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Août 2015
République du Bénin
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET
COMPTABLE DES UNIONS OU
MUTUELLES COMMUNA...
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin
AVANT PROPOS
Depuis 1995, se ...
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin
Table des matières
Sigles et ...
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CHAPITRE 4 : PROCEDURES FINAN...
Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page i
Sigles et abréviations...
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INTRODUCTION
L’instaur...
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Depuis 1995, se développent au Bénin des mutuelles de santé en réponse aux difficultés d’accès des populations aux soins de santé dues à l’instauration, dans le système, du paiement direct des soins. Ces mutuelles de santé qui fonctionnent sur la base de la solidarité sont portées, pour la plupart, par des bénévoles élus parmi les membres. De ce fait, leur efficacité et leur crédibilité s’en trouvent réduites. Fort de cela et tenant compte du nouveau contexte caractérisé par le vote du Règlement N° 07/2009/CM/UEMOA portant règlementation de la mutuelle sociale au sein de l’UEMOA et la mise en place du Régime d’Assurance Maladie Universelle (RAMU), le Conseil National des Structures d’Appui aux Mutuelles Sociales (CONSAMUS) a choisi de faire de la professionnalisation des mutuelles de santé sa priorité. Ainsi, CONSAMUS en collaboration avec l’USAID/PISAF a fait un état des lieux de la professionnalisation des mutuelles et unions de mutuelles de santé en 2010. Sur la base des conclusions de cette étude, un forum national de la mutualité est organisé par CONSAMUS en juillet 2010, toujours avec l’appui de l’USAID/PISAF.

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Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

  1. 1. Août 2015 République du Bénin MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE DES UNIONS OU MUTUELLES COMMUNALES DE SANTE AU BENIN Avec l’appui de : Fédération Nationale des Mutuelles Sociales (FENAMUS)
  2. 2. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin
  3. 3. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin AVANT PROPOS Depuis 1995, se développent au Bénin des mutuelles de santé en réponse aux difficultés d’accès des populations aux soins de santé dues à l’instauration, dans le système, du paiement direct des soins. Ces mutuelles de santé qui fonctionnent sur la base de la solidarité sont portées, pour la plupart, par des bénévoles élus parmi les membres. De ce fait, leur efficacité et leur crédibilité s’en trouvent réduites. Fort de cela et tenant compte du nouveau contexte caractérisé par le vote du Règlement N° 07/2009/CM/UEMOA portant règlementation de la mutuelle sociale au sein de l’UEMOA et la mise en place du Régime d’Assurance Maladie Universelle (RAMU), le Conseil National des Structures d’Appui aux Mutuelles Sociales (CONSAMUS) a choisi de faire de la professionnalisation des mutuelles de santé sa priorité. Ainsi, CONSAMUS en collaboration avec l’USAID/PISAF a fait un état des lieux de la professionnalisation des mutuelles et unions de mutuelles de santé en 2010. Sur la base des conclusions de cette étude, un forum national de la mutualité est organisé par CONSAMUS en juillet 2010, toujours avec l’appui de l’USAID/PISAF. A ce forum, des résolutions sont prises et des options sont faites quant à la professionnalisation des mutuelles. Il s’agit notamment de :  La nécessité pour toutes les mutuelles et unions de mutuelles de mettre en place et d’utiliser les outils de gestion ;  Doter chaque mutuelle de santé ou à défaut chaque union de mutuelles de sièges ;  Doter chaque union de mutuelles d’outils et matériels informatiques ;  Doter chaque union de mutuelles d’un Gérant ;  Doter chaque union de mutuelles d’un comptable ;  Recruter un médecin-conseil pour l’ensemble des mutuelles d’une zone sanitaire. En 2012, CONSAMUS en collaboration avec le service de santé communautaire du Ministère de la santé a élaboré un document intitulé « Politique et stratégies de professionnalisation des mutuelles de santé du Bénin », toujours avec l’appui de l’USAID/PISAF. En juillet 2013, CONSAMUS a initié un atelier d’harmonisation des outils de gestion utilisés par les différentes structures d’appui aux mutuelles de santé. En 2014, faisant de la structuration des mutuelles de santé un élément de professionnalisation, CONSAMUS a mis en place les Conseils Départementaux de la Mutualité Sociale (CDMS) qui sont les faîtières des mutuelles au niveau des départements. Toujours en 2014, il a été mis en place la Fédération Nationale de la Mutualité Sociale du Bénin (FENAMUS), avec les concours conjoints de la coopération suisse, l’USAID/HFG et la CTB/PASS-Sourou. En 2015, grâce à l’appui de l’USAID/HFG, CONSAMUS a procédé à l’élaboration d’un manuel de professionnalisation dont l’élément central est le manuel de procédures administrative, financière et comptable. Ce manuel constitue un guide, non seulement pour les mutuelles, mais aussi pour leurs faîtières et les structures d’appui, en vue d’un meilleur suivi. Son utilisation correcte améliorera, sans nul doute, la gestion, l’efficacité et la crédibilité des mutuelles et unions de mutuelles. Je vous invite et vous encourage à en faire votre bréviaire pour un meilleur rayonnement du mouvement mutualiste dans notre pays, le Bénin.
  4. 4. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Table des matières Sigles et abréviations ..................................................................................................................................i Liste des tableaux.......................................................................................................................................ii Liste des graphiques..................................................................................................................................iii INTRODUCTION .......................................................................................................................................1 OBJECTIF DU MANUEL DE GESTION..............................................................................................3 Chapitre 1 : Organisation du mouvement mutualiste........................................................................4 1.1 Organigramme d’une Union de mutuelles............................................................................5 1.2 Description des organes............................................................................................................6 CHAPITRE 2 : ORGANISATION TECHNIQUE D’UNE MUTUELLE DE SANTE .................10 2.1 - La gestion des adhésions......................................................................................................10 2.2 - La Gestion des cotisations ................................................................................................... 11 2.3 - Le contrôle des droits aux prestations ..............................................................................12 2.4 - La facturation et le contrôle des factures des prestataires...........................................13 2.5 - L’enregistrement des prises en charge..............................................................................14 2.6 - L’autorisation et l’exécution du paiement des soins.......................................................15 CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES............................................................16 3.1- Description du plan d’actions ................................................................................................16 3.1.1 Utilité d'un plan d'actions..............................................................................................16 3.1.2 Les pièges...........................................................................................................................16 3.1.3 Les clés de succès d'un plan d'actions..........................................................................17 3.1.4 Les principales étapes.....................................................................................................17 3.1.5 Modèle de plan d'actions ...............................................................................................19 3.2 Organisation et conduite d’une réunion et de séance de travail....................................20 3.2.1 Avant la réunion...............................................................................................................20 3.2.2 Pendant la réunion ..........................................................................................................21 3.2.3 Après la réunion...............................................................................................................23 3.3 Gestion de courriers.................................................................................................................24 3.3.1 Classification du courrier...............................................................................................24 3.3.2 Traitement du courrier reçu ..........................................................................................25 3.3.3 Traitement du courrier départ ......................................................................................26 3.4 Gestion des Ressources Humaines.......................................................................................28 3.4.1 Du recrutement au licenciement du personnel .........................................................28 3.4.2 Livres nécessaires à tenir...............................................................................................29 3.4.3 La constitution de dossiers du personnel....................................................................30 3.4.4 Les procédures comptables nécessaires ......................................................................30 3.4.5 Les missions......................................................................................................................34
  5. 5. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin CHAPITRE 4 : PROCEDURES FINANCIERE ET COMPTABLE DES MUTUELLES DE SANTE.........................................................................................................................................................36 4.1 Procédures financières ............................................................................................................36 4.1.1 Les ressources d’une union ou mutuelle communale de santé ..............................36 4.1.2 Les opérations de trésorerie ..........................................................................................37 5 Gestion de la caisse..................................................................................................................39 6 Procédure de mobilisation des ressources internes. .........................................................41 4.2 Les procédures comptables.....................................................................................................42 4.2.1 Pièces comptables ............................................................................................................42 4.2.2 Les supports comptables ................................................................................................43 a. Le journal...................................................................................................................................43 b. Le grand-livre............................................................................................................................44 c. La balance..................................................................................................................................44 4.2.3 Le Système Minimum de Trésorerie des mutuelles de base (petites mutuelles)45 4.2.4 La comptabilité des unions de mutuelle de santé : système normal du PCMS..48 a. Des frais d’adhésions...............................................................................................................48 b. Des cotisations ..........................................................................................................................48 c. Des dons et legs ........................................................................................................................49 d. Des subventions d’investissement publiques ou privées .................................................49 e. des prêts obtenus auprès des banques, de l’Etat ou d’autres organismes et les dettes vis-à-vis d’autres tiers......................................................................................................................49 f. Des biens ....................................................................................................................................49 g. Du paiement des prestataires de soins................................................................................50 h. Des autres dépenses ................................................................................................................50 4.3 Les outils de gestion ................................................................................................................51 4.4 Le budget prévisionnel et son exécution .............................................................................52 4.5 Le bilan et le compte de résultat...........................................................................................57 4.5.1 Le bilan...............................................................................................................................57 4.5.2 Le compte de résultat......................................................................................................59 4.5.3 Quelques ratios ou règles prudentielles......................................................................64
  6. 6. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page i Sigles et abréviations ADMAB Association pour le Développement de la Mutualité Agricole au Bénin AG Assemblée Générale ANMC Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes de Belgique BIT/STEP Bureau International du Travail /Stratégies et Techniques contre l’Exclusion sociale et la Pauvreté BORNEfonden Fondation Danoise pour les Enfants CA Conseil d’Administration CDMS Conseil Départemental des Mutuelles de Santé CIDR Centre International de Développement et de Recherche CMPS Caisse Mutuelle de Prévoyance Sociale CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale CONSAMUS Conseil National des Structures d’Appui aux Mutuelles Sociales CS Comité de Surveillance DE Direction Exécutive DGT Direction Général du Travail FENAMUS-B Fédération Nationale de la Mutualité Sociale du Bénin GROPERE Groupement pour la Promotion et l’Exploitation des Ressources de l’Environnement HFG Health Finance and Governance Project/ Financement et gouvernance de la santé IMF International Monetary Fund MSA Mutualité Sociale Agricole de France OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires ONG Organisation Non Gouvernementale PCMS Plan Comptable des Mutuelles Sociales PISAF Projet Intégré de Santé Familiale au Bénin PROMUSAF Programme d’appui aux Mutuelles de Santé en Afrique SEIB-SA Société d’Electricité Industrielle et de Bâtiment – Société Anonyme SOLIDEV Solidarité et Développement SYSCOHADA Système Comptable de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires TAFIRE Tableau Financier des Ressources et Emplois TIC Technologies de l’Information et de la Communication UCMS/MC Union Communale des Mutuelles de Santé / Mutuelle Communale UEMOA Union Economique Monétaire Ouest Africaine USAID Agence des Etats-Unis pour le Développement International WSM Solidarité Mondiale
  7. 7. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page ii Liste des tableaux Tableau 1: Composition du Conseil d'Administration d'une Union ou Mutuelle Communale ..6 Tableau 2: Maquette d'une Attestation de soins ................................................................................14 Tableau 3: Maquette du registre des Prestations ..............................................................................15 Tableau 4: Modèle de plan d'actions .....................................................................................................19 Tableau 5: Modèle de liste de présence ................................................................................................22 Tableau 6: Récapitulatif de la procédure de gestion des ressources humaines...........................31 Tableau 7: Maquette d'un livre de caisse ou de banque ...................................................................40 Tableau 8: Maquette du journal.............................................................................................................43 Tableau 9: Maquette du grand livre......................................................................................................44 Tableau 10: Maquette de la balance .....................................................................................................45 Tableau 11: Maquette du registre des adhérents...............................................................................46 Tableau 12: Maquette du registre des achats.....................................................................................46 Tableau 13: Maquette du journal de trésorerie..................................................................................47 Tableau 14: Maquette du journal des opérations diverses...............................................................47 Tableau 15: Maquette du budget prévisionnel ...................................................................................54 Tableau 16: Maquette de la fiche de suivi budgétaire ......................................................................56 Tableau 18: Récapitulatif d'un bilan selon le PCMS.........................................................................58 Tableau 19: Maquette du compte de résultats....................................................................................60 Tableau 20: Maquette d'un compte de résultat ..................................................................................63 Tableau 21: Tableau de classification des indicateurs de contrôle.................................................64 Tableau 22: Tableau de classification des indicateurs de gouvernance et de gestion................66
  8. 8. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page iii Liste des graphiques Graphique 1: Organisation de la mutualité de santé au Bénin .................................................. 4 Graphique 2: Organigramme d'une Union de Mutuelles de Santé ou d'une Mutuelle Communale...................................................................................................................................... 5 Graphique 3: Processus d'élaboration du plan d'action ............................................................. 18 Graphique 4: Synthèse du processus de réunion ...............................................................................24 Graphique 5: processus de traitement des courriers reçus..............................................................26 Graphique 6: Processus de traitement des courriers départ...........................................................27 Graphique 7: Processus de recrutement du personnel .....................................................................29 Graphique 8: Processus de gestion de la caisse de menues dépenses ...........................................41
  9. 9. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 1 INTRODUCTION L’instauration du paiement direct des soins de santé a entraîné dans les pays d’Afrique Occidentale et du Centre plusieurs formes d’exclusions des populations aux soins de santé de qualité. Au Bénin, l’accessibilité financière des populations, notamment pauvres et vulnérables, aux soins de santé reste un défi majeur à relever. Pourtant, selon les Comptes Nationaux de la Santé réalisés en 2013 par le Ministère de la Santé, les ménages supportent 40% des dépenses de santé alors que l’Etat en assure 29%. Les partenaires techniques et financiers contribuent à concurrence de 24% tandis que la part des assurances et mutuelles de santé s’élève à 6%. L’exclusion financière des ménages des soins de santé se manifeste de façon saisonnière, partielle, temporaire ou permanente et tient fondamentalement à leurs faibles capacités économiques et financières. Les acteurs de l’économie informelle et du monde paysan, qui ne bénéficient d’aucun mécanisme formel de protection sociale, sont les plus touchés par cette exclusion. Face à cette situation, la promotion des mutuelles de santé s’est avérée incontournable pour réduire les barrières financières aux soins de santé au sein des ménages à travers la mutualisation du risque maladie, la mise en commun des moyens et la gestion démocratique du système. Dans cette optique et depuis près de deux décennies déjà, des mutuelles de santé se développent - un peu partout pour assurer un accès facile aux soins de santé de qualité à coût abordable aux populations en générale et celles du secteur informel et agricole en particulier. A l’instar des autres pays d’Afrique Occidentale, le Bénin a connu une crise de financement du secteur de la santé dans les années 70/80. Cette crise a eu pour conséquence, l’exclusion de la majorité des populations aux soins de santé de qualité, notamment les acteurs de l’économie informelle et du monde paysan. La situation s’est aggravée dans les années 90 suite à la dévaluation du franc CFA en janvier 1994. La diminution du pouvoir d’achat des populations a renforcé, dans le secteur de la santé, les pratiques que sont : - l’automédication ; - le recours exclusif à la médecine traditionnelle ; - l’utilisation des médicaments de la rue ; - la faible fréquentation des formations sanitaires (autour de 30% dans la période). Le contexte était aussi caractérisé par la faible couverture sanitaire et l’insuffisance de personnel soignant qualifié.
  10. 10. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 2 Les premières mutuelles de santé au Bénin ont donc vu le jour dans ce contexte, en 1995 notamment avec la Coopération suisse à travers l’ONG française Centre International de Développement et de Recherche (CIDR), d’une part et Solidarité Mondiale (WSM) et l’Alliance Nationale de la Mutualité Chrétienne (ANMC), d’autre part. Mais avant, en 1989, Association pour le Développement de la Mutualité Agricole au Bénin (ADMAB) a tenté une expérience pilote à Agbokpa dans la commune d’Abomey avec l’appui de la Mutualité Sociale Agricole (MSA) de France. Depuis lors, le mouvement n’a cessé d’évoluer et aujourd’hui, plusieurs structures sont engagées dans la promotion et le développement des mutuelles de santé au Bénin. Il s’agit, entre autres de : - Afric’Mutualité ; - Bureau International du Travail (BIT), à travers le programme Stratégies et Techniques contre l’Exclusion sociale et la Pauvreté (STEP) ; - BORNEfonden ; - Louvain Coopération au Développement, à travers l’ONG Groupement pour la Promotion et l’Exploitation des Ressources de l’Environnement (GROPERE) ; - SOLIDEV ; - USAID à travers le Projet Intégré de Santé Familiale (PISAF) ; - l’Etat, à travers la Direction Générale du Travail (DGT) et surtout le Caisse Mutuelle de Prévoyance Sociale (CMPS) ; - et bien d’autres structures nationales engagées dans le développement des initiatives mutualistes à travers le pays. Les premières véritables expériences de mutuelles de santé au Bénin, remontent au début des années 90. Le mouvement a rapidement connu une évolution croissante allant de 11 mutuelles en 1997 à 191 en mars 2010. Depuis 2011, d’autres initiatives sont en gestation à travers le pays avec le concours de la Subvention Round 9 du Fonds Mondial de lutte contre le paludisme, le VIH- SIDA et la tuberculose dont la Société d’Electricité Industrielle et de Bâtiment – Société Anonyme (SEIB-SA) est Principal Récipiendaire. Le mouvement n’a donc cessé de grandir et de se développer, même si la préoccupation majeure actuelle reste et demeure le renforcement, la consolidation, la structuration et la professionnalisation de l’existant.
  11. 11. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 3 OBJECTIF DU MANUEL DE GESTION Le manuel des procédures de gestion administrative, financière et comptable formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et comptable d’une mutuelle de santé. Ce manuel est réservé au personnel et aux responsables élus des mutuelles et réseaux de mutuelles de santé afin de les guider dans la gestion professionnelle de leurs ressources et des différentes activités menées. Il n’est pas rare de découvrir de nombreux problèmes de comptabilité au sein des mutuelles de santé dus surtout au manque de pièces justificatives ainsi que de l’organisation financière et aussi d’un manque d’information sur la gestion financière. Mieux, les difficultés de retracer la mémoire des structures de mutualité sociale sont toujours actuelles et il importe de leur apporter une solution idoine. Ce manuel a pour objectifs de :  décrire l’organisation technique de la mutualité sociale, notamment celle de santé ;  décrire les procédures administratives devant régir une mutuelle ou un réseau de mutuelles de santé ;  décrire les techniques financières et comptables d’une mutuelle de Santé ;  s’assurer que les prévisions de trésorerie ont été correctement établies et adéquatement exécutées;  décrire les procédures des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci, à chaque étape d’exécution des dépenses ;  décrire les procédures de la collecte des recettes (Cotisations des adhérents, etc.) ;  s’assurer que la mutuelle est gérée selon les normes et les principes de gestion financière reconnus en matière de mutuelle de santé, notamment le règlement spécifique sur la comptabilité des mutuelles de santé. Le but principal de ce manuel de procédures administrative, financière et comptable se ramène ainsi à fournir une série de normes et de procédures standardisées en matière de gestion administrative, financière et comptable d’une mutuelle de santé.
  12. 12. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 4 Chapitre 1 : Organisation du mouvement mutualiste L’organisation des mutuelles de santé au Bénin est diversifiée selon les orientations et besoins des différents partenaires qui accompagnent le mouvement mutualiste. Cependant, avec les différentes rencontres de concertation entre les partenaires, les structures étatiques et les faîtières (communales, départementales et nationales) de mutuelles de santé dans le cadre de la professionnalisation de la gestion et des activités des mutuelles de santé, il est souhaitable d’adopter une structuration simple mais efficace permettant de mettre en commun les énergies des élus mutualistes et le personnel des mutuelles de base ou des unions de mutuelles. A cet effet, il est nécessaire d’avoir une structuration de l’organisation des mutuelles de la base au sommet. Conformément à la politique et aux stratégies de professionnalisation des mutuelles de santé 2013-2017, il importe donc de standardiser la structuration avec une mutuelle de santé par arrondissement qui signe des conventions de partenariat avec tous les centres de santé et les unités de soins agréés de l’arrondissement afin que les soins soient le plus proche possible des mutualistes. L’ensemble des mutuelles de santé d’arrondissement doivent s’unir pour créer au niveau communal une Union Communale des Mutuelles de Santé. Ces unions doivent ensuite se mettre ensemble à l’échelle départementale pour avoir le Conseil Départemental des Mutuelles de Santé qui à leur tour mettront sur pied la Fédération Nationale des Mutuelles de Santé du Bénin. Ainsi, on a l’organisation suivante du mouvement mutualiste au niveau national : Graphique 1: Organisation de la mutualité de santé au Bénin
  13. 13. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 5 Au niveau gouvernemental, il importe de créer une direction de la mutualité sociale au sein du Ministère de la Santé qui se chargera du développement et de l’accompagnement du mouvement mutualiste en cours au Bénin. L’Agence Nationale de l’Assurance Maladie doit également être mise à contribution pour une bonne articulation entre les pratiques des mutuelles de santé et le Régime d’Assurance Maladie Universelle (RAMU). Au niveau des unions communales, la structuration suivante peut être adoptée en termes d’organisation interne des unions de mutuelles de santé. 1.1 Organigramme d’une Union de mutuelles Graphique 2: Organigramme d'une Union de Mutuelles de Santé ou d'une Mutuelle Communale A la base, tous les organes électifs existeront et les mutuelles seront animées par les élus mutualistes qui percevront mensuellement des indemnités forfaitaires pour le travail à faire, notamment la mobilisation sociale pour une meilleure pénétration de la population et le recouvrement des cotisations.
  14. 14. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 6 1.2 Description des organes 1.2.1 L’Assemblée Générale L’Assemblée Générale (AG) d’une Union Communale est composée des présidents, secrétaires et trésoriers ainsi que des deux premiers membres du comité de surveillance des mutuelles de base la composant. L’AG est aussi l’organe délibérant. Elle statue sur toutes les questions importantes engageant la vie de l’organisation. Elle procède à l’élection en son sein des membres du Conseil d’Administration (CA) et du Comité de Surveillance, approuve le recrutement du personnel nécessaire. 1.2.2 Le Conseil d’Administration Le Conseil d’Administration est l’organe chargé de la mise en œuvre des décisions de l’AG et des différentes orientations stratégiques ainsi que le plan de travail adopté. Il doit veiller à la bonne exécution de toutes les décisions prises et les activités planifiées. C’est l’organe de représentation de l’Union Communale des mutuelles de santé. Ces membres sont élus en AG pour un mandat de trois (03) ans renouvelables. Autant que possible, le CA doit être composé de membres de l’AG de l’union, engagés et dévoués pour la cause communautaire tout en faisant en sorte que chaque arrondissement couvert par l’union ait au moins un représentant afin de faciliter le travail de mobilisation sociale sur le terrain. Dans tous les cas, il est souhaitable d’avoir un CA composé de 13 membres élus en AG. Le Conseil d’Administration doit être composé de : Tableau 1: Composition du Conseil d'Administration d'une Union ou Mutuelle Communale Ordre Postes 01 Président 02 Vice-président 03 Secrétaire Général 04 Secrétaire Général Adjoint 05 Trésorier Général 06 Trésorier Général Adjoint 07 Responsable à l’Organisation et à la mobilisation des mutualistes 08 Responsable Adjoint à l’Organisation et à la mobilisation des mutualistes 09 Responsable à la Communication et aux relations extérieures 10 Responsable Adjoint à la Communication et aux relations extérieures 11 Conseiller, chargé des conflits internes et de la médiation 12 Conseiller, Chargé des contentieux et différends extérieurs 13 Conseiller, chargé des affaires sanitaires Le Conseil d’Administration a pour attribution de veiller à la mise en œuvre des décisions prises en AG à travers la réception, l’analyse et la validation
  15. 15. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 7 des rapports de gestion de l’union de mutuelles ; de vérifier des attestations de soins et leur conformité aux factures reçues des prestataires ; de valider les comptes annuels de la mutuelle ; d’élaborer un plan de travail annuel accompagné de son budget à soumettre à l’AG et de représenter l’organisation . Le Conseil d’Administration est également l’organe chargé du recrutement du personnel technique de l’Union ainsi que du Médecin-Conseil. 1.2.3 Le Comité de Surveillance Dans le cadre de la professionnalisation des mutuelles de santé, il est souhaitable que cet organe devienne technique mais compte tenu des réalités financières des unions de mutuelles de santé, il demeurera un organe électif en attendant de connaître une évolution. Le Comité de surveillance est composé de trois (03) membres élus en AG pour un mandat de trois (03) ans renouvelables parmi les membres mutualistes jouissant de leur droit civique et ayant une probité et un sens civique élevé. Ils ne peuvent ni être membre du CA ni de la Direction Exécutive. Le Comité de Surveillance vérifie la régularité des opérations comptables et financières de la mutuelle de santé, la mise en œuvre des décisions prises en AG, veille au respect des textes fondamentaux, du présent manuel de procédures et des différentes conventions signées. Il doit faire au moins deux contrôles dans l’année et se réunir au moins une fois chaque année avant l’AG. Compte tenu de la technicité de cette fonction, il est indispensable que les élus au niveau du Comité de Surveillance, bénéficient d’un renforcement de capacités spécifiques en la matière pour jouer pleinement leur rôle de veille du bon usage des ressources de la faîtière, en respect des normes établies. 1.2.4 La Direction Exécutive La Direction Exécutive (DE) est un organe technique en charge de la gestion professionnelle quotidienne de l’Union. Pour son opérationnalisation, le Conseil d’Administration de l’Union procède au recrutement de spécialistes de divers domaines pour exécuter des tâches spécifiques nécessitant des compétences avérées. Les membres de cet organe peuvent être recrutés parmi les mutualistes s’ils remplissent les conditions décrites dans les cahiers de charges de chaque poste et contenues dans le manuel d’emploi ou fiche de poste. Elle est composée de :  un Gérant, chargé de l’administration générale et de la gestion au quotidien de l’union communale des mutuelles de santé ;  un Comptable, chargé de la gestion comptable, de la tenue à jour de la comptabilité de la mutuelle et de l’établissement des états financiers et
  16. 16. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 8  un responsable marketing et de la promotion qui aura pour charge de travailler au développement de l’Union et pour une meilleure pénétration de la population cible. Pour y parvenir, il devra, sur la base du plan de développement, mettre en place des stratégies de marketing social efficace.  Un chargé de suivi du risque : la fonction de suivi du risque est technique et doit être confiée à un médecin ayant une bonne connaissance du système sanitaire béninois et qui est encore en exercice mais en dehors de la zone d’intervention de l’union ou de la mutuelle communale. Tenant compte des ressources des structures, il est souhaitable que ce dernier soit en prestation de services mais avec un contrat annuel renouvelable chaque fois que nécessaire. Le contrat de prestation de services doit définir les périodicités de son travail. Ce médecin conseil est chargé de vérifier les attestations de soins pour s’assurer que les mutualistes sont bien soignés et que la mutuelle ne se fait pas gruger par les agents de santé à travers des sur-prescriptions et des surfacturations de soins. Dans le cadre d’une inter-mutualité, il est préconisé que les unions de mutuelles de santé se mettent dans une coordination par zone sanitaire pour recruter un médecin-conseil qui se chargera de faire le tour des mutuelles de la zone sanitaire dans le cadre de son travail. Pour le travail à la base, chaque union de mutuelles, à défaut de recruter des Animateurs qui sont des gens compétents et dynamiques, pour travailler à fidéliser les mutualistes et à faire adhérer les ménages non encore membres des mutuelles à la base, il sera confié aux élus mutualistes la lourde tâche de l’animation des mutuelles de base avec l’appui technique du responsable du marketing et de la promotion. L’union devra mettre en place un système de motivation de ces élus mutualistes. La Direction Exécutive est chargée de la mise en œuvre, par délégation du pouvoir par le Conseil d’Administration, du plan de travail annuel et du budget. A ce titre, elle gère les ressources de la mutuelle et assure son fonctionnement au quotidien. Elle représente également l’organisation et entretient les relations avec les prestataires et les partenaires divers. Elle doit également assurer la promotion et le développement de la mutuelle. La mise en place de cette DE dépend des ressources de chaque mutuelle. En cas de difficulté, et dans la logique d’une professionnalisation, il est souhaité que les unions communales se dotent de cette direction qui sera chargée de gérer toutes les mutuelles de santé membres de l’union. Dans tous les cas, la professionnalisation des acteurs devra se faire dans la progressivité. Après cette brève description de l’organisation du mouvement mutualiste,
  17. 17. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 9 il importe maintenant de passer en revue son organisation technique afin de mieux cerner un certain nombre d’éléments.
  18. 18. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 10 CHAPITRE 2 : ORGANISATION TECHNIQUE D’UNE MUTUELLE DE SANTE 2.1- La gestion des adhésions La gestion des adhésions joue un rôle important qui dépasse le simple enregistrement des adhérents et des personnes à charge. Elle alimente les autres domaines de gestion (gestion financière, gestion des risques, contrôle, suivi et évaluation) en données et informations concernant les bénéficiaires de la mutuelle. Cette gestion répond à un certain nombre de principes à savoir : - le paiement de droit d’adhésion ; - la cotisation est calculée individuellement sur la base d’une cotisation par bénéficiaire ; - chaque adhérent doit verser un montant de cotisation calculé pour toutes les personnes à sa charge, lui-même y compris; - l’adhérent doit inscrire tous les dépendants de sa famille. Il peut inscrire d’autres personnes à charge; - le paiement des cotisations est annuel et doit être obligatoirement versée avant le 31 décembre de chaque année pour le compte de l’année suivante afin de pouvoir bénéficier des soins dès le début de l’année en cas de survenue de risque ; - le paiement de la cotisation peut être fractionné dans le temps au cours de l’année, aussi, elle peut être payée mensuellement au plus le cinq (05) du mois couvert ; - la période couverte pour la prise en charge des prestations est d’une année et s’étend du 1er janvier au 31 décembre de la même année. La gestion des adhésions consiste notamment à: - l’enregistrement de toutes les informations relatives à la population couverte par la mutuelle dans le registre des adhérents (nom, prénom, âge ou date de naissance, situation matrimoniale, profession, nombre d’enfants, nombre de personnes à charge, etc.) ; - l’inscription de nouveaux adhérents et de leurs personnes à charge; - l’enregistrement des mouvements de bénéficiaires (entrées et sorties) ; - la mise à jour précise et permanente du nombre d’adhérents et des personnes à charge nécessaires au calcul des indicateurs de suivi et d’évaluation de la mutuelle (taux de pénétration, taux d’utilisation des services de santé, etc.) ; - l’enregistrement des informations sur les bénéficiaires, utiles au suivi et à l’évaluation de la mutuelle (répartition des bénéficiaires par classes d’âges, sexe, etc.) ; - la limitation de certains risques liés à l’assurance (sélection adverse, risque moral, fraudes et abus) par la réalisation d’activités spécifiques ;
  19. 19. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 11 - la délivrance, la vérification et la validation des cartes de bénéficiaires ; - la vérification du respect des périodes d’observation ; - la production d’informations nécessaires au contrôle des droits aux prestations. La gestion des adhésions repose sur des outils de gestion standards et des procédures clairement définies. La maquette du registre des membres est en annexe. 2.2- La Gestion des cotisations La gestion des cotisations regroupe toutes les activités liées à l’émission, au recouvrement et à l’encaissement des cotisations. La gestion des cotisations est étroitement liée à celle des adhésions. Ce lien s’exprime selon différentes modalités : - Le montant de la cotisation dépend généralement du nombre de bénéficiaires dans une famille. Le calcul de la cotisation repose alors sur les informations concernant les personnes à charge de l’adhérent. Au Bénin, la cotisation est individuelle ou familiale mais l’adhésion est familiale. Cependant, il y a des possibilités offertes aux groupes organisées de faire des adhésions de groupe. Les personnes célibataires adhèrent individuellement. - La carte de bénéficiaire est délivrée uniquement suite au versement intégral de la première cotisation familiale annuelle. Elle doit être mise à jour chaque année après le paiement des cotisations. - La gestion des cotisations est cruciale pour la mutuelle. De son efficacité, dépendra dans une large mesure le financement des activités car les cotisations constituent la principale ressource financière de la mutuelle. Les cotisations sont utilisées de façon à permettre simultanément:  d’octroyer les prestations aux bénéficiaires ;  de couvrir les frais de fonctionnement ;  de constituer des réserves financières. Le paiement de la cotisation constitue l’une des obligations de l’adhérent vis-à-vis de la mutuelle ; en contrepartie de ce paiement, les bénéficiaires ont droit aux services offerts par la mutuelle. Sur le plan comptable, le terme cotisation regroupe plusieurs notions distinctes à savoir :  Les cotisations La mutuelle garantit une prise en charge des soins à chaque individu qui
  20. 20. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 12 adhère ou qui renouvelle son adhésion. Cette garantie est donnée en échange d’un certain montant de cotisation à verser par l’adhérent.  Les cotisations émises ou cotisations appelées Elles correspondent aux sommes que la mutuelle demande à ses adhérents en contrepartie des garanties qu’elle offre aux bénéficiaires sur une période donnée.  Les cotisations perçues Durant l’année, la mutuelle encaisse des cotisations qui correspondent en totalité ou en partie aux engagements des adhérents pour l’exercice en cours. L’ensemble des cotisations effectivement reçues en contrepartie des contrats en cours constitue les cotisations perçues.  Les arriérés de cotisations Au cours et à l’issue d’un exercice, certains adhérents peuvent accuser des retards dans le paiement de leurs cotisations. Les arriérés de cotisation sont constitués par les montants des cotisations en retard de paiement. Ces arriérés sont des créances que la mutuelle doit récupérer.  Les cotisations perçues d’avance Il s’agit des cotisations encaissées durant un exercice mais qui sont destinées à la prise en charge des prestations pour l’exercice suivant. Cette situation se produit notamment dans les mutuelles à période ouverte d’adhésion et qui pratiquent une cotisation annuelle et les mutuelles qui prévoient pour leurs adhérents la possibilité de prépayer leur cotisation pour l’année suivante.  Le suivi des cotisations Le suivi porte essentiellement sur les montants encaissés et sur les arriérés. Il doit permettre à la mutuelle de connaître en permanence, le montant des cotisations non encore encaissées ainsi que le nombre et l’identité des adhérents concernés afin de mettre en place les mesures de recouvrement appropriées. Le registre des cotisations est l’outil qui permet de faire le suivi du recouvrement des cotisations. 2.3- Le contrôle des droits aux prestations Le contrôle des droits aux prestations peut être réalisé avant et pendant le recours aux soins des bénéficiaires, selon l’organisation et le fonctionnement de la mutuelle (en particulier, système de tiers payant ou non). Il s’agit pour la mutuelle de vérifier lors de ce contrôle que:
  21. 21. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 13 - d’une part, le bénéficiaire a terminé sa période d’observation et est à jour de ses cotisations, ou n’accuse pas un retard dépassant les limites tolérées par la mutuelle ; (1 mois au plus) - d’autre part, les personnes qui se présentent avec une carte d’adhérent sont bien des bénéficiaires de la mutuelle, c’est-à-dire qu’il n’y a pas d’usurpation d’identité par des individus non mutualistes. 2.4- La facturation et le contrôle des factures des prestataires Dans le cadre d’un système de tiers payant, les contrats entre la mutuelle et les prestataires de soins prévoient les supports, la périodicité de facturation des soins (laquelle est généralement mensuelle), les prestations à couvrir ainsi que les co-paiements (ticket modérateur, franchise, etc.). Chaque prestataire de soins établit une facture pour les soins délivrés aux bénéficiaires, sur la base de ses propres outils de gestion (registres de consultations, d’hospitalisation, etc.) ou, lorsque ce document est utilisé, sur la base des exemplaires des attestations de soins qu’il conserve. Lorsqu’il (elle) reçoit la facture du prestataire de soins, le responsable de marketing et de la promotion doit :  réaliser un dernier contrôle des recours aux soins en comparant les informations des attestations avec celles de la facture (numéro de code du bénéficiaire et nom des bénéficiaires, dates, montants, etc.). Ce contrôle est utile et systématique dans la mesure où les erreurs d’écriture ne sont pas rares ;  vérifier que les montants facturés correspondent à ceux fixés par la tarification en vigueur ;  vérifier dans la mesure du possible que la prestation facturée figure parmi les services prévus par la mutuelle.
  22. 22. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 14 Tableau 2: Maquette d'une Attestation de soins FORMATION SANITAIRE : ___________________________________ ATTESTATION DE SOINS N°______________ Des bénéficiaires de la Mutuelle de santé de _______________________________ Identification du bénéficiaire: Nom et prénoms : ……………………………………………………… N° de code…………….…. Age : ………… Sexe : ……………. Date d’entrée :…………………. Date de sortie : …………………... Provenance : …………………………………………………………. Diagnostic : ………………………………………………………………………………. Prescriptions : - - - Prestation de la formation sanitaire: Date Services de santé Acte Montant Total Payé par le patient Facturé à la mutuelle Total Total facturé à la mutuelle (en lettre) ………………………………… ……………………………………………………………………………….. Date : ………………………….. Nom, prénoms, signature et cachet du prestataire Signature ou empreinte du bénéficiaire ou son accompagnant 2.5- L’enregistrement des prises en charge Chaque prestation prise en charge par la mutuelle est inscrite dans un outil d’enregistrement des prestations, le registre des prestations.
  23. 23. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 15 Ce registre a pour but de fournir les informations sur les prestations, nécessaires au suivi et à l’évaluation des activités de la mutuelle/l’Union. Il s’agit notamment des informations employées pour le calcul des taux d’utilisation et des coûts moyens. Tableau 3: Maquette du registre des Prestations Année : …………………………. N° Nom et Prénoms de l’Adhérent Nom et Prénoms du Bénéficiaire Code Age S e x e Diagnostic Coût ObservationsBénéficiaire % Mutuelle/ Union % Total 2.6 - L’autorisation et l’exécution du paiement des soins L’autorisation du paiement des soins est généralement du ressort du CA qui peut déléguer son pouvoir au Gérant. Lorsque le Gérant de l’Union a effectué les opérations de contrôle préalables par ses propres soins, ou par le biais d’un médecin-conseil l’autorisation est validée par le Président et/ou le Trésorier du CA. Lorsqu’un problème est constaté, celui-ci doit être discuté avec le prestataire de soins ; par exemple lorsqu’il existe une différence entre une attestation de soins et la facture. En fonction de l’ampleur du problème, il peut être résolu avec ou sans intervention du médecin- conseil. La gravité du problème peut nécessiter que le gérant adresse un courrier administratif au prestataire de soins.
  24. 24. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 16 CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES 3.1- Description du plan d’actions Après une planification stratégique des actions de l’Union sur trois (03) à cinq (05) ans, il est indispensable de procéder annuellement à une planification des actions à mener au cours de l’année. Moment fort des processus de management, le plan d'action est l'interface entre les phases d'analyse et de mise en œuvre des décisions. Il transforme les idées et les réflexions en éléments concrets, opérationnels. Il concerne tous les services d’une organisation. Selon le domaine, le contenu est différent, la forme et la méthodologie restent les mêmes. Cet outil est également utilisé au niveau du collaborateur. Lors de l'entretien annuel, son manager va fixer et planifier avec lui, les actions à conduire pour l'année à venir. 3.1.1 Utilité d'un plan d'actions Cette démarche permet de véritablement contrôler ce qui est à faire et comment c'est fait. "Contrôler" est ici à prendre dans le sens "maîtriser". Voici quelques effets bénéfiques : - Permettre de ne rien oublier en listant les tâches à accomplir. Ce qui donne une vision globale et exhaustive sur la charge à venir. - Optimiser les moyens humains et financiers. Cela permet d'identifier comment les moyens sont utilisés et pour quel résultat. - Maîtriser le temps de mise en œuvre. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d'anticiper les effets de retards éventuels. - Savoir à tout moment où l'on se trouve dans l'avancée. Ce qui évite de naviguer à vue. - Pouvoir trouver des solutions de replis en étant capable d'analyser les conséquences sur les autres actions. - Impliquer et motiver les équipes en définissant des rôles précis pour chacun. On évitera ainsi des pertes de temps, d'énergie et une démotivation galopante dues à des recadrages fréquents sur les tâches et missions des acteurs. Autre bénéfice : une meilleure coordination lorsque des dépendances existent entre actions. 3.1.2 Les pièges Il existe toutefois certaines erreurs à éviter : passer trop de temps à construire un plan d'actions au détriment de sa mise en œuvre, par
  25. 25. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 17 exemple. C'est aussi descendre dans un niveau de détails inexploitable. D’une manière générale, il est essentiel de garder en tête qu'il ne s'agit que d'un outil. Un moyen ne doit pas prendre le pas sur sa finalité. 3.1.3 Les clés de succès d'un plan d'actions Les points ci-dessous constituent des éléments qui, lorsqu’ils sont pris en compte garantissent le succès du plan d’action. Il s’agit notamment de : - impliquer les collaborateurs concernés dans sa construction pour que tout le monde s'approprie la démarche. Le responsable en charge du projet, du service... ne doit pas bâtir son document dans son coin. - informer régulièrement les parties prenantes de l'avancée du plan. - ne pas oublier d'actions. - prévoir des délais réalistes. - élaborer un document simple, clair, opérationnel. - élaborer un budget réaliste et une stratégie concrète et pragmatique de mobilisation des ressources. Enfin, il ne faut pas négliger les mesures de réussite. En effet, elles sont les garantes d'une mise en œuvre conforme à ce qui a été prévu. 3.1.4 Les principales étapes Pour bâtir un plan, la mise en pratique de la méthode « QQOCQP » est tout à fait d'à-propos. Pour rappel, cet acronyme correspond aux questions : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Quand ? Pourquoi ? Auxquelles on ajoute une dernière question pour être complet : "Combien ?". Son utilisation présente l'avantage d'aborder toutes les facettes d'un sujet. Voici un exemple de démarche :  Pourquoi ? : Rappeler le contexte. Le pourquoi est la raison d'être du plan d'action. Très important pour donner du sens à ce qui va être fait. Définir les buts. Que veut-on obtenir en mettant en place ces actions ? On entre dans le concret en formulant les finalités. Elles doivent, bien-sûr, être reliées au contexte.  Quoi ? : Lister les actions. Décrire sommairement leur contenu. L'idée n'est pas d'entrer dans le détail, mais simplement comprendre de quoi il s'agit. Eventuellement les prioriser. Normalement, ce travail est fait en amont. Celles qui sont présentes ont déjà été sélectionnées. Néanmoins, il est tout à fait pertinent de faire apparaître en premier celles qui ont le plus d'impact sur l'objectif global.  Qui ? : Définir qui est responsable. Autrement dit : qui pilote ? Qui rend des comptes ? Préciser également les autres acteurs qui peuvent
  26. 26. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 18 intervenir. C'est très utile pour savoir qui informer de l'avancée des actions.  Comment ? : Quels sont les ressources à disposition : budget, équipe...  Quand ? : Définir les dates de début et de fin. Pour une gestion avancée, comme c'est le cas en management de projet, on peut définir des jalons avec des livrables.  Où ? : Préciser les lieux lorsque cela est nécessaire. Combien ? : Fixer les critères de réussite. Ils permettent de valider le succès ou non d'une action et de prendre une nouvelle décision en conséquence : continuer, prévoir une nouvelle action. Graphique 3: Processus d'élaboration du plan d'action
  27. 27. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 19 3.1.5 Modèle de plan d'actions Tableau 4: Modèle de plan d'actions Contexte : ...................................................... Buts du plan d'actions : .................................... N° Projets/Actions Objectifs Activités Responsable Acteurs impliqués Localité d’intervention Période ou date Coût / budget Axe 0 : Analyse du contexte actuelle de l’environnement        Axe 1 : Fonctionnement        Axe 2 : Renforcement des capacités des élus et du personnel        Axe 3 : Suivi et évaluation des mutuelles à la base        Axe 4 : développement de l’Union et services aux membres Volet 1 :        Volet 2 :        Volet 3 :        Volet 4 :        Axe 5 : Relation avec les tiers et gestion des partenariats       Axe 6 : Etudes, recherches et capitalisation       Axe 7 : Recherche et Mobilisation des ressources            
  28. 28. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 20 Pour une planification plus fine, les actions peuvent être représentées sous la forme d'un diagramme de Gantt. L'intérêt est alors une visibilité accrue de la répartition des tâches dans le temps et une gestion plus fine de leur enchaînement. 3.2 Organisation et conduite d’une réunion et de séance de travail Les réunions sont un moyen de partager, au sein d'un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous. Néanmoins, les réunions sont « consommatrices en matière de temps » et doivent donc être les plus courtes possibles et menées dans un souci d'efficacité, afin de déboucher sur des actions concrètes. On appelle conduite de réunion, l'ensemble des actions à entreprendre afin d'organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d'effets. Pour parvenir à des résultats, il importe de bien la préparer, bien l’animer et surtout établir un document de fin de séance contenant les grandes discussions et les décisions prises. 3.2.1 Avant la réunion Avant toute chose, la raison d'être de la tenue d'une réunion doit être mûrement réfléchie : objectif de la réunion, possibilité de son organisation, besoin de se voir ou possibilité de passer l’information par message, possibilité d’exploitation les technologies de l’information et de la communication (TIC,) notamment internet pour faire la réunion, pertinence de se réunir, etc. Lorsque la pertinence de se réunir est prouvée, il faut prendre un certain nombre de dispositions pour la tenue effective de la séance.  Définir le périmètre de la réunion  Nombre et qualité des participants : il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d'harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique des questions à débattre.  Durée : idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser deux (02) heures. Pour les séances de travail et autres réunions, lorsque la réunion devra prendre plus de temps, il faut prendre les dispositions pour faire des pauses au maximum chaque deux (02)
  29. 29. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 21 heures afin de permettre aux participants de se détendre, se désaltérer et reprendre d’énergie pour la suite.  Ordre du jour : il s'agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l'ordre du jour et de désigner quelqu’un pour veiller au respect du temps.  Prévenir les participants  Diffuser l'ordre du jour à l'ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l'heure de début et de fin de la réunion.  Si possible et afin d'optimiser l'efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.  Convocation : selon le type de la séance et l’importance de leur présence, une convocation doit être établie pour le personnel afin qu'un ordre de mission leur soit adressé ou de requérir leur présence à la séance. Il s'agit de contraintes réglementaires permettant de valider le déplacement du personnel ou pour exiger leur présence à une séance.  Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que le personnel de l’Union.  Préparation de la salle et dispositions pratiques  Disposition des sièges selon la forme souhaitée : selon le type de réunion, le responsable de l’organisation de la réunion, dispose la salle pour faciliter le travail.  Préparation des kits de réunion si c’est nécessaire : il importe de préparer des kits de séance pouvant contenir l’ordre du jour et des documents nécessaires pour le bon déroulement de la réunion. 3.2.2 Pendant la réunion  L’ouverture de la réunion Après avoir prononcé quelques mots de bienvenue, celui qui dirige une réunion restreinte organise un tour de table et chacun se présente « nom et qualité ». L’animateur se présente en dernier. Le tour de table permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant. Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment
  30. 30. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 22 d'éviter l'utilisation de sigles. S’il s’agit d’une réunion de plus de 20 personnes, l’animateur fait circuler une feuille de papier où chacun inscrit son nom et sa qualité. La liste est polycopiée et distribuée dans les instants qui suivent.  Désignation d'un rapporteur Il est souhaitable de désigner un volontaire ou un membre du personnel technique pour la rédaction du compte-rendu. S'il s'agit d'une série de réunion, chacun devra être rapporteur à son tour.  Liste d'émargement Pour faciliter le suivi des réunions et des participants à chaque séance, il est nécessaire de faire circuler une liste d'émargement afin de permettre non seulement au service financier de valider les frais de déplacement et autres mais aussi de disposer d’archives. Une liste d'émargement type se présente comme suit : Tableau 5: Modèle de liste de présence Objet : …………………………………………………………………………….. Date et lieu : …………………………………………………………………….. Ordre Nom et prénoms Qualification/Ser vice/Structure Localisation Zone Sanitaire Contact : mail et téléphone Sexe Emargement  Récapitulatif du relevé de décisions précédent A toutes fins utiles, s'il s'agit d'une série de réunions, les décisions de la réunion précédente peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l'avancement de leur réalisation.  Rappel de l'ordre du jour Avant d'entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l'ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants. Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés en début de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunion.
  31. 31. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 23  Mettre à l'aise Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de réunion ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux participants. Par ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une température adaptée permettront de rendre une réunion plus efficace. Dans le déroulement de la réunion, il importe après discussions sur chaque point de l’ordre du jour, de faire une synthèse partielle de ce qui a été retenu avant de passer au point suivant.  Rédiger un relevé de décisions Un « relevé de décisions », établi collectivement par l'ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise en œuvre de chacune des actions, avec une date prévisionnelle.  Date de la prochaine réunion S'il s'agit d'une série de réunions, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d'une date commune pour la tenue de la ou des réunion(s) suivante(s). 3.2.3 Après la réunion  Rédiger le compte-rendu Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud », directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à moyen terme ». Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants :  Objet de la réunion ;  Date de la réunion ;  Participants (et excusés) ;  Ordre du jour ;  Résumé de chaque point de l'ordre du jour ;  Relevé de décisions ;  Date de la prochaine rencontre. Au minimum, à défaut d'un compte-rendu de réunion, il est indispensable de procéder à un simple relevé de décisions. Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs :
  32. 32. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 24  acter des décisions ;  formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à des personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissants ;  capitaliser l'information, pour mémoire.  Diffuser le compte-rendu Le compte-rendu doit être diffusé à l'ensemble des participants, pour validation. Après un délai de l'ordre d'une semaine, si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l'ensemble des participants.  Faire le suivi des décisions Pour s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises au cours de la réunion, il importe que quelqu’un soit responsabilisé parmi les participants pour procéder au suivi de la mise en œuvre et à relancer les responsables concernés au besoin. Cet état de chose permet de travailler de façon efficace et à éliminer les sujets de préoccupation à temps. Graphique 4: Synthèse du processus de réunion 3.3 Gestion de courriers 3.3.1 Classification du courrier Il existe quatre (04) catégories de correspondances :  La correspondance ordinaire numérotée : elle comprend les lettres, les messages tels que mémorandum, fax, notes administratives, notes de service. Pour chaque catégorie de correspondance, il existe un dossier
  33. 33. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 25 distinct pour le courrier Arrivée/Départ (registre Courrier Arrivé, registre Courrier Départ, Chronos Courrier Arrivé, Chrono Courrier Départ).  La correspondance ordinaire non numérotée : les messages reçus, notamment les courriers électroniques et SMS voire les appels téléphoniques sont traités dans les mêmes conditions que les correspondances numérotées. Toutefois, ils sont classés dans un dossier spécifique ouvert à cet effet. Pour le cas spécifique des SMS et des appels téléphoniques, il est conseillé de procéder à leur transcription en vue de leur classement. Ceci a l’avantage de disposer d’archives pour ces types de messages pour des usages éventuels.  La correspondance confidentielle est utilisée pour le traitement de questions délicates qui ne doivent pas être diffusées. Il existe un système séparé tenu par le Gérant. Lorsqu’un message électronique, fax ou lettre est reçu avec la mention "CONFIDENTIEL", toutes les copies dudit document sont transmises au Gérant et ne sont diffusées qu’avec son accord.  La correspondance personnelle : il s’agit de toutes les correspondances qui présentent un caractère privé. Elles sont transmises dès réception aux destinataires. 3.3.2 Traitement du courrier reçu L’ouverture des plis est assurée par le Secrétaire. Le Secrétaire réceptionne tous les courriers adressés à l’Union. Après enregistrement, il possède à la ventilation vers les destinataires. Une pochette navette ou un parapheur fait circuler le courrier destiné au Gérant qui émarge après lecture et, il indique la personne chargée de la réponse ou du suivi. - Les documents comptables (factures, chèques, etc.) sont transmis aussitôt à la comptabilité qui les enregistre dans un registre spécial. - Le Secrétaire centralise les fax et courriels reçus et les transmet sans tarder au dirigeant puis à chaque destinataire. - Tous les courriers reçus font objet d’enregistrement dans un registre de courriers Arrivés et un numéro est attribué à chaque courrier. - Après le processus administratif, le courrier est classé dans le chrono des courriers arrivés.
  34. 34. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 26 Graphique 5: processus de traitement des courriers reçus 3.3.3 Traitement du courrier départ Une photocopie de l’original de chaque courrier sera classée dans le dossier du tiers intéressé (membre, prestataire, fournisseur, personnel, partenaires, etc.). Tous les documents informatiques seront conservés et classés sur le même ordinateur afin d’éviter les recherches inutiles. Le courrier est obligatoirement présenté à la signature du Gérant ou du Président du CA selon le besoin. Le dossier de présentation comprend : - le ou les originaux à signer et expédier ; - les pièces à joindre ; - les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de l’affaire. Le Gérant ou son intérimaire dûment mandaté est le seul habilité à signer tout courrier sortant. En l’absence d’un secrétaire, chaque agent rédige les courriers qui concernent son domaine et le soumet à l’appréciation du Gérant. Tout courrier validé doit faire transit au niveau du service qui centralise les courriers en vue de l’attribution d’une référence et son enregistrement dans le registre. Une copie doit également être classée dans le chrono y afférant. Après avoir obtenu le « OK » du Gérant, le Secrétaire ou l’agent ayant initié le courrier : - procède à la correction éventuelle ;
  35. 35. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 27 - imprime la lettre ; - relit le courrier et le met dans le parapheur, le transmet de nouveau à l’initiateur (s’il y a un secrétaire) de la lettre pour visa ; - transmet le parapheur au Gérant pour relecture et signature ; - récupère le parapheur avec le courrier signé ; - affecte un numéro d’ordre chronologique au courrier ; - photocopie le courrier signé ; - prépare l’enveloppe au nom du destinataire ; - met l’original dans l’enveloppe et l’enregistre dans le registre « courrier départ » ; - fait remettre le courrier au destinataire contre décharge du cahier « courrier départ » ou l’affranchit ou le remet à l’agent de liaison ; - transmet une copie de la correspondance signée à l’initiateur ; - veille à ce que les courriers soient transmis aux destinataires avec diligence ; - classe chronologiquement la photocopie dans le classeur « courrier départ ». Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la photocopie du courrier signé par l’intérimaire est présentée sans tarder au dirigeant dès son retour, pour approbation. Graphique 6: Processus de traitement des courriers départ
  36. 36. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 28 3.4 Gestion des Ressources Humaines La procédure de gestion des ressources humaines se résume comme il suit ci-dessous. Les fonctions doivent être suffisamment séparées. Tout recrutement doit faire l’objet d’une prévision, selon le besoin, en rapport avec l’importance de l’activité qui nécessite la mise en place du moyen humain à un poste donné. La Direction Exécutive transmet au Conseil d’Administration, le budget de l’année suivante qui inclut le plan de recrutement soumis à l’adoption. Une fois le budget voté, le Conseil d’Administration donne ainsi quitus pour son exécution. Le Gérant se chargera dès lors, en accord avec le Conseil d’Administration:  du recrutement et du licenciement du personnel ;  de la détermination des niveaux de rémunération ;  de l’autorisation des primes et des avances sur salaires ;  de la fixation de la grille des payements (per diem, transport, hébergement etc.) ;  de la signature des chèques et autres instruments de paiements pour le paiement des salaires. 3.4.1 Du recrutement au licenciement du personnel  Recrutement Le plan de recrutement consiste à déterminer, pour une catégorie d’employés, l’effectif nécessaire pour l’année à venir et à comparer avec l’effectif probable : Effectif nécessaire – effectif probable = recrutements à opérer. On pratique ainsi la « gestion prévisionnelle du personnel ». Pour chaque poste, les aptitudes et compétences nécessaires sont définies : le profil du poste. Les étapes de la procédure de recrutement comprennent :  la prospection des candidatures : affichage au siège, petites annonces dans la presse… Les candidats intéressés adressent une demande d’emploi, leur C.V. et autres pièces exigées doivent figurés dans l’avis.  la sélection des candidatures (présélection sur dossier, test écrit et/ou entretien de sélection). Après la sélection et un recrutement, diverses opérations doivent être effectuées. - Opérations administratives (internes) :  visite médicale d’embauche (avant la fin de la période d’essai) ;
  37. 37. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 29  accueil du nouvel employé (livret d’accueil) ;  inscription sur le registre des entrées et sorties du personnel ;  création d’un dossier individuel (classement des divers documents) ;  mise à jour du répertoire (manuel ou informatique) ;  mise à jour du fichier du personnel (manuel ou informatique). - Déclarations obligatoires :  Déclarations à la sécurité sociale.  Déclarations à l’Inspection du travail (enregistrement des contrats de travail).  Licenciement Le licenciement doit être fait selon les textes qui régissent l’Union à savoir le code du travail, des conventions collectives, le règlement intérieur de l’Union et le contrat de travail. Graphique 7: Processus de recrutement du personnel 3.4.2 Livres nécessaires à tenir Les livres de paie et le registre de l’employeur sont cotés et paraphés par le
  38. 38. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 30 tribunal de première instance. Le registre se répartit en trois fascicules : n° 1, n° 2 et n° 3. • Le fascicule n° 1 est destiné à décrire par agent, son état civil, sa date d’entrée, son salaire de base. • Le fascicule n° 2 est destiné à décrire par agent, les emplois successifs occupés au sein de l’Union. • Le fascicule n° 3 est réservé aux sanctions. Quant au livre de paie, il est la récapitulation des états mensuels de salaires élaborés collés sur les livres de paie cotés et paraphés. 3.4.3 La constitution de dossiers du personnel Le Gérant est chargé de l’administration du personnel. Ainsi, il détient les dossiers du personnel. Il approuve l’état de paie mensuel, conserve sur lui le livre de l’employeur. Le dossier ou le fichier individuel de chaque agent doit contenir obligatoirement : • ses actes d’état civil (acte de naissance, carte d’identité, acte de mariage, de décès) ; • un casier judiciaire ; • un exemplaire du contrat de travail ou de la lettre d’embauche ; • les actes d’avancement ; • sa photo ; • un certificat de visite et contre- visite • un spécimen de sa signature ; • sa situation matrimoniale ; • la date de son embauche ; • le détail de ses rémunérations et retenues ; • les indemnités qui lui sont dues ; • son curriculum vitae accompagné de la copie de ses diplômes etc. 3.4.4 Les procédures comptables nécessaires Le comptable s’occupe de la préparation des salaires et de la répartition de cette charge entre éventuellement les partenaires et l’Union. Il élabore vers la fin de chaque mois, un état nominatif des salaires et charges sur salaires à payer et les fiches de paye. Il remplit les chèques et passe les écritures relatives aux salaires. Sur accord du Gérant (l’ordonnateur), il prépare les pièces relatives aux
  39. 39. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 31 avances, acomptes, fournitures et prêts au personnel. Les obligations fiscales et sociales en matière de salaire doivent être régulièrement respectées. Ainsi : • le personnel permanent doit être déclaré aux impôts et à la CNSS ; • le comptable doit établir les états d’impôts sur salaires et les états relatifs à la sécurité sociale et procéder aux paiements correspondant dans les délais ; • il est instauré une fiche de présence du personnel qui est remplie chaque jour par les intéressés eux-mêmes à leur arrivée dans les bureaux de l’organisation et à leur départ ; • il est également instauré un titre de permission. Tableau 6: Récapitulatif de la procédure de gestion des ressources humaines Procédure Acteurs Tâches Recrutement du personnel Organisation du recrutement Recrutement Gérant et PCA Tout besoin en personnel doit faire ressortir les points suivants : - Durée (temporaire ou permanent) ; - Date de la demande ; - Poste à pouvoir ; - Motif de la demande (remplacement départ, création de poste etc..) ; - Catégorie professionnelle ; - Contrôle si le poste est budgétisé ; - Une annonce est faite ; - Les candidats sont sélectionnés sur la base d’un test et/ou sur étude de dossier par un comité mis en place à cet effet ; Proclamation du résultat et établissement d’un contrat de travail ; Conditions générales de travail Contrat Secrétariat ou Gérant Établissement du contrat Le contrat doit indiquer les éléments suivants : Contrat temporaire ou à durée indéterminée ; Identité complète du salarié ; Situation familiale ; Fonction dans l’organisation ; Date d’embauche ; Signature du salarié ; Signature du PCA ;
  40. 40. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 32 Procédure Acteurs Tâches Dossiers du personnel Gérant Transmission Le contrat d’embauche est établi en trois exemplaires. Un exemplaire est remis au salarié ; Un exemplaire est conservé dans son dossier ; Un exemplaire est remis à la DGT. Dossier individuel Un dossier individuel est ouvert par le Gérant, il contient les pièces suivantes : Contrat d’embauche signé auquel sont annexés les diplômes et C.V ; Pièces d’état civil (acte de naissance ou jugement supplétif, certificat de nationalité casier judiciaire et carte d’identité ou passeport) ; Pièces médicales (certificat de visite et contre- visite) ; Fiche individuelle reprenant les éléments permanents nécessaires à l’établissement de la paie avec matricule affecté au salarié ; Évaluation du salarié ; Toutes les correspondances concernant le salarié. le Coordonnateur gère les données du personnel contenant les pièces citées ci-dessus. Paie Comptable Le Comptable s’occupe de l’établissement de la paie et doit à ce titre établir : - Les bulletins de salaire ; - Le livre de paye. a) journal de paie - le Comptable procède à la comptabilisation des éléments de paie au plus tard quinze (15) jours après. Le livre de paie récapitule tous les éléments contenus sur les bulletins de salaire devant servir à la comptabilisation de la paie. Versement des salaires. - Tous les salaires sont payés par chèque ou en espèce selon le cas ; - Le Comptable établit le chèque qu’il soumet à la signature des personnes indiquées. Les salaires peuvent également être payés par virement bancaire. b) bulletin de salaire Chaque bulletin de salaire doit indiquer : - la désignation de l’employeur ; - l’identité du salarié (nom, emploi et position) ;
  41. 41. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 33 Procédure Acteurs Tâches - le mois de paie ; - le salaire de base ; - les déductions effectuées sur le salaire brut ; - les heures supplémentaires effectuées ; - les primes et indemnités versées ; - les retenues effectuées (IPTS, avances et acomptes, Cotisations ouvrières, saisies-arrêts etc.) - le salaire brut ; - le salaire après retenues; - le net à payer. Congé Absence Gérant Secrétaire Comptable -Un congé annuel est octroyé à chaque agent après un an de service effectif à raison de 2 jours par mois. Son salaire lui est payé avant son départ ; -Un planning de congé est établi au début de chaque exercice ; -La décision de congé est soumise à la signature du Gérant ; -Un certificat de cessation de service est établi au nom du bénéficiaire par le Gérant -Les procédures de règlement sont identiques à celles prévues par le règlement des salaires ; -Lors de la reprise de service, un certificat de reprise est établi et visé par le Gérant. -Lorsque le travailleur doit s’absenter du service, il doit établir une demande écrite en précisant le motif, la durée et le lieu de jouissance ; -L’absence pour cas de maladie doit être justifiée par un certificat délivré par un médecin dans les 24 heures ; -Des événements familiaux dûment justifiés énumérés ci-après, auront droit pour le travailleur ayant au moins six mois d’ancienneté dans la structure, au bénéfice de permissions exceptionnelles d’absence, non déductibles du congé normal dans les dix jours ouvrables par an et n’entraînant aucune retenue de salaire conformément à la Convention Collective du travail. -Premier mariage du travailleur : ……6 jours ouvrables ; -Autres mariages du travailleur : ……3 jours ouvrables ; -Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur : …...1 jour ouvrable ; -Décès du conjoint : …………..5 jours ouvrables ;
  42. 42. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 34 Procédure Acteurs Tâches -Décès d’un enfant, d’un père ou de la mère du travailleur : ……………….2 jours ouvrables ; -Décès d’un ascendant en ligne directe, d’un frère ou d’une sœur :…………………..1 jour ouvrable ; -Décès d’un beau-père ou belle-mère : .1 jour ouvrable ; -Naissance d’un enfant :…….1 jour ouvrable ; -Première communion : ……..1 jour ouvrable ; -Baptême d’un enfant : ……….1 jour ouvrable ; -Déménagement :………..1 jour ouvrable ; Toute permission de cette nature doit faire l’objet d’une autorisation écrite préalable par le Gérant, sauf cas de force majeure. Dans cette dernière éventualité, l’agent doit informer le Coordonnateur dès la reprise du travail. - À la fin du trimestre, une déclaration des cotisations à la Sécurité Sociale est établie au vu des différents états de paie ; - Les imprimés sont remplis par le comptable ; - Le paiement est effectué par chèque selon les délais requis à la matière. - La déclaration mensuelle est établie au plus tard le quinzième jour du mois prochain ; - La déclaration est faite au vu des états de salaire ; - Elle est signée par le Comptable ; La déclaration et un chèque sont transmis au Guichet de la CNSS par registre de transmission de chèque. 3.4.5 Les missions Tout employé ou élu peut dans le cadre de ses activités se rendre en mission tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du pays. Pour un voyage de plus d’une semaine, l’approbation du Président du CA et celle du Gérant sont indispensables. Cette approbation est notifiée par un ordre de mission mentionnant l’objet, la durée, le lieu, le mode de transport et la signature du Gérant pour le personnel technique et du Président pour les Elus. Du retour de la mission, l’employé ou l’élu est dans l’obligation de produire un rapport de mission. Une note de service viendra préciser le montant des frais de mission tant au niveau national qu’international en tenant compte d’un certain nombre de principes, notamment le coût de la vie dans le lieu de la mission, la durée en jour pour pouvoir définir le montant à allouer. Pour ce qui
  43. 43. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 35 est des frais de transport, ils seront pris en charge au prix réel sur présentation de facture ou de reçu de paiement. NB : les autres frais hormis ceux d’entretien (restauration, sus mentionnés) engagés sont remboursés sur présentation des pièces justificatives. Pour les missions hors du territoire national, il faut tenir compte du pouvoir d’achat et de la valeur de la monnaie en circulation dans le pays hôte pour définir les frais d’entretien pour un voyage à effectuer. Toute mission doit être sanctionnée par un ordre de mission car au démarrage de la mission, le missionnaire prend 75% de ses frais de mission et le reste après dépôt du rapport de mission et ceci dans un délai de cinq (05) jours. NB : Attacher l’ordre de mission et la pièce justificative.
  44. 44. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 36 CHAPITRE 4 : PROCEDURES FINANCIERE ET COMPTABLE DES MUTUELLES DE SANTE La vie d’une union de mutuelles de santé est ponctuée par un ensemble d’opérations économiques qui modifient constamment le volume et l’organisation de ses ressources. Ces opérations devront être enregistrées car l’union doit être en mesure de suivre son patrimoine, sa situation financière ainsi que son résultat d’exploitation. C’est l’un des principaux objets de la comptabilité d’organiser cet enregistrement, d’en effectuer la vérification et de produire régulièrement une synthèse des informations financières traitées. La comptabilité ne doit pas être considérée comme une contrainte ni comme une finalité. Elle est avant tout un outil indispensable à une gestion efficace. De ce fait, elle ne doit pas être perçue comme un luxe réservé aux seules unions qui disposent de comptables. S’il est vrai qu’elle repose sur des mécanismes qui sont parfois complexes, elle peut être adaptée et simplifiée pour les mutuelles à la base qui ne disposent pas des compétences nécessaires. Dans le cadre de la professionnalisation, il est indispensable de recruter un professionnel comptable au niveau de chaque union. Il n’est pas rare de découvrir de nombreux problèmes de comptabilité au sein des mutuelles et unions de mutuelles de santé dus surtout au manque de pièces justificatives ainsi qu’à l’organisation financière et aussi au manque d’informations sur la gestion financière. Nous allons détailler dans ce chapitre les documents essentiels pour une bonne gestion financière des mutuelles de santé ainsi que les procédures comptables à observer en respect aux principes comptables de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) et au Plan Comptable des Mutuelles Sociales (PCMS) au sein de l’UEMOA de mai 2012. 4.1Procédures financières 4.1.1 Les ressources d’une union ou mutuelle communale de santé Les ressources de l’Union sont constituées des ressources internes et de celles externes telles que prévues par les statuts généralement.  Les ressources internes : il s’agit des droits d’adhésion, des cotisations des membres, des recettes des prestations de services, des réserves constituées ainsi que des dons et legs obtenus des membres. Pour ce qui concerne les droits d’adhésion, les parts sociales et les cotisations, ils doivent faire l’objet d’une pièce justificative d’entrée de fonds notamment une fiche de recettes préétablie et d’un reçu qui précise l’objet de l’opération effectuée. Ils doivent également être inscrits dans le registre comptable qui est mis
  45. 45. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 37 en place auprès du Comptable et dans un fichier conçu à cet effet et dans le logiciel spécialisé de comptabilité mis en place selon les procédures comptables en la matière. Ceci permettra de faire un reporting régulier et de disposer d’informations comptables et financières à tout moment. Pour les recettes issues des prestations de services et autres activités menées, elles doivent faire l’objet de facturation au bénéficiaire. Il s’agit notamment des honoraires sur prestation, des frais de location de biens de l’Union, de salle et d’autres matériels, etc. Elles sont également inscrites dans le registre comptable et tout autre support électronique mis en place à cet effet. Toutes les facturations et l’établissement de pièces ne peuvent être établis que par le Comptable qui est habilité à les inscrire dans le registre et les divers supports. Il peut, néanmoins, déléguer expressément son pouvoir à quelqu’un d’autre par écrit. Enfin, les dons et legs internes et externes sont considérés comme des ressources internes et doivent être pris avec un acte de donation simple signé des deux parties et enregistrés dans le patrimoine de l’organisation selon sa nature.  Les ressources externes sont constituées de l’ensemble des subventions obtenues des partenaires dans le cadre de l’exécution de divers projets de l’Union ainsi que pour son fonctionnement. En effet, sur la base des différentes propositions de projet faites aux partenaires, ils octroient des financements (subventions) dont le décaissement peut être intégral au démarrage ou alors à décompte périodique selon les différentes phases du projet. Ces différentes subventions doivent être traitées selon le partenaire et le projet afin de suivre la gestion de chaque financement obtenu. Des comptes pourront être créés pour chaque financement obtenu. Elles font l’objet de traitement spécifique afin de permettre de voir les fonds dépensés par rapport au financement reçu et d’en dégager le résultat. 4.1.2 Les opérations de trésorerie Les opérations de trésorerie sont constituées des opérations de caisse et de banque à travers les encaissements et les décaissements. L’Union, dans le but d’assurer la sécurité et la traçabilité des fonds, se dote de comptes bancaires dans une institution financière de la place. Elle peut se doter d’autant de comptes bancaires qu’elle veut. Aussi, un sous- compte ou un compte particulier doit être ouvert pour chaque projet d’envergure et qui s’étale sur plusieurs années. Aussi, un compte de fonctionnement est ouvert à la banque.  Les opérations de banque L’union peut ouvrir plusieurs comptes bancaires. De même, chaque partenaire peut exiger l’ouverture d’un compte bancaire spécial pour les activités qu’il envisage financer en vue de lui permettre de suivre la traçabilité des fonds
  46. 46. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 38 qu’il injecte. A défaut de cette exigence, il est souhaitable qu’un compte ou sous- compte soit ouvert pour chaque projet afin d’évaluer la gestion faite du financement. Dans le cadre de la gestion des comptes bancaires, le comptable établit une demande d’appel de fonds selon une périodicité définie dans les accords avec les bailleurs de fonds et le Conseil d’Administration. Elle est soumise au Gérant pour contrôle et signée par le Président.  Signataires des comptes banques Il est souhaitable, dans le but de la séparation des pouvoirs, que tout décaissement sur un compte bancaire soit soumis à une double ou triple signature selon le cas. L’union peut disposer d’un compte de fonds propres, d’un autre pour les projets et/ou programmes et d’un compte fonctionnement pour la gestion quotidienne. Pour ce qui est des signatures, il est conseillé de se référer à ce que les textes prévoient en la matière.  Approvisionnement des comptes banques Les comptes sont alimentés par des versements d’espèces, des remises de chèques et des virements au profit de l’Union par les bailleurs de fonds et autres partenaires et débiteurs. Une fiche d’imputation doit être établie par le comptable, visée par le Gérant pour chaque entrée de fonds et quelle que soit son origine. Le document de la Banque matérialisant chaque encaissement doit être joint à la fiche d’imputation correspondante.  Les dépenses par les banques Les dépenses par les banques permettent:  de transférer des fonds entre les banques ;  d’alimenter la caisse de l’Union ;  de régler les prestataires conventionnés, les fournisseurs et autres créanciers. Pour le paiement des factures des fournisseurs et autres prestataires de services, le comptable fait les contrôles d’usage notamment en comparant la facture avec la facture pro forma, le bon de commande et le bon de livraison (ou la vérification du cachet « certifié service fait » en cas de service) de même que les calculs arithmétiques de la facture.  Transfert de fonds entre banques Le comptable émet un ordre de virement ou un chèque qui doit être signé par les deux cosignataires. Il émet ensuite une fiche d’imputation (l’ordre de dépenses) pour enregistrer la sortie de fonds de la banque qui décaisse et une autre (ordre de recettes) pour enregistrer l’entrée de fonds dans le compte de la banque qui encaisse.
  47. 47. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 39  Retrait de fonds pour la caisse Le comptable émet un chèque qui doit être signé par les deux cosignataires. Ensuite, il établit une fiche d’imputation pour enregistrer la sortie de fonds de la banque qui décaisse et une autre pour enregistrer l’entrée de fonds dans le compte caisse. La fiche d’imputation est accompagnée d’une copie du chèque signé.  Le contrôle A la fin de chaque mois, un état de rapprochement doit être établi pour chaque compte bancaire par le comptable. Il doit soumettre au Gérant pour approbation. 5 Gestion de la caisse  Approvisionnement Une demande d’approvisionnement de la caisse doit être établie par le caissier, en charge de la caisse, quand le solde caisse est inférieur ou égal à 10% de la dotation. L’encaisse maximale est de 50 000 FCFA. La demande d’approvisionnement de caisse est visée par le comptable et signée par le Gérant. Une caisse tampon peut être créée pour recevoir des fonds dont les dépenses s’exécutent dans les 24 heures qui suivent la réception des fonds, notamment lors de la tenue de différentes sessions du Conseil d’Administration, de formation et aussi de diverses rencontres organisées dans le cadre des activités de l’organisation. Caisse tampon: Ce fonds peut excéder le plafond de la caisse ordinaire mais conforme à une dépense budgétaire d’activité où on doit opérer des dépenses en espèces comme le paiement des per diem et déplacement lors d’une AG, d’une formation, d’un atelier ou d’une séance. Les reliquats des fonds de cette caisse tampon doivent être retournés à la caisse de menues dépenses. Si ce reliquat est élevé, il doit être reversé au compte d’origine.  Dépenses par la caisse Les dépenses par la caisse ordinaire doivent être évitées lorsqu’elles dépassent un seuil de cinquante mille (50.000) FCFA. Le Gérant est l’ordonnateur délégué des dépenses par la caisse. Pour le paiement des prestataires de soins, il est fortement recommandé de faire un paiement par virement bancaire ou compte à compte. Une fiche de dépenses doit être émise par le responsable de marketing et de la promotion, visée et approuvée par le Gérant. Un brouillard de caisse doit être tenu manuellement pour enregistrer tous les mouvements de fonds.
  48. 48. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 40  Les paiements en espèces des factures Après mention du ‘’Bon à payer’’ sur les factures par le Gérant, le caissier effectue les paiements en espèces. Le prestataire ou le fournisseur doit acquitter la facture avant de recevoir son paiement.  Contrôle inopiné de caisse Le Comité de Surveillance, le Président du CA ou le Gérant doit procéder de temps en temps à des contrôles inopinés de caisse au niveau de l’Union.  Contrôle périodique de caisse A chaque réapprovisionnement de la caisse, on doit vérifier la concordance du solde de caisse sur le livre de caisse et le solde effectif en caisse. On établit le procès-verbal de caisse. Ce contrôle est effectué par le Gérant auprès du caissier. Tableau 7: Maquette d'un livre de caisse ou de banque Date N°PJ Libellé Montant Entrées Sorties Solde report Totaux A reporter Le journal de caisse et banque nous montre tous les mouvements dans la caisse ainsi que sur le compte bancaire. Il est impératif que chaque compte bancaire ait son propre livre de caisse /banque. Il est important de le remplir correctement pour voir le lien entre la caisse, la banque(les entrées et sorties).
  49. 49. Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 41 Graphique 8: Processus de gestion de la caisse de menues dépenses 6 Procédure de mobilisation des ressources internes. Les ressources internes de l’Union ou de la mutuelle communale sont constituées des droits d’adhésion, des cotisations, des revenus générés par diverses prestations de services et des excédents des exercices écoulés. Les droits d’adhésion et les cotisations sont recouvrés par le Responsable Marketing/caissier contre un reçu qui constitue la pièce comptable d’entrée de fonds en caisse. Les droits d’adhésion doivent être entièrement recouvrés à l’intégration du membre. Pour faciliter le travail et tenant compte de la spécificité de l’organisation du mouvement mutualiste, les droits d’adhésion et les cotisations de l’Union ou de la mutuelle communale sont recouvrés par les Trésoriers des mutuelles à la base et reversés au responsable de Marketing de l’Union contre décharge. Les revenus des locations regroupent toutes les entrées de fonds dus à la location de divers équipements (salle de conférence, bureau, vidéo projecteur, etc.). Ils sont également recouvrés par le Comptable.

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