Solutions administratives, au service des entreprises. - Formalités liées aux opérations d'exportation: certificats sanitaires, d'origine,... - Organisation et gestion logistique à l'international - Dossiers d'assurance crédit, risques de change... - Vérification des crédits documentaires, - Organisation de déplacements et d'événements : salons, visites clients... - Traduction et adaptation des supports de communication : site, plaquette, notice, étiquetage..

1. SOLUTIONS ADMINISTRATIVES, AU SERVICE DES ENTREPRISES
Assistante polyvalente – Assistante export trilingue – Conseil en organisation

2. LE CONCEPT
OPTIM assistance est née d’un constat simple :
- Les entreprises tendent vers la productivité, la rentabilité et la qualité pour satisfaire à la fois
leurs clients et leur compte de résultat.
- Elles excellent dans leur cœur de métier, mais les fonctions support (communication, suivi,
formalités administratives…) sont chronophages et constituent un manque à gagner.
- Il en résulte cette envie de leur rendre service en leur proposant d’externaliser leur gestion
administrative et commerciale, de l’export ou de l’organisation. Simple et flexible, cette
alternative au recrutement d’une assistante répond aux besoins des entreprises, tant en terme
de professionnalisme que sur le plan économique.
- Mon parcours, et notamment les 3,5 ans au service de Toyota en début de carrière m’a formée
dans le « moule » et la culture de l’efficacité opérationnelle.
- La maitrise rapide de mes postes en tant que salariée m’a conduite à une lassitude à laquelle la
dimension de chef d’entreprise est venue remédier.

3. QUEL PARCOURS?
• 15 ans d’expériences, polyvalentes et multisectorielles :
• Aide comptable pendant mes études, puis assistante export depuis 13 ans.
• Dans différents secteurs : nettoyage industriel, puériculture, industrie : agroalimentaire et
pièces de chariots élévateurs, biens de consommation.
• Secrétaire et présidente en associations depuis près de 10 ans.
• Des diplômes et formations :
• Licence professionnelle d’assistante export trilingue, option : administration et logistique
de l’exportation, mention bien.
• BTS Commerce International
• Certificat de compétences « Lean 6 Sigma Green Belt » (amélioration de processus)

4. SOLUTIONS ADMINISTRATIVES…
QUELS SERVICES POUR VOTRE ENTREPRISE?

5. ASSISTANCE
IMPORT – EXPORT
EXTERNALISÉE

6. ASSISTANTE EXPORT FREELANCE
POUR QUI?
• Les primo-exportateurs : Véritable bras droit de votre commercial export ou VIE,
l’assistante export indépendante prend en charge la partie administrative et
opérationnelle. Elle lui permet donc de se consacrer pleinement à sa mission première
: le développement commercial.
• Les exportateurs confirmés : En appui aux assistant(e)s internes, l’assistante export
indépendante constitue une ressource flexible et fiable, une variable d’ajustement
appréciable en cas d’absence du personnel, de retard ou de surcroît d’activité
temporaire.

7. ASSISTANCE EXPORT EXTERNALISEE
CE QUE NOUS POUVONS FAIRE POUR VOUS AIDER :
• Administration des ventes : traitement et suivi des commandes et
échantillonnages, contrôle de crédits documentaires, dossiers d’assurances
(crédit, transport, risques de change…), certificats…
• Gestion de la logistique à l’international : recherche de solutions, négociation
avec les transporteurs, ordres de transport et suivi quotidien des expéditions,
incoterms…
• Organisation de déplacements et d’événements : salon, réception d’une
délégation, séminaire…
• Traduction/adaptation des supports de communication : site, plaquette, notice,
étiquetage, documentation…
• Recherche/sourcing : formalités douanières applicables au couple produit/pays,
de réglementation, de partenaires locaux, prospects, concurrents, fournisseurs,
informations sur une thématique donnée, aides financières à l’exportation…

8. COMMENT UNE ASSISTANTE INDEPENDANTE
FONCTIONNE-T-ELLE?
COMMENT NOUS POUVONS VOUS AIDER:
• Aussi facile qu’avec tout autre fournisseur : étude de votre besoin – devis -
acceptation du devis - réalisation de la mission – facturation - paiement.
• Intervention dans vos locaux ou à distance, en fonction de vos besoins.
• Contrat régulier ou prestation ponctuelle, de 15 mn à 10h/semaine.
• Pas d’horaires fixes : urgence, soir, week-end, jours fériés, été…
• Maîtrise et expérience des techniques du commerce international.
• Collaboration avec les partenaires de l’exportation : CCI International, Business
France, Douanes, BPI-Coface, Service International de la Région des Pays de la Loire…

9. POURQUOI FAIRE APPEL A OPTIM ASSISTANCE?
POURQUOI UNE ASSISTANTE EXPORT INDEPENDANTE?
• L’expertise d’une assistante export, sans les inconvénients d’une embauche
(engagement, formalités, investissement matériel, contraintes du Droit du Travail,
horaires, management…)
• Les services d’une assistante export trilingue anglais-allemand, en complément de
l’équipe en place :
• un primo-exportateur a souvent déjà un(e) assistant(e), mais qui ne maîtrise pas de
langues étrangères ou les techniques du commerce international. Il n’a pas non plus assez
de visibilité, ni le volume horaire suffisant pour justifier l’ouverture d’un poste.
L’externalisation et la flexibilité qu’elle offre, constituent alors un véritable relais de
croissance.
• Un exportateur confirmé appréciera autant une assistante export externalisée pour
soutenir et soulager son ou ses assistant(s). Contrairement à un CDD ou intérimaire, il peut
être très appréciable d’avoir constamment une assistante formée et disponible, prête à
intervenir sur simple appel.

10. POURQUOI FAIRE APPEL A OPTIM ASSISTANCE?
• Au-delà de l’expérience et des diplômes, une affinité naturelle pour l’organisation et
la rigueur.
• Plus que l’expertise du métier: l’ouverture d’esprit, la « débrouillardise » et
l’intégrité… mais aussi l’esprit d’amélioration continue et une objectivité à vous
apporter.
• Notre recherche continuelle de la satisfaction du client (coûts, délais et qualité).
• Le plaisir de vous faciliter la vie et d’apporter une vraie valeur ajoutée à votre
entreprise en contribuant à votre développement international.
• Relation de partenariat, « gagnant-gagnant ».
• La garantie de la confidentialité et de la sécurité des données traitées.
• Une prestation de service locale et personnalisée.
POURQUOI OPTIM ASSISTANCE?

11. COMBIEN COÛTE UNE ASSISTANTE EXPORT FREELANCE?
• Tarif horaire de base à distance : 55 € HT
• Forfait demi-journée (3,5h) : 185 € HT
• Forfait 21h/mois : 1049 € HT
• Etude personnalisée sur devis.
MOINS CHER QUE VOUS NE L’IMAGINEZ!

12. CONSEIL EN ORGANISATION
&
GESTION DE PROJET
D’OPTIMISATION (LEAN)

13. CONSEIL EN ORGANISATION & GESTION DE PROJET
D’AMÉLIORATION DE PROCESSUS
POUR QUI?
• Les TPE : Aide dans la gestion quotidienne du temps, conseils pour améliorer la
performance opérationnelle : organisation du bureau, des dossiers « papiers » et
numériques, recherche et suppression des gaspillages fréquents (coûts, délais, risques…)
• Des PME aux grands groupes: A l’aide des méthodologies du Lean (Toyota) et du « 6
sigma », il s’agit de conduire un projet d’amélioration sur un processus, de sa définition à
la conduite du changement, en passant par les mesures, l’analyse des causes et les
améliorations. Le « Lean 6 Sigma » permet donc de réduire à la fois les gaspillages, et la
variabilité. Elle améliore donc les coûts, les délais, le taux de défaillances, la motivation
du personnel ET la satisfaction des clients finaux.

14. COMMENT VOTRE CONSULTANTE EN ORGANISATION
FONCTIONNE-T-ELLE?
COMMENT NOUS POUVONS VOUS AIDER:
• Premier RDV de briefing sur votre fonctionnement actuel et précision de l’objectif à
atteindre.
• Rencontres ultérieures selon le besoin (toutes les 2 semaines par exemple) pour
débriefing, brainstorming, commentaires, échanges et répondre à vos questions en
fonction de vos situations concrètes.
• Livrables : Remise de fiches pratiques « boite à outils » ou de fichiers récapitulatifs
« revue de jalon » selon la nature et l’envergure de la mission.

15. POURQUOI FAIRE APPEL A OPTIM ASSISTANCE?
POURQUOI UNE CONSULTANTE EN ORGANISATION OPERATIONNELLE?
• Tout processus est perfectible.
• Chaque action sans valeur ajoutée et chaque défaillance coûte très
cher à une entreprise, surtout lorsqu’elle se produit fréquemment.
• Les conséquences sont financières, mais aussi humaines,
commerciales…

16. POURQUOI FAIRE APPEL A OPTIM ASSISTANCE?
• Un certificat de compétences « Lean 6 Sigma Green Belt » par le cabinet spécialisé
BCF Consultants.
• 3,5 années de pratique du Lean chez Toyota en début de carrière.
• Puis 11 années d’optimisations continuelles de postes.
• Un sens de l’organisation naturel.
• Notre quête continuelle de la satisfaction de vos clients (coûts, délais et qualité).
• Le plaisir de vous faciliter la vie et d’apporter une vraie valeur ajoutée à votre
entreprise en contribuant à votre croissance.
• Relation de partenariat, « gagnant-gagnant ».
• La garantie de la confidentialité et de la sécurité des données traitées.
• Une prestation de service locale et personnalisée.
POURQUOI OPTIM ASSISTANCE?

17. COMBIEN COÛTE LE CONSEIL EN OPTIMISATION ?
• Tarif horaire de base : 75 € HT
• Forfait/demi-journée (3,5h) : 255 € HT
• Forfait/jour: 490 € HT
• Etude personnalisée sur devis.
IL PEUT SURTOUT VOUS RAPPORTER “GROS”!

18. DES QUESTIONS?
• Claudie LEPRESTRE
• Tel : 06 63 33 45 77
• contact@optimassistance.com
• www.optimassistance.com