Objectifs de la politique achats menée par la Communauté d'Agglomération Ventoux Comtat Venaissin et plan d'actions.

1. Politique achats
de la CoVe
Pour des achats plus efficaces et plus
durables
Plan d’actions

2. PREAMBULE
Le présent document a pour vocation de formaliser la politique achat initiée par la
CoVe en 2013.
Cet engagement est issu de la conjonction des constats suivants :
• La collectivité vit une période de forte contrainte économique, compte tenu du
contexte général de crise économique et financière que connaît le pays, mais
également des circonstances locales particulières. Ainsi, la CoVe a engagé sur
ce mandat un programme d’investissement particulièrement ambitieux. Dans
le même temps, les coûts liés à l’exercice de ses compétences connaissent une
augmentation tendancielle (hausse des coûts de traitement et des taxes liées
aux déchets, accroissement des besoins en matière de transport…). Dans le
même temps, les ressources disponibles tendent à diminuer ou tout au moins,
ne pourront pas augmenter dans d’importantes proportions (fiscalité, taxes,
dotations de l’Etat…)
• Dans ce contexte et compte tenu du peu de marges de manœuvres disponibles
pour inverser la tendance, l’optimisation des dépenses à travers les achats
apparait comme un levier accessible et une opportunité à ne pas négliger.
• Parallèlement à ce constat, la CoVe est engagée fortement, depuis sa création,
dans une démarche de protection de l'environnement et du cadre de vie. Cet
engagement s’illustre à travers l'élaboration d'un Agenda 21 local afin de
tendre vers un projet durable. L’Agenda 21, qui prévoit un volet externe et un
volet interne d’éco-responsabilité, comprend parmi les axes de travail, la
réflexion sur la question des achats durables.
C’est dans ce contexte que la CoVe engage une politique achat.
Cette politique vise à repenser la fonction achat au sein de la collectivité pour en
optimiser le résultat.
Cette optimisation réside essentiellement dans la poursuite de trois objectifs :
- réaliser des économies financières,
- accroître la performance qualitative des achats
- assurer la prise en compte du développement durable.
Ces objectifs doivent se rejoindre et se combiner. C’est en cela que l’on peut parler
d’achats durables : la recherche d’achats qui intègrent les volets environnementaux et
sociaux, qui répondent à des exigences de qualité, qui s’inscrivent dans la durée et
pour un juste coût.
Il faut rappeler que des actions ont déjà été initiées pour la prise en compte du
développement durable : divers marchés intégrant des critères environnementaux,
recours à des prestations d’insertion sociale, prise en compte du volet durable dans la
fiche de définition des besoins, formations intra organisées…
Il s’agit aujourd’hui d’organiser et systématiser les actions ponctuelles expérimentées.

3. La mise en œuvre de la politique achat consistera à repenser l’organisation, les outils
et les pratiques pour que puisse être menée une réflexion d’ensemble sur les achats,
une cohérence des stratégies et une étude particulière et systématique des besoins.
La nouvelle politique achat de la CoVe est donc formalisée dans ce plan d’actions,
décomposé en quatre volets :
I/ la réorganisation interne de la fonction achat
II/ l’amélioration des méthodes d’achats
III/ le développement du partenariat avec les fournisseurs
IV/ l’accompagnement vers le changement.
Chacun des quatre volets est décliné en actions, faisant l’objet d’une fiche ci-après.
Les fiches actions décrivent le déroulement et la mise en œuvre de l’action, après en
avoir exposé les objectifs. Figure également pour chacune, les services référents et
associés, le calendrier de réalisation, éventuellement les financements requis, et les
modalités de suivi-évaluation.

4. SOMMAIRE
Volet 1/ la réorganisation interne de la fonction achat
1.1. La centralisation de la fonction achat
Centraliser la fonction pour la mise en œuvre d’une politique globale pour la
collectivité
1.2. La professionnalisation de la fonction achat
Professionnaliser un service pour une meilleure efficacité
Volet 2/ l’amélioration des méthodes d’achats
2.1. La programmation des achats
Anticiper et programmer pour identifier les secteurs à enjeux
2.2. La définition de nouvelles procédures d’achat
Améliorer l’efficacité des achats par la réorganisation des circuits et la mise en
œuvre de nouveaux outils et pratiques
Volet 3/ le développement du partenariat avec les fournisseurs
3.1. Réaliser une veille fournisseurs
Connaître l’état du marché pour mieux définir les besoins
3.2. Rendre les achats de la CoVe plus visibles
Se faire connaitre pour optimiser les réponses à ses besoins
3.3. Faciliter et simplifier la relation avec les fournisseurs
Simplifier les procédures pour accroitre le panel fournisseurs
Volet 4/ l’accompagnement vers le changement
4.1. Associer les élus dans le processus achat
Impliquer les élus pour qu’ils procèdent à des choix stratégiques
4.2. Accompagner les agents aux nouvelles méthodes d’achats
Impliquer tous les acteurs concernés pour assurer l’efficacité de la politique

5. Volet 1
La réorganisation interne
de la fonction achat

6. 1.1 Centralisation de la fonction achat
Volet 1/ La réorganisation interne de la fonction achat
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui : Ressources humaines
Objectifs
La structuration d’une véritable politique achat à la CoVe implique une réflexion sur
l’organisation de la fonction achat. Il s’agit de répondre à la question du « qui achète ? Où
sont définies les stratégies achat ? ».
Or, on sait que la dilution des responsabilités et la multiplicité des intervenants est une
difficulté pour assurer l’efficacité d’une politique achat.
L’objectif est donc de centraliser la fonction achat pour en tirer les bénéfices suivants :
- bénéficier d’une visibilité d’ensemble sur les achats de la collectivité pour en accroître la
performance (mutualisation des besoins),
- s’assurer de la cohérence des objectifs poursuivis, sur l’ensemble des achats et en particulier
sur l’intégration du développement durable, grâce à un point d’entrée unique
(homogénéisation des pratiques),
- réunir les compétences juridiques et techniques dans un seul service pour une appréhension
globale de l’achat,
- Permettre le suivi de la totalité du processus achat (de la définition du besoin à son
évaluation finale)
Description / Contenu de l’action
Centralisation de la fonction achat au sein du service commande publique
Suppression de la cellule technique et financière aux services techniques
Modification des contours des fonctions du service commande publique auquel
est rattachée la fonction achat : participation à la définition des besoins, à
l’analyse des offres et à l’exécution des marchés
Création d’un poste supplémentaire au sein du service commande publique
Rédaction du nouvel organigramme du service et diffusion
Définition de la répartition des tâches entre services et commande publique
Information et sensibilisation des agents (Cf. fiche 4.3)
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Suivi-évaluation :
Date de mise en œuvre effective du nouvel organigramme
Dates de diffusion de la nouvelle répartition des fonctions

7. 1.2 Professionnalisation de la fonction achat
Volet 1/ La réorganisation interne de la fonction achat
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui : Ressources humaines
Objectifs
La réorganisation de la fonction achat et la mise en place d’une politique achat passe par la
professionnalisation des agents chargés d’assurer cette fonction, au travers de la formation et
de l’évolution de leurs compétences.
L’orientation prise étant celle de la centralisation de la fonction achat au sein d’un service, il
est alors nécessaire de professionnaliser ce service pour qu’il assure ces nouvelles fonctions.
Description / Contenu de l’action
Evolution des fonctions du service commande publique
Evolution des profils de poste des agents du service commande publique (profils
d’acheteurs publics)
Recrutement d’un acheteur
Définition de domaines de compétence pour les acheteurs
Mise en place de formations pour les agents en poste
Définition de nouvelles méthodes de travail (Cf. fiche II.2)
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Financement :
Nature Montant prévisionnel
Formations 5000 € TTC
Suivi-évaluation :
Nombre de formations suivies par les agents du service
Résultat du recrutement

8. Volet 2
L’amélioration des
méthodes d’achat

9. 2.1 Programmation des achats
Volet 2/ l’amélioration des méthodes d’achats
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui : Finances – Responsables de pôles des différents services –
Environnement & énergie
Objectifs
La performance achats nécessite la mise en place de nouvelles méthodes de travail.
En particulier, le travail préalable de l’acheteur sur le contenu des achats, le sourcing,
l’association des personnes ressources, etc. nécessitent une anticipation suffisante pour être
réalisés.
Il convient donc de programmer les achats afin de pouvoir réaliser ce travail préalable.
En outre, la programmation permet l’identification des achats qualifiés de « stratégiques »,
que ceux-ci constituent des secteurs à enjeux économiques, sociaux, environnementaux ou de
qualité de service rendu.
Le travail d’optimisation des achats devra se concentrer plus précisément sur ces secteurs
stratégiques pré-identifiés, pour lesquels de nouvelles méthodes de travail seront mises en
place, telle que la participation de groupes de travail.
Description / Contenu de l’action
1/ Etablir une cartographie des achats pour nous accompagner dans la programmation
Récupérer le budget des années précédentes en lien avec le service financier afin
d‘identifier les secteurs à enjeux, les grandes familles d’achats et les achats récurrents.
2/ Mettre en place une prévision annuelle des achats
Organiser une réunion au dernier trimestre de l’année avec chaque direction pour faire
le point sur les achats prévus (N+1 ou +2) et établir une programmation
Définir des priorités et un rétro planning
Recouper avec la préparation budgétaire et le service financier pour s’assurer du
caractère exhaustif du recensement et regrouper les achats par familles selon leur
typologie.
3/ Définir les secteurs à enjeux et les achats sur lesquels le travail d’optimisation devra se
concentrer et sur lesquels devront être posés des objectifs, notamment environnementaux.
(Cf fiche 2.2 – définition de nouvelles procédures)
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Suivi-évaluation :
Nombre de secteurs à enjeux identifiés / Nombre de marchés à enjeux
traités selon la procédure spécifique
Tenue des rétro-plannings
Nombre de consultations imprévues

10. 2.2 Définition de nouvelles procédures pour les
achats
Volet 2/ l’amélioration des méthodes d’achats
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui : Service financier - Groupes de travail
Objectifs
La performance achats passe notamment par une optimisation de nos méthodes d’achats :
quels circuits ? quels outils ?
Il s’agit ici d’optimiser notre manière d’acheter.
L’objectif sur ce volet méthodologique réside dans :
- l’allègement du circuit achat, sa simplification,
- la mise en place d’outils plus performants
- le partage des outils avec l’ensemble des services
- la mise en œuvre de techniques d’achats innovantes.
Description / Contenu de l’action
Améliorer les outils internes et transversaux du service :
- Tableaux de bord et de plannification
- Fiche de définition des besoins,
- Fiche de suivi du marché
- Fiche d’évaluation fournisseur
- Guide interne des achats
- …
Développer les bonnes pratiques achats : sourcing, benchmark, négociations…
Mettre en place une procédure spécifique pour les achats stratégiques, comprenant
notamment le recours à des groupes de travail
Développer les méthodes d’achats innovantes et plus performantes (accord cadre, carte
achat, groupement de commandes…)
Améliorer l’organisation du suivi financier des achats avec la vérification des
paiements et l’allégement des circuits de factures.
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Suivi-évaluation :
Nombre de nouveaux outils et appropriation par les services
Nombre de groupes de travail organisés/ nombre de secteurs à enjeux
Nombre de négociations tenues
Tenue des plannings prévisionnels
Délais de paiement effectifs

11. Volet 3
Le développement du
partenariat avec les
fournisseurs

12. 3.1 Réaliser une veille fournisseurs
Volet 3/ le développement du partenariat avec les fournisseurs
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui : Services prescripteurs, utilisateurs
Objectifs
La connaissance du marché des fournisseurs est un préalable indispensable pour faire des
choix stratégiques et de meilleurs achats.
Le développement du Sourcing (connaissance du secteur économique, des fournisseurs, de
l’état du marché) et du Benchmarking (comparaison avec les autres acheteurs) constituent des
opportunités pour connaître le marché de l’innovation notamment sur le volet
environnemental et ainsi mettre en adéquation les attentes de la collectivité et la réalité du
marché, obtenir de meilleures réponses à nos besoins.
Description / Contenu de l’action
Développer le réseau des fournisseurs
Développer un réseau d’acheteurs
Faire des recherches sur Internet
Assister à des salons professionnels, des journées d’information
Se rendre dans les entreprises titulaires de marchés
Lire la presse spécialisée
Mettre à jour un référencement des fournisseurs
Communiquer sur la fiche qualimétrique (résultat de l’évaluation des fournisseurs)
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Suivi-évaluation :
Nombre de salons
Nombre de fournisseurs référencés
Nombre de marchés dans lequel il y a eu des contacts préalables avec les
fournisseurs potentiels

13. 3.2 Rendre les achats de la CoVe plus visibles
Volet 3/ le développement du partenariat avec les fournisseurs
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui : Communication & évènementiel
Objectifs
La visibilité de nos marchés/achats est un élément essentiel pour l’efficacité des achats.
Le panel fournisseurs et le nombre d’offres reçues déterminent en grande partie la qualité des
achats. Car en effet, l’absence de choix est souvent synonyme de mauvais achat.
Une publicité efficace est donc indispensable, à savoir une publicité adaptée à sa cible,
capable de toucher les fournisseurs concernés.
En outre, l’objectif est également de faire connaître notre institution pour donner envie aux
prestataires de travailler pour une collectivité exemplaire et performante, pour la publicité qui
peut en être retiré.
Faire connaitre la démarche de la CoVe auprès des autres acheteurs présente aussi un intérêt,
pour développer un réseau et donc recueillir le plus d’informations possibles.
Description / Contenu de l’action
1/ Publicité de nos achats
Travailler sur les modalités de publicité (quels supports ? quelles fréquences ?...) et
adapter la publicité en fonction de la cible (notamment en direction des PME,
artisans).
Proposer aux fournisseurs d’être référencés sur notre site internet pour recevoir les
annonces de la CoVe
Faire publier sur une ou plusieurs revues un bandeau permanent renvoyant au site
internet de la CoVe où figurent les avis d’appel public à la concurrence.
Améliorer l’outil informatique du site Internet sur la partie marchés publics (un site
plus attractif et plus fonctionnel pour la lecture des avis et les téléchargements de
dossier)
2/ Salons inversés
Contacter d’autres collectivités, pour organiser ensemble « des salons inversés »
invitant les fournisseurs par secteurs marchands ou généralistes, pour :
- permettre de faire connaître nos consultations et avoir le plus de réponses
possibles
- rencontrer d’autres collectivités pour échanger des informations ou constituer
des groupements de commande (la constitution en réseau nous rendant plus
attractifs)
- recevoir des informations sur les produits et services disponibles sur le marché

14. Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Financement :
Nature Montant prévisionnel
- Coûts supplémentaires de publicité
- Accès à un nouveau portail Internet
5000 € TTC
Suivi-évaluation :
Nombre de salons inversés organisés
Nombre de nouvelles parutions utilisées
Nombre de réponses à nos consultations

15. 3.3 Faciliter et simplifier la relation avec les fournisseurs
Volet 3/ le développement du partenariat avec les fournisseurs
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui : Développement économique, Fédérations professionnels, partenaires
économiques (FBTP, CCI…)
Objectifs
Les marchés publics sont toujours très complexes et peuvent effrayer les fournisseurs qui, de
ce fait, ne répondent pas systématiquement à nos consultations.
Pour optimiser le panel fournisseurs et le nombre d’offres reçues, il convient de lever les
obstacles éventuellement rencontrés par les candidats potentiels pour répondre à nos
consultations.
Description / Contenu de l’action
Simplifier les consultations pour les fournisseurs, en particulier pour les petits
montants :
- concevoir des modèles de pièces contractuelles plus simples
- réduire nos exigences administratives de forme (pièces à produire),
- mettre en adéquation les contraintes posées en matière d’exécution des marchés
(exigences administratives ou techniques, sanctions) et la taille du marché et des
candidats.
Organiser un référencement de fournisseurs récurrents en leur proposant de fournir par
avance un certain nombre de documents et ainsi, être consultés en direct pour les
petites consultations.
Proposer des accompagnements-formations à la commande publique aux fournisseurs,
par le biais des fédérations professionnels ou des acteurs publics concernés (FBTP,
CCI…)
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Suivi-évaluation :
Nombre de réponses à nos consultations
Nombre de fournisseurs référencés
Nombre de fournisseurs présents à nos formations

16. Volet 4
L’accompagnement vers
le changement

17. 4.1 Associer les élus dans le processus achat
Volet 4/ L’accompagnement vers le changement
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui :
Objectifs
A ce jour, les élus interviennent peu dans le processus achat. Ils n’y sont associés qu’à travers
la réunion de la Commission d’Appel d’Offres pour l’attribution des marchés faisant l’objet
d’une procédure formalisée. Or, ces marchés représentent une faible part de l’activité achat et
par ailleurs, leur intervention est limitée à la validation de l’analyse des offres réalisée par les
services.
Afin que les élus s’approprient la question de l’optimisation des achats, il convient qu’ils
soient associés au processus, tout au moins en matière d’achat stratégique ou d’achat à fort
enjeux d’exemplarité pour notre collectivité.
Description / Contenu de l’action
Organiser une CAO périodique (annuelle, semestrielle) pour débattre des stratégies à
adopter sur les marchés à enjeux
Inviter un ou des élus concernés à participer aux groupes de travail thématiques sur les
achats à fort enjeux
Organiser des formations pour les élus, en particulier sur les achats durables, afin de
les accompagner dans la définition des choix stratégiques.
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Suivi-évaluation :
Nombre de marchés sur lesquels les élus ont été consultés.

18. 4.2 Accompagner les agents aux nouvelles méthodes
d’achats
Volet 4/ L’accompagnement vers le changement
Date de création : Septembre 2013
Date de maj :
Service référent : Commande publique
Services en appui :
Objectifs
La performance en matière d’achat induit une nouvelle manière d’aborder les projets : acheter
différemment, se poser d’autres questions, etc.
Par ailleurs, ces nouvelles méthodes de travail devront assurer la poursuite des objectifs
préalablement posés : économies budgétaires et intégration du développement durable
essentiellement.
Or, l’association des services et des agents qui les composent semble indispensable pour la
réussite de la politique achat. Ce travail ne peut se faire qu’avec la collaboration des agents
concernés, qu’ils soient gestionnaires ou simples utilisateurs.
Il est indispensable que les services comprennent la démarche et y adhèrent.
Information, communication et sensibilisation sont donc des phases clé pour aller vers le
changement des pratiques et vers une appropriation de la démarche, en particulier sur le volet
durable.
Description / Contenu de l’action
Communiquer sur les enjeux de l’achat, les objectifs poursuivis et les orientations
stratégiques
Associer les agents à l’amélioration des outils pour faciliter leur appropriation
Former les agents à l’utilisation des outils (formation et suivi de la mise en pratique)
Intégrer dans les fiches de poste des agents concernés la participation ou le respect des
objectifs de la politique achat, en particulier sur l’objectif d’achats durables.
Développer l’association des agents au processus achats (renvoi fiche II.2) en
organisant des groupes de travail thématiques (pour la définition des besoins et le
choix des fournisseurs)
Calendrier de réalisation prévisionnel :
2012 2013 2014
S1 S2 S1 S2 S1 S2
Prévisionnel
Suivi-évaluation :
Nombre de formations organisées pour les agents
Nombre de groupes de travail organisés.