La meilleure méthode consiste à définir quand une tâche doit être complétée, combien de temps cela prendra et les possibilités que vous donne votre emploi du temps actuel . Les fiches d’inscription et de demande, par exemple, peuvent être envoyés au LCI avant la date limite, si vous avez le temps de vous en occuper. Il est logique de remettre à plus tard les tâches qui ne sont pas urgentes si vous êtes débordé et de les accomplir à l’avance si vous en avez l’occasion. Supprimer – Si vous avez établi des buts en utilisant les lignes de conduite mentionnées plus tôt, vous constaterez peut-être que certains buts ne sont ni réalisables ni réalistes ou n’ont pas d’importance. Un bon dirigeant sait quand se concentrer sur le plus important et supprimer le reste. N.B.: Si le temps le permet, vous voudrez peut-être: Demander à des participants désignés de partager des tâches qu’ils vont classer dans quatre catégories Repartir les participants en petits groupes et leur demander de créer un liste des tâches du gouverneur de district, pouvant etre classées selon leur priorité en quatre catégories
Après avoir établi la priorité des tâches, il est important de: S’occuper du plus urgent – Occupez-vous des tâches qui ont des conséquences immédiates, le plus vite possible Accomplissez ce que vous pouvez de bonne heure – Les rapports, inscriptions et demandes qui peuvent être complétés de bonne heure doivent l’être. Ne remettez pas au lendemain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. Fixez des dates limites pour les tâches que vous décidez de remettre à plus tard – Si vous avez determiné qu’une tâche peut attendre, ne la mettez pas de côté mais fixez une date limite et marquez la date à laquelle il faut commencer à y travailler dans votre agenda. N.B.: Vous voudrez peut-être maintenant accentuer la règle 80/20. (20% des tâches prennent 80% du temps.) Il s’agit d’un point utile à se rappeler lors d’établir la priorité des tâches.
En établissant les priorités et les dates limites, vous voudrez organiser vos projets et vos actions. Certains d’entre vous préférez du papier et un crayon et je vous encourage à utiliser un agenda avec un calendrier où il y a beaucoup de place pour écrire des notes. Les agendas contiennent souvent de la place pour marquer les activités quotidiennes, les coordonnées des gens, et les listes de choses à faire. Trouvez un agenda qui s’adapte a vos besoins et utilisez-le: ce sera un outil indispensable pour la gestion de votre temps. Peut-être que vous utilisez, ou envisager d’utiliser, un ordinateur pour vous aider. Les ordinateurs modernes ont souvent des logiciels qui contiennent des calendriers, listes de tâches, rappels et coordonnées. Si votre ordinateur n’a pas ces programmes, il est facile d’obtenir et d’installer le logiciel nécessaire. Vous voudrez peut-être envisager d’utiliser un petit agenda informatisé. Ces appareils se tiennent à la main et utilisent le même logiciel que votre ordinateur personnel. Les agenda informatisés sont des outils pratiques si vous vous éloignez de votre ordinateur pendant la journée ou si vous voyagez pour les affaires. N.B.: Ce serait le moment de parler des outils que vous utilisez pour être bien organisé. Si vous utilisez un agenda informatisé, sortez-le et montrez comment vous vous en servez. Si vous utilisez un logiciel particulier, expliquez comment celui-ci vous aide. Vous pourrez aussi demander aux participants de vous dire s’ils ont d’autres idées sur la bonne organisation, comme par exemple les dossiers de rappel pour chaque semaine ou chaque mois. Quelle que soit votre méthode, assurez-vous de mettre de l’ordre dans votre travail afin d’accomplir les tâches au moment voulu
Les stratégies que nous avons mentionnées jusqu’ici concernent toutes des pratiques commerciales courantes. J’aimerais évoquer maintenant quelques stratégies plus “personnelles” que vous pouvez utiliser dans votre vie personnelle. Elles aussi ont un grand impact sur la façon dont vous gérez votre temps. La première stratégie consiste à savoir dire “NON” si cela s’avère nécessaire. Votre vie de Lions a toujours consisté à donner le maximum pour servir la communauté. Cela ne changera pas mais lorsque vos responsabilités deviendront plus importantes parce que vous êtes un dirigeant Lions, vous découvrirez que l’on exigera de vous bien plus que jamais dans le passé. Lorsque vous dites “NON”, vous ne refusez pas d’assumer vos responsabilités mais au contraire vous vous assurez de tenir vos engagements et d’accomplir le maximum dans les délais qui vous sont accordés. Pour pouvoir dire “NON” il faut accepter trois principes: 1.Je me rends compte du fait que je ne peux pas tout faire 2. Je n’accepterai pas de tâche ou de projet si je sais que je ne pourrai pas l’achever dans les délais requis 3. Je ne prendrai pas d’engagement qui ne correspond pas aux buts et objectifs que je me suis fixés. Si vous vous rappelez ces principes, il vous sera plus facile de justifier (et d’expliquer) pourquoi certaines requêtes doivent être refusées. Vous constaterez que vous pouvez mieux accomplir les tâches auxquelles vous avez accordé la priorité.
Une autre technique qui permet de gérer votre temps personnel consiste à profite de votre “temps d’attente”. Avez-vous jamais pensé au temps que vous passez à ne rien faire pendant une journée moyenne? D’habitude il ne s’agit pas d’une situation où vous avez décidé de ne rien faire … cela arrive par hasard. Pensez à tout ce que vous pourriez accomplir si vous pouviez profiter du temps disponible. Par exemple: Le temps que vous passez dans les transports en commun Le temps que vous passez à attendre votre rendez-vous chez le medecin ou le dentiste Le temps que vous passez dans l’avion, à attendre l’avion ou à attendre vos bagages Le temps que vous passez à attendre au telephone Le temps que vous passez si vous arrivez plus tôt que prévu au travail ou à une réunion N.B.: Vous pouvez ajouter d’autres exemples ou demander aux participants de proposer leurs idées. Il y a deux façons de concevoir ces périodes de temps: comme une perte de temps ou un “cadeau”. Si vous les considérez comme étant un “cadeau” vous pouvez vous en servir comme occasions d’accomplir des tâches routinières nécessaires qui ne prennent pas trop longtemps. Les gens qui réussissent leur vie découvrent souvent qu’il existe plusieurs choses que l’on peut faire en attendant.
Pour profiter du temps d’attente il faut s’assurer de toujours apporter avec soi quelque chose à faire au cas où l’on vous ferait attendre. Par exemple: Lisez votre courrier – Prenez votre courrier avec vous et lisez-le pendant que vous attendez ou voyagez. Certains agendas informatisés ont la possibilité d’envoyer des courriers électroniques, ce qui fait que vous pouvez lire vos mails dans le train ou l’avion ou la salle d’attente du médecin. Ecrivez des lettres et messages – Pendant que vous attendez, vous pouvez sortir un carnet ou un agenda informatisé et écrire des lettres et messages. C’est aussi le moment de mettre à jour votre agenda informatisé. Lisez ou écoutez des cassettes – Apportez un livre, un magazine ou une cassette avec vous. Vous pouvez aussi télécharger des livres et articles sur votre agenda informatisé. Votre emploi du temps vous permet rarement de lire les livres et articles les plus récents sur votre profession ou d’autres sujets utiles. Au lieu de vous impatienter lorsque vous devez attendre, profiter de l’occasion de parfaire vos connaissances et compétences. N.B.: C’est le moment idéal de décrire les façons par lesquelles vous profitez des temps d’attente et d’expliquer comment cette habitude vous a aidé à gerer votre temps de manière générale.
Vous aurez à jongler de nombreuses tâches différentes lorsque vous occuperez un poste de dirigeant Lions. Cela est inévitable. Une stratégie importante consiste à vous concentrer complètement sur la tache actuelle. Il peut être difficile de se concentrer si vous avez beaucoup de préoccupations. Vous profiterez mieux du temps disponible si vous: Vous concentrez sur votre but – Vous avez très certainement de nombreux engagements et préoccupations mais vous accomplirez davantage si vous vous concentrez sur la tâche que vous effectuez actuellement Ignorez les interruptions – Vous découvrirez que votre concentration est meilleure si vous pouvez mettre de côté certaines périodes de la journée pendant lesquelles vous ne répondrez pas au téléphone et n’aurez pas de visiteurs. Vous ne pouvez pas vous isoler tout le temps mais vous constaterez peut-être qu’il est possible d’accomplir ainsi certaines tâches bien plus rapidement que vous ne pensiez. S’il faut répondre au téléphone, gardez l’interruption au minimum en demandant si vous pouvez rappeler plus tard ou un autre jour.
Etes-vous l’une de ces personnes qui se lèvent avant l’aube et commencent à travailler? Ou préférez-vous travailler le soir, après le diner? Ou est-ce que vous préférez attendre le calme de la nuit pour accomplir les tâches réellement difficiles? Nous sommes tous différents. Les recherches montrent en général que les tâches qui exigent la plus grande concentration mentale sont accomplies le plus efficacement le matin, mais même ces études admettent que la règle n’est pas absolue et que chaque personne a une préférence. Lorsque vous ferez vos projets, identifiez l’heure où votre performance est la meilleure. Si vous faites votre meilleur travail le matin, pensez à accomplir les tâches routinières plus tard et concentrez-vous sur les tâches les plus exigentes au moment où vous êtes le plus en forme. Si vous êtes plus dynamique plus tard, occupez-vous des tâches routinières le matin et gardez les tâches plus difficiles pour plus tard.
Fêtez la réalisation de vos buts pour maintenir un équilibre salutaire entre le travail et les loisirs. Trouvez une façon de vous récompenser vous-même lorsque vous accomplissez une tâche ou un projet. Si vous avez travaillé dans le cadre d’une équipe ou si vous avez confié certaines tâches à d’autres, récompensez tous ceux qui ont participée. La célébration est un aspect indispensable de la gestion des projets. Même si votre emploi du temps est très chargé, cela VAUT LA PEINE!
N.B. Passez en revue les stratégies que vous avez présentées pour la gestion du temps.
N.B.: Vous pouvez faire l’exposé décrit ou parler de l’anecdote ci-dessous pour conclure la séance. Un spécialiste de la gestion du temps s’adressait à un groupe d’étudiants en affaires et pour mettre en évidence un principe, a utilisé cet exemple. Se tenant devant la classe, il sort un pot de verre bien large et le pose sur la table devant lui. Puis il sort une douzaine de pierres et les pose un à la fois dans le pot de verre. Lorsque le pot était plein jusqu’en haut et qu’il ne pouvait plus y mettre de pierres, il a demandé aux étudiants “Est-ce que le pot est tout à fait plein?” Chaque étudiant a répondu “Oui.” “Ah oui, vraiment?” a-t-il demandé. Sous la table, se trouvait un seau plein de gravier. Il a mis du gravier dans le pot en le secouant pour que les morceaux remplissent les espaces entre les pierres. Puis a posé la même question “Est-ce que le pot est tout à fait plein?” Les étudiants commençaient à comprendre et l’un d’eux a répondu “Probablement pas”. “Très bien”, a-t-il dit. Sous la table il y avait aussi un sceau rempli de sable. Il a commencé à mettre du sable dans le pot pour que le sable remplisse tous les espaces entre les pierres et le gravier. Encore une fois, il a posé la même question “Est-ce que le pot est tout à fait plein?” “Non”, dit la classe. “Très bien”, dit-il. Puis il prend une bouteille d’eau et commence à remplir le pot jusqu’en haut. Puis il regarde la classe et lui demande “Quel est la leçon que nous apprend cette démonstration?” L’un des étudiants lève la main et dit “Même si vous avez un emploi du temps très chargé, si vous faites vraiment un effort, vous pouvez toujours y ajouter quelque chose!” “Non”, dit le conférencier, “Ce n’est pas cela. La démonstration illustre la vérité suivante: Si vous ne mettez pas les gros rochers dans le pot d’abord, vous n’arriverez jamais à les y mettre.” Quels sont les “gros rochers” de votre vie personnelle? Vos enfants, votre famille, vos études, vos rêves, une cause valable, l’enseignement aux autres, les activités que vous aimez, le repos, la santé, votre conjoint. Il faut se rappeler d’insérer ces GROSSES PIERRES d’abord, sans cela vous n’y arriverez pas du tout. Si vous accordez une trop grande importance aux petits détails (le gravier, le sable et l’eau) vous remplirez votre vie de soucis alors que cela a peu d’importance et vous n’aurez jamais le temps de vous occuper des grosses pierres, des priorités. Ce soir donc, ou demain matin, pensez à cette anecdote et essayez de définir les gros rochers dans votre vie personnelle. Mettez-les tout d’abord dans le pot.
