Comment intégrer efficacement un socle ECM mutualisé au sein du Système d'Information ? exemple avec la solution Alfresco

1. INTÉGRER LA GESTION DOCUMENTAIRE AU
SEIN DU SYSTÈME D’INFORMATION
Le mode d’emploi avec Alfresco
Documation 2014 - Sopra & Alfresco1

2. 1. Notre vision de la
transformation digitale
2. L’approche « Business
Platform »
3. L’approche Hybride
4. L’interopérabilité Business
avec Sopra & Alfresco
5. En synthèse une approche
globale Sopra & Alfresco
SOMMAIRE
Documation 2014 - Sopra & Alfresco2

3. SOPRA EN UN SLIDE
Documation 2014 - Sopra & Alfresco3
Nos activités
Chiffres clefs
Consulting Integration
Outsourcing
Editeur
RH/Banque
Plus de
16.500
employés
CA de
1 349 M€
en 2013
Marge
opérationnelle de
8.1 % en 2013

4. LES LEVIERS DE LA TRANSFORMATION DIGITALE
POURQUOI L’INFORMATION DEVIENT CRITIQUE ?
Documation 2014 - Sopra & Alfresco4
Risque, valeur et
criticité de
l’information
Simplification
des usages
Surcharge
informationnelle
L’information doit
être considérée
comme une
« Entité
métier»
gouvernée,
organisée, managée
et équipée
Gouvernance
Conformité
réglementaire Organisation
Usage
Outils

5. Documation 2014 - Sopra & Alfresco5
L’APPROCHE
« BUSINESS
PLATFORM »

6. L’APPROCHE « BUSINESS PLATFORM »
Documation 2014 - Sopra & Alfresco6
UN ÉCOSYSTÈME APPLICATIF ORIENTÉ VERS L’USAGE
ON PREMISE
CLOUD
SYNC
APPS
APPSSOLUTIONS
SOLUTIONS
APPS
Connecteurs
Connecteurs
APPS
APPS
USAGE / SELF-SERVICE / NEW UI / MOBILITE
Business
Platform
Éditeur
Ecosystème Partenaires

7. NOTRE VISION URBANISÉE
Documation 2014 - Sopra & Alfresco7
UNE BRIQUE GED MUTUALISÉE POUR SERVIR LE SYSTÈME D’INFORMATION
Old school
Approche Verticale
App. GED
Content
Repository
Content Repository
Integration – Extension - Adaptabilité
GED de nouvelle génération
Share
Point
Portail
Intranet
App.
métier
…

8. Mobile iOS
Mode déconnecté
NOS RÉALISATIONS ISSUES DE LA R&D SOPRA
Documation 2014 - Sopra & Alfresco8
Quicklink
Partage rapide & sécurisé
Panier
Actions multiples simplifiées
Chat
Collaboration instantanée
Annotation Web
Simplification des revues
Annexes
Fiche documentaire étendue
Recherche à Facettes
Recherche métier facilitée
Signature Digitale
Sécurité & identité
Liens
Lien graphique entre documents
Portfolio des add-ons :
SAP Solutions métier
Basé sur le connecteur Connexas
Connecteur
HR Access / Pléïades
Offrir de nouveaux services
Axe Solutions / Connecteurs :
Microsoft Dynamics
CRM Online
Modèle Hybride

9. Documation 2014 - Sopra & Alfresco9
L’APPROCHE
HYBRIDE

10. MODÈLE D’ARCHITECTURE RÉCENT & INNOVANT
Documation 2014 - Sopra & Alfresco10
CORRESPONDANT AUX NOUVEAUX USAGES
Solution monolithique
ECM dans les années 90’
Intégration complexe, silos
documentaires
Fonctionnement manuel
Processus complexes et lourds
à mettre en place
Contenu difficile à retrouver
Solution modulaire
ECM maintenant
Solution ouverte organisée autour
d’un socle
Fonctionnement automatisé &
proactif
Processus légers & complexes /
Mise en place simplifiée
Gouvernance de l’information
facilitée

11. LES NOUVEAUX ENJEUX DE PARTAGE ET DE SÉCURITÉ
Documation 2014 - Sopra & Alfresco11
L’APPROCHE HYBRIDE POUR UN CLOUD MAITRISÉ
Tous les utilisateurs
veulent leur « Box »
Mais le modèle
« Box »
a ses limites
Il faut donc une solution
combinant le Cloud
et les fonctions
d’une solution ECM
Mobilité
Facilité
Espace
personnel Sécurité
Métadonnées
Règles métiers
Workflow

12. Modèle Visionnaire
Flexible
Contrôlé
Sécurité
Mobilité
Simple
MODÈLE D’ARCHITECTURE HYBRIDE
Documation 2014 - Sopra & Alfresco12
SIMPLE + SMART
Modèle Hybride: 20/60/20
Synchro
60% entre ces 2 cas… selon les besoins
20% du contenu au sein de l’entreprise
‐ Légal
‐ Archives,…
20% du contenu dans le cloud
‐ Échange de fichiers / Collaboration
‐ Travail personnel,…

13. Documation 2014 - Sopra & Alfresco13
L’INTEROPÉRABILITÉ
BUSINESS AVEC
SOPRA & ALFRESCO

14. INTÉGRER UNE BRIQUE ECM AU SEIN DU SI
Documation 2014 - Sopra & Alfresco14
Vision urbanisée du SI
Mutualisation des services GED
Référentiel unique pour
documents et contenus
Interopérabilité et API de
services
Socle multi-applicatif performant
et robuste, capable d’adresser
l’ensemble du SI
LE MODELE LES ENJEUX
Services interactifs
Middleware Applicatif
Briques de base du SI
Repository
ECM

15. CRM MICROSOFT DYNAMICS SAAS + ALFRESCO EN LOCAL
Documation 2014 - Sopra & Alfresco15
Modèle Hybride:
Utilisation des fonctions SAAS du CRM Microsoft
Les documents sont stockés au sein de l’entreprise
Pourquoi ce besoin?
Ne pas stocker les données sur le cloud
‐ Choix d’entreprise, législation,…
Utilisation d’une brique GED déjà existante (vision plateforme ECM)

16. SAP & ALFRESCO
Documation 2014 - Sopra & Alfresco16
SAP est un ERP… mais ce n’est pas une GED!
Limitations sur les documents
‐ Pas de versionning
‐ Pas de gestion de métadonnées
‐ Recherche complexe,…
Sopra propose au-delà d’une solution technique des modules métier:
ACHATS : Commande, Contrats, Appels d’offres, juridique…
GDT : Gestion des Données Techniques (PLM)
…

17. Recherche simple avec les facettes métier (issues d’Alfresco) dans SAP
Choisir le stockage physique sur des paramètres métier ou techniques
Permet de réduire les frais d’infrastructure
A venir en T2/T3 2014
AUTRES USAGES AVEC SAP & ALFRESCO
Documation 2014 - Sopra & Alfresco17

18. SOLUTIONS RH & ALFRESCO
Documation 2014 - Sopra & Alfresco18
Sopra est un leader des solutions autour des ressources humaines &
solutions de paie avec 2 produits:
Ces solutions gèrent une grande diversité de documents
De nouveaux services peuvent être offerts avec l’interconnexion Alfresco:
Faciliter les échanges de documents
Archivage de documents
…
A venir fin T3/T4 2014

19. Documation 2014 - Sopra & Alfresco19
EN SYNTHÈSE UNE
APPROCHE GLOBALE
SOPRA & ALFRESCO

20. SOPRA & ALFRESCO – UNE LOVE STORY
Documation 2014 - Sopra & Alfresco20
Sopra, partenaire
stratégique depuis la
création d’Alfresco
2006 – Sopra early
adopter d’Alfresco
2009 – Award du
meilleur partenaire
innovant
2012 – Partenariat Platinum
& Création du pôle Alfresco
2013 – Award
meilleur partenaire
intégration

21. SOPRA & ALFRESCO – CONTINUUM DE SERVICES
Documation 2014 - Sopra & Alfresco21
Plus qu’un simple intégrateur…
Pôle de compétences dédié à Alfresco
Pôle Conseil ECM & Architecture d'Entreprise
Conseil
Stratégique
Outsourcing
applicatif
Conseil
Technologique
Intégration
de Systèmes &
Solutions
Offre
Complète
Conseil Services
Reconnu meilleur intégrateur Alfresco en 2013

22. SOPRA & ALFRESCO – AXES DE DEVELOPPEMENT
Documation 2014 - Sopra & Alfresco22
Approche
Business Platform
Connecteurs Apps
Alfresco comme socle ECM pour le SI
Un coup d’avance
avec l’innovation
Sopra
Modules R&D
Nouvelles interfaces
(spatialisation)
Agilité
Cloud / Hybride
Développement
Business
Valorisation du
Patrimoine SI
Présence en Europe
Renfort du Conseil
Communication