Planning Rotaract Events - FR

Réunion Rotaract
Préconvention 2019 #Rotaract19
PLANNING ROTARACT
EVENTS
Facilitateurs: Past-RRD KAITLYNN ALMEIDA & Past-RRD ELYSE LIN
Rotaract Préconvention – Le 31 Mai, 2019
FR

Réunion Rotaract
TRADUCTEUR : Lorng Arnolde Agnero (Côte d’Ivoire)
RÉDACTEUR : Gaëlle Lapandry (France)
COORDINATEUR DES LANGUES : Stanley Chino Onyeagbaram (Nigeria)
COORDINATEUR DES
PROJETS DE TRADUCTION : Clement Chinaza Owuamalam (Nigeria)
ORGANISATION DES EVENEMENTS
ROTARACT

Réunion Rotaract
• Bienvenue et introduction
• Les experiences du public
• Les tactiques pour l’organisation des événements Rotaract
avec succès
• Partage d’expériences
• Question et temps de discussion
• Votre boîte d’outils à emporter
LE PLAN DE LA SESSION

Réunion Rotaract
● De quel type de clubs Rotaract avez – vous fait partie :
Communauté ou Collège/ Université?
● Quel genre de défis aviez vous rencontré lors de
l’organisation des événements Rotaract ?
LES EXPERIENCES DU PUBLIC
2-3
personnes
pour échanger

Réunion Rotaract
TACTIQUES POUR
ORGANISER DES
ÉVÉNEMENTS ROTARACT
AVEC SUCCÈS

Réunion Rotaract
● Procéder à une évaluation des besoins
● Construire une charte de projet
● Construisez votre « équipe d'élite » !
● La structure, les rôles et les responsabilités de l’équipe
● Tirer parti des forces et des intérêts
● Créer un budget
PHASE 1: ORGANISATION

Réunion Rotaract
● Suivi de l’avancement:
● Les outils de gestion de projet utiles
● « Trello » pour le suivi du progrès et de synchronisation de l’équipe
● « Google Drive » pour le stockage et la gestion de documents
● Ressources / Levée de fonds / Parrainage
● Gouvernement
● Rotary
● Organismes
PHASE 2: COORDINATION ET EXECUTION

Réunion Rotaract
• Communication d’équipe:
• Les réunions et mises à jours
• Les stratégies de suivi des actions
• Attention à « l’effet de silo »
• L’image de marque / le marketing / la promotion
• Créé une stratégie (par exemple avant ou après
l’évènement)
• Les réseaux sociaux, les blogs, les journalistes
• Utiliser une image de marque cohérente
PHASE 2: COORDINATION ET EXECUTION

Réunion Rotaract
● Enquête pour recueillir les commentaires (par exemple du client, de la
communauté, des volontaires etc.)
● Fêtez la réussite
● Réunion pour soutenir l’amélioration
● Préparez un rapport/document de référence pour soutenir les efforts
d’organisations futurs
PHASE 3: APRES L’EVENEMENT

Réunion Rotaract
PARTAGE
D’EXPERIENCES

Réunion Rotaract
Une experience de “KAITLYNN”
Service International “Bottle Drive”
"Sweat equity”
• Aide locale et coup de main pour
supporter les causes nationales
Restez creatifs
• Comprenez l’environnement / la
communauté et ses ressources
Soyez stratégique
• Soyez proactif, résistant et persuasif

Réunion Rotaract
UNE EXPERIENCE
D’ELYSE
Interota (Convention
Internationale Rotaract)
2017, Taipei
• Le parrainage
d’entreprises
• Les ressources
gouvernementales
• Mobilisation des
services
d'enregistrement
existants

Réunion Rotaract
• Partagez brièvement une expérience d’organisation
d’événement de Rotaract avec un/une partenaire
• Quelle était la plus grande force de l’événement ?
• Qu’est-ce que vous pourriez changer à l’avenir pour
améliorer le succès de l’événement ?
PARTAGEZ VOTRE EXPERIENCE
AVEC UN/UNE PARTENAIRE
5
Minutes

Réunion Rotaract
QUESTIONS &
DISCUSSION

Réunion Rotaract
VOTRE BOÎTE À
OUTILS À EMPORTER

Réunion Rotaract
• Identifiez qui seront les participants à l’événement, réfléchissez à ce à quoi ils pourraient
s’attendre, ce qui leur procurerait une expérience mémorable
• Si vous organisez un événement basé sur le service, rendez visite à la communauté
locale et parlez aux personnes présentes. Trouvez :
• Quelles sont les choses les plus nécessaires dans la communauté ?
• Y a – t – il des ressources ou des organisations dans la communauté liées à ce
besoin, que le Rotary ou Rotaract peuvent exploiter et avec lesquelles s’associer ?
• L'initiative proposée coïncide-t-elle avec d’autres initiatives existantes ou encore
d’organisation ?
• Est-ce qu'il existe des facteurs importants que le rotaract ou le rotary doivent
savoir pour augmenter les chances de succès de l'événement ? (par exemple, les
barrières, les pratiques culturelles)
• Pour la référence: Outil d’evaluation communautaire Rotary
VOTRE BOÎTE À OUTILS À EMPORTER
EVALUATION DES BESOINS

Réunion Rotaract
• La charte du projet est l’échafaud de votre événement, elle est au
format « DOC » ou « XLS »
• Les articles à inclure :
• Le nom de l’événement
• Le but et l’objectif
• La date et le temps
• Le lieu
• Le public cible et le nombre de participants estimé
• La méthode d’inscriptions et les frais
• Les programmes
LA CHARTE DU PROJET PARTIE 1

Réunion Rotaract
• Les articles à inclure :
• La logistique (les installations, le repas, le transport…)
• Le plan de promotion
• La structure de l’équipe, le rôle et la responsabilité
• Le plan budgétaire (les dépenses et les parrainages)
• Les organismes d’accueils et les informations de contacts
• Ajoutez des points supplémentaires s'ils vous semblent nécessaires
*Selon le type d’événement que vous êtes en train d’organiser, ajoutez plus
d’éléments que vous jugez nécessaires, par exemple le support informatique
et la marchandise…
LA CHARTE DU PROJET PARTIE 2

Réunion Rotaract
• Identifiez les rôles nécessaires pour former l’équipe et définissez
les objectifs de l’évènement
• Veillez demander à votre équipe leurs intérêts et habiletés
• Suggérez des rôles qui mobilisent leurs atouts et proposez des
opportunités qui augmenteront leurs autres compétences
• Précisez clairement les responsabilités (pensez à demander un
résumé par écrit des responsabilités qui ont été prises)
LA CONSTRUCTION DE VOTRE « ÉQUIPE D'ÉLITE »

Réunion Rotaract
• Identifiez les ressources (par exemple, photographe rémunéré, coutellerie,
décorations) nécessaires pour que votre vision de l'événement devienne une
réalité
• Faite une recherche approximative sur le coût de chaque article
• Si vous faites l’estimation des coûts, envisagez de définir une « un plafond »
( par exemple, vous êtes autorisés à dépenser jusqu’à 100 USD en
décoration pour l’évènement)
• Fait amusant : si vous acheté des articles réutilisables, ils peuvent vous
aider à réduire votre budget pour des évènements ultérieurs !
• Assurez-vous que les acheteurs savent comment obtenir des factures
détaillés pour tous les articles
CREEZ UN BUDGET – PARTIE 1

Réunion Rotaract
• Il y a plusieurs manières de faire cela ! En voici un moyen simple :
Projet/nom initiatif Article
Budget
(USD)
Coût
(USD)
Nom de
l’acheteur Remboursé?
CREEZ UN BUDGET – PARTIE 2

Réunion Rotaract
• Les avantages de l’utilisation de »TRELLO » pour l’organisation d’événements :
• Créez les tâches et attribuez-les clairement à chaque membre de l’équipe
• Il est facile pour les responsables d’équipe de suivre les progrès de chaque
équipe
• Une vue claire des personnes à qui les tâches ont été attribuées et date
d'échéance pour chaque tâche
• Les membres de l'équipe peuvent facilement se synchroniser sur les progrès
• Conseils
• Tableau (événement / liste / fonctions / carte) = tâches à effectuer
• Utilisez la fonction “LABEL” pour marquer les tâches avec des priorités
• Utilisez la fonction "CHECKLIST" pour décomposer les tâches avec des
sous-tâches
• Utilisez la fonction "CHECKLIST" pour dresser une liste des éléments
nécessaires à l'événement.
Téléchargez “TRELLO” en utilisant le
lien suivant : https://trello.com/
“TRELLO”

Réunion Rotaract
YOUR TOOLKIT TO GO
TRELLO
Nom de l'événement
Réunion et liste
de contrôle
Inscription et
promotion
Lieu et Repas
/ Boissons
Programme
Finance et
collecte de fonds
Plan
budgétaire
Plan de
collecte de
fonds
Membres
de l'équipe
responsabl
es de la
tâche
Les tâches à
accomplir
Set up columns based on functions

Réunion Rotaract
• Le gouvernement
• Vérifiez auprès de différents ministères pour toutes sortes d’opportunités
• Les types de parrainages
■ Subvention
■ Les billets (par exemple, l’office du tourisme est toujours heureux à faire des
dons)
■ Les réductions sur la location de salle
■ L’aide pour le transport (par exemple, la ville nettoie les routes pour les
navettes)
■ L’allocution du maire à l’événement / Communiqué de presse
■ Ajoutez des points supplémentaires s'ils vous semblent nécessaires
• Il vous suffit de demander ! Dites-leur comment cet événement sera bénéfique à
la ville et aux citoyens. Demandez-leur quel que soit le soutien qu’ils peuvent
fournir.
RESSOURCES/COLLECTE DE FONDS/ PARRAINAGE PARTIE 1

Réunion Rotaract
• Rotary
• En fonction de l'ampleur de l'événement, parlez avec les dirigeants du district
Rotary ou aux parrains du club Rotary des opportunités de parrainage
• Travaillez avec les Rotariens pour élaborer une stratégie de collecte de fonds, par
exemple Interota (Convention Rotaract Internationale) 2017, Taipei, a inclus le
parrainage du Club Rotary dans les prix annuels des Gouverneurs de District.
• Types de parrainage
■ Le don
■ Les remises ou les cadeaux gratuits des entreprises Rotariennes, par
exemple la chambre d'hôtel, les produits, les services…
■ Les opportunités conjointes
■ Les relations avec le gouvernement ou d'autres entreprises
■ Ajoutez des points supplémentaires s'ils vous semblent nécessaires

Réunion Rotaract
• Personnes morales
• Expliquez clairement les opportunités publicitaires lors de l'événement
• Élaborez un plan de parrainage permettant à une personne morale de
choisir facilement le plan à utiliser, par exemple le plan A avec 1 000 USD
pour la page entière du livret, le plan B avec 3 000 USD pour le logo sur la
toile du fond de la scène ...
• Créez des exemples de modèles pour les entreprises afin de mieux
visualiser l'effet des annonces.
• Vérifiez avec l'entreprise avant d'imprimer les annonces, assurez-vous
qu'elle corresponde à la politique d'utilisation de son identité visuelle (super
important !!!)
• Prenez même des photos des impressions et envoyez-les à l'entreprise
commanditaire

Réunion Rotaract
• Identifiez les échéanciers pour mener à bien les actions et partagez-les avec
toutes les personnes impliquées (l'exemple est ci-dessous dans l'image)
• Prévoyez des rappels amicaux et / ou un suivi du mouvement des articles
• Effectuez des rendez-vous réguliers et conviviaux pour vous assurer que les
membres de l'équipe ont le soutien nécessaire et pour éviter de faire deux fois
le même travail ou les problèmes de désorganisation.
Chefs de
projet
Nom du projet ou de
l'initiative
Détails de l'événement Mises à jour Date limite trimestre de
l'année
Statut
COMMUNICATION D’EQUIPE

Réunion Rotaract
• Créez une stratégie marketing
• Insérez une stratégie promotionnelle pré-événement pour susciter
l'intérêt
• Incluez des réductions pour les réservations anticipées ou des dates
limites de réservation avant la manisfestation
• Prévoyez un moment pour les publications post-événement afin de
présenter l'événement !
■ Fait amusant: cela fonctionne également comme un outil de
référence utile pour votre club au fil des ans, pour un rappel rapide
sur les événements qui se sont déjà déroulés !
STIGMATISATION / MARKETING / PROMOTION PARTIE 1

Réunion Rotaract
• Exploitez diverses plates-formes de médias sociaux et personnalisez les messages en
fonction du support / du public (par exemple, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram,
Snapchat)
• Considérez les messages de blog des sites internet (par exemple, sur votre site ou sur
un autre site) comme une stratégie marketing post-événement
• Partagez votre événement sur Rotary Showcase
• Invitez les médias à votre événement
• Utilisez une image de marque cohérente pour tous les articles pour cet événement
spécifique
• Si votre club a un modèle de marque cohérent préféré, assurez-vous qu'il soit utilisé
pour tous les événements
• Encouragez les membres qualifiés dans les relations publiques, graphisme et / ou dans
la communication à participer à l’élaboration de la stratégie marketing et des supports !
STIGMATISATION / MARKETING / PROMOTION PARTIE 2

Réunion Rotaract
• Demandez des commentaires !
• Contactez votre public cible (par exemple, clients / communauté) - ils sont la clé du
succès de votre événement !
• Contactez vos volontaires - ils ont joué un rôle crucial dans la réalisation de
l'événement!
• Si vous souhaitez des commentaires formels, développez un bref questionnaire avec des
échelles à choix multiples ou d'évaluation et une courte option de réponse
• Plateformes à prendre en compte: Google Forms, SurveyMonkey, FluidSurveys.
• Questions à considérer:
• Comment évalueraient-ils l'événement sur une échelle de 0 à 10 ?
• Qu'est-ce qui a bien fonctionné ?
• Qu'aimeraient-ils voir dans le futur ?
• Le public cible a-t-il eu l'impression que l'événement correspondait à ses attentes ?
ENQUÊTE DE RÉTROACTION

Réunion Rotaract
• Les membres de votre club et vous-même avez consacré beaucoup de temps et
d’énergie à la organisation, à la mise en œuvre et à l’évaluation de l’événement.
• Assurez-vous de prendre le temps de célébrer vos contributions et ce que vous
avez réalisé en équipe.
• Ceci est important pour la reconnaissance des contributions et la
maintenance de la motivation.
• Encouragez les membres du club à partager ce qu'ils ont le plus aimé et / ou leur
meilleur apprentissage.
• Cela peut être exploité pour l'avenir.
FÊTEZ LA RÉUSSITE !

Réunion Rotaract
• Organisez une réunion post-événement avec les membres de l'équipe pour réfléchir
à la fois aux aspects réussis et nécessaires à améliorer de l'événement.
• Passez en revue les données d'enquête recueillies auprès des participants et des
membres de l'équipe, lisez en particulier leurs recommandations car elles sont très
utiles pour la planification future.
• Phases à prendre en compte: phase de planification, phase de préparation (avant
l'événement), phase d'exécution (le jour de l'événement)
• Évitez de passer trop de temps sur des événements qui se sont produits de façon
aléatoire. Concentrez-vous sur les améliorations à apporter aux événements futurs.
• Notez la conclusion et le plan d’action discutés lors de la réunion post-événement et
faites un rapport de référence pour les événements futurs
RÉUNION ET RAPPORT SUR L'ÉQUIPE APRÈS L'ÉVÉNEMENT

Réunion Rotaract
• Jetez un coup d'œil au Manuel Rotaract
• Section 4: “Innovation et Service durable "
MANUEL ROTARACT

Réunion Rotaract
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