Support de présentation par Mafalda Santos du Portugal sur le thème de "La formation professionnelle au Portugal", dans le cadre du séminaire SIGMA conjointement organisé avec la Direction générale de la fonction publique d'Algérie, Alger 23-24 novembre 2014

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Séminaire
« La formation professionnelle des fonctionnaires : améliorer l’efficacité de l’administration et la motivation des agents »
LA FORMATION PROFESSIONNELLE AU PORTUGAL
Mafalda Santos Expert SIGMA
Alger le 23 novembre 2014

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La qualification, le mérite, la motivation et le professionnalisme des fonctionnaires, sont, depuis toujours, des aspects stratégiques des politiques publiques dans le domaine de la gestion du personnel dans l’Administration Publique portugaise ; en effet, il est entendu que, seule une Administration qualifiée, déterminée, fortement motivée par un sentiment de service public, pourra répondre aux exigences de flexibilité et productivité, assurant ainsi une interconnexion efficace entre les secteurs public, privé et social.
Cette interdépendance exige une capacité de coopération et de négociation afin de pouvoir rentabiliser les ressources et les efforts, créant de la richesse, la distribuer de forme égale, permettant ainsi d’augmenter la qualité de vie des citoyens.
I. CADRE JURIDIQUE
1. Le Décret n.º 50/98 du 11 mars
Dans le système juridique et administratif portugais, la formation professionnelle est un droit, mais aussi une obligation de tous fonctionnaires, comme l’oblige le Décret 50/98, du 11 mars.
La formation professionnelle est légalement définie comme l’ensemble du processus qui permet aux fonctionnaires d’obtenir les connaissances, la capacité et la compétence, pour exercer une activité professionnelle, en adoptant des comportements appropriés et en améliorant son développement personnel et professionnel.
Ses principaux objectifs sont :
a) Permettre une efficacité, efficience et une meilleure qualité des services publics ;
b) Améliorer la performance des fonctionnaires, en encourageant leur créativité, initiative, esprit critique et de qualité ;
c) Assurer la qualification des travailleurs afin de permettre leur admission ou l’accès aux carrières ;
d) Permettre la mobilité, la délocalisation et reconversion des travailleurs de la fonction publique ;
e) Contribuer à la réalisation, personnelle et professionnelle des fonctionnaires, en leur donnant toute la préparation nécessaire pour l’accomplissement de ses tâches ;
f) Compléter les bases techniques et culturelles acquises dans le système éducatif.
La formation professionnelle entreprise dans l’Administration Publique obéit aux principes suivants :
a) L’universalité, puisqu’elle se destine à tous les travailleurs de la fonction publique ;
La continuité, car cela assume une fonction d’apprentissage permanent tout au long d’une carrière ;
a) Utilitaire, car elle concerne les besoins du service public et sa gestion, la qualité de la performance des ressources humaines et de l’emploi public, ainsi que les besoins de nature organisationnelle et du développement social et professionnel de ses employés ;
b) Multidisciplinaire, car elle comprend la connaissance, les techniques nécessaires pour répondre aux besoins des services publics et la construction de la motivation professionnelle des travailleurs, en tenant compte de l’évolution du savoir et des nouvelles technologies ;
c) La décentralisation, cherchant toujours à faire les cours de formation des différentes régions, de façon à ce que tous les travailleurs puissent en profiter ;
d) Complémentaire , car c’est une séquence naturelle du système d’éducation.

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La formation professionnelle dans l’Administration Publique, peut être initiale ou continue, selon s’il s’agit de permettre aux participants l’acquisition de nouvelles compétences ou bien de promouvoir leur mise à jour ainsi que le développement personnel et professionnel, toujours en tenant compte des politiques de développement, innovation et changement dans l’Administration Publique.
La formation de base (ou initiale) peut se dérouler antérieurement à l’admission du travailleur, comme une condition de la même, ou immédiatement après son admission, faisant part, dans ce cas, de la période expérimentale du contrat ou de la nomination.
D’autre part, la formation continue va approfondir et améliorer les compétences (formation d’amélioration) ou bien servir à vérifier et à développer ou approfondir des connaissances et compétences professionnelles dans un certain domaine (formation spécialisée).
Plus précisément, les objectifs de la formation continue, sont les suivants :
a) Être un complément à la formation de base, en fournissant la préparation nécessaire au développement technique et scientifique du travailleur ;
b) Contribuer à une meilleure performance du travailleur en l’adaptant aux nouvelles technologies ;
c) Contribuer au développement personnel et professionnel des travailleurs, afin de lui permettre d’exécuter des tâches selon leur complexité et polyvalence.
La durée de la formation professionnelle peut être: courte, moyenne, longue, par modules capitalisés, des séminaires, rencontres, conférences, stages, pouvant aussi avoir lieu en salle, à distance ou dans le lieu de travail.
La formation est évaluée selon les objectifs de chaque sujet ; en tenant compte de la performance professionnelle des participants ainsi que des résultats dans les organisations.
Cette évaluation est effectuée sous diverses formes, comme, par exemple :
a) Un examen, s’il s’agit d’évaluer le niveau de chaque participant ;
b) Dynamique de groupe, études de cas, en cas de vérification du niveau de changement de capacité du participant ;
c) Questionnaires d’évaluation des cours de formation, afin de connaitre l’opinion des participants, en ce qui concerne la formation, ses objectifs, ainsi que son niveau technique et pédagogique.
Normalement, ce sont les services publics qui forment ses fonctionnaires, gratuitement pour ceux-ci ; cependant, les travailleurs peuvent, s’ils le souhaitent, décider de fréquenter de forme autonome, des formations qui leur permettent de développer et améliorer leurs connaissances.
Pour cela, ils ont droit à un crédit de trente cinq heures par an, et peuvent le faire même en journées normales de travail.
Le fonctionnaire doit faire une demande par écrit, qui est normalement autorisée par son chef, indiquant le genre de formation, le lieu et la durée.
À la fin il doit présenter une attestation ou bien un certificat de formation.
Cette formation est payée par le fonctionnaire.
En ce qui concerne les entités compétentes pour la réalisation des stages de formation dans l'Administration Publique, la loi a établi un système assez décentralisé.

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Ces organismes sont les suivants :
a) Les organismes centraux de formation ;
b) Les organismes sectoriels de formation ;
c) Les services et organismes de l'Administration Publique ;
d) Les organismes publics ou privés dûment reconnus ou intégrés dans les systèmes éducatifs, scientifiques ou technologiques ;
e) Les associations professionnelles, les syndicats, dans leur domaine d'expertise.
Les organismes centraux de formation sont : l'INA – Direction Géneral de la Qualification des Travailleurs de la Fonction Publique et le Centre d’Études et formation Autarcique (en ce qui concerne l'administration locale).
Ces organismes centraux :
a) Effectuent régulièrement des études, afin d'établir un diagnostic concernant les besoins et l'impacte de la formation ;
b) Conçoivent et développent des plans annuels de formation horizontal ;
c) onçoivent et développent une formation spécifiquement adressée aux dirigeants de l'Administration Publique ;
d) Appuient les services sectoriels de formation, par la préparation et diffusion d'instruments techniques, de façon à permettre une correcte réalisation de toutes les étapes du processus de formation ;
e) Assurent la préparation pédagogique des formateurs, lesquels doivent avoir des connaissances dans les différents domaines existants dans l'Administration Publique ;
f) Développent des projets de formation destinés aux besoins spécifiques de l'Administration Publique ;
g) Préparent des rapports concernant la réalisation des stages de formation ainsi que le bilan des résultats obtenus.
L'INA est aussi l'organe de coordination concernant la formation professionnelle dans l'Administration Publique.
Dans ce domaine :
a) L'INA fait l'étude et propose des stratégies destinées à la formation et à l’amélioration professionnelle des fonctionnaires ;
b) Recueille des données afin d’évaluer l'accomplissement des plans de formation et des investissements effectués par les différents organismes qui réalisent des stages de formation ;
c) Fait l'étude et propose les méthodologies adéquates aux besoins de formation ;
d) Périodiquement, évalue les effets des stages de formation au niveau des organisations et l'impact sur l'investissement effectué ;
e) Inspecte, régulièrement les entités qui réalisent la formation professionnelle dans l'Administration Publique.
D’autre part, ce sont des organismes sectoriels de formation :
a) Les unités de formation au niveau ministériel ;
b) Les unités de formation dans les services ou organismes avec plus de 1.500 travailleurs ;

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c) Les unités de formation dans les instituts publics, quand la loi le prévoit.
Ces organismes :
a) Conçoivent et exécutent des plans annuels de formation intégrés dans le plan d’activité de l’organisme ou bien destinés á faire face aux changements dans les différents secteurs de l’organisme ;
b) Proposent des conseils de formation destinés aux services de l’Administration Publique ;
c) Établissent des rapports d’activités en fonction du bilan des formations.
Les organismes centraux et sectoriels soutiennent également des initiatives de formation professionnelle, pouvant effectuer des accords de coopération avec d’autres organisations, tels que, les universités, soient publiques ou privées, nationales ou étrangères, des centres de recherche ou des syndicats.
Si l’État fait une demande de formation professionnelle auprès d’une entité privée, celle-ci doit faire preuve de son accréditation.
En plus des organismes responsables par la gestion de la formation, tous les services publics doivent faire un diagnostic des besoins de formation, en faisant une consultation préalable avec les travailleurs, et préparer annuellement des plans de stages de formation adéquate et adaptée au budget disponible.
Le bilan de la formation sera indiqué dans le rapport annuel des organismes.
2. La Résolution du Conseil des Ministres nº 89/2010 du 4 novembre
En 2010, en matière de formation professionnelle, seulement 40% des fonctionnaires en bénéficiaient, et ceci, malgré l’évolution faite dans ce domaine.
Dans ce contexte, et en tenant compte d’une stratégie globale visant la qualification des portugais, il a été décidé de renforcer les mesures en matière de formation avec l’élaboration d’un plan d’action, prévu pour la période 2010-2013, et actuellement en cours de révision, visant à atteindre trois objectifs principaux :
a) Assurer à tous les fonctionnaires, d’ici 2013, l’accès effectif à la formation professionnelle ;
b) Adapter l’offre aux besoins des travailleurs et des services ;
c) Évaluer l’impact de la formation sur la productivité des fonctionnaires.
Afin d’atteindre ces objectifs, et en tenant compte des besoins des travailleurs en matière de formation, les offres suivants, ont été établis :
a) Formation initiale – Obligatoire pour ceux qui commencent à travailler dans l’Administration Publique, et qui peut être généraliste ou spécifique ;
La formation initiale apprend aux futurs fonctionnaires l’éthique et la déontologie, les principes pour bien gérer les conflits d’intérêts, sans discrimination en fonction du genre ;
La formation spécifique s’adresse, normalement, à tous les fonctionnaires qui souhaitent développer leurs connaissances dans un domaine bien spécifique.
b) La formation pour apprendre à accueillir le public – Obligatoire pour tous ceux qui travaillent directement en contact avec le public, apprendre à gérer d’éventuels conflits, toujours dans le sens de la satisfaction des utilisateurs.
c) La formation des dirigeants – Obligatoire permettant aux dirigeants de créer une communauté de gestionnaires publics, travaillant en équipe, dans le sens de la satisfaction des besoins prioritaires des

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citoyens, en leur donnant tous les moyens disponibles, tels que, l’innovation, l’assouplissement et la modernisation des techniques administratives et des nouvelles technologies. Permettre aux fonctionnaires de participer sur une méritocratie basée sur les performances dans leurs domaines fonctionnels.
d) Améliorer l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) – ayant pour objectif de permettre aux fonctionnaires l’augmentation de ses performances et ainsi réduire les coûts engagés par les prestataires de services extérieurs.
e) Promouvoir un service d’excellence dans le secteur public – cette excellence dépend des personnes qui travaillent dans la fonction publique et, dans cette mesure, l’administration doit créer des instruments réglementaires destinés à motiver ceux qui se font distinguer par leur capacité, dévouement et performance.
Il a donc fallu :
a) Améliorer les procédures existantes en ce qui concerne l’articulation et l’optimisation des offres dans le domaine de la formation ;
b) Faire un examen minutieux des besoins de formation de la part des services ;
c) Donner la possibilité aux fonctionnaires de présenter des suggestions dans le domaine de la formation professionnelle ;
d) Exécuter un rapport afin d’identifier les domaines d’intervention prioritaires et établir, éventuellement des projets modèles ;
e) Identifier, programmer et évaluer les besoins des services, dans le domaine de la formation, considérant des objectifs permanents ;
f) Approfondir la méthodologie utilisée dans l’identification des besoins de formation, en tenant compte des postes de travail, des responsabilités de chaque fonctionnaire et évaluer l’impact de la formation dans la performance du travailleur ;
g) Renforcer l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC), en créant de nouvelles offres formatives, telles que l’e-learning (séances à distance) et le b-learning (séances sur place et à distance), permettant une meilleure adaptation aux services et aux travailleurs.
3. La formation pour les dirigeants
La formation pour les dirigeants – supérieurs ou cadres – est obligatoire selon la Loi nº 2/2004 du 15 janvier, modifiée et republiée par la Loi nº 64/2011 du 22 décembre, et l’arrêté ministériel nº 1141/2005 du 8 novembre.
En conséquence, un dirigeant doit posséder les connaissances nécessaires pour exercer sa fonction, ainsi qu’une formation spécifique.
La constante mise à jour des techniques et développement des compétences en gestion du personnel est faite à travers la formation professionnelle, mais aussi par la participation des dirigeants en séminaires et conférences, surtout dans le domaine de l’Administration Publique, pouvant être adaptée selon les compétences et responsabilités des dirigeants.
La formation professionnelle spécifique comprend :
- Organisation du travail administratif ;

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- Gestion des personnes qualifiées ;
- Gestion des ressources humaines, budgétaires, matérielles et technologiques ;
- Information et connaissances ;
- Qualité, innovation et modernisation ;
- Internationalisation e affaires communautaires ;
- Gestion du changement.
Dans ce contexte, les postes occupés par des hauts fonctionnaires (directeur-général, président, etc) devront être diplômés avec le Cours Avancé en Gestion Publique(CAGEP), qui leur permet d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires en accord avec une gestion publique moderne.
Cette formation a une durée de 65 heures (séances sur place ou à distance), avec le programme suivant :
- Evaluation stratégique et prospective ;
- Gestion des organisations publiques (en fonction des objectifs et de la performance ;
- Innovation, modernisation et administration électronique, utilisation des services partagés) ;
- Leadership, communication, négociation et gestion de conflits ;
- Gestion de l’information e du savoir ;
- Ethique, citoyenneté, égalité des genres, politiques d’inclusion et d’environnement.
Par contre, les cadres doivent fréquenter le Programme de Formation en Gestion Publique (FORGEP), qui leur permet d’obtenir l’ensemble des connaissances et des compétences techniques et de comportement, toujours en accord avec une gestion publique moderne.
Cette formation a une durée de 150 heures (séances sur place ou à distance), avec le programme suivant :
- Evaluation stratégique et prospective ;
- Gestion des organisations publiques (en fonction des objectifs et de la performance ;
- Innovation, modernisation et administration électronique, utilisation des services partagés ;
- Leadership, communication, négociation et gestion de conflits ;
- Gestion de l’information e du savoir ; gestion des ressources humaines ;
- Gestion des ressources financières ;
- Logistique et acquisition de biens ;
- Commercialisation publique ;
- Internationalisation et affaires communautaires ;
- Méthodes quantitatives ;
- Ethique, citoyenneté, égalité des genres, politiques d’inclusion et d’environnement.
La formation professionnelle spécifique est assurée, de préférence, par l’INA, dans le domaine de l’Administration Publique, pouvant aussi être assurée par quelques instituts ou universités.

8. 8
Les dirigeants suivent une formation obligatoire pendant les deux premières années d’exercice de ses fonctions, en cas d’empêchement, dés que possible.
II. LES CHIFFRES DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
Dans le cadre des fonctions de coordination du système de formation professionnelle de l’Administration Publique, l’INA a créé un rapport des activités de formation concernant l’année 2013.
Les organismes de l’administration centrale, locale et régionale, ont rempli un questionnaire en ligne, ce qui a permi à l’INA d’élaborer ce rapport, du 1er janvier au 31 décembre.
Les résultats sont les suivants :
1.
 Les travailleurs
La figure représente 92% de travailleurs provenant de l’administration publique.
Le genre étant : femmes 58,6% et hommes 41,4%.
2.
 Les travailleurs qui ont suivi les séances de formation
Le pourcentage des travailleurs ayant fréquenté les stages de formation est de 40,6% (soit : administration centrale 43,7%, administration locale 31,7%, et administration régionale 24,6%).
Parmi ces travailleurs, la participation des femmes (40,9%) est supérieure à celle des hommes (40,2%).
En ce qui concerne les groupes professionnels : Police de Sécurité Publique, Fonctionnaires du Service Étrangers et Frontières, Administration Fiscale, Inspecteurs, Gardiens de prisons, Personnel de l'Administration Fiscale et Autorités Douanières, le pourcentage de participation est supérieure à 75%.

9. 9
3.
 L'autoformation
56,8% des services n'ont présenté aucun résultat dans le domaine de l'autoformation.
Uniquement 4,8% des travailleurs ont fait de l'autoformation ; dont 2,7% étant des femmes et 6,35% des hommes.
C'est dans le domaine de la santé que le pourcentage de l'autoformation est le plus élevé.
4.
 Durée de la formation (nombre d'heures)
En ce qui concerne le volume d'heures de formation par travailleur, dans son ensemble, chaque fonctionnaire a fréquenté, en moyenne, 18 heures de formation.
Le volume global de formation a atteint 10.580.124 heures (dix millions, cinq cents quatre vingt mille, cent vingt quatre).
5.
 Modalité de formation
Les formations prédominantes sont : la formation continue avec 67,7% sur le total de toutes les modalités de formation et la formation initiale avec 32,3%.
20
11
5
15
ADIE
Adm.local
RAA
RAM
Heures de formation par travailleur
Total AP 18
67.7%
32.3%
Heures de formation par modalité

10. 10
6.
 Fréquence de la formation
La fréquence de formation pendant les heures de travail est prédominante dans l'administration publique portugaise : 79% ; aprés le travail : 16% ; apprentissage mixte : 5%.
7.
 Régime de formation
En ce qui concerne le régime de formation, le régime des cours sur place prédomine avec 95,2%, suivi de l'apprentissage mixte/blended learning avec un pourcentage de 2,6%, à distance ou e-learning 1,4%, directement dans le poste de travail 0,8%.
8.
 Mise en oeuvre des plans de formation
Le degré de réalisation du plan de formation dans l'Administration Publique est de 91,9% concernant les séances planifiées. En ce qui concerne le nombre prévu de participants ainsi que les charges financières, les pourcentages sont, respectivement 103,5% et 84,6%.
79%
16%
5%
Volume de formation selon le type de calendrier
95,2%
2.6%
1.4%
0.8%
Volume de formation par régime
91,9%
103,5%
84,6%
Ações
Formandos
Encargos
La mise en oeuvre des plans de formation dans l'AP
100%

11. 11
III. LA QUALIFICATION DES TRAVAILLEURS DANS LA FONCTION PUBLIQUE – ÉVOLUTION FUTURE
L’effort qui a été fait dans les dernières années, dans le sens de la réorganisation et la durabilité du service public dans l’Administration Publique portugaise, a eu pour conséquence la diminution des fonctionnaires, contribuant à une baisse du niveau de technicité/potentielle des organisations.
Cette situation a été dûment identifiée et est en train d’être corrigée.
Dans ce sens, il a fallu investir, ceci d’une forme permanente, dans la formation des travailleurs, pour leur donner la possibilité d’adaptation à de nouvelles tâches, plus de responsabilité et flexibilité dans leur travail.
Par conséquent, il a été établi un système de formation professionnelle qui permet une plus grande proximité entre les compétences déjà acquises par les travailleurs et celles qui leur seront attribuées, permettant ainsi une meilleure adaptation aux besoins de changement.
Des compétences, telles que la communication dans la langue maternelle et dans les langues étrangères, les compétences mathématiques, technologiques et numériques, l’initiative et l’esprit d’entreprise, seront entendues comme des références clés, un facteur décisif dans l’innovation, la motivation et la qualité du travail.
D’autre part, la vérification de l’établissement d’une systématisation de méthodologies pour effectuer le prélèvement des besoins dans le domaine de la formation dans l’Administration Publique, a conduit au développement des méthodologies d’application transversal et à la création de profils individuels de compétences. Les services publics doivent, ainsi identifier de forme non équivoque leurs besoins de formation, en fonction des profils de compétences.
En vérité, l’application pratique des politiques publiques, est conditionnée par la quantité et la qualité des compétences déjà existantes dans les organisations, qu’elles soient techniques ou comportementales.
À cet égard, il est important que les organismes publics établissent un diagnostic des compétences absolument nécessaires en accord avec la quantité et la qualité de ses ressources humaines.
Cette analyse est déterminante pour l’établissement du diagnostic des besoins de formation.
D’autre part, le système de formation professionnelle devra se fonder sur les activités d’apprentissage en fonction des connaissances et des compétences à acquérir (la qualité des résultats obtenus) et pas seulement sur certaines périodes de formation. L’apprentissage va s’appuyer, nécessairement, sur l’évaluation de la formation.
Dans ce contexte, tous les impliqués dans le processus de la formation, devront s’adapter à ces nouvelles réalités, en particulier les formateurs, lesquels doivent prendre de nouvelles approches, en matière d’enseignement.
Ainsi, il est prévu, à présent, la réalisation des séances de formation suivantes :
- Développement des méthodologies d’évaluation des besoins de formation dans les organismes publics ;
- Développement des mécanismes de sélection des formateurs ;

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- Mise en oeuvre de programmes de formation permettant le développement des compétences spécifiques en fonction du poste de travail ;
- Création et mise en oeuvre de programmes de formation initiale, permettant aux nouveaux cadres une meilleure adaptation aux nouveaux postes de travail ;
- Révision du modèle de formation obligatoire adressée aux dirigeants ;
- Mise en oeuvre de partenariats entre organismes publics et privés ayant pour but le développement sélectif, innovateur et durable des compétences ;
- Développement des méthodologies d’évaluation concernant l’impact de la formation destinée aux services de l’Administration Publique Centrale ;
- Identification et gestion des talents concernant les compétences requises, de façon à les valoriser et à leur donner des fonctions compatibles avec les attentes ;
- Développement d’un système informatique destiné à appuyer la gestion de la formation, permettant la liaison de toutes les parties intéressées, ayant pour but la modernisation administrative.
Lisbonne, 18 Novembre 2014.