Le document présente un guide de formation sur l'utilisation de Siebel pour les ordinateurs portables, couvrant des sujets tels que la navigation, la gestion des données et la création de requêtes. Il décrit également les différentes fonctionnalités et options disponibles pour effectuer des opérations sur les enregistrements, y compris l'ouverture de session, la création et la mise à jour des informations, ainsi que l'utilisation des requêtes pour organiser et récupérer des données. Des exercices pratiques et des éléments de navigation sont inclus pour faciliter l'apprentissage.

1. Le Siebel pour l’ordinateur portatif
MARCHE À SUIVRE
1

2. Le Siebel pour l’ordinateur portatif
Marche à suivre – Objectifs de formation
Acquérir l’ensemble des aptitudes en matière de Siebel
pour effectuer efficacement les opérations suivantes :
1. Naviguer dans le Siebel
2. Effectuer des requêtes de données
3. Créer et mettre à jour l’information sur
l’auditoire et les cibles
4. Emploi du temps
5. Établir un environnement « réel »
2

3. Marche à suivre – sujets
Ouverture d’une session et navigation dans
l’ordinateur portatif
Requêtes
Organiser des listes
Gestion de l’auditoire
Gestion des cibles
Emploi du temps
Liste personnelle
Modèle de visite prédéfinie (Smart Call)
Navigation dans l’ANP
3

4. Ouverture d’une session dans le Siebel
Ouverture de session dans la base de
données de formation
Nom d’utilisateur : Mot de passe :
formation
Se connecter à : Représentant en
formation
Ouverture de session dans la base de données
d’utilisation réelle des représentants
Nom d’utilisateur : WindowsID
Mot de passe : WindowsID
Remarque : Se connecter localement
Ouverture de session dans la base de
données d’utilisation réelle des chefs
Nom d’utilisateur : WindowsID
Mot de passe : WindowsID
Remarque : Se connecter au serveur
4

5. Éléments de navigation
Barre d’outils Explorer
• Commandes Windows/Siebel
• Historique
Menu_principal _______
____ ______ et barre
• ________ ______
d’icones
• _________
Historique de navigation Évitez de rechercher ou de taper les
Boutons Internet Explorer utilisés : adresses d’autres sites à cet endroit,
• Précédent sinon votre séance Siebel prendra fin.
• Suivant Lancez plutôt une nouvelle page
• Historique Internet.
Accueil
Écran présenté par défaut lorsque vous ouvrez une session dans le Siebel. Cet écran sera décrit
en détail dans les sections Enregistrement des visites et Intermed du module de formation,
puisqu’il joue un rôle essentiel dans ces processus.
5

6. Éléments de navigation – Onglets et applets
Les onglets des écrans (entités)
regroupent l’information de même type.
Les listes sont disposées
en colonnes.
Les applets List Cliquez sur
affichent des listes pour afficher un plus
d’enregistrements. grand nombre
d’enregistrements.
Les applets Form affichent les champs Passez d’un enregistrement à un
de l’enregistrement sélectionné dans autre en cliquant sur les boutons
l’applet « List ». Suivant. 6

7. Éléments de navigation – Bouton Menu List/Form
Un bouton Menu apparaît dans chaque formulaire et dans
chaque liste dans la fenêtre de l’application.
Vous cliquez sur le bouton Menu pour accéder à une série
d’options qui vous permettent d’effectuer des opérations
qui s’appliquent à l’enregistrement actif dans le formulaire
ou la liste.
Vous pouvez, par exemple, créer un nouvel
enregistrement, copier un enregistrement ou supprimer un
enregistrement.
Cliquer avec le bouton droit de la souris dans un formulaire
ou une liste affiche le même menu d’opérations que le
bouton Menu qui se trouve dans ce formulaire ou cette
liste.
Chacune de ces opérations possibles est décrite en détail
plus loin dans la présentation.

8. Éléments de navigation – Vues et Hyperliens
Les sélecteurs de vues vous permettent de sélectionner une
vue de la liste.
Les requêtes utilisées pour définir les vues sont abordées
dans la prochaine section.
Cliquez sur les flèches pour naviguer dans
les différents enregistrements.
Cliquez sur un hyperlien pour
accéder à l’information
détaillée de l’entité
sélectionnée.
8

9. Éléments de navigation –
Information connexe, boutons boutons et les menus sont propres
Les
et menus
au type d’enregistrement et vous
permettent d’effectuer des opérations
sur les données.
De l’information additionnelle associée à
l’enregistrement sélectionné est affichée
dans différentes vues (sélecteur de sous-
onglet de vue).
9

10. Éléments de navigation – Types de champs
Date : Case à cocher
Un bouton calendrier Lorsque vous sélectionnez une
apparaît dans les case à cocher, un x ou un crochet
champs où vous devez apparaît dans la case.
entrer des dates.
Cliquez sur le bouton
pour afficher le Texte libre
calendrier et Tapez du texte. Utilisez
sélectionnez la date et les flèches de
défilement pour voir le
l’heure appropriées.
texte au complet.
Liste déroulante Numérique ou devise
Sélectionnez parmi une Tapez la valeur ou cliquez
liste de valeurs sur le bouton de la
calculatrice pour afficher la
disponibles.
calculatrice et déterminer la
valeur.
Les champs affichés en gris ne peuvent pas être modifiés.
*Les champs qui sont accompagnés d’une étoile rouge (obligatoires) doivent
contenir des valeurs pour pouvoir être enregistrés. 10

11. Éléments de navigation – Types de champs
Des boutons de sélection apparaissent dans les champs où vous pouvez sélectionner une ou
plusieurs valeurs.
Bouton de sélection unique
1. Cliquez sur le bouton pour afficher les
enregistrements parmi lesquels choisir.
2. Faites défiler la liste pour trouver l’enregistrement. 3. Sélectionnez l’enregistrement et
OU cliquez sur le bouton OK.
Choisissez le type de format d’enregistrement à
rechercher et entrez les critères de recherche (sensibles à
la casse).
OU
Cliquez sur Query pour créer une requête et afficher les
résultats.
11

12. Éléments de navigation – Types de champs
Champ à valeurs multiples : certains champs peuvent contenir plusieurs valeurs, chaque
valeur comprenant plusieurs champs (p. ex., Prof Address).
1. Cliquez sur le bouton de sélection pour afficher l’applet Available/Selected.
2. Trouvez et sélectionnez l’enregistrement approprié à ajouter en entrant les
premiers caractères dans la case Starting with et en cliquant sur Go.
3. Après avoir sélectionné Remarque : Selon votre autorisation de sécurité, vous
l’enregistrement dans l’applet Available, pouvez supprimer un enregistrement en le sélectionnant
cliquez sur le bouton Add pour l’ajouter dans le champ Selected et en cliquant sur le bouton
aux enregistrements dans le champ Remove. Cliquez sur Remove All pour supprimer tous les
Selected. enregistrements.
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13. Éléments de navigation –
Mettre à jour
Créer ou mettre à jour un enregistrement
1. Naviguez jusqu’à l’applet Form de l’enregistrement.
2. Mettez à jour les champs ou les colonnes (reportez-vous à la diapositive précédente).
Créer
Selon le type
d’enregistrement, vous pouvez
parfois utiliser le bouton New… ou
le menu.
1. Naviguez jusqu’à la section
appropriée du Siebel.
2. Cliquez sur le bouton New...
ou sur Create dans le menu.
Enregistrer votre travail
Il suffit de « quitter » (en cliquant ailleurs que sur l’enregistrement) pour
enregistrer votre travail.
CONSEIL : Si vous voulez « abandonner » la mise à jour ou la création d’un enregistrement, appuyez
simplement sur la touche d’ÉCHAPPEMENT et votre travail ne sera pas enregistré.
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14. Éléments de navigation –
Supprimer un enregistrement
Votre profil détermine le type d’information que vous pouvez supprimer.
Supprimer
1. Dans une liste, sélectionnez l’enregistrement que vous voulez supprimer.
(Vous pouvez aussi supprimer l’enregistrement courant dans un applet Form).
2. Cliquez sur le bouton Menu, puis cliquez sur Delete Record.
Si une boîte de dialogue apparaît vous demandant de confirmer la suppression,
cliquez sur OK.
Les suppressions sont permanentes et les données
ne peuvent pas être restaurées.
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15. Éléments de navigation –
Menu et barre d’outils du niveau application
Menu du niveau application
Lorsque vous choisissez une option d’un menu, elle s’applique à l’enregistrement actif dans la fenêtre de
l’application. L’enregistrement actif peut être dans un formulaire ou dans une liste.
1 2 3 4 5
Barre d’outils du niveau application
S’applique à l’enregistrement actif dans la fenêtre de l’application. L’enregistrement actif peut
se trouver dans un formulaire ou une liste.
1. Annuler : Après avoir créé un nouvel enregistrement, ou avoir apporté des modifications
à un enregistrement existant, mais avant d’avoir fait autre chose, vous pouvez annuler vos
opérations.
2. Icônes Query et Saved Queries : Expliquées en détail dans la prochaine section.
3. Tri : Vous pouvez trier les enregistrements dans une liste selon les données contenues
dans des colonnes particulières. Vous pouvez effectuer un tri avancé pour trois colonnes
simultanément.
4. Plan du site : voir la diapositive suivante.
5. Requêtes enregistrées : Exécuter une requête et sélecteur de requête.

16. Éléments de navigation – Plan du site
Le Plan du site permet d’accéder à tous les écrans du Siebel.
Utilisez-le pour accéder à un écran qui n’est pas visible
dans l’onglet Screens (p. ex., Employees).
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17. Plan du site –
DANS VOTRE BASE Votre équipe de vente et votre poste votre équipe de
DE DONNÉES D’UTILISATION RÉELLE Déterminez le nom de
vente et le titre de votre poste.
Il est important de connaître cette information avant d’amorcer la gestion des cibles.
1. Dans le plan du site, cliquez
sur Employees.
2. Cliquez sur All Employees.
3. Trouvez votre nom, puis notez le nom de votre
équipe de vente : _________________ Poste : _____________________
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18. Navigation – Exercices
À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en
effectuant les exercices sur la navigation dans votre
cahier de travail.
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19. Navigation – Vrai ou faux?
1 Lorsque vous mettez à jour un enregistrement, vous devez
toujours cliquer sur le bouton Save pour ne pas perdre
votre travail.
2 Vous pouvez mettre à jour des renseignements à partir
d’une liste.
3 Une étoile rouge à côté d’un champ signifie que le champ
est recommandé.
4 Si votre supérieur souhaite consulter vos données, il
devrait vous appeler et vous demander de les lui envoyer.
5 Vous pouvez utiliser les flèches du navigateur Explorer
pour retourner aux écrans précédents.
6 Certains applets de listes peuvent être agrandis en utilisant
l’option See More.
7 Vous pouvez exécuter le Siebel en mode plein écran en
cliquant sur F11, puis cliquer de nouveau sur F11 pour
retourner à l’écran partiel.
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20. Requêtes – Aperçu
Avec la fonction de requête du Siebel, vous pouvez :
1. Trouver un enregistrement particulier dans une liste en utilisant une
requête « ad hoc ».
2. Organiser vos données en regroupements utiles selon un ou plusieurs
critères. Par exemple,
– Tous mes professionnels au centre-ville de Montréal
– Tous mes cardiologues au centre-ville de Montréal
– Tous mes professionnels ciblés
3. Enregistrer et réutiliser des requêtes que vous créez vous-même :
« Requêtes personnelles enregistrées ».
4. Utiliser des requêtes prédéfinies pour vous économiser des efforts.
Les noms de ces « Requêtes publiques enregistrées » commencent et
finissent par *.
5. Déterminer pour chaque liste ce que devrait être la requête par défaut.
REMARQUE : Les requêtes sont propres à chaque vue.
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21. Requêtes – Élément du menu, icônes et champs
Nouvelle requête Exécuter une requête Supprimer une requête
Cliquez sur l’icône Cliquez sur l’icône pour Accessible seulement à partir de
pour lancer une exécuter une requête après l’élément Query du menu principal.
nouvelle requête. avoir défini les paramètres
de la requête.
Liste déroulante de requêtes
Enregistrer une requête Vous permet de récupérer des requêtes
Préciser une requête Cliquez sur cette icône pour enregistrées. Vous pouvez sélectionner une
Ouvre une requête enregistrer une requête requête à partir de cette liste pour récupérer
existante et permet après avoir défini les tous les enregistrements qui correspondent aux
d’ajouter des critères en paramètres de la requête critères définis dans la requête. La liste
modifiant ou en (une requête ad hoc déroulante contient aussi les requêtes publiques
remplissant les champs. devient une requête (établies par l’administrateur du Siebel) et vos
personnelle enregistrée). requêtes personnelles enregistrées.
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22. Requêtes – Créer une requête
Créer une requête
1. Accédez à la liste ou au formulaire à partir duquel vous voulez effectuer une requête et
cliquez sur l’icône New Query.
OU
Dans la liste ou le formulaire dans lequel vous voulez trouver des enregistrements, cliquez
sur Query.
OU
Dans la liste ou le formulaire dans lequel vous voulez trouver des enregistrements, cliquez
sur le menu, puis cliquez sur New Query.
Il existe
plusieurs
possibilités, mais
les icônes sont
les plus simples à
retenir.
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23. Requêtes – Créer une requête (suite)
Remarque :
Les champs dans le Siebel sont sensibles à la casse. Par conséquent, lorsque
vous créez une requête, vous devez respecter la casse des valeurs qui sont
entrées dans le champ (p. ex., toutes en majuscules, ou une majuscule initiale
suivie de minuscules).
Conseil :
Avant d’effectuer une nouvelle requête, examinez la casse dans le champ
dans lequel vous voulez effectuer une requête.
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24. Requêtes – Créer une requête (suite)
Si vous créez une requête dans une liste, une rangée vierge apparaît. Si vous effectuez une requête dans
un formulaire, un formulaire vierge apparaît.
Assurez-vous de
reproduire la casse des
données.
2. Définissez les critères de votre requête en remplissant les champs de la rangée ou du formulaire.
Consultez la rubrique d’aide du Siebel pour obtenir des explications détaillées concernant les opérateurs
pour les types par champ, tels que « supérieur à » ou « égal à » une date précise ou un montant d’argent.
Caractère de remplacement (*) : Le Siebel NE SUPPOSE PAS automatiquement qu’un caractère de
remplacement existe à la fin des critères de votre requête. Ceci veut dire que si vous recherchez des
mots qui commencent par ST, le Siebel recherche tous les mots qui correspondent exactement à ST, sauf
si vous entrez ST*.
Utilisez l’astérisque (*) pour remplacer un ou plusieurs caractères. Ne l’utilisez pas plus d’une fois par
mot.
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25. Requêtes – Créer une requête (suite)
3. Lancez la recherche en cliquant sur l’icône Execute Query.
Si vous avez effectué une requête dans une liste, les enregistrements qui correspondent à vos
critères apparaissent dans la liste. Si vous avez exécuté la requête dans un formulaire, le
premier enregistrement qui correspond à vos critères apparaît dans le formulaire.
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26. Compter le nombre d’enregistrements dans une liste
Compter le nombre d’enregistrements dans
une liste
1. Accédez à la liste dans laquelle vous
voulez compter les enregistrements.
2. Cliquez sur le bouton Menu et ensuite sur
Record Count.
La boîte de dialogue Record Count
apparaît.
Remarque :
Vous utiliserez cette fonction lorsque
vous compterez vos cibles.
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27. Requêtes – Enregistrer une requête
Enregistrer une requête
1. Créez et exécutez une requête. Cliquez sur l’icône Save
2. À partir du menu du niveau application, Query :
choisissez Query > Save Query As.
La boîte de dialogue Save Query As apparaît.
3. Dans le champ Query Name, tapez un nom pertinent, puis cliquez sur OK (n’utilisez pas
« * nom » puisque cela est réservé aux requêtes publiques).
La requête enregistrée peut maintenant être sélectionnée à partir de la liste déroulante
des requêtes.
REMARQUE : Les requêtes sont propres à chaque vue. 27

28. Requêtes – Renommer ou supprimer une requête
Renommer une requête
Pour renommer une requête, vous devez enregistrer une requête existante sous un nom
différent et supprimer la requête portant l’ancien nom.
Supprimer une requête
Vous pouvez supprimer des requêtes enregistrées à partir de la liste des requêtes.
1. Naviguez jusqu’à l’écran approprié pour obtenir la requête.
2. Dans le menu du niveau application, choisissez Query > Delete Saved Query.
La boîte de dialogue Delete Record apparaît.
3. Dans la liste Query Name, sélectionnez la requête que vous voulez supprimer
puis cliquez sur OK.
Remarque :
Vous pouvez supprimer seulement vos requêtes personnelles enregistrées.
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29. Requêtes – Préciser une requête
Préciser une requête
Vous pouvez préciser les paramètres d’une requête, qu’elle soit publique ou personnelle.
1. À partir de la liste déroulante des requêtes, sélectionnez la requête que vous voulez
préciser. Les enregistrements correspondants apparaissent dans la fenêtre de
l’application.
2. Cliquez sur Refine Query dans la barre des icônes.
Précisez vos critères de requête en modifiant ou en remplissant les champs
(n’oubliez pas que les champs du Siebel sont sensibles à la casse).
1. Exécutez la requête.
Les enregistrements qui correspondent à vos critères apparaissent.
2. Enregistrez la requête comme il est indiqué précédemment.
Remarque : Si vous précisez les paramètres d’une requête publique, vous pouvez
enregistrer vos modifications seulement en enregistrant la requête sous un nom différent.
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30. Requêtes – Retourner à la liste
complète
Retourner à la liste complète (supprimer tous les critères de
requête) = exécuter une requête vierge
1. Cliquez sur l’icône Create Query.
2. Cliquez sur l’icône Run Query.
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31. Requêtes – Établir une requête par défaut
pour un écran
Sélectionner la requête par défaut pour un écran
Vous pouvez définir une requête par défaut pour chaque écran de manière à ce
que celle-ci s’applique aux données affichées à l’écran lorsque vous y accédez
initialement.
1. Dans le menu du niveau application, choisissez Tools > User Preferences.
L’écran User Preferences apparaît.
2. Sur la barre des liens, cliquez sur Default Queries.
Les listes Screen et Screen View apparaissent.
3. Dans la liste Screen, sélectionnez l’écran pour lequel vous voulez sélectionner
une requête par défaut.
La liste Screen View est mise à jour afin d’indiquer les vues pour l’écran que
vous avez sélectionné.
4. Pour chaque vue, faites ce qui suit :
a. Dans la liste Screen View, sélectionnez la vue pour laquelle vous voulez
sélectionner une requête par défaut.
b. Dans le champ Default Query, cliquez sur le bouton de sélection,
sélectionnez une requête et cliquez sur OK.
5. Dans la liste Screen View, cliquez sur le bouton Menu, puis sur Save Record.
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32. Requêtes – Exercices
À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en
effectuant les exercices sur les requêtes dans votre
cahier de travail.
32

33. Requêtes – Vrai ou faux?
1 Vous devez enregistrer chaque requête que vous créez.
2 Vous ne pouvez pas supprimer les requêtes publiques
enregistrées.
3 Pour la plupart des requêtes, vous devez respecter la casse
des critères que vous recherchez (écriture en majuscules).
4 Vous devez taper un astérisque (*) à la fin d’un nom si vous
effectuez une requête en utilisant seulement les premières
lettres du mot.
5 Une requête enregistrée ne peut pas être précisée.
6 Une requête verge est une requête qui ne contient pas de
critères de filtrage.
7 Un astérisque (*) remplace seulement un caractère.
8 Vous avez reçu un mode d’emploi utile sur les opérateurs de
requêtes.
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34. Organiser des listes – Colonnes
affichées
Modifier les colonnes affichées dans une liste
1. Dans l’applet des listes, cliquez sur le bouton Menu,
puis sur Columns Displayed.
La boîte de dialogue Columns Displayed apparaît.
Les colonnes qui Les colonnes qui
n’apparaissent pas apparaissent
présentement dans présentement
la liste. dans la liste.
3. Cliquez sur OK.
2. Sélectionnez une colonne, puis utilisez les flèches pour ajouter ou supprimer des
colonnes, et pour modifier l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la liste.
Remarque : Vous pouvez aussi modifier l’ordre des colonnes en cliquant sur l’en­tête de la
colonne, puis en glissant-déposant la colonne à l’endroit approprié. 34

35. Organiser des listes – Trier dans une seule colonne
Trier des données dans une liste
• Vous pouvez trier les enregistrements dans une liste selon les données
contenues dans des colonnes particulières.
• Vous pouvez effectuer un tri avancé pour trier jusqu’à trois colonnes
simultanément en utilisant l’icône du tri avancé.
Tri dans une seule colonne par ordre ascendant
Dans une liste, cliquez sur l’en-tête de la colonne dans laquelle vous voulez
effectuer le tri.
Tri dans une seule colonne par ordre descendant
Une fois le tri effectué en ordre ascendant, cliquez de nouveau sur l’en-tête
de la colonne.
Redimensionner une colonne : Il suffit de placer le curseur entre les colonnes et
de le glisser jusqu’à la largeur voulue (comme dans Excel).
REMARQUE :
• Les colonnes dans une liste ne peuvent pas toutes faire l’objet d’un tri.
• Si (Sortable) apparaît dans la colonne lorsque vous placez le curseur dans l’en-tête,
cela veut dire que vous pouvez trier le contenu de cette colonne.
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36. Organiser des listes – Tri avancé
Effectuer un tri avancé
1. Dans une liste, cliquez sur le bouton Menu, puis sur Advanced Sort.
La boîte de dialogue Sort Order apparaît.
2. À partir de la liste déroulante Sort by, sélectionnez la première colonne dans laquelle effectuer le tri.
3. À partir de la liste déroulante Then by, sélectionnez la deuxième colonne dans laquelle effectuer le tri.
4. Dans la deuxième liste déroulante Then by, sélectionnez la troisième colonne dans laquelle effectuer le tri.
5. Utilisez les boutons Ascending et Descending pour définir l’ordre de tri pour chaque colonne que vous avez
sélectionnée pour le tri avancé.
6. Cliquez sur OK.
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37. Organiser des listes – Figer des
colonnes
Figer des colonnes dans une liste
Il est possible qu’en faisant défiler l’écran vers la droite pour afficher les colonnes, les
colonnes à l’extrême gauche disparaissent de l’écran. Vous pouvez résoudre ce problème en
figeant les colonnes à l’extrême gauche que vous voulez voir.
1. Sélectionnez la liste dans laquelle vous voulez figer des colonnes.
2. Double-cliquez sur l’en-tête de la dernière colonne à droite que vous voulez figer.
Les en-têtes des colonnes figées apparaissent avec un arrière-plan gris foncé. Une ligne
verticale gris foncé apparaît, séparant les colonnes figées des autres colonnes.
Faites défiler l’écran vers la droite pour afficher les colonnes tout en gardant à l’écran les
colonnes figées à gauche.
Libérer les colonnes
Double-cliquez sur l’en-tête de la dernière colonne figée à droite.
Il s’agit de la colonne sur laquelle vous avez double-cliqué pour figer les colonnes.
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38. Exporter des enregistrements dans une liste
Exporter des données
La fonction Export vous permet d’exporter des données du Siebel
et d’ouvrir ensuite le document exporté sur votre ordinateur local.
1. Accédez à l’écran à partir duquel vous voulez exporter les données.
2. Pour limiter le nombre d’enregistrements exportés, exécutez une requête.
3. Dans le menu principal de l’application, cliquez sur le bouton Menu, puis sur Export.
La boîte de dialogue Export apparaît.
4. Ne modifiez pas les options dans la vue Export Options et cliquez sur Next.
5. Sélectionnez le fichier à exporter pour l’ouvrir.
6. Enregistrez le fichier à l’endroit désiré en lui donnant un nom pertinent et en indiquant le
format Excel dans File>Save As.
7. Fermez le fichier Excel et fermez la vue CMD Export.
38

39. Organiser des listes – Exercices
À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en
effectuant les exercices sur l’organisation des listes
dans votre cahier de travail.
39

40. Organiser des listes – Vrai ou faux?
1 Vous pouvez trier jusqu’à trois colonnes dans une liste.
2 Lorsque vous exportez une liste dans Excel, seules les colonnes
affichées sont exportées.
3 Lorsque vous changez les colonnes affichées dans une liste,
vous pouvez facilement retourner au format de liste Siebel
« par défaut » au moyen d’un simple clic.
4 Les changements apportés à une liste doivent être répétés
chaque fois que vous démarrez le Siebel et accédez à cette
liste.
5 Lorsque vous organisez des listes, vous pouvez utiliser la souris
pour effectuer deux actions seulement :
1 – Modifier l’ordre d’affichage
2 – Modifier l’ordre de tri
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41. Gestion de l’auditoire – Définition d’« auditoire »
Professionnels = Tout individu considéré comme un contact d’affaires ou un
client, habituellement un professionnel de la santé.
Professionnels qui ne sont
Médecins pas des médecins
Médecins : omnipraticiens, cardiologues, rhumatologues, etc. Pharmaciens Infirmières
Comptes = Toute entreprise, organisation ou association qui est un client ou un
contact d’affaires.
Établissements de soins
Hôpitaux et cliniques Pharmacies
de longue durée
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42. Gestion de l’auditoire – Votre territoire
Votre visibilité
L’« univers » des professionnels et toute l’information connexe.
Visibilité des Visibilité des REMARQUES
représentants RPH/SScS/AScS Seuls les administrateurs des bases de données au siège
Omnipraticiens/Médecins de Tous les spécialistes social peuvent retirer un professionnel de votre base de
famille Pharmaciens données (« Montreal, BIS »).
Médecins sélectionnés Professionnels qui ne Vous demeurez responsable des professionnels non actifs
Internistes sont pas des médecins pendant deux ans, en supposant que vous ne leur avez pas
Pédiatres
rendu visite pendant cette période.
Neurologues
Pharmaciens
Professionnels qui ne sont pas
des médecins
Spécialistes
Représentant
Spécialité principale du médecin, code postal de l’adresse* principale, affectations principales (effectuées par les
SIAC).
En outre, les professionnels (qui ne sont pas des médecins) et les comptes sont visibles selon le code postal et le
type.
Représentants auprès des hôpitaux
(RPH/SScS/AScS) : Des spécialistes leur seront affectés seulement pour un territoire donné.
Représentants de produits multiples ou AVT :
Étant donné qu’ils travaillent dans des territoires plus grands et en région éloignée, ils sont responsables d’un plus grand
nombre de types de médecins puisqu’ils se rendent également dans les hôpitaux et les cliniques.
* D’après les données IMS sur les adresses principales 42

43. Gestion de l’auditoire – Professionnels
Champ « Status » – Propre à chaque représentant
• Le professionnel est actif, a pris sa retraite, est décédé ou est inactif
• REMARQUE : Seuls les professionnels actifs sont visibles dans l’ANP.
Champ « Rep Specialty »
Si un professionnel est un interniste spécialisé
Spécialité Spécialité
principale représentative
en cardiologie, mais est inscrit en tant
qu’interniste dans les données IMS, la
Médecin • Omnipraticiens • Médecine médecine interne sera indiquée comme sa
• Médecine sportive
spécialité principale.
Interne • Cardiologie
Professionnel • Infirmière • Cardiologie Vous pouvez sélectionner Cardiology dans le
non-médecin • Activiste • VIH
champ Rep Specialty pour indiquer son intérêt
à l’égard de la cardiologie.
Date de la dernière visite.
La dernière fois que vous avez enregistré une visite pour le professionnel actuel.
Mise à jour automatiquement lorsque vous soumettez la visite.
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44. Gestion de l’auditoire –
Statut
Renseignements clés sur le professionnel
• Vous devez entrer une valeur dans le champ « Status » qui correspond à Actif, Inactif,
Décédé ou Retraité.
• La base de données d’un représentant type contient plus de 800 professionnels; le
représentant ne rendra pas visite à tous ces professionnels. Le statut « Active » indique
les professionnels qui seront rencontrés (et à qui des échantillons pourront être laissés).
• Plusieurs auront été indiqués comme étant actifs par la personne qui vous a précédé.
Veuillez revoir régulièrement le statut Actif. Vous voudrez peut-être rendre visite à un
médecin qui n’est pas une cible, mais qui est néanmoins important.
• Permet de consulter seulement les « médecins actifs » lorsque des recherches sont
effectuées.
REMARQUE :
ÉVITEZ DE CONFONDRE LES PROFESSIONNELS ACTIFS AVEC LES MÉDECINS CIBLÉS.
Le ciblage est un processus distinct. Une cible doit être activée par vous, tandis qu’un professionnel non
ciblé peut être signalé comme étant actif si on lui rend visite ou on lui laisse des échantillons
occasionnellement.
Tous les professionnels ciblés doivent avoir un statut « actif ».
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45. Gestion de l’auditoire –
Mise à jour globale pour changer le statut à du statut des professionnels
Mise à jour globale « actif »
1. Effectuez une requête pour trouver les professionnels dont le statut est laissé en
blanc et faites une sélection multiple.* *Utilisez la fonction de sélection multiple
OU standard de Microsoft en utilisant le bouton
gauche de la souris + Maj, le bouton gauche de
Faites défiler l’écran et faites une sélection multiple*. la souris + Ctrl ou Ctrl + A.
2. Dans le menu principal, cliquez sur Edit > Change Records.
3. Dans la boîte de
dialogue,
sélectionnez le
champ Status et
entrez la valeur
« Active ». (Sensible
à la casse)
4. Cliquez sur OK.
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46. Gestion de l’auditoire –
Adresses des professionnels
Adresses des professionnels
• Les professionnels peuvent avoir plusieurs adresses puisqu’ils peuvent travailler à plusieurs
endroits.
• La valeur par défaut pour les médecins est l’adresse de la spécialité principale inscrite dans
les données IMS.
• Pas toujours l’adresse du bureau
• Pas toujours les adresses principales où le représentant rencontre le professionnel
• Vous pouvez sélectionner de nouvelles adresses qui correspondent à l’endroit où vous
rencontrez le professionnel.
• Désignez l’endroit où vous rencontrez le plus souvent le professionnel comme adresse
principale (au moins une adresse doit être indiquée comme adresse principale).
• L’adresse principale est propre à chaque représentant qui rend visite au professionnel.
• Pour faire ajouter une adresse à votre base de données : envoyez un courriel aux SIAC, à
Montréal.
REMARQUE : Pour les frais d’échantillons, il est très important de vous assurer
d’enregistrer la visite à l’adresse où les échantillons ont été laissés et ont fait l’objet
d’une signature comme accusé de réception.
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47. Gestion de l’auditoire –
Adresses des professionnels
Mettre à jour les adresses
1. Cliquez sur le bouton à valeurs multiples.
2. Recherchez et sélectionnez l’adresse
appropriée, puis cliquez sur le bouton Add.
3. Mettez à jour la case à cocher Primary, s’il y a
lieu.
Si le professionnel a déménagé : Faites défiler l’écran jusqu’à l’extrême droite 4. Cliquez sur Close.
de la liste Selected, et dans le champ Address Type, sélectionnez « Moved ».
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48. Gestion de l’auditoire – Information connexe
Les renseignements associés au professionnel sélectionné peuvent être consultés et mis à
jour dans les onglets des vues connexes du professionnel.
48

49. Gestion de l’auditoire – Planification de la visite et
établissement du profil du professionnel
Onglet Pre-Call
Indique toutes les présentations sur les produits (pour vos produits seulement) et les activités Intermed
(faites défiler vers le bas) pour le médecin actuel, auxquelles vous et tous les représentants avez participé.
Onglet Profiling
Utilisé pour obtenir l’information sur le profil du professionnel (ordonnances, croyances, etc.)
La plupart sont des enregistrements créés par le siège social, et les représentants doivent entrer les valeurs
appropriées.
Consultez le document Professional Profiling – Mode d’emploi dans votre trousse de formation pour
obtenir des instructions détaillées sur la mise à jour.
49
49

50. Gestion de l’auditoire –
Affiliation aux communautés de pratique (CdP)
Onglet CoP Affiliation
Vous permet d’identifier et d’associer les meneurs des CdP à leurs membres pour
différents réseaux de domaines thérapeutiques.
1. Cliquez sur New pour affilier le nouveau
meneur.
2. Sélectionnez le domaine thérapeutique et le
meneur (nom de famille).
50

51. Gestion de l’auditoire – Vues des professionnels
Sélecteur de vue
Différents onglets offrent la possibilité de sélectionner les vues en utilisant la liste
déroulante des vues.
Exemple : dans l’onglet de l’entité Professional, vous pouvez utiliser le sélecteur de vue
pour sélectionner « My CoP Leaders » ou « All CoP Leaders ».
51

52. Gestion de la CdP
Évaluation des meneurs
de l’auditoire – Évaluations
Votre évaluation des meneurs de la CdP sera partagée avec tous ceux qui rencontrent le
meneur. Cliquez sur le bouton si l’onglet
Assessment n’est pas affiché.
1. Cliquez sur New.
Les champs Score, Percent et
Maximum Score sont remplis
automatiquement.
2. Choisissez un modèle
3. Entrez la description.
d’évaluation.
Les champs Weight et Score sont
4. Entrez les valeurs
remplis automatiquement.
pour les attributs
connexes.
52

53. Gestion de l’auditoire – Professionnel cible / Contrat
Cible/Contrat
Vous permet de cibler le professionnel actuel par produit et d’indiquer le rang et vos objectifs.
Vous seul pouvez modifier l’information sur vos cibles.
Assurez-vous que toutes les cibles nouvellement créées ont un statut Actif (afin d’être visibles dans l’ANP).
1. Cliquez sur New.
3. Sélectionnez le produit,
2. Sélectionnez votre indiquez le rang des ventes et
équipe de vente. l’objectif de contact.
L’information associée au contrat juridique est créée automatiquement.
REMARQUE : Les lignes directrices relatives aux cibles sont communiquées séparément.
53

54. Gestion de l’auditoire – Partage de l’information
Quelle information est partagée? Avec qui?
• Tous les renseignements concernant un client sont partagés avec d’autres membres du
personnel de vente en territoire qui sont en contact avec le professionnel, de même qu’avec
votre supérieur.
• SAUF :
1) Private Notes (on recommande de ne pas utiliser les remarques privées)
2) Pour vos produits, vous pouvez consulter, mais vous ne pouvez pas modifier les
enregistrements de ciblage ou de visites de vos collègues
Messages clés
Le partage de l’information est un élément essentiel du Siebel. Chaque profil de client est établi grâce
aux efforts de plusieurs représentants de (Client) et du personnel du siège social.
1. Assurez-vous d’entrer l’information complète.
2. Soyez précis.
3. Soyez pertinent.
4. Important : L’information peut être partagée seulement au moyen de synchronisations
quotidiennes – qui doivent être effectuées au moins trois fois par semaine, selon les normes de
rendement. Avec l’entrée en vigueur de la Conformité relativement aux formats d’essai, il est
maintenant fortement recommandé de le faire au moins une fois par jour.
IMPORTANT : L’information doit résister à un examen public. La législation en matière de
confidentialité qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2004 stipule qu’un professionnel peut
demander de voir les données qui ont été enregistrées à son sujet, y compris les remarques
privées.
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55. Gestion de l’auditoire – Consentement légal
Contexte
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
(LPRPDE).
• Entrée en vigueur en janvier 2004.
• S’applique à tous les renseignements personnels qui sont recueillis sur les clients.
Renseignements personnels
Font référence à tout renseignement permettant d’identifier un individu.
Par exemple, ses opinions, son âge, son état civil, ses habitudes de prescription, etc. Ne
comprennent pas l’information obtenue de façon anonyme, par exemple, en répondant à un
sondage, etc.
Pertinence pour les représentants
Tout renseignement qui est obtenu dans le cadre d’une discussion avec le professionnel de
la santé est assujetti à la LPRPDE.
Méthode :
Le siège social de (Client) Canada fait parvenir une lettre en ce sens à tous les nouveaux
médecins.
Les médecins peuvent accepter ou refuser de donner leur consentement légal, ou choisir
de ne pas répondre.
Si le médecin « refuse », le représentant ne peut pas enregistrer : des données Repfax,
des remarques générales ou des remarques privées, mais il peut enregistrer les visites.
55

56. Gestion de l’auditoire –
Consentement légal révoqué et refusé
Protocole
Le siège social de (Client) Canada fait parvenir une lettre en ce sens à tous les nouveaux
médecins.
Les médecins peuvent accepter ou refuser de donner leur consentement légal, ou choisir de ne
pas répondre.
• Si un client a refusé auparavant de donner son consentement légal, vous ne devez pas enregistrer
des données Repfax, des remarques générales ou des remarques privées.
• Si un client souhaite révoquer son consentement, il doit en aviser le chef de la Protection des
renseignements personnels de (Client).
• L’administration des données changera le statut pour « Revoked ».
N’envoyez pas de courriel aux SIAC demandant de remplacer le statut par « Revoked ». Le
professionnel de la santé doit écrire à cet effet au chef de la Protection des renseignements
personnels de (Client).
Si un client a refusé de donner son consentement légal ou l’a révoqué, vous ne devez pas
enregistrer des données Repfax, des remarques générales ou des remarques privées. Vous pouvez
indiquer les produits que vous avez présentés et l’objectif de votre prochaine visite.
REMARQUE : Si le statut correspond à Refused ou Revoked, Repfax (Siebel) vous empêchera
d’entrer des données Repfax.
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57. Gestion de l’auditoire –
Consulter le consentement légal
Legal Contract
Associé à la cible dans l’entité Professional, cet onglet présente le plus récent statut du
consentement légal du professionnel sélectionné.
Vérifiez périodiquement l’information sur le contrat.
Étant donné que seulement 501 professionnels de la santé ont refusé de donner leur
consentement ou l’ont révoqué dans l’ensemble du Canada, chaque représentant aura
probablement seulement quelques professionnels dans ces catégories. Vous devriez
connaître ces personnes.
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58. Gestion de l’auditoire – Comptes
Qu’est-ce qu’un compte?
Les types de comptes dans le Siebel sont :
• Cliniques
• Hôpitaux (et départements respectifs)
• Pharmacies de détail
• Universités
• Grossistes
• Associations
• Comités
Visibilité
La visibilité des comptes est déterminée par les codes postaux dans votre territoire.
Requêtes utiles concernant les comptes
Plusieurs requêtes prédéfinies utiles ont été créées pour vous, telles que *All Pharmacies*. Il
pourrait également être utile de créer et d’enregistrer des requêtes sur les pharmacies par
ville, par secteur, par code postal ou par rayon d’action, p. ex., « Pharmacies pas visitées
depuis 60 jours ou plus ».
Comptes actifs
Comme c’est le cas pour les professionnels, seuls les comptes « actifs » sont visibles dans
l’ANP. Les étapes pour activer un compte sont les mêmes que pour activer un professionnel.
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59. Gestion de l’auditoire – Comptes
Le champ Support Staff peut contenir les noms
d’acheteurs, de propriétaires ou de personnes-
ressources dans les pharmacies.
De même que pour les professionnels, les
présentations précédentes sur les produits
peuvent être examinées à partir de l’entité.

60. Gestion de l’auditoire – Comptes
Associations de professionnels à des comptes : Pourquoi est-il important d’effectuer un suivi?
Si vous associez des professionnels à vos comptes, vous pouvez planifier plus efficacement vos
visites en accédant facilement à l’information concernant les professionnels que vous allez
rencontrer.
Il est important de définir le rôle du professionnel à l’intérieur du compte.
Gérer les affiliations de comptes
1. Cliquez sur l’onglet Prof Affiliations.
2. Cliquez sur le bouton New dans Professional Affiliations.
3. Cliquez sur le bouton à valeurs multiples, sélectionnez le professionnel et cliquez sur
OK.
Les champs First Name et Primary Specialty sont remplis automatiquement.
60

61. Gestion depuis sur le bouton à valeurs– Comptes
4. Cliquez dans le champ Role,
l’auditoire multiples.
5. Cliquez sur le bouton New.
6. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Role et sélectionnez le rôle
approprié.
7. Cliquez dans le champ Influence Level et sélectionnez le degré d’influence approprié.
8. Cliquer sur OK.
61

62. Gestion de l’auditoire – Exercices
À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en
effectuant les exercices sur la gestion de l’auditoire
dans votre cahier de travail.
62

63. Gestion de l’auditoire – Vrai ou faux?
1 Vous devriez indiquer les infirmières praticiennes en tant
que professionnelles.
2 Le médecin peut vous demander de révoquer son
consentement légal.
3 Lorsque vous mettez à jour l’adresse principale d’un
professionnel, cette information n’est pas mise à jour pour
vos collègues.
4 Seuls les professionnels actifs apparaissent dans l’ANP.
5 Vous pourrez entrer les données Repfax pour une visite à
un professionnel qui a refusé de partager ses
renseignements personnels.
6 Si vous associez un professionnel à un compte, une
nouvelle adresse est ajoutée automatiquement pour le
professionnel.
63

64. Gestion des listes de cibles
Les cibles sont Vous pourrez voir les
propres à chaque cibles de tous vos
poste, par produit et collègues liées à vos
par professionnel. professionnels et à vos
produits.
64

65. Gestion des cibles – Points à considérer relativement
aux rapports
Rapports fondés sur le ciblage
Pour assurer l’exactitude des rapports, vous devez entrer les renseignements suivants :
• Le nom de votre équipe de vente
• Produit
• Le rang des ventes du professionnel
• Objectif
Le titre de votre poste est entré automatiquement lorsque vous créez une cible.
Le rang des ventes et l’objectif représentent des critères permanents utilisés pour
évaluer les efforts lors des visites.
Pour comprendre à fond comment déterminer vos cibles et vos objectifs, reportez-
vous à vos Lignes directrices en matière de ciblage et discutez-en avec votre supérieur.
65

66. Nouvelle société (Client) comparativement à l’ancienne
société Schering – Gestion des cibles
Comparaison de la gestion des cibles
Point Nouvelle société Schering
(Client)
Gestion du statut du professionnel – propre Oui Oui
au représentant (actif, inactif) (Nommée « Liste
principale »)
Cibles créées par le siège social Oui Oui
Cible définie par produit Oui Oui
Le représentant peut créer, supprimer et Oui* Non
mettre à jour les cibles
Le représentant peut mettre à jour l’objectif Oui* Non
Objectifs par cible, par professionnel Oui* Oui
et par produit
Rang des ventes Modifiable Lecture seule
* Mise à jour des cibles
À la nouvelle société (Client), les représentants pourront mettre à jour leurs cibles,
deux fois par année, pendant une période limitée. En dehors de ces périodes,
l’information sur les cibles sera présentée en lecture seule pour tous les représentants.
66

67. Gestion des listes de cibles
Mise à jour des cibles
Après avoir créé vos cibles, vous pouvez les mettre à jour au besoin à partir de la liste
My Professional Targets.
Date de la dernière visite : Mise à jour Vous pouvez modifier directement ici les
automatiquement selon les détails de la objectifs de contact et le rang des ventes.
dernière visite soumise.
La fenêtre « My Professional Targets » affiche tous
vos professionnels ciblés. Les autres vues
comprennent :
67

68. Gestion des listes de cibles – Requêtes utiles
La vue « My Professional Targets » affiche toutes les cibles (les vôtres et celles de vos collègues) pour
les professionnels qui sont visibles pour vous. Pour cette raison, un nom peut apparaître plusieurs fois.
Il est recommandé de créer des requêtes enregistrées afin de limiter le nombre d’enregistrements sur la
liste à :
• votre poste – pour voir seulement « My Targets »
• votre poste et tous vos produits, un par un – pour voir vos cibles pour chaque produit individuellement.
Remarque : Des requêtes ad hoc peuvent être créées en précisant l’une quelconque des requêtes
enregistrées (p. ex., Mes cibles Singulair à Halifax)
68

69. Gestion des listes de cibles –
Champs des adresses Requêtes fondées sur des adresses
dans la liste de la vue « My
Professional Targets » – champs à valeurs multiples
L’adresse affichée dans la liste est l’adresse principale
propre au poste (c.-à-d. pour vous).
Effectuer une requête d’après l’adresse
Vos professionnels ciblés peuvent être associés à plusieurs adresses. Par conséquent, lorsque vous
faites une requête dans un champ d’adresse, tous les professionnels ciblés ayant UNE adresse qui
correspond à vos critères figureront dans les résultats, même si une autre adresse apparaît à
l’écran.
69

70. Cibles – Enregistrer une liste et appliquer une liste
• Aperçu
Après avoir créé une requête de cibles, vous pouvez enregistrer les résultats sous forme
d’une liste et l’utiliser pour filtrer l’information connexe.
Ex. 1 : Vous devez vous assurer que tous vos professionnels ciblés ont un statut actif.
• Enregistrez les résultats de My Targets sous forme d’une liste.
• Appliquez cette liste à My professionals.
• Modifiez globalement le statut pour la liste complète.
Enregistrer une liste Icône Save List Icône Apply List
• Après avoir affiché les résultats de la requête, cliquez
sur le menu de la liste et sélectionnez Save List.
2. Nommez votre liste et cliquez sur Save.
70

71. Cibles – Enregistrer une liste et appliquer une liste
Appliquer une liste (suite)
Après avoir enregistré la liste, vous pouvez l’« appliquer » pour filtrer d’autres listes.
1. Allez à l’endroit où vous voulez appliquer la liste
enregistrée (My Professionals ou Intermed
Invitees), et cliquez sur Apply List.
2. Trouvez votre liste enregistrée et
cliquez sur OK.
3. Tous les enregistrements dans la
liste enregistrée sont ajoutés à la
liste en cours.
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72. Cibles – Vrai ou faux?
1 Si vous ciblez un nouveau professionnel, vous ne devriez
pas l’activer parce qu’une cible est automatiquement active.
2 Vous pouvez établir différents objectifs de fréquence de
visites pour différents produits, pour le même professionnel.
3 Si un de vos professionnels prend sa retraite, vous devriez
désactiver immédiatement vos cibles pour cette personne.
4 La fonction Apply List devrait être utilisée avec prudence
puisque la liste enregistrée n’est pas mise à jour de manière
dynamique.
5 Effectuer une requête de liste de cibles par adresse
affichera les résultats selon l’adresse que vous avez
indiquée comme étant l’adresse principale pour le
représentant.
6 L’information sur le rang des ventes est indiquée seulement
par professionnel.
72

73. Gestion des cibles – Exercices
À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en
effectuant les exercices sur l’activation des
professionnels et la gestion des cibles dans votre cahier
de travail.
73

74. Emploi du temps – Aperçu
Emploi du temps
Chaque semaine, vous devez soumettre votre emploi du temps pour la semaine
complète et planifier votre emploi du temps pour la semaine à venir.
Concepts clés Quelle information devez-vous
• Tranches de temps : AM (4 h), PM fournir?
(4 h), Evening (4 h) et All Day (8 h) • Présentement, chaque
• Types d’activité semaine est consignée du
• Create This Week/ Create Next Week lundi au vendredi.
(Créer cette semaine/Créer la semaine • Les fins de semaine sont
prochaine) consignées seulement si vous
• Multiple Create/Multiple Submit travaillez la fin de semaine.
(Création multiple/soumission multiple) • Le travail le soir et les activités
• Weekly View (Vue hebdomadaire) INTERMED sont également
• Not submitted – TA Query (Requête consignés.
Non soumis – Emploi du temps) • Chaque tranche de temps qui
doit être consignée correspond
à quatre ou à huit heures.
74

75. Nouvelle société (Client) comparativement à l’ancienne
société Schering – Emploi du temps
Comparaison de l’emploi du temps
Point Nouvelle société Schering
(Client)
Enregistrement de l’emploi du temps Les deux Temps hors
pour le Temps en territoire et pour le territoire
Temps hors territoire seulement
Obligatoire Oui Oui
Base pour les rapports d’activité Oui Oui
(« Moyennes de visites quotidiennes »)
Catégories de temps Plusieurs Quelques-unes
Tranches de temps AM, PM, Soir et 240 min (4 h)
Journée complète 480 min (8 h)
Peut consigner les heures travaillées Oui Non
les fins de semaine
Peut être mis à jour après avoir été Non Oui
soumis

76. Emploi du temps – Planifier l’emploi du temps
Créer l’enregistrement pour cette semaine
Sélectionnez le bouton Create This Week
Créer l’enregistrement pour la semaine prochaine
Sélectionnez le bouton Create Next Week
Pour les enregistrements autres que ceux de cette semaine et de la semaine
prochaine
1. Cliquez sur le bouton Create Multiple Records.
2. Créez un enregistrement au début de la période souhaitée et multipliez-le,
pour un maximum de quatre enregistrements.
REMARQUE : Vous ne POUVEZ PAS soumettre des enregistrements d’emploi du
temps pour des dates futures.
76

77. Page d’accueil –
Enregistrement d’emploi du temps non soumis
La page d’accueil indique le nombre
d’enregistrements d’emploi du temps qui n’ont pas
été soumis, sous forme d’un hyperlien qui vous
amène à l’écran Time Allocation (TA).
Il est important de ne pas avoir d’enregistrements
d’emploi du temps non soumis, sauf pour la
semaine en cours.
77

78. Emploi du temps –
Modifier et soumettre cette semaine
Les heures seront
mises à jour
automatiquement.
Modifier et soumettre les enregistrements d’emploi du temps de cette semaine
1. S’il y a lieu, mettez à jour l’information suivante :
• Type d’activité
• Période
2. S’il y a lieu, cliquez sur New pour créer un nouvel enregistrement
d’emploi du temps.
3. Pour soumettre plusieurs enregistrements :
• Sélectionnez « Select All » dans la barre des icônes ou sélectionnez seulement les
enregistrements que vous voulez soumettre, puis cliquez sur l’icône Submit.
• Répondez « Yes » à la question : « Do you want to submit all X records? »
78

79. EmploiLadu temps –Submitted – TA* vous permet de voir les
requête prédéfinie *Not
Requêtes utiles
enregistrements d’emploi du temps que vous avez oublié de soumettre.
Requêtes utiles
Vous pouvez voir votre emploi du temps pour différentes périodes :
Semaine en cours
Semaine précédente
Semaine prochaine
Annuel
REMARQUE : Le défaut de soumettre l’emploi du temps de la semaine en cours au plus
tard le vendredi soir peut donner lieu à des rapports incorrects, puisque ceux-ci sont
exécutés la fin de semaine. Vous ne pouvez pas soumettre en double votre emploi du
temps pour une période donnée.
79

80. Emploi du temps – Exercices
À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en
effectuant les exercices sur l’emploi du temps dans
votre cahier de travail.
80

81. Emploi du temps – Vrai ou faux?
1 Si vous prévoyez partir en vacances la semaine prochaine, il est
recommandé d’entrer et de soumettre votre emploi du temps ce
vendredi.
2 Vous pouvez mettre à jour les enregistrements d’emploi du temps
que vous avez soumis jusqu’au moment de la synchronisation,
après quoi ils sont présentés en mode lecture seule.
3 La liste des enregistrements d’emploi du temps non soumis est
affichée sur la page d’accueil.
4 Vous devriez communiquer avec le Bureau d’assistance plutôt
qu’avec votre supérieur si vous avez soumis accidentellement un
enregistrement d’emploi du temps incorrect deux semaines
auparavant.
5 Le fait de soumettre vos enregistrements d’emploi du temps de la
semaine précédente le lundi matin suivant n’a aucun effet négatif
sur les rapports indiquant votre moyenne de visites quotidiennes.
81

82. Gestion des listes personnelles
Aperçu
Votre liste personnelle est le sous-ensemble des différents produits et articles
promotionnels dans le Siebel qui sont pertinents pour votre travail :
• Liste personnelle des présentations : tous les produits dont vous faites la
promotion active.
• Liste personnelle d’articles promotionnels : les ressources promotionnelles
que vous allez utiliser.
• Liste personnelle d’échantillons : les formats d’échantillons que vous allez
laisser aux médecins.
REMARQUE : Vous ne POUVEZ PAS enregistrer une présentation de produit
avant d’avoir ajouté vos produits à votre liste personnelle de présentations.
REMARQUE : Vous ne POUVEZ PAS enregistrer les échantillons que vous
avez distribués à un médecin avant d’avoir ajouté vos échantillons à votre
liste personnelle d’échantillons.
Gérer les listes personnelles
Reportez-vous au document Mode d’emploi – Liste personnelle de détails dans votre
trousse de formation.
82

83. Visite prédéfinie – Aperçu
Qu’est-ce qu’une « visite prédéfinie »?
Une visite prédéfinie est un modèle prédéfini de visite qui peut être appliqué à une visite
chez un professionnel. Elle contient de l’information concernant les produits présentés et
leur ordre de présentation (priorité), les échantillons distribués et les ressources utilisées.
• Une visite prédéfinie peut contenir un ou plusieurs produits.
• Une visite prédéfinie peut comprendre ou non des échantillons, avec ou sans le
numéro de lot et les quantités.
À quoi sert-elle?
1. Pour les représentants avec distribution d’échantillons : L’utilisation des visites prédéfinies
est une bonne pratique qui diminue les erreurs lors de l’entrée des visites, surtout pour ce
qui est des numéros de lots des échantillons.
2. Pour tous les utilisateurs : Utilisez les modèles de visites prédéfinies pour enregistrer les
données relatives à vos visites beaucoup plus rapidement que si vous enregistriez les
visites à partir de zéro.
REMARQUE : Si vous êtes un représentant avec distribution d’échantillons, il est essentiel de vous assurer
CHAQUE JOUR que les numéros de lots des échantillons dans les visites prédéfinies sont identiques aux
numéros de lots des échantillons qui se trouvent dans votre véhicule ou dans le sac d’échantillons (et de
les modifier au besoin).
Cette opération doit être effectuée sur l’ordinateur portatif SEULEMENT et AVANT une synchronisation
tridirectionnelle, afin d’assurer l’exactitude de l’information dans l’ANP.
83

84. Gestion des visites prédéfinies
Créer un nouveau modèle de visite prédéfinie
REMARQUE : Une visite prédéfinie peut être créée et gérée seulement sur l’ordinateur
portatif.
1.Cliquez sur l’icône Site Map.
2.Cliquez sur User Management > Smart Calls.
3.Cliquez sur New dans l’applet Smart Calls.
4.Tapez un nom approprié dans le champ Name.
5.Cliquez dans le champ General Objective et tapez un objectif approprié.
6. Cliquez sur le nom (hyperlien bleu) que vous avez tapé pour cette visite prédéfinie
pour ouvrir le formulaire.

85. Gestion l’applet Callvisites prédéfinies
7. Cliquez sur New dans
des Products Detailed.
8. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Product Name et
sélectionnez le produit approprié dans la liste.
Continuez jusqu’à ce que vous ayez sélectionné tous les produits applicables.
9. Pour classer la liste de produits par ordre de priorité, allez au champ Priority et
cliquez sur la flèche verte ascendante.
N’ENTREZ PAS de données Repfax
(elles ne sont pas transférées à la
visite).
10. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Name et sélectionnez la
ressource appropriée dans la liste. Continuez jusqu’à ce que vous ayez sélectionné
toutes les ressources applicables.
85

86. Gestion des visites prédéfinies
10. Cliquez sur New dans l’applet Samples.
11. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ Name et sélectionnez
l’échantillon approprié dans la liste. Ayez soin d’indiquer les numéros de lots des
échantillons que vous laisserez aux médecins.
12. Continuez jusqu’à ce que vous ayez sélectionné tous les échantillons applicables.
Laissez le champ Quantity à « 0 » de façon à
indiquer seulement la quantité que vous
laisserez réellement à l’occasion de chaque
visite. Cela permet de réduire des érreurs.
Mettre à jour un modèle de visite prédéfinie
1. Ouvrez le Modèle de visite prédéfinie (Smart Call) que vous voulez mettre à jour.
2. Ajouter un nouvel échantillon : Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le champ
Name et sélectionnez l’échantillon approprié dans la liste.
3. Mettre à jour les numéros de lots : Sélectionnez l’échantillon et mettez à jour le numéro
de lot que vous laisserez aux médecins.
4. Continuez jusqu’à ce que vous ayez mis à jour tous les échantillons applicables.
86

87. À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en effectuant
les exercices sur les listes personnelles et les visites
prédéfinies dans votre cahier de travail.
Mettez à jour vos listes personnelles dans votre base de
données d’utilisation réelle du Siebel.
Créez au moins une visite prédéfinie dans votre base de
données d’utilisation réelle du Siebel.
87

88. Liste personnelle et Smart Call –
Vrai ou faux?
1 Le but de la liste personnelle est de vous assurer que
pendant les visites, vous pouvez sélectionner les produits
que vous représentez.
2 Vous pouvez avoir seulement un Modèle de visite
prédéfinie (Smart Call) actif.
3 Puisque vous pouvez mettre à jour votre Modèle de visite
prédéfinie (Smart Call) à partir de l’ANP, vous n’avez pas à
le mettre à jour avant la visite.
4 Lorsque vous entrez des données Repfax dans le modèle
de visite prédéfinie (Smart Call), vous pouvez éviter de
taper l’information plus tard durant la visite.
5 Dans le modèle de visite prédéfinie (Smart Call), laissez le
champ Quantity vide afin de toujours disposer de produits
durant les visites.
6 Les modèles de visites prédéfinies (Smart Call) vous
permettent d’ajouter des ressources.
88

89. Le Siebel pour l’assistant numérique personnel (ANP)
MARCHE À SUIVRE
Connaissances préalables requises – Le Siebel pour l’ordinateur portatif
89

90. Accéder á Siebel sur l’ANP
1. Tapez
sur Start.
3. Entrez votre mot de passe
et cliquez sur OK.
2. Tapez
sur CMD.
4. Sélectionnez
l’onglet
approprié.
Tapez sur le bouton du clavier pour
réduire ou afficher le clavier.
Pour fermer le Siebel
Menu File > Exit 90

91. L’interface utilisateur
Onglet d’écran « X » pour réduire le Siebel.
Vue associée à l’onglet
Bouton sélectionné
Tapez le groupe pour
Enregistrements afficher les
enregistrements qui
commencent par les lettres
Hyperlien
correspondantes.
Boutons Tri de colonnes
Aller au premier / Aller
Barre de défilement
au précédent
verticale, horizontale
Barre de menus Bouton Afficher/Réduire
le clavier
Bouton Boutons Boutons Bouton
Nouvel Suivant/ Requêtes Agrandir
enregistrement Précédent 91

92. La navigation
1.Tapez sur le groupe de lettres pour afficher les enregistrements
qui commencent par ces lettres, ou utilisez les barres de
défilement, ou les fonctions de requête ou de recherche pour
trouver un enregistrement.
Sélectionnez la vue si vous continuez
à naviguer.
2.Tapez sur l’hyperlien pour
ouvrir un formulaire.
Tapez sur le bouton d’agrandissement pour voir le formulaire au
complet ou pour retourner à une vue partielle. 92

93. La fonctionnalité « Find »
Trouver un enregistrement
1. Menu Edit > Find. 2. Cliquez sur le choix approprié dans
« Look In ».
3. Entrez les critères de recherche
dans le champ approprié.
La recherche (Find) n’est pas sensible à la casse; vous pouvez utiliser le
caractère de remplacement (*) ou des mots partiels. 93

94. Les requêtes
Pour exécuter une requête simple
1. Tapez sur l’icône 2. Entrez les critères. Ils 3. Tapez sur l’icône Run
New Query. ne sont pas sensibles à Query.
Pour préciser une requête la casse.
1. Menu Edit > Query > Refine Caractères de remplacement (*)
2. Précisez les critères Vous ne pouvez pas utiliser un (*)
3. Menu Edit > Query > Run pour trouver des dates.
94

95. La gestion des enregistrements
Créer Mettre à jour Supprimer
un enregistrement un enregistrement un enregistrement
1. Tapez sur l’icône New Record. Modifiez les champs de la 1. Sélectionnez l’enregistrement.
2. S’il s’agit d’une liste, une nouvelle même manière que sur 2. Menu Edit > Delete Record.
ligne est ajoutée. l’ordinateur portatif. 3. Tapez « Yes » pour confirmer.
S’il s’agit d’un formulaire, un L’illustration ci-dessus
formulaire vierge s’ouvre. montre une boîte de
3. Apportez les modifications. dialogue de sélection. 95

96. Organiser des listes
Organiser des listes
Le Siebel dans l’ANP offre les mêmes fonctions d’organisation de listes
que dans l’ordinateur portatif. Utilisez le stylet iPAQ pour saisir les
en-têtes des colonnes et les faire
glisser pour en changer l’ordre, taper
pour changer l’ordre de tri ou saisir le
séparateur pour redimensionner la
colonne.
Tapez sur le menu
d’aide pour obtenir
des instructions
détaillées. 96

97. L’écran de démarrage et l’écran d’accueil
Sélectionnez l’écran de démarrage et l’écran d’accueil
Lorsque vous commencez à utiliser le Siebel dans l’ANP, l’écran de démarrage et
l’écran d’accueil ne sont pas définis.
1. Menu View > User Preferences 2. Sélectionnez Start Up Screen et
Home Screen.
97

98. Gérer les professionnels et les comptes dans l’ANP
Gérer les professionnels et les comptes dans l’ANP
Vous pouvez gérer la plupart des renseignements dans l’environnement de l’ANP de la
même façon que dans l’ordinateur portatif. Toutefois, les professionnels et les comptes
doivent être actifs pour apparaître dans l’ANP.
98

99. ANP – Exercices
À votre tour maintenant!
Mettez en pratique ce que vous avez appris en
effectuant les exercices sur la marche à suivre avec un
ANP dans votre cahier de travail.
99

100. ANP – Vrai ou faux?
1 Si vous avez réduit la fenêtre du Siebel, vous devez cliquer
sur Start…CMD. L’écran sur lequel vous travailliez
apparaîtra automatiquement.
2 Afin d’éviter la perte de vos données, il ne faut jamais
laisser la charge de la batterie tomber à zéro.
3 Les critères des recherches (Find) ne sont pas sensibles à
la casse dans l’ANP.
4 Dans l’ANP, vous pouvez utiliser la fonction de filtrage pour
les professionnels inactifs.
5 Dans l’ANP, vous pouvez figer la colonne des noms des
professionnels afin de la voir en tout temps lorsque vous
faites défiler l’écran jusqu’à l’extrême droite de la liste.
6 L’ANP est moins lourd à transporter partout avec soi que
l’ordinateur portatif.
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