160421 - IDEM - ComCom Bocage Coutançais

1. Carrefour IDEM
Caen, le 21 avril 2016
SEQUENCE PROJETS
« IDEM initiatives numériques
des collectivités 2014 et 2015 »
PORTAIL FAMILLES ET SCOLARITE
FEV 2014-FEV 2016

2. - Uniformiser les outils de gestion des structures de la petite-
enfance, enfance, jeunesse et périscolaire – Back-office unique
- Proposer des outils en ligne aux familles pour l’accueil de
leurs enfants
- Construire un projet évolutif
Communauté du bocage coutançais
Carrefour du 21 avril 2016

3. Carrefour du 21 avril 2016
Situation avant le projet Situation après le projet
Communauté du bocage coutançais
- 42 communes, 4 « anciennes » Cdc
- 6 ALSH
- 4 crèches
- 4 RAM
- 31 écoles + autant de garderies
- 191 sites de TAP (2556 enfants)
- 7 sites de restauration scolaire
4 sites équipés de logiciel (dont 3 de
« petites solutions maison »), aucun
service web pour les familles, aucune
uniformisation tant dans les tarifs, que
les modes d’accueil, pas de
centralisation, aucun mode de pointage
pour les TAP…
IDEM
-Révision complète des process : de la
naissance à l’entrée au collège (qui fait quoi
dans la nouvelle Cdc)
- 47 tablettes pour les coordo multi-sites
des TAP (pointage en temps réel) +
garderies
- Un unique outil (BO) de gestion de
structure
- Le dossier famille unique et mutualisé
- Contractualisation de l’accueil
harmonisé (+tarifs)
- Ecran de pointage dans les crèches
- Création de mutualisation des savoirs
entre mairies et Cdc (formation et mise
à dispo de l’outil)

4. Carrefour du 21 avril 2016
Communauté du bocage coutançais
Mairie pour inscription
sco + TAP + garderie
Création du dossier de la famille – tronc commun utilisable par toutes les
structures de notre territoire – Pas besoin pour les familles de redonner
plusieurs fois les mêmes infos
Inscriptions (sur site
OU en ligne) aux
structures + résa
des dates
En plus des mairies, les Dir de structures ont été formés à la création de dossier
familles et sont habilités à réaliser cette étape si la mairie est fermée…
Création du compte
web pour les familles

5. Communauté du bocage coutançais
Sur le web…
Si pas inscrit à une structure
Si inscrit à une structure
Demande
d’inscription en
ligne
Validation par
la struct.
Récup des
pièces
-Réservation des dates/annulation/modif (selon les taquets de limitation des struct.)
-Consultation de la facture
-Règlement en ligne (TIPI)

6. Principales inflexions par rapport aux idées de
départ ?
Carrefour du 21 avril 2016
Communauté du bocage coutançais
Aucune, mais un renoncement à tenir les délais (et
donc dialoguer avec les élus sur l’ampleur du
projet et les besoins en temps de travail…)

7. Si c’était à refaire ? …
Carrefour du 21 avril 2016
Communauté du bocage coutançais
On ferait comme je l’avais préconisé dans mon audit :
- Harmonisation des contrats d’accueil, des tarifs, des activités,
et prise de délibérations avant la conception (et non pendant)
- On aurait testé les outils (et donc épongé les coquilles)
« métier/métier »
- Demander plus de temps à AGORA+ pour l’audit fonctionnel
(param plus fin)

8. Carrefour du 21 avril 2016
Des suites ?
Communauté du bocage coutançais
- Offrir aux mairies la possibilité d’intégrer leurs cantines (inscriptions,
résa, pointage et facturation automatisée) (sous peu)
- Intégrer les tickets sports et action ado (en cours)
- Intégrer le centre d’animation (???)
- Portage de repas aux séniors à domicile (commande en ligne, pointage,
transmission auto au FJT et facturation, paiement en ligne…)
- Récupérer/interconnecter les autres appli métiers pour profiter du
tronc commun « dossier familles » (permis de construire, état-civil…)
- Ouvrir les inscriptions scolaires en ligne
- Interfaçage avec la gestion compta pour éviter la double saisie (en cours)

9. Carrefour du 21 avril 2016
Ce que j’ai à partager ? infographie, charte, cahier
des charges … ?
Communauté du bocage coutançais
- Le cahier des charges
- Le livret de prise en main aux familles
- Mes bilans de « cheffe de projets » à la fin de chaque phase
ou étape importante (caps difficiles, pb techniques à anticiper,
management des agents…)
- La fiche unique d’inscription

10. Merci de votre attention,
Aurélie CHALLES
Cheffe de projets aux usages numériques
Communauté du bocage coutançais – 02 72 88 22 61 ou
a.challes@communaute-coutances.fr
Carrefour du 21 avril 2016
Communauté du bocage coutançais