160421 - IDEM - Agglo Saint-Lô Agglo

1. Carrefour IDEM
Caen, le 21 avril 2016
SEQUENCE PROJETS
« IDEM initiatives numériques
des collectivités 2014 et 2015 »
STRATEGIE DIGITALE – Saint-Lô Agglo
2015-2017

2. A quels besoins de la collectivité, ce projet répond-il ?
Depuis la fusion de 6 EPCI le 1er Janvier 2014, portant ainsi la
Communauté d’Agglomération à 73 communes pour 70 000 habitants, il
est apparu nécessaire de favoriser la visibilité de Saint-Lô Agglo sur le
Web mais aussi de faciliter l’accès aux services de l’Agglo auprès des
administrés, des agents et des élus au moyen d’un portail d’information
et de services.
Depuis le 1er Janvier 2016, Saint-Lô Agglo avec le jeu des créations de
communes nouvelles, est constitué de 60 communes pour 70 000
habitants.
Au 1er Janvier 2017, Saint-Lô Agglo accueillera la Communauté de
Communes de Canisy forte de 9 communes et 8 000 habitants, portant
ainsi l’Agglo à 69 communes et 78 000 habitants.
Carrefour du 21 avril 2016

3. Quels sont les objectifs du projet ?
Construire un sentiment d’appartenance et faciliter l’accès des services pour ses citoyens
Associer les communes et leur personnel à ses activités quotidiennes ainsi qu’à ses projets à long terme
Quels sont les livrables prévus ?
• Un diagnostic partagé sur le
positionnement actuel de la
collectivité
• Un recueil des besoins exhaustifs
quant aux orientations souhaitées
• Des préconisations, tant humaines
que techniques, et un plan d’actions
pour atteindre les objectifs visés
• La rédaction de CCTP et l’analyse
des offres
• D’une méthodologie de suivi et
d’accompagnement
Phase 1 : Plusieurs AMO seront lancées (1er semestre)
afin de répondre à ses objectifs (CCTP en cours de
rédaction) :
• GED et espace de Travail collaboratif
• Téléservices et Télépaiements pour les usagers
• Création d’une Pépinière d’entreprises virtuelles
Phase 2 : Choix de l’applications GED, priorisation des
différents modules (courrier, finances…) et
priorisation des téléservices et des télépaiements à
déployer
Phase 3 : Installation, Formation, Communication
interne et externe, mise en production
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4. Quelles personnes le projet va-t-il mobiliser - Combien de temps, dans quelle phase du projet ?
• L’ensemble des services de l’Agglo va être mobilisé pour la GED et l’espace de travail
collaboratif (Phases 1 et 3)
• Les services concernés par les téléservices et les télépaiements (phases 1 et 3)
• Les services en lien avec l’économie territoriale pour la Pépinière d’entreprises virtuelles
(Phase 1)
Pour faire quoi ?
Entretien avec le prestataire (besoins, attentes)
Participation aux groupes de travail (Force de proposition)
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5. Quelle est l’organisation du projet ?
3 axes définis :
• Développer et renforcer les services en direction des citoyens (plateforme Web d’information et de
services – pépinière d’entreprises virtuelle)
• Renforcer l’efficacité des services en interne (GED – Espace de travail collaboratif)
• Affermir les liens avec les communes pour des relais efficaces auprès des citoyens (Espace de travail
collaboratif – Pépinière d’entreprises virtuelle)
Comment est organisé le management du projet ?
• 1 Comité de pilotage par projet
• 1 AMO par projet
• 2 chefs de projets numériques
• Différents groupes de travail
Y a-t-il des points particuliers de méthodologie de projets à faire ressortir ?
• Identification des besoins et des attentes (audit)
• Obligation d’information et de communication autour de l’ensemble des projets
• Accompagnement au changement
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6. Sur quelles technologies ou quels outils numériques ce projet s’appuie-t-il ?
- Technologie Web
- Applications métiers existantes ou à acquérir (GED, téléservices, télépaiements,
portail web d’information et de services, plateforme dédiée aux entreprises)
- Outil de suivi de projets (Feng Office)
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7. Selonvous, quelsécueilsaurez-vousà éviter?
• Proposer desoutils, desservicesdont les destinatairesn’auraientpas l’utilité ou le besoin…
• Vouloir déployer trop rapidement les outils sans laisser le temps aux agents et aux élus de se les
approprier.
• Ne pas prévoirsuffisammentde formation et de réunionsd’information
• Ne pas assurer un réel accompagnement aux agents,élus,citoyens,entrepreneurs
Selon vous, qu’est-ce qui va être facilitant et qui va favoriser la réussite du projet ?
• Un engagement, une bonne réactivité de la part des services afin qu’ils s’approprient les projets et les
portent
• Une bonne information et communication autour de ces projets (newsletter interne)
• Prévoir un planning de déploiement des applications (outils, téléservices, télépaiements) et s’y tenir
• Communiquer auprès des citoyens sur les fonctionnalités de la plateforme d’information et de
services
• Trouver une identité territoriale, un sentiment d’appartenance au territoire
• Proposer des outils simples et en adéquation avec les attentes et les besoins des agents, des élus, des
citoyens et des entreprises
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8. Merci de votre attention,
Bertrand PEZAVENT
Saint-Lô Agglo
Carrefour du 21 avril 2016