Manuel de procedure o n g cause premiere

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Manuel de procedure o n g cause premiere

  1. 1. O N G CAUSE PREMIEREADRESSE : Cause Première ONG humanitaire africaine - Siège Social BP : 422 BELFORT - MOSQUEE s / Bd 54 ZIGUINCHOR - SENEGALTél : +221 33 991 66 55 Fax : +221 33 991 63 99. Représentation de Dakar : 44 bis Cité Léopold Sédar Senghor Tél : +221 33 835 23 05Fax: +221 33 835 23 07 BP: 23985 Dakar-Ponty Email: cp@causepremiere.org Site web: www.causepremiere.org MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION Juillet 2010.
  2. 2. SOMMAIREI- ORGANIGRAMME ET DESCRIPTION DE POSTE11 - Enjeux de l’organisation12 – Fonctions et attributions 121- Le Coordonnateur 122- Le chargé de la comptabilité 123- Le chargé des finances et de l’administration 124- Le responsable des opérationsII- PROCEDURES21 - Gestion budgétaire 211- Elaboration du plan d’action 212- Elaboration du budget 213- Suivi budgétaire22 - Achats 221- Expression des besoins et commandes 222- Factures dachat 223- Paiement des factures23 - Tenue de la Caisse24 - Contrôle et Inventaire des espèces25 - Opérations Bancaires 25.1- Signatures autorisées 25.2- Suivi des opérations bancairesIII- CLASSEMENT ET COLLECTE DES PIECES31 - La collecte des documents32 - Le classement des pièces 321- Le dossier juridique permanent 322- Les fiche de paie 323- Les pièces de caisse 324- Les factures - fournisseurs 325- Les pièces de banque
  3. 3. 326- Les autres pièces comptables 327- Le courrier33 - Les disquettes informatiquesIV- SYSTEME COMPTABLE41 - Le système informatique42 - Les états édités43 - Exercice comptableANNEXESBrouillard de BanqueRegistre de PaieBrouillard de CaissePièce de CaisseRépertoire des CommandesRegistre des Demandes dAchatFiche dInventaire de CaisseFiche Individuelle de Suivi des ImmobilisationsAutres outils de gestion
  4. 4. I- DESCRIPTION DE POSTES ET ORGANIGRAMME 11- Enjeux de l’organisationL’organisation des différents projets gérés par les démembrements de l’ONG Cause Premièredoit répondre aux règles de gestion généralement admises afin d’assurer : - la maîtrise de l’activité propre au projet concerné, - le bon fonctionnement de la structure dans son ensemble, - l’atteinte des résultats attendus de part et d’autre, - la présentation de situation de synthèse attestant de la transparence des opérations, - la pérennité de l’action au profit des bénéficiaires.Ainsi, quatre fonctions fondamentales doivent être séparées et attribuées à quatre personnesou hiérarchies différentes pour éviter les erreurs, négligences, fraudes et leur dissimulationque favorisent un tel cumul : - la fonction de traitement ou opérationnelle, - la fonction de détention de valeurs monétaires ou physiques ou fonction de protection et de conservation du patrimoine de l’ONG - la fonction de comptabilisation et d’enregistrement, - la fonction de contrôle. Ces fonctions traduisent les 4 postes minimum qui doivent se retrouver dans l’organisation de chaque projet : un représentant (coordonnateur), un chargé de la comptabilité, un chargé de l’administration et des finances et, et un chargé de la planification et du suivi-évaluation. NB : L’équipe de direction locale du projet travaille sous la supervision du Président de l’ONG Cause Première/Siège de qui elle tient sa légitimité. Ainsi, elle ne fait ABSOLUMENT RIEN sans avoir l’accord écrit de celui-ci.
  5. 5. 22- Fonctions et attributions221- Le Représentant LocalIl est chargé :- de la coordination de toutes les activités du projet et des relations avec lespartenaires,- de l’élaboration du programme d’activités et du budget de mise en œuvrecorrespondant etde la mise en œuvre de toutes les opérations compte tenu des accords avec lespartenaires,- du contrôle administratif et financier, ainsi que du suivi technique de l’exécution duprojet,- de la mise à jour des programmes et des budgets prévisionnels,- de fournir toutes les informations utiles et réglementaires au secrétariat exécutif de Causepremière etl’exécutif local de l’ONG afin d’assurer une correcte supervision du projet,- de la gestion du personnel du projet,- de veiller à la mise à disposition de tous les documents comptables renseignant surla situation financière et patrimoniale du projet,- du contrôle du bon fonctionnement (opérationnel, financier, humain et matériel) duprojet.En sa qualité de responsable morale du projet, il est répondant des résultats du projet et desrelations avec les tiers ainsi que de la sauvegarde de l’image de marque de l’ONGCause première.222- Le chargé de la comptabilitéIl est chargé :- de la tenue de la comptabilité, compte tenu de la réglementation en vigueur et desprocédures spécifiques au projet,- de la justification de toutes les opérations passées en comptabilité et des fonds disponibles par tous les moyens appropriés, notamment par l’établissement des rapprochements
  6. 6. bancaires sur la base de relevés de comptes réciproques,- du suivi de tous les biens propriété du projet (dont leur entretien),- de la préparation des rapports financiers périodiques, et du regroupement de tous les justificatifs nécessaires au versement des différents appels de fonds auprès des bailleurs,- de la production des états financiers du projet dans les délais requis.Il également responsable :- de la réception des commandes de biens et services et du suivi de toutes les sortiesen réunissant les pièces justificatives y afférant,- de tenir la comptabilité des matières en adressant périodiquement ou lorsque lecontrôle l’exige, un inventaire physique contradictoire,- de la bonne conservation de tous les biens du projet (immobilisations, fournitures).223- Le Responsable Administratif et FinancierIl est chargé :- de la conservation des avoirs financiers du projet et du suivi de la trésorerie, ainsique de la justification de tous les mouvements en dépenses et en recettes,- d’encaisser les sommes destinées au projet pour le financement des activités,- de recevoir, d’étudier et de payer les propositions de règlement de dépensesconformes au budget établi et régulièrement autorisées par le coordonnateur,- de renseigner le coordonnateur sur les disponibilités effectives de trésorerie (enaccord avec le comptable), avant tout décaissement,- du suivi des réalisations de dépenses par rapport aux prévisions à l’aide de la fichede suivi budgétaire et de la production périodique de situation d’exécution budgétaire,- de la production des rapports mensuels de suivi financier à l’attention du bailleur,
  7. 7. - de la tenue des chéquiers et des relations avec les institutions financières.Il tient la caisse du projet.224- Le Chargé de la Planification et du Suivi-EvaluationIl est chargé :- de coordonner et superviser l’ensemble des activités du projet,- de l’élaboration du plan opérationnel à présenter au bailleur après approbation parl’équipe de direction,- de l’élaboration, pour chaque activité, du budget de mise en œuvre correspondant envue de son approbation par le coordonnateur,- de veiller à l’application des conditions de sécurité au cours des activités du projet,- de l’encadrement de tous les agents opérationnels relevant de son domained’intervention,- du contrôle et de la certification du bon déroulement des activités du projet.- de l’organisation matérielle et opérationnelle de toutes les activités du projet,- de la mise à disposition de toutes les informations utiles au coordonnateur afind’assurer une correcte supervision des activités,- de la production des rapports d’activité périodiques à l’attention du bailleur.
  8. 8. ORGANIGRAMME STANDARD DES PROJETS ONG CAUSE PREMIERE (Siège) REPRESENTANT RESPONSABLE CHARGE DE LA CH. PLANIFICATION &ADMINISTRATIF & COMPTABILITE SUIVI-EVALUATION FINANCIER
  9. 9. II – PROCEDURES DE GESTION2.1- GESTION BUDGETAIRE2.1.1- Elaboration des plans d’action (voir annexe 1)Le plan d’action fait la synthèse de l’ensemble des activités du projet pendant la périoderetenue. Pour chacune d’elles, les responsables, les échéances, les moyens de mise en œuvrenécessaires et leur origine sont définies.2.1.2- Elaboration des budgetschargé des finances et de l’administration Ce budget est basé sur le plan d’actions del’année, négocié avec l’exécutif de l’ONG local et avec les partenaires.La préparation du programme d’activités et du budget concerne tous les responsables del’équipe de direction : ° le coordonnateur, ° le chargé des finances et de l’administration, ° le chargé de la comptabilité, ° et le chargé des opérations.Chaque responsable fournit ses prévisions de dépenses et de recettes en rapport avec lesactivités de son domaine d’intervention.Le budget doit être transmis au bailleur avec tous les éléments ayant permis la déterminationdes prévisions : hypothèses de base, données statistiques, calculs opérés, etc…Le chargé des finances et de l’administration du projet recueille le budget approuvé etprocède à l’élaboration du plan de décaissement prévisionnel qu’il soumet au coordonnateur.Ce sont ces dotations définitives qui seront prises en compte tout au long de la périodebudgétaire.2.1.3- Suivi budgétaireLe suivi budgétaire repose sur le fait que les activités doivent être exécutées conformémentau budget validé. Il permet de prévenir les dépassements et de tirer sur la sonnette d’alarme.Tout écart constaté doit faire l’objet de justification.La fiche de suivi budgétaire est un outil à la disposition du chargé des finances et del’administration pour faire ce travail.
  10. 10. 2.2- ACHATS.2.2.1. Expression des besoins et commandesLes demandes dachat, sont en principe exprimées par les responsables des différentsdépartements auprès du coordonnateur pour accord par visa (cachet et signature). Deux cassont à distinguer :a) Réalisation d’un investissementElle s’applique aux opérations d’investissement dont le montant est supérieur à 100.000FCFA.- Expression du besoin d’achat par un responsable de département du projet,- Approbation de la demande d’achat par visa du coordonnateur (cachet et signature),- Consultation de prix (factures pro forma) par le chargé des finances et de l’administration,- Sélection de la meilleure offre technique et financière par appel d’offres (par l’équipe de direction du projet),- Etablissement de la commande (bon de commande) par le comptable,- Réception de la commande par le chargé des finances et de l’administration et le responsable du département demandeur (PV de réception après contrôle de la quantité, et du prix),- Règlement partiel ou total de la commande par chèque,- Enregistrement par le comptable de l’opération.b) Réalisation de menues dépenses - Expression de besoins par le demandeur, - Consultation de prix, - Sélection de la meilleure offre (en tenant compte du rapport qualité/prix) - Approbation de la demande d’achat par le coordonnateur - Achat (par le département demandeur) - Règlement par le chargé des finances et de l’administration.Dés que la demande d’achat est accordée, le comptable procède à son classement dans le"Chrono des Demandes dAchat ". Au besoin, une commande est établie pour le fournisseurchoisi. A la livraison des articles commandés ou lorsque le service demandé est rendu, lecomptable mentionne la date de livraison sur la demande dachat.
  11. 11. 2.2.2. Factures dachatCe sont les factures reçues des fournisseurs suite à une acquisition de produits ou au bénéficedune prestation de service. Tout achat pour une activité professionnelle, doit faire lobjetdune facturation.Il en découle que "Tout achat pour lequel, il nest pas présenté de facture régulière est réputéavoir été effectué en fraude de la TVA". Il convient par conséquent dy porter une attentionparticulière.Toutes les factures fournisseurs reçues par le projet doivent être soumises, au comptable quieffectue les contrôles suivants : - sassure de la conforrmité entre la facture et la demande dachat, - vérifie le calcul arithmétique, - vérifie la forme de la facture : date, numéro, identité fournisseur, TVA.Ces vérifications faites, il vise la facture et elle est transmise au coordonnateur.Conseil : il est important que le chargé des finances et de l’administration sengage dans larecherche de fournisseurs de confiance pour les principaux produits faisant lobjetdapprovisionnement afin de bénéficier, au besoin, de conditions de paiement favorables(délais de livraison courts, crédits, délais de règlement, réductions commerciales etfinancières, etc...). 2.2.3. Paiement des facturesEn principe, les factures fournisseurs ne seront entièrement payées qu’après livraison desproduits commandés ou exécution complète du service demandé.Les achats de faibles montants sont payés par caisse par le chargé des finances et del’administration et ceux de grande valeur par le coordonnateur par chèque.Dans tous les cas, le coordonnateur doit toujours sassurer des disponibilités de trésorerieavant toute autorisation de paiement.Le comptable est tenu de noter, après chaque paiement, sur la facture-fournisseur : le modede règlement et la date. Puis procéder au classement de la facture.
  12. 12. 2.3 TENUE DE LA CAISSELa caisse de l’ONG est tenue par le responsable financier. Elle est composée des billets debanques et des pièces de monnaie. Elle na quune fonction dappoint pour régler les petitesdépenses.Un "brouillard de caisse", destiné à noter sur le moment et rapidement toutes les entrées ettoutes les sorties de caisse, est tenu par le chargé des finances et de l’administration. Il doitpermettre de connaître au quotidien tous les mouvements de caisse et de savoir à tout instant(par le solde obtenu) le montant en caisse.Les opérations de caisse effectuées avec des espèces, ont la particularité de ne pas laisser detraces au point de vue comptable, hormis la notation quen fait le comptable sur le brouillardde caisse.Pour y remédier, chaque recette ou dépense de caisse sera justifiée : - par une pièce comptable telle que facture, note, quittance ou autre sur laquelle on notera "réglé par espèces le .................". - ou par une pièce de caisse créée par l’ONG (donc pièce comptable interne) pour justifier un mouvement de caisse non appuyé par une facture ou un justificatif quelconque.Il est important de justifier toutes les entrées et les sorties de fonds, (mêmes opérées par lecoordonnateur) au risque de se retrouver avec un solde caisse négatif.2.4 CONTROLE ET INVENTAIRE DES ESPECESLoption est lutilisation du système dit de "soldes fixes". Le principe est le suivant :les recettes ne seront en aucun cas directement utilisées pour couvrir les dépenses courantes.Elles sont collectées puis versées périodiquement à la banque.Il sagit de maintenir le fonds de caisse à un niveau fixe, déterminé par le montant moyen desdépenses courantes de l’ONG. Pour l’ONG, ce solde fixe peut être maintenu à cinquantemille FCFA (50 000 f cfa). Toute dépense donne lieu à létablissement dune piècejustificative. A chaque instant, le solde en caisse ajouté aux justificatifs des dépensesengagées correspond au montant fixe indiqué préalablement défini, soit 50.000 F cfa.Le montant en caisse sépuisant progressivement la caisse sera réapprovisionnée par chèque,dés que le solde atteint 15 000 f cfa, du montant exact des dépenses engagées sur demande duchargé des finances et de l’administration et adressée au coordonnateur.Le réapprovisionnement de la caisse fait lobjet dun compte rendu mensuel.Par ailleurs, des vérifications périodiques et inopinées de la caisse sont faites par lecoordonnateur. Cela garanti une plus grande efficacité du système de contrôle interne. A cetteeffet des "fiches dinventaire despèces" seront utilisées (annexe …).
  13. 13. 2.5 OPERATIONS BANCAIRES 2.5.1. Signatures autoriséesLe principe retenu est la co-signature. Tous les chèques en règlement sont signés par le coordonnateur et le responsable financier. Les chéquiers sont détenus par le comptable. Celui-ci ne doit établir les chèques qu’après sêtre assuré du bien fondé des dépenses quils entraînent, donc sur présentation de tous les justificatifs correspondants. Par conséquent le chargé des finances et de l’administration doit, après avoir effectué tous les contrôles dusage, présenter aux signataires toutes les pièces justificatives permettant dédifier sur la justesse des dtytuioopépenses à engager. Lorsque les justificatifs ne sont pas suffisants, le chèque est rejeté sans signature. Pour tout établissement de chèque, il est préférable que cette procédure soit soigneusement observée avant toute signature, ainsi les cas dannulation de chèque sont limités. 2.5.2. Suivi des opérations bancaires Il est souhaitable que lessentiel des règlements soit fait par chèques : - les fonds en banque sont moins accessibles que les espèces déposées dans une caisse, - les mouvements bancaires sont retracés sur des relevés bancaires qui sont régulièrement envoyés à lentreprise (facilitent le suivi des opérations). Le comptable devra tenir un "Brouillard de Banque" dans lequel seront enregistrées les émissions de chèques de l’ONG, les avis de débit reçus de la banque, les avis de crédit et autres. Il doit permettre de connaître au jour le jour le solde en banque : ~ chèques émis, prélèvements automatiques (mensualités emprunts, intérêts, escomptes, Commissions bancaires etc.) ~ virements obtenus, bordereaux de chèques et deffets remis en banque etc... ~ Solde du jour. Lobtention dune bonne gestion de la trésorerie de l’ONG est intimement liée au suivi quotidien de lavoir en banque. Cette opération évite lémission de chèques sans provisions et permet, au besoin, dobtenir davance le renflouement de la trésorerie (emprunt, découvert bancaire, facilités de caisse etc..). A chaque réception de relevé, le comptable devra procéder au pointage du brouillard et du relevé obtenu afin détablir la concordance entre les deux documents. Ce rapprochement se fait en principe chaque mois.
  14. 14. Conseil : il est bon que les chèques établis par les signataires portent les mentions suivantes : - indiquer le nom du bénéficiaire (donc pas de chèque au porteur), - préciser le montant (pas de chèque en blanc), - être barrés si possible (surtout lorsque le bénéficiaire possède un compte).Veiller au report systématique de toutes ces mentions sur les talons des chèquescorrespondants.
  15. 15. III - COLLECTE ET CLASSEMENT DES PIECESToute lactivité de l’ONG est tributaire dune bonne diffusion de linformation (interne etexterne) en son sein. Cette information a, en général, comme seuls supports les piècescomptables, et le courrier administratif et opérationnel.Il faut donc sassurer que l’ONG collecte bien lensemble des pièces comptables, documentset autres informations nécessaires à laccomplissement de sa mission.3.1 LA COLLECTE DES DOCUMENTSLa comptabilité de l’ONG nest alimentée que par les documents comptables et piècesjustificatives. Ils constituent sa seule source dinformation. Il est donc nécessaire que latotalité des informations indispensables à la bonne tenue des comptes soit disponible entemps opportun et au bon endroit. Cela suppose pour l’ONG que le flux dinformation entrela comptabilité les autres départements soit bien organisé pour une bonne collecte des piècesjustificatives.Ces pièces justificatives (ou pièces comptables) ont deux fonctions essentielles : - servir de base pour lenregistrement des écritures comptables, - servir à justifier ces mêmes écritures comptables, en cas de contrôle, en leur donnant force probante.Etant donné la variété des transactions, il existe une variété de supports. Néanmoins, il estpossible de les classer en deux catégories :• les pièces comptables dorigine interne - factures clients (et factures davoirs adressées par le projet aux clients), - pièces de caisse, - bulletins de salaires, - notes de frais, - déclarations fiscales (TVA et autres taxes..), - états des travaux faits par le projet pour lui-même, - inventaires des stocks, - tableaux des immobilisations et amortissements etc..• pièces comptables dorigine externe - factures fournisseurs, - quittances de téléphone, deau, délectricité, de loyer ...., - notes dhonoraires à payer, - relevés de banque ou de CCP,
  16. 16. - bordereau de remise de chèques, - avis de débit, avis de crédit de la banque, - effets à recevoir ou à payer, etc..Cette liste est loin dêtre exhaustive. Elle tient compte uniquement des pièces courammentutilisées dans le domaine dintervention de l’ONG.3.2 LE CLASSEMENT DES PIECESLe classement des pièces justificatives est fondamental pour la gestion de linformation ausein dune entreprise. Il est un facteur clef pour la communication interne mais égalementexterne de lentreprise (cas de contrôle). Cest pourquoi leur conservation doit répondre auxprescriptions légales et réglementaires établis en la matière."La pièce comptable est le fondement même de lécriture comptable, cest sa base juridique.Si la pièce a été mal classée, lécriture ne pouvant plus être justifiée devient sans valeur. Cecisouligne limportance du bon classement".Il faudra : - que les documents venant de lextérieur et classés, soient des originaux (plutôt que des duplicatas ou des photocopies), - que pour les documents émis par le projet, que se soient les doubles qui soient classés (les originaux étant envoyés aux tiers), - que le classement des pièces comptables se fasse de la manière suivante :3.2.1. Le dossier juridique permanentLe comptable doit avant tout ouvrir un dossier juridique permanent contenant les documentsjuridiques et administratifs suivants : - les statuts de l’ONG, - le contrat de convention de l’ONG, - le numéro didentification fiscale aux taxes indirectes ou les documents d’exonération fiscale, - le règlement intérieur de l’ONG, - la liste du personnel et leur curriculum vitae, - les contrats de location conclus, - les titres fonciers des différentes propriétés, - les différents protocoles daccord avec les projets, partenaires, organismes etc...Ce dossier doit être tenu en double par le coordonnateur.
  17. 17. 3.2.2. Les fiches de paieChaque fin de mois, le responsable financier procède à la paie du salaire pour chaquemembre du personnel de l’ONG. A cette fin, il tient à jour le registre de paie sur lequel sontenregistrés par mois les membres du personnel devant être rémunérés. Chacun dentre eux,est tenu démarger sur ce registre au moment de percevoir son salaire.Pour le personnel régulièrement embauché et déclaré, il sera établi à la fin de chaque mois unbulletin de salaire en deux (2) exemplaires : - 1 pour lagent concerné, - 1 un pour la comptabilité.Après règlement de ces salaires, le responsable financier appose sur les bulletins le cachet"Payé" et les transmet au comptable pour enregistrement et classement.Le classement se fera suivant lordre chronologique, les plus récents étant au dessus, parexercice, dans un même classeur. Il faut, par ailleurs, quils soient prénumérotés et datés. Pour le personnel non déclaré et autres contractuels, le seul émargement sur le registre depaie est suffisant.3.2.3. Les pièces de caisseLes pièces de caisse, reçus, tickets et notes sont rangés dans un classeur intitulé "Caisse". Ceclassement est fait dans lordre chronologique des encaissements et décaissements notés sur le brouillard decaisse.Les justificatifs de petits formats tels que tickets peuvent dabord être agrafés sur une feuillevierge avant dêtre insérés dans le classeur "caisse".Ces pièces seront rangées dans un classeur à leviers (épais denviron 10 cm) à doubleperforation, en faisant des séparations par mois, à raison dun classeur par exercice.3.2.4. Les factures fournisseursLe principe est le suivant :"Tout achat de matériaux, matériels, de prestations de services ou de fournitures pour uneactivité professionnelle, doit faire lobjet dune facturation".Le classement se fera dans un classeur unique suivant un ordre chronologique.Nota Bene : Les documents tels que : les bons de commande, bons de livraison, les devis, lesoffres de services, les protocoles daccord et autres ne sont pas des pièces comptablesproprement dites. Ils seront simplement joints à la facture concernée et classés ensemble afinde permettre une comparaison rapide.
  18. 18. En cas davoirs accordés par les fournisseurs, les factures davoirs sont à considérer commedes factures positives et seront classées avec les factures originales correspondantes.Les factures les plus récentes seront classées au dessus (et donc les plus anciennes endessous) afin de faciliter la manipulation en cours de classement.Ce classement se fera dans un classeur à leviers (épais denviron 10 cm) à double perforation,en faisant des séparations pour chaque mois.3.2.5. Les pièces de banqueElles comportent : - les bordereaux de versement d’espèces, - les relevés bancaires, - les avis de crédit et avis de débit, - les décomptes dagios...Pour toutes ces pièces, le classement doit être fait dans un classeur "Banque" sur la basedun classeur par banque. Il sera effectué dans lordre des relevés bancaires reçus etchronologiquement.Les pièces de banque autres que les relevés seront insérées à bonne place entre les relevés.Les rapprochements bancaires établis par la comptabilité devront pour leur classement,suivre le même procédé que les autres documents bancaires.Cependant, il est bon de noter quil existe souvent un décalage entre le moment où lopérationde banque est réalisée et le moment où l’ONG reçoit lavis de débit, lavis de crédit ou toutautre notification bancaire.Il est possible de combler, en partie, ce vide par létablissement dune pièce interne (unesimple feuille vierge) comportant toutes les mentions figurant sur le chèque émis et de laclasser en bonne place dans le classeur "Banque" concerné.Les lettres de virement et autres supports internes adressés à la banque, seront établis en deuxexemplaires dont lun sera inséré dans le classeur "banque" auquel il se rapporte et lautreexpédié à la banque.Dans tous ces deux cas, il faudra dés la réception de la pièce en provenance de la banque,identifier lopération concernée à partir du registre "banque", reporter son numéro sur la piècede banque reçue, et lagrafer avec la pièce interne correspondante dans le classeur "banque".
  19. 19. 3.2.6. Les autres pièces comptablesSeront intégrées dans cette catégorie, toutes les autres pièces (à lexclusion de celles déjàmentionnées ci-dessus) dont la fréquence dutilisation ou demploi est relativement faible ausein de l’ONG : quittance de loyer, de courant, deau, délectricité, de téléphone, facture decarburant, réparation et entretien.Il sera créé un classeur intitulé "Divers" pour leur classement. Ce classeur présentera lesmêmes caractéristiques que celles indiquées plus haut.327. Le courrierLe courrier envoyé ou reçu par l’ONG ne constitue pas un élément des pièces comptables.Mais sa gestion correcte est assez importante pour une bonne information du systèmecomptable : - le courrier reçu est classé après exploitation dans le chrono "arrivée", - le courrier expédié est produit en deux exemplaires : .. loriginal est envoyé au destinataire après signature, .. le double est classé au chrono "départ".Ces chronos sont constitués par des classeurs à leviers qui recevront la totalité du courrierdans lordre chronologique.Ils permettent de retrouver très facilement tout le courrier de l’ONG. Ils seront tenus par lechargé des finances et de l’administration sous sa responsabilité.3.3 LES DISQUETTES INFORMATIQUESLe matériel de bureau informatique doit non seulement être utilisé avec soin mais répondre àun certain nombre de précautions pour sa conservation.Les disquettes seront toutes rangées dans des box conçus à cet effet et que lon retrouve dansle commerce. Ces box disposent chacun dune clef, ce qui renforce la sécurité danslutilisation des disquettes.Il est nécessaire quil y ait une véritable coordination entre les disquettes, les fichiers quellescontiennent et le contenu du disque dur (différents répertoires).Les dispositions à observer sont les suivantes : - tous les fichiers porteront chacun un nom (il est impossible que deux fichiers portent le même nom ; le premier enregistré étant toujours écrasé lors de lenregistrement du second),
  20. 20. - tous les fichiers sensibles devront faire lobjet dun double enregistrement : dans le disque dur et dans une disquette, - toutes les disquettes utilisées devront porter un numéro, - les travaux réalisés seront imprimés, - et sur les documents ainsi obtenus seront portés le nom du fichier correspondant et le numéro de la disquette dans laquelle ils sont sauvegardés.Par conséquent, même si lon oublie aussi bien le numéro de la disquette que le nom dufichier correspondant, il suffira de retrouver le document qui le contient.Doù limportance du classement de tous ces documents réalisés.
  21. 21. IV - SYSTEME COMPTABLE4.1 LE SYSTEME INFORMATIQUELa comptabilité de l’ONG est tenue par le comptable, sous la responsabilité du coordonnateur.Il est important que toute la comptabilité soit informatisée si possible ; ceci permet : - un traitement très rapide et de meilleure qualité, - une simplification du travail comptable, - de se décharger de ce travail afin de se consacrer entièrement à la promotion et aux autres activités de l’ONG, - surtout dobtenir des résultats plus fiables.Ceci implique que le comptable soit un professionnel spécialisée en la matière et, dispose deléquipement informatique et des compétences nécessaires à laccomplissement de ce service.4.2 LES ETATS EDITESTous les états à l’attention des partenaires et nécessaires aux besoins de gestion courantedoivent être produits par la comptabilité du projet.Pour certains, leur consultation périodique par le coordonnateur est indispensable afin deconforter ou infléchir ces options de gestion : grand livre, balance, brouillard des écritures,bilan, situation de trésorerie, situation d’exécution budgétaire etc... Il sera assisté et conseilléen cela par les responsables de l’ONG.Pour dautres, leur mise à jour se fera selon les besoins de gestion et lévolution de lactivitéDe l’ONG (compte d’exploitation générale, budgets..).Conseil : définir avec l’équipe de direction une périodicité détablissement des situationsfinancières et dorganisation de séances de concertation.4.3 EXERCICE COMPTABLECest la durée qui sépare deux bilans. Pour l’ONG, elle est de douze mois. Les comptes sontarrêtés tous les ans.Lexercice sécoule par conséquent du 1er JANVIER AU 31 DECEMBRE
  22. 22. ANNEXES
  23. 23. PROJET : ONG Cause Première PLAN D’ACTIONSOBJECTIF SPECIFIQUE :DOMAINES LANCEMENT RESPONSABLE VICTOIRE SOURCE DED’ACTIVITES JUIN JUILLET AOÛT SEPT OCT NOV DEC FINANCEMENTActivité 1 :Activité 2 :Activité 3 :
  24. 24. PROJET ONG Cause Première BROUILLARD DE BANQUE N° Date ordre Libellé de l’opération Entrées Sorties Solde pièce
  25. 25. PROJET ONG Cause PremièreDate : Mois : Année : REGISTRE DE PAIE Avances Emargement Prénom Nom Fonction Salaire reçues Payé
  26. 26. PROJET ONG Cause Première BROUILLARD DE CAISSE N° Solde Date d’ordre Désignation de l’opération Entrées Sorties en pièce effectuée F CFA01/08/10 Solde reporté 25 00002/08/10 1 Réparation Camionnette 18 000 7 000 2 Réapprovisionnement Caisse 93 000 100 00004/08/10 4 Achat de carnet de facture 8 000 92 00005/08/10 7 Achat de timbres fiscaux 3 000 89 00005/08/10
  27. 27. PROJET ONG Cause Première N°:........ PIECE DE CAISSE DEPENSES RECETTES Montant Montant ............... ...............Date :Libellé explicatif : ............................................................................................................ ............................................................................................................ .............................................................................................................Département Concerné : ................................................................................................. SignatureNota Bene : le carnet de pièces de caisse sera constitué dune souche et de la pièce de caisse elle-même. La souche comportera les mêmes mentions que celles figurant sur la pièce de caisse ci-dessus.
  28. 28. PROJET ONG Cause Première REPERTOIRE DES COMMANDES NatureDate Client Commande A livrer le... Livré le.... Observations
  29. 29. PROJET ONG Cause Première REGISTRE DES DEMANDES DACHAT Date Département Description Montant Livré le.... Observations
  30. 30. FICHE DINVENTAIRE DE CAISSE N°Date : .................. En F CFANombre de pièce Montant de la pièce Somme Totaleet de billets ou du billet12 pièces 5 6015 pièces 10 150 4 pièces 25 100 8 pièces 50 40017 pièces 100 170012 billets 500 6 00020 billets 1 000 20 000 2 billets 5 000 10 000 1 billet 10 000 10 000 Disponible en caisse 48 410Solde comptable au 07/08/10 : 48 410Observations : VISAS Exact Gérant Secrétaire
  31. 31. PROJET ONG Cause Première ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIREBANQUE ………………………. PERIODE ………………………………Ecritures à passer par l’ONG Ecritures à passer par la BanqueDate Libellé Débit Crédit Date Libellé Débit CréditLe comptable Le coordonnateur
  32. 32. PROJET ONG Cause Première FICHE INDIVIDUELLE DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS.Durée d’utilisation.................................... Désignation.............................................Taux d’amortissement.............................. Date d’acquisition..................................Système d’amortissement........................ Réf. Fact. Fournisseur............................Date de sortie............................................ Coût d’achat............................................ Lieu d’utilisation.....................................Exercice VNC en début Dotation Cumul des Valeur nette Observations d’exercice de amortisse comptable en l’exercice ments fin d’exercice
  33. 33. AUTRES OUTILS DE GESTIONPlan de travailLe plan indique le cadre général de la formulation de l’activité.Pour chaque activité, il est indiqué le but, les objectifs, lesmoyens, les méthodes, la durée et les résultats attendus. Plan de travailDate : …………. But Objectifs Méthodes Moyens Temps de Résultats réalisation attendus Objectif 1 Objectif 2 Objectif nChronogrammeIl permet d’identifier les activités selon une chronologiedéterminée. ChronogrammeDate : …….. Activités Date de Date de Observations ResponsableActivité 1 début finActivité 2Fiche de suiviElle permet d’identifier et de suivre les éléments essentiels à lavie de l’activité. On suit les indicateurs et les résultats prévuspar période. Fiche de suiviDate :………. Activités Indicateurs Prévus Réalisés Ecarts Observations IndicateurActivité 1 Indicateur 1.1 1.2
  34. 34. LE BUDGET BUDGETPériode du : au :N° Rubrique Montant Partenaires OCB CR Partenaire1 Activité 12TOTALGENERALTableau de bordIl fait la synthèse des fiches de suivi et du chronogramme.Tableau de bordDate : Indicateurs Date de Date Observa Activités Intitulé Prévu Réalisé Ecart démarrage de fin -tionsActivité 1Activité 2
  35. 35. Cahier de bilan financier d’activités (Compte d’exploitation)Nom de l’activité :Période du : Au :Responsable Rubriques MontantRecettesTotal recettesDépensesAmortissementsTotal dépensesRésultat (total recettes - totaldépenses)

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