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Étude de cas / ICADE
© Box France – 54/56, avenue Hoche 75008 Paris – box.com – sales@box.com – 0800 909 816
ICADE et Box, main dans la main
pour prendre le virage digital
Une grande structure avec un besoin réel d’innovation
ICADE est un groupe immobilier français, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations.
L’entreprise compte 1 500 salariés dans des activités de foncière, de promotions et de
services immobiliers. Olivier Dangréaux, Directeur des systèmes d’information et du Digital,
nous en dit plus sur l’adoption de Box par les équipes d’ICADE. Comme dans toutes les
grandes sociétés, les employés échangeaient des fichiers volumineux quotidiennement,
à l’aide d’un outil complexe et peu flexible. En outre, ils étaient amenés de plus en plus à
travailler depuis chez eux ou directement chez le client. La solution utilisée ne répondant
plus aux besoins croissants de l’entreprise, il était temps d’introduire l’usage d’une
plateforme de partage de fichiers innovante et permettant la mobilité.
Un accompagnement de tous les instants lors du déploiement de Box
Le passage vers un système de stockage sur le cloud a initialement soulevé des réticences
au sein de l’entreprise, notamment concernant la sécurité des données. Olivier Dangréaux
explique comment il a convaincu la direction : « J’ai fait une présentation en reprenant les
éléments du kit de formation fourni par Box ». C’est la direction des grands comptes et de la
communication d’ICADE qui a adopté le premier la solution, en septembre 2014. La directrice
de ce département, convaincue d’emblée de l’intérêt de Box a été un soutien primordial dans
l’évangélisation des équipes.
Le transfert des fichiers locaux vers le cloud s’est fait en douceur : du jour au lendemain, les
utilisateurs n’avaient plus qu’un accès à Box, où ils ont retrouvé tous leurs dossiers intacts. La
prise en main a été rapide et intuitive : « On leur a montré qu’en plus, ils accédaient à toutes
leurs données sur leur smartphone ou leur tablette et qu’ils pouvaient le faire de n’importe
où. Progressivement, ils ont même découvert de nouveaux usages ». Depuis, les utilisateurs
peuvent participer à un « corner » hebdomadaire pour échanger sur les bonnes pratiques et
proposer de nouveaux usages autour de Box.
Autonomie, mobilité, volume : des bénéfices immédiats
L’installation de Box a été progressive : l’outil a été proposé pour ICADE+10, un projet
d’entreprise dans le cadre du projet de transformation digitale du groupe dans lequel 400
employés travaillent sur 17 ateliers autour de l’innovation. Très vite, ceux-ci ont invité leurs
collègues à s’inscrire et ils sont aujourd’hui près de 900 salariés à avoir déjà utilisé Box.
“ Aujourd’hui, nous intégrons
systématiquement Box dans
chacun de nos nouveaux
projets collectifs ”
Olivier Dangréaux
directeur des systèmes
d’information et du
Digital chez ICADE
“ Box nous permet
d’apporter une touche de
productivité personnelle,
d’ergonomie, et de créativité
au sein de l’entreprise ”
Olivier Dangréaux
directeur des systèmes
d’information et du
Digital chez ICADE
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Grâce au volume de stockage illimité, ce sont plus de 4 To de données qui sont désormais
gérés sur Box par les collaborateurs d’ICADE.
Les utilisateurs sont aujourd’hui beaucoup plus autonomes : plus besoin de faire appel au
service informatique pour restaurer une version antérieure d’un document ou pour accéder
à tous ses fichiers lorsque l’on est chez un client : tout est accessible sur son téléphone !
De nouveaux usages quotidiens
Depuis la mise en place de Box, de nombreux procédés bénéficient de Box, que ce soit en
interne ou en externe. Par exemple, le moteur de recherche et les favoris sont désormais
beaucoup plus efficaces que sur l’outil précédent de file system. Lors de l’installation du
nouveau réseau social interne d’ICADE, talkSpirit, il a été possible d’y intégrer Box sous
forme d’add-on afin de stocker directement les données sur le cloud.
Pour la direction financière, le système de workflow a été grandement facilité par les
fonctions de partage et d’annotation de documents. En envoyant leurs corrections
instantanément depuis le bureau ou de leur domicile, ils ont gagné un temps précieux.
Au service marketing, le stockage de fichiers volumineux comme les vidéos n’est plus un
problème : tout est présent sur le cloud, dans une médiathèque en ligne, accessible à tous.
Enfin, Olivier Dangréaux explique que Box a permis d’améliorer l’échange de fichiers lors des
audits financiers : « Avant, je préparais des fichiers zip et au fur et à mesure que je disposais
des documents, je les envoyais aux commissaires aux comptes. Mais il fallait à chaque fois
annuler la version précédente. Cette année, j’ai invité tous les auditeurs sur Box et je leur
ai transmis tous les documents dans un dossier dédié. A l’unanimité, les commissaires aux
comptes ont trouvé l’interface facile et efficace. »
Box : un vecteur concret de la transformation digitale
Olivier Dangréaux a bien conscience de l’enjeu pour ICADE de prendre le virage digital,
un virage auquel Box contribue de manière tangible. « À chaque collaboration avec un
partenaire, un collaborateur ou un fournisseur, Box est mis à contribution. Même par mail,
on utilise Box pour Outlook. »
Plus qu’un outil facilitateur, Box est un instrument au service de la transformation numérique
d’ICADE : la plateforme génère de nouveaux usages et accompagne les collaborateurs dans
l’évolution de leurs besoins. Ainsi, le développement du télétravail et des nouvelles formes de
collaboration sont rendus possible par les documents partagés et l’utilisation multi-supports.
En somme, Box contribue à la modernisation d’ICADE, et dirige le Groupe vers des conditions
de travail toujours plus propices à l’épanouissement de tous ses collaborateurs.
“ Box est un outil au service
de la transformation digitale
d’ICADE. ”
Olivier Dangréaux
directeur des systèmes
d’information et du
Digital chez ICADE
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