BCD Travel DecisionSource

1.
Pitney Bowes utilise les
rapports DecisionSource de
BCD Travel pour influencer le
comportement des
voyageurs, réduire ses coûts
et renforcer son obligation
de diligence
« Ce programme est centré sur le voyageur. Si nous
améliorons son expérience, nous avons plus de
chances qu’il adopte le programme. Pour y parvenir,
nous devons nous concentrer sur la sensibilisation des
voyageurs et la communication, et devons exploiter
nos données pour déterminer les tendances et les
comportements que nous aimerions changer. »
– Angela Paulus, Global Travel Manager, Pitney
Bowes
Le défi
Pitney Bowes était convaincu que sa politique pour les voyages d’affaires
était la meilleure possible. Mais beaucoup d’employés ne la respectaient pas
lorsqu’ils réservaient un voyage. Ce manque de conformité faisait
augmenter les coûts et compliquait la localisation des voyageurs, qui est un
élément central de l’obligation de diligence de l’entreprise envers ses
employés.
Notre approche
Cette multinationale technologique s’est alors tournée vers
DecisionSource®, l’outil exclusif de gestion des données de BCD Travel,
afin de mieux comprendre et gérer le comportement des voyageurs.
DecisionSource lui a permis d’élaborer des rapports « Travel Report Card »
par unité commerciale ou secteur d’activité. Les responsables du
programme de voyage ont identifié les services qui offraient les meilleures
possibilités d'amélioration de la conformité des voyageurs. Après avoir
informé les dirigeants de ces services, ils ont commencé à sensibiliser les
voyageurs à la politique de voyage et à l’importance de la conformité, tant
pour leur propre sécurité que pour le résultat de l’entreprise.

2.
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Le résultat
Grâce aux rapports réguliers de DecisionSource, Pitney Bowes a été en
mesure d’agir promptement. L’entreprise a simplifié les aspects de sa
politique de voyage qui étaient trop complexes et prêtaient
à confusion. Elle a changé le comportement de ses voyageurs grâce
à des programmes de sensibilisation et de formation. Elle a également
relevé son degré de diligence. Enfin, elle a réduit de 2,7 millions USD
ses dépenses annuelles liées aux voyages.
Le défi
Pitney Bowes, une multinationale technologique spécialisée dans les
solutions d’e‐commerce et d’expédition, voulait mieux comprendre
le comportement de ses employés itinérants lorsqu’ils faisaient des
réservations, tous secteurs d’activité confondus. Le but : identifier les
unités où les voyageurs respectaient le moins la politique de voyage ;
donner de la visibilité aux dirigeants de ces unités pour qu’ils changent
le comportement des voyageurs ; favoriser le changement en
sensibilisant et en formant les voyageurs ; enfin, à terme, relever le
degré de diligence de l’entreprise et réduire les coûts liés aux voyages.
Notre approche
Le Global Account Manager de BCD Travel a recommandé à Pitney
Bowes d’utiliser Global Travel Report Card, l’outil exclusif de gestion
de données de BCD, intégré à la solution d’analyse DecisionSource, afin
de mieux cerner le comportement des voyageurs. L’équipe de BCD
a collaboré avec l’équipe voyage de Pitney Bowes en vue de
personnaliser les rapports Global Travel Report Card en fonction de
chaque unité commerciale, tout en tenant compte des objectifs
généraux de l’entreprise. Le but était de parvenir à exploiter les flux de
données afin de générer des rapports permettant d’analyser au
premier coup d'œil le comportement des voyageurs. Les rapports
portaient essentiellement sur cinq comportements‐clés :
 Acceptation du tarif le plus bas, conformément à la
politique de voyage
 Achat anticipé pour les voyages nationaux prévus dans plus
de 14 jours
 Achat anticipé pour les voyages internationaux prévus dans
plus de 14 jours
 Différence entre le nombre de nuits d’hôtel et le nombre
de nuits du voyage
 Réservations passées auprès d’hôtels privilégiés
En analysant le comportement des voyageurs, l’entreprise a identifié
les secteurs d’activité où les réservations respectaient le moins la
politique interne. Elle a mobilisé les dirigeants de ces secteurs, afin
qu’ils contribuent au changement. Le Global Account Manager de BCD
a collaboré avec l’équipe voyage de Pitney Bowes afin de créer des
messages destinés aux voyageurs visant à favoriser leur adhésion, tout
en relevant le degré de diligence de l’entreprise et en réduisant les
dépenses liées aux voyages.
Amélioration du niveau de diligence
grâce à DecisionSource Security
Pitney Bowes organise chaque trimestre des
forums sur le voyage qui sont centrés sur
l’obligation de diligence. L’entreprise attire
l’attention des employés sur l’importance
d’avoir un profil à jour, en particulier le
numéro de portable et les coordonnées des
personnes à contacter en cas d’urgence. En
partenariat avec BCD Travel, Pitney Travel a
imaginé une devise pour les forums et les
messages sur la sécurité des voyageurs : « Si
nous ne pouvons pas vous localiser, nous ne
pouvons pas vous aider. »
En intégrant les profils actualisés des
voyageurs à DecisionSource Security, Pitney
Bowes s’est dotée d’une solution solide qui
lui permet de localiser les voyageurs, de
communiquer avec eux et d’assurer leur
protection en cas d’urgence ou s’ils ont
besoin de quoi que ce soit pendant un
déplacement. La fonctionnalité de
DecisionSource Security a également permis
une meilleure harmonisation entre le service
des voyages et le service de la sécurité de
l’entreprise, qui ont tous deux accès à l’outil.

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Secteur d’activité
Technologie
Nombre d’employés
15 000
Résultats
Trois mois après la mise en œuvre de la version personnalisée
des rapports Global Travel Report Card DecisionSource, Pitney
Bowes était en mesure d’influencer le comportement des
voyageurs de façon tangible et positive. Ces rapports concis et
réguliers sont devenus un appel à l’action pour les dirigeants
des unités commerciales, désormais en mesure d’agir sur les
réservations non conformes. Ils ont également déployé des
efforts de sensibilisation et de formation pour favoriser le
changement.
Grâce aux rapports Global Travel Report Card, Pitney Bowes
s’est doté de données exploitables qui lui ont permis de réaliser
les économies annuelles suivantes :
 275 000 USD d’économies sur les achats anticipés de
billets d’avion pour les voyages prévus dans plus de
14 jours
 750 000 USD d’économies en 2015 grâce à une bonne
gestion des billets d’avion non utilisés, avec
1 million USD d’économies potentielles par an
DecisionSource Security a aidé l’entreprise à honorer son
obligation de diligence, c’est‐à‐dire à assurer la protection des
voyageurs. En sensibilisant les employés à la sécurité en voyage
et à l’importance d’actualiser leur profil, Pitney Bowes a montré
aux voyageurs que leur sécurité en déplacement est une de ses
principales préoccupations.
Enfin, Pitney Bowes a élaboré une synthèse de sa politique de
voyage lisible au premier coup d’œil et accessible aux employés,
sur le modèle des rapports de DecisionSource, qui sont très faciles
à comprendre. Il s’agit d’une présentation simplifiée des consignes
à suivre pour les voyages, les frais et les réunions.
La personnalisation des outils de production de rapports de BCD
en fonction des besoins opérationnels de Pitney Bowes a permis
d’améliorer l’adhésion des voyageurs, de renforcer la sécurité
sur la route et de réduire nettement les dépenses annuelles de
l’entreprise en matière de voyages.
Qu’en pense le Director of Sourcing de Pitney Bowes ?
« Toute l’entreprise ne parle plus que des voyages
après la publication des rapports Global Travel Report
Card. » – Chris Reinke, Director, North American
Strategic Sourcing