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Comment mener la
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La phase de test
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Présentation sur la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local, lors du Carrefour IDEM du 25 septembre 2013 à Cherbourg-Octeville.

Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique

Animation : Christine Saint-Laurent, Manche Numérique - Intervenants : Annie Delarue, Manche Numérique ; David Camus, Ddfip ; Muriel Chabert, E-megalis Bretagne.

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130925 - Dématérialisation des documents de la chaine comptable - DDFIP Manche

  1. 1. La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Cherbourg 25 septembre 2013
  2. 2. 2 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Pourquoi la dématérialisation ? Ordonnateur PJ émises par tiers PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D Fournisseurs Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. DGFiP
  3. 3. 3 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local SITUATION ACTUELLE sans le PES Génération du bordereau et des mandats & titres dans le logiciel Enregistrement sur le poste de travail Connexion au Portail de la DGFiP Dépose du fichier Édition des Bordereaux et mandats ou titres Copie des pièces justificatives Préparation des documents pour la signature Signature des Bordereaux Dépose des documents au Comptable Les enjeux de la dématérialisation
  4. 4. 4 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Avec le PES Dépose des fichiers dans le logiciel financier Génération des Bordereaux Mandats Titres Ajout des PJ Dépose des flux pour signature électronique Signature électronique Transmission des flux PES V2 + PJ Dématérialisation des pièces justificatives (PJ) PJ TIERS PJ EMISES PAR L ’ORDONNATEUR NATIVES (paye, arrêtés délib etc…) MP Les enjeux de la dématérialisation
  5. 5. 5 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Une démarche partenariale Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007: :(BCFR0750735A) généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques Charte nationale Partenariale Signée le 07.12.2004 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale Accessible sur Bercy colloc : http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fin a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010 rassemblant l’ensemble des préconisations nationales Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.
  6. 6. 6 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Qu ’est-ce qu’on dématérialise ? • Les pièces comptables Les mandats Les titres de recette Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils sont signés électroniquement Le passage au PES V2 signé emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.
  7. 7. 7 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Qu ’est-ce qu’on dématérialise ? • Les pièces justificatives (PJ) Produites par les tiers : - Factures - Pièces d’exécution de marchés publics Produites par la collectivité : - Paye - Délibérations, arrêtés et décisions - Pièces de passation de marchés publics - Actes d’engagement - Contrats - Intervention sociales - États de frais déplacement - Factures de recette - Documents budgétaires - etc ...
  8. 8. 8 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Qui dématérialise ? Ordonnateur PJ émises par tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D Fournisseurs DGFiP + prestataire PJ émises par des tiers
  9. 9. Comment mener la dématérialisation ?
  10. 10. 10 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local • La Collectivité doit adopter de nouveaux outils - Progiciel Editeur validé PESV2 - Numérisation des Pièces Justificatives - Signature électronique 1) XeMelios et le certificat DGFIP 2) Outils de signature ou parapheur proposés par les tiers de télétransmission (TDT) Une phase de tests est indispensable pour s ’assurer de l’aptitude de la collectivité à produire des flux avec le nouveau protocole PESV2 La validation des flux de tests a lieu dans le nouvel outil PESOS La date de passage en production est décidée d ’un commun accord entre l’ordonnateur-le comptable et la DGFIP Comment mener la dématérialisation ?
  11. 11. La phase de test
  12. 12. 12 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local • Le rôle du comptable public Ajustements comptables avec la collectivité (emprunt, marché, inventaire…) Rédaction de la note de cadrage (note allégée si commune inf à 3500 hab ) Délivrance du certificat de signature électronique DGFIP au maire et à ses délégataires (contrat de service pour connexion au portail et délivrance de la signature) Habilitation à PESOS de la secrétaire via l’application Madhras • Le Rôle du correspondant dématérialisation Paramétrage de PESOS Information de la collectivité de la date de début des tests, avec en copie le comptable Suivi de l’avancement des tests La phase de test
  13. 13. 13 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local • Rôle de la collectivité • Paramétrage de l ’application au format PES (modes de règlement, civilités, dossier de PJ, signature électronique…) • Mise en conformité des informations comptables au format PES (Nettoyage de la base tiers, des IBAN-BIC…) • Dépôt des flux sur l’application PESOS : la liste des flux demandée est indiquée dans l’application dans l ’onglet « complétude ». • Signature de l ’accord local et de la convention de dématérialisation • Le rôle du prestataire • Paramétrage au PES de l’application de la collectivité • Selon les prestataires, aide à la réalisation du dossier de test (réalisation et dépôt des flux avec la collectivité ) • Soutien technique La phase de test
  14. 14. 14 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Le déploiement du PES dans le département de la Manche Périmètre et architecture fonctionnels de PESOS Caractéristiques des tests de pré-production à effectuer (Lettre de cadrage) Référentiel BC d ’HELIOS Plans d ’actions dématériali- sation Injection de données Fonctionnalités de test de Xémélios Référentiel et données PESOS Outil de test de flux Système de suivi • Un outil de pilotage • Tableaux de bord • Suivi des statistiques • Suivi des objectifs (indicateurs) • Alertes
  15. 15. 15 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Domaines DEPENSES • Mandat correctif • Mandat émis après paiement - Fonctionnement ou Investissement • Mandat emprunt ou • Mandat emprunt après paiement • Mandat inventaire • Mandat marché • Mandat ordinaire • Mandat paye (individuel) • Si régie de dépense • Mandat régie ou • Mandat régie après paiement Domaines RECETTES • Titre correctif sur exercice courant • Titre émis après encaissement - Fonctionnement ou Investissement • Titre emprunt ou • Titre emprunt après encaissement • Titre inventaire • Titre ordinaire • Si régie de recettes • Titre régie ou • Titre régie après encaissement INVENTAIRE • Si ICNE • ICNE à payer - Mandat d'annulation d'un mandat de rattachement (en N+1) • ICNE à payer - Mandat de rattachement emprunt (en N) La phase de test : commune de moins de 3500 hab.
  16. 16. 16 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Le déploiement du PES dans le département de la Manche PESOS : un outil industriel pour une productivité accrue des tests L’ordonnateur produit des flux de test PES V2 Couverture périmètre M14, M52 ... Titre ordinaire Titre correctif Titre régie ……... Contrôles Xémélios Rapport Feu Vert Feu Rouge Demande de passage en production Rôle de conseil de la divison SPL et de ses experts dématérialisation
  17. 17. 17 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local L’enjeu de la dématérialisation des pièces justificatives • L’adoption par les collectivités locales du protocole PES V2, seul moyen de transmission au 1er janvier 2015 : a un enjeu immédiat : la dématérialisation « directe » des pièces comptables ; et permet, indirectement, d’ouvrir la voie à une dématérialisation des pièces justificatives. En nombre de feuille A4, la proportion entre pièces comptables et pièces justificatives est sensiblement différente selon les types d’ordonnateurs : • La réussite du plan d’actions dématérialisation impose donc d ’aller au delà de la seule adoption par les collectivités locales du PES V2. Etablissements Publics de Santé Offices Publics de l’Habitat Collectivités Locales 65 % 3% 40 % Pièces comptables Pièces justificatives 35 % 97% 60 % 40% : impact du PES V2 dans l ’objectif de dématérialisation dans les collectivités locales
  18. 18. Merci de votre attention

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