Je vous propose de découvrir quelques bonnes pratiques pour gagner du temps et en efficacité avec Outlook et ne plus être submergé par vos e mails Je vous invite a visiter ma map sur la gestion du temps qui rassemble les liens vers plein de ressources intéressantes www.mindomo.com/view.htm?m=1eeee0f6eb384ab9ace5de16b698f07b

1. GAGNER UNE HEURE
PAR JOUR
P.CHAZAL GESTION DU TEMPS pchazal@orange.fr
Je vous propose de découvrir quelques astuces
indispensables pour ne plus être submergé par les
emails
Philippe CHAZAL
Consultant Formateur

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Envoi
Créez des réponses types
 Pour envoyer le même e-mail (ou presque) à des
dates différentes ou à des destinataires distincts.
prenez quelques secondes pour créer un modèle.
Après avoir rédigé votre message standard,
enregistrez-le (Fichier puis Enregistrer sous ou bien
Ctrl+S) au format "Modèle Outlook.
 Ensuite, lorsque vous en avez besoin, il vous suffit
de suivre ce chemin Nouveaux éléments, Autres
éléments, Choisir un formulaire. Vous trouverez vos
modèles dans Modèles dans le fichier système.

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Envoi
Insérer une capture d’écran dans un
email
 Pour aller plus vite, Outlook permet d’insérer
facilement une capture d’écran au sein d’un email.
Cliquez sur la rubrique Insérer du bandeau, puis
Capture : vos dernières captures d’écran effectuées
sont ici.
Utilisez des règles de mise en forme
automatique
 pour mettre en bleu tous les messages qui
sont envoyés à vous seul.

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Envoi
Pendant vos absences, configurez un
message automatique
 Avant de vous absenter pour quelques jours.
n'oubliez pas de paramétrer une réponse
automatique indiquant votre absence. Vos
destinataires éviteront alors de vous envoyer
des flopées de relances d'emails
Créer des groupes de destinataires
 Pour ne pas avoir à saisir à chaque fois des
listes de diffusion

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Envoi
Transférer des messages au
responsable en un clic
 Par défaut, Outlook permet de forwarder
rapidement un e-mail Pour cela, il suffit de
faire un clic-droit sur le message en question
dans actions rapides, il est possible de
sélectionner un destinataire La première fois
que vous utilisez cette fonctionnalité, il vous
faudra préciser l'adresse email

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Envoi
Planifier l’envoi d’un email sur
Outlook
 Pour envoyer un message plus tard sur Outlook,
créez un nouveau mail, cliquez sur Options, puis
« Différer la diffusion ». Choisir ensuite l’heure
d’envoi de votre email planifié.
Supprimer l’email d’origine dans les
réponses et les transferts
 Par défaut, le message d’origine est inclus aux
réponses et aux transferts. Vous pouvez les
supprimer automatiquement via les options courrier.
Vous pouvez choisir de les laisser et modifier
l’affichage : ils peuvent être insérés en retrait ou en
pièce jointe.

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Réception
Fermer un e-mail auquel on a
répondu
 C’est possible et super simple : cliquez sur Fichier,
Options, Courrier. Repérez la rubrique « Réponses
et transferts » et cochez la case « Fermer la fenêtre
du message d’origine lors de la réponse ou du
transfert ».
Utilisez un seul dossier de référence,
sous la boîte de réception,
 pour tous les documents de référence
auxquels vous êtes susceptible d’avoir
besoin de vous référer ultérieurement

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Réception
Archivez ou jetez les emails au fur et
à mesure
 Une boite de réception efficace est une boite
où ne s'accumulent pas les emails! Lorsque
vous recevez un message, classez-le dans
un dossier ou jetez-les
ZERO INBOX
Dans nos boites emails on fait le vide !

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Réception
Donner une couleur aux mails
provenant d'un expéditeur particulier
 Pourfaire ressortir certains e-mails grâce à un code
couleur.
 Dans le ruban Affichage, cliquez sur Paramètres
d'affichage, puis Mise en forme conditionnelle. Ici,
vous pouvez donner une apparence particulière
(couleur,police, taille...) à certains messages selon
plusieurs critère (expéditeur ,objet, destinataires...).

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Utiliser les raccourcis clavier
 Comme tout logiciel, Outlook propose des raccourcis
clavier qui peuvent faire gagner beaucoup de temps,
pour peu qu'on les apprenne. Voici les plus
courants :
 Ctrl+R : Répondre
 Ctrl +MAJ+R : Répondre à tous
 Ctrl+F : Transférer
 Ctrl+Entrée : Envoyer
 Ctrl+N : Nouveau message
 Ctrl+P : Imprimer
 Retrouvez les tous ici.

11. Gagnez encore plus de temps et en
efficacité avec nos formations
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Découvrir, manipuler et
personnaliser les fonctionnalités
d'Outlook en fonction de ses
besoins sur votre Ordinateur
Optimiser sa messagerie.
Traitement des mails et Classement
Améliorer la gestion des agenda
Gérer ses priorités:
Programme
Etre efficient avec Outlook
Les modules du programme Outlook et leur finalité. leurs interactions
Gérer l'information et se créer une vue d'ensemble.
Organiser les lieux de stockage et le classement des emails.
Les principes de synchronisation
Lire et traiter les messages
Clarifier les priorités avec les notions d'importance et d'urgence.
La méthode A.C.T.E. l'objectif zéro inbox.
Les stratégies de lecture et traitement.
Envoyer des mails, communiquer efficacement
Les règles de bases dans l'écriture. mettre en forme un email.
Les incontournables dans l'envoi et l'efficacité collective.
Sur son ordinateur avec d'Outlook pour gagner du temps
Organiser des sauvegardes réfléchies.
Paramétrer les automatismes d'Outlook.
Organiser son temps avec Outlook et sur son Smartphone
Gérer son emploi du temps
Transformer Emails en taches et rendez-vous.
Déléguer des taches.
Fixer des échéances de réponses aux emails importants.
Gérer des alertes et partager un calendrier
Philippe Chazal
pchazal@orange.fr